BAKOM VARJE PAPPER DÖLJER D DET SIG EN PATIENT. Skånes onkologiska klinik, Malmö. Annette Nilsson enhetschef

Transkript

1 BAKOM VARJE PAPPER DÖLJER D DET SIG EN PATIENT Skånes onkologiska klinik, Malmö Annette Nilsson enhetschef Vanja Kronlund medicinsk sekreterare/ samordnare

2 Dokumentationens utveckling

3 Det var bättre förr Viktigt att vi förhåller oss till framtiden i stället för att framhålla hur det var förr i tiden. Pappersjournaler

4 Men varför är r det sås viktigt att hela tiden bli bättre? b Varför ändra på p det som alltid har fungerat? Jo FÖR R PATIENTERNA Ny teknik, förändrade f och ökade krav ifrågas gasätter resultaten och värdet v för f r patienten.

5 PROCESSEN STARTADE 2005 Utvecklingsprogrammet för f r läkarsekreterare l med intresse för f r förändringsarbete. f PDSA-hjul (plan planera, do pröva, study analysera, act agera)

6 SYFTE Idag går g r en hel del av läkarnas l och sjukvårdspersonalens tid åt t till administrativa uppgifter. Vårt övergripande mål m är r att öka den administrativa servicen för r att läkare l och sjukvårdspersonal ska få f mer utrymme förf patientnära verksamhet. Vår r vision är r att sekretariatet ska fungera som ett administrativt nav i organisationen där d r läkare l och sjukvårdspersonal kan vända v sig för f r effektiv, snabb och kvalitativ service, som gynnar alla delar i organisationen och i slutledet därför även patienterna.

7 MÅL Varför r sätta s patienten i centrum det är r välv de anställda som ska trivas och må m bra på p sin arbetsplats? Vi vill driva en administrativ funktion med fokus på p patienten!

8 Vi ville minska gapet mellan möjligheterna och resurserna Förr fanns det mer personal men mindre möjligheter. m Nu finns det mer möjligheter m men mindre personal. Rätt personal på rätt plats med rätt uppgift

9 Hur nådde vi dit? Samarbete över gränserna Förstå hela sin uppgift men också den gemensamma Medarbetarskap - aktivt delta, påverka och utveckla sin vardag Individuell utveckling och utveckling av hela gruppen Vårt motto administrativa uppgifter till den administrativa enheten!

10 Vad har hänt h hittills? Renodlat tjänsterna och skapat teamgrupper trygghet och stabilitet Strukturerade teamträffar Skapat arbetsgrupper Strukturerade arbetsplatsträffar (APT) Lathundar per arbetsplats tillgängliga för alla Förbättrad handledning åt elever/nyanställda - grundschema för elever Förbättrat omhändertagande av nyanställda vid nyanställning utdelas lathund per arbetsplats Statistikprogrammet på fler personer för utökad service Kvalitetssäkring av rutiner arbetsledare, kvalitetssamordnare och sekreterare från gruppen deltar (lista)

11 Forts Uppdaterad kompetensstege, skapat värdegrund, målbeskrivning och spelregler Löpande kompetenshöjning i form av föreläsningar, konferenser och utbildningar Lagt ut IT-stödfunktion per team Hospitering (start våren 2011 Malmö / Lund) Friskvård vibragym fruktkorg enskilda satsningar - promenerande APT Veckoplanering under G Enhetschef skickar ut veckobrev Skapat torsdagscafé

12 Våra arbetsgrupper Språkrådsgruppen Handledargruppen PASiS-gruppen Gemensamma mål, m riktlinjer och rutiner Kvalitetssäkring Aktivt deltagande Kunskap och kompetensutveckling Påverkan DRG-gruppen Malmö / Lund Rutingruppen Avvikelsegruppen

13 Arbetsgrupperna ska: Vara en stödfunktion Vara lyhörda för f r behov och problem i det dagliga arbetet Sprida viktig information Via APT leda olika teman för f r att stimulera och utveckla arbetet Samarbeta med övriga arbetsgrupper Med hjälp av fördjupad f kunskap inom sitt specifika område utarbeta riktlinjer och nedskrivna rutiner/lathundar för f r samtliga medarbetare

14 Vad gör vi hela dagarna? Traditionell journalskrivning Förbereder klinikens konferenser (ronder) Bokningar Bevakningar Diagnosregistreringar Schemaläggning Flödesmodellen Remisshantering enligt Region Skånes remisspraxis Receptionsarbete modernisering pågår Månadsvis kontroll av kodning Tagit över PICC-line och cytostatikaregistreringar Strukturerade APT-träffar information, diskussion, inbjudna gäster Väntetidsrapporterar och kvalitetssäkrar inkommande remisser Telefon- och brevkontakter (registreringar i PASiS) Nya krav från Socialstyrelsen from Och mycket mer

