Årsrapport servicenämnden Servicenämnd

Transkript

1 Årsrapport servicenämnden 2018 Servicenämnd

2 Sammanfattning Driftsredovisning Serviceförvaltningens driftsredovisning för 2018 visar ett underskott på 2,2 mnkr gentemot budget. Intäkterna blev 652,7 mnkr, vilket är 28,7 mnkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade volymer inom IT samt högre intäkter från leasingfordon. Bidragsnivån har blivit högre än budgeterat på grund av nya och utökade kustmiljöprojekt. De ökade intäkterna beror även på fler lokalvårdstjänster och större städytor. Måltidsförsäljning samt cateringverksamhet blev också högre än beräknat. Personalkostnaderna uppgick till 249,3 mnkr, vilket är 3,6 mnkr lägre än budgeterat. Till största del beror det på vakanta tjänster under året. Svårighet att rekrytera har påverkat flera verksamheter i förvaltningen. Kapital- och lokalkostnader hamnade på 206,8 mnkr vilket innebär 4,6 mnkr lägre än budget. Dessa kostnader är svårbudgeterade då de beror på hur mycket av investeringarna som blir färdigställda under året. Övriga kostnader uppgick till 387,9 mnkr vilket innebär 39,1 mnkr högre än budgeterat. Relativt stora poster som avviker mot budget är ökade volymer inom IT och utleasade fordon. Köpta konsulttjänster blev högre än budgeterat beroende på fler och utökade kustmiljöprojekt samt avslutade projekteringar för Barkestorpsskolan som inte gick till genomförande. Entreprenadtjänster överskrider budget med 4,8 mnkr, främst beroende på den snörika vintern. Andra stora avvikelser är livsmedelskostnaden som blev 1,5 mnkr dyrare än beräknat och kostnaden för el som överskred budget med 2,9 mnkr. Serviceförvaltningen kommer inte att göra några åtgärder till följd av 2018 års negativa resultat. Förvaltningen har en fast budget för vinterväghållning och denna kommer inte att utökas. Vintrar med kraftiga och långvariga snöoväder kommer således innebära större kostnader än vad förvaltningen har utrymme för. Investeringsredovisning Serviceförvaltningens investeringsredovisning för 2018 visar ett resultat på -53,1 mnkr. Det planerade underhållet fördelades inte till förvaltningens budget utan ligger centralt hos kommunledningen vilket resulterar i ett överskridande med 52,6 mnkr varav 18,6 mnkr gäller beläggningsunderhåll och resterande avser fastigheter. Förseningar i inköp av serverutrustning har inneburit 1 mnkr lägre investering än budgeterat. Budgeten för fordon och maskiner överskreds med 4,2 mnkr. Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 2018 inleddes med ett långdraget snöoväder vilket har påverkat förvaltningens budgetförutsättningar väsentligt. Flera vakanser inom förvaltningen har inneburit en hög arbetsbelastning och att prioriteringar har varit nödvändiga. Det har även varit svårt att anlita konsulter till projekt på grund av högt tryck inom branscherna. Utbudet av arbetsmarknadsåtgärder har minskat och istället har resurser fått tillsättas vilket har inneburit ökade kostnader. Den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj har varit ett fokusområde under Projekten inom kustmiljö har fortsatt att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Under året har till exempel svämmplan i Ljungbyån skapats, i musselprojektet har 9,5 ton musslor skördats, en fosfordamm har byggts i Igellösa och en sumpskog har återställts i Smedby. Ovanstående åtgärder har gjorts för att minska näringsämnen till Kalmarsund och våra vattendrag. 1

3 EU-projektet LifeSURE har fortgått under Projektet går ut på att ta upp kubikmeter sediment i Malmfjärden för att visa hur den ekologiska statusen i vattnet kan återställas på ett hållbart sätt. Ett projekt för strandstädning startades upp under våren 2018 då ett bidrag beviljades från Naturvårdsverket. Kommunens centralförråd har fortsatt arbetet med att bredda verksamheten och vara kommunens inköpsstöd. Försäljningen av icke lagerförda varor ökade med 60 procent under Fastighetsbeståndet har under året utökats med en idrottsanläggning, Guldfågeln arena, samtidigt som den gamla brandstationen har sålts av. Övriga tillkomna lokalytor under året är fyra nya avdelningar på förskolan Vallmon, nya skollokaler i Halltorp och Hagby samt ombyggnad av tomma skollokaler i Smedby till en mötesplats med bibliotek och fritidsgård. Utökningen av kommunens lokaler har även inneburit ett ökat behov av lokalvård. Ett första spadtag togs för Djurängens nya skola och förskola, samt för en ny förskola i Åby. Rinkabyholmsskolan har förstärkts med sex klassrumsmoduler i väntan på nybyggnation. Renovering av befästningsverket har fortsatt, där andra etappen efter Västerport är Kavaljersporten. Renoveringen är delvis möjlig tack vare bidragspengar ifrån Riksantikvarieämbetet. Arbetet med att nå målet om en fossilfri region 2030 har fortsatt under Andelen el- och biogasfordon i leasingverksamhetans vagnpark har ökat. Nio laddstolpar för elbilar har placerats ut strategiskt från norr till söder i kommunen för att skapa förutsättningar för ökat elbilsanvändande. Ytterligare fyra solcellsanläggningar har uppförts på byggnader vilket gör att det nu finns totalt 13 anläggningar. Livsmedelspriserna har ökat mer än vanligt under 2018 till följd av den torra sommaren vilket har gett förvaltningen högre kostnader. Beslut om ökad servering av nötkött under hösten samt fortsatt servering av specifikt matfett inom skolor och förskolor har bidragit till de ökade kostnaderna. Kalmar växer vilket gör att underhåll av till exempel parkytor och gator har ökat markant liksom förväntningar på hög kvalitet samtidigt som den gamla infrastrukturen krävt reinvesteringar. Sommarens värmebölja ledde till att vattenbesparingar var nödvändiga. 2

