Mikromarc 3 Inköp. Version 6.30

Transkript

1 Mikromarc 3 Inköp Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, februari 2014

2 Innehåll INNEHÅLL... 2 INLEDNING... 3 INKÖP... 3 KOM IGÅNG MED INKÖP... 3 Leverantörsregister... 3 Ny leverantör... 3 Leverantörsdetaljer för Adlibris och Btj... 4 Inaktivera en leverantör... 4 Inställningar för Inköp... 5 SKÄRMBILDEN INKÖP... 5 ARBETSGÅNG INKÖP... 6 Manuell order, beställning från andra leverantörer än Adlibris, Btj och Bibliotekscentralen... 6 Beställning via Adlibris webbshop... 6 Beställning via Btj:s webbshop... 6 Upprätta manuell order... 7 Ändring av inköpsinformation... 8 Mottag av exemplar... 8 Välja budgetperiod och konto... 9 VISNING AV INKÖPSDATA I EXPEDITION OCH KATALOG UPPFÖLJNING AV INKÖP BUDGET SKÄRMBILDEN BUDGET KONTON Kontodetaljer och transaktionslista Budgetjustering Nytt konto PERIODER Öppna ny budgetperiod Stänga budgetperiod FÖRDELNINGSMODELLER

3 Inledning Mikromarc 3 Inköp samlar beställningsinformation från extern leverantör och från katalogen. Inköpsmodulen ger användaren överblick över material som är beställt eller ska beställas och ger även möjlighet att hantera inleverans av beställda exemplar. I Mikromarc 3 finns en koppling mot Btj:s nätbutik Mediadirekt och Adlibris så att beställningsinformation från dessa importeras direkt till inköpsmodulen i Mikromarc. Beställningar från andra leverantörer hanteras genom att skapa manuell order och behandlas sedan på samma sätt som beställningar från Btj och Adlibris. Budgetfunktionaliteten är till för att du ska kunna följa upp bibliotekets budget i Mikromarc. Du kan fördela budgeten på valfritt antal konton, och i varje konto kan du fördela pengarna månadsvis efter förväntad förbrukning genom att välja en fördelningsmodell. Du hittar budget som ett val under inköp i vänstermenyn. Inköp Kom igång med inköp Leverantörsregister Gå till Inköp i vänstermenyn och välj Leverantörer. Här visas de leverantörer som är registrerade i Mikromarc, och här lägger du till detaljer för de leverantörer som biblioteket beställer från. För att du ska kunna skapa en manuell beställning till en viss leverantör, måste leverantören finnas i leverantörsregistret. Ny leverantör Klicka på ikonen för nytt i verktygsmenyn, eller använd kortkommandot Ctrl+N. Dialogrutan Leverantör öppnas. I fliken Generellt fyller du i leverantörens kontaktuppgifter. Om du bockar för rutan Visa i webbshops-lista, så visas en länk till leverantörens webbshop i verktygsraden i inköp. I fliken Kontakter kan du lägga till kontaktuppgifter till bibliotekets egna kontakter hos leverantören. I fliken Leverantörsvillkor kan du ange eventuella kundnummer. Klicka på ikonen Ny för att lägga till ett nytt kundnummer. Här kan du fylla i den enhet som de beställda exemplaren ska knytas till, vilken katalog posten ska sparas i samt kundnummer. Du kan ange användarnamn och lösenord till leverantörens webbshop för att ha dem till hands vid beställning. Uppgifterna kommer att vara synliga för alla användare som har behörighet till inköpsmodulen. I leveransvillkor anger du leverantörens förväntade leveranstid. Den förväntade leveranstiden används för att beräkna leveransdag om detta inte anges vid beställning från leverantören. Fliken Systeminformation innehåller systemgenererade uppgifter och går inte att redigera. 3

