DOKUMENTHANTERINGSPLAN För Socialnämndens verksamheter i Karlsborgs kommun

Transkript

1 1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN För Socialnämndens verksamheter i Karlsborgs kommun Allmän administration Sid. 2-3 Individ- och familjeomsorg Sid LSS-verksamhet Sid Hälso- och sjukvård (HSL) Sid Äldreomsorg (SoL) Sid Loggning av händelser i nätverk och/eller i datasystem och databaser Sid. 25 Hantering av e-post m.m. Sid. 26 Rutiner Sid Utgångna handlingar Sid Beslutad av: Datum: Reviderad av: Datum: Socialnämnden: Arkivmyndigheten: Nästa revideringsdatum: Arkivredogörare: Enhet Kod: Inventerarnr: Avgiftshandläggare Allmän administration Snad 08 Avgiftshandläggare Socialsekreterare, familjerätt Individ- och familjeomsorg Individ- och familjeomsorg Handläggare LSS-verksamhet Snls 11 Enhetschef MAS Hälso- och sjukvård Snhs 12 Biståndshandläggare Äldreomsorg Snäo 13 Snif Snif 09 09

2 2 Allmän administration 0578 snad 08 Analyslistor, ekonomisk uppföljning Digitalt. 1 år 0579 snad 08 Annonser, ansökningar Kopia. Förvaltn. sekr. Ingår i Diarieförda handl snad 08 Arbetsgruppers och projektgrupper protokoll och handlingar Original. Närarkiv 2 år Bevaras Rutin snad 08 Arkivfrågor, anvisningar Original. Avgiftshandl. Bevaras Rutin snad 08 Attesteringsbevis Original. Ekonom Bevaras Sv arkiv 80. Rutin snad 08 Avgiftsbeslut Digitalt. Avgiftshandl. 5 år Rutin 35 d snad 08 Avtal och kontrakt Original. Ekonom Bevaras Rutin snad 08 Befolkningsregister CD-skivor Systemansvarig. Vid inaktualitet 0583 snad 08 Bokföringsorder Kopia. Ekonom 2 år Digitala uppgifter i ekonomisystem bevaras 10 år enligt bokföringslagen 2563 snad 08 Debiteringsunderlag Original. Avgiftshandl. 1 år 10 år 0654 snad 08 Debiteringsuppgifter, manuella fakturor Kopia. Avgiftshandl. 1 år 2 år Original i ekonomienhetens arkiv snad 08 Delegationsärenden Kopia. Förvaltn.sekr. 2 år Original i diarieförda handingar 0588 snad 08 Diarieförda handlingar Original. Närarkiv 5 år Bevaras Rutin snad 08 Diarieuppgifter, listor Digitalt. Systemansvarig 5 år Bevaras Årlig diarielista tas ut en gång per år på Sv. Arkiv. Förs i ärendesystemet DIABAS. Rutin snad 08 Egenproducerad information inom verksamheterna Original. Allmänt 2 år Bevaras Rutin snad 08 Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, PuL Kopia. Avgiftshandl. Bevaras Rutin snad 08 Inkomstförfrågan Original Avgiftshandl. Vid inaktualitet 2 år eft. det pensionär utskrivits

3 snad 08 Inventarieförteckningar Digitalt. Datasystemet Nilex 3084 snad 08 Jämkning beslut Kopia. Närarkiv 5 år 2643 snad 08 Kommunala pensionärsrådets protokoll Original. Närarkiv 3 år Bevaras Rutin 01/03. Bevaras En årlig, accumulerad lista, skrivs ut. Rutin snad 08 Ledningsgruppens minnesanteckningar Digitalt. IT-nätverk 5 år Bevaras Årlig utskrift till Sv.arkiv snad 08 Lista över namnteckningar Original. Ekonom Bevaras Rutin snad 08 MBL-protokoll Original Närarkiv 5 år Bevaras 2646 snad 08 Minnesanteckningar, arbetsplatsträffar Kopia. Närarkiv 2 år Det förutsätts att original bevaras 0637 snad 08 Offerter, antagna och ej antagna Kopia. Ekonom Vid inaktualitet Orig. i Diarieförda handl snad 08 Postlistor Original. Närarkiv Vid inaktualitet Dock högst 2 år snad 08 Protokollsutdrag Kopia. Allmänt Vid inaktualitet 0608 snad 08 Samverkansgruppens protokoll Original. Närarkiv 5 år Bevaras Sv.arkiv snad 08 Sekretessbevis Original. Allmänt Bevaras Sv.arkiv 80. Till personalakt 0610 snad 08 Semesterlistor Original. Förvaltn.sekr. 2 år 0639 snad 08 Skrivelser, inkommande och utgående, rutinmässiga, ej diarieförda Original. Allmänt 2 år 0606 snad 08 Socialnämndens arbetsutskotts protokoll Original. Närarkiv 5 år Bevaras Sv.arkiv 80. Bindes rutin snad 08 Socialnämndens protokoll med innehållsförteckning Original. Närarkiv 5 år Bevaras Sv.arkiv 80. Bindes rutin snad 08 Stadsbidragsansökningar Kopia. Närarkiv 5 år Ingår i diarieförda handlingar 0680 snad 08 Statistik till SCB Kopia. Ekonom 5 år Ingår i diarieförda handlingar 0612 snad 08 Tjänstgöringsrapporter Kopia. Allmänt 2 år

