Förslag på organisation Vård och Omsorg

Transkript

1 Förslag på organisation Vård och Omsorg Mars Åsa Franzen, Verksamhetscontroller

2 Förslag på organisation Vård och Omsorg Ett förslag på ny organisation har tagits fram enligt uppdrag från socialnämnden den 8 november Organisationsanalysen har genomförts i flera steg under december till och med februari En omvärldsanalys genomfördes under december En översyn av befintlig organisation har genomförts. Organisationens alla chefer har samlats flertalet gånger och en enkät har gått ut. Dessutom har möten genomförts med personal i delar av organisationen. Möjligheten att skicka in synpunkter och förslag har stått öppen under processen och en mängd synpunkter har inkommit. Utifrån detta har sedan ett förslag på organisation tagits fram. Förslaget på organisation är en uppdelning i utförare och myndighet. Parallellt med detta projekt drivs projektet närvård och diskussioner förs med skola/förskola om samarbete alternativt hopslagning av verksamheter. Dessutom genomförs en genomlysning av vilka verksamheter som eventuellt kan läggas ut för upphandling. Annika Placido, Socialchef Agnetha Öberg, Verksamhetschef Åsa Franzén, Verksamhetscontroller, Strategiskt ledningsstöd 1

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehåll 1. INLEDNING VÅRD- OCH OMSORGS ORGANISATION GENOMFÖRANDE BAKGRUNDSANALYS BEHOVSANALYS KNIVSTA KOMMUN FÖRSLAG Organisationsöversyn VoO 2

4 1. INLEDNING Enligt socialnämndens beslut (SN-2011/269) den 8 november 2011 ska ett förslag på ny organisation för vård och omsorg tas fram. Socialnämnden beslutade att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Annika Placido, Agnetha Öberg och Åsa Franzén för att utreda behov och krav på framtida organisation för vård och omsorg, att utifrån behovsanalys ta fram en organisationsplan, att formulera rollbeskrivningar för de tjänster vilka ska besättas utifrån ovanstående, samt att rapportera uppdraget till socialnämnden senast vid socialnämndens sammanträde i februari

5 2. VÅRD- OCH OMSORGS ORGANISATION Nuvarande organisation Vård och omsorgs organisation består av två delar; äldre- och handikappomsorg samt sociala enheten med individ- och familjeomsorg. För varje del ansvarar en verksamhetschef. För hela vård- och omsorgs verksamhet ansvarar socialchefen. Visst administrativt stöd används från den kommungemensamma administrationen. Äldre och handikappomsorgen år 2011 Verksamheten har omorganiserats i omgångar. Under 2011 har en del större organisatoriska förändringar skett. Delar av äldre- och handikappomsorgen låg tidigare direkt under verksamhetschefen. Under hösten slutade verksamhetschefen och en ny verksamhetschef tillsattes inte i avvaktan på organisationsgenomlysningen. Socialchefen tog ansvaret året ut och en tillfällig omstrukturering skedde. Hjälpmedelsansvarig blev tillfällig chef för rehabpersonalen samt anhörigstödet, anhörigkonsulenten samt dagverksamheten. Sjuksköterskorna lades ut direkt under boendet och hemtjänsten. Socialchef Färdtjänst Adm. Ek.ass. MAS Verksamhetschef för Äldre- och handikappoms 1.0 Verksamhetschef för Sociala Enheten Hemtjänst 1.0 Estrids gård 1.0 Hjälp m, rehab 0.5 Personl. Ass. 2.0 Boendestöd 0.5 Daglig verks. 0.8 Dagv.h. Anhörig stöd Bem. Pers.- pool Träffpu. Trän.- boende Inflyttning till de nya äldreboendena skedde under våren Det ena boendet drivs av Förenade Care. Ett nytt LSS boende upphandlades under 2010, liksom sjuksköterska natt och helg. Detta är nu i full drift. Antalet chefer är i befintlig organisation 5.8 enhetschefer och en verksamhetschef (totalt 6.8 åa). Organisationsöversyn VoO 4