4 Leverantörsdetaljer för Adlibris och Btj För att ditt biblioteks beställningar ska importeras från Adlibris och Btj till Mikromarc, måste varje kundnummer hos dessa anges under leverantörsdetaljer. Detta gör du genom att dubbelklicka på Adlibris AB respektive Btj Sverige AB i listan för att öppna dialogrutan Leverantör. I fliken Leverantörsvillkor ska du lägga till en rad för varje kundnummer som ditt bibliotek använder. Klicka på ikonen Ny för att lägga till ett nytt kundnummer. Här ska du fylla i den enhet som de beställda exemplaren ska knytas till, vilken katalog posten ska sparas i samt kundnummer. När bibliotekets kundnummer är registrerade i Mikromarc måste tjänsten sättas upp av Adlibris respektive Btj. Se Mikromarc Wiki, wiki.mikromarc.se eller ta kontakt med supporten, support@bibliotekscentrum.se, för vidare instruktioner. Obs! Om ditt bibliotek har bibliografisk service från Btj, så måste varje kundnummer vara kopplat till samma katalog i leverantörsregistret som i inställningarna för bibliografisk service. Inaktivera en leverantör Om en leverantör har blivit inaktuell till exempel på grund av ändrade avtal, men där det ändå finns ett behov av att ha kvar leverantören i leverantörsregistret kan man välja att inaktivera den. Genom att i gå in på leverantören i leverantörsregistret och bocka för rutan inaktivera i fliken generellt, så gör man att leverantören inte syns i listan över leverantörer. Vill man senare göra den inaktiva leverantören aktiv igen bocka man ur rutan och leverantören blir då synlig igen. 4

5 Inställningar för Inköp Inställningar för inköp finner du under Inköp > Visa alternativ (verktygsikonen i den övre knappraden). I fliken Generellt kan du bocka för om du vill att exemplar med samma MARC-post och samma ordernummer ska grupperas på en linje i beställningslistan. Här görs också inställningar för färgmarkering av försenade beställningar. Fliken Kategorier avser leverantörsregistret. De olika leverantörerna kan ordnas i kategorier, t ex Film, Avtalsleverantör eller liknande. När du registrerar en leverantör i leverantörsregistret kan du ange en eller flera kategorier. Därefter kan du avgränsa listan och visa bara leverantörer i vissa kategorier. Fliken Fördelningsmodeller hör till budgetfunktionaliteten. Här kan du skapa egna fördelningsmodeller för att fördela pengarna på ett konto över året. Fliken Valuta hör också till budgetfunktionaliteten. Här kan du registrera valutor som ska användas för inköp samt omräkningskurser som ska användas mot din lokala valuta. Skärmbilden Inköp Skärmbilden i inköp ska ge handläggande användare en överblick över exemplar som är någonstans i processen för inköp. Du kan välja att visa urval av exemplar med hjälp av funktionerna för att filtrera och söka. Under listan med exemplarredovisning finns ett fält med information om markerat exemplar. Här visas till höger information om den beställda titeln och till vänster information om vilket ordernummer exemplaret är kopplat till samt information om inköpsstatus, pris och leverantör. Här visas även kundnummer hos leverantören och vilken enhet kundnumret är kopplat till. Längst till höger är det reserverat utrymme för ikonbild av omslag om biblioteksenheten har avtal för Insynstjänst från Btj/Syndetics. 5