4 4 Akter Individ- och familjeomsorg 1193 Snif 09 Adoptionsärenden, AÄ, akter Original. Närarkiv/ Datamedia 4160 Snif 09 Aktualiseringsintyg, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4161 Snif 09 Anmälan om förslag på barn, samtycke, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4162 Snif 09 Ansökan till tingsrätt om adoption, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4163 Snif 09 Ansökningar om medgivande, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4164 Snif 09 Ansökningar om medgivande, med bilagor, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4165 Snif 09 Beslut, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter det barnet fyllt 18 år. Sv.ark.80. Rutin 01/ Snif 09 Beslut, medgivande, AÄ Ing. i 1193 Bevaras Kan förekomma översatt till annat språk 4167 Snif 09 Beslut/domar i förvaltningsdomstolen, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4168 Snif 09 Handlingar i överklagningsärenden, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4169 Snif 09 Handlingar rörande barnets ursprung, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4170 Snif 09 Handlingar rörande barnets ursprung, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4171 Snif 09 In- och utgående handlingar av betydelse i ärendet, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4172 Snif 09 In- och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, AÄ Ing. i 1193 Vid inaktualitet 4173 Snif 09 Intyg om adoptionsutbildning, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4174 Snif 09 Kallelse till rättegång, möte med handläggare, AÄ Ing. i 1193 Vid inaktualitet 4175 Snif 09 Korrespondens av betydelse i ärendet, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4176 Snif 09 Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretess-eftergift, AÄ Ing. i 1193 Vid inaktualitet 4177 Snif 09 Referenser, AÄ Ing. i 1193 Bevaras

5 Snif 09 Samtycken, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4179 Snif 09 T ingsrättens dom, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4180 Snif 09 Uppföljningsrapp, anteckn.fr. hembesök m.m, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4181 Snif 09 Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök), AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4182 Snif 09 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4183 Snif 09 Upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, AÄ Ing. i 1193 Vid inakutalitet 4184 Snif 09 Utdrag ur socialregistret/polisregistret, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4185 Snif 09 Utredningar, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4186 Snif 09 Utredningar i enskilt ärende, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4187 Snif 09 Yttrande från behandlande läkare, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4188 Snif 09 Yttrande från Nämnden för inernationell adoptioner, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4189 Snif 09 Yttrande från socialnämnden till tingsrätt, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4190 Snif 09 Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4191 Snif 09 Yttranden från nämnden för internationella AÄ(NIA) Ing. i 1193 Bevaras 4192 Snif 09 Yttranden från socialnämnden, AÄ, A Ing. i 1193 Bevaras 4193 Snif 09 Återkallelse av medgivande, AÄ Ing. i 1193 Bevaras 4194 Snif 09 Ärendeblad, journalblad, AÄ Ing. i 1193 Bevaras Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet Snif 09 Överklagande, med bilagor, AÄ Ing. i 1193 Bevaras

6 Snif 09 Faderskaps- eller föräldraskapsärenden, FÄ, akter Original. Närarkiv/ Datamedia 4196 Snif 09 Anmälan om gemensam vårdnad, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4197 Snif 09 Anmälningar om faderskap, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4198 Snif 09 Begäran om hjälp från utrikesdepartementet, FÄ Ing. i 1194 Vid inaktualitet 4199 Snif 09 Brev till modern med anledning av uderrättelse om nyfött barn, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4200 Snif 09 Domar/beslut FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4201 Snif 09 Faderskapserkännanden/bekräftelser, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4202 Snif 09 Handl. i rättsgenetiska och rättskemiska undersökn., FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4203 Snif 09 Handl. om underhållsbidr. rör. faderskaputredning, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4204 Snif 09 Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4205 Snif 09 Handlingar om vårdnaden av barn, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4207 Snif 09 Identitetsstyrkande haandlingar, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4209 Snif 09 In- och utgående- upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, FÄ Ing. i 1194 Vid inaktualitet 4210 Snif 09 Intyg, ultraljudsunders./förlossning/utveckling etc, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4211 Snif 09 Journalanteckningar, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4212 Snif 09 Kallelse till rättegång, möte med handläggare, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4213 Snif 09 Korrespondens av betydelse i faderskapsärende, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4214 Snif 09 Protokoll, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter det barnet fyllt 18 år. Sv.ark.80. Rutin 01/ Snif 09 S och MF protokoll för utredande av faderskap Ing. i 1194 Bevaras S=sambo/M=mor/F=far 4216 Snif 09 Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsoch föräldraskapsärenden, FÄ Ing. i 1194 Bevaras

