Kallelse till sammanträde med kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kallelse till sammanträde med kultur- och fritidsnämnden Tid: Torsdagen den 1 mars 2012 Nämndens ledamöter och ersättare samlas: Kl Kaffe Måldiskussion Smörgås Kl Kultur- och fritidsnämnden sammanträder Öppen för allmänheten Plats: Trosa Stadshotell, Trosa Gruppmöte: Kontakta Gerty Fexler-Höjer (TR) för information Dnr Ärenden: 1. Godkännande av föredragningslistan 2. Bokslut och verksamhetsberättelse 2011 KFN 2012/10 för kultur- och fritidsnämnden 3. Utförd internkontroll 2011 KFN 2012/11 4. Internkontrollplan 2012 KFN 2012/12 5. Ändring i delegationsordningen KFN 2012/5 6. Verksamhets- och skötselbidrag till KFN 2012/7 Sörmlandsleden Utvecklingsbidrag 2012 KFN 2012/6 Trosa Amatörfiskeklubb 8. Trosa kvarn KFN 2012/14 Information: 9. Safiren 10. Sankt Annas kapell Utställningsverksamhet i samverkan Var god vänd

2 Övrigt: 11. Anmälan av delegeringsbeslut KFN 2012/1 12. Övriga anmälningsärenden KFN 2012/2 13. Övrigt Carl von der Esch ordförande Maria Wastesson nämndsekreterare Anmärkning Utsända handlingar är ett urval av de handlingar som finns i respektive ärende. Den som vill ta del av det fullständiga beslutsunderlaget kan kontakta kanslienheten.

3

4 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN 2012/ Kultur och fritid Claes-Urban Boström Tel Fax Bokslut 2011 Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta: att godkänna Kultur- och fritidsnämndens bokslut 2011 och att överlämna det till kommunstyrelsen. Ärendet Kultur- och fritidsnämnden gör ett positivt resultat för 2011 med tkr. Skälet till det goda resultatet är Ungdomens hus sena start, lägre kostnader vid våra sporthallar och fritidsanläggningar samt att föreningslivet inte sökt bidrag i sådan omfattning som vi förväntat och budgeterat. Roligt är att samtliga verksamheter klarar sin ekonomi. I övrigt så har vi dessutom ett mycket bra år bakom oss med ny konstgräsplan, inflyttning och verksamhetsstart i Ungdomens hus. Ett utvecklingsarbete genomfört för ett kommande nytt bibliotek och verksamhetsinnehåll i Vagnhärad och mycket mer därtill. Arbetet med att riva och upphandla byggnationen av Safiren är ett stort arbete som pågått sedan maj. Claes-Urban Boström Produktionschef Isabelle Runfeldt Ekonom

5

6

7

8

9

10

11

12 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsutskottet Dnr 2012/ Kultur och fritid Claes-Urban Boström Tel Fax Utförd internkontroll 2011 Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta: att Godkänna utförd internkontrollplan för 2011 Ärendet 2011 års internkontrollplan har följts upp och kontroller har genomförts enligt fastställd plan. Resultat av den utförda internkontrollen, se bilagor. Vi upplever att kontrollerna fungerar väl och den riskanalys som görs varje år skapar en bra grund för rätt kontroll. Claes-Urban Boström Produktionschef

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsutskottet Dnr 2012/ Kultur och fritid Claes-Urban Boström Tel Fax Internkontrollplan 2012 för kultur och fritid Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta: att Anta föreslagen internkontrollplan för Ärendet Vi har efter genomförd riskanalys bedömt att inga ändringar ännu kan göras i gällande internkontrollplan utifrån vårt arbete. Generellt i kommunen skall dock ett tillägg göras i 2012 års internkontrollplan och det gäller personuppgiftslagen som ni ser sist i förslaget om 2012 års internkontrollplan. Claes-Urban Boström Produktionschef

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN 2011/ Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Ändring av delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta: att delegera till kulturkonsulenten att besluta om kultur- och arrangemangsbidrag. Ärendet I nuvarande delegationsordning har nämnden delegerat till bibliotekschef att handlägga och besluta i bidragsärenden till kulturföreningar och till kulturarrangemang. När vi nu anställt en kulturkonsulent övergår de arbetsuppgifterna till kulturkonsulenten och därmed måste vi också anpassa delegationsbeslutet. Delegationsordningen bör således ändras och anpassas till den nya organisationen. Claes-Urban Boström Produktionschef

38

39

40

41 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr : KFN 2012/ Kultur och fritid Petter Björkman Tel Fax petter.bjorkman@trosa.se Ansökan om skötsel och verksamhetsbidrag till Föreningen Sörmlandsleden. Förslag till beslut att bevilja Föreningen Sörmlandsleden stöd med kr för år Bakgrund Föreningen Sörmlandsleden har under ett antal år fått ekonomiskt stöd från Trosa Kommun. År 2011 beviljades föreningen ett bidrag på kr. Summan av bidraget är baserat på det antal kilometer som leden sträcker sig i kommunen, vilket är över 60 km. Leden har många besökare och summan är uppskattad till mellan och personer, totalt för hela leden. Noteringar i gästböckerna visar på att alla åldrar är representerade med ett stort inslag av familjer, skolklasser, scouter och företag. Föreningen har idag 1840 medlemmar. Föreningen har nu ansökt om ett bidrag på kr för att fortsätta utveckla och bevara leden med inventering av sevärdheter, löpande tillsyn och underhåll samt nödvändiga omdragningar av leden. Claes-Urban Boström Produktionschef Petter Björkman Fritidskonsulent

