Järfälla kommun INTERNKONTROLL Kultur-, demokrati- och fritidsförvaltningen rutinförteckning Ansvarig för åtgärd.

Transkript

1 Kansli och demokrati shantering DSL, dataskyddslagen Personuppgiftsbiträdesavtal Bidrag studieförbund Säkerh i sporthallar, lift i skidbacke Städrutiner Hanteringsanvis ning Kommunens rutiner för Dataskyddslagen Ansökan, delegeringsbeslut och utbalning av bidrag Besiktningsprotokoll Rapport från Miljö o hälsa Möjlig Kännbar Att avtal hanteras enligt hanteringsanvis ning Registrator Enhschef Lindrig Entreprenör besiktigar. ar. O Försumbar Miljö o hälsa kontrollerar städning i våra anläggningar Möjlig Gå igenom rutiner så all personal v vad som ska göras om något händer Vaktmästare Verksamhsledare Verksamhsledare Arbsledare på respektive anläggning Enhschef Enhschef Rutin Egenkontrollpärm Verksamhsledare Diarieförda avtal Poster registrerade i databas för DSL registrerade i databas för DSL / GDPR Diarieförda beslut och utbalningar 1 ggr/år Alla sporthallar 1 ggr/år Stickprov utvalda av Miljö o Hälsa Förvaltningsekonom Möjlig Kännbar Stickprov Dataskyddssamordnare Förvaltningsekonom Kännbar Gällande avtal Enhschef Dataskyddssamordnare Delegeringsbeslut Demokratiutvecklare Förvaltningsekonom Enhschef

2 Ishallar skontor Uppdragsstöd Bidrag Rutin vid Ammoniakutsläpp D finns en upphandlad entreprenör som utför kontroller på larm skyddspärm Ansökan om /upphandling av/utbalning av uppdragsstöd Ansökan om bidrag Gå igenom rutiner och kontrollera att er enligt atiskt brandskyddsarbe utförts Möjlig Kännbar Genomgång av utbalda uppdragsstöd, stickprovskontr oll att rätt summa är utbald. Möjlig Kännbar Genomgång av utbalda bidrag, stickprovskontr oll att rätt summa är utbald. Arbsledare på respektive anläggning Arbsledare Arbsledaren går igenom med personalen så att rutiner fungerar om larm skulle utlösas Verksamhsledare Verksamhsledare Enhschef Enhschef 1 ggr/år Båda Enhschef ishallarna anläggning 1 ggr/år Samtliga utbalningar 1 ggr/år 10 olika bidrags utbalningar/ år Enhschef Verksamhsledare fritidskontor Verksamhsledare fritidskontor

3 Ung fritid Bibliotek Kravarbe (påminna och kräva baks utlånade medier) Rutin Egenkontrollpärm Rutiner finns i akutpärm Rutiner finns i akutpärm och förtydligade i enhens Lokala samverkansplan. Rutiner lokalt och kommunens ekonomiavdelning Gå igenom rutiner och kontrollera att er enligt atiskt brandskyddsarbe utförts Möjlig Gå igenom rutiner så all personal v vad som ska göras om något händer Genomgång av rutiner. Översyn av lokaler och PIS-rond tre gånger/år. Möjlig Rapportering i LISA, som redovisas på samverkansmöt e 1 ggr/termin. Även genomgång på arbsplatsens APT O Lindrig Medvandegör a rutiner. Samarbe med ekonomiavdelning Föreståndare Föreståndare Lokalansvarig och resp. verksamhsle dare Verksamhsledare Ung Rutin Egenkontrollpärm Verksamhsledare Ung Enhschef Enhschef Enhschef 2 ggr/år Protokoll APT och rapporter i LISA Lokalansvarig 3 ggr/år Kommunens förvaltare / Verksamhsledare Kravansvarig Enhschef 1 ggr/år

4 Kultur Hus på höjden Rutin för utlåning av utrustning Fakturering hyresavgifter, taxor Rutin finns lokalt Rutiner finns lokalt Genomgång av rutinen/ att er enligt atiskt brandskyddsarbe utförts Möjlig Rapportering i LISA, som redovisas på samverkansmöt e 1 ggr/termin. Även genomgång på arbsplatsens APT Kännbar Genomgång av rutinen Verksamhsl edare Verksamhsl edare Möjlig Kännbar Inventering Husvärd tekniker Möjlig Kännbar Rutiner revideras och följs Verksamhsledare Verksamhsledare och husvärd Enhschef 2 ggr/år Protokoll APT och rapporter i LISA Enhschef I ggr/år Samtliga samarbsavtal som tecknats under år Intern rutin, avtal/överenskommelse Fakturering i FRI. Fil skickas ekonomiavdelni ngen. Löpande Använd utrustning Enhschef 1 ggr/år Kommunens förvaltare / Verksamhsledare Rutin för föreningssamarben /överenskommelse Enhschef Enhschef 1 ggr/termin Alla avtal

5 Kulturen kulturarbare Föreningsbidrag kulturföreningar Konstregister Bildarkiv och bilddatabas Enhschef Löpande Enhschef Löpande Diarieförda beslut och utbalningar Möjlig Försumbar Gällande avtal Kultursekrerare Delegeringsbeslutbeslukoordinator Möjlig Kännbar Delegerings- Enhs- Utbalning i FRI. Fil skickas ekonomiavdelningen. Register över kommunens konstsamling som årligen förs verk Bildarkiv och bilddatabas som förs material Möjlig Kännbar Registering, vid inköp, stickprov på flerårsintervaller Kultursekrerare med konstansvar sponsorer O Försumbar Gällande avtal Kommunikatör/ kultursekrerare/ enhskoordinator Rutin för uthyrning av ljudutrustn. AVC Rutin, avtal/överenskommelse Möjlig Kännbar Gällande avtal AV-tekniker kulturkontor AVC Möjlig Kännbar Gällande avtal AV-tekniker kulturkontor Fakturering AVC BO internt, Möjlig Kännbar Ekonomisk AV-tekniker kundfaktura uppföljning kulturkontor externt Fakturering MPC BO internt, kundfaktura externt Möjlig Kännbar Ekonomisk uppföljning Enhschef Löpande Enhschef 1 ggr per termin Kultursekrerare med ansvar för MPC Enhschef Stickprov Konstverk registrerade i databas Enhschef Löpande Registrerade bilder i arkiv och/eller databas Möjlig Kännbar Registering Kultursekrerare med bildarkivsansvar Enhschef Vid behov Enhschef Löpande Rutin Enhschef Efter avslutat projekt

6 Fakturering skolbio Kulturskolan Fakturering deltagaravgifter och instrumenthyra Rutin hyra instrument BO internt, kundfaktura externt Fil skickas ekonomiavdelni ngen / förbindelse signerad av vårdnadshavare O Försumbar Ekonomisk uppföljning Möjlig Försumbar Gällande avtal och inventering Möjlig Kännbar Ekonomisk uppföljning Enhschef Koordinator Enhschef 1-2 ggr per termin Instrumentförvaltare Anmälan Enhskoordinator 1 ggr per Bokningar termin Enhschef Löpande /förbindelser