7 Snif 09 Underrättelse från Skatteverket om inflyttat barn, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4218 Snif 09 Underättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor, FÄ Ing. i 1194 Bevaras 4219 Snif 09 Ärendeblad, journalblad, AÄ Ing. i 1194 Bevaras Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet Snif 09 Överklaganden, FÄ Ing. i 1194 Bevaras

8 Snif 09 Placeringsärenden av myndiga, akter, LVM Original Närarkiv/ Datamedia 4221 Snif 09 Ansvarsförbindelse för kostnader, LVM Ing. i år 4222 Snif 09 Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj, LVM Ing. i år 4223 Snif 09 Avtal, med te x kontaktpersoner, LVM Ing. i år 4224 Snif 09 Utredningar av familjehem, kontaktperson,/-familj, LVM Ing. i år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/ Snif 09 Ärendeblad/Journal, LVM Ing. i år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval.

9 Snif 09 Placeringsärenden av underåriga, akter, LVU Original. Närarkiv/ Datamedia 4226 Snif 09 Anmälningar från polis, skola etc, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4227 Snif 09 Ansvarsförbindelser, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4228 Snif 09 Ansökningar till institutioner om vård, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4229 Snif 09 Ansökningar till länsrätt om vård, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4230 Snif 09 Avtal med kontaktfamilj, föräldrar, familjehem, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4232 Snif 09 Beslut, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4233 Snif 09 Domar, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4234 Snif 09 Eftergift för vård i familjehem, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4668 Snif 09 Formulär och stöddokument BBIC (Barns behov i centrum), LVU Ing. i 1197 Bevaras 4235 Snif 09 Handlingar i namnärenden, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4236 Snif 09 Handlingar rörande underställning till länsrätt, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4237 Snif 09 Journaler enligt 14, socialtjänstförordningen, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4238 Snif 09 Korrespondens av betydelse i placeringsärenden, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4239 Snif 09 Meddelanden från institutioner om utskrivning, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4241 Snif 09 Utredningar om familjehem, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4242 Snif 09 Vårdplaner, LVU Ing. i 1197 Bevaras 4243 Snif 09 Yttranden till åklagare, tingsrätt etc, LVU Ing. i 1197 Bevaras 1 år Bevaras Levereras till centralarkivet 1 år efter det barnet fyllt 18 år. Sv.ark.80. Rutin 01/ Snif 09 Ärendeblad, journalblad, LVU Ing. i 1197 Bevaras Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet.

10 Snif 09 Biståndsärenden, SoL, BÄ, akter Original. Närarkiv/ Datamedia 4245 Snif 09 Ansökningar från enskild om bistånd, BÄ Ing. i år 4246 Snif 09 Beslut/domar i förvaltningsdomstol, BÄ Ing. i år 4247 Snif 09 Dokumentation av planering som rör den enskilde, BÄ Ing. i år 4248 Snif 09 Utredningar i enskilda ärenden, BÄ Ing. i år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/ Snif 09 Ärendeblad, journalblad, BÄ Ing. i år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval Snif 09 Överklagan, med bilagor, BÄ Ing. i år

11 Snif 09 Avtal om vårdnad, umgänge och boende, VUÄ, akter Original. Närarkiv/ Datamedia 4251 Snif 09 Ansökan om kontaktperson vid umgänge, VUÄ Ing. i år 4252 Snif 09 Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge, VUÄ Ing. i år 4253 Snif 09 Avtal som inte blivit godkänt, VUÄ Ing. i år 4254 Snif 09 Domar till tingsrätten, VUÄ Ing. i år 4255 Snif 09 In-, utgående- och upprättande av handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, VUÄ 4256 Snif 09 In-, utgående- och upprättande av handlingar av betydelse i ärendet, VUÄ Ing. i 4030 Vid inaktualitet Ing. i år 4257 Snif 09 Kallelser till rättegång, möte med handläggare, VUÄ Ing. i 4030 Vid inaktualitet 4258 Snif 09 Kontrakt och kontakt med kontaktperson, VUÄ Ing. i år 4259 Snif 09 Meddelande till Skatteverket, CSN. F-kassan om godkänt avtal, VUÄ 4260 Snif 09 Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal, VUÄ Ing. i år Ing. i år 4261 Snif 09 Personbevis, VUÄ Ing. i år 4262 Snif 09 Påtalande om god man till tingsrätt, VUÄ Ing. i år 4263 Snif 09 Remiss till/från tingsrätt om samarbetssamtal, VUÄ Ing. i år 4264 Snif 09 Tingsrättens begäran om utredning, VUÄ Ing. i år 4265 Snif 09 Uppdrag att utse kontaktperson, VUÄ Ing. i år 4266 Snif 09 Upprättande handlingar av betydelse i ärendet, VUÄ Ing. i år 4267 Snif 09 Utdrag ur socialregistret och polisregistret, VUA Ing. i år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter det barnet fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter det barnet fyllt 18 år. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06

