Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 Kallelse Sida Servicenämnden (2) Box Halmstad direkt@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: Tid: 14: Möte med revisorer kl 13: (Torsgatan 1) Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Maria Söderberg (MP), Ordförande Micael Nilsson (S), 1:e vice ordförande Anders Wikström (M) Cathrin Ljungberg (S) Staffan Svensson (C) Perihan Karagöz (S) Annette Nordén (KD) Simon Lindgren (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Tony Kok (S) [Övriga kallade]

3 Föredragningslista Sida Servicenämnden (2) Ärenden Tid 14:-16: 1. Val av protokollsjusterare 2. Godkännande av dagordning 3. * SE 217/4 Delårsrapport 4. * SE 217/57 Revisionsrapport Servicenämnden 5. * SE 217/46 Motion - Öppna nämndsammanträden i Halmstads kommun 6. * SE 217/55 Anmälan PuL-ombud 7. SE 217/22 Anmälningsärenden SE-nämnd 8. SE 217/7 Delegationsbeslut 9. SE 217/22 Information Vattensituation Planeringsdagar 217 * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/4 Ärende SE 217/4 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Delårsrapport 1 Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januariapril inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 217 med aktiviteter och nyckeltal. Sammanfattning av ärendet Föreligger av servicekontoret upprättad delårsrapport, som baseras på utfall januari april 217. Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april. Delårsrapporten är upprättad enligt direktiv från Stadskontoret och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonomer tillsammans med budgetansvariga verksamhets- och områdeschefer. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på -65 tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Beskrivning av ärendet Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige , 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 3:e april och per den 31:e augusti, samt vid årsbokslut. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/4 Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling Beslutsunderlag 1. Delårsrapport 1 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

6 Bilaga 1 Delårsrapport Servicenämnden Delårsrapport 217 Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år Målredovisning - nämndens verksamhetsmål Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Personalredovisning Ekonomisk redovisning Driftredovisning Utfall periodresultat Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Driftredovisning Utfall periodresultat Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning... 2 Utfall periodens nettoinvesteringar... 2 Prognos budgetavvikelse... 2 Prognos förändring mot föregående prognos... 2 Driftredovisning Utfall periodresultat Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Driftredovisning Utfall periodresultat Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

8 6 Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Prognos budgetavvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Nyckeltal Väsentliga händelser Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

9 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

10 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare (Social hållbarhet) Kommentar Måltidsservice tittar över möjligheten att kunna erbjuda högre sysselsättningsgrad under 217. Vi får signaler att vi är en attraktiv arbetsgivare men att vi måste kunna erbjuda högre sysselsättningsgrad för att underlätta vår rekrytering i en tuff bransch. Mätetal Utfall Målvärde Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex (År) 82 8 Andel verksamhet som bedrivs i egen regi. (År) Se nedan Minst 6 Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,5 4,9 Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex (År) Utfallet är från senaste mätningen 216 och avser HållbartMedarbetarEngagemang (HME). Nästa mätning görs 218. Andel verksamhet som bedrivs i egen regi (År) Mäts årligen. 216 var andelen verksamhet i egen regi för; städservice 99,1 %, måltidsservice 99,7 %, kommuntransports åkeri 32 %, IT-service 9 % samt kontorsservice 83 %. Det varierade mellan verksamheterna hur man mätte andelen. Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Servicenämnden Målvärdet avser helår. Utfallet första tertialet förra året var 6,9 %. Det första tertialet har i tidigare statistik (sjukdagar per anställd) varit högre än de följande tertialen. Vi räknar med att nå målet med en sänkning av sjukfrånvaron från 5,1 % till 4,9 % räknat på helår. Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Kommentar Arbetsgruppen för kompetens har påbörjat sitt arbete. Kompetensinventering i FM-service har presenterats och en liknande modell planeras för Halmstad direkt och måltidsservice. Introduktionsmaterial för nyanställda har tagits fram och förslaget är två introduktionstillfällen på hösten, två på våren. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

