Bogemenskapen Sjöfarten

Transkript

1 Bogemenskapen Sjöfarten Organisation, interna arbetsformer och regler. Beslutad Reviderad Reviderad (10)

2 1. Varför finns Sjöfarten? Sjöfarten finns därför att vi som bor här vill det! Vi har ett boende där vi med grund i gemensamma uppgifter, har möjlighet att dela mer av vardagen än vad som är normalt i t ex hyresrätter eller bostadsrätter. Vi vill vara med och ta ansvar. Bogemenskapen Sjöfarten KHR är också en ekonomisk förening, vars uppgift är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att upplåta bostadslägenheter med kooperativ hyresrätt som är en särskild boendeform. Bogemenskapen Sjöfarten KHR bygger på individuell frihet och gemensamt ansvar. Föreningens filosofi är att främja ett hållbart boende, sett ur ett demokratiskt, ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv. Sjöfarten ska: på politisk, religiös samt etniskt neutral grund främja medlemmarnas såväl individuella som gemensamma inflytande och beslutanderätt, liksom genom ett öppet och aktivt föreningsarbete verka för ett demokratiskt hållbart boende, på arbetsgemenskapens grund, genom medlemmarnas egna förvaltningsarbeten verka för ett ekonomiskt hållbart boende, genom delvis gemensam mathållning och annat gemensamt ansvarstagande främja medlemmarnas aktiva boendegemenskap, trygghet, trivsel och samvaro och därigenom verka för ett socialt hållbart boende, med miljöbefrämjande insatser stödja lokala kretslopp, hushålla med ändliga resurser och i övrigt verka för ett ekologiskt hållbart boende. Sjöfarten förvaltar sin byggnad efter ett avtal med Familjebostäder AB (FAMBO). Förvaltningsansvaret innebär särskilda uppgifter som måste lösas. För verksamheten och förvaltningen inom Sjöfarten gäller våra stadgar, Lag (2002:93) om kooperativ hyresrätt, Lag (1987:667) om ekonomisk förening samt Jordabalkens (1970:994) bestämmelser om upplåtelse och utövande av hyresrätt. 2(10)

3 2. Roll- och ansvarsfördelning, organisation Grunden för roll- och ansvarsfördelningen inom Sjöfarten finns i våra stadgar. Det är medlemmarna som har det slutliga ansvaret för verksamheten genom att de vid årsstämman tillsätter styrelsen, ger den särskilda uppdrag samt efter diskussion och hantering av motioner godkänner styrelsens förslag, verksamhetsplan och budget. Löpande under året hålls medlemsmöten. Medlemsmötet är ett forum för information om och diskussion av frågor av gemensam karaktär. De ärenden som tas upp lyfts antingen av styrelsen eller av enskilda bomedlemmar. Medlemsmötena är rådgivande till styrelsen, och fattar inga beslut. Arbetsuppgifterna inom föreningen regleras i blockhyresavtal, stadga samt lagstiftning. Styrelsen ansvarar för föreningens organisation. Detta innebär att det är styrelsen som fastställer vilka formella arbetsgrupper som finns, samt till dessa delegerar uppdrag. När styrelsen har delegerat ett uppdrag till en arbetsgrupp, har arbetsgruppen ansvar för utförande av uppgiften intill dess att delegationen förändras. Alla som bor i Sjöfarten har ett ansvar för att delta i olika arbetsuppgifter. I våra stadgar samt de hyresavtal som vi ingår när vi flyttar in, anges vilka åtaganden som vi har. Åtagandena är viktiga både eftersom de gör att vi kan förvalta den egendom för vilken vi gemensamt ansvarar, men också då de innebär en arbetsgemenskap. Grundläggande åtaganden är att vi alla har ett ansvar för städning av gemensamma utrymmen, veckostädning, storstädning samt för deltagande i matlagen. Städningen samt matlagningen är centrala funktioner i Sjöfartens inre liv och alla ska delta i dessa uppgifter. Inom Sjöfarten finns olika sorters arbetsgrupper. Dessa kan vara permanenta eller projektgrupper, men också formella eller informella. En formell grupp är tillsatt av styrelsen och har i verksamhetsplanen eller efter särskilt styrelsebeslut getts ett uppdrag. De permanenta grupperna är formella grupper, men även tillfälliga grupper kan vara formella. I en permanent grupp utser styrelsen ett antal av deltagarna, och andra kan tillkomma efter beslut i arbetsgruppen. En informell grupp har satts samman av bomedlemmar med ett speciellt intresse. Dessa grupper har inte ett formellt uppdrag, men kan efter ansökan och prövning få medel från föreningen. De permanenta arbetsgrupperna har hand om frågor som måste utföras för att Sjöfartens grundläggande funktioner enligt blockhyresavtalet samt stadgarna ska fungera. De projektgrupperna tillsätts för att lösa en specifik uppgift under kortare tid, men också för trivselhöjande åtgärder. 3(10)