12 Snif 09 Utredningar i nämnden till tingsrätten Ing. i år 4269 Snif 09 Äktenskapslicens, VUÄ Ing. i år 4270 Snif 09 Ärendeblad, VUA Ing. i år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval Snif 09 Överenskommelse(om t ex umgängesresor), VUÄ Ing. i år

13 Snif 09 Uppdragstagare, familjehem, kontaktpersoner, UFKÄ, akter Original. Närarkiv/ Datamedia 4272 Ansvarsförbindelser för kostnader, UFKÄ Ing. i år 4273 Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj, UFKÄ Ing. i år 4274 Avtal, med t.ex. kontaktpersoner,ufkä Ing. i år 4275 Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj, UFKÄ Ing. i år 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06/ Ärendeblad/journalblad, UFKÄ Ing. i år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval.

14 14 Övriga handlingar inom Individ- och familjeomsorg 2005 Snif 09 Avlastningshem, avtal Original. Socialsekr. Vid inaktualitet Dvs då avtalet upphört gälla Snif 09 Avtal, underhåll Original. Närarkiv 5 år Rutin 08. Gäller ej faderskap Snif 09 Avtal, kontaktpersoner Original. Närarkiv 5 år 2007 Snif 09 Barnavård, rapporter Kopia. Socialsekr. 10 år 1198 Snif 09 Behandlingshem, förteckning över Kopia. Socialsekr. Vid inaktualitet Dvs då ny förteckning gäller Snif 09 Delegationsförteckningar, riktlinjer för socialbidrag Kopia. Socialsekr. Vid inaktualitet Dvs då nya rutiner beslutats Snif 09 Delegationslistor Kopia. Utredningsass. Vid inaktualitet Original biläggs protokollen Snif 09 Ekonomiskt bistånd, riktlinjer Kopia. Socialsekr. Vid inaktualitet Dvs då nya riktlinjer börjat gälla Snif 09 Fakturor, vårdavgifter Kopia. Närarkiv 3 år 0735 Snif 09 Familjehem och kontaktfamiljer, kontaktpersoner Kopia. Närarkiv 5 år Dvs 5 år efter sista anteckningen 2006 Snif 09 Familjehem, avtal Kopia. Socialsekr. Bevaras Dvs bevaras i härför avsedd akt Snif 09 Familjehem, lönerapporter Kopia. Närarkiv 1 år 3 år 2012 Snif 09 Familjeintervjuer, rapporter Kopia. Socialsekr. 1 år Bevaras Rutin Snif 09 Information till socialnämnden Kopia. Socialsekr. Vid inaktualitet 2001 Snif 09 Journaler, "Hemma-hos", räkningar och rapporter Original. Socialsekr. 1 år Bevaras Rutin Snif 09 Psykiatri, rapporter Original. Socialsekr. 5 år 0743 Snif 09 Rapporter från polisen Kopia. Utredningsass. Vid inaktualitet Om akt finns tillförs rapp. akten Snif 09 Sexuella övergrepp mot barn, rutiner Kopia. Närarkiv 2 år Lokalt utarbetade rutiner bevaras 0748 Snif 09 Socialbidragsregister Original. Ekonom 5 år Rutin Snif 09 Statistik till socialnämnden, ekonomiskt bistånd Original. Ekonom 5 år Rutin Snif 09 Statistikrapporter till SCB och Länsstyrelsen Kopia. Socialsekr. 2 år 10 år 0725 Snif 09 Tingsrättens domar, protokoll -familjerätt Kopia. Utredningsass. 2 år 3 år 0723 Snif 09 Utanordningar Original. Allmänt 1 år 10 år Om det ingår i grundbokföring Snif 09 Övriga protokoll Kopia. Allmänt Vid inaktualitet

15 15 Akter LSS-verksamhet 4085 Snls 11 LSS-akter, LSS Personakter. Aktskåp Snls 11 Aktivitetsscheman, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Anmälan och beslut om ställföreträdare, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Beslut/domar i förvaltningsdomstol, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Dokumentation av planering som rör den enskilde, te x arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Fullmakter, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Genomförandeplanering (individuella planer m.m), LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet, LSS 4285 Snls 11 Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, LSS Ing. i 4085 Original. Ing. i 4085 Original Snls 11 Kallelser till möte med LSS-handläggare m.m. LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting, LSS 4288 Snls 11 Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänst), LSS 4289 Snls 11 Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar, LSS 5 år Gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06 Ing. i 4085 Original. Om relevanta noteringar gjorts i personakt Ing. i 4085 Original. Ing. i 4085 Original.

