ARBETSORDNING FÖR STYRELSENS LEDAMÖTER OCH

Transkript

1 ARBETSORDNING FÖR STYRELSENS LEDAMÖTER OCH ADJUNGERADE Av: Abdulkhadir Mohamed Future

2 LEDAMOT Av ledamot i styrelsen krävs stort intresse för verksamheten samt tid att arbeta ideellt. Ledamöterna ska sammankallas i kommittéer och sektioner eller innehar andra viktiga funktioner. Ledamot: Deltar vid styrelsemöten. Utför uppgifter som styrelsen beslutar. ORDFÖRANDE Stimulerar till arbete i enlighet med stadgar och arbetsfördelning. Leder och fördelar arbetet i styrelsen och mellan sektionerna. Beslutar om styrelsemöten. I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten och årsmöte. Justera styrelsens protokoll. Deltar i budgetarbetet. Fortlöpande hålla kontakt med styrelsefunktionärer och personal för att sätta sig in i deras arbete. Fungerar som arbetsgivarrepresentant och personalchef gentemot personal i samarbete med den personalansvariga. Tillsammans med personalansvariga har ordföranden ansvar för lönesättning, löneförhandling och övriga arbetsgivarålägganden. Företräder föreningen utåt gentemot myndigheter, kommunen, media (presstalesman) mm. Tecknar föreningens firma i enlighet med stadgan och eventuella styrelsebeslut. Attesterar fakturor, reseräkningar etc., i de fall detta inte kan göras av personalschefen eller kassören. Attesterar alltid fakturor som inte ryms i lagd budget eller av styrelsen i övrigt godkända utgifter. Ordföranden får i undantagsfall besluta i brådskande ärenden. Verkställa beslut som styrelsen uppdrar åt ordförande.

3 VICE ORDFÖRANDE Ersätter ordföranden vid dennes frånvaro. Om ordföranden avgår under mandatperioden tar vice ordföranden över uppdraget, till dess nyval sker. Vid tillförordnande ska aktuell period meddelas personalchefen och sekreterare samt noteras i nästkommande protokoll. Utföra uppgifter som styrelsen beslutar. SEKRETERARE Ansvarar för kallelse och dagordning till styrelsemöten, sammanträdesprotokoll och föreningens skrivelser. Ansvarar för kallelser till årsmöten och medlemsmöten i samarbete med ordföranden. Verkställer protokollsjustering av ordföranden och justeringsmän. Översänder kopior eller utdrag ur styrelseprotokoll till föreningens revisorer och övriga som enligt styrelsens beslut ska ha kopior eller utdrag. Snarast efter årsmötet insända kopia av verksamhetsberättelsen, revisorsberättelsen, ekonomisk berättelse, uppgift om den nya styrelsens sammansättning mm till kommunen, centralorganisationer m.fl. I samråd med ordföranden ansvara för föreningens korrespondens. Kanslisten kan delegerat ta hand om vissa uppgifter. Upprättar årlig verksamhetsplan till årsmötet. Ansvarar för att verksamhetsberättelse sammanställs med hjälp från sektionerna och övriga styrelsefunktionärer. Utföra uppgifter som styrelsen beslutar.

4 KASSÖR Kassörens arbete är: att ha hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna att förvalta organisationens ekonomiska tillgångar att kontinuerligt informera styrelsen om den ekonomiska situationen i organisationen att öppna postgiro/bankgiro och bankkonto i organisationens namn tillsammans med ordförande eller sekreterare att föra medlemsförteckning och se till att avgifter betalas att ansvara för organisationens ekonomi, det vill säga sköta bokföringen att upprätta årligen bokslut (balans- samt resultaträkningar) att utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning att se till att organisationens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid att föra inventarieförteckning att se till att organisationen, organisationens byggnader, organisationens inventarier och medlemmar är försäkrade på rätt sätt att teckna för SPS tillsammans med övriga filmatecknare SUPPLEANT Suppleant ersätter ledamot vid dennes frånvaro. Suppleant: Deltar vid styrelsemöten och har yttrande och förslagsrätt Ersätter frånvarande ledamot Utför uppgifter som styrelsen beslutar.

