3 Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Beslutsärende (handlingar bifogas, 29 sid) Föredragande: Kristina Lindstedt, revisor.

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 28 februari 2018 kl. 13:00 Plats Magistern Enligt uppdrag Marcus Kindahl ( ) Föredragningslista 1 Dagordning/övriga frågor/justering 2 Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande chefer 3 Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Beslutsärende (handlingar bifogas, 29 sid) Föredragande: Kristina Lindstedt, revisor. 4 Årsrapport servicenämnden 2017 Beslutsärende (handlingar bifogas, 54 sid) Föredragande: Benny Wennberg 5 Medborgarförslag om badbryggan som ligger i Långviken Beslutsärende (handlingar bifogas, 2 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 6 Revision - Granskning av kommunens kostverksamheter Beslutsärende (handlingar bifogas, 21 sid) Föredragande: Benny Wennberg 7 Motion från Pelle Sederkvist (M) om belysning i våra pulkabackar Beslutsärende (handlingar bifogas, 2 sid) Föredragande: Tomas Lexinger

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8 Motion från Thoralf Alfsson (SD) angående redovisningen av det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk Informationsärende (handlingar bifogas, 2 sid) Föredragande: Benny Wennberg 9 Medborgarförslag om upprustning av Stora Tornskär i västra sjön Informationsärende (handlingar bifogas, 1 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 10 Remiss - Strategi för jämställdhet Informationsärende (handlingar bifogas, 16 sid) Föredragande: Marcus Kindahl, Martina Adiels Balk 11 Investeringsprocessen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Gunilla Svensson, Tomas Lexinger 12 Ledningsgrävning Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Tomas Lexinger 13 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 14 Rapport från kontaktmannaskap 15 Anmälan av delegationsbeslut 16 Anmälningsärenden 17 Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg SFN 2018/ Servicenämnden Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande och överlämna det till kommunens revisorer samt kommunstyrelsen. Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av Kalmar kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunstyrelsen och servicenämnden. Granskningen syftar till att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Efter granskningen rekommenderar revisorerna servicenämnden att säkerställa att de lever upp till uppdraget att samordna kommunens upphandlingar. Yttrande I förslag till ny organisation flyttas servicenämndens ansvar för upphandling till kommunstyrelsen. I revisionsrapporten görs tolkningen av gällande reglemente att alla upphandlingar ska samordnas av upphandlingseneheten. Om reglementet uppfattas så och överförs till kommunstyrelsen så finns det ändå behov av att förtydliga eftersom många upphandlingar i dagsläget inte samordnas av upphandlingsenheten på serviceförvaltningen, exempelvis fastighets- och infrastrukturupphandlingar. Ett uppdrag bör därför ges där beskrivning och ansvarsfördelning tas fram för upphandlingsenheten i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor Granskning av inköpsprocessen Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg SFN 2018/ Servicenämnden Årsrapport servicenämnden 2017 Förslag till beslut Servicenämnden godkänner årsrapporten 2017 med uppföljning av verksamhetsplan och intern kontrollplan. Servicenämnden överlämnar årsrapport och bilagor till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Totalt för servicenämndens verksamheter blev överskottet 2,1 mnkr. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen har arbetat med under året. Måluppfyllelsen uppgick till 40 procent. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor Årsrapport servicenämnden 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Uppföljning intern kontroll Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

33 Årsrapport Servicenämnden 2017

34 Innehåll Femårsöversikt 4 Året som gått 5 Serviceförvaltningen Det självklara valet 5 Verksamhetsmål 6 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 7 Central ledning och administration 7 Centralförråd 7 Gata och park 7 IT 8 Kost 8 Lokaler och lokalvård 8 Transport 9 Upphandling 9 Kvalitet i verksamheten 10 Intern kontroll 10 Synpunktshantering 10 Central ledning och administration 11 Centralförråd 11 Gata och park 11 IT 11 Kost 11 Lokaler och lokalvård 12 Transport 12 Upphandling 12 Vindkraft 13 Personalredovisning 14 Tillsvidareanställda 14 Pensionsavgångar 14 Sjukfrånvaro 14 Ett lyft för serviceförvaltningen 15 Kompetensutveckling 15 Rekrytering 15 Driftsredovisning 16 Investeringsredovisning 18 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys 19 Tydligt uppdrag 19 Systemstöd 19 Rekrytering och kompetensförsörjning 20 Kostnadseffektivisering 20 Ersättningsnivå 21

35 Miljö 21 Bilagor 22

36 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat Förbrukning av ram % 98,9 % 97,8 % 96,9 % 95,9 % 100,6 % Antal årsarbetare Personalkostnader i % av totala kostnader 28,9 % 26,8 % 26,3 % 26,0 % 28,8 % Sjukfrånvaro i % 4,7 % 5,0 % 4,8 % 5,2 % 4,3 % Måluppfyllelse i % 40,0% 65,0% 60,9% 80,6% 58,6% Försäljning centralförråd (mnkr) Nettokostnad väg- och järnvägsnät, parkering, kr/inv Nöjd medborgarindex gator och vägar Personalkostnad kr för IT-drift / dator Kundnöjdhet IT 87 % 89 % 93 % Kostnad för måltider i kommunal grundskola, kr/elev Kundnöjdhet kost årskurs 2, 5 och 8 72,0 % 71,4 % 73,1 % 65,1 % 71,3 % Kundnöjdhet kost omsorg 91,7 % 90,0 % 89,0 % 90,4 % 93,5 % Nöjdhet maten inom särskilt boende 78,0 % 76,0 % 79,0 % 73,0 % 80,0 % Kostnad för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev Lokalvårdskostnad kr / m² skola Lokalvårdskostnad kr/ m² förskola Kvalitetsindex lokalvård 98,1 % 98,2 % 96,1 % 96,8 % 95,3 % Nyttjandegrad lastbilar 84,0 % 77,2 % Närvarotimmar åkeriet 108,7 % 97,0 % Debiteringsgrad åkeriet 93,3 % 95,1 % Volym åkeriet 102,0 % 100,3 % Antal el-, biogas- eller laddhybridbilar Andel el-, biogas- eller laddhybridbilar 31,8 % 26,1 % 13,9 % 10,3 % 6,6 % Antal inkomna anbud / upphandling 3 3,2 Överprövningar / totalt antal upphandlingar 3,2 % 7,0 % Avbrutna upphandlingar / totalt antal upphandlingar 14,5 % 13,0 % Inköpsvolym av upphandlade varor och tjänster (mnkr) Ekonomisk förändring av ramavtal 1,0 % -3,0 % 4

37 Året som gått Serviceförvaltningen Det självklara valet Kalmar växer vilket innebär stora utmaningar i verksamheterna. Kommunens investeringar ligger på en fortsatt hög nivå och befolkningen växer vilket påverkar alla serviceförvaltningens verksamheter. Det gångna året har präglats av högtryck både internt och hos våra entreprenörer/konsulter. Det innebär utmaningar både i våra projekt och i den löpande verksamheten då behoven blir större än befintliga resurser. Även personalrörligheten ökar då konkurrensen om kompetenser ökar i tider av högkonjunktur. Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva, ändamålsenliga och anpassade efter de interna kundernas faktiska behov. Vi ska tillhandahålla och utveckla interna tjänster för att vara en självklar leverantör inom våra ansvarsområden. Interna kunden ska kunna fokusera helt på sitt uppdrag och sin verksamhet. Under året har vi jobbat vidare med att utveckla rutiner och processer inom flera områden. Vi har genomfört SWOT-analyser i hela organisationen och upprättat handlingsplaner för fortsatt utveckling. Fortsatt arbete med definitionen av både roller och mandat inom både förvaltning och övriga kommunala organisationen är ett fortlöpande arbete som måste prioriteras. Koncentreringen av administrativa resurser inom ekonomi har lett till att förvaltningen under året genomfört processkartläggningar för att identifiera var i verksamheten arbetsuppgifter sker som ska centraliseras. Dessa uppgifter har sedan samlats förvaltningscentralt för att underlätta övergången av personella resurser till ekonomi- och lönecenter hos kommunledningskontoret. Förvaltningen fick i början av året i uppdrag från nämnd att införa ett belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag från våra medarbetare. Förvaltningsledningen utsåg under hösten kost omsorg norr till vinnare av den första utnämningen med motiveringen att verksamheten har fångat syftet väldigt väl i sitt arbete med att ständigt förbättra och effektivisera den. Informationssäkerhet har varit i fokus under 2017 och bland annat har personuppgifter och register identifierats samt dokumenterats i verksamheterna för att vi ska vara redo när nya dataskyddsförordningen träder i kraft under 2018.

38 Verksamhetsmål Under 2017 har serviceförvaltningen arbetat med 20 mål som har beslutats av servicenämnden. Av dessa är åtta uppfyllda vid årets slut, åtta är inte uppfyllda och fyra är delvis uppnådda/oförändrade. Måluppfyllelse Uppfylls/ klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ ej påbörjat Nämndsmål 8 (40 %) 4 (20 %) 8 (40 %) 20 Uppdrag Totalt Mål och uppdrag kring cykeltrafiken har inte rapporterats under 2017 då frågorna övergick till samhällsbyggnadskontoret i början av året. Serviceförvaltningen bidrar dock fortfarande med till exempel underhåll och snöröjning av cykelvägar. Nedanstående mål uppfylldes inte under 2017: Kundnöjdhet IT målsättning att nå 95 procents kundnöjdhet. Resultat 88 respektive 92 procent. Svarsfrekvensen har varit väldigt låg på de frågor som IT ställer vid avslutat ärende vilket gör det svårt att få ett tillförlitligt resultat i mätningen. Kundnöjdhet kost skola målsättning att nå 75 procent kundnöjdhet. Slutresultatet för 2017 blev 72 procent vilket är en liten förbättring jämfört med 2016 då resultatet var 71,4 procent. Matsvinn målsättning att nå ett lägre värde än 2016 års resultat 14,2 gram års mätningar slutade på 15,3 gram. Planering och implementering av nya IT-system målsättning att IT ska involveras i processen. Många av besluten kring nya IT system ligger utanför förvaltningens mandat och kan således inte påverkas. Uppföljning ramavtal målsättning att 25 procent av ramavtalen ska följas upp under Målet visade sig bli för tidskrävande eftersom de avtal som valdes ut var omfattande. Vatten målsättning god vattenstatus under Målet nåddes inte, dock har de åtgärder som planerades under året inom ramen för serviceförvaltningens kustmiljöprojekt genomförts. Detta bidrar till målets uppfyllande på lång sikt. Trygg residenskommun - målsättning att nå värdet 6,5 i SCB:s mätning kring trygg residenskommun. Målet nåddes inte, men nyckeltalet visar en klar förbättring då Kalmar kommun har gått från index 5,7 till 6,2 under Ekologisk fruktstund slutresultatet blir 30 procent ekologisk frukt till förskolans och skolans fruktstunder, målet 40 procent nås således inte. Verksamhetsmålen i sin helhet framgår i bilaga 1. 6

39 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Central ledning och administration Serviceförvaltningens ledningsgrupp har under året jobbat med vision 2025 och hur förvaltningen ska möta de stora utmaningarna som en stor befolkningsökning medför. Ytterligare invånare kräver bland annat cirka kvadratmeter i lokaler för förskola, skola, äldreomsorg och fritidsverksamheter. En centralisering av HR, löneadministration och kommunikation till kommunledningskontoret har inneburit ett större tryck på serviceförvaltningens administration. Projekten inom kustmiljö fortsätter att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Projektet Levande vattendrag har fått cirka 2 mnkr för att restaurera Ljungbyån, Halltorpsån och Hagbyån. Restaureringen hjälper till att återskapa livsmiljön för fisk, insekter och fåglar som gått förlorad på grund av människans påverkan. Projektet Giftfria trädgårdar har genomförts. Målet med projektet var att skapa opinion som höjer kunskapsnivån hos konsumenterna för att på så sätt långsiktigt påverka handeln att intressera sig av att sälja alternativa produkter så att det blir lätt att hitta rätt. Under året har serviceförvaltningen tagit över EU-projektet LifeSURE. Projektet går ut på att ta upp m3 sediment i Malmfjärden fram till och med 2021, för att visa hur man på ett hållbart sätt kan återställa den ekologiska statusen i vattnet. Centralförråd Centralförrådet har under 2017 fått en större roll i hanteringen av kommunens olika inköp. Informationsspridningen angående inköp och avtalstrohet har under året nått ut till de flesta verksamheterna i kommunen. Centralförrådet har därför blivit en mer naturlig stödfunktion för verksamheterna när de ska göra sina olika inköp. Försäljningen av ej lagerförda varor ökade med 25 procent. Gata och park Året började med storm och översvämning där många bryggor, landfästen och stränder tog skada. Reparationsarbetet pågick hela året och har kostat cirka 1 mnkr. En stor brygga i Vita sand invigdes i början av sommaren och under hösten påbörjades projektering av nästa stora brygga i Norrliden. Driftsnivån inom park- och fritidsverksamheten kräver normalt ett 30-tal medarbetare via arbetsmarknadsenheten. På grund av minskat utbud av arbetsmarknadsåtgärder har egna och externa resurser ökat för att inte riskera att sänka kvalitén på våra leveranser vilket har inneburit ökade kostnader. En genomlysning av organisation produktion under 2017 är avslutad med en handlingsplan. Från och med 1 januari 2018 slås elva parkdistrikt samman till tre. Det innebär att tjänster som distriktsförmän utgår och arbetet leds istället av tre arbetsledare. Ogräsbekämpning utmed våra gator har blivit en ohållbar situation utifrån nuvarande metoder. För att effektivisera ogräsbekämpningen på ett mer miljövänligt sätt har en maskin testats med goda resultat. Beslut är taget för anskaffning av denna maskin 2018.