16 Snls 11 Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud, LSS 4291 Snls 11 Meddelande om utskrivning från sjukhus eller liknande, LSS Ing. i 4085 Original. Ing. i 4085 Original Snls 11 Månadsuppföljning till hemkommun, LSS Ing. i 4085 Original. Underlag för debitering 4293 Snls 11 Sammanställningar över andra insatser, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Servicekort, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Ärendeblad, journalblad, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 Överklaganden, med bilagor, LSS Ing. i 4085 Original Snls 11 SoL-akter, LSS Personakter. Aktskåp 4298 Snls 11 Ansökningar från enskild om bistånd eller service med ev. bilagor, SoL Ing. i 4107 Original Snls 11 Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats, SoL Ing. i 4107 Original Snls 11 Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande, SoL Ing. i 4107 Original. 5 år Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/ Snls 11 Månadsuppföljning till hemkommun, SoL Ing. i 4107 Original. Underlag för debitering 4302 Snls 11 Servicekort, SoL Ing. i 4107 Original Snls 11 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet, SoL Ing. i 4107 Original Snls 11 Utredningar i enskilt ärende, SoL Ing. i 4107 Original.

17 17 Övriga handlingar inom LSS-verksamheten 4117 Snls 11 Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex-Sarahanmälningar), SoL 4118 Snls 11 Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah-anmälningar), LSS Kopia Verkställare Bevaras Original ingår i diarieförda handlingar. Kopia. Verkställare Bevaras Original ingår i diarieförda handlingar Snls 11 Anmälningar enligt 24 a LSS, SoL Kopia Verkställare Bevaras Original ingår i diarieförda handlingar Snls 11 Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten, SoL Original. Verkställare 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår 4123 Snls 11 Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. SoL Original. Verkställare Vid inaktualitet 4124 Snls 11 Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar, LSS 4670 Snls 11 Korrenspondens av vikt med brukare/ närstående/ ställföreträdande/ombud, LSS 4127 Snls 11 Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) SoL Original. Verkställare 2 år Original. Verkställare 5 år Dvs. 5 år efter det brukaren inte längre är aktuell inom omsorgen. Original. Verkställare Vid inaktualitet 4128 Snls 11 Nyckelkvittenser, boendes nycklar, SoL Original. Verkställare Efter återlämnande 4132 Snls 11 Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan, LSS Original. Verkställare 2 år Debiteringsunderlag 4133 Snls 11 Utbetalning av habiliteringsersättning, LSS Original. Verkställare 2 år 4134 Snls 11 Utbetalningsbesked från Försäkringskassan, LSS Original. Verkställare 2 år

18 18 Datasystem inom LSS-verksamheten 4135 Snls 11 Datasystemet Magna Cura 5 år Uppgifter i datasystemet gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06 Snls 11 Anteckningar från närståendesamtal, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Dagböcker, meddelandeböcker, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Endast vid samtal om brukaren Snls 11 Dokumentation av planering som rör den enskilde, te x arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Dokumentation om dagliga rutiner, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Genomförandeplanering (individuella planer m.m), LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Handlingar som rör avvikelsehantering, SoL Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Inflyttningssamtal, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m), LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Levnadsberättelser, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Löpande arbetsanteckningar, LSS Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Snls 11 Planering av genomförande av insatser, SoL Ing. i 4135 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Dokumenteras normalt genom journalanteckning Dokumenteras normalt genom journalanteckningar När dokumentation sammanfattats i personakt.

19 19 Hälso- och sjukvård 1001 Snsh 12 Apoteksmeddelanden Original. DSK/SSK 1 år 1002 Snsh 12 Besvarade enkäter utsända av MAS Original. MAS 1 år 1003 Snsh 12 Checklistor Original. DSK/SSK/AT/ SG/DAS Vid inaktualitet 1004 Snsh 12 Cirkulär Socialstyrelsen Original. MAS 2 år 1006 Snsh 12 Delegationsbeslut, Hälso- sjukvård Original. DSK/SSK, AT, SG 1010 Snsh 12 Förteckning över MTP Original. Respektive enhet, EC 10 år Dvs 10 år efter att beslutet sluta gälla Bevaras Rutin Snsh 12 HSAN-ärenden Original. MAS Bevaras Rutin Snsh 12 Klagomål rörande hälso- och sjukvårdsverksamheten Original. MAS/VC 3 år 1013 Snsh 12 Kvalitetskontroll MTP Original. Respektive enhet, EC 1014 Snsh 12 Lex. Maria ärenden Kopior. Närarkiv Bevaras Original i diarieförda handlingar. Rutin 14. Kopia bevaras i närarkiv 1015 Snsh 12 Läkemedelsrekvisition narkotika Original. DSK/SSK 10 år 1016 Snsh 12 Läkemedelsrekvisitioner Original. DSK/SSK Vid inaktualitet 1044 Snsh 12 Sammanställning av avvikelser/år, Hälso-och sjukvården Original. MAS Bevaras Rutin Snsh 12 Patientjournaler, HSL, inklusive journalanteckningar Original. Närarkiv 1 år Bevaras Analoga handlingar (pappershandlingar) levereras till centralarkivet, i sammanhållna journaler, 1 år efter det omvårdnaden upphört. Rutin Snsh 12 Akupunkturjournal Ing.i 1000 Original. SG Bevaras 4306 Snsh 12 Blodtryckslistor Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Bevaras 3 år

