Använd Tic-Tac fullt ut. Kursmaterial

Transkript

1 Använd Tic-Tac fullt ut Kursmaterial

2 Syftet med kursen Att se möjligheterna med Tic-Tac Att hitta godbitarna på smörgåsbordet Att nyttja tjänsten på bästa sätt Att komma på nya idéer som kan förbättra rutinerna i arbetet Kan man sitt verktyg blir jobbet roligare och effektivare!

3 Vi kommer att gå igenom Ställ in projektet. Aktiviteter, medlemmar och budget. Rätt roller för medarbetarna Normaltid, flextid och beläggning Fakturering och reskontra. Planera framåt med Tidplanen. Sköta kundkontakter med ärenden i Tic-Tac Exportera din information ur Tic-Tac. Praktiska övningar på alla moment

4 Som deltagare formar du kursen Hej, välkommen! Vad heter du? Vilket företag kommer du ifrån? Vad är din roll? Hur använder du Tic-Tac? Vad intresserar dig mest? Dina förväntningar av kursen?

5 Dagens schema Teori och övningar Lunch tillsammans Teori och övningar forts Sammanfattning och utvärdering

6 Inledning Vad är projektredovisning? Att hålla reda på projektet För projektets bästa För företagets bästa För medarbetarens bästa utgifter budget Skriva tid rapport tidplan dokument dagbok aktiviteter

7 Tic-Tac: projektredovisning plus ytterligare ett par saker Projektredovisning Tid Utgifter, kostnader, milersättning Projektbudget Rapporter och fakturor Projektdagbok och annat som också hör till projekten Tidplan Beräkna flextid och beläggning Ärendehantering och att lagra dokument

8 Vad är en tjänst på nätet? Tjänster i molnet Software-as-a service Var ligger min information? Hur säkert hanteras den? Abonnemangsmodellen

9 Vi jobbar på med Tic-Tac Igång januari 2002 Finns nu på flera språk Uppdateras kontinuerligt Utvecklingen drivs av användarna Många önskemål enkelheten är ledstjärnan

10 Nu startar vi genomgången av Tic-Tac! Korta teoriavsnitt följt av en övning Vi visar skärmbilder du kan följa med på din dator Avbryt om det är något oklart Var aktiv på övningarna så får du ut mest av kursen! Du kan jobba på egen hand eller tillsammans med din bordsgranne Fråga gärna!

11 Kapitel 1. Metoden Planera projektet Välj aktiviteter Sätt en budget Bemanna projektet Tidplanera för varje projektmedlem Arbeta med projektet Tidredovisa. Redovisa kostnader och utgifter Dokumentera Hantera ärenden

12 Kapitel 1. Metoden, fortsättning Analysera och fakturera Tidåtgång och lönsamhet Jämför med budget och tidplan Skapa rapporter Skapa faktura Löpande arbete Flextid och löneunderlag Beläggningstal Utgifter och körjournaler

13 Kapitel 2. Medarbetare Vi går igenom olika roller, olika behörigheter arbetsgrupper och kostnadsställen hantera lösenord ny medarbetare inaktivera medarbetare som slutar spara flextidsaldo deltid språk och tidszon individuell milersättning automatisk inloggning med cookies

14 2. Medarbetare

15 Avancerade inställningar för medarbetare

16 Övning 1. Första dan på nya jobbet Du är nyanställd på konsultföretaget Astralux. Astralux har just införskaffat Tic-Tac för att få bättre överblick över verksamheten. Din nya chef, Per, som inte är en fena på det här med datorer, ber dig att sätta igång med Tic-Tac. Javisst, säger du, det ska bli eh lärorikt! 1.1 Astralux har medarbetarna nedan. Lägg in dem med rätt behörigheter Per Svensson, VD Lisa Karlson, utvecklare, jobbar halvtid Roger Rathlos, utvecklare Mattias Munter, säljare Eva Montessori, säljare Du själv, projektledare 1.2 Alla arbetar i Stockholm, förutom Roger och Eva som tillhör Göteborgskontoret

17 Övning 1, fortsättning 1.3 Välj lämpliga arbetsgrupper för medarbetarna 1.4 Eva lär sig svenska men förstår fortfarande bäst spanska. Hur kan du se till att Eva kan använda Tic- Tac på spanska? 1.5 Roger har tidigare jobbat över mycket. Ni har räknat ut att han har 200 timmar plus i flestidssaldo. Kan du föra in informationen i Tic-Tac?

