Järfälla kommun INTERNKONTROLL Kultur-, demokrati- och fritidsförvaltningen rutinförteckning Kontrollmoment. Ansvarig för åtgärd

Transkript

1 StickprovRutin/ system KDF övergripande shantering DSL, dataskyddslagen Personuppgiftsbiträdes Demokrati Bidrag studieförbund och friluft Säkerh i sporthallar, lift i skidbacke Städrutiner för åtgärd Ansökan, delegeringsbeslut och utbalning av bidrag Besiktningsprotokoll Rapport från Miljö o hälsa Möjlig Allvarlig Entreprenör besiktigar. o fritid åtgärdar Låg Låg Miljö o hälsa kontrollerar städning i våra anläggningar Vaktmästare går igenom med personal och städbolag om åtgärder behövs Poster databas för DSL databas för DSL / GDPR beslut och utbalningar 1 ggr per år Alla sporthallar 1 ggr per år Stickprov utvalda av Miljö o Hälsa Möjlig Kännbar Nämndssekrerare Förvaltningsekonom Kommunens Möjlig Kännbar Stickprov Nämndssekrerarekonom Förvaltnings- rutiner för Dataskyddslagen Möjlig Kännbar Gällande Nämndssekrerare Möjlig Kännbar Delegeringsbeslut Demokratiutvecklare Förvaltningsekonom

2 StickprovRutin/ system Ishallar Rutin vid Ammoniakutsläpp D finns en upphandlad entreprenör som utför kontroller på larm skyddspärm skontor? Bidrag Ansökan om bidrag Ung fritid Hot och Våld Rutin Egenkontrollpärm och kontrollera att åtgärder enligt systematiskt brandskyddsarbe utförts Möjlig Kännbar Genomgång av utbalda bidrag, stickprovskontroll att rätt summa är utbald. och kontrollera att åtgärder enligt systematiskt brandskyddsarbe utförts så all personal v vad som ska göras om något händer Arbsledare på respektive anläggning Arbsledare Föreståndare Föreståndare Möjlig Allvarlig Arbsledaren går igenom med personalen så att rutiner fungerar om larm skulle utlösas Ung Rutin Egenkontrollpärm Ung 1 ggr per år Båda ishallarna 1 ggr per år Respektive anläggning 1 ggr/år 10 olika bidrags utbalningar/ år 1 ggr/år Respektive 1 ggr/år Respektive fritidskontor

3 Bibliotek Hot och våld Kravarbe (påminna och kräva baks utlånade medier) Kultur Hus på höjden Rutin för utlåning av utrustning hyresavgifter, taxor Kulturen kulturarbare Rutiner finns i akutpärm Rutiner finns i akutpärm och förtydligade i enhens Lokala samverkansplan. Rutiner lokalt och kommunens ekonomiavdelning Lokalansvar ig och resp. verksamhs ledare Möjlig Allvarlig Genomgång av rutiner. Översyn av lokaler och PIS-rond tre gånger/år. Möjlig Allvarlig Rapportering i LISA, som redovisas på samverkansmöte 1 ggr/. Även genomgång på arbsplatsens APT Låg Kännbar Medvandegöra rutiner. Samarbe med ekonomiavdelning Kravansvarig Möjlig Kännbar Inventering Husvärd tekniker Möjlig Kännbar Rutiner revideras och följs Verksamh s-ledare och husvärd Möjlig Låg Gällande Kultursekrerare 2 ggr/år Protokoll APT och rapporter i LISA Lokalansvarig 3 ggr/år Kommunens förvaltare / 1 ggr/år Intern rutin, /överenskommelse i FRI. Fil skickas ekonomiavdelni ngen. Löpande Använd utrustning 1 ggn/ Alla Löpande

4 Föreningsbidrag kulturföreningar Konstregister Bildarkiv och bilddatabas Delegeringsbeslut. Utbalning i FRI. Fil skickas ekonomiavdelningen. Register över kommunens konstsamling som årligen förs verk Bildarkiv och bilddatabas som förs material Möjlig Kännbar Registering, vid inköp, stickprov på flerårsintervaller Möjlig Kännbar Delegeringsbeslut Enhskoordinator Kultursekrerare med konstansvar sponsorer Låg Låg Gällande Kommunikatör/ kultursekrerare/ enhskoordinator Rutin för uthyrning av ljudutrustning AVC Rutin, /överenskommelse Möjlig Kännbar Gällande AV-tekniker AVC Möjlig Kännbar Gällande AV-tekniker AVC MPC AV-tekniker Kultursekrerare med ansvar för MPC Löpande beslut och utbalningar Stickprov Konstverk databas Löpande Registrerade bilder i arkiv och/eller databas Möjlig Kännbar Registering Kultursekrerare med bildarkivsansvar Vid behov Löpande Rutin 1 ggn per Efter avslutat projekt Löpande

5 skolbio Kulturskolan deltagaravgifter och instrumenthyra Rutin hyra instrument Fil skickas ekonomiavdelni ngen / förbindelse signerad av vårdnadshavare Möjlig Låg Gällande och inventering Koordinator 1-2 ggr per Instrumentförvaltare Anmälan Enhskoordinator 1 ggn per Bokningar Löpande /förbindelser