20 Snsh 12 Digitala bilder Ing.i 1000 Original. DSK/SSK, AT, SG 4308 Snsh 12 Dokumentation av utförd åtgärd Ing.i 1000 Original. DSK/SSK, AT, SG/ DAS 4309 Snsh 12 Digital omvårdnads/rehabjournal, journalanteckningar Ing.i 1000 Datamedia. Datasystemet Magna Cura 4310 Snhs 12 Hjälpmedelsförskrivning Ing.i 1000 Original. DSK/SSK, AT, SG 4311 Snsh 12 Individuella vårplaner Ing.i 1000 Original. DSK/SSK, AT, SG/DAS 4312 Snsh 12 Intyg för God man Ing.i 1000 Original. Biståndsbedömare 4313 Snsh 12 Journalhandlingar från annan huvudman Ing.i 1000 Original. DSK/SSK/AT/ SG/DAS Bevaras Bevaras Bevaras Svenskt arkiv 80. Rutin 01. Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 4314 Snsh 12 Läkemedelslistor Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Bevaras 4315 Snsh 12 MMT Ing.i 1000 Original. DSK/SSK/ DAS Bevaras 4316 Snsh 12 Omvårdnadsmeddelanden/vårdbegäran Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Bevaras 4317 Snsh 12 Ordinationskort/dosexpedition Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Bevaras 4318 Snsh 12 Pacemakerinformation Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Vid inaktualitet Dvs då journalen avställs Snsh 12 Rapporterade läkemedelsbiverkningar Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Bevaras 4320 Snsh 12 Recept Ing.i 1000 Original. DSK/SSK Vid inaktualitet Dvs då journalen avställs Snsh 12 Skattningsinstrument Ing.i 1000 Original. DSK/SSK, AT, SG/DAS 4322 Snsh 12 Uppgifter om kopiering av omvårdnadsjournal Ing.i 1000 Original. DSK/SSK/AT/ SG/DAS Bevaras Bevaras Förkortningar: HSAN= Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd DSK= Distriktsköterska EC= Enhetschef MTP= Medicin- tekniska produkter MAS= Medicinskt ansvarig sjuksköterska MMT= Ett bedömningsinstrument avsett för skattning av glömska personer SSK= Sjuksköterska SG= Sjukgymnast AT= Arbetsterapeut VC= Verksamhetschef HSL DAS = Demensansvarig sjuksköterska

21 21 Akter Äldreomsorg SoL 4147 Snäo 13 Äldreomsorgsakter, SoL Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06. Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud. Ing.i 4147 Original. Personakt Ansökningar från enskild om bistånd eller service (hemvård, särskilt boende mm) med ev. bilagor Ing.i 4147 Original. Personakt Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Ing.i 4147 Original. Personakt Beslut/domar i förvaltningsdomstol Ing.i 4147 Original. Personakt Fullmakter Ing.i 4147 Original. Personakt Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Ing.i 4147 Original. Personakt Utredningar i enskilt ärende Ing.i 4147 Original. Personakt Ärendeblad, journalblad Ing.i 4147 Digitalt. Datasystemet Magna Cura Överklaganden, med bilagor Ing.i 4147 Original. Personakt Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Rutin 06

22 22 Datasystem inom Äldreomsorgen SoL 4148 Snäo Datasystemet Magna Cura 5 år Uppgifter i datasystemet gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Sv.ark.80. Rutin 01/05/06. Dokumentation av planering som rör den enskilde, te x arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner, insatsplan Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys mm. Enligt egenkontrollprogram Ing.i 4148 Digitalt. 5 år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Tillförs äldreomsorgsakten. Ing.i 4148 Digitalt. 2 år Förteckning över boende i särskilda boendeformerna Ing.i 4148 Digitalt. Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Förteckningar över brukare inom hemvården Ing.i 4148 Digitalt. Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner mm.) Ing.i 4148 Digitalt. 5 år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Tillförs äldreomsorgsakten. Rutin 06 Handlingar som rör avvikelsehantering Ing.i 4148 Digitalt. 5 år Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten samt diarieförs i nämndens diarium. Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Tillförs äldreomsorgsakten. Rutin 06

23 23 Inflyttningssamtal Ing.i 4148 Digitalt. 5 år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Tillförs äldreomsorgsakten. Rutin 06 Levnadsberättelser Ing.i 4148 Digitalt. 5 år Utskrift till Svenskt arkiv 80 från journalsystemet avseende bevarande av individurval i samband med arkivering. Tillförs äldreomsorgsakten. Rutin 06 Löpande arbetsanteckningar Ing.i 4148 Digitalt. Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i personakt Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Ing.i 4148 Digitalt. Vid inaktualitet Månadsredovisning utförda timmar Ing.i 4148 Digitalt. 2 år Närvaro- och frånvarorapporter Ing.i 4148 Digitalt. 2 år Underlag för debitering Närvarorapport Ing.i 4148 Digitalt. 2 år Under ständig bearbetning Planering av genomförande av insatser Ing.i 4148 Digitalt. Vid inaktualitet Vårddagsuppgifter Ing.i 4148 Digitalt. 2 år