4 Femårsöversikt 3

5 Året som gått Serviceförvaltningens verksamheter strävar efter att vara kostnadseffektiva, ändamålsenliga och anpassade efter de interna kundernas faktiska behov. Vi tillhandahåller och utvecklar interna tjänster för att vara en självklar leverantör inom våra ansvarsområden. Den interna kunden ska kunna fokusera helt på sitt uppdrag och sin verksamhet. För att få systematik i vårt förbättringsarbete har styrkor, svagheter, möjligheter och hot identifierats via så kallad SWOT-analys i våra verksamheter. Dessa har sedan prioriterats och handlingsplaner har upprättats och genoförts för fortsatt utveckling och effektivisering. Definiering av roller och mandat är ett fortlöpande arbete som pågått under året och som även bör prioriteras framåt för att effektivisera verksamheten. Undersökningar som genoförts under året ger ett gott betyg på verksamheternas leveranser av olika tjänster. Serviceförvaltningen har under året arbetat med miljöförbättrande åtgärder på många olika fronter. Laddstolpar har satts upp från norr till söder vid egna fastigheter och fler solcellsanläggningar har installerats på kommunala tak. Under året säkerställdes att serviceförvaltningens fordon, både lätta och tunga, kan köras på fossilfritt bränsle. Kustmiljöprojekten har bidraget att öka miljöstatus i Kalmarsund och i våra vattendrag. Förvaltningsledningen utsåg under hösten centralförrådet samt Thomas Petterson hos fastighetsservice till vinnare av förvaltningens belöningssystem. Syftet med systemet är att uppmärksamma nytänkande och goda förslag från medarbetare i förvaltningens olika verksamheter. Centralförrådet har arbetat med att ständigt förbättra och utveckla verksamheten samt att en inköpsportal har skapats. Thomas Pettersson har utvecklat ett larmsystem som minskat skadegörelse och skapat en tryggare miljö för barn och vuxna i skolmiljö. 4

6 Verksamhetsplan Under 2018 har serviceförvaltningen arbetat med 17 mål som har beslutats av servicenämnden. Av dessa är tio uppfyllda vid årets slut, fyra är inte uppfyllda och tre är delvis uppnådda/oförändrade. Nedanstående mål uppfylldes inte under 2018: Kundnöjdhet kost skola målsättning var att nå 75 procent kundnöjdhet. Årets mätning uppgick till 71,1 procents kundnöjdhet. De enskilda skolor som inte nådde målsättningen arbetar vidare med handlingsplaner. Matsvinn inom kost skola målsättning var att nå ett lägre värde än 2017 års resultat 15,3 gram. För 2018 uppgick svinnet till 16,3 gram per elev och måltid, det vill säga en ökning med ett gram. Uppläggningssvinn vid förskolor målsättning var att nå ett värde lägre än 20 gram per barn. Svinnet ökade under året jämfört medföregående års mätningar. Mätningen visar på 29 gram per barn, att jämföra med 23 och 26 gram under de senaste åren. Variationen kan bero på olika sätt att mäta och en översyn kommer att göras för att standardisera denna hantering. Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning, det vill säga de tio områden i undersökningen som härrör exempelvis tillsnöröjning, belysningochrenhållning av parker. Här var målsättning att nå ett medelindex högre än 2017 års värde 7,0. Medelindex slutade på 6,8 för Verksamhet, medarbetare och arbetsmiljö Kommentar: Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ligger generellt lägre än den totala siffran för Kalmar kommun och några särskilda åtgärder har därför inte vidtagits. Nyanställningar i förvaltningen görs med anställningsgrad 100 procent. En plan har tagits fram för hur förvaltningens jämställdhetsarbete ska bedrivas. Titel Beskrivning Kommentar Status Nämndsmål - Kartlägga påverkbar sjukfrånvaro Serviceförvaltningen ska kartlägga sin påverkbara sjukfrånvaro föratt kunna arbeta med förebyggande insatser. Kartläggningar av långtidsfrånvaron görs årligen och identifiering av korttidsfrånvaron på förvaltningens enheter pågår. Även en allmän genomgång av rehabiliteringssystemetär pågående. Hög kvalitet i välfärden Kommentar: Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta fokusområde. Ett växande, attraktivt Kalmar Kommentar: Serviceförvaltningens arbete är en del i att skapa ett attraktivt Kalmar. 5