6 Du kan i viss mån själv påverka vilken information som ska visas i listan med beställningsinformation. Gå till Inköp i arkivlisten och välj Kolumner, så öppnas ett fönster där du kan välja vilka kolumner som ska visas i listan över beställda exemplar. Du får även fram möjligheten att välja kolumner genom att högerklicka i listan. Du kan även styra i vilken ordning kolumnerna visas, genom att i listan flytta på dem en och en. Vänsterklicka då på respektive kolumnnamn, håll ner musknappen och dra kolumnen till den position du önskar. Genom att klicka på en eller flera kolumner i listan kan du också välja i vilken ordning du vill sortera informationen. Dina val för visning av kolumner sparas på din användare tills du gör nya val. I kolumnen Titel visar färgmarkering av titeln med gult och rött om ett exemplar är försenat eller mycket försenat jämfört med planerat leveransdatum. Till höger ovanför beställningslistan finns möjlighet att filtrera listan på beställningsstatus. När du klickar på rullgardinslisten får du möjlighet att välja vilken inköpsstatus, eller vilka, som ska visas i listan. I sökfältet till höger ovanför listan kan du söka beställningar på EAN/ISBN/ISSN, exemplarstreckkod, titel, författare, ordernummer samt leverantörsnamn. Under sökrutan finns möjlighet att filtrera listan på beställande enhet och på beställningsdatum, datum för förväntad leverans och påminnelsedatum. För att skriva ut listan över beställda exemplar klickar du på skrivarikonen i verktygsfältet. Arbetsgång inköp Manuell order, beställning från andra leverantörer än Adlibris, Btj och Bibliotekscentralen Integration med nätbutiker finns ännu bara för Adlibris, Btj och Bibliotekscentralen. Till andra beställningar använder du inköpskorgen i inköpsmodulen. Du måste först ha registrerat minst en leverantör som du vill beställa från (se mer om leverantörsregistret i eget avsnitt). Arbetsgången för att upprätta manuell order ser ut så här: 1. Registrera de beställda exemplaren i Mikromarc, med exemplarstatus Ska beställas. Detta kan göras via inköpsmodulen, om det är t ex bibliotekets inköpsansvarige som bestämmer vad som ska köpas in. Det kan också göras i katalogen, om det är t ex en ämnesansvarig utan tillgång till inköpsmodulen som bestämmer vad som ska köpas in. 2. Upprätta en ny order i inköpskorgen. 3. Ändra vid behov den inköpsinformation som du angav vid beställning. 4. När de beställda exemplaren levererats går du till inköpsmodulen och registrerar exemplaren som mottagna. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig på hylla eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner. Beställning via Adlibris webbshop Arbetsgången för beställning från Btj:s webbshop är följande: 1. Gör din beställning hos Adlibris.com. Beställningspost samt antal beställda exemplar importeras då till vald katalog i Mikromarc. 2. Expectansposten från Adlibris går i första hand på burknummer och om posten har detta lägger sig exemplaren på befintlig BURK-post. I andra hand går den på Voyagernummer och då lägger sig exemplaren på befintlig Librispost. I tredje hand går den på ISBN-nummer. Exemplaren får status under inköp. Information om beställda exemplar importeras till inköpsmodulen. 3. Ändra vid behov den importerade inköpsinformationen. 4. När de beställda exemplaren levererats går du till inköpsmodulen och registrerar exemplaren som mottagna. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner. Beställning via Btj:s webbshop Arbetsgången för beställning från Btj:s webbshop är följande: 5. Gör din beställning i Mediadirekt. Beställningspost samt antal beställda exemplar importeras då till vald katalog i Mikromarc. Om det redan finns en post med det aktuella BURK-numret i din katalog, 6

7 läggs exemplaren på den befintliga posten. Exemplaren får status under inköp. Information om beställda exemplar importeras till inköpsmodulen. 6. Ändra vid behov den importerade inköpsinformationen. 7. När de beställda exemplaren levererats går du till inköpsmodulen och registrerar exemplaren som mottagna. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner. Upprätta manuell order Det finns flera sätt att registrera exemplar som ska beställas i Mikromarc: Gå till inköpsmodulen och öppna F9 Katalogsökning. Sök fram titeln i din egen katalog, eller importera katalogposten från extern databas. Lägg till det antal exemplar du vill beställa. När du lägger till exemplar via inköpsmodulen är exemplarstatus Ska beställas förvald. Gå till katalogmodulen och lägg till exemplaren du beställer. Kontrollera att exemplaren får status Ska beställas. Du kan också lägga till fler exemplar till beställning i samband med att du upprättar ordern. När du väljer exemplarstatus Ska beställas får du möjlighet att lägga till inköpsinformation pris, leverantör, budget och konto för det eller de exemplar som ska beställas. Observera att man endast ser konton och perioder för den enhet man är inloggad mot. Denna information kan också läggas till och redigeras senare. Gå sedan till inköpsmodulen för att upprätta en order med de exemplar som ska beställas. I listan över beställningar syns de exemplar du har lagt till med status Ska beställas. Markera de exemplar som du vill ta med till en ny order och klicka på den vänstra korgikonen i verktygslisten för att placera dem i inköpskorgen. Öppna inköpskorgen genom att klicka på den högra korgikonen. I dialogrutan Inköpskorg ny beställning kan du välja leverantör med hjälp av knappen Finn leverantör och justera övriga uppgifter om exemplaren. Exemplar som kommit med och som likväl inte ska beställas i denna order kan tas bort från ordern genom att klicka på krysset till höger i exemplarlinjen. Klicka på Upprätta beställning för att generera en ny order. Du kan då välja mellan att skriva ut ordern, sända ordern som e-post eller bara registrera exemplaren som Beställda, om du redan har gjort beställningen, t ex i leverantörens webbshop eller via telefon. 7