24 24 Övriga handlingar inom Äldreomsorgen SoL 4149 Snäo 13 Avgiftsbeslut Original. Avgiftshandläggare 5 år 4150 Snäo 13 Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Original. Enhetschefen 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskulder eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Snäo 13 Inkomstförsäkran Original. Avgiftshandläggare 2 år 4152 Snäo 13 Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Original. Enhetschefen Vid inaktualitet 4153 Snäo 13 Nyckelkvittenser till brukares boende Original. Enhetschefen 2 år Efter upphörd service 4154 Snäo 13 Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Original. Tekniska kontoret 2 år Efter återlämnande 4155 Snäo 13 Register över brukares nycklar Original. Enhetschefen Vid inaktualitet Under ständig bearbetning 4156 Snäo 13 Register över innehavare av trygghetstelefon/ -larm Original. Enhetschefen Vid inaktualitet När innehavet upphört 4157 Snäo 13 Signeringslistor för hemsjukvårdsinsatser Original. Enhetschefen 5 år 4158 Snäo 13 Underlag för fastställande av avgift Original. Avgiftshandläggare 5 år De handlingar som gallras, enligt dokumenthanteringsplan, skall liksom de som bevaras, alltid dokumenteras genom särskilt bevis/kvittens. Beviset, som finns för utskrift i Arkivredogörarbiblioteket, skall undertecknas av den som utför den årliga gallringen, vanligtvis arkivredogöraren. Bevisoriginalet överlämnas till kommunarkivet

25 25 Loggning av händelser i nätverk och/eller i datasystem och databaser Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Berörda Na Ca Gallring Anmärkning Granskningsloggar, loggning i nätverk och/eller i datasystem och databaser Digital media. Samtliga system 10 år Rutin 52.

26 Hantering av e-postmeddelanden, faxmeddelanden samt röstmeddelanden och textmeddelanden i telefon 26 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Berörda Na Ca Gallring Anmärkning Cookiefiler, globalfiler och e-postlistor Digitalt media. Samtliga användare 8 dagar Dvs efter 8 dagar. Rutin 31 a och 31 b. E-postmeddelanden och faxmeddelanden av betydelse som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende. Digitalt media. Samtliga användare Bevaras Sv.arkiv 80. Rutin 33. E-postmeddelanden och faxmeddelanden av tillfällig eller ringa betydelse som ej föranleder åtgärd E-postmeddelanden och faxmeddelanden av tillfällig eller ringa betydelse som föranleder åtgärd men ej särskilt beslut E-postmeddelanden och faxmeddelanden bestående av reklam Digitalt media. Samtliga användare 8 dagar Dvs 8 dagar eft. det meddelandet ink. till myndigheten. Rutin 31 a. Digitalt media. Samtliga användare 8 dagar Dvs 8 dager efter åtgärd. Rutin 32. Digitalt media. Samtliga användare Vid inaktualitet Får gallras omgående. Meddelanden i hänvisningssystem Digitalt media. Samtliga användare Vid inaktualitet Dvs så snart det är möjligt Röstmeddelanden i telefonsvarare Digitalt media. Samtliga användare Vid inaktualitet Röstmeddelanden i telefonsvarare, som är allmän handling, skall dokumenteras genom tjänsteanteckning Textmeddelanden i telefon Digital media. Samtliga användare Vid inaktualitet Textmeddelanden i telefon, som är allmän handling, skall dokumenteras genom tjänsteanteckning

27 27 Rutiner: 01 Handlingar som produceras av förvaltningen och som ingår i diarieförda handlingar eller som läggs som bilagor till protokollen eller som placeras i akter som skall bevaras skall framställas på Svenskt arkiv 80 Tumba Av praktiska skäl skall fåtaliga handlingar ej levereras till centralarkiv varje år. För leverans av handlingarna skall räknas det antal år(i Ca-kolumnen) som får gå efter det full volym erhållits(arkivkartong 55 mm, typ Isbergs). 05 Överförd sekretess enligt sekretesslagen tillämpas 06 Omfattar personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad. Akterna omslås med aktomslag(modell PIC), och registreras med personnummer samt avställningsår. 08 Levereras till centralarkiv 5 år efter sista anteckningen. 14 Handlingarna förvaras och bevaras i förvaltningens närarkiv eller motsvarande godkänt arkivförvaringssystem. Det betyder att dessa handlingar ej får gallras. Saknas godkänt skydd kan dispens medges av arkivmyndigheten. Handlingarna skall om de är producerade inom förvaltningen vara upprättade på åldringsbeständigt papper om det inte särskilt anges att de skall vara på Svenskt arkiv 80 Tumba. Handlingarna levereras till centralarkiv då de inte längre är aktuella i det löpande arbetet. 17 Karlsborgs kommun har tillsammans med andra kommuner, landsting och lokala statliga myndigheter ingått ett sambruksavtal rörande inbindning. Alla handlingar som skall bindas in skall omfattas av avtalet. Varje myndighet får själv ta kontakt med kontrakterad bokbindare. För information kontakta kommunarkivarien. 31 a Elektronisk gallring utförs efter 8 dagar. Myndigheten har gjort den bedömningen att denna tidsperiod är tillräcklig utifrån allmänhetens rätt att ta del av handlingen. 31 b En cookiefil är en dataupptagning som innehåller information om vilka webbsidor på Internet som en användare har besökt. En globalfil är en dataupptagning som visar adressuppgifter över de hemsidor på Internet som en användare har besökt. listan(e-postlistan) är en förteckning över inkommande och utgående elektronisk post.(utdrag ur Svenska kommunförbundets cirkulär 1999:128). 32 Elektronisk gallring utförs 8 dagar efter åtgärd. En åtgärd kan vara att besvara en framställning eller en förfrågan av rutinmässig karaktär. En åtgärd kan också betyda att e-postmeddelandet/handlingen vidar-