6 Sociala enheten, individ- och familjeomsorg 2011 Den sociala enheten har idag tre enhetschefer med ansvar för personal och budget inom sitt område. Enheten har en administrativ enhet. En verksamhetsutvecklare fanns på plats fram till hösten, då verksamhetsutvecklaren slutade valde man att inte tillsätta tjänsten. En jobbstudio har byggts upp för arbetslösa. Verksamheten Sfi/komvux flyttades vid halvårsskiftet över till skolans område. Chefen för resursteamet har slutat under året och tjänsten har ersatts tillfälligt med en chef på 50%. Under årsskiftet 2010/2011 genomfördes en genomlysning av sociala enheten. Socialchef Verksamhetschef Sociala enheten 1.0 Administrativ enhet Utredningsenheten 1.0 Resursteamet 1.0 (0.5 tillsatt) Vuxenenheten 1.0 Familjecentrum Fröhuset SAMREK Ungdomsboende Sfi, Komvux Därutöver ingår bl.a. serveringstillstånd, skuldrådgivning, familjerätt samt adoptioner. Antalet chefer i befintlig organisation är 3.0 enhetschefer (tillfälligt neddraget till 2.5) samt en verksamhetschef (totalt 4.0 åa) Agnetha Öberg, verksamhetschef

7 2. GENOMFÖRANDE I genomlysningen av organisationen Vård och omsorg har flera aspekter varit styrande. Möjligheten till samverkan har belysts, detta både internt men även med andra kommuner, Landstinget, skola/förskola mfl. Organisationen har även belysts ur aspekten vad som bör ligga kvar i kommunens regi och vad som eventuellt kan läggas ut, detta uppdrag har delvis legat parallellt utanför denna genomlysning. Kundperspektivet har varit styrande, liksom helhetssynen. Styrningen har varit viktig, för att på bästa sätt kunna styra mot politiska mål och prioriteringar. Målet har varit en ökad effektivitet för bättre ekonomi, men även för att lösgöra resurser för utveckling, kvalitet och utredning. Organisationsanalysen har genomförts i flera steg under december till och med februari En omvärldsanalys genomfördes under december Ett översyn av befintlig organisation har genomförts. Analysen av befintlig organisation och diskussionerna runt utformningen av en ny organisation har genomförts med personalen så långt det varit möjligt. Flera träffar har genomförts med enhetscheferna, både i mindre grupper och större samlade grupper. En enkät har gått ut till alla chefer. Sociala enhetens personal har samlats för diskussioner, vissa enheter flera gånger. Samtal har genomförts med personalen inom rehabgruppen (anhörigstöd, anhörigkonsulent, rehabpersonal, Lyckträffen samt hjälpmedel), daglig verksamhet samt socialpsykiatrin (boendestöd och träningsboende). Möjligheten att skicka in synpunkter och förslag har stått öppen under processen och en mängd förslag och åsikter har inkommit. Organisationsöversyn VoO 6

8 3. BAKGRUNDSANALYS Många kommuner befinner sig idag i en ekonomiskt svår situation beroende av den allmänna nedgången i världsekonomin. Sedan den ekonomiska krisen i början av 1990-talet har det skett ett omfattande förändringsarbete inom den kommunala sektorn. Drivande jämförelser, samverkan över kommungränserna, kundval och konkurrens är exempel på åtgärder som har syftat till en bättre användning av resurser. Det finns spridda utvärderingar men ingen helhetsbild av i vilken utsträckning förändringsarbetet vad gäller organisation och arbetssätt på något avgörande sätt har ökat produktiviteten i den kommunala verksamheten. I framtiden finns problem med finansiering på grund av demografiska förändringar. Den demografiska utvecklingen kommer att leda till att Sverige inom några decennier får allt fler äldre i behov av vård och omsorg. I framtiden kommer också en stor andel av personalen inom vården och omsorgen att gå i pension. Den kommunala verksamheten är personalintensiv och det finns risk för att kraftiga personalminskningar försämrar kvaliteten. 2 En betydande del av kostnaderna inom vård och omsorg utgörs av personalens löner. Det innebär att alla betydande rationaliseringar kommer att beröra den personal som också skapar kvaliteten i välfärdstjänsterna. 3 Det är därför viktigt i en rationalisering att både behålla personal, men även vara attraktiv vid rekrytering. Kunnig, kompetent och engagerad personal är en förutsättning för att vården och omsorgen skall hålla en hög kvalitet.4 Inom kommunerna har årsarbetskraften minskat inom alla verksamhetsområden mellan 2008 och 2009, med undantag för socialt och kurativt arbete (huvudsakligen socialsekreterare). Den i absoluta tal största minskningen har skett inom verksamhetsområdet skola och omsorg där antalet årsarbetskrafter minskat med 2,6 procent.5 En fråga som kommunerna kan ställa sig är om det finns outnyttjade möjligheterna att öka effektiviteten genom förändrade arbetsprocesser. En annan fråga är om organisationen och uppgiftsfördelningen inom den offentliga sektorn är ändamålsenlig? Kan samarbete mellan kommuner och landsting bidra till effektivare verksamhet?6 För att möta de framtida behoven kommer en kombination av åtgärder att krävas. Det är viktigt att medborgarna känner tillit och trygghet till vården och omsorgen. Det finns i dag brister som behöver rättas till för att tilliten och tryggheten skall öka. För att komma till rätta med problemen behövs bland annat ökat samarbete och samverkan mellan kommuner och landsting. Detta har drivits på av flera parter, däribland Regeringen, Sveriges kommuner och landsting samt Socialstyrelsen. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har haft flera 2 Prop 2005/06:115 Nationell utvecklingsplan för vård och omsorg om äldre 3 Sören häggroth (2011), Den demografiska utmaningen: Hur ska framtidens välfärd organiserasoch finansieras? 4 Sören häggroth (september 2011), Den demografiska utmaningen: Hur ska framtidens välfärd organiseras och finansieras? 5 Regeringens skrivelse 2010/11:102, Utvecklingen inom den kommunala sektorn 6 Sören häggroth (2011), Den demografiska utmaningen: Hur ska framtidens välfärd organiseras och finansieras? 7

