VEP24 NyA-webben Beskrivning

Transkript

1 Version för PA 1(18) VEP24 NyA-webben Beskrivning

2 Version för PA 2(18) Innehållsförteckning 1 Inledning Syfte Bakgrund Projektet Funktionalitet som prioriterats bort Nya användningsfall Referenser NyA-webben så funkar den Konto och inloggning Behörighetsroller Gränssnittet Ett fönster för varje funktion Anpassa sidan Användare Uppgifter om sökande (AF201) Söka fram person Historik Val av antagningsomgång Flikar Flik Person Flik Anmälan Flik Meriter Flik Dokument Listor (AF202) Listor som text- och pdf-filer Listor som excelfil Statistik (AF203) Utskrift av listor och statistik Skillnader mot expertklienten Uppgifter om sökande Listor Statistik... 18

3 Version för PA 3(18) 1 Inledning 1.1 Syfte Syfte med detta dokument är att kortfattat beskriva vad som gjorts inom projekt VEP24 Webbtjänster för institutionspersonal. Projektet har genomförts för leverans av ändringarna i version 11 av NyA. 1.2 Bakgrund Redan under projektfasen av NyA fanns tankar på en enklare webblösning för användare som endast behöver tillgång till en begränsad del av expertklientens funktionalitet. En webblösning är också att föredra för dessa användare som då slipper ladda ner expertklient och inte heller behöver ha användarkonto i NyA, utan loggar in via det egna lärosätets system. I maj 2009 gjordes prioriteringar utifrån förstudierapport ([1]) och det bestämdes då att VEP24 skulle fokusera på den funktionalitet som är tillgänglig för användare med behörighetsnivå institutionsanvändare 1 i expertklienten. Funktionalitet för institutionsanvändare nivå 2 och 3 utvecklas inte inom VEP24. Teknisk förstudie gjordes i jan 2009 (se [2]). 1.3 Projektet Projektet startade i månadsskiftet oktober/november Under våren 2010 gjordes prioriteringar av vad som kunde anses vara viktigast att få med i en första version av NyAwebben. Viss funktionalitet som är åtkomlig för institutionsanvändare 1 i expertklienten och/eller var föreslagna i förstudien prioriterades då bort (se nedan). Istället har viss nyutveckling skett i förhållande till motsvarande funktionalitet i expertklienten (se 3) Projektet har genomförts med agil metod Scrum. Det avslutades i augusti 2010, därefter gjordes en del mindre justeringar och tester. Att projektet avslutades så tidigt har gjort att vissa ändringar som gjorts i basförvaltning i expertklienten efter augusti inte har implementerats på motsvarande sätt för NyA-webben (se vidare 3 och kommentarer i texten i 2). En referensgrupp bestående av institutionsanvändare vid Lunds Universitet har använts som bollplank vid utformningen av gränssnitt, prioritering och utveckling av funktionalitet. Några regelrätta användartester har inte utförts Funktionalitet som prioriterats bort Hantera befintliga listor och statistik - I expertklienten kan Institutionsanvändare 1 hantera befintliga listor och statistik (dvs som tagits fram med batch). Detta prioriterades bort under projektets gång eftersom det bedömdes att möjligheten inte

4 Version för PA 4(18) används i någon större utsträckning idag och att det var viktigare att förbättra möjligheterna att direkt på webben ta fram listor och statistik för den egna institutionen. Nyheter/meddelanden - Från början fanns tankar om att göra det möjligt för produktionsansvariga att lägga ut nyheter/meddelanden till användarna i ett separat fönster i gränssnittet. Prioriterades bort. Se Följ din anmälan Avsikten var att ge användarna möjlighet att komma åt att se det sökande kan se på webben i form av Följ anmälan/ Se meriter. Detta gick inte att genomföra eftersom hela sökandewebben byggs om i VEP Nya användningsfall AF200 Logga in på NyA-webben ska tas fram AF201 Se uppgifter som rör person webb AF202 Söka fram och hantera listor webb AF203 Söka fram och hantera statistik - webb 1.5 Referenser [1] Förstudierapport projekt 24 Webbgränssnitt för institutionsanvändare [2] Teknisk Förstudierapport projekt 24 [3] Överföringsformat för behörighetsinformation på NyA-webben