4 Varje formell arbetsgrupp har en kontaktperson inom styrelsen. Sammankallande utses av gruppen och styrelsens representant närvarar vid detta tillfälle. Minnesanteckningar förs. De permanenta arbetsgrupperna är följande: Matrådet Förvaltningsgruppen Lägenhetsgruppen Matrådets uppdrag är att sköta den övergripande planeringen av matlagens verksamhet, samt inköp av gemensam utrustning för köket. Matrådet är sammansatt av en representant samt ersättare för varje matlag. Vid nyinflyttning och fördelning av plats i matlag, följer denna generellt lägenheterna. Vid flyttning mellan matlagen är det matrådet som beslutar. Matrådet ska i dessa fall alltid försäkra sig om att både från- och tillflyttande matlags medlemmar har kunnat säga vad de tycker innan en flyttning godkänns. Vid flyttningar där en konflikt ligger bakom, beslutar matrådet efter att styrelsen hörts. Matrådet har inom sig en sammankallande och en sekreterare samt en särskilt utsedd ansvarig för gemensamma inköp. Förvaltningsgruppens uppdrag är att förvalta fastigheten och dess yttre miljö exklusive trädgården, samt att hantera de olika insatser som krävs för att underhållet ska vara sådant att vår goda boendemiljö består. Förvaltningsgruppen utses av styrelsen. Förvaltningsgruppen har fem fasta medlemmar. Lägenhetsgruppens ansvar är att då en lägenhet blir ledig genomföra rekrytering av nya bomedlemmar samt om bomedlem söker annan lägenhet inom huset bereda frågan. För fördelning av lägenheterna gäller de turordningsregler som stämman fastställt. Lägenhetsgruppen består av fem fasta medlemmar. Intressemedlemsgrupen Intressemedlemsgruppen har ansvar för aktiviteter riktade till intressemedlemmarna samt kommunikation med dessa. Intressemedlemsgruppen består av två fasta medlemmar. Trädgårdsgruppen Städrådet Inredningsgruppen Gästrumsgruppen Trädgårdsgruppens uppdrag är att förvalta trädgården. Trädgårdsgruppen har tre fasta medlemmar. Städrådets uppdrag är att sköta den övergripande planeringen av städningen av de gemensamma utrymmena samt inköp för dessa. Städrådet har tre fasta medlemmar. Inredningsgruppens uppdrag är att ansvara för att löpande hålla inredningen i form av möbler, textilier m m i skick. Inredningsgruppen har två fasta medlemmar. Gästrumsgruppens uppdrag är att ansvara för att uthyrningen av gästrummet sker på det sätt som rutinerna beskriver. Gästrumsgruppen har två medlemmar. 4(10)