7 Förvaltningens arbete inom park- och fritidsverksamheten bidrar till att göra kommunen till ett attraktivt besöksmål. Underhållsarbete på anläggningar såsom badplatser, vandringsleder och motionsspår bidrar till att skapa ett rikt fritidsutbud. Gatuverksamheten arbetar med upprustning av vägar samt gång- och cykelvägar. Förvaltningen deltar även i tillgänglighetsarbetet. Arbete med åtgärder för att förbättra trygghetskänslan hos kommunens innevånare genomförs, bland annat genom årlig siktröjning vid motionsspåren och förbättrad belysning på mörka platser. Titel Beskrivning Kommentar Status Nämndsmål - Produktions I Statistiska Centralbyråns Medelvärdet av SCB:s verksamheter i SCB:s medborgarundersökning ska mätning för dessa 10 medborgarundersökning Kalmar kommun nå ett områden landar på index 6,8 genomsnittsbetyg som är att jämföra med 7,0 för bättre än det för 2018 Det är en generell försämring avseende nedanstående på samtliga områden utom områden: "Belysning av gång-och Tillgång till parker, cykelvägar" som ligger kvar i grönområden och samma nivå som natur (Kvinnor index 6,87 och män Belysning av gångoch cykelvägar 6,84) Underhåll och skötsel av gång-och cykelvägar Snöröjning av gångoch cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag - Tillgänglighetsåtgärder badplatser Ta framett underlag som ska ligga till grund för att förbättra tillgängligheten kommunens badplatser och utifrån detta föreslå åtgärder för tillgänglighet på ett antal platser. Arbetet som var planerat för produktion är genomfört. Nu är nästa steg att fortsätta utredningen på fler ställen som ska bli tillgänglighetsanpassade. Detta arbetet utreds centralt, varvid att produktion är färdiga med sin del. 6

8 Ett grönare Kalmar Kommentar: Serviceförvaltningens arbete bidrar inom en rad områden till fokusområdet "ett grönare Kalmar". Transportcentralen arbetar för att kommunens leasingfordon ska drivas med el, biogas eller laddhybrid. Under 2018 uppnåddes ett mål om fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen. Transportcentralens fordon samt utvalda entreprenadmaskiner använder nu enbart HVO som drivmedel. HVO är en syntetisk diesel som framställs av förnybara råvaror. Kostverksamheten arbetar för att nå fullmäktiges målsättning kring livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna. Projekten inom kustmiljö har fortsatt att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Under året har till exempel svämmplan i Ljungbyån skapats, i musselprojektet har 9,5 ton musslor skördats, en fosfordammhar byggtsi Igellösa ochen sumpskog i Smedby har återställts. Ovanstående åtgärderär gjorda föratt minska näringsämnen till Kalmarsund och våra vattendrag. EU-projektet LifeSUREhar fortgått under Projektet går ut på att ta upp 40000kubikmeter sediment i Malmfjärden för att visa hur den ekologiska statusen i vattnet kan återställas på ett hållbart sätt. Ett projekt för strandstädning startades upp under våren 2018 då ett bidrag beviljades från Naturvårdsverket. Arbete sker för minskad energiförbrukning inom ramen för energitjänsteprojeket. Förvaltningens mål kring "energianvändning nybyggnation" arbetar för att säkerställa en användning som ligger 25 procent lägre än kraven som ställs i Boverkets byggregler. Fastighet införde under 2018 ett nytt energiuppföljningssystem. Detta kommer att ge betydligt bättre underlag för analyser och vidtagande av åtgärder för arbete med energieffektiva insatser. Pågående just nu är inventering och komplettering av mätare ute i kommunens byggnader. Installation har skett av fyra solcellsanläggningar på tre objekt, Kalmarsundsskolan (låg-och mellanstadiet), Vasaskolan och Lindöförskola. Totalt finns nu solcellsanläggningar på tretton objekt. Kostverksamheten följer matsvinnet genom regelbundna mätningar. Hos fastighets-och produktionsverksamheten genomförs åtgärder för att minska dricksvattenförbrukningen. Serviceförvaltningen bidrar till målet kring cykeltrafiken genom sitt arbete med snöröjning, sandning, belysning samt underhåll av kommunens cykelvägar. Nya cykelvägar byggs då uppdrag inkommer. Det samma gäller för kollektivtrafiken där bidragetill målets uppfyllnad är arbete med renhållning samt snöröjning vid busshållsplatser. Titel Beskrivning Kommentar Status Nämndsmål - Matsvinn inom kost skola Skolornas tallrikssvinn ska vara högst 15 gram per elev. Under 2018 har tallrikssvinnet i skolan ökat jämfört med tidigare mätningar. Generellt kastas mindre mat när eleverna vet om att tallrikssvinnet mäts jämfört med den okända mätning som görs. Snittet för året hamnar på 16,3 gram per elev och måltid. Det är en ökning medett gram jämfört med föregående år. Nämndsmål - Uppläggningssvinn vid förskolor Förskolornas uppläggningssvinn ska vara lägre än 20 gram per barn. Under 2018 ökade uppläggningssvinnet till 29 gram per barn från att under de senaste åren ha legat mellan 23 och 26 gram. 7

