Granskning av Intäktsredovisning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk SFN 2017/ Servicenämnden Granskning av Intäktsredovisning Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på den uppföljande granskningen. Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av förtroendevalda revisorer granskat redovisning av kommunens intäkter, bland annat serviceförvaltningen. Den övergripande bedömningen enligt rapporten är att kommunen har en organisation som bedöms vara ändamålsenlig och ger förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen har identifierat några områden där förbättringsmöjligheter föreligger. Yttrande Dokumentet Granskning av Intäktsredovisning (bilaga 1) listar förslag till förbättringsarbete och i serviceförvaltningens fall gäller det att nedteckna de rutiner och processer där dessa styrande dokument saknas. Rutiner och processer ska finnas tillgängliga i verksamhetshandboken för att säkerställa en korrekt intäktsredovisning. Kommungemensamma rutiner finns i verksamhetshandboken och används i serviceförvaltningen för rutinmässiga interna och externa faktureringar. Till exempel Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag instruktion. (Bilaga 2) Identifierade områden: IT, nedtecknad beskrivning för KomMa körning saknas En process för hur IT arbetar med fakturering tas fram där KomMa (försystem) körningarna klargörs. (Bilaga 3) Kost, nedtecknad beskrivning av pedagogiska måltider saknas Serviceförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax martina.adiels-balk@kalmar.se

2 SFN 2017/ (2) Process för icke-pedagogiska måltider finns, denna kompletterad med de pedagogiska måltiderna. (Bilaga 4) Produktion, nedtecknade beskrivningar saknas Dokumentet Produktion process tar upp faktureringssteget ur ett övergripande perspektiv. (Bilaga 5) Det finns även en del beskrivningar i verksamhetshandboken av specifika moment till exempel Uthyrning av båt och uppläggningsplatser och Ansökan om grävtillstånd process, där faktureringssteget finns dokumenterat. (Bilaga 6 och 7). Som komplement till dessa processer finns de kommunövergripande faktureringsdokuments som nämnts tidigare som används i produktionsverksamheten. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Bilaga 1, Granskning av Intäktsredovisning (Rapport) Bilaga 2, Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag instruktion Bilaga 3, Fakturering IT Process Bilaga 4, Fakturering kost pedagogisk lunch Process (sidan 2) Bilaga 5, Produktion process Bilaga 6, Uthyrning av båt och uppläggningsplatser Bilaga 7, Ansökan om grävtillstånd process

3 Fastsällt av IT-chef Robert Carlsson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Systemtekniker Clas Rosengren Sida: 1 (1) Datum Fakturering Process - IT Nybeställning från förvaltning Utbyte, IT beställer Beställning dator Dator plockas från lager Centralförråd köper in datorer enligt avtal och lagerlägger. Prisinformation lämnas till IT. Installation Leverans Mall fylls i, information om aktuell dator Information importeras till system KomMa Kostnadsfördelning görs mot kundavtal Periodkörning/månad Extern Faktura till bolag/förbund Sänds till Östersund Fakturering Två fakturafiler Intern/ Extern? Intern Belopp dras via bokföringsintegration Slut Inköp & Faktura Telefoni Schablonisering 4 ggr/år Samlad faktura inkommer från leverantör Manuellt underlag ut till förvaltningarna Mät System förbind. övriga tjänster Bevakning vid kvartalsuppföljningar Schablonisering 2 ggr/år Underlag skapas av IT:s enheter Fakturering Inköp & Faktura Ärendehantering

4 Fastsällt av Förvaltningschef Benny Wennberg SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Kostchef Ann-Sofie Eriksson Sida: 1 (1) Datum REMISS Fakturering kost icke pedagogisk lunch - Process Fakturering kost Lunch/ fika? Fika Lunch Medarbetare antecknar sina luncher på lista Löneavdrag för lunch Kökspersonal sammanställer listor över luncher/fika för föregående månad Original till skolans/ förskolans personalredogörare Skolans/förskolans löneadministratör gör löneavdrag. (Lägger inte till SF:s kontering) Skolor granskar underlag. Ev felaktigheter meddelas SF adm senast den siste i månaden. SF adm gör ev korrigering Slut Fika förbeställs via förskolans personalredogörare Sammanställningar Kopior sänds till adm. kost skola Adm kost skola sammanställer under-lagen Lunch/fika Adm SF skickar info till skola/förskola om vad som kommer debiteras. (Kopia centralt BoU/ SKF) SF adm skickar bokföringsorder till ekonomienheten (KLK) för inkörning KLK gör inkörning och skickar till: SF, BoU, SKF centralt som beslutsattesterar Senast den 15 varje månad Senast den 9 varje månad Månad 1 Månad 2 Dag 1-5 Dag 5-10 Dag Dag Månad 3 Dag 1-4 Dag 5-9 SF=Serviceförvaltningen, SKF=Södermöre kommundelsförvaltning, BoU=Barn- och ungdomsförvaltningen, KLK=Kommunledningskontoret, Adm=administration