40 IT En IT-styrgrupp har startats upp under året med uppdrag att samordna kommungemensamma IT-frågor. Styrgruppen består av representanter från förvaltningschefer, bolag, förbund, ekonomer och IT. En omfattande inventering av IT-infrastrukturen har skett vilket visar på behov av större utbyten under kommande år. Tillsättande av vakanser har varit en utmaning under året då antalet kvalificerade ansökningar varit få och branschen är konkurrensutsatt. Under året har arbetet med att utveckla klientoperativet Windows 10 (som infördes under 2016) fortsatt så att det ska möta alla krav som kommunens olika verksamheter har. Arbetet med att ge barn- och ungdomsförvaltningen möjligheten att installera Windows 10 på elevdatorerna har också påbörjats liksom arbetet med att möjliggöra införandet av Office 365 i kommunens samtliga datorer. Större och fler IT-relaterade hot har inneburit stort fokus på hur datorerna bäst hålls uppdaterade, ett arbete som kontinuerligt utvecklas och effektiviseras. Under 2017 togs beslut om att centralisera systemförvaltningen av TimeCare, vilken från och med årsskiftet kommer att ligga hos IT. Kost Kostverksamheten har fått ökade livsmedelskostnader under året på grund av prishöjning på mejeriprodukter, färskt kött och chark. Även beslutet om utbyte av matfett inom kost skola har bidragit till de ökade kostnaderna. Ett nytt grossistavtal upphandlades under året vilket i normalfallet ger lägre priser i ingångsskedet, men effekten uteblev denna gång. Kostens personalförsörjningsprojekt har avslutats och en aktivitetsplan har tagits fram med syfte att öka intresset och antalet sökande till köken. En ökning av barn och elever i kombination med försenade byggprojekt har under året inneburit en del paviljonglösningar men också att befintliga kök lagar fler portioner. Kostverksamheten har inte hunnit anställa i takt med ökningen av barn och elever och personalen har därför haft ett ansträngt år. Under året har två restauranger inom omsorgsverksamheten, Stensberg och Oxhagshemmet, börjat erbjuda matgäster att köpa alkohol till måltiden. Efterfrågan har varit låg men försäljningen har varit uppskattad och har främst skett vid storhelger samt vid mataktiviteter i samarbete med träffpunkterna i husen. Lokaler och lokalvård Samtliga åtgärder inom energitjänsteprojektet är genomförda. Exempelvis har Lars Kaggskolan fått en mycket bättre arbetsmiljö tack vare nytt ventilationssystem och energieffektiv LED-belysning och två nya solcellsanläggningar har installerats på taket till Kalmar Sportcenter. Under året har den nybyggda brandstationen, med en trygghets- och larmcentral samt IT:s primära serverhall, invigts. Nybyggnationer, renoveringar samt om- och tillbyggnader under 2017: 8 Om- och tillbyggnad av Halltorpsskolan. Ny skolgårdsmiljö vid Lindöskolan. Nybyggnad av fyra avdelningar på förskolan Vallmon.

41 Nybyggnad av sex avdelningar på förskolan Åby är upphandlad och byggstart sker efter årsskiftet. Nybyggnad av Djurängsskolan är upphandlad och byggstart sker efter årsskiftet. Renovering av Lindsdals sporthall och fritidsgård. Påbörjad restaurering av Befästningsverket med start vid Västerport. Utbyte av konstgräsmattorna på Gasten IP och Fjölebro IP. Akuta lokalbehov för förskolan på Sjöängsskolan och Kalmarsundsskolan är lösta med tillfälliga hyrpaviljonger. Det har skett en kraftig ökning av lokalvårdens verksamhet vilket bland annat beror på tillbyggnad av Lindsdalsskolan samt vård- och omsorgsboendet Ingelstorpsvägen 1, en ny förskola i Hagby och tillkommande objekt från socialförvaltningen och Kalmarsunds gymnasieförbund. Transport Under 2017 har arbetet fortsatt med att nå målet om en fossilfri region Som ett led i detta har det fossilfria drivmedlet HVO 100 % implementerats i samtliga lätta dieselfordon under 3,5 ton som utgår från kvarteret Pumpen i Kalmar centralort. Det har lett till en sänkning av koldioxid med 90 procent jämfört med MK 1 diesel. Även halterna av kväveoxid, kolväte och koloxid har sänkts. Andelen el- och biogasfordon i leasingverksamhetens vagnpark har ökat vilket har bidragit till ökade miljövinster. Upphandling Alla önskade upphandlingar under året har inte kunnat genomföras då verksamheten inte haft tillräckliga resurser för att hinna med det dagliga arbetet. Det beror dels på att förvaltningarna initierar nya upphandlingar men också att upphandlingarna blir mer omfattande sedan uppdateringen av Lagen om offentlig upphandling (LOU) Under året har verksamheten avsatt en halvtidstjänst för att uppnå årets målsättning med antalet upphandlade avtal. I nuläget räcker inte denna resurs till vilket beror på att verksamheten under året följt upp några mycket omfattande avtal som tagit mycket tid.

42 Kvalitet i verksamheten Intern kontroll Serviceförvaltningen har genomfört granskning enligt antagen internkontrollplan för 2017 och resultatet har redovisats för nämnd i december. Utfallet på granskningen återfinns i bilaga 2. Intern och extern revision av kvalitets- och miljöledningssystemen har genomförts. Förvaltningens interna revisorer har genomfört den obligatoriska internrevisionen för ISO-certifierad verksamhet. Qualify AB har genomfört den obligatoriska externa revisionen av ISO-systemen. Eftersom det under 2017 handlade om en re-certifiering samt certifiering enligt nya utgåvor av standarder var det en omfattande revision som skulle genomföras. Inga allvarliga brister identifierades vid dessa revisioner, dock framkom ett antal avvikelser och förbättringsförslag som förvaltningen arbetar vidare med. Synpunktshantering Möjligheten att lämna in synpunkter till kommunal verksamhet för allmänhet och kommunens anställda finns för att skapa delaktighet och inflytande. Synpunkterna delas upp i avvikelser, förbättringsförslag, beröm och klagomål. Till serviceförvaltningen inkom 105 synpunkter under 2017, en minskning med 42 procent jämfört med Detta beror delvis på att enheten för trafik, markupplåtelse och evenemang (TME) övergick till samhällsbyggnadskontoret under slutet av Denna enhet stod tidigare för nära en tredjedel av förvaltningens synpunkter. 92 av de inkomna synpunkterna kom från allmänheten och 13 var interna. Dessa är fördelade på 8 avvikelser, 26 förbättringsförslag, 7 beröm och 64 klagomål. 41 av synpunkterna lämnades av kvinnor och 52 av män, 12 stycken angav inte kön. Avvikelse 8% Förbättringsförslag 25% Klagomål 60% Beröm 7% Liksom föregående år är det verksamheterna gata, park och fritid, som får in flest synpunkter (60 stycken) varav 16 av dessa synpunkter rör vinterväghållning i någon form. Övriga återkommande synpunkter är frågor kring bad och bryggor och nybyggnation Djurängsskolan. Dessa bevakas i förvaltningsledning kontinuerligt under året för beslut om vidare åtgärder. 10

43 Central ledning och administration Arbetet med att testa kemikaliehanteringssystemet Ichemestry har fortgått med test av riskbedömningsmodul hos kost, lokalvård och centralförråd. Användning av riskmodulen säkerställer lagkrav inom arbetsmiljöområdet. Under slutet av 2017 gick fler av serviceförvaltningens verksamheter in i systemet. Förvaltningskontoret har tillsammans med förvaltningens verksamheter tagit fram och sammanställt SWOT-analyser för att kunna upprätta handlingsplaner för förbättrings- och effektiviseringsarbete. Centralförråd Centralförrådet har under året haft en försäljning på 31 mnkr varav 3 mnkr avser kommunala bolag och förbund. Försäljningen 2016 var 34 mnkr och sänkningen av årets försäljning beror till stor del på att försäljningen av datorer till IT-verksamheten minskade. Personalkostnad i förhållande till försäljning 2017 landade på 13,1 procent, vilket är en mycket bättre siffra än vad verksamheten hade som målsättning för året. Det var dock en ökning från 2016 då verksamheten var underbemannad. Gata och park SCBs medborgarundersökning ställer frågor inom elva områden som är målvärden för verksamheten. Det samlade målvärdet är 6,5. Kvaliten inom dessa områden bearbetas tillsammans med samhällsbyggnadskontoret utifrån bland annat investeringssatsningar, uppföljning i synpunktshantering, utvecklingsdialoger med medborgare och citysamarbete samt trygghetsarbete med SOS och Polisen. Utfallet för trygghet i samhället hamnade på 6,2 vilket är en förbättring från 2016 då värdet var 5,7. Dock är detta mål mångfasetterad där serviceförvaltningen har mindre påverkan, men många centrala åtgärder har gjorts som kan ha spelat in på förbättringen mellan åren. Nettokostnad för väg- och järnvägsnät samt parkering (kr/inv) är högre jämfört med jämförelsekommunerna KKVH (Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad) och riket på grund av hög nyinvestering/kapitalbindning. IT Under året har totalt ärenden inkommit där kundservice löser cirka 80 procent. Ärendehanteringen är en ökning med 12 procent jämfört med Hanteringen av ärenden har under året fördelats lika mellan telefon och webbanmälningar. Tidigare år har tonvikten varit mot telefon. Topp fem över ärendetyper är: lösenord, nya konton, behörigheter till mappar och system, beställning av SITHS-kort och sändlistor. Kost De årliga kundundersökningarna har genomförts i hela kostverksamheten. Det som mäts är framför allt kvalitet och bemötande. Förra årets mål på kundnöjdhet inom kost omsorg uppnåddes totalt sett, dock inte på vård- och omsorgsboendena, vilket resulterade i en handlingsplan med tillhörande aktiviteter som planerades tillsammans med kund. Under hösten gjordes en ny kundundersökning på vård- och omsorgsboendena. Årets resultat på 91,7 procent kundnöjdhet visar att 2017 års verksamhetsmål har uppnåtts.