18 Kapitel 3. Projekt Vi går igenom: varför begreppet projekt är centralt i Tic-Tac konton, kategorier, resultatområden att välja aktiviteter skapa en projektmall kopiera information mellan projekt projekt- och aktivitetsmedlemmar prissätt per aktivitet eller medarbetare att sätta upp en projektbudget start- och stoppdatum att inaktivera projekt och aktiviteter fakturering på annat språk och i annan valuta sök och sortera projektlistan

19 3. Projekt Projektet är grundbulten i Tic-Tac All tid som skrivs in hänförs till ett projekt Du kan lägga in aktiviteter i projektet Att skapa en projektstruktur som speglar verkligheten som är begriplig som följer upp det som är intressant kräver eftertanke!

20 Projektlistan

21 Projektlistan, se tillgängliga

22 Skapa nytt projekt

23 Projekt avancerade inställningar

24 Fliken aktiviteter

25 Fliken medlemmar

26 Fliken budget

27 Övning 2. Skapa projekt Astralux har fått två nya uppdrag. Din chef Per ber dig att lägga in dem som projekt i Tic-Tac. 2.1 Det första är ett fastprisprojekt. Vi kallar det Solaris efter kundens namn. Solaris verkar i telekombranschen. Efter segslitna förhandlingar har ordersumman fastställts till kr. Arbetet fördelar sig tidsmässigt på 1/3 analysarbete, 1/3 design och 1/3 implementation. Vi räknar internt med att arbetskostnaden är 500 kr per timme. Lägg in projektet med aktiviteter. Per vill gärna se en budget för uppföljningen skull. Projektet ska bara kunna rapporteras till under perioden maj till augusti. 2.2 Det andra projektet är på löpande räkning. Firma Pluto i Göteborg har beställt en ny webbsajt. Du kommer att vara projektledare och ta 850 kronor i timme. Roger kommer att utföra programmeringen för 600 kronor i timmen. Per har kommit överens med kunden om att projektet inte ska ta mer tid än 40 timmar projektledning och 200 timmar programmering. Lägg in projektet med aktiviteter. Se till att bara du själv och Roger kan rapportera till projektet. 2.3 Per säger nu att Pluto vill bli fakturerade i Euro. Kan du ordna det? 2.4 Bäst att låsa projektet för att förebygga att klåfingriga kollegor ändrar i det. Vem kan nu låsa upp?

28 Kapitel 4. Administrera Vi går igenom grundinställning för land och valuta spärrdatum adressuppgifter normaltiden vårt konto hjälp-sidan och support

29 4. Administrera Tic-Tac

30 Administrera, inställningar

31 Normaltiden

32 Administrera, vårt konto

33 Övning 3. Tic-Tac-administration 3.1 Per avbryter dig i förmiddagsfikat. - Jag tog ut en faktura i Tic-Tac igår, säger han. Men vår adress och organisationsnummer var inte med. Kan du vara snäll och fixa det, säger Per. 3.2 Det ska inte gå att rapportera in tid för den första maj. Det var då ni började med Tic-Tac och ni vill inte lägga in äldre tidsuppgifter. Går det att ställa in? 3.3 Per kommer in till dig bekymrad. - Abonnemangsavin från Tic-Tac har försvunnit ur min e-postlåda. Och nu får jag en påminnelse var gång jag loggar in. Kan du skaffa en ny? 3.4 Lägg in normaltiden för företaget under denna månad och nästa. Glöm inte eventuella helgdagar!