5 Hemsidesgruppen Hemsidesgruppens uppdrag är drift, underhåll och uppdateringar av Sjöfartens externa och interna hemsidor samt mailadresser. Hemsidesgruppen har fyra fasta medlemmar. Medlemsmötesgruppen Medlemsmötesgruppen planerar Sjöfartens medlemsmöten samt upprättar dagordning för mötena. Gruppen har två fasta medlemmar. Förvaltningsgruppens och städrådets arbetsuppgifter framgår av arbetsbeskrivning teknisk fastighetsförvaltning som är ett komplement till blockhyresavtalet. Inom varje arbetsgrupp ska utses en sammankallande. Sammankallandes uppgifter är att: - kalla gruppens medlemmar till regelbundna möten, - löpande inom ramen för de ekonomiska medel som finns till förfogande genomföra vad som finns i den verksamhetsplan som fastställts av årsstämman - ta fram förslag till verksamhetsplan samt budget för kommande år för styrelsens behandling inför årsstämman - löpande ha kontakt med den kontaktperson som utsetts inom styrelsen Varje arbetsgrupp är i övrigt fri att organisera sitt arbete på det sätt som arbetsgruppen finner lämpligast, men ska i samband med den årliga verksamhetsplaneringen och budgetarbetet upprätta en plan för kommande år inom ramen för tillgängliga resurser. I de permanenta arbetsgrupperna förs minnesanteckningar vilka publiceras på Sjöfartens medlemshemsida. Projektarbetsgrupper utses då ett behov uppstår, och deras mandat sträcker sig till dess att uppgiften lösts. Utöver de permanenta medlemmarna i arbetsgruppen kan andra resurspersoner knytas efter beslut i gruppen. Styrelsen organiserar inom sig sitt arbete så att de olika styrelsemedlemmarna, förutom de av stadgan reglerade uppgifterna, har olika ansvarsuppgifter. Följande roller finns: - kontaktansvarig gentemot FAMBO - kontaktansvarig gentemot arbetsgrupperna Styrelsen kan ge enskilda bomedlemmar särskilda uppgifter. Exempel på sådana uppgifter är kontaktperson för lägenhetsuthyrning, hemsidan eller gentemot intressemedlemmar. Exempel på projektgrupper kan vara en grupp för vårt jubileum, för ombyggnad av någon lokal el dyl. Även projektgrupper inrättas av styrelsen, antingen efter behov som framkommit vid styrelsens överläggningar eller på förslag från bomedlemmarna. Även i projektgrupper utses sammankallande och minnesanteckningar förs. Alla bomedlemmar måste enligt stadgarna vara beredda att delta i de permanenta arbetsgrupperna eller någon projektgrupp. Dessa kompletterar arbetsuppgifterna i samband med matlagning eller städning av gemensamma utrymmen. Exempel på informella grupper är Kulturgruppen. De informella grupperna uppkommer som ett resultat av att enskilda bomedlemmar delar ett intresse, och har sin grund i dessa bomedlemmars engagemang. Vilken bomedlem som helst kan när som helst bjuda in andra till olika 5(10)

6 typer av informella grupper, så länge som dessa inte strider mot stadgarna eller våra gemensamma regler för kommunikation och samtal. De informella grupperna är viktiga för Sjöfartens inre liv och för att utveckla en bra bogemenskap. Deltagande i de informella grupperna är frivilligt och sker utöver vad som krävs för att uppfylla de gemensamma åtagandena. Deltagande i en informell grupp kan aldrig ersätta de uppgifter som vi enligt våra kontrakt har åtagit oss att utföra. De fasta arbetsgrupperna äskar årligen senast vid den tidpunkt som styrelsen bestämmer medel för sin verksamhet. Styrelsen upprättar därefter förslag till budget för årsstämmans beslut. De tillfälliga arbetsgrupperna tilldelas en budget av styrelsen i samband med att ett uppdrag formuleras. De frivilliga grupperna kan äska medel för särskilda uppgifter från styrelsen. 3. Kommunikationskanaler inom Sjöfarten Samtalet inom Sjöfarten ska vara öppet och föras i de kanaler som finns till förfogande. Vi har många olika samtalsvägar och var och en har sina särskilda förutsättningar. Det dagliga mötet Det dagliga mötet mellan bomedlemmar, i korridoren, i hissen, i soffgruppen, i matlaget eller på annat sätt lägger grunden för vår internkommunikation. Medlemmarnas hemsida På medlemmarnas hemsida publiceras information som berör alla medlemmar, och här finns också minnesanteckningar och protokoll från olika arbetsgrupper och styrelse. Medlemsmötet Medlemsmötet är enligt stadgan det tillfälle när diskussioner förs i frågor som berör alla medlemmar inom Sjöfarten. Medlemsmötet är rådgivande för styrelsens beslut. Om en diskussion inte är avslutad vid ett medlemsmöte, kan ett särskilt möte hållas för bara den aktuella frågan. I kontroversiella frågor, är det viktigt att en rimlig tid ges för diskussion innan beslut och det ska också finnas möjlighet att diskutera sådana frågor vid två på varandra följande medlemsmöten. Vid varje möte väljs ordförande, sekreterare och justerare. Frågor som en enskild medlem vill diskutera på ett medlemsmöte ska anmälas till sammankallande i medlemsmötesgruppen senast fem dagar före ett möte så att en dagordning kan upprättas och de olika punkterna tidssättas. Det finns alltid möjlighet att anmäla övriga frågor på ett medlemsmöte, men dessa tas endast upp om tillräcklig tid finns för diskussion, annars bordläggs de till nästa möte. Övriga möten En viktig del i bogemenskapens interna liv är olika former av möten i frågor som medlemmarna, enskilda eller i grupp, anser vara viktiga. Mötena kan vara av olika karaktär beroende av vad som ska diskuteras. En form av möten är s k soffmöten som är möten i en särskild fråga där det krävs mer diskussion och samtal under friare former. Varje bomedlem kan kalla till ett soffmöte i en fråga som hon/han bedömer som viktig. Vid de möten där en 6(10)