42 Beslut till: Föreningen Sörmlandsleden

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr : KFN 2012/ Kultur och fritid Petter Björkman Tel Fax petter.bjorkman@trosa.se Ansökan om utvecklingsbidrag för årlig utsättning av havsöring i Trosaån. Förslag till beslut att bevilja Föreningen Trosa Amatörfiskeklubb bidrag med kr/år för perioden Bakgrund Trosa Amatörfiskeklubb har under många år stått för utsättning av havsöring i Trosaån. Denna utsättning har varit viktig för att kunna behålla ett givande fiske i ån som lockar många sportfiskare, både från kommunen och utifrån. Nu söker klubben hjälp med kr/år, för utsättning av öringungar i ån. Denna utsättning är nödvändig för att havsöringsbeståndet ska kunna utvecklas och ge ett gott fiske i ån. Med detta bidrag kan Trosa Amatörfiskeklubb köpa in och sätta ut 2000 öringungar/år och på så sätt samverka kring ett bra sportfiske i ån och då även bidra till bra naturturism. Det finns förslag på biotopförbättrande åtgärder, vilket på sikt ska kunna göra ån självförsörjande på öring. Vi har därför valt att tidsbegränsa bidraget till tre år och därefter ta ställning till behovet av ytterligare bidrag. Förvaltningen föreslår att bevilja Trosa Amatörfiskeklubb ett bidrag på kr/år, under tre år, , och att klubben redovisar utfallet till Kultur o fritidskontoret varje år, samt gör en utvärdering, år 2015, hur resultatet blivit. Claes-Urban Boström Produktionschef Petter Björkman Fritidskonsulent Beslut till: Trosa Amatörfiskeklubb

56

57

58 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden Dnr KF 2012/ Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Trosa kvarn Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta: att godkänna rapporten Sammanfattning Trosa kvarn att uppdra till förvaltningen att undersöka om det är lämpligt att övergå från ett hyresförfarande till en tjänstekoncession vad gäller entreprenaden i Kvarnen. att uppdra till förvaltningen att genomföra föreslagen tidsplan med inriktning mot tjänstekoncession, alternativt uthyrningsförfarande. Ärendet Enligt gällande avtal med entreprenören i Kvarnen så upphör hyreskontraktet den sista december 2012 och skall sägas upp sista mars. För att göra uppdraget och förhållandet mellan entreprenör och Trosa kommun tydligare så bör man undersöka om inte en tjänstekoncession skulle kunna vara ett bättre alternativ för båda parter. Vid en tjänstekoncession är uppdraget tidsbegränsat och exakt som vid en offentlig upphandling. Det som skiljer är att entreprenören inte vinner på grund av högsta bud då det är en fast ersättning i form av hyra men den som vinner kontraktet gör det på grund av intressanta och bra utvecklingsidéer. Vi kan också i en koncession ställa krav utifrån tjänster som skall utföras åt Trosa kommun i form av x antal kulturevenemang som exempel. Tidsplan för en ny förfrågan och en eventuell tjänstekoncession Beslut i kultur- och fritidsnämnden enligt ovan angivna att satser Avtalet med nuvarande entreprenör sägs upp Förfrågningsunderlag för en tjänstekoncession eller underlag för en ny uthyrningsperiod tas fram Beslut i Kultur- och fritidsnämnden om tjänstekoncession eller uthyrning av kvarnen.

59 Anbudstid Öppning och utvärdering av anbud Tilldelningsbeslut Vinnande entreprenör tillträder lokalerna i Kvarnen, verksamheten startar så fort som möjligt. Claes-Urban Boström Produktionschef Petter Björkman Fritidskonsulent Bilagor 1. Utvärdering/sammanställning av 2011 års verksamhet i Kvarnen