9 Nämndsmål - Kökssvinn inom kost omsorg Nämndsmål - Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Nämndsmål - Fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen Nämndsmål - Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år 2025 Kökssvinnet ska mätas två gånger per år och vid varje mätning vara lägre än 15 gram per portion. Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering och upprättande utifrån denna analys. av handlingsplan Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 25 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (BBR), gällande Serviceförvaltningens fordon ska vara helt fossilbränslefria vid utgången av Aktiviteter i serviceförvaltningens miljöprojekt syftar till att uppfylla God vattenstatus i Kalmarsund och våra vattendrag. Att det varierar kraftigt från år till år kan bero på att kökspersonalen har mätt på olika sätt. Instruktioner finns, men det har varit svårt att nå ut till personalen. Mätningar under året ger ett utfall på 15 gramper serverad portion. Detta är betydligt bättre än fjolårets siffra på 23 gram. Den del av förvaltningens avfall som granskats under året är det farliga avfallet som genererades under 2017 och som till största delen omhändertas detta av Stena. Avfallets sammansättning är beroende av vilka uppdrag som genomförs. Övrigt avfall kan ej mätas pga att KSRR endast mäter antal tömda kärl, inte vikt eller volym. Tre projekt har under året följts upp i samband med den 2-åriga garantibesiktningen. Två av dessa når målet att ligga 25 procent under den energianvändning som är BBR:s krav. Den tredje slutar på en energiförbrukning på 24 procent och missardärför målsättningen med en procentenhet. Lindsdalsskolan, nybyggnad av klassrum. Energiförbrukning cirka 39 procent lägre än BBR:s krav. Lindöskolan, tillbyggnad förskola. Energiförbrukning cirka 50 procent lägre än BBR:s krav. Förskola Hagby. Energiförbrukning cirka 24 procent lägre än BBR:s krav. Arbetet med att enbart använda fossilfria bränslen i serviceförvaltningens fordon accelererade under 2017 och inledningen av Måletuppnåddes under Åtgärdsarbetet kom igång på riktigt under tertial 3. Här följer några exempel på vad som genomförts: Våtmark grävd i Igellösa, svämmplan och nya kantzoner i Ljungbyån, 8

10 Nämndsmål - Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Nämndsmål - Minska dricksvattenförbrukningen Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Minst 40 procent ska komma från närområdet. Serviceförvaltningen ska genomföra aktiviteter för att minska dricksvattenförbrukningen. 9,5 ton musslor skördade och strandstädningsprojekt uppstartat. Restaurering av damm blev fördröjd då arbetsmaskiner inte fick brukas under den torra sommaren. Ekologiskt = 32,2 procent (inklusive köp av kaffe till centralförrådet) Ekologiskt och svenskt ursprung = 72,1 procent Detta är en ökning med 2,1 procentenheter från mätning efter första halvåret (kostensverksamhetens delmål för 2018 låg på 62 procent för att slutligen nå 75 procent till 2020) Från närområdet = 41,7 procent Ett exempel som visat på god vattenbesparingseffekt är Barkestorpsskolan förbrukade skolan 1466 kubikmeter är förbrukningen 1078 kubikmeter efter genomförda åtgärder. En total besparing på 388 kubikmeter det vill säga 26 procent. Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag - Kalmar cykelstad Samhällsbyggnadsnämnden Cykelprojekt har övergått från och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar Cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret. Serviceförvaltningen utför nu endast arbete kring cykelfrågor på uppdrag från samhällsbyggnadskontoret. Produktionsverksamheten sköter driften i samband med cykelbanor. Uppdrag - Solcellsanläggningar Majoritetens inriktning är att ha minst 25 solcellsanläggningar på kommunens egna byggnader år Installation av fyra anläggningar på tre objekt har genomförts, Kalmarsundsskolan (låg-och mellanstadiet), Vasaskolan och Lindö nya förskola. Installation på konstmuseet visade sig ej vara möjligt p g a ventilationsanläggningens placering. Dubbel kapacitet sattes därför upp på Kalmarsundsskolan. Totalt finns nu solcellsanläggningar på tretton objekt och nu inväntas ny upphandling av ramavtal. 9

11 Uppdrag - Söka nationella vattenmedel Majoritetens inriktning är att vi ska ensamt eller tillsammans med Kalmarsundskommissionen och eventuell andra aktörer söka de nationella vattenmedel som finns tillgängliga från och med Under tertial tre har kustmiljöverksamheten sökt yterliggare LONA -projekt för vattenåtgärder till en summa av cirka 1,2 mnkr. Verksamheten ingår även i ett åtgärdssamordningsprojekt med Lantmännens riksförbund som beviljades pengar från Havs-och vattenmyndigheten samt deltar i samhällsbyggnadskontorets LONA projekt "Plan för vattenhållande åtgärder". Under året söktes också cirka en 500 tkr sek från nationella fiskevårdsmedel och Sydostleader för att finansiera biotopåtgärder i Ljungbyån. Under första kvartalet 2018 sökte kustmiljögruppen fyra åtgärdsprojekt till ett värde av sammanlagt8 mnkr, för genomförande under åren Bidrag har även sökts för ett skräpplockarprojekt, 600 tkr. Deltagande sker i en pågående EU interreg ansökan med 1 mnkr. Ordning och reda i ekonomin Kommentar: Serviceförvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyrallt arbete som sker i verksamheterna. Uppföljningar av budgetföljsamhet görs kontinuerligt på verksamhetsnivå. För att driva förbättringsarbete används SWOT-analyser, identifiering av styrkor, svagheter, hot och möjligheter. Utifrån prioriteringar bland de identifierade områdena sätts handlingsplan. Nya SWOTanalyser görs för att se verkan av genomförda åtgärder. Titel Beskrivning Kommentar Status Nämndsmål - SWOT-analyser Under 2019 ska Samtliga förvaltningens med handlingsplaner serviceförvaltningen fortsätta arbetet med SWOT-analyser och handlingsplaner utifrån dess analyser i samtliga verksamheter. verksamheter har arbetat med SWOT analyser och handlingsplaner under 2018 och därmed är målet uppnått. Arbetet kommer att fortgå under Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag - Hyresupphandling simhall Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Volymskiss framtagen baserat på kultur-och fritidsförvaltningens önskemål. Detaljplanearbetet pågår. 10