5 Version för PA 5(18) 2 NyA-webben så funkar den 2.1 Konto och inloggning Kommer troligen att beskrivas i nytt af (AF200) NyA-webben lagrar ingen information om användare. Information om användarens behörighetsroll/-er, lärosätes- och institutionstillhörighet förs över då användaren loggar in lokalt (se vidare [2]) Behörighetsroller Behörighetsrollerna är inte hierarkiska som i expertklienten utan kan tilldelas användaren oberoende av varandra. Basanvändare. Behöver ingen institutionstillhörighet. Kommer åt att se/skriva ut uppgifter om sökande (se 2.3). Institutionsanvändare utdata. Måste ha institutionstillhörighet. Kommer åt att ta ut listor (se 2.4) och statistik (se 2.5) över anmälningsalternativ som tillhör den egna institutionen i aktuell antagningsomgång. 2.2 Gränssnittet De inställningar som användaren gör i gränssnittet sparas om cookie på den egna datorn. Om man loggar in på annan dator öppnas NyA-webben med standardinställningar utifrån användarens behörighet Ett fönster för varje funktion Gränssnittet är uppbyggt så att varje funktion visas i ett eget fönster. För att flytta ett fönster vänsterklickar man i den övre listen och drar fönstret till önskad plats.

6 Version för PA 6(18) Med hjälp av symbolerna i listernas högra hörn kan man öppna/stänga och förstora/återställa fönster: Stänger fönster så att endast listen ligger kvar. Samma symbol återställer fönstret. Maximerar fönster så ett endast valt fönster är öppet med maximal storlek. Återställer fönstret till ursprunglig storlek och öppnar åter de fönster som dolts. Stänger fönster helt. För att återställa används Anpassa sidan (se nedan) Klick på frågetecken strax under listen öppnar hjälpdokument i pdf-format för aktuellt fönster Anpassa sidan I övre kanten av gränssnittet finns möjlighet att anpassa sidan (öppnas och stängs genom att klicka på texten Anpassa sidan). Här kan man genom att bocka i och ur rutorna välja vilka

7 Version för PA 7(18) fönster som ska vara öppna. Under Välj tema finns möjlighet att välja färgtema för gränssnittet. Länk finns som öppnar hjälp (pdf-dokument) Användare Till höger om Anpassa sidan visas vilken användare som är inloggad. Här kan man se uppgifter om: Lärosäte som användaren loggat in via Den/de institution/-er som användaren har behörighet att ta fram listor/statistik för Användarens behörighetsroller 2.3 Uppgifter om sökande (AF201) I fönstret Handläggarvy kan man söka fram person och se personuppgifter, uppgifter om personens ärenden och meriter, samt dokument. Funktionen kräver inte att användaren har någon institutionstillhörighet utan samtliga uppgifter som rör den person som sökts fram visas Söka fram person När man ska söka fram en person finns möjlighet att använda valfri kombination av fälten Personnummer, Förnamn, Efternamn och E-post. Sökning påbörjas direkt när ett tecken fyllts i ett fält. Undantag är fält för personnummer där år och månad måste fyllas i för att sökning ska påbörjas om inget tecken finns i något av de andra fälten samtidigt. * kan anges i början av ett fält. I slutet av det som fylls i i ett fält finns alltid * dolt. När man börjar ange ett personnummer läggs sekelsiffra 19 automatiskt. Det är möjligt att begränsa utsökningen till att endast omfatta personer med ärenden i öppna antagningsomgångar. Sökningen presenteras i lista som är scrollbar med mus och upp-/nerpilar.