9 konferenser runt framtida samarbete inom kommuner, landsting och regioner. Senast under hösten 2011 hölls en politikerkonferens med syftet att få nya tankar runt hur kommuner, landsting och regioner kan jobba tillsammans. Regeringen beslutade den 23 juni 2010 att tillsätta en nationell samordnare med uppdraget att stödja landsting och kommuner i processen att föra över ansvaret för hemsjukvården från landsting till kommuner. Den nationella samordnaren har fått uppdraget att stödja landsting och kommuner i processen att överföra ansvaret för hemsjukvård från landstingen till kommunerna. Syftet med uppdraget har varit att på frivillig väg få ett kommunalt huvudmannaskap för hemsjukvården i landet. Utredningen förslår att kommunerna ges en vidgad befogenhet att tillhandahålla hemsjukvård till att även avse hemsjukvård som är ansluten till den somatiska slutenvården och till den psykiatriska slutenvården.7 Det finns ett ökat krav avseende standarden i de offentliga tjänsterna. Den ökade konkurrensen, allt fler jämförelser och kundval driver på denna aspekt.8 Detta kommer leda till ett nytänkande avseende hur man organiserar och finansierar verksamheterna. 9 De privata alternativen har inom kommunal verksamhet utvecklats starkt under senare år. Konkurrensen mellan offentliga och privata alternativ är idag en del av den kommunala verkligheten. En motion har kommit till Riksdagen om obligatorisk utmaningsrätt (2011/12:Fi292). Kommunernas köp av verksamhet fortsätter att öka. Verksamhetsköpen 2009 skedde beloppsmässigt för kommunerna främst inom äldreomsorgen.10 En övergripande slutsats som kan dras är att valfrihet, i olika former, är på frammarsch. Detta gäller samtliga områden, även om olika sektorer skiljer sig åt beträffande modeller, bevekelsegrunder och omfattning på valfriheten. Inom omsorgen är en skillnad mellan olika valfrihetsmodeller i vilken utsträckning valfriheten handlar om val av producent eller val av service, eller både och.11 Det går att konstatera att bland dem som får större valfrihet och ett ökat inflytande över den service som de får ta del av upplever majoriteten det som något positivt. Det finns också flera studier som indikerar att brukarna upplever en ökad grad av inflytande. Det finns också studier som indikerar att det blir en ökad grad av kontinuitet i den service som levereras.12 De kommuner som lägger ut en jämförelsevis stor andel av kärnverksamheten på externa leverantörer utsätter sig för kontraktsrelaterad risk. Ökad risk kan förväntas leda till mer omfattande styrning av de externa leverantörerna. En rimlig tolkning är att kommuner som lägger ut mycket mjuk kärnverksamhet på externa leverantörer upplever det som otillfredsställande att förlita sig på informell styrning och istället stramar upp handlingsstyrningen. Samtidigt kan det vara så att kommuner som lägger ut ganska lite 7 Statens offentliga utredningar 2011:55, Kommunaliserad hemsjukvård 8 Departementsserie 2011:33, Rätten att få åldras tillsammans 9 Regeringens skrivelse 2010/11:102, Utvecklingen inom den kommunala sektorn 10 Regeringens skrivelse 2010/11:102, Utvecklingen inom den kommunala sektorn 11 Gustaf Kastberg (2011) Valfrihet internationell utblick. KFi-rapport nr Gustaf Kastberg (2011) Valfrihet internationell utblick. KFi-rapport nr 113 Organisationsöversyn VoO 8