44 Brukarundersökningen från Socialstyrelsen visar på ett annat värde på nöjdheten på maten än kost omsorgs undersökning. En förklaring till detta kan vara att i brukarundersökningen är maten en del i en större undersökning, frågan ställs på annat sätt och den riktar sig delvis till andra kundgrupper. Även denna undersökning visar på högre resultat än föregående år på nöjdheten. Kundnöjdheten kring kosten inom skolverksamheten har undersökts under året genom att eleverna i årskurs 2, 5 och 8 har fått svara på en digital enkät. Snittet på kundnöjdheten blev 72 procent, vilket innebär att målet på 75 procent inte har uppnåtts. Dock har en liten ökning skett från föregående år. Det är stora skillnader i svaren, där de yngsta är mycket nöjda och de äldsta är minst nöjda. En handlingsplan har upprättats och matsedeln har justerats från och med hösten 2017 utifrån de synpunkter som framkommit. Kostnad för måltider i kommunal grundskola var kr/elev för Det betyder att Kalmar, liksom tidigare år, har lägst kostnad av jämförelsekommunerna 3KVH. Lokaler och lokalvård SCBs nyckeltal Kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll och städning med mera ingår. Enligt 2016 års statistik ligger Kalmar kommuns lokalkostnader per elev på cirka kr under rikssnittet, kr per elev mot kr per elev. Lokalkostnadsandelen är ett nyckeltal som visar hur stor andel av de totala kostnaderna som utgörs av lokalkostnader. Kommunens lokalandel är 7,9 procent. Arbete för att möta framtida krav och förväntningar har inletts med översyn av vad en städtimma behöver kosta för att fastställa kostnadseffektivitet. Stort fokus har också legat på att arbeta fram nytt avtalsförslag gentemot skola och förskola som bättre möter Folkhälsomyndighetens direktiv och arbetet med giftfri skola och förskola. Lokalvården utför årligen två mätningar av kvalité hos varje avtalskund, där målsättningen är att resultatet efter avslutad städning ska överstiga 97 procent. Resultatet för 2017 mättes till 98,1 procent. Kostnader för städning i skola och förskola exklusive storstäd redovisas i femårsöversikten. Genomsnittlig kostnad för skola och förkola inklusive storstäd, fönsterputs och övriga tilläggstjänster hamnade år 2017 på 187 kr per m² respektive 358 kr per m². Transport Nyttjandegraden för åkeriet var beräknad till 76,5 procent i budget för Utfallet blev 84 procent, vilket innebär att resurserna har nyttjats bättre än budgeterat. Åkeriets närvarotimmar uppgick till 108,7 procent av budget. Den höga närvaron kan förklaras med stor personalomsättning och därmed fler tillgängliga timmar än väntat. Debiteringsgraden var budgeterad till 93 procent medan utfallet blev 93,3 procent. Under 2017 ökade antalet el- och biogasbilar i leasingverksamhetens vagnpark gällande fordon under 3,5 ton från 117 till 148 stycken. Ökningen beror på att äldre leasingfordon har bytts ut under 2017, vilket har höjt andelen el- och biogasbilar från 26,1 procent till 31,8 procent. Upphandling Jämförelse med övriga upphandlande organisationer i Sverige, visar att Kalmar kommun har lika eller bättre resultat avseende inkomna anbud samt antal överprövningar. Antalet inkomna anbud har sjunkit jämfört med föregående år. 12

45 Inköpsvolymen är konstant och den ekonomiska förändringen i stort sätt oförändrad mot tidigare avtal. Vindkraft Rockneby vindpark, där Kalmar kommun äger totalt 1,0 vindkraftverk (20 procent av vindkraftsparken som består av totalt fem vindkraftverk), har under året producerat KWh vilket är en ökning sen föregående år. Snittet av det interna priset per KWh har under året varit 0,59 kr.

46 Personalredovisning Tillsvidareanställda Serviceförvaltningen Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 275,6 222,1 497,7 272,1 213,8 485,9 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 95,4 98,7 96,8 94,5 98,5 96,2 Andel heltider i % 80,7 96,0 87,4 77,1 94,5 84,6 Medelålder 47,8 46,8 47,4 47,7 47,3 47,5 Personalomsättning i % 1,1 4,1 2,4 0,7 3,2 1,8 Vid årsskiftet fanns 514 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 289 kvinnor (56 procent) och 225 män (44 procent). Det innebär en ökning med totalt nio personer jämfört med föregående år. När det gäller tillsvidareanställda var medelåldern 47,8 år för kvinnor och 46,8 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96,8 procent (95,4 procent för kvinnor och 98,7 procent för män) för samtliga tillsvidareanställda vilket är en ökning med 0,6 procent från föregående år. Personalomsättningen var 2,4 procent under Pensionsavgångar Förväntade pensionsavgångar >= 65 år 64 år 63 år 62 år 61 år Tillsvidareanställda Totalt Kvinnor Män Ett antagande om att medarbetarna kommer att gå i pension vid 65 års ålder innebär att tolv personer (fyra kvinnor och åtta män) kommer att gå i pension under Till och med 2022 är antalet pensionsavgångar 63, varav 43 kvinnor och 20 män. Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 2,8 1,7 2,3 4,6 3,4 4, år 4,5 3,6 4,1 4,6 2,5 3, år 7,2 4,0 5,8 7,5 4,6 6,2 Totalt 5,6 3,6 4,7 5,9 3,6 4,9 14

47 Sjukfrånvaron på förvaltningen 2017 landade på 4,7 procent (kvinnor 5,6 procent, män 3,6 procent) vilket är en minskning jämfört med föregående år. Serviceförvaltningen kommer att fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser arbetar förvaltningen vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet, arbetet med friskfaktorer samt samarbetet med arbetsmiljöenheten kring hälsosamtal och utbildningsinsatser. Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 0,7 0,0 0,5 27,8 7,9 19, år 25,4 18,0 22,5 35,7 3,5 26, år 57,7 36,4 51,1 58,4 32,7 49,6 Totalt 43,6 26,6 37,8 48,3 22,1 39,8 Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningen ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Under storsatsade förvaltningen och erbjöd alla medarbetare stöd för en bra livsstil. Syftet var att alla medarbetare skulle öka sitt välbefinnande genom att utveckla en god hälsa och goda hälsorelaterade beteenden. Tillsammans med Centrum för Idrott och Hälsa (CIH) gjorde medarbetarna på serviceförvaltningen en hälsoprofil genom att mäta kondition, styrka och rörlighet. Resultatet av det fysiologiska testet redovisades till medarbetaren och samtidigt fick denne individuellt anpassade knäböjsövningar som skulle göras dagligen under totalt minst 32 veckor. Serviceförvaltningens sammanlagda resultat följdes upp av Linnéuniversitetet. Slutrapporten visade att deltagarna förbättrat sig inom samtliga områden, det vill säga styrkeökning, rörlighet och kondition. Rapporten visade också på hur en relativt kort träningsperiod kan ge goda resultat. Erfarenhet från projektet är att konceptet hade behövts förankrats djupare och deltagarna hade haft behov av mer uppföljning och coachning. Kompetensutveckling I maj deltog cheferna i förvaltningens chefsdag. Samtliga chefer på förvaltningen har under året deltagit i utbildning kring att hantera och förebygga psykisk ohälsa, en utbildning som arbetsmiljöenhetens psykologer höll i. Flera av cheferna på serviceförvaltningen har deltagit i en utbildning inom systematiskt arbetsmiljöarbete som arbetsmiljöenheten har tagit fram tillsammans med HR. Förvaltningens medarbetare har även deltagit i både externa utbildningar, konferenser samt i kommunens interna utbildningar utifrån behov. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare fortsätter att vara en utmaning inom specifika områden, exempelvis ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar. Detta beror främst på den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken men även på grund av den lokala konkurrensen.

48 Driftsredovisning Serviceförvaltningens driftsredovisning för 2017 visar ett överskott på 2,1 mnkr gentemot budget. Intäkterna blev 640,9 mnkr, vilket är 43,0 mnkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade volymer inom IT samt högre intäkter från leasingfordon. Ökningen beror även på utökade lokalvårdstjänster och större städytor. Måltidsförsäljning samt cateringverksamhet, blev också högre än beräknat. Personalkostnaderna uppgick till 240,9 mnkr, vilket är 7,0 mnkr lägre än budgeterat. Till största del beror det på vakanta tjänster delar av året, främst beroende på svårighet att rekrytera vilket har påverkat flera verksamheter i förvaltningen. Kapital- och lokalkostnader hamnade på 818,5 mnkr vilket innebär 0,6 mnkr lägre än budget. Dessa kostnader är svårbudgeterade då de beror på hur mycket av investeringarna som blir färdigställda under året. Under året har Kalmar kommun gått över till komponentredovisning för investeringar. Förvaltningens budget har justerats för detta. Övriga kostnader uppgick till 374,2 mnkr vilket innebär 47,5 mnkr högre än budgeterat. Relativt stora poster som avviker mot budget är ökade volymer inom IT, lokalvård och utleasade fordon. Även köpta konsulttjänster inom projektverksamheten för kustmiljö blev högre än budgeterat. Mer förbrukningsinventarier har köpts in än planerat. Driftsredovisning tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Vindkraft Summa Central ledning och administration visar på ett överskott på 1,1 mnkr till stor det beroende på lägre personalkostnader än budgeterat vilket beror på vakanta tjänster. Centralförrådet redovisar ett överskott på 0,1 mnkr. Som tidigare prognoser har visat lyckades inte verksamheten för gata och park hålla budget utan redovisar ett negativt resultat på -2,5 mnkr. Till största del beror merkostnaderna på stormen och översvämningen i början av januari. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift på cirka 650 tkr till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator, vilket inte var medräknat i budgeten. Även övergången till komponentavskrivning har inneburit högre kostnader för verksamheten. 16

49 Enskilda vägar har överskridit budget med 800 tkr under Underhållsbehovet är stort och delar av överskridandet är resultatet av en felbedömning i inledningen av året. Rutinerna har nu setts över för att undvika dylika situationer igen. IT-verksamheten redovisar ett plusresultat på 0,2 mnkr. Kostverksamheten redovisar ett överskott på 2,6 mnkr. De högre livsmedelspriserna kompenseras av lägre personal- och mattransportkostnader än budgeterat. En högre volym med fler levererade portioner inom omsorgsverksamheten samt ökat antal barn och elever gentemot tidigare år påverkar resultatet i positiv riktning. Lokaler och lokalvård redovisar ett resultat på 0,1 mnkr. Transport redovisar ett överskott på 0,2 mnkr bland annat beroende på högre försäljning av bilar än budgeterat. Upphandling visar ett överskott på 0,2 mnkr på grund av högre intäkter från sålda utbildningar gällande LOU. Serviceförvaltningen redovisar ett nollresultat för vindkraftsverksamheten genom att kommunens verksamheter debiteras nettokostnaden via ett internpris som speglar kostnaden. Under 2017 har nedskrivning av kommunens vindkraft gjorts med 8,6 mnkr, baserat utifrån försäljning av andelar i vindkraftsparken gjorda under året. Marknadsvärdet av sålda andelar motsvarar uppräknat till ett helt vindkraftverk 14,4 mnkr. Nedskrivningen påverkar inte serviceförvaltningens resultat då förvaltningen har fått budgetkompensation för den. För kommunen har vindkraften inneburit en kostnad på 1,0 mnkr exklusive nedskrivning. Underskottet beror på att energiskattesubventioneringen är borttagen sedan mitten av 2016.

50 Investeringsredovisning Serviceförvaltningens investeringsredovisning för 2017 visar ett resultat på -59,1 mnkr. Investeringsredovisning 2017 tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Summa Istället för att leasa kopiatorer samt kaffe- och vattenautomater köps motsvarande utrustning in. Då hanteringen till stor del sköts ifrån centralförrådet redovisas investeringarna på den verksamheten och ger totalt ett negativt resultat på 3,5 mnkr. Under 2017 har kommunen infört komponentavskrivning och därmed har 49,0 mnkr flyttats från drift till investering avseende underhåll fastigheter och gator/vägar. IT har investerat för 7,9 mnkr. Kostverksamheten har under året investerat för 0,4 mnkr. Transportverksamheten redovisar ett utfall på 18,9 mnkr, vilket resulterar i 10,7 mnkr över budget. Investeringsplanen utgick ifrån att fordon och maskiner skulle hålla en längre tid än vad de har gjort i verkligheten. Orsaken till den kortare livslängden är att nyttjandegraden har ökat, det vill säga maskinerna och fordonen används i högre grad än tidigare. Bland annat har en hjullastare på 1,4 mnkr samt en kompaktsopmaskin på 1,1 mnkr bytts ut i förtid. Kommunens verksamheter växer mer än vad som har tagits hänsyn till i investeringsplanen, vilket gör att fler maskiner och fordon har krävts och köpts in än planerat. Alla investeringar är räntabla, vilket innebär att verksamheten får full täckning för dem. 18