11 Aktiviteter Kommentar Vi arbetar ständigt med systematisk arbetsmiljö på alla våra enheter. Riskanalyser görs i sept-okt, skyddsronder likaså. Hälso- och arbetsmiljögruppen arbetar med olika frågor, har genomfört studiebesök och utredning av olika åtgärder. En workshop för chefer har handlat om ett verktyg, en beskrivning av processen för sjukfrånvaro/rehabilitering. Gruppen har också deltagit i planeringen av en hälsoföreläsning för all personal. Gruppen har även skapat en referensgrupp för hög korttidsfrånvaro. Det är medarbetare från verksamheterna som deltar i dialog med två personer från hälsogruppen. Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Samarbetet med företagshälsovården och sjukvården fortsätter för att tidigt fånga upp vad arbetsgivaren kan göra för att förkorta sjukfrånvaron. Flera medarbetare har fått stöd med extra vikarie i samband med återgång till arbetet efter sjukskrivning. Den 19 april samlades hela förvaltningen (drygt 6 medarbetare) på Halmstads teater för att lyssna på Dr. Clas Malmströms föredrag om hälsa och psykosocial arbetsmiljö. Innehållet från föredraget används på APT:er för att jobba vidare inom området. Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Dokumentera planerade åtgärder i arbetsmiljön för 217 utifrån riskanalyser hösten 216 Måltidsservice har under perioden dessutom jobbat igenom fem enheter gällande arbetsmiljön. Arbetet bygger på synpunkter från arbetsmiljöverket och skall vara färdiga den 16 juni 216. Arbetet enligt den nya diskrimineringslagstiftningen innebär egenkontroll löpande under året och avstämning minst en gång per år. Arbetssättet kommer att tydliggöras av stadskontorets centrala HR-funktion. Planering i arbetsmiljöarbetet görs till viss del av hälso- och arbetsmiljögruppen, även respektive verksamhet har uppföljning. Måltidsservice har påbörjat ett arbete med anledning av synpunkter från Arbetsmiljöverket. 2.2 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

12 Kommentar Under våren 217 har det skett fyra guldkantstillfällen. Vi har även haft dialogmöten med PRO gällande den kylda portionsförpackade maten. Överlag är de nöjda med kvaliteten men skulle vilja se ett större engagemang från kommunen gällande att förse de äldre i hemmen med sällskap i matsituationen. Måltidsservice diskuterar frågan med Hemvårdsförvaltningen under 217. Mätetal Utfall Målvärde Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] 83% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 95% 95% Andelen mat lagad från grunden [År] Vi mäter detta årligen och senaste mätningen gjordes Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] Vi mäter detta årligen och senaste mätningen gjordes NKI för mat levererad till eget boende. [År] Vi mäter detta årligen och senaste mätningen gjordes Ny mätning sker till hösten 217. Aktiviteter Projektet Guldkant. Kommentar Guldkantsprojektet måste pågå med oförminskad styrka 2.3 Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år 225. Mätetal Utfall Målvärde Andel förnybart bränsle tankat i fordon <3,5 ton 35,8% 1% Andel förnybart bränsle tankat i fordon <3,5 ton Vi har tankat 35,8 % med förnybart innehåll. Utfallet avser helåret var utfallet 31,6%. Vår bedömning är att trots ökningen går det för långsamt för att nå målet. Siffror för tertial redovisas när samtliga leverantörer inkommit med uppgifter. Talen går löpande att följas upp i fordonsbokslutets miljödel på intranätet. Aktiviteter Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 213 Kommentar Den samordnade varudistributionen kommer att följas upp på samma sätt som vi gör med fordonsbokslutet under 217. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

13 Aktiviteter Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Översyn av fordonsriktlinjer Utreda möjligheten att mäta andelen förnybart bränsle i fordon >3,5 ton Kommentar Tertialbokslut finns publicerat på intranätet för 215 och 216 (6 tertial) Tertial kommer att läggas in efter det att data inkommit från berörda leverantörer. Därefter kommer löpande tertial att läggas in efter hand. Bokslutet finns i 3 delar. Allmänt, ekonomi samt miljö. Översyn av fordonsriktlinjer kommer att starta hösten 217 Utredning kommer påbörjas till hösten. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