15 Unika poster Samordnaruppdrag / teamledare Samordnaruppdrag arbetsgrupper Framtagande av statistik Kvalitetssäkring av klinikens rutiner nedskrivna rutinbeskrivningar Administrativ koordinator (före detta arkivfunktion) SA-uppdrag / IT-ärende planering pågår med IT-organisation på kliniknivå Hemsidor planering pågår Kvalitetsregister INCA start bröstcancer maj 2011 planering pågår Etc..... (samtidigt reducering av resurser)

16 Pågående förbf rbättringsområden Besöksregistreringar i våra v kassor - patienterna möts m ts av olika regler (Malmö / Lund) Remisshantering och övriga registreringar (Malmö / Lund) FINN QlikView (Malmö / Lund) Nationella kvalitetsregistret INCA start 23 maj 2011 (Malmö) Klinikens hemsida intranät internet (Malmö / Lund) Lean Ny mottagning pågående (Malmö) IT-organisation / WEBB start hösten h 2011 Chefen samlar ihop ärenden renden i ett mejl Införa en mejlfri dag per vecka? Vandrande APT (arbetsplatsträffar) Diagnosregistreringar (DRG) (Malmö / Lund)

17 DRG-gruppen Arbetsgruppen DRG vid de administrativa enheterna Malmö/Lund skapades våren v 2010 Den 14 januari 2011 klinikledningsmöte Föreläsning sekreterargrupperna april 2011 Föreläsning läkargrupperna l Malmö / Lund maj 2011 Information avdelningschefsgrupperna maj 2011 Start

18 GRUNDKODNING VID TUMÖRSJUKDOMAR INOM ÖPPENVÅRDEN Typ av besök Huvuddiagnos Bidiagnos KVÅ-koder Nybesök C-diagnos (Vid okänd tumör D37-D48) Akut start samt kontroll under pågående behandling (mitt- och övriga besök) Kontroll efter avslutad behandling: Z51.0/Z51.1 C-diagnos ZV031 Kurativ radioterapi ZV033 Palliativ radioterapi DT116 Cytostatikatillförsel intravenöst + ATC-kod Alt 1) progress/regress/stabil sjukdom Alt 2) inga tecken på sjukdom Besök vid recidiv Z08.(0-9) kontrollbesök efter behandling Z08.(0-9) kontrollbesök efter behandling C-diagnos för sekundär tumör (C77-C79) C-diagnos Z85.(0-9) vilket innebär cancer i egna anamnesen Z85.(0-9) vilket innebär cancer i egna anamnesen

19 Läkarlathund för diagnosklassificering Specificera var tumören sitter inom organet Om metastaser ange lokal (i lymfkörtlar ange vilka) Vid recidiv - uttryck tydligt var recidivet är r beläget Vid efterkontroll efter avslutad behandling ange tydligt om patienten blivit opererad, erhållit cytostatikabehandling, strålbehandling eller om det varit konkomitant behandling Vid återbesök k ange tydligt om patienten är r recidivfri/frisk (cancern i sjukhistorien) eller har en aktiv cancer Vid akutbesök uttryck klart och tydligt vad patienten kommer för f r (t.ex. svamp, illamående, anemi) Om patienten har fått f en läkemedelsreaktion l - ange vilket preparat som gett biverkan För r att vi ska kunna sätta s rätt r DRG-kod är r det av yttersta vikt att ni säger s rätt r diagnos Säg g aldrig bara en DRG-kod (lätt att det blir fel) Hänvisa ej till föregf regående ende vårdtillfällelle för DRG-koder Om ni ändrar DRG-koden vid signering meddela då d sekreteraren som måste m ändra detta i PASiS

20 Läkaren ställer diagnosen Sekreteraren kodar diagnosen Läkare Hmmm DRG-koden? Medicinsk sekreterare Ok, detta blir en C50.9 och diabetes, då d lägger vi till Rätt person utför rätt uppgift!

21 SPRÅKR KRÅDSGRUPPEN Att öka kvalitén n på p journalskrivningen (proffsiga utskrifter) Att underlätta för f r nyanställda, vikarier och elever Att följa f utvecklingen vad det gäller g dokumentation Att ansvara för f r informationsspridning till medarbetare Att kvalitetssäkra kra och hitta gemensamma rutiner kring dokumentation

22 DOKUMENT GÄLLER FÖR F R ALLA SEKRETERARE Ordlista Förkortningslista Att skriva patientjournaler patientdatalagen, sammansatta ord, försvenskning, vedertagna förkortningar f och mycket mer

23 SUS Fast på latin betyder det ju pig (gris) SUS, det trodde vi var Stockholms universitets studentkår Eller är det ett sjukhus i Skåne

24 Idag skriver vi för f r patienten, INTE för f r verksamheten!

25 YRKESSTOLTHET Att våga v och vilja vara den administrativa resursen/specialisten i sjukvården. Att vara stolt över sitt yrke och växa v med hjälp av förändringsarbete. f Var med och påverka p istället för r att kämpa k emot!

26 Digital diktering 1997 Röststyrd diktering 2011?

27 Den som inte hela tiden strävar efter att bli bättre, upphör snart att vara bra