51 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Tydligt uppdrag Avtalstrohet och Lagen om offentlig upphandling (LOU) Ett fortsatt fokus på avtalstrohet behövs även framöver. Att kommunen lyder under LOU behöver prioriteras och även kommuniceras ut ännu tydligare till samtliga verksamheter. Avtalsleverantörer kan begära ersättning av utebliven vinst då kommunen köper av annan leverantör. Detta har skett i begränsad omfattning hittills men kan komma att öka. För närvarande har upphandlingsenheten för få resurser för att hantera avtal för Kalmar kommuns verksamheters behov enligt LOU. Uppskattningsvis behövs ytterligare två upphandlare för att klara framtida krav. För att upphandlingsenheten ska kunna arbeta så kostnadseffektivt som möjligt och kunna erbjuda bästa service, behöver de interna beställarna, som har kunskap inom respektive område, komma in med tydliga kravspecifikationer. Suboptimering Kostnader ska ses i ett kommunperspektiv. I dagsläget uppstår problem då en verksamhet optimeras som driver kostnader för en annan del av kommunen, så kallad suboptimering. Riktlinjer för hur dessa frågor ska hanteras samt ett gemensamt ekonomiskt språk skulle förbättra situationen. Detta i syfte att beskriva och beakta de ekonomiska konsekvenserna som olika beslut får för kommunen. Fastighet En fortsatt ansträngd byggmarknad innebär högre byggkostnader vilket får konsekvenser på framtida hyror. Det bidrar också till längre byggtider på grund av få eller inga anbud i anbudsförfarandet samt få tillgängliga externa kompetenser inom projektörs- och kontrollantleden. När planarbeten respektive försäljningar av fastigheter drar ut på tiden står kommunen för onödiga driftskostnader och tomma lokaler som inte kan nyttjas av verksamheterna. Systemstöd Digitalisering Genom att automatisera processer ökas kvaliteten samtidigt som resursåtgången minskas. Tjänster kan tillhandahållas dygnet runt utan ökade resurser när den mänskliga handläggningen tas bort. Den stora vinsten med digitaliseringen är kvalitetshöjning i form av tillgänglighet, säkerhet och effektivisering. För att effektivisera digitaliseringen och systemstöd framöver bör det finnas en kommunövergripande plan för digitalisering samtidigt som verksamhetsutvecklare med digitalt perspektiv bör tillsättas på samtliga förvaltningar. Ett sådant arbetssätt kommer även att leda till ett öppet synsätt kring ny teknik och utmana föråldrade arbetssätt ute i verksamheterna. Med en tydlig strategi minskar risken för felinvesteringar och dubbelarbete. E-portal Framtidsmålet är att alla köp på avtal ska göras via e-portalen och webbshop. Arbetet med detta går framåt men inte i den takt som har varit önskvärt. För att lyckas med målet behöver en genomlysning göras om vem som får köpa vad i samtliga verksamheter samt en högre prioritering på ledningsnivå.

52 Med denna högre prioritering ökar användandet av e-portalen och på-stan-köp minskar för att till slut försvinna helt. Rekrytering och kompetensförsörjning Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, såsom ingenjörer, byggprojektledare, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar kommer fortsatt vara en utmaning. Detta på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken samt rådande konkurrens, framför allt av erfarna personer. Lönekonkurrens gör att det blir ännu svårare att behålla kompetensen inom kommunen. Rekryteringsfilmer håller på att tas fram för att locka personer till våra bristområden samt informera och marknadsföra våra tjänster så att ungdomar väljer att gå de utbildningar som gynnar vår framtida kompetensförsörjning. En stor del av skötseln av kommunens offentliga ytor är beroende av arbetsmarknadsåtgärder. Under senare år har utbudet av arbetsmarknadsåtgärder minskat. Även omsättningen av den personalen är hög vilket innebär att kunskap inte behålls och det kräver mer av ordinarie personal att arbetsleda. Möjligheter med arbetsmarknadsåtgärder begränsas också alltmer av lagkrav på kunskap och utbildning. Kostnadseffektivisering Ökade driftskostnader till följd av investeringar Vid beslut om investeringar behöver de ekonomiska konsekvenserna vara framtagna och beaktas vid beslut. Beslutsfattare behöver förstå vilka eventuella driftskostnader som investeringen kommer att driva för kommunen under hela investeringens livslängd. Investeringen orsakar kapitaltjänstkostnader. Investeringen driver även reinvesteringar, alltså när delar av anläggningen behöver bytas ut. Vid beslut om investering bör alla dessa tre delar, Life Cycle Cost, vara presenterade och underlag för beslut. Vid beslut om investering bör även beslut om driftstilldelning ske. Rätt kostnad Serviceförvaltningens verksamheter är idag ramfinansierade, intäktsfinansierade eller en kombination av dessa två. Det är viktigt att kunna redovisa rätt kostnad för kommunens verksamheter för att kunna göra en rättvis bedömning av totalkostnaden och för att kunna jämföra med externa alternativ. För att underlätta bedömningen av verksamheternas kostnadseffektivitet bör finansieringsmodellerna renodlas, antingen ram- eller intäktsfinansierade. För att kunna se den rätta totala kostnaden så måste rätt kostnader läggas på rätt ställe. Detta förutsätter att alla delar av kommunen bereder sina underlag så att det framgår var kostnaden avser och hör hemma. Standardisering Serviceförvaltningen ser att standardisering av kvalitet, nivå och omfattning av förvaltningens tjänster ut mot interna kunder sänker kostnaderna och ökar effektiviteten. Lokalvårdsverksamheten har under året påbörjat en testverksamhet inom en enhet genom projektet BUSA. Det prövas att arbeta med alternativt städschema och en större grad av behovsanpassad städning för att nå ännu bättre lokalvård. Ett syfte är att stoppa smutsen effektivare från att föras in i övriga lokaler på skolan och det andra syftet att sänka ljudnivån. Mätningar utfördes före testperioden och efterföljande mätningar sker efter installation och användning. Om det ger ett positivt resultat kommer städningen och materialen standardiseras på kommunens skolor men även förskolor. En utökning av tjänstepaketeringarna för ITs leveranser medför ett enklare och mer tydligt utbud. Tjänstepaketeringarna ger även möjligheter för en bättre kostnadskontroll. Med bestämda tjänster är det också lättare att upprätthålla olika servicenivåer. Serviceförvaltningen vill kunna ha goda förutsättningar med att förse kommunens verksamheter med ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler. En del i detta arbete är förankrade, standardiserade koncept på planlösningar och inredning inom skola och förskola för att nå korta beslutsvägar och ekonomiska 20

53 fördelar. Ett ökat utnyttjande av ny teknik såsom total rumsautomation för att styra belysning, ventilation, inbrottslarm och temperatur efter verksamhetens närvaro minskar energianvändningen och skapar trygghet i verksamheternas lokaler. Ersättningsnivå Kostförsörjning Livsmedelsbudgeten pressas av kraven på större andel ekologisk och närproducerad mat till våra barn och gamla, vilket medför ökade kostnader. Kostnaderna ökar också i takt med att fler mindre förskole- och skolenheter öppnar. Fler kök ska utrustas och bemannas samtidigt som transporterna ökar. Dessutom genererar utökad vistelsetid i förskola och skola fler måltider, vilket nuvarande ersättningssystem inte tar hänsyn till. Gatu- och parkförsörjning Nuvarande ersättningsmodell tar inte hänsyn till den högre ambitionsnivån vad gäller utformning och utsmyckning på befintliga ytor och anläggningar vilket innebär en utmaning för förvaltningen. Miljö Serviceförvaltningen har som ambition att under 2018 enbart använda fossilbränslefritt bränsle för alla typer av fordon. Åkeriet och övrig tung maskinpark kör idag redan på HVO 100 % men under nästa år ska även den lätta fordonsparkens dieselbilar övergå till HVO 100 %.

54 Bilagor Bilaga 1. Uppföljningsrapport verksamhetplan 2017 Bilaga 2. Uppfölljning intern kontroll

55 Organisationsenhet: Servicenämnd Period: December År: 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Martina Adiels Balk, :36 1

56 EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Servicenämndens egna mål Under denna rubrik kan servicenämnden lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. X Nämndsmål - Anställningsprocessen Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Kommentar Kartläggning genomförd tillsammans med verksamheten. Rekryteringsprocessen är i stora delar automatiserad via Visma Recruit. När en medarbetare börjar sin anställning sker detta med hjälp av en checklista i verksamhetshandboken "Introduktion av nyanställd inkl checklista". Kartläggningen gjordes genom att bryta ner checklistan och identifiera vilka delar som är möjliga att automatisera. Arbetet fortsätter tillsammans med berörda verksamheter under X Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Kommentar Under perioden har 2-årskontroll genomförts i Ljungbyholms sporthall. Det projekterade energivärdet visade att byggnaden skulle använda 56 kwh/kvm och byggreglerna tillåter 80 kwh/år. Utfallet efter 2 år visar på 47,2 kwh/kvm vilket gör att målet uppnås. X Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. Kommentar Slutresultatet för kundnöjdheten inom IT landar på 88 procent nöjdhet på frågan "Hur nöjd är du med det arbete IT just utfört?". På frågan "Hur nöjd är du med IT:s bemötande?" blir betyget 92 procents nöjdhet. Målet nås således inte. I en analys av svaren så är det alldeles för få respondenter för att dra några statistiska slutsatser, 273 svar på helåret av totalt över ärenden. Avslutningsvis märks svårigheten att skilja på vad som är verksamhets IT:s ansvar återkommer i ett flertal svar. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Kommentar 91,7 procent svarar att de "tycker maten smakar bra" vilket gör att målet på 90 procent uppnås. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Martina Adiels Balk, :36 2

57 Kommentar 72 procent av skolbarnen tycker maten smakar bra. Detta är en liten förbättring sedan föregående mätning, men under målet på 75 procent X Nämndsmål - Kvalitetsindex lokalvård Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Kommentar Mätning för helår ger ett utfall på 98,1 procent. Det är över målvärdet och det bästa utfall av uppföljd kvalitet i lokalvården någonsin. Antalet mätningar på plats ute hos kund är 337 styck, vilket i sin tur också visar på en hög grad av kundkontakt. X Nämndsmål - Matsvinn Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Kommentar Mätning av matsvinn från tallrik mäts fyra gånger per år. Två gånger oannonserat och två gånger föranmält. Totalt för helåret hamnar ett snitt för dessa mätningar på 15,25 gram. Detta är i linje med förra årets mätning. Ingen förbättring har således uppnåtts. X Nämndsmål - Minskad energianvändning Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Kommentar Energitjänsteprojektet har efter de tio första månaderna sparat 2359,55 MWh. Projektet ligger totalt ackumulerat på 36 MWh under den beräknade besparingen. Uppföljningen innehåller nu 44 fastigheter och 14 saknas ännu. Elbesparingen överpresterar mot garanterad nivå med 147,2 MWh medan fjärrvärmen underpresterar med 173,6 MWh mot garanterat. Det arbetas med orsakerna till avvikelserna och de beror bland annat på för höga börvärden i gymnastikhallar, att ventilationen inte är anpassad efter verksamheternas tider, att helg- och nattsänkning skulle kunna nyttjas mer mm. X Nämndsmål - Planering och implementering av nya IT-system Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Kommentar Totalt fyra systeminföranden har genomförts som inte varit med i verksamhetsplan På helåret har 145 införanden, uppdateringar, flyttar och nya nätverk som inte varit med i budgetplanerna för året genomförts/driftats. X Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Martina Adiels Balk, :36 3

58 Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Kommentar I SCB:s medborgarundersökning för 2017 når Kalmar kommun medelvärdet 6,99 på de utvalda frågorna vilket gör att målet att nå 6,5 uppnås. Det är en förbättring jämfört med 2016 års siffra 6,74. Arbetet fortsätter med belysningen där kontinuerliga åtgärder på driftstörningar åtgärdas. Ett arbete med utbyte av kvicksilverlampor till LED belysning är påbörjat. Behovet av ny-/förbättrad belysning ses över. Underhåll av vägar samt gång/cykelvägar. 20 procent av kommunens vägar ses över årligen med hjälp av RoSY systemet samt att en beläggningsplan följs. Akuta åtgärder i vägarna görs vid behov. Snöröjning görs efter målbeskrivningen som ses över varje år. Klotter - löpande notering av klottret samt borttagning. Borttagning av kränkande klotter prioriteras X Nämndsmål - Uppföljning ramavtal 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Kommentar Totalt finns 228 ramavtal som ska följas upp, detta innebär uppföljning av 57 ramavtal per år. Under året har 28av dessa följt upp, vilket medför att vi har uppnått 49 procent av årets uppföljningar. Ytterligare 4 avtalsuppföljningar är påbörjade. Vi konstaterar att en tjänst på 50 % för avtalsuppföljning inte räcker för våra mål. Orsaker till att uppföljningen tar längre tid än förmodat är bland annat att nuvarande fakturasystem gör att det tar mycket lång tid att följa upp fakturor medan det för avtal som är inlagda i e-portal är mycket enklare att hantera. Nämndsuppdrag - Tillgänglighet kommunens lokaler Genomförd Kommunens lokaler ska vara tillgängliga för alla. Förvaltningen ska till nämnden rapportera behovet av insatser och kontinuerligt avrapportera hur tillgängligheten utvidgas. Kommentar Inget nytt att rapportera för tertial 3. Rådhusets tillgänglighet till plan två och tre har diskuterats med Länsstyrelsen. Rådhuset är ett byggnadsminne varför Länsstyrelsen ej är positiva till en hiss. Stensbergs handikappsplatser anpassas för att följa de korrekta måtten enligt gängse normer. Nämndsuppdrag - Cykelparkeringshus vid stationsområdet Ej påbörjad Serviceförvaltningen ska, genom cykelprojektet, driva frågan att bygga ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Ett cykelparkeringshus kan innehålla funktioner som bland annat möjlighet till laddning av elcyklar, uthyrning av barnvagnar och inlåsning av väskor. Kommentar Samhällsbyggnadskontoret är den förvaltning som beslutar i frågor kring nybyggnation, således kan inte serviceförvaltningen arbeta för ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta uppdrag. Martina Adiels Balk, :36 4