5 Fastsällt av Förvaltningschef Benny Wennberg SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Kostchef Ann-Sofie Eriksson Sida: 1 (1) Datum REMISS Fakturering kost pedagogisk lunch - Process Behov pedagogisk lunch SF adm sänder ut blankett till BoU och SKF för rapportering av antal pedagogiska luncher/dag BoU sammanställer antal pedagogiska luncher/dag för en termin i taget. HT/VT Sammanställning till SF adm som beräknar totalt antal för terminen Luncher/dag x antal skoldagar SF adm skickar bokföringsorder till ekonomienheten (KLK) för inkörning KLK gör inkörning och skickar till: SF, BoU, SKF centralt som beslutsattesterar Slut Senast den 9 varje månad Sammanställning

6 Fastsällt av Förvaltningschef Annette Andersson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Avdelningschef Tomas Lexinger Sida: 1 (1) Datum Produktion - Process Nej Vänta Projekt och uppdrag utanför budget Finns resurser/ förutsättningar? Ja Månadsplanering Årskalender Produktion Morgonmöten Budget uppdrag Årsplanering Beredning (Produktions - avdelningens mappar) Veckoplanering Utförande Rapportering Fakturering Felanmälan Inköpsprocessen Ramavtal Upphandling Entreprenad Tidrapporter Arbetsorder Närvaro Kontoplan

7 Fastställt av Avdelningschef Tomas Lexinger SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Handläggare Madeleine André Sida: 1(1) Datum Uthyrning av båt- och uppläggningsplatser Process Se gällande taxor, klicka här Avtal skickas till kund för underskrift Villkor för Taxor för småbåtshamnar och hamnar och småbåts- uppläggningsplatser uppläggningsplatser Avtal Kund vill ha båt- eller uppläggningsplats Finns enligt kundens önskemål? Finns Plats blir ledig Bokning Fakturering sker direkt i mellanperioderna annars sker fakturering i samband med huvudfaktureringen. Klisterdekal skickas med fakturan. Kund har båtoch/eller uppläggningsplats Telefonsamtal om fel och brister Finns ej Kölista Fakturering Process felanmälan Xpand Ekonomisystem Tillhör Produktion - Process

8 Fastställt av Avdelningschef Tomas Lexinger SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Handläggare Madeleine André Sida: 1(1) Datum Tider vid uthyrning av båt- och uppläggningsplatser Process 31 jan Sista dag att säga upp sin båtplats Huvudfakturering av båtplatserna Säsong för båtplatser 1 maj oktober Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Säsong för uppläggningsplatser 15 september maj Huvudfakturering av uppläggningsplatserna Säsong för uppläggningsplatser 15 sept 31 maj 30 juni Sista dag att säga upp sin uppläggningsplats Tillhör Produktion - Process

9 Fastsällt av Förvaltningschef Annette Andersson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Entreprenadingenjör Magnus Gustafsson Sida: 1 (1) Datum Ansökan om grävtillstånd - Process Kartor Nej Ansökan om tillstånd för förläggningar av ledning på gata eller parkområde Ansökan komplett Ja Handläggning Tillstånd godkänt Beslut godkänt Ansökan om tillstånd (blankett) Anvisningar för arbeten inom allmän platsmark Kontroll Gator Återställning via entreprenad Fakturering Anmälan av återställning efter ledningsgrävning Nöjd kund Grönområde Återställning i egen regi Avsyning och kontroll Generella tillstånd för akut grävning Tillhör Produktion - Process

10 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Redovisningschef Anna Johansson (9) Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag - Instruktion Kundfaktura När Du kommer in i funktionen ser du tre flikar Under aktiva visas fakturor som är sparade och ännu inte skickade till kund. Under Klart för fakturering finns de fakturor som du skapat och som ännu inte blivit utskrivna/skickade. Du kan också se de som är fakturerade och makulerade. Fakturor i alla flikar kan användas för att kopiera till nya. För att skapa en ny klicka på + eller tryck på Insert på tangentbordet. Du börjar med att skapa fakturahuvudet. Här anger du fakturagrupp, verksamhet och kund. Ekonomi Ekonomiadministration

11 2 (9) Du kan antingen skriva in uppgifterna eller söka genom att klicka på. När huvudet är klart tryck Enter eller klicka på spara. Nu skapas första fakturaraden. Ange eventuella datum, artikel och text. Fördelen med artikel är att text och kontering kan hämtas automatiskt. Artikelbenämning, belopp och momsnivå är obligatoriska fält. När jag trycker Enter eller Spara öppnas en ny fakturarad. Använder jag inte artikel kommer jag över i konteringsbilden. Här konterar jag beloppet och trycker Enter eller Spara för att hamna i nästa fakturarad. Nu har jag tre flikar. Vill jag ändra konteringen markerar jag vilken fakturarad det gäller. Därefter klickar jag på fliken Kontering. Raden öppnas för redigering med Enter eller pennan.