12 Väsentliga händelser Central ledning och administration Den nya dataskyddsförordningen som trädde i kraft i maj har varit ett fokusområde under Projekten inom kustmiljö fortsätter att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Ett projekt för strandstädning startades upp under våren 2018 då ett bidrag beviljades från Naturvårdsverket. Centralförråd Centralförrådet har under 2018 fortsatt arbetet med att bredda verksamheten. Att vara kommunens naturliga stödfunktion vid inköp har inneburit en stor belastning på enheten och dess personal. Försäljningen av icke lagerförda varor ökade med 60 procent under Samarbetet med IT har utökats och resulterat i att centralförrådet nu även köper in och lagerhåller nätverksutrustning. Därtill har även samarbete utökats med andra förvaltningar genom inköpshjälp vid nybyggnationer och upprustningar av kommunala verksamheter. För att klara framtida behov behöver en digitalisering av verksamheten utföras. Befintligt lagersystem är i behov av uppdatering för att öka effektiviteten. Fastighet Fastighetsbeståndet har under året utökats med en idrottsanläggning, Guldfågeln arena och den gamla brandstationen har sålts. Övriga tillkomna lokalytor under året är, den nya förskola Vallmon (fyra avdelningar), nya skollokaler i Halltorp och Hagby samt ombyggnad av tomma skollokaler i Smedby till en mötesplats med bibliotek och fritidsgård. Ett första spadtag togs för Djurängens nya skola och förskola, samt för en ny förskola i Åby. Rinkabyholmsskolans lokalbehov har förstärkts med sex klassrumsmoduler i väntan på nybyggnation. Fortsatt renovering av befästningsverket är igång där andra etappen efter Västerport är Kavaljersporten. Renoveringen är delvis möjlig tack vare bidragspengar ifrån Riksantikvarieämbetet. Nio laddstolpar för elbilar har placerats ut strategiskt från norr till söder i kommunen för att skapa förutsättningar för ökat elbilsanvändande. Ytterligare fyra solcellsanläggningar har uppförts på byggnader vilket gör att kommunen nu totalt har tretton anläggningar. Samarbete har inletts med kommunledningskontorets trygghets- och larmcentral som nu är mottagare av inkommande fellarm till fastighetsservice utanför ordinarie arbetstid. Flera vakanser inom verksamheten har inneburit en hög arbetsbelastning på ett antal medarbetare. IT Under året har samtliga datorer i Dator som tjänst -leveransen genomgått två omfattande uppgraderingar då operativsystemet Windows 10 uppgraderats. I syfte att centralisera IT-driften har ett stort antal förbindelser flyttats från kommunikationsrum i Nämndhuset till serverhallen på Smålandsgatan. Den upphandling av datacenter, som dragit ut rejält på tiden på grund av överklagande och resursbrist på upphandlingsenheten, avslutades under hösten. Detta innebar att den centrala lagringen kunde bytas ut. IT har haft ett antal vakanser över året då det varit svårt att rekrytera ersättare för medarbetare som slutat. Även konsulter har varit svåra att få tag i vilket försvårat slutförandet av vissa planerade projekt. Den version av Microsoft Office som körs idag, Office 2010, kommer att behöva bytas ut senast under första kvartalet Ett användarråd med representanter från både förvaltningar, bolag, IT samt digitaliseringsledare har träffats under hösten för att utvärdera Office 365 som ersättningssystem. Beslut om införande kommer att tas under början av

13 Kost Kostverksamheten har fått ökade livsmedelskostnader under året på grund av prishöjning på framför allt ekologiska mejeriprodukter, cerealier, fisk och grönsaker. Generellt ökade livsmedelspriserna mer än vanligt under 2018 till följd av den torra sommaren. Beslut om ökad servering av nötkött under hösten samt fortsatt servering av specifikt matfett inom kost skola har bidragit till de ökade kostnaderna. Under året har en traineeutbildning genomförts i kostverksamheten. Syftet med traineeutbildningen är att höja kompentensen från ekonomibiträde till kock samt att marknadsföra verksamheten och yrket. Två nya förskolor har öppnat under året, Snurrom och Fyrklövern. Uppstart av nya enheter innebär högre kostnader i form av inköp av lös köksutrustning. Lokalvård Under 2018 har lokalvårdens tillväxt fortsatt genom uppstart av Vänskapens väg, Allaktivitetshuset i Smedby, Halltorpsskolan, KSRR återvinningsstation i Moskogen, Kunskapens hus och diverse mindre objekt som utökats samt tillkommit. Under senare delen av 2018 påbörjades planering för övertagande av boendestäd samt kläduppackning åt omsorgsförvaltningen med uppstart under början Produktion 2018 inleddes med ett långdraget snöoväder, vilket har påverkat verksamhetens budgetförutsättningar väsentligt. Kalmar växer och underhållet har ökat markant liksom förväntningar på hög kvalitet samtidigt som den gamla infrastrukturen krävt reinvesteringar. Sommarens värmebölja ledde till att vattenbesparingar krävdes. Under året har en större organisationsförändring genomförts då förmän har avvecklats och distrikt slagits samman vilket har gett en tydligare ledning av arbetet. Produktion har utfört många infrastrukturprojekt inom gata, park och fritid. Arbetstrycket har varit stort vilket har ökat vikten av samarbete med projektörer och landskapsarkitekter på samhällsbyggnadskontoret. Elsäkerhet har varit ett fokusområde under 2018, då ny lagstiftning har kommit inom området. Utbud av arbetsmarknadsåtgärder har minskat och istället har egna och externa resurser fått tillsättas vilket har inneburit ökade kostnader. Transport Transport har under 2018 fortsatt arbetet med att nå målet om en fossilfri region Ett ökat samarbete med kommunledningskontorets miljöstrateger har genom diskussioner med de olika förvaltningarna genererat i handlingsplaner för att fasa ut fossildrivna fordon ute i verksamheterna. Transport har ökat andelen el- och biogasfordon i leasingverksamhetans vagnpark, något som bidragit till ökade miljövinster. 12