59 Nämndsuppdrag - Belöningssystem förslag Genomförd Förvaltningen får i uppdrag att införa belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag. Kommentar Belöningssystem har tagits i drift under I samband med servicenämndens decembermöte delade nämndsordförande ut priset till kost omsorg norr. Syftet med belöningssystemet är att uppmärksamma nytänkande och goda förslag från medarbetare i förvaltningens olika verksamheter. Kost omsorg norr har fångat syftet väldigt väl i sitt arbete med att ständigt förbättra och effektivisera verksamheten. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Kommentar Serviceförvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Genomlysning av förvaltningens verksamheter är under genomförande för att se vilken påverkan den väntade befolkningsökningen har fram till I detta arbetet tas förändringen i den demografiska försörjningsbördan upp och hur förvaltningens arbete kan effektiviseras för att möta denna förändring samt möjlighet att åstadkomma önskad höjning av ambitionsnivå. Fullmäktigemål - Investeringarna Investeringarna ska självfinansieras till minst 50 procent över en rullande femårsperiod. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Nettokostnaderna Nettokostnaderna ska begränsas till högst 99 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag och kommunal utjämning över en rullande femårsperiod. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Kommentar Se nämndsmål "Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet". X Nämndsmål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Serviceförvaltningens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt Kommentar Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Martina Adiels Balk, :36 5

60 Förvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. För de verksamheter där det finns nyckeltal och jämförelser i Kolada används dessa. Eftersom serviceförvaltningens verksamheter till stor del består av intern service saknas nyckeltal för dessa i Kolada. Istället används då nyckeltal som finns specifikt för den branschen, till exempel Repab för lokalvård. Där det finns liknande externa leverantörer görs jämförelser vad gäller exempelvis pris. Årliga undersökningar görs inom flera av verksamheterna när det gäller kundnöjdhet. Nyckeltalen redovisas i årsrapporten. Den samlade bedömningen efter tredje tertialet är att nämnden har god budgetföljsamhet och att resurserna används på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Uppdrag - Hyresupphandling simhall Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Kommentar Volymskiss framtagen baserat på kultur- och fritidsförvaltningens önskemål. Detaljplanearbetet pågår. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kommunens miljöbokslut för 2015 visade på att Kalmar är en av Sveriges grönaste städer. Vi har under flera år tagit stora steg för ett bättre klimat- och miljöarbete. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och lång sikt. Vi tar vårt ansvar och visar vägen i miljöarbetet med utgångspunkt från de nationella miljökvalitetsmålen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Kommentar Serviceförvaltningens arbete bidrar inom en rad områden till fokusområdet "ett grönare Kalmar". Samlastningscentralen bidrar till att minska antalet transporter. Transportcentralen arbetar för att kommunens leasingfordon ska drivas med el, biogas eller laddhybrid samt att dubbfria däck ska användas i största möjliga utsträckning. Transportcentralens fordon samt utvalda entreprenadmaskiner använder nu enbart HVO som drivmedel. HVO är en syntetisk diesel som framställs av förnybara råvaror. Med anledning av en omdefiniering av begreppet "närproducerat" så är det oklart om målet kring ekologisk och närproducerad kost kommer att uppnås under året, sammanställning görs i början av Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve, genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från vattenråden och kustmiljögrupperna. Life Sure projektet uppstartat och projektledare har rekryterats. Projektet innebär ett omhändertagande av bottensediment i Malmfjärden och det löper på fyra år. Arbete sker för minskad energiförbrukning inom ramen för energitjänsteprojeket. Förvaltningens mål kring "energianvändning nybyggnation" arbetar för att säkerställa en användning som ligger 20 procent lägre än kraven som ställs i Boverkets byggregler. Kalmar sportcenters solcellsanläggning är i drift. Ny upphandlingspolicy är framtagen och beslutat av kommunstyrelsen under Kost skola följer tallrikssvinnet av mat genom regelbundna mätningar. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Kommentar Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars Serviceförvaltningen utför dock drift av gång- och cykelvägar. Det finns ett system med prioriterade cykelvägar som snöröjs och sandas först vid snöväder. Belysningsdrift och siktröjning utförs i anslutning till cykelvägarna. X Martina Adiels Balk, :36 6

61 Nämndsmål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Kommentar Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars Serviceförvaltningen utför dock drift av gång- och cykelvägar. Det finns ett system med prioriterade cykelvägar som snöröjs och sandas först vid snöväder. Belysningsdrift och siktröjning utförs i anslutning till cykelvägarna. Fullmäktigemål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk och närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Kommentar Se nämndsmål "ekologisk och närproducerad mat". X Nämndsmål - Ekologisk fruktstund Andelen ekologisk frukt i skola och förskola ska uppgå till 40 procent Kommentar Slutresultatet blir 30 procent ekologisk frukt till förskolans och skolans fruktstunder, målet nås således inte. X Nämndsmål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 58 procent år 2017 Kommentar Den ekologiska delen av kosten skulle då vara 30 procent och denna del av målet uppnåddes då resultatet blev 30,1 %procent. När det gäller närproducerad mat genomfördes ett arbete under 2017 med att förtydliga målets innebörd och mätmetod. Eftersom mätningen av måluppfyllelsen därför inte motsvarat vad som var intentionen med målet redovisas ingen siffra för Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år Kommentar Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". X Nämndsmål - Ersätta diesel med HVO Diesel ska ersättas med HVO för transportcentralens fordon och utvalda delar av entreprenadmaskiner under Kommentar Målet är uppnått då transportcentralens fordon samt de utvalda entreprenadmaskinerna nu enbart använder HVO som drivmedel. X Nämndsmål - Hållbara transporter För att få hållbara transporter ska andelen fordon fördubblas med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 60 till 120 till utgången av Martina Adiels Balk, :36 7

62 Kommentar Målet om dubblering från 60 till 120 styck, uppnåddes redan under tertial 1. Antalet el- eller gasfordon är vid mätning i tertial 3 uppe i 138 styck. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Kommentar Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". Fullmäktigemål - Kollektivtrafiken Resandet med kollektivtrafiken ska årligen öka. Kommentar Serviceförvaltningens produktionsverksamhet utför drift av hållplatser. Via rondering töms papperskorgar och man kontrollerar att det ser bra ut i anslutning till kuren. Snöröjning och sandning utförs vid säsong. Fullmäktigemål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Kommentar Se nämndsmål "solcellsanläggningar". X Nämndsmål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Kommentar Upphandling av ett nytt ramavtal på solcellsanläggningar är igång. Nya installationer har därför inte gjorts under sista halvåret Kalmar sportcenters solcellsanläggning har tagits i drift under första halvan Fullmäktigemål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Kommentar Se nämndsmål "vatten". X Nämndsmål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Kommentar Arbete med en reducering av fosfor och kväve i vår kustmiljö kommer att fortgå för att uppnå god status i vattendrag och Kalmarsund. Om Kalmar kommun ska klara sin del av de internationellt överenskomna betingen enligt EU:s vattendirektiv (the EU Water Framework Directive) måste det årliga vattenburna utsläppet av fosfor och kväve från kommunens yta minskas med 7 ton fosfor och 72 ton kväve per år fram tills år 2021 (jämfört med 2013 års värden). Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve och ska uppnås genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. För att klara målet 2021 behövs dessutom en långsiktig planering tillsammans med Kalmar vatten och Samhällsbyggnadskontoret om hur resterande utsläppsminskning på 4 ton fosfor och 22 ton kväve ska Martina Adiels Balk, :36 8

63 genomföras. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från vattenråden och kustmiljögrupperna. Under tredje tertial 2017 har följande skett: Musselskörd: Kalmar kommun har utvärderat en ny teknik för off-shore odlingar som en del av EU-projektet Baltic Blue Growth. Odlingen, som kommunen hyr av företaget Bohus havsbruk, har testas på en, för väder och vind, mycket utsatt lokal utanför Byxelkrok. Odlingen är en nätodling av samma typ som den kommunen äger och driver i Hagby norra fiskeläge, fast med överkompenserad flytkraft och ett block-system för neddragning som gör att odlingsnäten kan hållas permanent nedsänkta utan några flytande delar i ytan. Detta ska skydda utrustningen från nötning av vågrörelser och drivis, vilket ska öka materialens livslängd och minska driftskostnaderna. Vintern 2017/2018 kommer utvisa om de nedsänkta näten klarar vinterns väderförhållanden. Den tekniska utvärderingen visar det krävs rätt stora justeringar av den nu provade tekniken för att den ska fungera optimalt. Enligt åtgärdsplanen krävs en rejäl uppskalning av årlig musselskörd från Kalmarsund till 110 ton per år tills 2021 och för att klara detta behöver tekniken förbättras så vi kan utöka antalet möjliga odlingsområden. Life Sure: Serviceförvaltningen har tagit över projektet under hösten 2017 och en projektledare har anställts. Avtal har skrivits med parterna Teknikmarknad och Linnéuniversitetet. Projektets olika grupper har formerats och struktur för ekonomisk rapportering har upprättats. Upphandling är påbörjad samt arbete med att skaffa erforderliga tillstånd. En utredning kring lämpliga områden för sediment-upplag och reningsbassänger pågår. För at uppnå god ekologisk vattenstatus behöver vatendragen i kommunen får bättre förutsättningar för vattenlivet. Under tredje kvart i 2017 har biotopvårdande årgärder genomförts i tre vattendrag och planering av borttagning av vandringshinder och återställa ekologiska kantzoner har påbörjat. Arbetet sker inom projektet Levande Vatendrag, ett projekt som vattenråden startade I norra delen av kommunen har vi avslutat restaureringen av Nyttorp våtmark och inom LOVA projekt har vi genomfört studier och rådgivning för näringsminskande åtgärder i jordbrukslandskapet. Under 2018 planerar vi kunna anlägga 2 nya våtmarker och restaurera en befintlig våtmark. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet Renate Foks För at uppnå god ekologisk vattenstatus behöver vatendragen i kommunen får bättre förutsättningar för vattenlivet. Under tredje kvart i 2017 har biotopvårdande årgärder genomförts i tre vattendrag och planering av borttagning av vandringshinder och återställa ekologiska kantzoner har påbörjat. Arbetet sker inom projektet Levande Vatendrag, ett projekt som vattenråden startade 2017 och avslutas 2019 I norra delen av kommunen har vi avslutat restaureringen av Nyttorp våtmark och inom LOVA projekt har vi genomfört studier och rådgivning för näringsminskande åtgärder i jordbrukslandskapet. Under 2018 planerar vi kunna anlägga 2 nya våtmarker och restaurera en befintlig våtmark. Uppdrag - Kalmar cykelstad Ej påbörjad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar Cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med Kommentar Cykelprojekt övergick från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under tertial 1. Serviceförvaltningen utför nu endast arbete kring cykelfrågor på uppdrag från samhällsbyggnadskontoret. Produktionsverksamheten sköter driften i samband med cykelbanor. Uppdrag - Giftfri miljö i förskolor och skolor Genomförd Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med barn- och ungdomsnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och servicenämnden ta fram en plan för hur, samt också starta med att fasa ut farliga ämnen i förskole- och skolmiljöer för att skapa en sådan giftfri miljö som möjligt. Kommentar Handlingsplan är framtagen och remiss har behandlats och besvarats i servicenämnd Handlingsplanen gick sedan på återremiss på fullmäktigemöte. Nytt beslut förväntas tas i Samhällsbyggnadsnämnden. Serviceförvaltningens del i uppdraget att ta fram handlingsplan bedöms som genomförd. Martina Adiels Balk, :36 9