12 3 (9) Under fliken Fakturabild ser jag resultatet. När fakturan är klar klicka på V. Fakturan lägger sig nu under fliken Klart för fakturering. Välj nu beställ fakturering Klicka på + i svarta listen så kommer denna bild fram. Skriv in fakturagrupp ex from 04 tom 04. Inget mer i det fältet.

13 4 (9) Klicka upp fältet styruppgifter fakturautskrift skrivs i förfallodatum utseende faktura och skriva. Klicka upp fältet styruppgifter bokföringsutskrift sätt en bock i bokföring styruppgifter. Ny kund Har du behörighet att lägga upp nya kunder finns en genväg till kundregistret under Fyll i namn organisationsnummer/personnummer och adress och spara.

14 5 (9) Övriga funktioner Hämta rader Ange fakturanummer för den faktura som raderna ska hämtas ifrån. Skapas en kreditfaktura görs en koppling i reskontran mot motsvarande debet. Periodisera faktura/rad Raden som ska periodiseras markeras i åtgärdskolumnen. Nytt fönster visas där du kan välja periodkurva eller datum. Bifoga anteckningar/bilaga. Kundreskontraöversikt För att kontrollera om en kund har betalt sina fakturor kan jag exempelvis använda mig av Kundreskontraöversikten. Frågan är uppdelad i tre paneler. Den först gör urval på kunduppgifter.

15 6 (9) I den andra görs urval på reskontrauppgifter så som datum och grupper. I den tredje kan jag välja om alla eller endast oreglerade fakturor ska tas med. Här visas alla obetalda fakturor för de som har ett namn som innehåller texten undber. Beroende på min behörighet kan jag sedan göra olika åtgärder på fakturan.

16 7 (9) Kreditfaktura Skriv först ett Kreditfakturaunderlag, motsvarande fakturaunderlag. Finns i verksamhetshandboken under ekonomi och ekonomiadministration. Utfärdare och Beslutsattest ska finnas på underlaget. Kreditfakturan ska enligt Skatteverket innehålla: En otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan Uppgifter om vad som ändrats Momsen enligt ursprungsfakturan Ökning eller minskning av momsen I förekommande fall uppgift om att köparen är skyldig att betala momsen (omvänd skattskyldighet) Registrera underlaget som en vanlig externfaktura men sätt minus (-) framför beloppet. I texten måste en hänvisning finnas till vilken ursprungsfaktura kreditfakturan hör. Kreditfakturan skall göras på samma kundnummer som den ursprungliga debetfakturan. Meddela ekonomienheten fakturanummer på både debetfakturan och den nya kreditfakturan. Vi måste matcha fakturorna mot varandra manuellt i reskontran annars kommer det att gå ut påminnelse och krav på den ursprungliga debetfakturan. Hämta rader Kan användas antingen vid skapande av kreditfaktura eller flera likadana fakturor. Du kan hämta fakturarader från en annan faktura. Den kan alltså användas som mall för ny faktura eller kreditfaktura. Sedan fakturahuvud har registrerats, för den nya fakturan, kan knappen Hämta rader användas för att ange en valfri faktura och om kreditfaktura ska skapas eller inte. Kontroll görs av vald faktura. Vissa villkor ska vara uppfyllda. Fakturan ska ha samma fakturagrupp som den man är inloggad i. Fakturan får inte vara periodiserad. Fakturaraderna får inte sakna verksamhet. Fakturaraderna får inte ha verksamheter, som avviker mot eventuellt registrerad verksamhet i nya fakturans fakturahuvud.

17 8 (9) Motpart: Bocka i rutan intern i kundregistret. Klicka på listen motpart och fyll i uppgifterna. Artikelregister Artikelregistret når du under kundreskontra och styruppgifter. Klicka på plustecknet. Ange artikelnummer och benämning, prisuppgifter och eventuell kontering.

18 9 (9) Restlängd Inga restlistor skrivs ut automatiskt utan var och en får själv ta ut listan på sina utestående fordringar. Tag kundreskontra och frågor. Fyll i enligt nedan: Rapport restlängd per verksamhet Restlängdstyp ALLA Fakturans saldo Kreditman ALLA Fakturagrupp fyll i din fakturagrupp fr o m och t o m Förfallodatum ange lämpligt datum ca 1 vecka bakåt i tiden Sorteringsordning kundnummer Starta med kugghjulet uppe i svarta menyn

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36