Sammanträdesprotokoll Humanistiska nämnden

Transkript

1 Plats och tid Häradsgården, Vagnhärad kl Beslutande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Helena Koch (M), ordförande Bengt-Eric Sandström (FP), 1:e vice ordförande Elin Insulander Hjelm (S), 2:e vice ordförande Ann Larson (M) Esbjörn Eriksson (M) Helene Carlind (C) Lena Thompson (S) Ann-Sofie Nyström (M) Tommy Fogelberg (TR) Övriga närvarande Mats Larsson, skolchef Peter Bäckström, utvecklingsledare Georg Hammertjärn, socialchef, Helena Håkansson, nämndsekreterare Maria Wastesson, nämndsekreterare Tid och plats för justering Måndagen den 10 mars 2014, kommunkontoret i Trosa Paragrafer Underskrifter Sekreterare Maria Wastesson Ordförande Helena Koch (M) Justerande Elin Insulander Hjelm (S) ANSLAG OCH BEVIS Organ: : Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Kommunhuset, Trosa Underskrift:... Lotta Uddberg

2 Innehållsförteckning: Dnr 11 Godkännande av föredragningslistan 12 Besök från Regionförbundet Sörmlands beredning för kompetensfrågor 13 Bokslut och verksamhetsberättelse för 2013 HN 2014/13 för individ- och familj 14 Utförd internkontroll 2013, individ- och familj HN 2014/14 15 Arvodesnivå till särskilt förordnade vårdnads- HN 2014/9 havare för ensamkommande barn 16 Information från individ- och familjeutskottet 17 Bokslut och verksamhetsberättelse för 2013 HN 2014/13 för barnomsorg-utbildning 18 Utförd internkontroll 2013, barnomsorg-utbildning HN 2014/14 19 Övrig information från skolkontoret 20 Anmälan av delegeringsbeslut HN 2014/1 21 Övriga anmälningsärenden HN 2014/2 22 Övrigt 2

3 11 Godkännande av föredragningslistan beslutar att godkänna utsänd föredragningslista med följande tillägg och borttag: - Under punkten Övrigt kommer Elin Insulander Hjelm (S) att väcka ett ärende enligt kap 4 17 i kommunallagen. - Punkt 5 och 10 på dagordningen ska dras ur och kommer med vid nästa nämnd. 3

4 12 Besök från Regionförbundet Sörmlands beredning för kompetensfrågor beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet Bengt-Eric Sandström, Dag Bergentoft och Göran Vide från Regionförbundet Sörmland informerar om arbetet med beredning för kompetensfrågor. Under Mål 1 i Sörmlandsstrategin 2020 står det: I Sörmland finns goda förutsättningar för unga och vuxna att utbilda sig och arbeta. Arbetsgivare har goda möjligheter att rekrytera rätt kompetens. För att klara målet har regionförbundets styrelse tillsatt en kompetensberedning som består av sju politiker som har fått i uppdrag att på regional nivå bygga upp kunskap, underlätta erfarenhetsutbyte och initiera olika insatser som bland annat syftar till att få fler unga att fullgöra sin grund- och gymnasieutbildning och att minska bristerna av kompetent arbetskraft inom tekniksektorn och vård- och omsorgssektorn. Som utgångspunkt för arbetet finns utmaningar såsom att en fjärdedel av Sörmlands niondeklassare inte klarar målen i alla ämnen och att ungefär en femtedel av Sörmlands gymnasieelever inte slutför sin utbildning inom fyra år. Övergången från gymnasium till högre studier fortsätter att vara lägre i Sörmland än i omgivande län och trots att arbetslösheten är hög i länet anger många arbetsgivare att de har svårt att hitta rätt kompetens, speciellt inom tekniska yrken och inom vård- och omsorg. Kompetensberedningens uppdrag är att samla erfarenheter, förslag och goda exempel som ska bearbetas och bli en del i ett förslag om ett länsövergripande samarbete för att få fler unga att slutföra sin grund- och gymnasieutbildning med godkända betyg, som ska lämnas till Regionförbundet Sörmlands styrelse under hösten. 4

5 13 HN 2014/13 Bokslut och verksamhetsberättelse för 2013, individ- och familj beslutar att godkänna individ- och familjeomsorgens bokslut för 2013 och överlämna det till kommunstyrelsen. Ärendet Bokslutet för individ- och familjeomsorgen 2013 uppvisar ett utfall på tkr. Avvikelsen mot budgeten är tkr. Överskotten är: Socialkontor tkr. Nämndens buffert tkr, IoF-utskottet 49 tkr. Individ- och familjeutskottets buffert om tkr har inte tagits i anspråk. Individ- och familjeutskottet beslutade i enlighet med förvaltningens förslag. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Georg Hammertjärn, socialchef. Kopia till Kommunstyrelsen Georg Hammertjärn, socialchef Akten 5