64 Uppdrag - Upphandlingspolicy och uppförandekod Genomförd Kommunstyrelsen tillsammans med servicenämnden får i uppdrag att göra en översyn av nuvarande upphandlingspolicy och uppförandekod. Kommentar Ny upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer är framtagna och beslutade av kommunstyrelsen under hösten Uppförandekoden tagits bort. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Uttalande tillagt i Ändringar i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering : Vi gör nu en paus i vårt deltagande som Fairtrade City. Vi fortsätter att arbeta med frågor om Fairtrade som en del av kommunens arbete med att ta ännu större socialt och etiskt ansvar i frågor gällande upphandling av varor och tjänster. Kommentar Serviceförvaltningens arbete är en del i att skapa ett attraktivt Kalmar. Förvaltningens arbete inom park- och fritidsverksamhet bidrar till att göra kommunen till ett attraktivt besöksmål. Underhållsarbete på fritids- och kulturanläggningar såsom till exempel badplatser, vandringsleder, sportanläggningar och utomhusscener bidrar till att skapa ett rikt fritids- och kulturutbud. Gatuverksamheten arbetar med upprustning av vägar och cykelvägar. Förvaltningen deltar även i tillgänglighetsarbetet. Arbete med åtgärder för att förbättra trygghetskänslan hos kommunens innevånare genomförs, bland annat genom årlig siktröjning vid motionsspåren och förbättrad belysning på mörka platser Fullmäktigemål - Arbetslösheten Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Arbetsmarknadspolitiska åtgärder används inom produktionsverksamheten. Sociala krav ställs i upphandlingar. Verksamheterna för lokalvård och kost har arbetat fram program för rekrytering. Fullmäktigemål - Bostadsplanering Till och med 2018 ska Kalmar planera för 2500 bostäder, varav 300 småhus. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Attefallshus finns i Påryd. Fullmäktigemål - Företagsklimat I och med Kalmar kommuns satsning på "Förenkla helt enkelt" så ska Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning avseende företagsklimatet årligen öka. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål, men bidrar genom arbete med samordning av grävtillstånd. Fullmäktigemål - Trygg residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Kommentar Se nämndsmål "Trygg residenskommun". Martina Adiels Balk, :36 10

65 X Nämndsmål - Trygg residenskommun I Statistiska centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå värdet 6,5 av 10 på frågan Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter? Kommentar I SCB:s medborgarundersökning för 2017 når Kalmar kommun värdet 6,2 på frågan "Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter?" vilket gör att målet att nå 6,5 inte uppnås. Dock så är det en klar förbättring från 2016 års siffra 5,7. Produktionsverksamheten arbetar bland annat med årlig siktröjning på motionsspåren samt förbättrad belysning på mörka platser för att få en tryggare kommun. Fullmäktigemål - UF-företagare År 2017 ska 30 procent av gymnasieeleverna prova att vara UF-företagare. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Bullervall i Djurängen Pågående Samhällsbyggnadsnämnden (tidigare servicenämnden) får i uppdrag att anlägga en bullervall i Djurängen. Detta för att dämpa bullret från Ölandsleden. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta uppdrag. Byggnation pågår, samhällsbyggnadskontoret projektleder. Uppdrag - Föreningarnas hus Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets Park med syfte att skapa ett "Föreningarnas hus" med pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park. Kommentar Projektet leds av kommunledningskontoret där serviceförvaltningen är en av deltagarna i arbetsgruppen. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finna att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Kommentar Serviceförvaltningen bidrar till fokusområdets uppfyllande genom sitt arbete med lokalvård, kost och IT samt nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Kommentar Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamheterna lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Martina Adiels Balk, :36 11

66 Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Kommentar Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamhetenar lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Hälsa och välbefinnande Skillnaderna i hälsa och välbefinnande mellan olika socioekonomiska grupper och olika delar av kommunen ska minska. Kommentar Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Barn och ungas psykiska hälsa Pågående Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa. Kommentar Serviceförvaltningen bidrar till uppdraget genom sitt arbete med fastigheter som skapar förutsättningar för föreningar och skolor att utöva idrott och annan föreningsverksamhet. En god kosthållning är en hälsoaspekt och förvaltningen arbetar med näringsberäknad kost till skolelever. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET, PERSONAL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompetensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Kommentar Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ligger generellt lägre än den totala siffran för Kalmar kommun och några särskilda åtgärder har därför inte vidtagits. Projektet "Ett lyft för serviceförvaltningen" som genomförts tillsammans med Centrum för idrott och hälsa har avslutats och resultatet av Linneuniversitetets studie baserad på projektet har redovisats i förvaltningens ledningsgrupp. Nyanställningar i förvaltningen görs med anställningsgrad 100 procent. Jämställdhetsarbetet utför via förvaltningens process "Plan för lika rättigheter och möjligheter". Verksamheterna gör kartläggningar och åtgärdsprogram tas fram. En jämställdhetsutvecklare har utsetts under december Fullmäktigemål - Heltid som norm Vid nyanställning ska heltid vara norm. Kommentar Samtliga nyanställningar i förvaltningen under 2017 har varit med anställningsgrad 100 procent. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Kommentar Det pågår ett centralt arbete inom HR kring bland annat den nya diskrimineringslagen, där jämställhetssäkrad verksamhet ingår. Detta arbete planeras vara klart Förvaltningen har utsett en jämställdhetsutvecklare. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Martina Adiels Balk, :36 12

67 Kommentar Förvaltningens sammanlagda sjukfrånvaro för januari till november ligger på 4,8 procent att jämföra med totalen för Kalmar kommun som ligger på 6,7 procent. (2016 års siffror 4,9 procent för förvaltningen och 7,0 procent för hela kommunen.) Frisknärvaro per den siste november ligger på 38,4 procent vilket innebär att 208 personer av totalt 542 medarbetare inte har haft någon sjukfrånvaro. X Nämndsmål - Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningens medarbetare ska få stöd för att utveckla en god hälsa, bland annat genom förvaltningens knäböjprojekt. Kommentar Under december presenterades slutrapport från Centrum för idrott och hälsa samt Linnéuniversitetet i förvaltningens ledningsgrupp. Sammanfattning: Knäböjsträningen har gett resultat i form av styrkeökning, rörlighet och kondition. "3-4 veckor" gruppen visar på hur en relativt kort träningsperiod kan ge resultat. Knäböjsprojektet har nått en målgrupp som inte har en tränings vana vilken ofta varit svår att fånga i olika hälsofrämjande insatser. 50 % av deltagarna hade ingen tränings vana innan projektet. Projektet hade behövts förankrats djupare och deltagarna hade haft behov av mer uppföljning och coachning. Projektet har gett mycket feedback och visat på resultat som kan ha stor betydelse för framtida projekt. Det finns potential i konceptet och incitament till att vidareutveckla projektidén. 3 slutsatser: Knäböj är en bra igångsättare för de som inte tränat innan! Knäböjsträning ger resultat! Börja enkelt så ger det mersmak! (Se hela slutrapporten i bifogad fil) Martina Adiels Balk, :36 13

68 Organisationsenhet: Servicenämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Alla risker grupperade på process Martina Adiels Balk, :27 1

69 Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk att resurser är otillräckliga. Risk att resurser är otillräckligna för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finnas med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmått. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontrollmoment - Avstämningar Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finns med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmoment. Tertial 3: Serviceförvaltningen prognos visar i november på ett resultat på ca + 1 MSEK. Delar av de uppsatta målen kommer inte att nås under Tertial 2: Enligt prognosen efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Utifrån kommunfullmäktigesmål formuleras mål för servicenämnden. Dessa bryts sedan ner i de verksamheter där målet kan påverkas. Tertialuppfölningar av mål och uppdrag redovisas för nämnd, ledningsgrupp, samverkan och på arbetsplatsträffar. Budgettilldelningen ses över inför ny budget. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Avstämning mål/budget Avstämning mål/budget tertialvis så att vi har resurser för att nå satta mål alternativt göra prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Tertial 3: Serviceförvaltningen prognos visar i november på ett resultat på ca + 1 MSEK. Målen för 2017 följs upp och analyseras i samband med framtagande av årsrapport under början av Tertial 2: Enligt prognosen vid efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Martina Adiels Balk, :27 2

70 Risk felbedömning omvärldsrisker Risk för felbedömning av risker i omvärlden. Risk för att förvaltningens tjänstemän blir överhopade med information och gör felbedömningar. Risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Risk att felaktiga prognoser leder till felaktiga satsningar/indragningar. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till allvarlig skada och påverkan för verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Avstämning presidie Om signaler på att en allvarlig situation skulle dyka upp görs alltid en avstämning med presidie, detta så att verksamheten leds i rätt riktning.viktigt med tillförlitliga prognoser och planeringsdirektiv. Ingen allvarlig situation enligt kontrollmomentet har identifierats under Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk för otydliga/ej kända arbets- och uppdragsbeskrivningar Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk för bristande beslutsunderlag Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt (felaktig filöverföring, fel vid manuell registrering, system fungerar inte på avsett sätt, mänskliga faktorn). Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens. Martina Adiels Balk, :27 3

71 Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Risken bedöms som störst mellan förvaltningar. När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Till exempel kan lekpark som inte längre uppfyller krav bli kvar i samma skick eftersom beslut saknas. Nya reglementen och en ansvarsfördelning mellan SF/SBK tas fram. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning reglemente Följ upp nya reglementet och dess tillämpning. Avstämning med verksamheterna, per tertial. Gränsdragningslista mellan serviceförvaltningen - samhällsbyggnadskontor et (SBK) är framtagen och beslutad. Förvaltnings och produktionschef deltar ibland på ledningsmöten hos SBK. Trots gränsdragningslista så finns det fortfarande otydlighet i ansvarsfördelning, Martina Adiels Balk, :27 4

72 Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen och driftad hösten Denna lista ska fyllas i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll gränsdragn ingslista Ett stickprov på nya/uppdaterade hyresavtal per tertial att gränsdragningslista har tagits fram tillsammans med hyresgästen. Gränsdragningslistan används vid nya/uppdaterade avtal under Risk för IT intrång/säkerhet Risk för IT intrång/säkerhet Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 2) Kommentar: Brandväggarna finns som fångar de försök till intrång som görs. Risk för brand i serverhall Risk för brand i serverhall Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kommentar: Ny serverhall byggs i den nya brandstationen. Dess utformning är enligt MSBs krav. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Slutbesiktning Byggnad inryms i brandstation byggd enligt MSB:s krav vilket kontrolleras vid slutbesiktning. Slutbesiktning har skett och hallen har godkänts enligt MSB:s krav. (Dock är inte hallen certifierad, och en diskussion pågår om detta ska göras.) Martina Adiels Balk, :27 5

73 Risk för brand i verkstadens däcksförråd Risk för brand i verkstadens däcksförråd Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) Kommentar: Enskild brandcell. Inget lättantändligt material eller kemikalier förvaras i däcksförrådet. Risk för drunkningstillbud/olycka. Risk för drunkningstillbud/olycka i samband med sjöhantering. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) Risk för att el slås ut Risk för att el slås ut Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Reservel finns på kritiska punkter. Rutin finns Risk för att vattenförsörjning slås ut Risk för att vattenförsörjning slås ut. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Möjlighet att förse kritiska punkter med reservvattentankar. Rutin finns. Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Risk bristande tillgänglighet vid lekplatser och bryggor Äldre bryggor och lekplatser inte planerade utifrån ett tillgänglighetsperspektiv. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 1) Kommentar: Planering och utformning av bryggor och lekplatser görs hos SBK. Martina Adiels Balk, :27 6

74 Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Regelbunden information vid samverkansmöten om vikten att rapportera tillbud och olyckor. Risk att det finns brister i egenkontroll Risk att kontrollpunkter i egenkontrollprogram för inte följs. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Inom kostverksamheten är risken lägre då tydliga rutiner finns samt inspektioner från SBK görs. Öka kunskap och efterlevnad av kontrollprogram inom produktionsverksamheten. Martina Adiels Balk, :27 7

