JÄRFÄLLA KULTUR ORGANISATION HT Organisationsutredning med anledning av att enhetschef för Järfälla kultur slutar

Transkript

1 JÄRFÄLLA KULTUR ORGANISATION HT 2018 Organisationsutredning med anledning av att enhetschef för Järfälla kultur slutar

2 KULTUR DEMOKRATI OCH FRITID Kansli Bo Majling utredare, kansli/iof Ulla Eriksson - nämnd Torbjörn Englund - ekonomi Demokratiutveckling Jessika Karreskog Barnrättsstrateg Finskt förvaltningsområde Ungdomsambassadörer mm Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden Ordförande: Mika Metso Kultur-, demokrati- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsdirektör: Pernilla Järverot Centrala resurser/kontaktpersoner; Jenny Sundberg - HR-konsult Leo Plöen Kommunikation, för KDF på KSF Charlotta Charlie Lanthén - IT /PM3, ITIL Helena Ekström Upphandlare, KSF Funkisverksamhet Miljö Järfälla fritid Eva Jönsson Järnstad Integration Järfälla bibliotek Birgitta Vinnå Näringsliv KKN Kommunikation - Processer KDF Järfälla kultur Jessica Christensen Idrott och friluftsområden Tommy Brissman Idrottsanläggningar Fotbollsplaner Ishallar Motionsspår Sporthallar Badplatser Brukets Skidbacke Ängsjö friluftsområde Fritidskontoret Annica Dahlborn Föreningsregister Lokalbokning Föreningsbidrag Verksamhet för personer med behov av extra stöd : t ex Öppen sporthall Lovverksamhet Bruketlyftet Ängsjölyftet Ung fritid Christer Sörqvist Fritidsgårdar: Station 7 Tallbohov, Viksjö Träffen Ungdomscafé Valvet Mobila fritidsverksamheten (utegruppen) Stället Bibliotek Kari Wessely Jakobsberg Sayeh Tealohi Kallhäll Viksjö Anne-Marie Evers Barkarby Herresta På uppdrag av KOF Gymnasiebibliotek Kulturskolan Susanne Sörbring Bild och form Dans Film och media Musik Nycirkus Teater/drama Kulturkontoret Agneta Danielsson Konst Bildarkiv & bilddatabas Kultur-arv och -miljö AV-central Mediepedagogiskt Centrum Skolbio Scenkonst Föreningsbidrag kultur Evenemang Kultur- och aktivitetshuset Erika Magnusson Huset på höjden Järfälla kommun JÄRFÄLLA KOMMUN Kompletterad med nya namn

3 Kulturchef Enhetskoordinator Kommunikatör Verksamhetsledare kulturkontoret Verksamhetsledare kulturskolan Verksamhetsledare kultur- och aktivitetshuset, Huset på höjden Medarbetare kulturkontoret: - kultursekreterare - AV-tekniker Medarbetare kulturskolan: - koordinator - pedagoger/lärare Medarbetare kultur- och aktivitetshuset: - tekniker/husvärdar/vaktmästare JÄRFÄLLA KOMMUN 3

4 INFORMATION OM ÖVERSYN info KDF ledningsgrupp info Samverkan 1, JC uppsägning och att funderar över bästa lösning, träffar Järfälla Kultur ledningsgrupp Järfälla Kultur ledningsgrupp reflektion och tankar, scenarier 1) rekrytera lika 2) lyfta VL kultur och Kulturskola till egna enheter 3) annan lösning info Samverkan 2, pågående process, scenarier, färdigt förslag slutet av april information KDN Kultur APT JÄRFÄLLA KOMMUN 4

5 UTGÅNGSPUNKTER ÖVERSYN Nämndens Budget och verksamhetsplan 2018 samt det pågående arbetet med nämndens Budgetförutsättningar inför mål och budget Verksamheternas åtaganden Effekt för de vi är till för JÄRFÄLLA KOMMUN 5

6 FUNDERAR ÖVER SCENARIER 1. Bibehålla organisation och rekrytera 2. Lyfta Kulturskola och Kultur till egna enheter 3. Någon annan idé, hur skulle den kunna se ut? JÄRFÄLLA KOMMUN 6

7 JÄRFÄLLA KULTUR LEDNINGSGRUPP OCH BERÖRDA Möte 4/4, hela Kultur lg, tankar och reflektioner Möte 18/4, enhetschef och VL kulturskola och kultur Enskilda möten med berörda 19-23/4 Scenario 1 - bibehålla organisation och rekrytera Scenario 2 - lyfta Kulturskola och Kultur till egna enheter Scenario 3 - någon annan idé, hur skulle den kunna se ut? - Alla parter förordar scenario 2. Funktionsbeskrivningar/tjänsteinnehåll, genomgång Konsekvenser, dialoger JÄRFÄLLA KOMMUN 7

8 SCENARIO 1 BIBEHÅLLA ORGANISATIONEN Enklaste lösningen Medför kännbar effektivisering för verksamheterna 2019 i mål och budget 2019 ca -886 t kr effektivisering nolluppräkning inklusive ökade IT kostnader JÄRFÄLLA KOMMUN 8

