SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset, rum 214 kl. 17:30-19:45 Beslutande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Pernilla Övermark (S) (ordförande) Ingvar Paulsson (M) (vice ordförande) Estelle Hwatz (S) Mats-Ola Vennström (MP) Anders Karlsson (KD) Johan Ahlsell (M) Christian Thomasson (C) Roland Alkvik (S) ersätter Jessica Wetterling (V) Catharina Benzel (L) ersätter Glenn Grimhage (L) Jan Ambecker (S) Jacob Sellberg (M) Elize Korkka (M) Camilla Lagerqvist (MP) Annika Stedner (förvaltningschef) Theresé Gustafsson (nämndsekreterare) Åsa Tollbom (utvecklingsledare) 69 Bodil Magnusson (konstintendent) 69 Lisa Björck (ekonom) Pia Persson (avdelningschef) Mats Nygaard (avdelningschef) Cajsa Lagerkvist (avdelningschef) Mikael Olow (avdelningschef) Christian Thomasson Justeringens plats och tid Stadshuset :00 Paragrafer

2 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande.... Therese Gustafsson.... Pernilla Övermark.... Christian Thomasson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Anslag sätts upp Anslag tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kultur- och fritidsförvaltningen... Therese Gustafsson 2

3 Innehållsförteckning 69 Lägesrapport för uppdrag kring offentlig konst 70 Arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden 71 Personuppgiftsansvarig för kultur- och fritidsnämnden 72 Delårsrapport per 30 juni Effektivisering inför s budget KFs uppdrag till KFN 76 Inkomna meddelanden redovisas Redovisning av delegeringsbeslut Förvaltningschefens information 3

4 69 KFN 144/16 Lägesrapport för uppdrag kring offentlig konst Beslut Informationen antecknas. Ärendet I enligt med uppdraget Konst i offentlig miljö i Mölndal, genomför kultur- och fritidsförvaltningen en utredning om förutsättningarna för arbetet med den offentliga konsten. Denna information ger en aktuell lägesrapport kring uppdraget och belyser vilka förändringsområden som är önskvärda för att kultur- och fritidsnämndens konstuppdrag enligt reglementet ska fungera i praktiken, i samklang med stadsutvecklingen och i linje med stadens visioner och mål. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden Informationen antecknas. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 4

5 70 KFN 134/17 Arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden Beslut utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden. Ärendet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden utse en arkivansvarig. Som arkivansvarig ska man Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till arkivansvarig för 5

6 kultur- och fritidsnämnden. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Stadsledningsförvaltningen. 6

7 71 KFN 135/17 Personuppgiftsansvarig för kultur- och fritidsnämnden Beslut utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till personuppgiftsombud för kultur- och fritidsnämnden, med uppdrag att självständigt se till att nämndens personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Theresé Gustafsson ska samverka med övriga personuppgiftsombud i Mölndals stad. Ärendet Varje nämnd i Mölndals stad är personuppgiftsansvarig, dvs. nämnden ansvarar självständigt för att behandlingen av de personuppgifter som nämnden och dess förvaltning hanterar sker i enlighet med bestämmelserna i personuppgiftslagen (PUL). Personuppgiftsansvaret innebär att nämnden både kan bli skadeståndsansvarig och dess ledamöter lagförda för brott om nämnden och dess förvaltning behandlar personuppgifter i strid med PUL. Enligt PUL kan den personuppgiftsansvarige, i detta fall kultur- och fritidsnämnden, utse ett personuppgiftsombud med uppgift att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt. Även om nämnden utser ett personuppgiftsombud har nämnden fortfarande kvar det juridiska personuppgiftsansvaret. Ett personuppgiftsombud ska vara en fysisk person som utses av nämnden och anmäls till Datainspektionen. Personuppgiftsombudets uppgift är att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister för nämnden. Ombudet ska ha koll på hanteringen av personuppgifter och ska föra en förteckning över vilka personuppgifter som behandlas. Denna förteckning ersätter anmälan till Datainspektionen som annars måste göras. Ett personuppgiftsombud kan jämställas med en slags internrevisor och ska ha tillräcklig utbildningsnivå och erfarenhet samt en sådan självständig position att han eller hon vågar påpeka fel och brister. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden utser nämndsekreterare Theresé Gustafsson till 7