14 3 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål 3.1 Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) Kommentar Samtliga verksamheter på servicekontoret jobbar med att bibehålla eller förbättra den goda servicen och bemötandet som vi vill vara kända för. De senaste två åren har intresset från kunderna att besvara NKI-enkäter minskat (se tabelltext nedan). Nätverkskommuner som vi har samarbete med ser samma trend. Vi tror att vi måste lämna de klassiska NKI-mätningarna och hitta andra metoder för att säkerställa att beställare och användare av våra tjänster och produkter är nöjda. Det måste också finnas tydliga kontaktvägar om/när det är problem eller om man vill ha förändringar. Mätetal Utfall Målvärde NöjdKundIndex FM-service [År] Basår= NöjdKundIndex IT-service [År] Basår= NöjdKundindex Måltidsservice [År] Basår= NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Basår= Nöjdkundindex Halmstad direkt [År] 8% 9% NöjdKundIndex är från den gemensamma NKI-mätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter utom Halmstad direkt under hösten 216. NKI-uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-1 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 4 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. Endast drygt 5 av cirka 9 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas. IT-service har utöver denna mätning gjort egna mätningar på slumpvis utvalda (2%) kunder efter avslutat ärende under ett par månader, tre perioder varje år. I denna mätning hamnar NKI på 98. NöjdKundIndex FM-service [År] Basår=216 Mäts till hösten. Utfallet är Städservice från 216. Kontorsservice hade 73 vid samma tillfälle. NöjdKundIndex IT-service [År] Basår=216 Mäts till hösten. Utfallet är från 216. NöjdKundindex Måltidsservice [År] Basår=216 Mäts till hösten. Utfallet är från 216. NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Basår=216 Mäts till hösten. Utfallet är från 216. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

15 Nöjdkundindex Halmstad direkt [År] Mätningen avser andelen personer som kontaktat Halmstad direkt och som är nöjda med servicen. Utfallet är från 216 och är baserat på invånarundersökning i december och är ett snitt av mejl och telefoni. Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Utreda övertagande av Matsalar Utvärdera behovsanpassad städning Etablering av redundant serverhall Kommentar Delaktiga i utredningen om gemensam larmhantering i kommunen. Delaktiga i samarbetsprojekt kring introduktion för nyanlända Mötesplats Halmstad Utreder ansvar för att ta över delar av samhällsföreningsdialogen Startat upp Service- & bemötandeutbildningar på förfrågan från förvaltningar Vid möte med Eva Demle den 3 maj framkom att BUF vid internt möte diskuterat matsalarna och vårt önskemål. Samtliga skolområdeschefer och närvarande rektorer är emot förändringen vilket gör att utredningen avbryts. Istället diskuteras frågan om vi kan få ett större inflytande över möblemang, fönsterputs och städning av matsalarna. Utredningen är genomförd och behovsanpassad städning i skolmiljö kommer endast att kunna tillämpas i mycket begränsad omfattning. Det stora elevantalet och bristen på lokaler gör att lokalerna används hela tiden. I paviljongerna kan vi inte tillämpa metoden. Projektet är i full gång. Arbetet med att hitta en lämplig lokal för serverhall, och samordning med andra verksamheter i kommunen har fördröjt arbetet något. 3.2 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Kommentar Måltidsservice ökade under första tertialen sina ekologiska inköp. Vi går även igenom handlingsplanen som finns gällande giftfri miljö. Mätetal Utfall Målvärde Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Bas år % Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola 1% 1% Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