6 14 HN 2014/14 Utförd internkontroll 2013, individ- och familj beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet Sammanträden Sammanträdesplan fastställs årsvis av nämnd. Denna rutin fungerar bra. Kallelser till nämnd skickas senast 5 dagar före sammanträdet till ledamöter och ersättare samt till övriga enligt sändlista. Kallelser skickas till IU:s ledamöter och ersättare i regel 5 dagar före sammanträdet. I undantagsfall har vi på grund av akuta ärenden dukat dessa vid sammanträdet. Verkställande av fattade beslut Den kontroll som görs är att fattade beslut om uppdrag återredovisas till nämnden. Meddelande/delgivning av fattade beslut samt besvärshänvisning Kontroll har gjorts och denna rutin fungerar bra. På varje beslut av humanistiska nämnden framgår till vilka beslutet skall skickas. Delegationsbeslut Delegationsbesluten meddelas kontinuerligt till nämndansvarig, som tar med dessa till kommande nämnd. Ekonomiska utbetalningar till klienter samt vårdfakturor Utbetalningar från socialkontoret sker via filöverföring till bank. Assistent eller socialsekreterare gör en körning där beslutade utbetalningar framgår på listor. Listorna kontrolleras av handläggarna och signeras. Innan utbetalning sker har ansvarig handläggare på Barn- och familjegruppen kontrollerat att det är rätt antal dagar och vårddygnsavgift på aktuell faktura. Assistent/socialsekreterare verkställer filöverföringen med säkerhetsdosa. Undertecknad eller ersättare kontrollerar summan och verkställer alla utbetalningar med säkerhetsdosa samt signerar utbetalningen. En person är utsedd som ansvarig för avstämning, påfyllnad av medel m m. Håbo kommun skickar sammanställningar över löner/arvoden gällande familjehemmen. Det är assistent och enhetschef som kontrollerar dessa i efterskott varje månad. I avsaknad av enhetschef har undertecknad genomfört kontrollen. 6

7 Kontroll av attester Ekonomikontoret har kontrollerat detta för Ingen anmärkning har framkommit. Ärendehantering Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan. När det gäller arkivering i individärenden inom individ- och familjeomsorgen, så regleras detta i socialtjänstlagen. Sekretess All personal är bundna av socialtjänstsekretess genom sin anställning. Sekretesslöftet sker genom att alla får skriva på ett sekretesspapper där de intygar att information om sekretess har gjorts. Kontroll att alla skrivit under sin sekretess har skett. Personuppgiftslagen (PuL) Reglerna efterlevs. Arbetsområden verksamhetsplaner och riktlinjer Det har under året funnits brister i efterlevandet avseende vissa rutiner och rättssäker handläggning. Dessa brister har bland annat framkommit vid tillsynsärenden genomförda av tillsynsmyndigheten. Åtgärder har vidtagits och redovisats till tillsynsmyndigheten. Åtgärderna har varit kompetensutveckling, ökad kontroll samt personalförändringar. Ekonomisk uppföljning Uppföljning har gjorts under 2013 efter beslut av nämnden om vilka månader detta skall ske. Kvartalsuppföljning 0331 och delårsbokslut Dessutom följs insatserna (Kontaktperson/familj, Familjehemsplaceringar och Institutionsplaceringar) upp på detaljnivå månatligen. Uppföljningen redovisas på särskild blankett och delges Individ- och familjeutskottet och ekonomikontoret. Verksamhetsmässig uppföljning Kontroll gällande enskild persons förvaltade medel, beviljat bistånd och beviljade introduktionsersättningar har gjorts. I avsaknad av enhetschef har undertecknad gjort uppföljningen. Individ- och familjeutskottet beslutade i enlighet med förvaltningens förslag. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Georg Hammertjärn, socialchef. Kopia till Georg Hammertjärn, socialchef Akten 7

8 15 HN 2014/9 Arvodesnivå till särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta att från och med 2014 ersätta särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn enligt arvodesnivå för gode män beslutar att delegationsordningen uppdateras i enlighet med beslutet om beslutsfattare av omfattningen av den särskilt förordnade vårdnadshavarens uppdrag Ärendet tecknade 2013 ett avtal med Migrationsverket (KS 2013/139), om att mottaga 10 ensamkommande barn per år. Under asylprocessen tillsätts god man för dessa barn. Efter beslut av Överförmyndaren ersätts gode män för ensamkommande barn enligt följande: 200 kr per timme i arvode 100 kr per timme i researvode Utlägg styrkta med kvitton efter bedömning (t ex kopieringskostnad på stora utredningar) Kostnadsersättning (telefon, porto, kuvert, block ) utbetalas med 2 % av ett basbelopp Buss-, tågbiljetter mot kvitton Resor med bil, kr per mil Kommunen återsöker den utbetalda ersättningen från Migrationsverket varje år. När de ensamkommande barnen får ett beslut om permanent uppehållstillstånd (PUT) upphör uppdraget som god man och socialtjänsten ska initiera att särskilt förordnad vårdnadshavare utses. Det är socialnämndens uppgift att utreda och finna den person som är mest lämplig för uppdraget och överlämna förslaget till tingsrätten. Handläggande socialsekreterare beslutar om omfattning av uppdraget. Delegationsordningen uppdateras i enlighet med beslutet. 8