8 personuppgiftsombud för kultur- och fritidsnämnden, med uppdrag att självständigt se till att nämndens personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Theresé Gustafsson ska samverka med övriga personuppgiftsombud i Mölndals stad. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Datainspektionen, (genom särskild anmälan) Personuppgiftsombudet för kommunstyrelsen 8

9 72 KFN 140/17 Delårsrapport per 30 juni 2017 Beslut Information om delårsbokslut samt prognos för 2017, utifrån resultat per juni, antecknas. Ärendet Underlaget till delårsrapporten för perioden , har tagits fram av kultur- och fritidsförvaltningen. Det innehåller nämndens resultat för perioden samt prognos för helår 2017, kommentarer till ekonomin, viktiga händelser under perioden, samt volymmått. Återrapportering av måluppfyllelsen sker på nämndmötet 19 oktober. Delårsrapporten upprättas formellt av kommunstyrelsen, vilket innebär att dokumentet som lämnas till nämnden betraktas som ett underlag till stadens delårsrapport. Stadens delårsrapport behandlas i kommunstyrelsen den 27 september och i kommunfullmäktige den 18 oktober. Förvaltningens underlag kan komma att justeras fram till kommunstyrelsens behandling. Delårsrapporten presenteras i bilaga. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden Information om delårsbokslut samt prognos för 2017, utifrån resultat per juni, antecknas. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 9

10 73 KFN 141/17 Effektivisering inför 2018 Beslut beslutar enligt alternativ 2. Nedläggning av Balltorps bibliotek, översyn av sommaraktivitet vid Djursjön, översyn av kulturnatten, minskning av administrativa kostnader, stängning av konstgräsplaner några vinterveckor, minskning av drift- och skötselpotten och neddragning av tjänst med 50% på Aktiviteten i samband med pensionsavgång. Reservation Alliansen reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Ärendet I budget/plan för 2018 har KF beslutat att inte kompensera KFN med hela kostnaden för hyran i det nya stadsbiblioteket. Differensen motsvarar 1 mnkr och förutsätter att effekter och behov kan omprövas inom hela nämndens verksamhet (se dokument Nämndernas utgiftstak 2018 som antogs på KF ). En omprövning innebär i det här fallet i praktiken en besparing och/eller en intäktsökning. Utöver denna riktade besparing på nämndens verksamhet så tillkommer även stadens planerade effektivisering, som alla nämnder ålagts inför 2018, vilket är på 0,5% och motsvarar 0,7 mnkr för kultur och fritid. Redan inför budget 2017 kunde alla avdelningar utom biblioteken identifiera åtgärder som skall implementeras under 2018 men för biblioteken återstår fortfarande 0,5 mnkr att lösa. Total summa som skall omprövas inom nämndens ram blir därmed 1,7 mnkr. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden beslutar om ett av nedanstående två alternativ för att ompröva 1,7 mnkr med anledning av ålagd effektivisering om 0,5% samt att nämnden inte kompenseras för hela hyran i det nya stadsbiblioteket motsvarande 1 mnkr. Alternativ 1. Nedläggning av bokbussverksamheten samt minskning av administrativa kostnader. Alternativ 2. Nedläggning av Balltorps bibliotek, översyn av sommaraktivitet vid Djursjön, 10

11 översyn av kulturnatten, minskning av administrativa kostnader, stängning av konstgräsplaner några vinterveckor, minskning av drift- och skötselpotten och neddragning av tjänst med 50% på Aktiviteten i samband med pensionsavgång. Förslag till beslut under sammanträdet Alliansen föreslår att slutligt förslag till budget 2018 lämnas i samband med kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges budgetmöte i höst. Beslutsgång ajournerar sammanträdet 18:00-18:15 för överläggning. Ordföranden konstaterar att det finns tre förslag till beslut, alternativ 1, alternativ 2 och alliansens förslag. Därefter ställer ordföranden förslagen mot varandra och finner att kulturoch fritidsnämnden beslutar enligt alternativ 2. Protokollsanteckning Anders Karlsson (KD) får anteckna följande till protokollet: "Vi kristdemokrater ser positivt på sommarverksamheten vid Djursjön. Verksamheten ger barn och ungdomar möjlighet till aktiviteter som att paddla kanot, fiska och bada. Därför är vi kristdemokrater emot en nedskärning av sommarverksamheten vid Djursjön". Mats-Ola Vennström (MP) får anteckna följande till protokollet: "MP anser att Balltorps Bibliotek är en viktig verksamhet där man behöver titta på hur man kan fortsätta med samma service som innan genom att titta på alternativ hur man kan lösa tiden efter skolbiblioteket. Det kan finnas alternativ som att man ändrar rutt för bokbussen förbi Balltorp och att man samarbetar med föreningar. Det kan även finnas intresse av företag att hjälpa till med lokalen eller aktiviteter efter skolbibliotekstid. Vi Miljöpartister kommer att arbeta för att försöka hitta lösningar även efter beslut". Expedieras till Skolförvaltningen 11