9 SCENARIO 2 - KULTURSKOLA OCH KULTUR EGNA ENHETER Fönster/möjlighet att förändra. Verksamheterna är idag i ett läge där förändringen är genomförbar. Rolig utmaning! Bra samarbetsklimat på förvaltningen, fortsätta pågående samarbeten mellan verksamheter och utveckla nya. Bevaka/hantera/förebygga risk; Att uppgifter i tjänstebeskrivningen nuvarande Enhetschef kultur fördelas mellan respektive VL och förvaltningsdirektör, så att inget faller mellan stolarna. Samt att ledningsansvar fördelas för pågående processer och projekt. Att tillse att VL som lyfts till enhetschefer får erforderligt stöd i sina chefsroller. Att tillse att medarbetare under nuvarande Enhetschef kultur får tydlig hemvist i ny organisiation. Kommunikatör bibehåller 50% fördelning, huvudchef och arbetsplats förlagd till kulturkontoret. Enhetskoordinator bibehåller 100% fördelning kultur, arbetsplats kulturkontoret och samarbeten. Att bevaka att kulturperspektivet bibehålls och förstärks på förvaltningen JÄRFÄLLA KOMMUN 9

10 SENARIO 3 NÅGON ANNAN IDÉ? Alternativa organisatoriska lösningar? Andra förslag? Idéer? Frågan har varit uppe i KDF ledningsgrupp, KDF samverkan och Kultur ledningsgrupp. Frågan har varit uppe i enskilda samtal med kultur- och fritidsdirektörens medarbetare och verksamhetsledare från Järfälla Kultur ledningsgrupp och berörda medarbetare. Inga förslag har framkommit JÄRFÄLLA KOMMUN 10

11 KULTUR DEMOKRATI OCH FRITID FÖRSLAG FÖR Kansli Bo Majling utredare, kansli/iof Ulla Eriksson - nämnd Torbjörn Englund - ekonomi Demokratiutveckling Jessika Karreskog Barnrättsstrateg Finskt förvaltningsområde Ungdomsambassadörer mm Kultur-, demokrati- och fritidsnämnden Ordförande: Mika Metso Kultur-, demokrati- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsdirektör: Pernilla Järverot Centrala resurser/kontaktpersoner; Jenny Sundberg - HR-konsult Leo Plöen Kommunikation, för KDF på KSF Charlotta Charlie Lanthén - IT /PM3, ITIL Helena Ekström Upphandlare, KSF Funkisverksamhet Miljö Integration Näringsliv, KKN, Kommunikation - Processer Järfälla fritid Eva Jönsson Järnstad Järfälla bibliotek Birgitta Vinnå Järfälla kulturskola Susanne Sörbring Järfälla kultur Agneta Danielsson Idrott och friluftsområden Tommy Brissman Idrottsanläggningar Fotbollsplaner Ishallar Motionsspår Sporthallar Badplatser Brukets Skidbacke Ängsjö friluftsområde Fritidskontoret Annica Dahlborn Föreningsregister Lokalbokning Föreningsbidrag Verksamhet för personer med behov av extra stöd : t ex Öppen sporthall Lovverksamhet Bruketlyftet Ängsjölyftet Ung fritid Christer Sörqvist Fritidsgårdar: Station 7 Tallbohov, Viksjö Träffen Ungdomscafé Valvet Mobila fritidsverksamheten (utegruppen) Stället Bibliotek Kari Wessely Jakobsberg Sayeh Tealohi Kallhäll Viksjö Anne-Marie Evers Barkarby Herresta På uppdrag av KOF Gymnasiebibliotek Kulturskolan Bild och form Dans Film och media Musik Nycirkus Teater/drama Kulturkontoret Konst Bildarkiv & -databas Kultur-arv och -miljö AV-central Mediepedagogiskt C. Skolbio Scenkonst Kultur i skolan Föreningsbidrag kultur Evenemang Huset på höjden Erika Magnusson Kultur- och aktivitets- Huset på Söderhöjden Järfälla kommun JÄRFÄLLA KOMMUN Kompletterad med nya namn

12 Enhetschef Järfälla kultur Enhetschef Kulturskolan Järfälla Verksamhetsledare kultur- och aktivitetshuset, Huset på höjden Medarbetare kulturkontoret: - kultursekreterare - AV-tekniker - Enhetskoordinator - Kommunikatör Medarbetare kulturskolan: - koordinator - pedagoger/lärare Medarbetare kultur- och aktivitetshuset: - tekniker/husvärdar/vaktmästare Förslag för intern org JÄRFÄLLA KOMMUN 12

13 PROCESS FRÅN FÖRSLAG TILL BESLUT Handlingar till KDN Samverkan 1; 19 MBL information och riskbedömning Arbetstagarorganisationernas rätt till information säkerställer möjligheten att tillvarata deras egna och sina medlemmars intressen och rättigheter utifrån möjligheterna till medinflytande. Arbetsgivaren kallar skyddsombud och berörda till riskbedömning inför förändring, med åtgärdsplan. Riskbedömningen bifogas därefter ärendet till KDN KDN AU Samverkan 2; och 11 MBL förhandling. Arbetsgivaren kallar till förhandling innan beslut fattas om viktigare förändring av verksamheten KDN beslut Ny organisation börjar gälla under förutsättning att beslut fattats JÄRFÄLLA KOMMUN 13