5 KONTAKTPERSON MOT MYNDIGHETER OCH MASSMEDIA En ledamot eller suppleant i styrelsen väljs att vara kontaktperson mot myndigheter och massmedia. Om inte val kan göras inom styrelsen kan medlem åta sig uppgiften och sen adjungeras till styrelsen. Kontaktpersonens uppgifter är att: delta SPS styrelsemöten representera SPS i kontakt med myndigheter och massmedia förmedla information om SPS och dess medlemmar underlätta medlemsorganisationerna i kontakt med myndigheter

6 REVISORER Revisorns plikter är att: upprätta en revisionsberättelse inför årsmötet o här ska ingå om styrelsen rekommenderas ansvarsfrihet eller inte kommentera till årsmötet om styrelsen eller någon av dem brutit mot stadgar eller lagar yttra sig skriftligt om styrelsen vägrar ge ut uppgifter till någon medlem o det är styrelsens ansvar att be revisorn göra detta se till att upplysningar som begärs av skattemyndigheten eller annan myndighet kommer fram om de inte gör det på annat sätt Revisorn får inte: vara styrelseledamot ha släkt i styrelsen vara beroende av föreningen eller någon i styrelsen vara anställd av föreningen stå i skuld till föreningen ha hand om föreningens pengar hjälpa till med redovisningen eller bokföringen annat än med goda råd varit medlem i styrelsen samma år som han/hon blir revisor Revisorn arbetar med sitt uppdrag genom att: gärna delta på styrelsemöten, särskilt det före årsmötet. upplysa styrelsen om fel och brister ge styrelsen alternativa råd, så att styrelsen kan besluta om något samarbeta med styrelsen för att samla information kontrollera att redovisningen stämmer med verkligheten kontrollera att organisationens tillgångar förvaltas på ett godtagbart sätt kontrollera att ingen i styrelsen har intresse av att t.ex. någon får sälja dyrt till eller köpa billigt av föreningen kräva de handlingar som du behöver kräva att årsredovisningen är klar i god tid hänvisa till styrelsen om frågor du inte är säker på vad styrelsen skulle svara göra analyser löpande och helst skriva ned vad du upptäcker

7 Räkenskapsgranskning görs bl.a. genom att: förslagsvis granska alla transaktioner över 2000 kr, t.ex. ska de vara attesterade kontrollera att alla medlemsavgifter redovisats granska konton och budgetuppföljning granska om kontrolluppgifter skickats in vid ersättningar över några hundra kronor per år granska kassaredovisningen granska inventerade tillgångar med ögonen. granska om räkenskaperna är förda enligt god redovisnings- och kontrollera om rutiner finns nedskrivna Förvaltningen granskas bl.a. genom att kontrollera: om styrelsen arbetar enligt stadgarna och årsmötets beslut. om nödvändiga beslut är protokollförda och om de är genomförda om besluten är formellt riktiga om alla sammanträden är protokollförda. om föreningen har tillräckliga försäkringar. att arrangemang som t.ex. större tävlingar har utvärderats. att protokoll och redovisningsmaterial arkiveras på rätt sätt. Revisionsberättelsen ska vara klar se stadgan x veckor före årsmötet. Ett exempel på hur en revisionsberättelse kan skrivas visas nedan: Undertecknade av SPS valda revisorer har granskat årsbokslutet, räkenskaperna och styrelsens förvaltning för räkenskapsåret 20xx. Granskningen har utförts enligt god redovisningssed och god föreningssed och vi tillstyrker att resultaträkningen och balansräkningen fastställs att resultatet disponeras i enlighet med styrelsens förslag och att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret 20xx. Om inte ansvarsfrihet beviljas ska det motiveras. Om föreningen brutit mot någon lag ska det kommenteras, liksom om någon styrelsemedlem gjort sig skyldig till något som kan medföra skadestånd. Kommentera även grundlösa rykten. Ta även upp revisorsanmärkningar som styrelsen ej åtgärdat på rimlig tid.