12 74 KFN 129/17 s budget 2018 Beslut Budget 2018, bilaga 1 alternativ 2, med fördelning av utgiftstaket på ramområden samt den särskilda budgetskrivelsen godkänns. Reservation Alliansen tillstyrker budgetskrivelsen Alliansen reserverar sig mot budgetförslaget för 2018, på grund av att man inte lagt förslag i ärende 73 effektivisering inför 2018 i nämnden, utan slutligt budgetförslag läggs i samband med fastställande av budget 2018 i Kommunfullmäktige/Kommunstyrelse. Paragrafen justeras omedelbart Ärendet Kommunfullmäktige fastställde 21 juni 2017 att kultur- och fritidsnämnden tilldelas 153,6 mnkr i kommunbidrag I budgethandlingen , bilaga 1, presenteras en fördelning av detta utgiftstak på de fem ramområden som kommunfullmäktige angivit för nämnden. Beroende av beslut i ärende KFN 141/17 Effektivisering inför 2018, är alternativ 1 eller alternativ 2 aktuellt för beslut. I handlingen listas också förändringar i ekonomisk ram jämfört med 2017 samt planerade förändringar I den särskilda budgetskrivelsen, bilaga 2, kommenteras åtgärder som kultur- och fritidsnämnden planerar att vidta för att uppfylla sina åtaganden under 2018 inom utgiftstaket. I skrivelsen redovisas också en omvärldsbevakning och riskanalys gällande de kommande budget-/ planåren. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden Budget 2018 med fördelning av utgiftstaket på ramområden samt den särskilda budgetskrivelsen godkänns. Beslutsgång 12

13 Ordföranden frågar om förslag till beslut, med tillägg av bilaga 1 alternativ 2, kan antas och finner att så sker. Paragrafen förklarars omedelbart justerad. 13

14 NÄMND: Sparat senast: :57:00 Bilaga 1, alt 2 Nämnden ansvarar huvudsakligen för att utifrån stadens politiska mål främja kulturlivet och skapa förutsättningar för en mångsidig idrotts- och fritidsverksamhet, främja delaktighet och möjlighet till påverkan för dem som verksamheten riktar sig till och ansvara för stadens uppgifter enligt bibliotekslagen. RESULTATRÄKNING mnkr Bokslut 2016 Budget¹ 2017 Budget 2018 Intäkter 37,8 36,4 36,4 Kostnader -177,9-177,6-190,0 Plan 2019 Plan 2020 Summa nettokostnader -140,1-141,2-153,6-155,6-156,6 Kommunbidrag Bibliotek, museum, konst och kultur 40,8 41,7 49,7 Ungdoms- och samhällsarbete 20,1 22,1 22,3 Föreningsbidrag 10,8 10,9 12,5 Förening och idrott 62,5 58,7 61,4 Nämnd, administration m.m. 7,0 7,8 7,7 Summa kommunbidrag 141,2 141,2 153,6 155,6 156,6 Resultat 1, ) Budget 2017 är justerad i enlighet med antagna beslut. Beloppen för planåren är angivna i 2018 års prisnivå. Specifikation per kommunbidrag sker i ettårsbudgeten. Statsbidrag Förutom det kommunbidrag som tilldelas från kommunfullmäktige disponerar nämnden även vissa statsbidrag inom sitt verksamhetsområde. Under 2018 beräknas följande statsbidrag i ungefärliga belopp: Riksantikvarieämbetet Kulturarvs-IT Myndigheten för ungdomsoch civilsamhällesfrågor Sommarlovsaktiviteter Statens kulturråd Inköpsstöd barnlitteratur (KUR) för hösten2017/våren2018 Summa 0,5 mnkr 0,6 mnkr 0,1 mnkr 1,2 mnkr 1