9 Överförmyndare ansvarar endast för arvodering till förordnade vårdnadshavare när det finns medel att förvalta. För att det ska vara möjligt att rekrytera lämpliga personer till uppdraget som särskilt förordnad vårdnadshavare så är det brukligt i många kommuner att arvodera dem för ett antal timmar per månad samt för en del omkostnader. Detta arvode är inte återsökningsbart från Migrationsverket. Individ- och familjeutskottet beslutade i enlighet med förvaltningens förslag. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Georg Hammertjärn, socialchef och Christina Humble, verksamhetsutvecklare Kopia till Georg Hammertjärn, socialchef Akten 9

10 16 Information från individ- och familjeutskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna. Georg Hammertjärn, socialchef och Ann Larsson (M) ordf. individ- och familjeutskottet informerar om följande: IVO Inspektionen för vård- och omsorg, kommer att komma på inspektion och granska verksamheten ekonomi- och vuxenenheten vid socialtjänsten 7-8 maj Ytterligare inspektion från IVO kommer att ske under våren. 10

11 17 HN 2014/13 Bokslut och verksamhetsberättelse för 2013, barnomsorg-utbildning beslutar att godkänna bokslutet för 2013 för Barnomsorg Utbildning och överlämna det till kommunstyrelsen. Ärendet Hela verksamhetsområdet visar ett underskott på tkr. De största posterna i underskottet är hänförliga till resultatenheternas underskott på tkr varav Högstadieenheten tkr. Resultatenheterna hade sammantagna en kostnadsnivå under andra halvåret 2013 i balans med intäkterna. Resterande underskott 2013 är främst kopplat särskolan och modersmålsenheten. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Mats Larsson, skolchef och Peter Bäckström, utvecklingsledare Kopia till Kommunstyrelsen Mats Larsson, skolchef Akten 11

12 18 HN 2014/14 Utförd internkontroll 2013, barnomsorg-utbildning beslutar att godkänna informationen om den utförda internkontrollen Ärendet Internkontroll 2013 har utförts i enlighet med internkontrollplan 2013 med följande avvikelser: 1. Följande internkontroller har ej genomförts under 2013: Ansluter till s generella jämställdhetsplan 2. Tre internkontroller har föranlett anmärkningar: 3.1 Löneutbetalningar utan attest kommer inte längre godkännas. Situation har uppstått där chef önskat utbetalning av lön utan att attesterad tidsrapport inkommit till lönekontoret. Kommunens ledningsgrupp behandlade frågan den 22 november Ska under 2014 belysas eventuellt omformuleras/ /problematiseras 14.1 Det finns ingen tydlig rutin för kontroll av uppsägning och omförhandling av avtal. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Mats Larsson, skolchef och Peter Bäckström, utvecklingsledare Kopia till Mats Larsson, skolchef Akten 12

13 19 Övrig information från skolkontoret beslutar att lägga informationen till handlingarna. Mats Larsson, skolchef och Peter Bäckström, utvecklingsledare, informerar om följande: Information om förstelärare augusti 2014 PISA ingår i Östersjönätverket tillsammans med 7 andra kommun. Totalt ingår 90 kommuner i landet i SKL:s satsning (Sveriges kommuner och landsting). Satsningen ska syfta till att belysa elevers behov av stöd i matematik. Peter Bäckström, utvecklingsledare, ska sammanställa en rapport i maj Nämnden kommer att få del av den. Ingen anmärkning från Skolinspektionen gällande ärende på Vitalisskolan och förskolan Hasselbacken Skrivelse från föräldrar till barn i särskolan på Tomtaklintskolan. Mats Larsson, skolchef och Johan Sandlund, kommunchef, kommer att möta föräldrarna i ett inledande samtal. Återrapportering sker till nämnden nästa gång, Från skolinspektionens klagomålshantering: Anmälan gällande Tomtaklintskolan i,

14 20 HN 2014/1 Anmälan av delegeringsbeslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Delegat: Individ- och familjeutskottet (individ) Sammanträdesprotokoll Sammanträdesprotokoll Delegat: Socialchef Beviljat verksamhetsbidrag till BRIS om kr, Beviljat Brottsofferjouren bidrag med kr, Delegat: Rektor Skärlagsskolan Beviljat avsteg från barnomsorgsregler, Kopia till Akten 14

15 21 HN 2014/2 Övriga anmälningsärenden beslutar att lägga informationen till handlingarna. - Från Skolinspektionen Beslut gällande anmälan angående skolsituation för elev vid Vitalisskolan i Trosa kommun, Kopia till Akten 15

16 22 Övrigt 1. Elin Insulander Hjelm (S) väcker ärende gällande beslut om ändringar i delegationsordningen för humanistiska nämndens individ- och familjeomsorg. beslutar att överlämna ärendet för beredning till socialkontoret och förslag till beslut till individ- och familjeutskottet samt för beslut i humanistiska nämnden den 1 april Vid nästa nämnd den 1 april 2014 kommer nämnden börja kl Samtal kring delegationsbeslut kommer att föras och samtalet kommer att ske inom slutna dörrar. 16