28 28 befordras till en annan kommunal myndighet vilken får göra en egen bedömning av e-postmeddelandets/ handlingens arkivstatus. Ett e-postmeddelande som vidarbefordras av en kommunal myndighet till en annan kommunal myndighet skall bekräftas av den mottagande myndigheten. Därefter kan e-postmeddelandet gallras efter 8 dagar hos den avsändande myndigheten. 33 Elektronisk post, som föranleder beslut och som bedöms föranleda ett ärende, skall omedelbart skrivas ut på Svenskt arkiv 80 och diarieföras. Elektronisk gallring kan ske först sedan beslut expedierats i ärendet och att pappershandlingar producerats i tillräcklig omfattning. 35 d Socialnämndens avgiftsbeslut förs i datasystemet MAGNA CURA. Leverantör är PULSEN AB. Avgiftsbeslut skall gallras 5 år efter sista anteckningen. Individurval, avgiftsbeslut rörande personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad skall bevaras och skrivas ut på Svenskt arkiv 80 en gång per år. 36 Backuprutiner för ärendesystemet DIABAS är följande:en gång per dygn tas en kopia av ändrade filer till ett band i en band robot. Fullständig backup tas en gång i veckan och även detta band är placerat i band roboten. Band roboten och backupservern är placerade i ett låst server rum som IT-avdelningen ansvarar för. 48 Akt skall bevaras om någon av uppdragstagarna är född dag 5, 15 eller Loggning i nätverk och/eller i datasystem och databaser har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats m fl uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden m fl ärenden, undanröja misstankar om manipulation samt förebygga missbruk. Granskningsloggar dokumenterar databasfrågor t.ex. anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden. Gallringsfrist 10 år.

29 29 Utgångna handlingar 2004 Snif Anställningsgruppen, riktlinjer 5 år UTGÅR Snif Bevakningsunderlag Vid inaktualitet UTGÅR Snif Bokföringsjournaler 2 år UTGÅR Snif Bokföringsrapporter 1 år UTGÅR Snif Checkavräkningshäften 3 år UTGÅR Snif Delegation, organisation 5 år UTGÅR Snif Drogpolitiska rådets protokoll Bevaras UTGÅR Snif Feriehem, utbetalningar och beslut 3 år UTGÅR Snif Flyktingar, statsbidrag 5 år UTGÅR Snif Födelseavier, FÄ Bevaras UTGÅR Snif Handl. rör. nedläggning av faderskapsutredning, FÄ Bevaras UTGÅR Snif Karlsborgs ungdomsråd, protokoll Bevaras UTGÅR Snif Konsulter, förteckning över handledare Vid inaktualitet UTGÅR Snif Personalärenden, underlag vid organisationsförändringar Vid inaktualitet UTGÅR Snad 08 Bidrag i samband med studier Bevaras UTGÅR Snif 09 Behandlingsplaner, arbetsplaner, LVU Ing. i 1197 Bevaras UTGÅR Snif 09 Utredningar i enskilt ärende, LVU Ing. i 1197 Bevaras UTGÅR Snls 11 Aktivitetsscheman, LSS Vid inaktualitet UTGÅR Snls 11 Avtal med handhavande av annans medel, LSS 5 år UTGÅR Snls 11 Fickpengsredovisning, LSS 2 år UTGÅR Snls 11 Larmloggar, SoL 2 år UTGÅR Snls 11 Larmrapporter med register, SoL 5 år UTGÅR Snls 11 Närvaro och frånvarorapporter, LSS 2 år UTGÅR Snls 11 Redovisning av boendes privata medel, LSS 5 år UTGÅR 2014.

30 Snls 11 Register över innehavare av trygghetstelefon/larm, LSS Vid inaktualitet UTGÅR 2014.