75 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Checklistor Uppföljning av relevanta checklistor inom egenkontrollen. Ingen rapportering gjord vid uppföljningstillfället. Risk för ammoniakutsläpp ishallar Risk för ammoniakutsläpp från ishallens kylanläggning. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutin för besiktning och daglig kontroll finns. Larm finns. Risk olycka på lekplats/utegym Lekplats/utegym - olycka på grund av undermålig utrustning Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Årliga besikningar genomförs. Risk för kemikalieutsläpp Kemikalieutsläpp - till avlopp eller mark. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk för smittspridning Risk att sticka sig på använd spruta. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för hantering av avfall som kan innebära risk finns. Risk skada pga ej korrekt tillagad kost Risk att person skadas till följd av felaktig kosthantering. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Egenkontrollprogram och rutiner finns för att säkerställa de parametrar som kan leda till att dessa typer av problem uppstår. Regelbundna kontroller av miljö och hälsa på SBK. Risk specialkost Risk att person med behov av specialkost får fel kost. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Martina Adiels Balk, :27 8

76 Skola/omsorg informerar kostverksamheten om behov av specialkost. Rutiner finns sedan framtagna för att säkerställa att felaktig kost inte serveras till de personer som är i behov av specialkost. Allergier Risk att icke godkända kemikalier används Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. Smittspridning Risk att icke tillräckligt effektiva kemikalier används vilket kan leda till smittspridning. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. Martina Adiels Balk, :27 9

77 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritets reglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Konsekvensen av om det inträffar bedöms som stor då skadan kan bli allvarlig eller har stor påverkan på verksamheten. Dels kan SF betala fakturor som de inte ska betala eller teckna avtal till felaktigt pris eller andra oförmånliga villkor om fel person beslutar om detta. Detta leder både till förtroendeskada om det skulle komma fram i media eller bland medarbetarna men också ekonomisk skada i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Avstämning Avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial. I de stickprov som gjordes första tertialet framkom attest av egna fakturor på totalt sju fakturor. Fakturorna gällde kurs- och representationskostnader. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. I de stickprov som gjordes andra tertialet framkom attest av egna fakturor på två fakturor. Fakturorna gällde representationskostnader. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. I de stickprov som gjordes tredje tertialet framkom attest av egna fakturor på tre fakturor. Fakturorna gällde representationskostnader. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13. Risk för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Fungerar inte hanteringen korrekt kan detta leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelsekostnader, leverantörernas förtroende för kommunen skadas, ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att det brister i hanteringen av leverantörsfakturor bedöms till en 4 då detta kan hända varje vecka. Konsekvensen om det blir fel bedöms till en 3:a då skadan kan bli allvarlig och den kan ha stor påverkan på verksamheten. Om inte hanteringen Martina Adiels Balk, :27 10

78 fungerar kan detta leda till ökade kostnader i form av påminnelseavgifter och räntor, leverantörernas förtroende för kommunen skadas och beslut kan fattas på felaktiga grunder. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning fakturor Kontrollmoment: Uppföljning av förfallna fakturor månadsvis samt avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial för representation, kurser och resor. Vid de stickprov som togs första tertialet återfanns två fakturor för representationskostnader där syfte ej angivits på den ena och deltagare saknades på den andra. Förfallna fakturor har följts upp varje vecka och utskick har då gjorts till berörda. I genomsnitt ligger totala förfallna fakturor på cirka 30 stycken varav majoriteten tillhör Fastighet. Under perioden har det skett oförutsedda förändringar i personalgruppen på fastighetsavdelningen, vilket har inneburit tillfälliga svårigheter att få iväg fakturorna i tid. Vid de stickprov som gjordes på andra tertialet återfanns 13 fakturor för representations-, rese- och kurskostnader där syfte och/eller deltagare ej angivits. Förfallna fakturor har följts upp varje vecka och utskick har då gjorts till berörda. I genomsnitt ligger totala förfallna fakturor på cirka 20 stycken varav majoriteten tillhör Fastighet. Vid de stickprov som gjordes på tredje tertialet återfanns elva fakturor för representations-, rese- och kurskostnader där syfte och/eller deltagare ej angivits. Förfallna fakturor har följts upp varje vecka och utskick har då gjorts till berörda. I genomsnitt ligger totala förfallna fakturor på cirka 20 stycken varav majoriteten tillhör verksamhet fastighet. Risk för brister i redovisningen Brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet kan innebära att beslut fattas på felaktiga grunder. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Kontroll av underlag vid rättelse av redovisning. Rutiner för redovisning finns. Risk för brister i hantering av kundfakturering Risk att fakturering inte sker i rätt tid. Risk att debiterade avgifter inte följer tagna taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för fakturering finns. Risk; Brist i hantering av mervärdesskatt Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och skada förtroendet för kommunens redovisning. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Martina Adiels Balk, :27 11

79 Rutiner finns för hantering av moms. Risk - Brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål. Risk för att handkassor redovisas i fel period. Risk att förteckningen över handkassorna inte är aktuell. Risk att handkassorna utbetalas utan korrekt underlag. Dessa risker kan leda till att handkassor försvinner eller uppstår. Att skattetillägg kan utgå på grund av felaktigt redovisad ingående moms. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Användning av handkassor är begränsad i förvaltningen. Risk- Fakturabetalning i byggprojekt Risk att betalning inte sker enligt arbetsplan, mot utfört arbete och enligt betalningsplan där sådan finns upprättad. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Kontroll av att betalningsplanen följs. Risk i reglering av hyreskontrakt Risk i reglering av hyreskontrakt. Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Kontroll att bevakningsrutinen fungerar. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande arkivlag Risk för att diarieföring, arkivering och gallring inte sker enligt gällande arkivlag. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringshanteringsplaner och arkivplaner. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Kommunövergripande och förvaltningsspecifik dokumenthanteringsplan finns och är upptagen i ledningsgrupp. Risk i ärendehantering. Risk att ärenden inte hanteras eller besvaras. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :27 12

80 Kommentar: Hantering av synpunkter görs i streamflow, på så sätt "försvinner" inte ärenden utan att vara hanterade. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller att den inte tas emot Risk för att information inte når fram eller att den inte tas emot. Risken finns både orsakad av den mänskliga faktorn samt att det kan finnas brister i tekniska lösningar. Risk finns också att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet för att nå mottagaren. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för kommunikation finns. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer användarna Risk för att IT-system inte stödjer användarna och att arbetsuppgifter därmed inte kan utföras på ett optimalt sätt. Till exempel om inte användare hittar den information som han/hon söker. Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Systemförvaltarmodell finns. Systembehov ska lösas i samråd med IT. Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Det behövs en systemförvaltarmodell och ny informationssäkerhetspolicy. Martina Adiels Balk, :27 13

81 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Granskning Granska att systemförvaltarmodell och ny informationssäkerhetspolicy tagits fram under Informationssäkerhetspolicy fastställdes i kommunfullmäktige i maj. Arbetet med systemförvaltarmodell är pågående, remissdokument är framtaget som representanter för de olika förvaltningarna har lämnat synpunkter på. Arbetet fortsätter under Risk för att IT-system eller telefonisystemet inte fungerar på avsett sätt Risk för att IT-system eller telefonisystemet slutar att fungera. Risk för bristande kompetens inom system (sällananvändare) vilket skulle kunna leda till att systemet inte fungerar på avsett sätt eller att information som hämtas från systemen blir felaktig eller bristfällig. Risk för att IT-support saknas när systemen slutar fungera eller när kompetensen brister. Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för risk och sårbarhet finns. Dock saknas prioriteringslistor från förvaltningarna kring vilka system som är de mest kritiska. Risk oklarhet kring IT leveransens tillgänglighet Information saknas om vilka system som behöver prioriteras vilket kan leda till en felaktig prioritering. Information om vad verksamheten förväntar sig av ett system saknas. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Prioriteringslista måste tas fram av förvaltningarna. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Prioriteringslista Avstämning i årsrapport att prioriteringslista tagits fram. Prioriteringslistan är ännu inte framtagen. Den kommer att bli en del av systemförvaltningen på central nivå. Brist på prioriteringslistor har även lyfts till kommunens säkerhetssamordnare. Risk att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom. System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Mål att följa upp hur många system som införskaffas utan IT:s medverkan under Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Martina Adiels Balk, :27 14

82 Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk i lönehantering Det finns risk i hanteringen av lön då flera steg är beroende av den mänskliga faktorn. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 1) Kommentar: Respektive chef granskar och godkännermedarbetarens tidsrapportering. Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen inom samtliga områden då det kan vara svårt att rekrytera rätt kompetens. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Viktigt att vara attraktiv arbetsgivare. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av genomförda avgångssamtal. Tertial 1 för de senaste 12 månaderna. (Avidentifierade) Resultatet av samtliga avgångssamtal samlas hos personalenhetens chef på kommunledningskontoret. Här genomförs sedan en analys och uppföljning av dessa samtal. På grund av ovanstående så kommer inte serviceförvaltningen att genomföra detta kontrollmoment då det blir dubbel hantering. Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet ej uppfylls Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Vid medarbetarsamtal, medarbetarenkäter och arbetsplatsträffar ska brister i arbetsmiljön fångas upp men risk finns för brister i uppföljningsarbetet efter enkäter och medarbetarsamtal. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner finns. Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt. Det finns risk för att verksamheten inte känner till sitt ansvar för rehabilitering. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för rehabilitering finns. Martina Adiels Balk, :27 15

83 Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Delegationsbeslut Risk finns för att delegationsbeslut inte rapporteras och det finns risk för att tagna beslut inte verkställs. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner för rapportering finns. Risk - PUL (Personuppgiftslagen) Risk att PUL inte följs. (Ersätts av nya dataskyddsförordningen under 2018) Kategori: Legal risk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 4) Kommentar: Utbildning i nya dataskyddsförordningen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av utförd utbildning. Uppföljning av utförd utbildning i dataskyddsförordningen. Nanoutbildning påbörjad under hösten Några verksamheter kör utbildningen via mejl till medarbetarna men de flesta har valt att gå igenom utbildningens olika delar vid APT. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för dolda fel. Risk för dolda fel i byggkonstruktion. Kan visa sig plötsligt efter lång tid och kräva omedelbar åtgärd. Detta påverkar i sin tur övrigt planerat underhåll. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk för orationell hantering av lokaler Att funktionen för att lösa verksamhetens lokalbehov inte är samlat hos fastighet kan leda till att samordningsvinster uteblir. Martina Adiels Balk, :27 16

84 Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll reglemente t Kontroll att reglementet följs vilket stäms av i årsrapport. Förvaltningen kan konstatera att extern inhyrning görs utan att fastighetsförvaltningen konsulteras i tidigt skede. Varierande fabrikatsflora LOU gör att leverantörer varierar per projekt. Varje leverantör använder sina fabrikat. Detta göra att fastighetsservice ständigt måste hålla kompetens och reservdelslager för många fabrikat. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Rutiner finns för att hantera detta. Risk vid avsaknad av larm Att larm inte finns på fastighet kan leda till skada på egendom och person. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk vid överlämning av byggprojekt till drift Risk att bristande överlämning från bygg till drift leder till felaktiga grunder för garantitider och besiktningar. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk i felanmälan Risk för ej hanterad/felaktigt hanterad felanmälan Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk avtalade hyror Risk att avtalade hyror inte används vid fakturering. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Martina Adiels Balk, :27 17

85 Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk att inköp inte sker enligt avtal. Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Kategori: Legal risk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll via fakturor Kontrollmoment: Tertialvis avstämning leverantörer via fakturor. Stickprov 2 verksamheter. Vid stickproven första tertialet uppkom två fakturor där förvaltningen brister i avtalstrohet gällande arbetskläder samt belysning. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Vid stickproven gjorda av upphandlingsenheten på andra tertialets fakturor framkom 22 fakturor där förvaltningen brister i avtalstrohet. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Vid stickproven gjorda av upphandlingsenheten på tredje tertialets fakturor framkom 20 fakturor där förvaltningen brister i avtalstrohet. Återkoppling har skett till berörda och även till övriga i ledningsgruppen för kännedom då detta kan vara ett förvaltningsövergripande problem. Risk för överklaganden Överklaganden kan göra att upphandling tar mer tid än planerat vilket kan leda till otillåtna direktupphandlingar. Kategori: Legal risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk transporter Risk att transporter sker utanför gällande lagstiftning. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risk fordon Risk att fordon som inte är trafikvärdiga släpps ut från verkstad till förvaltningarna. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk brand i kemikalieförråd Risk att brand uppstår i centralförrådets kemikalieförråd. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 2 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :27 18