16 Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Bas år 216 Mäts på årsbasis har inget utfall ännu. Under 216 handlade vi kem för 65 kr till Måltidsservice. Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola Vi gjorde en mätning som visade att ca 1 % av andelen mat som lagas är vegetarisk. Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Miljödiplomera Servicekontorets verksamheter Undersöka möjligheter att mäta matsvinn inom äldreomsorgen. Kommentar Vi har utbildat inom vegetarisk och klimatsmart matlagning under 216. Upphandling av konsulthjälp vid införande, utbildning och diplomering är klart. Vi har träffat stadskontoret och fått ta del av deras lärdomar av miljödiplomeringsarbetet. Miljörevision planeras till november. Planerat för att genomföra undersökningen till hösten 217. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

17 4 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid April 216 andel visstid (%) April 217 andel visstid (%) Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt April 216 andel kvinnor (%) April 217 andel kvinnor (%) FM-service % 7 % Måltidsservice % 2 % IT-service % 4 % Halmstad direkt % 3 % Kommuntransport % 1 % Adm och övrigt % Totalt % 5 % FM-service % 64 % Måltidsservice % 88 % IT-service % 8 % Halmstad direkt % 88 % Kommuntransport % 1 % Adm och övrigt % 75 % Totalt % 68 % Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt April 216 andel kvinnor (%) April 217 andel kvinnor (%) Totalt % 39 % Timavlönad personal Januari-april 216 Januari-april 217 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) April 216 April 217 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 9 % 99 % 92 % 9 % 98 % 93 % Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

18 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-april 216 (totalt, i %) Januari-april 217 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,9 % 5,5 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 6 54 % 42,4 % dagar) 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 8,1 % 6,3 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,5 % 3,9 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller 2,7 % 5,9 % yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 3-49 år 5,6 % 5,1 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 5 år eller äldre 8,5 % 5,7 % Sammanfattande analys Förvaltningens expansion har berört funktioner som arbetar med planering och uppföljning, till viss del verksamheterna måltidsservice, kommuntransport och IT-service men framför allt städservice ansvarsområde. Den nya verksamheten heter FM-service och ansvarsområdet är städning, fastighetsoch verksamhetsservice samt grönyteskötsel i anslutning till de kommunala fastigheterna. Från 186 medarbetare den 3 april 216 till 287 vid samma tidpunkt 217 innebär en ökning med 54%. Gruppen områdeschefer har ökat från 7 till 11 det senaste året. Ur jämställdhetssynpunkt har statistiken förbättrats med en ökad andel män och en procentenhet ökning av genomsnittlig sysselsättningsgrad. Sjukfrånvaron kan inte jämföras för verksamheten FM-service men förvaltningen som helhet visar en sänkning jämfört med delårsrapporten 216. Nivån som mättes för helåret 216 var ännu lägre men tidigare år har det första tertialet haft högre frånvaro än de följande månaderna så prognosen är en bibehållen nivå eller sänkning. Frånvaron bland de yngsta ökar, ett faktum som vi undersöker via en högskoleuppsats. Även männens sjukfrånvaro är högre än samma tid förra året. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

19 5 Ekonomisk redovisning Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

20 Servicenämnden Verksamhet: 2 Servicekontoret administration (inkl Valnämnden) Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Servicenämnden Verksamhet: 2 Servicekontoret administration (inkl Valnämnden) Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Servicenämnden Verksamhet: 2 Servicekontoret administration (inkl Valnämnden) Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Kostnader för Valförberedelser Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

21 Servicenämnden Verksamhet 2 Servicekontoret administration Driftredovisning Utfall periodresultat Här ska du kommentera periodresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Tänk även på vilken påverkan de kan tänkas få på helårsutfallet (och ta med dessa tankar när du gör prognosen). Periodens resultat ligger på tkr jämfört med föregående års tkr. Ingen större förändring mellan åren. Prognos budgetavvikelse Här kommenterar du den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som beräknas uppstå vid årets slut (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Om det prognosticeras en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot vid årets slut. En avvikelse på 15 tkr prognosticeras för Valnämnden. Det är valförberedelser inför valet 218 som påbörjas redan i år. Verksamhet 2 kommer att göra ett underskott som resultatbalanseras och finansieras av 218 års anslag för valförrättning. Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Ingen avvikelse från föregående prognos. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