34 Kapitel 5: Att skriva tid (och annat) Vi går igenom vecko- och månadsvyn att mäta tiden fördelen att skriva kommentarer att skriva in utgifter, milersättning och försäljning att skapa en prislista

35 5. Att skriva in tid. I Veckovyn

36 Mäta tid i Veckovyn

37 Att skriva tid i Månadsvyn

38 Mäta tid med Tiduret (det andra sättet)

39 Skriv in utgifter, milersättning, kostnader

40 Skapa en prislista

41 Övning 4. Rapportera tid 4.1 Nu ska vi skriva tid! Mest för att ha något att visa i rapporterna i kommande övningar. Fyll på tider. Växla mellan Veckovyn och Månadsvyn. Glöm inte att skriva kommentarer till raderna. 4.2 Sätt igång klockan för en aktivitet i Veckovyn. Låt den gå medan du gör kommande uppgifter. 4.3 När du skrivit dina tider kan du markera att du är klar för attestering till och med idag. 4.4 Dina kollegor har varit försumliga och glömt att rapportera tid. Du får göra det åt dem. Det kan du göra eftersom du är administratör. Hur? Lägg in ett antal rader för var och en. (Finns det något sätt för dina kollegor att se vem som skrivit tid åt dem?) 4.5 Du har haft en del utgifter för taxi, representation och litteraturinköp. Skriv in dem på sidan Annat än tid. 4.6 Du körde t.o.r Göteborg för projekt Pluto. Skriv in för att få milersättning 4.7 Du sålde en programlicens för till Solaris. Försäljningen ska bokas på projektet.

42 Kapitel 6. Rapport & faktura Vi går igenom två vyer: projekten och medarbetarna överblicken: hur går projektet? att fakturera ett projekt reskontran jämföra olika kategorier beläggning flextid utgifter och milersättning att attestera en medarbetare, en grupp, ett projekt att exportera till ett lönesystem

43 6. Rapport & Faktura

44 Rapport & Faktura

45 Övning 5. Rapport & Faktura 5.1 Som projektledare vill du se om dina kollegor har rapporterat tid som förväntat. Vilka två rapporter tittar du på? 5.2 Attestera all tid för en av dina kollegor. Attestera tiden för alla i projektet Solaris. 5.3 Per vill se hur projekten förhåller sig till budgeten. Vilken rapport väljer du att visa? 5.4 Per undrar hur beläggningen ser ut för aktuell månad. Kan du hjälpa honom? 5.5 Roger undrar vad hans flexsaldo är. Kan du ta fram det? 5.6 Dags att fakturera Pluto. Tag bara med attesterade poster. Spara fakturan i Tic-Tac. Markera att raderna är fakturerade. 5.7 Gå in i reskontran, sidan Sparade fakturor. Markera att fakturan är skickad. 5.8 Hur gör du för att fakturera fastprisprojektet Solaris?

46 Övning 5 forts. Rapport & Faktura 5.8 Du vill kolla att allt är fakturerat. Vilken rapport ska du välja? 5.9 För ditt eget arkiv vill du ha en förteckning över dina utgifter. Tag fram den En körjournal är bra att ha inför deklarationen. Tag fram den också Per frågar om du har uppgifter om försäljning av era produkter den senaste månaden. Självklart, säger du I förtroende säger Per att han önskar att du tar fram en rapport som visar vilket kontor som debiterat mest under senaste kvartalet. Kan du ordna det? 5.13 Solaris vill ge er ytterligare ett uppdrag. Det blir ett nytt projekt. Båda projekten ska vara med på samma fakturor. Går det att göra i Tic-Tac, undrar Per oroligt? 5.14 Pluto tyckte att det blev väl dyrt förra månaden. Per vill kreditera dem 10 timmars arbete inför fakturering. Hur gör ni då?

47 Underlag till lönesystem

48 Underlag till lönesystem, forts

49 Läs in filen vid lönekörning

50 Kapitel 7. Tidplanen Vi går igenom Planera kommande aktiviteter per individ Svarar på frågan: Vem är ledig att jobba med Solaris från nästa vecka Räkna ut timmar, slutdatum, procent av dag Påminnelser Gantt-schema Beläggning per dag Återkoppling med rapporterad tid

51 Tidplanen, se beläggningen

52 Tidplanen, lägga in aktivitet

53 Tidplanen, hur utfallet blev

54 Tidplanen, beläggning

55 Normaltiden

56 Övning 6. Tidplanen 6.1 Roger och du ska arbeta med projekt Pluto. Du vill planera så att arbetet är klart den 15:e nästa månad. Du vet från projektbudgeten hur många timmar som är planerade. Lägg in aktiviteterna i Tidplanen. 6.2 Hur stor del av dagen kommer projektet ta upp för dig respektive Roger? 6.3 För din del kan du också planera att du arbetar med Solaris 50% av din tid under perioden. Vad blir din beläggning under perioden? 6.4 Kan du se i Tidplanen hur mycket tid du hittills lagt på projekten?