8 Om du klickar Spara och stäng kommer exemplaren att ligga kvar i inköpskorgen tills de är beställda, eller tills du tar bort dem genom att klicka på knappen Töm korgen överst i dialogrutan. Exemplaren kan inte behandlas av någon annan användare medan de fortfarande är placerade i din inköpskorg. Klickar du Avbryt kommer alla ändringar du har gjort sedan du öppnade inköpskorgen att återställas. Observera att exemplarstatus Ska beställas bara kan ändras i inköpsmodulen. Upprätta en order för att ge exemplaren status Beställd och motta dem vid leverans. När exemplaren har inköpsstatus Mottagen kan de hanteras i katalogen. Ändring av inköpsinformation Markera ett eller flera exemplar i listan och klicka på knappen Ändra (Ctrl + E) i menyraden för att ändra exemplarens inköpsinformation. Listan går att filtrera med hjälp av filtren i verktygsmenyn och du kan också söka med hjälp av sökrutan. Du kan markera flera exemplar i följd genom att hålla nere shift-tangenten när du klickar på exemplar i listan. För att markera flera enstaka exemplar i listan håller du nere ctrl-tangenten medan du klickar på de exemplar du vill markera. Du kan också använda kommandot Ctrl+A för att markera alla exemplar i träfflistan. När du ändrar inköpsinformation för enstaka exemplar öppnas fönstret för exemplarets detaljer, och när du har valt flera exemplar öppnas dialogrutan Ändra inköpsdetaljer. I dialogrutan Ändra inköpsdetaljer har du möjlighet att ändra inköpsstatus, fast placering, lånetyp, hyllplacering, pris, period, konto samt väntat leveransdatum för flera exemplar samtidigt. Du har även möjlighet att ange exemplarstreckkod. När du är klar klickar du på knappen Ändra (F2) för att spara dina ändringar. Mottag av exemplar Markera ett eller flera exemplar i listan och klicka på knappen Motta exemplar eller kommandot Ctrl+M för att ankomstregistrera dem. Du kan markera flera exemplar i följd genom att hålla nere shift-tangenten när du klickar på exemplar i listan. För att markera flera enstaka exemplar i listan håller du nere ctrl-tangenten medan du klickar på de exemplar du vill markera. När du klickar på knappen motta exemplar alternativt Ctrl+M öppnas följande dialogruta: Överst i dialogen visas hur många exemplar som plockats med från huvudskärmbilden och de valda exemplaren visas i listan nedanför.! -kolumnen indikerar med utropstecken (!) att det gjorts en notering till ordern vid beställning. Noteringen visas när man för muspekaren över utropstecknet. Exemplar som kommit med och som likväl inte ska mottas kan tas bort från mottag genom att klicka på krysset till höger i exemplarlinjen. Då fönstret öppnas är markören i streckkodsfältet och man kan börja scanna in exemplarens streckkoder. Markören flyttas automatiskt vidare till nästa exemplar i listan, när man scannat färdigt den första. När man är färdig, så väljer man exemplarstatus och trycker på knappen F2 Motta alternativt F2 på tangentbordet. Då ankomstregistreras samtliga exemplar i listan. 8