15 NÄMND: Sparat senast: :57:00 Förändringar 2018 jämfört med ,1 mnkr tillförs för bibliotekverksamhet inklusive nytt stadsbibliotek, inventarier/drift* 0,6 mnkr tillförs för tekniska uppgraderingar av idrottsanläggningar 0,5 mnkr tillförs för sporthall Lindome 0,2 mnkr tillförs för näridrottsplats i Bifrost/ersättningsfotbollsplan Lindhaga 0,2 mnkr tillförs för ersättningsfotbollsplan Balltorp 0,1 mnkr tillförs för byte av konstgräs Kållered IP 0,1 mnkr tillförs för byte av konstgräs Rävekärrsplan 0,2 mnkr tillförs för byte av konstgräs Frejaplan 0,1 mnkr tillförs för årlig renovering av Åbybadet 1,5 mnkr tillförs för ränte- och amorteringsfria lån 2,7 mnkr tillförs för pris- och löneuppräkning 0,7 mnkr avgår för utveckling av befintlig verksamhet för ökad effektivitet och utrymme för ny verksamhet 12,6 mnkr * Eventuella effekter på biblioteksverksamheten kan fördelas på hela nämndens verksamhetsområde FÖRÄNDRINGAR EKONOMISKT UTRYMME plan årlig förändring (netto) Mnkr Tekniska uppgraderingar idrottsanläggningar 0,6 0,6 Sporthall Lindome 1,3 Byte av konstgräs Kållereds IP 0,3 Byte av konstgräs Rävekärrsplan 0,1 Byte av konstgräs Frejaplan 0,2 Årlig renoveringspeng 0,2 0,2 Näridrottsplatser 0,2 Utveckling av befintlig verksamhet för ökad effektivitet och utrymme för ny verksamhet -0,7 Summa 2,0 1,0 Verksamhetsförändringar Tekniska uppgraderingar idrottsanläggningar Flera av stadens idrottsanläggningar är i behov av upprustning. Under planperioden finns 6 mnkr per år i investeringsmedel avsatta till detta. 2

16 NÄMND: Sparat senast: :57:00 Sporthall Lindome Planerad driftstart beräknas till oktober Hallen kommer att användas av både kultur och fritid samt av skolan. Beräknad helårsdriftkostnad för kultur och fritid är 1,8 mnkr vilket ger en driftkostnad 2018 på 0,5 mnkr och tillkommande upp till helårsdrift 2019 på 1,3 mnkr. Byte av konstgräs Tre byten av konstgräs utförs Beloppen 2019 avser driftkostnad upp till helårsdrift. Årlig renoveringspeng Åbybadet Årliga driftkonsekvenser för renovering fram till ny eller ombyggd badanläggning är på plats. Nybyggnation näridrottsplatser Under 2020 planeras det anläggas nya näridrottsplatser. Driftkostnaden avser halvårsdrift. VOLYMMÅTT BIBLIOTEK, MUSEUM, KONST OCH KULTUR Antal besök Budget 2018 Budget 2017 Utfall 2016 Bibliotek Museum Antal webbesök Bibliotek Museum FÖRENINGSBIDRAG Antal med bidrag Föreningar Studieorganisationer UNGDOMS- OCH SAMHÄLLSARBETE Antal besök Fritidsgårdar FÖRENING OCH IDROTT Antal besök Åbybadet Isanläggningar Fotbollsplaner Aktiviteten och idrottshallar

17 NÄMND: Sparat senast: :57:00 Besök Åbybadet Åbybadet kommer vara stängt upp emot tio veckor under sommaren 2018 för renovering. Besökstalen beräknas bli i nivå med utfallet 2015 då det också var stängt cirka tio veckor. Besök biblioteken Siffran innehåller en bedömd besökssiffra för det nya större stadsbiblioteket. För övriga enheter bygger budgetsiffran på utfall ANDRA INDIKATORER AV SÄRSKILT INTRESSE BIBLIOTEK, MUSEUM, KONST OCH KULTUR Antal besök per invånare Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Bibliotek, fysiska 6,8 7,0 7,4 Bibliotek, fysiska och virtuella 7,4 9,0 9,4 Museum, fysiska 0,7 0,5 0,6 Museum, fysiska och virtuella 1,7 1,0 1,4 FÖRENING OCH IDROTT Antal besök per invånare Åbybadet 5,3 5,0 5,4 4