10 verksamhet på externa leverantörer av kostnadsskäl avstår från att utveckla avancerade kontrollsystem. 13 Arbetet med kunskapsutveckling inom socialtjänsten har varit framgångsrikt. De senaste årens fokus på utveckling av statistik och kvalitetsindikatorer har förbättrat förutsättningarna för kommunerna att styra och effektivisera socialtjänsten.14 Vi befinner oss i ett omfattande brytningsskede. Många invanda mönster utmanas av den allt mer genomgripande digitaliseringen av samhället. Det finns allt bättre förutsättningar för samarbete och samordning av tjänster inom förvaltningen. Privatpersoner och företag förväntar sig att kunna lösa sina kontakter med förvaltningen elektroniskt. Målet är även att skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. 15 Den starkaste trenden inom kommunerna just nu tycks handla om ett ökat brukarfokus. 16 Erfarenheter från andra branscher visar att de har nått språng i utvecklingen genom kundfokus och standardisering av processer. 17 SKL har sett på de kommuner som lyckas bäst och kommit fram till en rad olika faktorer. Här nedan kommer ett axplock av dessa. Har en vision som når ut i verksamheten Har etablerat tydliga och mätbara mål och incitament för att motivera måluppfyllelse Har en rättvis resursfördelningsmodell Har kvalitetsledningssystem som sammanhållande länk i det systematiska kvalitetsarbetet Organisationen har en djup förståelse för varför man existerar Översätter resultat i nationella uppföljningar till konkret handling Förmår tydliggöra det offentliga åtagandet Har en tydlig ansvarsfördelning mellan landsting och kommun som fastställs i övergripande och lokala överenskommelser Har väl fungerande rutiner för att tillgodose vård- och omsorgsbehov oavsett huvudmannaskap Sven Siverbo (2010), Kommunernas styrning av externa leverantörer inom vård, skola och omsorg K F i r a 9 p p o r t n r Regeringens skrivelse 2010/11:102, Utvecklingen inom den kommunala sektorn 15 Sou 2011:67 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt 16 Prop. 2005/06:115 Nationell utvecklingsplan för vård och omsorg om äldre 17 Nutek Mer vård för pengarna genom organisatoriska innovationer. 18 SKL Framgångsfaktorer inom äldreomsorgen.

11 4. BEHOVSANALYS KNIVSTA KOMMUN Flera faktorer har framkommit som är av vitiga att ta hänsyn till vid en eventuell omorganisering. Fler externa utförare har kommit till senaste åren och fler utreds. En ökad tydlighet mellan beställare och utförare behövs. Beställarkompetens/utredarkompetens saknas idag. Ett besparingskrav finns. Samarbetsvinster finns inom vissa verksamheter. Samverkansformer behöver ses över. Samarbetet landstinget, närvårdsprojektet, är en viktig del i framtida organisation. Samarbetet skola-förskola behöver beaktas. Barnperspektivet behöver stärkas. Tydlighet i uppdrag, ansvar och processer behövs. Resurser för utveckling, kvalitet och utredning behövs. Kundfokus måste finnas genom hela organisationen. Uppdraget för de två tjänsterna inom gemensamma administrationen bör ses över. Organisationsöversyn VoO 10

