J^~ SOLLENTUNA KOMMUN NK\ Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 J^~ SOLLENTUNA KOMMUN NK\ Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sidan 4 av 11 81/2011 Kultur- och fritidsnämndens IT-plan I ärendet föreligger tjänsteutlåtande med bilaga från kultur- och fritidskontoret. Sammanfattning Enligt fullmäktiges beslut angående IT-strategi ska varje nämnd redovisa utvecklingen på IT-området i en IT-plan. Planen ska omfatta en treårsperiod och utgöra en handlingsplan för det kommande året och inarbetas i budgeten. Kultur- och fritidskontorets förslag till IT-plan presenteras i bilaga till tjänsteutlåtande. Förvaltningen avser att satsa på att utveckla hemsidor med fler möjligheter, exempelvis e-tjänster. Biblioteket kommer att fortsätta arbetet med att införskaffa moduler för ökad dynamik på bibliotekets hemsida. På kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott revideras bilaga till tjänsteutlåtande Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår kultur- och fritidsnämnden att besluta följande: Förslag till kultur- och fritidsnämndens IT-plan i enlighet med reviderad bilaga till tjänsteutlåtande godkänns och överlämnas till kommunledningskontoret. Beslutsexpediering: Akt Exp. datum Sign.

2 ST] SOLLENTUNA KOMMUN -P^J Kultur- och fritidskontoret Bilaga Sidan 1 av 5 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens IT-plan Sammanfattning Förvaltningen avser att satsa på att utveckla hemsidor med alla dess möjligheter, exempelvis genom e-tjänster. Biblioteket kommer att fortsätta arbetet med att införskaffa moduler för ökad dynamik på hemsidan. Nuläge Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden; Kultur- och fritidskontor, Biblioteket, Kulturskolan, Idrott Sollentuna, Fritid Malmvägen/Ar ena Satelliten är i hög utsträckning beroende av en väl fungerande informationsteknologi. Med stöd av informationsteknologi effektiviserar kultur- och fritidsnämnden sin service till allmänhet och föreningsliv. Under 2012 införs en ny prismodell för IT-kostnader i det administrativa nätet. Förvaltningen kommer endast att debiteras för den fysiska arbetsplatsen och inte för enskilt datakonto, vilket medför att fler av förvaltningens personal kommer att ha tillgång till ett eget datakonto med tillhörande e-post. Det finns idag ett behov för hela förvaltningen om gemensamt IT-stöd och/eller en IKT-utvecklare. Frågan kommer att utredas under 2011/2012. Kultur- och fritidskontoret Kultur- och fritidskontorets personal är anslutna till det administrativa nätet. Några har också åtkomst till administrativa nätet hemifrån med hjälp av en koddosa. Samtliga har tillgång till ärendehanteringssystemet Winess 4. Kultur- och fritidskontoret har en IT-kontakt och kommunikatör med ansvar för den externa webbplatsen och intranätet, Solsidan. Två av kultur- och fritidskontorets personal har tillgång till en egen databas i bildhanteringsprogrammet SKOBA, tillgången till databasen kommer eventuellt att utökas till samtliga enheter. Idag erbjuder kultur- och fritidskontoret ett antal e-tjänster, främst föreningsregistret och schemahantering av idrottshallar (bokning, bokningsförfrågningar och visning av schema). Alla dessa e-tjänster levereras genom programmet FRI4. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

3 Sidan 2 av 5 Det finns idag en koppling mellan bokningsprogrammet (FRI4) och passersystemet i idrottshallarna (R-Card M5) så att hyresgästerna endast kommer in när de har bokat tid i idrottshallen. Bibliotek Bibliotekets personal har tillgång till skoldatanätet. Några anställda har också åtkomst till det administrativa nätet med hjälp av koddosa. Under 2011 ser biblioteket över möjligheten att ansluta sig till Office IT och teckna liknande avtal som kommunens skolor gjort avseende bärbara datorer. Biblioteket administrerar en egen hemsida: RFTD-teknik används för utlåning av böcker och media. Utveckling av en ny dynamisk funktion för hemsidan pågår, en påbyggnadsmodul: 2.0- lösning för webben. Detta är en communityfunktionalitet för bibliotekets hemsida vilken syftar till att integrera katalogfunktionen i bibliotekets hemsida där man bland annat ska kunna skapa egna bokhyllor, reservera böcker och skicka lästips. Detta sker genom programmet Arena Biblioteket planerar att anskaffa ett modulpaket med sju moduler vilket kommer att kopplas till Libra. Modulerna är 'Karta'- vart finns boken i biblioteket?, 'Medialink'- inköp, 'Opac-statistik'- webb-statistik, 'BarnOpac', SMS-funktion'- påminnelse via sms om att boken har kommit el. är försenad, 'Spar'- låneregister som uppdateras mot sparfunktion, uppdatering av låntagarnas adresser varje månad, 'Spar-online'- personnummer, giltiga folkbokföringsuppgifter hämtas in. Några moduler finns idag på plats men systemet kommer att färdigställas under Bibliotekets hemsida ska även fortsättningsvis finnas som länk från kommunens hemsida. Kulturskolan Kulturskolans personal har åtkomst till skoldatanätet och två personer har även åtkomst till det administrativa nätet med hjälp av en koddosa. Kulturskolan har en lokal redaktör med ansvar för den externa webbplatsen och intranätet, Solsidan. Kulturskolan använder sig av Extens för elevregistrering. Kulturskolan använder sig även av Google Apps. I likhet med biblioteket ser kulturskolan under 2011 över möjligheten att ansluta sig till Office IT och teckna liknande avtal som kommunens skolor gjort avseende bärbara datorer. Idrott Sollentuna På avdelningen Idrott Sollentuna har fyra medarbetare åtkomst till det administrativa nätet med hjälp av en koddosa.