7 fråga ska föras vidare till ett medlemsmöte och så småningom leda till beslut, ska alltid en styrelseledamot delta. De möten som berör bogemenskapen ska alltid annonseras på anslagstavlan och via mail, och vara öppna för alla medlemmar, annars är de privata möten. Anslagstavlor På våra anslagstavlor kan information om t ex arrangemang el dyl ges. Allt som sätts upp på en anslagstavla ska ha en avsändare samt ett datum när meddelandet sattes upp. Meddelanden tas ned efter en viss tid. Mail Mail till hela sändlistan används för kort information och frågor. Facebook Sjöfarten har en egen facebookgrupp för boende i huset samt en officiell sida för marknadsföring. 4. Våra förhållningssätt till varandra Våra samtal Ett gott samtal präglas av vänlighet, respekt och acceptans för att någon kan ha en annan åsikt än den jag själv har. Vi är olika och har alla olika syn på t ex personlig integritet och ansvar. Nedsättande uttalanden om andra ska undvikas. Låt våra olikheter berika gemenskapen samtidigt som vi visar respekt för varandra. Vid våra samtal talar vi i egen sak och gör inte oss till ombud för någon annan utan att denne eller dessa vet om det. Jag pratar med och inte om. Samtalen förs i möjligaste mån här och nu. Alla motsättningar går inte att lösa, men alla måste hanteras. Frågor som rör allas vårt boende tas mellan årsstämmorna upp på medlemsmötena och i styrelsen för beslut. När beslut är fattade på en årsstämma eller av styrelsen skall de gälla. Vid samtal i större grupper är det viktigt att alla har en möjlighet att göra sin röst hörd. Tidsbegränsade inlägg kan införas och/eller särskilda möten för att diskutera frågan. I frågor av stor betydelse skall konsekvenserna av olika beslut utredas innan beslut fattas. Medlemsmötets rådgivande roll blir här särskilt viktig. När kommunikationen inte fungerar Konflikt Vid en konflikt mellan två eller flera personer är det önskvärt att den hanteras snarast av de inblandade. Övriga i Sjöfarten skall i möjligaste mån besparas från att bli inblandade. Är det ett missförstånd som inträffat kan det rättas till. En inre, personlig konflikt, som väcks vid mötet med någon och som leder till en personkonflikt skall snarast klargöras. En grundregel skall vara att samtalet fortsätter tills det känns "klart" för alla inblandade. Om svårigheter finns att reda ut konflikten kan de som har en konflikt ta hjälp av någon/ra som deltar som medlare. 7(10)