14 Ekonomiskt utfall Driftredovisning Serviceförvaltningens driftsredovisning för 2018 visar ett underskott på 2,2 mnkr gentemot budget. Intäkterna blev 652,7 mnkr, vilket är 28,7 mnkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade volymer inom IT samt högre intäkter från leasingfordon. Bidragsnivån har blivit högre än budgeterat på grund av nya och utökade kustmiljöprojekt. De ökade intäkterna beror även på fler lokalvårdstjänster och större städytor. Måltidsförsäljning samt cateringverksamhet blev också högre än beräknat. Personalkostnaderna uppgick till 249,3 mnkr, vilket är 3,6 mnkr lägre än budgeterat. Till största del beror det på vakanta tjänster under året. Svårighet att rekrytera har påverkat flera verksamheter i förvaltningen. Kapital- och lokalkostnader hamnade på 206,8 mnkr vilket innebär 4,6 mnkr lägre än budget. Dessa kostnader är svårbudgeterade då de beror på hur mycket av investeringarna som blir färdigställda under året. Övriga kostnader uppgick till 387,9 mnkr vilket innebär 39,1 mnkr högre än budgeterat. Relativt stora poster som avviker mot budget är ökade volymer inom IT och utleasade fordon. Köpta konsulttjänster blev högre än budgeterat beroende på kustmiljöprojekt samt avslutade projekteringar för Barkestorpsskolan som inte gick till genomförande. Entreprenadtjänster överskrider budget med 4,8 mnkr, främst beroende på den snörika vintern. Andra stora avvikelser är livsmedelskostnaden som blev 1,5 mnkr dyrare än beräknat och kostnaden för el som överskred budget med 2,9 mnkr. Driftredovisning nämnd, tkr Budget VR dec 2018 Utfall VR dec 2018 Avvikelse Intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT Central ledning och administration visar på ett överskott på 1,3 mnkr. Detta beror på vakanta tjänster, centrala IT-kostnader samt förseningar i kustmiljöprojektet LifeSURE. Centralförrådet redovisar ett underskott på 0,2 mnkr. Fastighet redovisar ett underskott på 2,2 mnkr. I samband med bokslutet kostnadsfördes 2,8 mnkr för projekteringar för Barkestorpsskolan som har avslutats utan att gå vidare till genomförande. Dessa kostnader avser perioden och har inte funnits med i förvaltningens prognoser. Kostander för fastighetsskatt ökade jämfört med 2017 med 0,5 mnkr beroende på en högre grad av köp och försäljning av småhustomter. Vakanta tjänster ger ett överskott i verksamheten. IT-verksamheten redovisar ett resultat på 3,1 mnkr. Överskottet beror på försenad upphandling av datalagring, vakanser och brist på tillgängliga konsulter. Intäkterna är högre än beräknat på grund av att verksamheterna har beställt fler och dyrare datorer. Kostverksamheten redovisar ett resultat på 0,2 mnkr, varav omsorgsverksamheten visar ett överskott på 1,0 mnkr medan skolverksamheten redovisar ett underskott på 0,8 mnkr. En högre volym med fler levererade portioner samt ökat antal barn och elever gentemot tidigare år påverkar resultatet i positiv riktning. Kostnaderna för livsmedel ökade jämfört med föregående år beroende på högre livsmedelspriser samt ökad andel ekologiska livsmedel. Som tidigare prognoser har visat klarar inte verksamheten för produktion att hålla budget, utan redovisar ett negativt resultat på 4,8 mnkr. Till största del beror detta på ökad kostnad för vinterväghållningen samt åtgärder efter snöskador. Även gatubelysning redovisar ett underskott främst på grund av ökade elkostnader. Vakanta tjänster har gett lägre personalkostnader än budgeterat. 13

15 Transport redovisar ett överskott på 0,2 mnkr beroende på högre volym för leasingverksamheten än budgeterat. Förvaltningen redovisar ett nollresultat för vindkraftsverksamheten genom att kommunens verksamheter debiteras nettokostnaden via ett internpris. För kommunen har vindkraften inneburit ett resultat på 0,1 mnkr. Investeringsredovisning Serviceförvaltningens investeringsredovisning för 2018 visar ett resultat på -53,1 mnkr. Investeringsredovisning nämnd, tkr Budget VR dec 2018 Utfall VR dec 2018 Avvikelse Inkomster Utgifter Summa NETTOINVESTERINGAR Centralförrådets budget innehåller förvaltningens kostnader för kopiatorer och skrivare, dessa har under året fördelats ut på respektive verksamhet. Budgeten för det planerade underhållet överskrids med 52,6 mnkr varav 18,6 mnkr gäller beläggningsunderhåll och resterande gäller fastigheter. Detta beroende på att det planerade underhållet inte har fördelats till förvaltningens budget utan ligger centralt hos kommunledningen. IT redovisar ett överskott på 1 mnkr beroende på förseningar i inköp av serverutrustning. Transport redovisar ett underskott på 4,2 mnkr beroende på en inspektionsbuss som blev dyrare än beräknat, en ogräsmaskin samt tre gräsklippare köptes in som inte fanns med i planen. 14