12 5. FÖRSLAG Förslaget har mynnat ut i en organisation med en utförardel och en myndighetsdel. Myndighetsdelen delas enligt förslaget upp i en vuxenenhet och en enhet för barn och unga. Vid en sådan delning behövs en grundlig genomgång av tjänsterna då det finns personer som arbetar inom båda verksamhetsområdena. Resursteamet samt fröhuset föreslås ligga under utförardelen, men fortfarande som en samlad enhet. Fördelen med detta förslag är att förtydliga barn och unga perspektivet, samt att underlätta samarbetet inom närvårdsprojektet samt med skola/förskola. Det finns inom vissa verksamheter samordningsvinster. Daglig verksamhet och Samrek rekommenderas slås samman under en chef. Vid ett eventuellt permanentande av projektet jobbstudio föreslås även detta läggas inom enheten. Socialpsykiatrins öppna verksamhet träffpunkten föreslås ligga under den öppna verksamheten för att samla den öppna verksamheten mer samt att i framtiden öka samarbete och samutnyttjande av lokaler. Rekrytering, handledning och utredning av familjehem och kontaktpersoner sker idag på två enheter. Det bör utredas vidare hur dessa uppdrag kan samordnas. En diskussion pågår även parallellt om samarbetet alternativt visst samgående med verksamhet inom skola/förskola. Vissa verksamheter föreslås läggas ut för upphandling. Strandgården föreslås upphandlas. En utredning har startats huruvida hemtjänsten kan upphandlas. Diskussioner förs även om Daglig verksamhet samt Samrek bör upphandlas. Resursteamets uppföljningsansvar måste flyttas till myndigheten. Resursteamets uppdrag behöver tydliggöras, framför allt avseende den öppna verksamheten. Enheten öppen verksamhet/rehab som inkluderar anhörigkonsulent, anhörigstöd, rehabpersonal, Lyckträffen och hjälpmedel har fungerat väl och föreslås permanentas. Beslutet att lägga ut sjuksköterskorna på Estrids gård samt hemtjänsten kvarstår. För att få en balans i organisationen och en fungerande ledningsgrupp rekommenderas att en verksamhetschef finns för både utförare och myndighet. Då myndighetsuppdraget minskas föreslås verksamhetschefen för myndighetäven inneha rollen som utredare. Dessutom rekommenderas det två tjänsterna som verksamhetschef tydligare innehålla uppdraget som utvecklare. 11

13 Det finns tjänster i gemensam administration som arbetar på uppdrag av vård och omsorgs organisation. Två av dessa har ett mer direkt arbete mot verksamheten, en samordnare samt en sekreterare/administratör. Dessa personers uppdrag ska ses över. Befintlig organisation har totalt 10.8 chefer, det nya förslaget innebär mellan 8.8 till 9.8 tjänster (beroende på LSS översynen). I och med organisationsöversynen har även ett beslut tagits om att dra ned anhörigkonsulenttjänsten från 1.0 till 0.5, varmed resurser frigörs. Nedan kommer ett förslag på organisationens utformning. Organisationsöversyn VoO 12

14 Organisationsförslag Systemadministratör Socialchef MAS Gemensam adm. Nämndsekreterare sekreterare, lön samordnare, personal ekonom mm Verksamhetschef utförare Verksamhetschef myndighet /utredare 100% 100% 100% LSS Barn och unga 75% 100% Estrids gård Vuxna 75% 100% Hemtjänst DV, Samrek Myndighet Ekonomi 80% Flykting del arb.marknad Biståndshandl Placerare Utredare Missbruk Boendestöd 50% Dödsbo Träningsboende Ek. bistånd Boendefrågor Arbetsm.sekret Hj.m, anh.stöd, 50% Färdtjänst rehab, Lyckträff Avgiftshandläggare 50% Resursteamet, Fröhuset 13

15 Förslag på tidplan Rapporten presenteras på socialnämnden den 3 april. Antas förslaget till ny organisation detta datum föreslås nedanstående tidplan: Samverkan 11/4 kl mbl 19 och 23/4 kl mbl 11. Riskanalys april/maj Anställa verksamhetschef utförare under våren Utlysa de chefstjänster som berörs av omorganisationen under sommaren/hösten Utreda och upphandla flyktingboendet Strandgården snarast möjligt. Utreda eventuell upphandling av kommunens Hemtjänst samt Daglig Verksamhet och Samrek. Hemtjänsten har redan börjat utredas. Daglig verksamhet och Samrek föreslås utredas därefter. Antalet chefer inom LSS behöver utredas, förslagsvis redan vår/höst Rekrytering/handledning av stödfamiljer och kontaktpersoner behöver ses över, förslagsvis i samband med översyn av LSS-chefer höst Bemanningspoolens placering och chefskap behöver fastställas, förslagsvis i samband med översynen av LSS hösten Myndighetens uppdelning i två enheter - barn/unga och vuxna behöver utredas vidare, förslagsvis hösten Uppdrag avseende samordnare och sekreterare inom den gemensamma administrationen ses över hösten Samarbete - samlokalisering- med skola/förskola är ett arbete som pågår och är en del av närvårdsprojektet. Tydliggöra roller, uppdrag, ansvar och processer under Organisationsöversyn VoO 14