57 Kapitel 8. Projektdagboken Vi går igenom projektets dokumentation och blogg vem kan läsa och skriva ärendehanteringen spara dokument i Tic-Tac

58 Projektdagboken, forts

59 Projektdagboken, skriva anteckning

60 Projektdagboken, läsa

61 Ärendehantering hantera kundkontakter arbetsuppgifter delegera följ upp => inga tappade trådar

62 Ärendehantering, en ärende

63 Dokument

64 Övning 7. Projektdagboken 7.1 Skriv in ett meddelande som ska visas på startsidan när alla loggar in. Du kan till exempel önska alla välkomna till Astralux s nya tidredovisning. Använd glada färger och ett snyggt typsnitt! Samtidigt kan du ta bort den instruktion som nu visas på startsidan. 7.2 De ringer från Solaris och vill göra en ändring i sitt uppdrag. Det är en viktig fråga och något du måste fråga Per om innan du kan återkomma till kunden. Skapa ett ärende som du delegerar till Per. Sätt status och prioritet. 7.3 Logga in som Per och besvara ärendet. Logga in som dig själv igen. Ser du ditt ärende som en länk på startsidan? 7.4 En person ringer från ett företag ni länge uppvaktat. Han vill sondera läget för ett nytt projekt. Ett nytt ärende förstås. Att delegeras till en säljare. Men vilket projekt? Kanske behöver vi ett nytt projekt för säljaktiviteter? 7.5 Skapa ett Word-dokument. Ladda upp den till projektet Pluto. Prova också att ladda upp en annan typ av dokument, till exempel en bild.

65 Kapitel 9. Med mobilen mobil.tictacmobile.com

66 Kapitel 10. Hämta data från Tic-Tac Ibland kan du vilja hämta din information i Tic-Tac för att bearbeta på annat sätt. Du kan: hämta XML-data via webservice och SOAP läsa direkt in i Excel läsa till eget program eller standardsystem Webservice är en tilläggstjänst till Tic-Tac

67 Hämta data Terminologi Webservice - "a software system designed to support interoperable machine-to-machine interaction over a network". SOAP - Simple Object Access Protocol XML - Extensible Markup Language Standarder som alla datormiljöer klarar.

68 Komma igång att hämta data Ladda ner Soap Toolkit från Microsoft Hämta exempelprogram från oss Bekanta dig med de anrop om finns

69 Hämta data med skript ' testar kommunikationen, TicTac svarar med samma sträng och klockslaget svar = SOAPClient.helloTicTac("Goddag") wscript.echo svar ' läser tidrader mellan två datum, användar-id och lösenord för en administratör svar = SOAPClient.getReportXML ("PerAdm", "vinter", " ", " ") wscript.echo svar ' läser sparade fakturor. Användar-id och lösenord för en administratör, fakturanummer svar = SOAPClient.getSavedInvoices ("PerAdm", "vinter", " ", " ") wscript.echo svar Set fs = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set a = fs.createtextfile("fakturor.xml", True) a.writeline (svar)

70 Hämta data - svarsexempel <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <tictacmobile> <report version="i "> <project> <projectname><![cdata[bostadsbolag A]]></projectname> <timeperiod> </timeperiod> <description><![cdata[arbete rörande bostadsbolag A]]></description> <activity name="kartläggning" hourrate="600 kr"> <specification><![cdata[kartläggning av verksamheten]]></specification> <row> </row> <type>cost</type> <id> </id> <userid>annaastra</userid> <date> on</date> <employee>anna-maria Nyberg</employee> <specification><![cdata[traktamente: England : :00 (avdrag ant frukost:0 lunch/middag:2) Nytta]]></specification> </activity> <cost>0 kr</cost>

71 Hämta data - demo

72 11. Sammanfattning av dagen Rekapitulera Dina intryck Frågor som dykt upp? Gå igenom ett avsnitt igen? Något du funderar på?

73 Till sist Nästa kurstillfälle något för dina kollegor? Kommande uppdateringar av Tic-Tac. Har du någon önskan? Feedback om kursen fyll i enkäten Tack för att du deltog!