16 Personalredovisning Personalsammansättning Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt Vid årsskiftet fanns 511 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 294 kvinnor (58 procent) och 217 män (42 procent). Det innebär en minskning med tre personer jämfört med föregående år. När det gäller tillsvidareanställda var medelåldern 47,9 år för kvinnor och 46,4 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 97,2 procent (95,9 procent för kvinnor och 99 procent för män) för samtliga tillsvidareanställda vilket är en ökning med 0,4 procent från föregående år. Personalomsättningen var 4,1 procent under Sjukfrånvaro Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Kvinnor 5.71% 5.94% 5.60% 6.08% Män 3.62% 3.61% 3.72% 4.51% Totalt 4.77% 4.91% 4.76% 5.38% Sjukfrånvaron i åldersgruppen år för kvinnor har ökat från 7,2 procent 2017 till 8,1 procent Motsvarande siffra för män är 5,4 procent på förvaltningen. Sjukfrånvaron i åldersgruppen år följer den generella trenden i kommunen där sjukfrånvaron för kvinnor är högre än motsvarande grupp för män. 15

17 Det är främst inom verksamhet kost skola men även inom lokalvården som sjukfrånvaron i den angivna kvinnogruppen är något högre än i övriga verksamheter i förvaltningen. Det kan bland annat förklaras av att det är kvinnodominerande verksamheter med fysiskt tunga arbetsuppgifter. Förvaltningen kommer fortsätta att fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå god hälsa på arbetsplatsen kommer det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) att fortsätta och samtliga chefer har gått eller kommer att gå den kommungemensamma SAM-utbildningen. Även utbildning i att förebygga psykisk ohälsa kommer att fortgå under Under 2018 infördes en förändring i rutinen kring sjukskrivning vilket bland annat innebär att medarbetare som har fyra sjuktillfällen eller fler under en tolvmånadersperiod ska ha ett samtal med sin chef med anledning av sjukfallen. Detta för att i ett tidigare skede kunna uppmärksamma och sätta in insatser i syfte att motverka fortsatt sjukskrivning hos medarbetaren. Pensionsavgångar Ett antagande om att medarbetarna kommer att gå i pension vid 65 års ålder innebär att fem personer (tre kvinnor och två män) kommer att gå i pension under Till och med 2023 är antalet pensionsavgångar 62, varav 47 kvinnor och 15 män. Arbetsmiljö Serviceförvaltningen var under 2018 en av två testförvaltningar för kommunens nya inrapporteringssystem för arbetsmiljöhändelser, KIA, som tillhandahålls av AFA försäkring. Under testperioden använde förvaltningens medarbetare systemet för rapportering av tillbud, olycksfall och övriga arbetsmiljöhändelser. Från 1 december 2018 rapporterar hela Kalmar kommun arbetsmiljöhändelser i KIA. Kompetensutveckling I maj deltog cheferna i förvaltningens chefsdag där man bland annat pratade om GDPR, digitalisering och de nya rutinerna för sjukskrivning. De flesta cheferna på serviceförvaltningen har deltagit i en utbildning inom SAM -systematiskt arbetsmiljöarbete som HR-enheten håller i Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare har varit en fortsatt utmaning inom framförallt fastighetsverksamheten. Kompetenser som byggprojektledare och chef för byggenheten men även av specifika ingenjörstjänster. Även IT-personal med erfarenhet har varit en svårrekryterad grupp. 16

18 Kvalitet, styrning och kontroll 2017 infördes SWOT-analyser i serviceförvaltningen som ett verktyg för att driva förbättringsarbete. Metoden innebär att man identifierar verksamhetens styrkor, svagheter, hot och möjligheter, analysera och prioriterar dessa och tar fram handlingsplaner. Arbetet har fortsatt under Intern kontroll, interna- och externa revisioner Serviceförvaltningen har genomfört granskning enligt antagen internkontrollplan för Utfallet av granskningen återfinns i bilaga 1. Intern och extern revision av kvalitets- och miljöledningssystemen har genomförts. Förvaltningens interna revisorer har genomfört den obligatoriska internrevisionen för ISO-certifierad verksamhet. Qualify AB har genomfört den obligatoriska externa revisionen av ISO-systemen. Inga allvarliga brister identifierades vid dessa revisioner, dock framkom ett antal avvikelser och förbättringsförslag som förvaltningen arbetar vidare med. Synpunktshantering Möjligheten att lämna in synpunkter till kommunal verksamhet för allmänhet och kommunens anställda finns för att skapa delaktighet och inflytande. Synpunkterna delas upp i avvikelser, förbättringsförslag, beröm och klagomål. Till serviceförvaltningen inkom 131 synpunkter under 2018, en ökning med 25 procent jämfört med Detta beror främst på de snöoväder under vintern vilket gav många synpunkter kring vinterväghållningen. 103 av de inkomna synpunkterna kom från allmänheten och 28 var interna. Dessa är fördelade på 12 avvikelser, 26 förbättringsförslag, 10 beröm och 83 klagomål. 64 av synpunkterna lämnades av kvinnor och 49 av män, 18 stycken angav inte kön. Enhet gata är den verksamhet som får flest synpunkter, 66, varav 47 berör vinterväghållning och 14 belysning. Vinterväghållningsstrategi beslutas av nämnd och följs sedan av enheten. Synpunkterna har besvarats och åtgärdats i den mån det varit möjligt alternativt tagits med i framtida planering. Serviceförvaltningens ledningsgrupp bedömer att 131 inkomna synpunkter i vår omfattande verksamhet anses vara ett gott resultat som visar på att verksamheten fungerar på ett bra sätt. Dock så är placeringen av tyck till på ett riskmoment då kommuninnevånarna kan ha svårt att hitta till denna sida. Förvaltningens inkomna synpunkter bevakas kontinuerligt under året i förvaltningsledning för beslut om vidare åtgärder. 17