60 Sammanfattning Trosa kvarn verksamhetsåren I april 2010 var evenemangslokalen i Trosa kvarn såpass färdigställd att vi kunde börja arrangera kulturevenemang och andra evenemang i lokalen. Under 2010 gjorde vi en kommunal satsning för att få igång ett bra utbud, och för att skapa förutsättningar för kommunala och andra arrangörer att hitta Kvarnen som en naturlig mötesplats och evenemangsarena för mindre arrangemang. Under november 2010 öppnade även restaurangen sin verksamhet, vilket ökade möjligheterna att använda Kvarnen till fler olika evenemang. Det har även skapat hinder för dess användningsområde, då en lunchrestaurangsverksamhet kan begränsa möjligheterna för exempelvis utställningar. År 2011 var det första hela året med möjlighet till full verksamhet i lokalerna. Vi har på kommande sidor försökt att beskriva vad som hänt, vad som är bra och vad som kan göras lite bättre. I stort kan vi sammanfatta att lokalerna används flitigt. Under 2011 arrangerades hela 110 evenemang av skiftande slag. Av dessa 110 evenemang arrangerades 35 % av företag och privatpersoner. 49 % är arrangemang gjorda av kommunala enheter, föreningar och övriga. Exempel på övriga är fackföreningar och studieförbund. Lenas kök är ett företag, och borde kanske räknas in i den kategorin. Vi tyckte emellertid att det var intressant att se hur många evenemang entreprenören av restaurangen står för i dessa lokaler. Den siffran är 16 %. Utmaningar Det vi måste hitta en lösning för är möjligheterna till utställningar i lokaler som gör utställningarna rättvisa. Kvarnens lokaler är inte optimala för utställningar och det är inte avhängigt restaurangen och de eventuella krockar det medför. Det stora problemet för den verksamheten är att lokalen har en sådan begränsad yta att hänga verk på. Man kan till viss del kompensera med skärmar, men utrymmet räcker ändå inte till. Vi startade medvetet verksamheten i Trosa kvarn utan att ha försökt lösa alla problem, eftersom vi inte ville skapa alla regler innan vi kände till behoven. Under året har därför en del justeringar gjorts för att anpassa lokalerna och regelverken efter uppkomna behov. Vi räknar med att fortsätta så ett tag, tills vi känner oss säkra på att vi hittat rätt i samverkan med de aktörer som skapar evenemang i Kvarnen. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4 5 Tel: Fax: E post: trosa@trosa.se

61 Något vi inte har kunnat åtgärda, trots att vi är medvetna om problemet, är logemöjligheter. Tack vare fastighetsägarens generositet har vi kunnat använda kontorslokalerna på andra våningen som loger vid artistuppträdanden. Ett sådant samarbete kommer att vara nödvändigt för fortsatta artistuppträdanden i Kvarnen. Utvärdering av verksamheten i Kvarnen Restaurangverksamheten startade i Kvarnen och det är Lena Lilliehöök som idag driver den välbesökta lunchrestaurangen Lenas Kök, måndag fredag, kl Utöver denna verksamhet hyrs lokalen av föreningar, företag och privatpersoner för olika typer av evenemang, t.ex. konserter, konferenser, fester och utställningar. Lenas Kök arrangerar en del egna evenemang på helger. Nedan följer en sammanställning av antalet olika evenemang och hur dessa är fördelade på arrangörskategorier. Företag: Privata: Kulturföreningar: Biblioteket: Kulturskolan: Andra kommunenheter: Övriga: Lenas Kök: Totalt 28 st. 10 st. 16 st. 5 st. 7 st. 14 st. 12 st. 18 st. 110 st. Av dessa evenemang har Lenas Kök varit medarrangör och tillhandahållit mat, dryck, kaffe, smörgås, m.m. vid 65 tillfällen. Det har under året framkommit att vi behöver tydligöra rollerna mellan arrangörer, kommunen och restaurangen. En viktig del som vi ska se över är vad arrangören behöver tänka på inför ett evenemang, med tidsangivelser, scen och ytbehov, regelverk kring tillstånd och lokalens kapacitet samt andra krav från artister vid en bokning. Vårt samarbete med Lenas Kök har fungerat mycket bra och vi har fått en hel del positiv feedback från föreningslivet och andra förhyrare på arrangemangslokalen och på den mat och service som Lenas Kök lämnar vid evenemangen. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4 5 Tel: Fax: E post: trosa@trosa.se

62 När det gäller utställningsverksamheten så har inte utställarna varit helt nöjda med den yta vi kan erbjuda. Därför undersöker nu förvaltningen alternativa lokaler för utställningar i kommunen. I alla nya verksamheter dyker det upp saker som inte fungerar som det är tänkt, så även i Kvarnen. Därför har vi under året åtgärdat bl.a. akustik, logistik för städning och hjälp med scenen, utställningsskärmar samt information till andra hyresgäster i huset om när olika evenemang sker. Utvändigt har vi tillgänglighetsanpassat lokalen och till våren kommer parkeringssituationen att åtgärdas och förbättras. Allt detta är ett led i enhetens förbättringsarbete som vi ständigt håller på med och som gör att vi får nöjdare kunder. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4 5 Tel: Fax: E post: trosa@trosa.se

63

64 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden KFN 2012/ Kommunkontoret Maria Wastesson Tel Fax Information till kultur- och fritidsnämnden Ingen anmälan om beslut fattade på delegation har inkommit till nämndsekreterare. Maria Wastesson Nämndsekreterare

65

66 Tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämnden KFN 2012/ Kommunkontoret Maria Wastesson Tel Fax Övriga anmälningsärenden 1. Från pensionärsrådet Protokoll från sammanträde Från rådet för personer med funktionsnedsättning Protokoll från sammanträde Maria Wastesson Nämndsekreterare