18 75 KFN 143/17 KFs uppdrag till KFN Beslut beslutar att kultur- och fritidsförvaltningen, under 2018, ska utreda vidare och lägga fram förslag till beslut till politiken inom följande områden Skapa långsiktiga IOP-samarbeten Partnerskap vid nybyggnation av anläggningar Föreningsdriven mötesplats Fast utomhusscen Ärendet I KFs budget/plan har kultur och fritidsnämnden fått ett uppdrag som lyder att inför 2018 se över hur den verksamhet som bedrivs idag kan bedrivas med nya lösningar och/eller i samarbete med andra partners. Nämnden skall redovisa en handlingsplan till kommunstyrelsen i oktober Även om det inte står uttryckligen i uppdraget vad syftet är så skulle ett syfte kunna vara att nämnden skall leta efter lösningar som antingen kan sänka nämndens nuvarande kostnader och/eller hitta lösningar som kan hantera ett ökat krav på utbud i en växande stad. Ytterligare ett syfte skulle kunna vara att helt enkelt hitta fler områden som kan engagera civilsamhället i stadens utveckling för att fler medborgare skall ta ett ansvar, enligt KFs mål 7 - Mölndalsbornas möjlighet att påverka frågor som rör deras vardag ska öka. Förvaltningen redovisar i separat dokument: 1. hur kultur och fritid jobbar med andra partners idag 2. exempel på hur nuvarande verksamhet skulle kunna bedrivas på annat sätt 3. investeringar som skulle kunna ge en hävstångseffekt på nuvarande verksamhet 4. handlingsplan för det fortsatta fördjupningsarbetet med uppdraget 14

19 Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kultur- och fritidsnämnden Kultur och fritidsnämnden prioriterar och beslutar vilka av förslagen i kapitel 2 och 3 i bilagan som skall utredas vidare under 2018 och läggas fram till politiken som förslag till beslut. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut, med prioritering av nedanstående punkter, kan antas och finner att så sker. Skapa långsiktiga IOP-samarbeten Partnerskap vid nybyggnation av anläggningar Föreningsdriven mötesplats Fast utomhusscen Expedieras till Kommunsstyrelsen 15

20 76 KFN 2/17 Inkomna meddelanden redovisas Beslut Redovisade meddelanden antecknas. Ärendet Inkomna meddelanden delges nämnden enligt nedan. Protokoll: AU FSR Förslag till beslut Redovisade meddelanden antecknas. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 16

21 77 KFN 1/17 Redovisning av delegeringsbeslut Beslut Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns. Ärendet har överlämnat sin beslutanderätt i vissa frågor till förvaltningen, enligt kultur- och fritidsnämndens antagna delegeringsordning den 21 maj Dessa beslut ska redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kultur- och fritidsnämnden kan ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot kan kultur- och fritidsnämnden återkalla lämnad delegering. Delegeringsbeslut fattade med stöd av delegeringsordningen: Dnr KFN 121/17 Beslut projektbidrag Mölndalsgalan Dnr KFN 131/17 Försåker 1:139 förrådsbyggnad Dnr KFN 138/17 Gunnebo 1:27 Ommålning av flygelbyggnader Dnr KFN 130/17 Hällesåker 9:1 förhandsbesked nybyggnad Dnr KFN 136/17 Inseros 1:72 - garage Dnr KFN 137/17 Kvarnbyterrassen 4, Götiska förbundets skola Delegeringsbeslut anställningar Förslag till beslut Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns. Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 17

22 78 Förvaltningschefens information Ärendet Annika Stedner informerar: Möte med revisorerna 2 oktober 2017 Årlig genomgång av kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Rekrytering bibliotekeschef Rekryteringsprocessen är i sitt slutskede. Besök från Chipata, Zambia Projektet visar på bra utveckling och goda resultat. Ordföranden tackar för informationen. 18