9 Du kan ange vilken streckkod som är den första i en följd, för att ge alla exemplar streckkod samtidigt. Det senare kräver att exemplaren hör till samma MARC-post. Det är inte obligatoriskt att läsa in streckkoder mottag kan göras utan streckkoder med enbart byte av status. Exemplarstatus måste väljas vid mottag och den senast använda exemplarstatusen är förvald. Knappen Fler val öppnar fler inställningsmöjligheter för mottag. Här kan du byta enhet för exemplaret/exemplaren, byta lånetyp samt ange hyllplacering för exemplaret/exemplaren. Då man skriver får man efter 3 tecken förslag på hyllplaceringar från ägande enheten, för att få fram en lista på förslag kan man välja att trunkera. Om du mottar flera exemplar kommer valen att gälla för alla valda exemplar. När du är klar med inställningarna klickar du på knappen Motta för att uppdatera inköpsstatus till mottaget i inköpsmodulen. Om man inte behöver justera några inställningar går det bra att börja registrera streckkoder med en gång, då markören är i streckkodsfältet när fönstret öppnar sig. OBS! Om du väljer en annan exemplarstatus än Tillgänglig, (t. ex. Under arbete) vid mottag i inköpsmodulen, måste du uppdatera exemplaren när de är klara. Det kan göras antingen i inköpsmodulen (Ändra inköpsdetaljer) eller i återlämningsbilden i expeditionen. I återlämningsbilden väljer du status Tillgänglig i rullgardinsmenyn. Bocka för rutan Ändra status på alla återlämnade exemplar och återlämna exemplaren. Glöm inte att bocka ur rutan när du är klar. Välja budgetperiod och konto Du kan välja budgetperiod och konto för de inköp du gör antingen per exemplar (i skärmbilderna Nytt exemplar och Ändra exemplar i katalogen) eller för flera exemplar samtidigt (i skärmbilderna Ändra flera exemplar och Motta exemplar i inköpsmodulen). Du måste välja budgetperiod innan du väljer konto, och du kan bara välja ett konto som hör till en enhet som du har tillgång till. En budgetperiod är knuten till en enhet. Det kan därför hända att en period (ett år) upprepas i listan över perioder, om du har tillgång till flera enheter. Välj då den enhet som äger kontot som du vill använda och välj därefter konto i listan. 9

10 Visning av inköpsdata i Expedition och Katalog Användare som inte har behörighet till inköpsmodulen kan ändå ha behov av att se beställningsinformation för ett exemplar. I exemplardetaljerna finns därför en flik, Inköp, som visar information om exemplaret från inköpsmodulen. Uppföljning av inköp För att följa upp beställningar som inte kommer fram i tid markerar du dem i inköpsmodulen och klickar på knappen Beställningsuppföljning. Då får du upp ett nytt fönster som används till att skicka meddelanden till leverantören angående påminnelser eller avbeställning av exemplar. Fönstret används även för reklamation av exemplar som mottagits och som har skador eller fel. Vid uppföljning är det möjligt att sända meddelanden oberoende av ordernummer och biblioteksenheter (förutsatt att de har samma kundnummer), men det är inte möjligt att sända ett meddelande som gäller för fler än en leverantör. (Du kan alltså inte skicka samma meddelande om samma exemplar till två leverantörer). 10