22 Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Kommentera periodens investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto (kolumn I). Periodens investeringsnetto är, vilket är samma som föregående år. Prognos budgetavvikelse Kommentera den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som väntas uppstå vid årets slut. En avvikelse på 2 5 tkr prognostiseras i dagsläget. Det gäller investeringsmedel för oförutsedda investeringsbehov som finns avsatt för verksamhet med sluten redovisning. Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i den prognosticerade budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. Skriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Ingen avvikelse från föregående prognos. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

23 Servicenämnden Verksamhet: 22 FM- och måltidsservice Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Servicenämnden Verksamhet: 22 FM- och måltidsservice Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Servicenämnden Verksamhet: 22 FM- och måltidsservice Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

24 Servicenämnden Verksamhet 22 FM- och måltidsservice Driftredovisning Utfall periodresultat Här ska du kommentera periodresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Tänk även på vilken påverkan de kan tänkas få på helårsutfallet (och ta med dessa tankar när du gör prognosen). 2164: tkr 2174: tkr Periodens resultat uppgår till tkr att jämföra med förra årets periodresultat på tkr. Skillnaden mellan åren beror på många obetalda fakturor under april 217. Måltidsservice behöver ett positivt resultat under vårterminen för att kompensera höstterminen som har färre dagar. Årets lönerevision är inte klar. Prognos budgetavvikelse Här kommenterar du den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som beräknas uppstå vid årets slut (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Om det prognosticeras en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot vid årets slut. Ingen prognostiserad budgetavvikelse. Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Ingen avvikelse från föregående prognos. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

25 Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Kommentera periodens investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto (kolumn I). 2164: -338 tkr 2174: -229 tkr Investeringar görs efter behov och avvikelser från föregående år kan förekomma Prognos budgetavvikelse Kommentera den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som väntas uppstå vid årets slut. Ingen prognostiserad budgetavvikelse. Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i den prognosticerade budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. Skriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Ingen avvikelse från föregående prognos. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

26 Servicenämnden Verksamhet: 23 IT-service Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Servicenämnden Verksamhet: 23 IT-service Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Servicenämnden Verksamhet: 23 IT-service Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Förväntad intäktsminskning avseende e-tjänste- och integrationsplattform. Överklagade upphandlingar inom telefoniområdet fördröjer kostnader till nästa år. Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

27 Servicenämnden Verksamhet 23 IT-service Driftredovisning Utfall periodresultat Här ska du kommentera periodresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Tänk även på vilken påverkan de kan tänkas få på helårsutfallet (och ta med dessa tankar när du gör prognosen). Periodens resultat uppgår till tkr till följd av bland annat försenade kostnader på grund av överklagade upphandlingar inom telefoniområdet. Utfallet för motsvarande period 216 uppgick till tkr. Orsaken till det lägre utfallet i år beror bland annat på intäktsbortfall till följd av e-förvaltningsprojektet. Prognos budgetavvikelse Här kommenterar du den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som beräknas uppstå vid årets slut (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Om det prognosticeras en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot vid årets slut. Prognosticerad budgetavvikelse uppgår till 5 tkr till följd av förväntad intäktsminskning avseende e-tjänsteoch integrationsplattform som delvis kompenseras av lägre kostnader till följd av överklagade upphandlingar inom telefoniområdet. Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Prognosförändringen uppgår till 1 tkr på grund av lägre kostnader till följd av överklagade upphandlingar inom telefoniområdet. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

28 Investeringsredovisning Utfall periodens nettoinvesteringar Kommentera periodens investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto (kolumn I). Periodens investeringsnetto uppgår till tkr att jämföra med fjolårets tkr. Investeringar görs efter behov och differens mellan åren kan förekomma. Projekt Projekt (T) Belopp 64 Datorutrustning tkr 645 Servrar, kommunikation, lagring 2 9 tkr 65 MFP, skrivare 466 tkr Prognos budgetavvikelse Kommentera den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som väntas uppstå vid årets slut. Ingen prognosticerad avvikelse Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i den prognosticerade budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. Skriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Ingen förändring Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