86 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2017/ Servicenämnden Medborgarförslag om badbryggan som ligger i Långviken Förslag till beslut Servicenämnden beslutar enligt förvaltningens utlåtande. Bakgrund Olof och Ingrid Ersgård föreslår i ett medborgarförslag att badbryggan bakom seglarsällskapet Vikingarna klubbhus höjs för att den ibland står under vatten vid högt vattenstånd. Utlåtande Problemet är känt och är redan planerad för åtgärd våren Det är därmed redan klart att förslaget kan tillmötesgå. Tomas Lexinger Chef SF Produktion Bilagor Medborgarförslag om badbryggan som ligger i Långviken Serviceförvaltningen Produktion

87

88 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Björn Hedbäck SFN 2017/ Servicenämnden Revision - Granskning av kommunens kostverksamheter Förslag till beslut Servicesnämnden beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar till kommunens revisorer. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har EY granskat servicenämnden i syfte att bedöma nämndens styrning, ledning och uppföljning av kostverksamheten. Vår sammanfattande bedömning är att servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av kostverksamheten till stor del är tillräcklig. Vår bedömning grundar sig på är att det finns mål och riktlinjer som på ett tydligt sätt anger ambitionsnivån och riktningen för verksamheten. Det finns även ett tydligt kundperspektiv avseende kostverksamheten och olika tillvägagångssätt för att ta del av avnämarnas synpunkter kring kosten. Yttranden Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi servicenämnden följande. Målsätta matsvinnet på annat sätt än att det ska vara lägre än föregående års siffror. Yttrande: Målformuleringen är beslutad och kvarstår under år Inför år 2019 tar servicenämnden beslut om tallrikssvinn ska vara en målsatt aktivitet och i så fall dess formulering. Serviceförvaltningen Support Tel Stagneliusgatan 31 bjorn.hedback@kalmar.se

89 SFN 2017/ (3) Genomföra en analys över effekterna av kost skolas budgetavvikelser. Yttrande: Kost skolas budgetavvikelse har varierat mellan +0,3 och -2,2 procent de senaste åren. Orsaken till variationerna är flera; justerad ram, variation i livsmedelspriser och barn- och elevantal där verksamheten saknar kontroll över mätningarna. Byggnation av nya förskolor och skolor genererar kostnader för kostverksamheten. Till det kommer successivt ökade krav och högre mål. Med hänsyn till rådande förutsättningar har servicenämnden fortsatt förtroende för kost skolas budgetarbete. Se över samordningen mellan kost skola och förvaltningarna för att säkerställa att arbetet dem emellan sker på ett så effektivt sätt som möjligt. Yttrande: Generellt finns ett gott samarbete mellan kost skola och olika representanter för barn- och ungdomsförvaltningen. Sedan 2017 träffas kost skola och representanter för barn- och ungdomsförvaltningens ledning regelbundet i frågor som rör organisation, avtal och ekonomi. Servicenämnden förordar att minst behålla nuvarande samarbetsformer. Se över underlaget som ligger till grund för framräkning av prisnivån för personal- och pensionärsluncher som serveras på kost omsorgs restauranger samt ersättningsnivån för de pedagogiska måltiderna i kost skola. Yttrande: Kost omsorgs restauranger har målgruppen pensionärer i området men är även öppna för övriga matgäster. Restaurangerna ligger i anslutning till vård och omsorgsboende, träffpunkt eller hemtjänstlokal i huset. Några av matgästerna har beviljat behov av hjälp i måltidssituationen vilket omsorgens personal hanterar. Ett syfte med restaurangerna är att erbjuda målgruppen samvaro och självständighet i måltidssituationen. Restaurangverksamheterna ses därför som en del av omsorgsverksamheten. Priset för en pensionärslunch är detsamma i kost omsorgs restauranger som på omsorgsförvaltningens träffpunkter. Parametrar som tas hänsyn till i nuvarande prissättning är framför allt integrationen med omsorgsverksamheten och målgruppens priskänslighet men även avstämning mot på prisnivån på alternativa restauranger. Personalpriset följer pensionärspriset, övriga matgäster har ett högre pris. Den pedagogiska måltiden är en viktig del i en trivsam måltid där barn och elever uppmuntras till att våga smaka all mat och äta sig mätta. Att vuxna är närvarande i skolrestaurangerna är viktigt för att skapa lugn och vara förebilder. Det ursprungliga priset är därför satt utan full kostnadstäckning för kostverksamheten. Ersättningen 2018 för en pedagogisk lunch är 6,10 kr/portion medan råvarukostnaden under vecka är 14,37 kr/portion i genomsnitt. Servicenämnden anser därmed att grunderna till prissättningen är i linje med verksamhetens uppdrag.

90 SFN 2017/ (3) Björn Hedbäck Supportchef Ann-Sofie Eriksson Kostchef, Kost skola Karolin Gleisner Kostchef, Kost omsorg

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2017/ Servicenämnden Motion från Pelle Sederkvist (M) om Belysning i våra pulkabackar Förslag till beslut Servicenämnden antar förvaltningens svar på motionen och överlämnar ärendet till kommunfullmäktige. Bakgrund Pelle Sederkvist (M) har i en motion framfört förslag att: Kalmar kommun utreder möjligheten för att anlägga belysning i våra mest frekventa använda pulkabackar. Det vid de flesta nyttjade pulkabackarna anläggs minst en grillplats som kan öka trivseln och samvaron även vintertid. Utlåtande Kalmar kommun satsar mycket på att öka trygghet och trivsel med bland annat belysning. Önskemål om mer belysning finns på många platser både centralt och på landsbyggden. Arbetet är omfattande och det finns områden som är mer prioriterade än andra vilket gör att alla önskemål inte kan uppfyllas mer än på sikt. Arbetet har även målsättningen att samordnas med andra satsningar till exempel på lekplatser och parker mm för bra samordningseffekt. Angående pulkabackar så finns det ett antal stora pulkabackar som har belysning och även grillplatser. I samband med andra projekt eller översyn av ett område för eventuella åtgärder kommer antalet öka. Under 2018 kommer Lindsdal dessutom vara ett sådant område både för lekplatser och belysningar. En specifik utredning för detta ändamål är inte motiverat men förslaget tas i beaktan. Tomas Lexinger Chef SF produktion Bilagor Motion från Pelle Sederkvist (M) om Belysning i våra pulkabackar. Serviceförvaltningen Produktion

110

111 Kalmar Motion angående redovisning av det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk. Under 2017 har jag vid flera tillfällen tagit upp den ekonomiska hanteringen av Kalmar kommuns vindkraftverk. Det gäller då framförallt det system med ett internpris som tillämpas för den elenergi som produceras vid vindkraftverket. I min interpellation som behandlades i kommunfullmäktige den ställde jag följande fråga till kommunalrådet Ingemar Einarsson (C). Anser du att resultatet som serviceförvaltningen redovisar om drygt en miljon kronor för vindkraftverket under 2016 är rättvisande? Ingemar Einarsson (C) gav mig då följande svar enligt protokollet. Resultatet för vindkraften som redovisas av Servicenämnden är serviceförvaltningens interna resultat liksom övriga verksamheters resultat som redovisas av förvaltningen, vilket jag anser rättvisande utifrån Servicenämndens årsrapport. Det är förvånande att kommunalrådet Ingemar Einarsson (C) anser att resultatet som redovisas är rättvist. I min motion daterad beskriver jag hur detta internpris hanteras och hur det påverkar kommunens olika abonnenter på ett negativt sätt. Enligt svaret på motionen överdebiterades kommunens förvaltningar med kronor under 2014, kronor under 2015, kronor under För 2017 var överdebiteringen lägre då interpriset sattes ner från 77 öre/kwh till 0 öre/kwh, under årets fyra sista månader. Vilket i praktiken innebär att pengar betalades tillbaka till förvaltningarna men överdebiteringen blev trots det ändå ca kronor. Den överdebitering som Serviceförvaltningen tillämpat har därmed givet ett missvisande resultat när det gäller vindkraftverket. Det ekonomiska resultatet har blivit direkt felaktigt i förhållande till det marknadsmässiga resultatet. Enligt den information jag fått har ingen sammanställning gjorts över det marknadsmässiga resultatet under de år som Kalmar kommun ägt vindkraftverket. Det resultat som baserats på den överdebitering med internpris är också det resultat som redovisats i Serviceförvaltningens årsredovisning. Därmed har man från Serviceförvaltningen sida enligt min åsikt vilselett samtliga politiker i Servicenämnden, kommunstyrelsen och kommunens högsta beslutande organ, kommunfullmäktige, under flera år.

112 I årsrapporten för 2016 kan följande läsas. Vindkraften, som redovisas inom denna verksamhet, har under året gett högre intäkter än budgeterat och ger därmed ett överskott på 1,0 mnkr. Det marknadsmässiga resultatet för 2016 var enligt Serviceförvaltningens egna ekonomers nya uträkning 325 tkr. Skillnaden är med andra ord kronor mellan det redovisade resultatet i årsrapporten och det marknadsmässiga resultatet, som är det verkliga resultatet för Kalmar kommun. Det är med andra ord direkt vilseledande information i Serviceförvaltningens årsrapporter när det gäller vindkraftverkets ekonomiska påverkan på Kalmar kommuns ekonomiska resultat. Sverigedemokraterna föreslår med anledning av detta kommunfullmäktige besluta: att Kalmar kommun i första hand skall avskaffa systemet med ett internpris och därmed sluta manipulera det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk. att Serviceförvaltningen i sin årsrapport redovisar det marknadsmässiga resultatet och den överdebitering som skett till förvaltningarna om inte internpriset avskaffas. Thoralf Alfsson Sverigedemokraterna

113

114 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk SFN 2018/0049 Marcus Kindahl Servicenämnden Remiss Strategi för jämställdhet Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande och överlämna ärendet för vidare handläggning och beslut i kommunstyrelsen. Bakgrund Strategi för jämställdhet har tagit fram av kommunledningskontoret och skickats på remiss till kommunens samtliga nämnder samt till berörda organisationer. Strategin utgår från de nationella målen för jämställdhetspolitik och bygger sin målbeskrivning på de 6 nationella målen. En jämn fördelning av makt och inflytande i samhället Ekonomisk jämställdhet Jämställd utbildning En jämn fördelning av det obetalda hem- och omsorgsarbetet Jämställd hälsa Mäns våld mot kvinnor ska upphöra Strategin tydliggör också de olika instansernas ansvar. Nämnderna ansvarar för beslut, genomförande och uppföljning av insatser för ökad jämställdhet inom respektive ansvarsområde. På varje förvaltning och bolag utsedd jämställdhetsutvecklare ansvarar för att stödja och följa upp arbetet med jämställdhetsmålen och hur de implementeras. Yttrande Serviceförvaltningen ställer sig positiva till Strategin för jämställdhet Jämställdhetsarbetet är en viktig del i verksamheten och det är positivt att det lyfta fram med en strategi. Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

115 SFN 2018/ (2) Förvaltningen ser att det är av stor vikt att det tas fram verktyg som gör det enkelt och tydligt hur arbetet kan implementeras i olika verksamheter. Därav ser vi ett behov av att utveckla frågeställningen hur genom att komplettera strategin med verktyg alternativt en planering för hur verktyg ska tas fram. Förvaltningen ser också att det är av stor vikt att det ges utrymme och möjlighet för att på ett fullgott sätt aktivt kunna arbeta med frågorna. Därav ser vi ett behov av att det tilldelas och avsätts resurser för att förvaltningen ska kunna genomföra jämställdhetsarbete med kvalité. Marcus Kindahl Jämställdhetsutvecklare Martina Adiels Balk Administrativ chef Bilagor Remiss Strategi för jämnställdhet

116 Ann-Sofie Lagercrantz Dnr KS 2017/ , Inbjudan att inkomma med yttrande Strategi för jämställdhet Kommunledningskontoret har uppdraget att revidera Kalmar kommuns jämställdhetsprogram. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 23 januari 2018 att skicka bifogat förslag på strategi för jämställdhet i Kalmar kommun på remiss. Förslaget som föreslås ersätta kommunens jämställdhetsprogram , anger mål och insatser för att säkerställa en jämställd kommunal verksamhet och stärka insatserna för att Kalmar ska bli en jämställd kommun att verka och leva i. Den föreslagna strategin är anpassad till Sveriges nya jämställdhetspolitik och det av kommunfullmäktige fastslagna målet att den kommunala verksamheten ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: Likvärdig service och bemötande Likvärdig myndighetsutövning Likvärdig resursfördelning Jämställd fördelning av makt och inflytande Till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. Välkomna att inkomma med yttrande! Remissvar önskas senast 3 april Skickas till; ann-sofie.lagercrantz@kalmar.se Sändlista: Kansli- och omvärldsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel katarina.johansson-storm@kalmar.se