19 Kvalitet i verksamheterna Central ledning och administration Under 2018 har samtliga serviceförvaltningens enheter börjat använda Ichemistry för sin kemikaliehantering. De kemiska produkter som används har inventerats in i systemet och riskbedömning av dessa har påbörjats. Central kvalitets- och miljösamordnare har tillsammans med förvaltningens verksamheter arbetat vidare med de SWOT-analyser och handlingsplaner efter desamma som påbörjades under Centralförråd Centralförrådet har under året haft en försäljning på 38 mnkr vilket är en ökning på 23 procent jämfört med 31 mnkr ,4 mnkr avser försäljning till kommunala bolag och förbund. Ökningen under året består till stor del av att informationsspridningen avseende avtalstrohet har lyckats och att det finns ett stort behov av inköpsstöd och ett bredare utbud av lagerfört sortiment. Underskottet för 2018 beror på att ram och de varupåslag som används inte täcker de kostnader som finns. Fastighet SCB:s nyckeltal Kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll och städning med mera ingår. Enligt 2017 års statistik ligger Kalmar kommuns lokalkostnader/elev på cirka 2257 kr lägre än rikssnittet, kr/elev mot kr/elev. IT Under året har totalt ärenden inkommit där kundservice löst cirka 80 procent. Ärendehanteringen är en ökning med 18 procent jämfört med En kundenkät sändes ut hösten 2018 där 1318 av 2897 utskickade enkäter besvarades. 96,6 procent anger i denna enkät att det är lätt att kontakta IT och 96,5 procent anser sig fått ett bra bemötande vid senaste kontakten. På fråga om ärende löstes inom rimlig tid svarar 88 procent ja. 88,1 procent känner att IT erbjuder de tjänster och produkter som behöver i arbetet. Kost De årliga kundundersökningarna har genomförts i hela kostverksamheten. Det som mäts är framför allt kvalitet och bemötande. Förra året mättes endast kundnöjdheten i matdistributionen inom kost omsorg. Målet var att nå en kundnöjdhet på 90 procent vilket uppnåddes med ett resultat i undersökningen på 90,1 procent. Kundnöjdheten på maten inom skolverksamheten har undersökts under året genom att eleverna i årskurs 2, 5 och 8 har fått svara på frågor om maten i skolornas egen enkät. Snittet på kundnöjdheten blev 71,1 procent, vilket innebär att målet på 75 procent inte har uppnåtts. Det är stora skillnader i svaren, där de yngsta är mycket nöjda och de äldsta är minst nöjda. Djupintervjuer med elever från årskurs 5 och 8 har genomförts på fyra skolor för att få mer fakta om vad man är nöjd respektive missnöjd med. Resultatet från dessa intervjuser utgör ett arbetsmaterial för verksamheten i syfte att öka kundnöjdheten framåt. Kostnad för måltider i kommunal grundskola var 4878 kr/elev för Det betyder att Kalmar har lägst kostnad av jämförelsekommunerna 3KVH (Kalmar, Karlskrona, Kristinastad, Växjö och Halmstad). Lokalvård Under 2018 utfördes totalt 341 kvalitetsuppföljningar hos lokalvårdens kunder och resultatet av utförda mätningar landade på 97,5 procent av lokalvården utförts enligt beställning. 18

20 Produktion SCB:s medborgarundersökning ställer frågor inom elva områden som berör produktion dessa används som målvärden för verksamheten. Utfallet för 2018 blev ett medelindex på 6,8 vilket är en försämring jämfört med 7,0 för Kvalitet avseende dessa områden bearbetas tillsammans med samhällsbyggnadskontoret vad det gäller investeringssatsningar, utvecklingsdialoger med medborgare och citysamarbete. Uppföljning av inkomna synpunkter ger också ett underlag till kvalitetsförbättringar. Under 2018 har kvalitetsarbetet fokuserat på medarbetarnas delaktighet i målarbetet har varit ett år med ökat arbete kring tillgänglighet och som exempel är nu badplatserna på Kattrumpan och vid Långviken anpassade för rullstolburna. Transport Nyttjandegraden för åkeriet var beräknad till 76,3 procent i budget för Utfallet blev 82,1 procent, vilket innebär att resurserna har nyttjats bättre än budgeterat. Åkeriets närvarotimmar uppgick till 106 procent av budget. Den höga närvaron kan förklaras med fler övertidstimmar än väntat på grund av stora snömängder under februari och mars. Debiteringsgraden var budgeterad till 92,8 procent medan utfallet blev 94,3 procent. Under 2018 ökade antalet el- och biogasbilar i leasingverksamhetens vagnpark, gällande fordon under 3,5 ton, från 148 till 170. Ökningen är mindre än prognosen på 190 fordon, vilket kan förklaras med stora leveransproblem hos leverantörerna. Vindkraft Rockneby vindpark, där Kalmar kommun äger totalt ett vindkraftverk vilket omfattar 20 procent av vindparken, har under året producerat MWh vilket är en minskning sen föregående år. Snittet av det interna priset per kwh har under året varit 0,59 kr. Bilaga Bilaga 1, Sammanställning av internkontroll