4 Sidan 3 av 5 Fritid Malmvägen/Arena Satelliten På avdelningen Fritid Malmvägen och Arena Satelliten saknar delar personalen (personalen på Malmvägen och fältfritidsledarna) i dagsläget tillgång till det administrativa nätet. Arena Satelliten har idag en egen extern webb, Presentationsskärmar med information om pågående verksamhet, kopplad till IT-programvara som styr informationsflödet införskaffas under 2011/2012. Arena Satelliten är i behov av ett bokningssystem för lokaler, liknande det lokalbokningssystem som kultur- och fritidskontoret använder sig av (FRI4). Frågan kommer att utredas under år Utveckling Kort sikt 2013 IT-utvecklingsplan Kultur- och fritidskontoret avser att bygga ut antalet e-tjänster kopplat till FRI4 gällande bolcning av idrottshallar, föreningsregister samt hantering av föreningsbidrag. Fritid Malmvägen/Arena Satelliten Fritid Malmvägen/Arena Satelliten ser ett behov av att ha datakonto för samtliga, inklusive vikarier, då de behöver tillgång till e-post. Biblioteket Biblioteket ser ett behov av en fortsatt utbyggnad av antalet e-tjänster, för att förbättra tillgängligheten för medborgarna. Kulturskolan Kulturskolan planerar att uppgradera elevregistreringsprogrammet Extens för att underlätta kursanmälningar och utskick till elever. Kulturskolan vill utveckla en ny hemsida, antingen via en underwebb till eller via en extern hemsida. Det ska finnas en koppling mellan hemsidan och programmet Extens. Det finns ett behov av att upprätta en bättre kommunikationskanal mellan lärare och elever vid Kulturskolan. Idrott Sollentuna Under 2013 finns inga planer på utbyggnad av IT rörande Idrott Sollentuna.

5 Sidan 4 av 5 Utveckling Lång sikt IT-utvecklingsplan Kultur- och fritidsförvaltningen vill genomföra en genomgripande utveckling och utbyggnad av E-tjänster främst vid kulturskolan, biblioteket samt kultur- och fritidskontoret för att förbättra tillgängligheten för Sollentunas innevånare. Förvaltningsspecifika IT-system Systemförvaltare Funktion Informationsinnehåll Biblioteket - Libra.se Innehåller bibliotekskatalogen och sköter in- och utlån Systemet hämtar information (katalogposter) från externa databaser. Huvuddelen av den information (katalogen) som systemet innehåller är av intresse för andra (allmänheten) och tillhandahålls redan digitalt via bibliotekets webbkatalog. Utveckling Normal versionsuppgradering. Systemägare Teknisk förvaltare Funktion och innehåll Biblioteket - Arena Påbyggnadsmodul: 2.0- lösning för webben, en community-funktionalitet för bibliotekets hemsida vilken syftar till att integrera katalogfunktionen i bibliotekets hemsida där man bland annat ska kunna skapa egna bokhyllor, reservera böcker och skicka lästips. Utveckling Införs under 2011/2012 Systemägare Teknisk förvaltare Funktion och innehåll Utveckling Kultur- och fritidskontoret - Fri Daniel Glimvert Daniel Glimvert Tieto Ett verksamhetssystem för lokalupplåtelse, föreningsregister och hantering av bidragsutbetalning till föreningslivet. Systemet exporterar schemauppgifter i idrottshallarna för styrning av inpasseringssystem. Koppla på fler e-tjänster, samt öka antalet användare.

6 Sidan 5 av 5 Kultur- och fritidskontoret - R-Card M5 Kjell Lauri Systemförvaltare Daniel Glimvert Teknisk förvaltare Tieto Funktion och innehåll Databas baserat passerkortsystem som styr tillträdet till idrottshallar. Systemet hämtar också schemauppgifter från FRI4. Utveckling Kjell Lauri Daniel Glimvert Martin Karlsson Förvaltningschef IT-kontakt, KFK Nämndsek./Utredare