11 När du öppnat fönstret får du välja meddelandetyp: Påminnelse, Avbeställning eller Reklamation. För samtliga meddelandetyper måste du fylla i fältet Innehållstext innan knappen Skicka/ skriv ut blir aktiv. När du skickar en reklamation kan du fylla i reklamationsorsaken för enskilda exemplar i fältet Reklamation. Orsaken sparas då som en anteckning för det enskilda exemplaret. När du trycker på Sänd/skriv ut får du välja mellan tre olika alternativ: Sänd e-post: Då skickar Mikromarc ett e-postmeddelande till leverantörens e-postadress. Sänd brev (utskrift): Då skrivs en beställning ut som kan postas till leverantören. Registrera utan att sända meddelande: Då registreras exemplaren som beställda utan att systemet generarar varken brev eller e-post. Alla meddelanden förses med ett internt referensnummer som gör att leverantören kan besvara dem. Det registreras automatiskt i systemet att meddelandena skickats, och det är möjligt att se själva meddelandena om man klickar på knappen Meddelanden i inköpsmodulen. Budget Skärmbilden Budget Skärmbilden Budget ger en översikt över dina konton. Du kan välja att visa konton för den eller de enheter som du har tillgång till genom att välja enheter i rullgardinslisten. I rullgardinslisten överst till höger kan du välja att se en annan period än den innevarande. Om du markerar ett konto i listan kan du i den nedre delen av skärmbilden se hur pengarna är fördelade över året (efter den valda fördelningsmodellen) samt hur mycket som har förbrukats varje månad. Tabellen är densamma som den du ser i kontodetaljerna för varje konto. I verktygslisten högst upp i skärmbilden finner du knappar för att lägga till nya konton, ändra existerande konton och skriva ut kontolistan. 11

12 Konton Varje konto är kopplat till en enhet, antingen en huvudenhet eller en filial. Om du vill koppla ett konto till en särskild avdelning, kopplar du det till den överordnade enheten och använder namnet och noteringarna för att ange att kontot tillhör avdelningen. För att få tillgång till en enhets konton måste användaren ha tillgång till enheten detta gäller både för att se kontodetaljer och att använda kontot för inköp. Kontodetaljer och transaktionslista Dubbelklicka på ett existerande konto i listan eller klicka på Ändra-knappen för att öppna dialogrutan Kontodetaljer. Fliken Kontodetaljer visar kontots namn, fördelningsmodell och förbrukning månadsvis. Fliken Transaktionslista visar enskilda transaktioner som utförts på kontot. Du kan se motsvarande detaljer för andra perioder än den innevarande genom att välja period överst till höger i dialogrutan. Listan är som standard sorterad stigande på datum, men du kan sortera den som du vill genom att klicka på kolumnrubrikerna. Med utskriftsknappen kan du skriva ut listan, så som du har sorterat den. Budgetjustering Transaktioner som gjorts i inköpsmodulen registreras automatiskt i transaktionslistan för det konto som belastats, när det exemplaret fått status Beställt. Använd knappen Ny för att lägga in egna transaktioner och knappen Ändra, eller dubbelklicka på raden, för att se och redigera detaljerna för en transaktion. Knappen Ta bort kan bara användas för att ta bort transaktioner som du själv har registrerat och inte de transaktioner som är kopplade till inköp av bestämda exemplar. 12

13 Använd knappen Ny Budgetjustering för att göra justeringar i budget för ett konto. Beloppet du lägger in kommer att bli fördelat på kontot under återstoden av året, enligt den fördelningsmodell som du har valt för kontot. Om du lägger till ett minusbelopp kommer även det att fördelas över återstoden av året. Du kan lägga in egna transaktioner på kontot genom att klicka på knappen Ny i fliken Transaktionslista. Du kan välja att lägga till uttag eller insättning eller att överföra ett belopp från ett konto till ett annat. Om du har lagt till riktiga valutakurser i fliken Valuta i Inställningar för Inköp, så kan du välja vilken valuta beloppet är angett i. Då ser du vilket belopp i lokal valuta som kommer att belastas kontot. OBS! Alla budgetjusteringar som görs under årets gång kommer att fördelas enligt kontots fördelningsmodell men bara över de månader som återstår av året. Detsamma gäller om du öppnar ett nytt konto och tilldelar kontot pengar under årets gång. Nytt konto Du kan lägga upp ett nytt konto antingen när du öppnar en period, genom att klicka på knappen Ny i dialogrutan Öppna ny period, eller när som helst under en pågående period genom att klicka på knappen Ny > Nytt konto. Ange namn och startbudget för det nya kontot. När du väljer en fördelningsmodell ser du hur pengarna kommer fördelas över året. Läs mer om fördelningsmodeller i eget avsnitt. I fältet Extern kod kan du ange en kod som kan användas för att identifiera kontot hos en extern leverantör. Klicka OK för att spara. 13