8 Vissa frågor måste komma till ett avgörande, t ex då en konflikt har sin utgångspunkt i att en medlem inte accepterar gemensamma regler. Sådana frågor ska hanteras av styrelsen. Stadgebrott Enligt stadgarna 17. har styrelsen ansvar att kalla till samtal när en bomedlem bryter mot stadgarna, skadar föreningen eller motverkar dess intressen eller inte iakttar sina förpliktelser mot bogemenskapen. I dessa fall sammanträffar några av styrelses medlemmar med bomedlemmen som alltid har möjlighet att ta med en annan bomedlem som stöd och om rättelse inte sker kan det leda till en skriftlig varning eller vid upprepade företeelser uteslutning ur föreningen. 5. Regler och rutiner 5.1 Användning av gemensamma lokaler De gemensamma lokaler som för närvarande är aktuella är: Kök, matsal och bibliotek Hobbyrum/mötesrum (bredvid tvättstugan) Kuling Bastu Tvättstugan Dessa gemensamma lokaler kan vid behov bokas av boende i Sjöfarten för privata ändamål enligt det regelverk som fastställdes i juni Gemensamma utrymmen i huset får inte bokas för religiösa eller politiska ändamål. Tvättstugan bokas för max tre timmar i följd. Om en bokad tid i tvättstugan inte tagits i anspråk inom en timme kan annan boende nyttja tiden. Bastun bokas för max två timmar i följd. 5.2 Gästrummet Bokning görs på almanacksbladen. Om du vill boka t.ex från måndag och gästen lämnar rummet på torsdag (3 nätter) - skriv ditt namn på måndag, tisdag och onsdag - då blir det rätt! Bokning kan ske 3 månader i förväg och för högst 7 dagar i sträck. Almanacksbladen sätts upp den sista varje månad. Inga husdjur får bo i gästrummet. Om du vill köa till ett bokat rum - tala med den som bokat rummet. 8(10)

9 Nyckeln lämnas ut i en särskild påse/kuvert av gästrumsgruppen. Nyckeln återlämnas i påsen/kuvertet med information om hyrestid m.m. samt med pengar för hyrestiden. Kuvertet läggs i gästrumsansvarigs brevlåda. Den som hyr rummet ansvarar för nycklar samt för städning. Avbokning ska göras senast 3 dagar före planerad hyrtid. Om avbokning sker senare ska hyra betalas. Hyra: 50 kronor per rum och natt 5.3 Andrahandsuthyrning och inneboende Andrahandsuthyrning av lägenheter måste alltid godkännas av styrelsen och information om densamma ska ske på medlemsmöte. En ansökan om att hyra ut sin lägenhet i andra hand ska vara skriftlig och ett godkännande ska vara skriftligt. Ansökan lämnas i styrelsens brevlåda. Om en boende har inneboende för längre tid än en månad ska andra boende informeras via mail. 9(10)

10 Bilaga 1 Rutinbeskrivning vid rekrytering till tomma lägenheter 1. Lägenhetsgruppen meddelar styrelsen vid uppsägning. 2. Lägenhetsgruppen gör annons som går ut till huset, intressemedlemmar och Kollektivhus Nu i 2 veckor. 3. Intresseanmälningar tas emot av intressemedelsgruppen via mail, telefon eller hemsidan. 4. Lägenhetsgruppen anordnar visningar och bokar tid för intervjuer. Skrivna intervjufrågor finns. 5. Kassören kollar inkomstuppgifter. 6. Efter visning och intervju föreslår lägenhetsgruppen styrelsen den som anses lämpligast. 7. Styrelsen beslutar om vem som får lägenheten. Beslut tas per capsulam via mail och bekräftas vid närmast följande styrelsemöte 8. Lägenhetsgruppen meddelar den sökande och avflyttande hyresgäst. 9. Kontraktsskrivning görs tillsammans med ordförande och kassör. 10. Matrådet sköter inplacering i matlag av den nya bomedlemmen. 11. Matlaget utser en fadder för den nya boende. 12. Nyckelkvittens vid in/avflyttning sker genom förvaltningsgruppen. 13. Besiktning av lägenheten vid avflyttning genomförs av de personer som förvaltningsgruppen utsett. 10(10)