8 Version för PA 8(18) Om man väljer att söka fram person med anmälningsnummer finns ingen möjlighet att kombinera med något annat sökfält. Sökningen görs mot exakt angivet anmälningsnummer. Observera att sökande med skyddat personnummer inte kan sökas fram. Om skyddat personnummer anges visas standardmeddelande om ingen sökträff Historik När man väljer Historik får man länkar med vilka man kan gå tillbaka till uppgifter om personer man tidigare sökt fram Val av antagningsomgång Användaren behöver inte välja antagningsomgång som i expertklienten eller stänga det man jobbar med för att kunna byta antagningsomgång för att kunna se sökandes ärende i annan omgång. Systemet väljer antagningsomgång enligt en logik som kortfattat innebär att: När användaren sökt fram första personen i den aktuella sessionen sätt antagningsomgång till den öppna antagningsomgång där anmälan senast gjorts. Om inget ärende finns i öppen antagningsomgång väljs den stängda antagningsomgång där personen senast gjort anmälan. Om personen helt saknar ärende visas meddelande om det. När nästa person söks fram behålls den förvalda antagningsomgången om den nya personen har ett ärende där. Om inte väljs antagningsomgång till den där personen har senast gjord anmälan på samma sätt som ovan. Det är sedan möjligt att byta ärende för en person och därmed också byta antagningsomgång se nedan Flikar Uppgifter om framsökt person visas i flikar. Dessa kan öppnas som separata fönster med hjälp av klick på Det är alltså möjligt att ha flera flikar öppna samtidigt och samtidig se t ex meriter och anmälan, eller att ha mer än en anmälan eller dokumentflik öppna samtidigt och se anmälan i olika antagningsomgångar, eller öppna flera dokument samtidigt.

9 Version för PA 9(18) När nytt personnummer väljs tas alla uppgifter om tidigare personnummer bort i alla flikar, och ev öppnade dokument som tillhör personen stängs. Användarens inställning av vilken flik som ligger överst och om någon flik är öppen som eget fönster behålls då ny person tas fram. Personnummer och namn på framsökt person visas ovanför flikarna. Utskrift av innehåll i vald flik görs genom att klicka på Flik Person I expertklienten finns uppgifter som rör person samlade under Anmälanfliken. På NyAwebben finns en separat flik med uppgifter om: Adress/er E-postadress som hyperlänk som startar det e-postprogram som man har förvalt. Födelsedatum för personer med fiktivt personnummer Tidigare pnr om byte gjorts Telefon Kommunikationsspråk Användarkonto på sökandewebben Datum för pinkodsutskick. Tjänsteanteckningar på person Utskrift av innehållet i fliken görs genom att klicka på med på utskriften.. Personnummer och namn kommer Flik Anmälan I flik för Anmälan visas sökandes ärende som tillhör förvald antagningsomgång (se ). Till skillnad mot i expertklienten visas inte person- och kontaktuppgifter (se ) och uppgifter om grundläggande behörighet/-er (se ) under anmälan. En ytterligare skillnad mot expertklienten är att informationen om anmälans sökalternativ visas överst i fliken före övriga uppgifter (källa för anmälan, kryssrutor, meddelande, tjänsteanteckningar, mm). Högst upp i fliken finns även möjlighet att välja att öppna ärende som personen har i andra öppna antagningsomgångar.

10 Version för PA 10(18) Personens ärenden i stängda antagningsomgångar återfinns i lista längst ner i fliken med möjlighet att öppna. Länk finns för att skriva ut/spara ner sökandes antagningsbesked i pdf-format. Utskrift av innehållet i fliken görs genom att klicka på med på utskriften.. Personnummer och namn kommer Flik Meriter I flik Meriter visas förutom de uppgifter som visas i expertklientens meritflik även uppgifter som rör grundläggande behörigheter. Användaren kan välja att visa/dölja information under de olika rubrikerna. Inställningar som görs för att visa/dölja information ska sparas under handläggarens session. Akademiska meriter är ordnade så att kurser inom program visas först och därefter fristående kurser. Utskrift av innehållet i fliken görs genom att klicka på. Personnummer och namn kommer med på utskriften. Om användaren valt att dölja någon typ av meriter kommer bara den aktuella rubriken med i utskriften Flik Dokument Dokumentfliken I flik Dokument visas den aktuella personens samtliga dokument oavsett vilka antagningsomgångar de hör hemma i. När ett dokument öppnas visas samtliga ingående sidor som miniatyrer och den första sidan även i stort format. Det är möjligt att byta sida antingen genom att klicka på en av miniatyrerna eller pilar för nästa/föregående.