14 Det är också möjligt att ta i bruk ett konto som har varit markerat som borttaget, om du t ex får ny budget till ett konto som inte har använts under en period. Välj Ny > Återanvänd existerande konto om du återaktiverar ett konto under pågående period, eller knappen Återanvänd existerande konto om du återaktiverar ett konto i samband med att du skapar en ny period. Perioder Varje konto är också kopplat till en eller flera perioder som motsvarar kalenderår. En period måste öppnas innan du kan börja använda pengarna. För att öppna en period går du till Budget i menyn överst i skärmbilden och väljer Ny period. Du kan bara öppna perioder för biblioteksenheter som du har tillgång till, och du kan bara öppna perioder för en enhet åt gången. Perioder som du inte ska belasta mer kan stängas. Det gör du genom att välja Budget > Stäng period i huvudmenyn. Du måste stänga perioden för en enhet i taget och du kan bara stänga perioder som du har tillgång till. Öppna ny budgetperiod För att en ny period, d v s ett nytt budgetår, ska kunna användas måste perioden öppnas. Detta görs för att tala om för systemet vilka konton som ska användas det kommande året, vilka belopp biblioteket har att röra sig med under året och hur de ska fördelas på de olika kontona. För att öppna en ny period går du till Budget > Ny period. En period kan öppnas när som helst, och du kan ha flera perioder öppna samtidigt. Du kan bara öppna en ny budgetperiod för en biblioteksenhet åt gången. Som standard öppnas bilden Ny period för den inloggade enheten, men du kan välja enhet i droplistan, så att du även kan öppna perioder för andra enheter som du har tillgång till. 14

15 Systemet föreslår alltid nästa period (= kalenderår) som ännu inte är öppnad för den biblioteksenhet som du väljer; se dialogrutans rubrik när du byter biblioteksenhet. I dialogrutan Ny Period föreslår systemet föregående års budget och fördelning, men du kan lägga till, ändra eller ta bort konton samt återanvända konton som du har tagit bort i tidigare perioder. När du är klar med dina justeringar klickar du OK för att öppna den nya perioden. När perioden är öppnad kan budgetmedlen för detta budgetår tas i bruk i inköpsmodulen. Stänga budgetperiod När du stänger en period kan den inte längre användas för nya beställningar. Det är därför bra att stänga perioder som är färdiga så att du inte väljer fel period när du registrerar nya exemplar till beställning. Du bör dock inte stänga perioden förrän alla exemplar som ska beställas har belastat ett konto. När perioden är stängd kan kontona inte längre belastas för denna period. Förutsättningarna för att en period ska kunna stängas är att minst en senare period är öppen för biblioteksenheten och att den period som ska stängas motsvarar ett år som har gått. Du kan t ex inte stänga 2011 förrän tidigast 1/ Du måste stänga perioder för en biblioteksenhet åt gången, och du måste vara inloggad mot den enhet för vilken du vill stänga en period. Fördelningsmodeller Fördelningsmodeller används för att fördela medel över årets månader. Systemet levereras med en fördelningsmodell, Normal, som fördelar pengarna ungefär jämnt över året. För att skapa en ny fördelningsmodell går du till Inställningar för Inköp och väljer fliken Fördelningsmodeller. Klicka på knappen Ny fördelningsmodell. Namnge fördelningsmodellen och ange procentsats per månad, totalt 100 procent. Klicka OK för att spara. När du har skapat en fördelningsmodell kan du använda den när du skapar ett nytt konto, eller på ett befintligt konto. I kontodetaljerna, som du ser nederst i huvudskärmbilden för budget, ser du vilken fördelningsmodell som är vald för det markerade kontot. Där ser du även hur förbrukningen ligger till i förhållande till fördelningsmodellen. Samma information syns i kontodetaljerna. 15