11 Version för PA 11(18) Utskrift av dokument görs genom att klicka på. Samtliga sidor i dokumentet skrivs då ut. För att endast skriva ut en av de ingående sidorna dubbelklickar man på sidan när den är i stort format. Den öppnas då i egen flik i webbläsaren. Det är även möjligt att högerklicka på en sida för att kopiera, spara, skicka, etc enligt Windows-standard. 2.4 Listor (AF202) Användaren har möjlighet att ta fram listor med sökande som är aktuella för den egna institutionen. Om man bara ha behörighet för en institution är den förvald. Om man har behörighet för flera institutioner kan man byta institution i dropplista. Det är endast möjligt att ta ut listor för en institution åt gången. Endast de antagningsomgångar som innehåller anmälningsalternativ som tillhör den egna institutionen och som har tillstånd Publicerad, Klar för urval, Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad är tillgängliga i dropplista för användaren. Det är möjligt att ta fram listor för samtliga anmälningsalternativ som tillhör den egna institutionen i en antagningsomgång, eller att begränsa genom att ange en eller flera anmälningskoder. För att söka fram/ange flera koder klickar man på. Då öppnas en lista med de anmälningsalternativ som tillhör institutionen i den aktuella antagningsomgången: Anmälningsalternativen visas med anmälningskod, kurs-/programkod och benämning. De alternativ man vill ha med i utsökningen markeras med bock eller genom att klicka på raden och listan stängs för att utsökningen ska göras. Om man klickar på listan igen ligger de tidigare gjorda valen kvar.

12 Version för PA 12(18) Listor som text- och pdf-filer. Exempel Listor/flik Pdf/text - Sökandelista vald. De typer av listor som kan tas fram är Sökandelista (pdf-/textformat) Adresslista (pdf-/textformat) Etikettslista (textformat) E-postlista (textformat) E-post lista är nyutvecklad och finns inte i expertklienten. Specificering av vilka sökande som ska tas med görs på samma sätt som för övriga listtyper (se nedan). Resultatet kan tas fram som textfil med semikolonseparerade e-postdresser som kan kopieras in i valfritt e-postprogram. För varje typ av lista (utom e-postlista) kan val göras av vilka övriga uppgifter som ska tas med utöver det som är standard för listtypen. Möjliga val är: Sökandelistor o Adresser o Telefonnummer o E-postadress o Summering

13 Version för PA 13(18) o Meritvärden Valet är inte möjligt om sökandetyp är Efteranmälda sökande. o Reservplacering i övriga urvalsgrupper Val kan endast göras om Antagna och reserver, Reserver eller Endast nytillkomna har valts samt om visa meritvärden valts o Utsökningsparametrar Etikettlistor. o Datum för utskick o Utsökningsparametrar o Radresultat Valet är inte möjligt om sökandetyp är Efteranmälda sökande Adresslistor o E-postadress o Telefonnummer o Radresultat Valet är inte möjligt om sökandetyp är Efteranmälda sökande o Utsökningsparametrar o Personnummer Listor med e-postadresser Inga val av extra uppgifter Användaren specificerar även, på samma sätt som i expertklienten, vilken kategori av sökande som ska tas med på listan: Antagna (endast möjligt att välja när antagningsomgången befinner sig i tillstånd Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad ) Reserver (endast möjligt att välja när antagningsomgången befinner sig i tillstånd Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad ) Möjlighet ges att begränsa antal reserver. Antagna och reserver (endast möjligt att välja när antagningsomgången befinner sig i tillstånd Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad ) Möjlighet ges att begränsa antal reserver. Sökande Behöriga sökande Obehöriga Endast nytillkomna Möjlighet ges att begränsa antal reserver.

14 Version för PA 14(18) Efteranmälda sökande Fält för att ange fr.o.m-. och t.o.m-datum för de sökalternativ som ska tas fram tillgängligt. Samma restriktioner, vad gäller antagningsomgångens tillstånd för att olika kategorier av sökande ska kunna sökas ut och vilka övriga begränsningar som kan göras, som finns i expertklienten finns i denna funktion Listor som excelfil Listor/flik Excel På NyA-webben finns ny funktionalitet för att ta fram sökandelistor direkt i excel-format. Användare av expertklienten kan ta fram sökandelistor i som textfiler och sedan öppna dem i Excel, men resultatet blir inte så användbart för den som vill utnyttja excel-formatet för att t ex kunna sortera om uppgifter eller framställa egen statistik eller diagram. Excel-listor är inte möjligt att ta fram då antagningsomgången är i tillstånd Klar för urval. Meddelande visas om användaren väljer antagningsomgång i detta tillstånd. De listor som kan tas fram här presenteras som en arbetsbok i excel innehållande dels ett blad som presenterar sökkriterier och begränsningar, dels ett blad där sökresultatet presenteras i kolumner som sedan kan bearbetas på önskat sätt. Val av institution, antagningsomgång och anmälningsalternativ görs på samma sätt som för övriga listor (se under 2.4 ovan). Därutöver väljer användaren: Information som ska sökas fram o Personnummer obligatorisk uppgift, tas alltid med i lista

15 Version för PA 15(18) o Namn obligatorisk uppgift, tas alltid med i lista o Adress o E-postadress o Telefonnummer (hem/job/mobil) o Anmälningskod (med uppgift om sökt inom program) o Prio o Resultat o Meritvärde (med urvalsgrupp) o Reservnummer Begränsning på sökandes resultat/status o Obehandlad o Behörig o Obehörig o Avvisad o Antagen o Reserv o Struken Begränsning på anmälningsdatum o Möjlighet att välja fr.o.m-. och t.o.m-datum för de sökalternativ som ska tas fram. Begränsning ska ske på prioritet o Möjlighet att ange t. o. m. vilken prioritet i anmälan sökalternativ ska tas med.

16 Version för PA 16(18) 2.5 Statistik (AF203) Exempel Statistik Anmälningsstatistik vald Användaren har möjlighet att ta fram sökande- och antagningsstatistik för anmälningsalternativ som tillhör den egna institutionen. Om man bara ha behörighet för en institution är den förvald. Om man har behörighet för flera institutioner kan man byta institution i dropplista. Det är endast möjligt att ta ut listor för en institution åt gången. Endast antagningsomgångar där den egna institutionen deltar med anmälningsalternativ är valbara i dropplista. Om Sökandestatistik valts visas antagningsomgångar som har tillstånd Publicerad, Klar för urval, Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad i listan. Om Antagningsstatistik valts visas antagningsomgångar som har tillstånd Urvalsresultat publicerat, Klar för reservantagning eller Avslutad i listan. Det är möjligt att ta fram statistik för samtliga anmälningsalternativ som tillhör den egna institutionen i en antagningsomgång, eller att begränsa genom att ange en eller flera anmälningskoder. För att söka fram/ange flera koder klickar man på. Då öppnas en lista med de anmälningsalternativ som tillhör institutionen i den aktuella antagningsomgången:

17 Version för PA 17(18) Anmälningsalternativen visas med anmälningskod, kurs-/programkod och benämning. De alternativ man vill ha med i utsökningen markeras med bock eller genom att klicka på raden och listan stängs för att utsökningen ska göras. Om man klickar på listan igen ligger de tidigare gjorda valen kvar. På samma sätt som i expertklienten kan användaren välja intervall för poängprioritet och om summering ska göras efter söksätt eller urvalssätt. Statistik kan skrivas ut sparas som pdf- eller textfil. Utskrift sker på motsvarande sätt som för listor (se 2.4.1). 2.6 Utskrift av listor och statistik När användaren väljer Skapa lista öppnas ett utskriftsfönster enligt Windows-standard där det går att öppna den valda filtypen med standardprogram, välja annat program för att öppna filen, eller spara filen på önskad plats i den egna datorn.

18 Version för PA 18(18) 3 Skillnader mot expertklienten 3.1 Uppgifter om sökande Person- och adressuppgifter har lagts i en egen flik Grundläggande behörigheter flyttats från anmälanflik till meritflik Sökalternativen har flyttats högre upp i anmälanfliken 3.2 Listor Möjlighet att ta fram semikolonseparerade e-postadresser finns inte i expertklienten Flik med möjlighet att ta ut excelfiler finns inte i expertklienten I expertklienten finns fr o m version 11 möjlighet att filtrera på prio/välja att prio ska skrivas ut i sökandelista. Motsvarande möjlighet är inte implementerat i NyAwebben vad gäller listor i pdf/text-format. Möjlighet att filtrera på/skriva ut prio finns däremot för listor i excel-format. 3.3 Statistik Justerat så att det går att ta fram statistik på hela institutionens utbud i aktuell antagningsomgång i expertklienten bara per anmälningsalternativ.