29 Servicenämnden Verksamhet: 24 Kommuntransport Driftredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Servicenämnden Verksamhet: 24 Kommuntransport Investeringsredovisning (samtliga belopp i kkr) Helårsutfall 216 Utfall Utfall Budget 217 Prognos 217 Budgetavvikelse Periodutfall jmf fg år Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto Servicenämnden Verksamhet: 24 Kommuntransport Driftredovisning Kortfattade kommenterar driftbudgetavvikelse Summa avvikelse driftredovisning Budgetavvikelse Föregående budgetavvikelse Prognosförändring Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

30 Servicenämnden Verksamhet 24 Kommuntransport Driftredovisning Utfall periodresultat Här ska du kommentera periodresultatet (kolumn D i Excelfilen) samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat (kolumn I). Fokusera särskilt på vad som kan vara anledningen till skillnaden mellan åren. Tänk även på vilken påverkan de kan tänkas få på helårsutfallet (och ta med dessa tankar när du gör prognosen). Periodens resultat är 332 tkr jämfört med 568 tkr motsvarande period föregående år. Prognos budgetavvikelse Här kommenterar du den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som beräknas uppstå vid årets slut (kolumn G). Kommentarerna här ska vara en mer utförlig förklaring till den kortfattade punktlistan som finns längst ned i Excelfilen. Utgå från punktlistan och se till att texten och punktlistan är synkade. Om det prognosticeras en negativ avvikelse ska du även beskriva vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtas för att nå ekonomisk balans gentemot vid årets slut. Ingen avvikelse Prognos förändring mot föregående prognos I Excelfilens kolumn J framgår hur budgetavvikelsen har förändrats i relation till föregående prognos. Nu ska du kommentera vad förändringen består av samt vad den beror på. Om du har arbetat klart med Excelfilen kan du använda tabellen som finns längst ned i den. Där ska du redan ha angivit kommenterarna i punktform, och dessa kan nu vara till hjälp vid en mer ingående beskrivning. Ingen avvikelse Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

31 6 Investeringsredovisning 6.1 Utfall periodens nettoinvesteringar Kommentera periodens investeringsnetto (kolumn D) samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto (kolumn I). Periodens investeringsnetto är tkr jämfört med tkr föregående år. YFL773 Ford Transit 358 tkr H35 D Linde H35 D Truck 273 tkr PZS244 Ford Transit 35 DH L3 361 tkr KNK88 Volvo FM 2 7 tkr IESBÄR217 Summa tkr tkr 6.2 Prognos budgetavvikelse Kommentera den prognosticerade avvikelsen mot kommunfullmäktiges fastställda ram som väntas uppstå vid årets slut. I dagsläget ingen avvikelse men sannolikt är investeringsutrymmet slut juni-juli månad och för att täcka inneliggande beställningar kommer ytligare ca 5 tkr behövas. 6.3 Prognos förändring mot föregående prognos Kommentera anledningen till förändringar i den prognosticerade budgetavvikelsen jämfört med föregående ekonomiska rapport. Skriv kortfattat vad som har tillkommit, försvunnit och förändrats sedan föregående prognostillfälle. Ingen avvikelse Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

32 7 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T1 217 Utfall T1 216 Utfall T1 215 Servicekontorets kundnöjdhet - Mäts på hösten Mäts årligen (hösten). Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) 263, ,3 314,1 Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Mäts en gång per år, senast hösten 216. Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på 94% 96% - åkeriverksamheten) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad 88 % 8 % - verkstad) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) 63,7 % 71 % 55 % vid första samtalet (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida 1 % 99,54 % 99,99 % ( IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice 3% 3 1 % - Antal genomförda ITutvecklingsprojekt under perioden %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och 6,1% 6,2 % 6,2 % gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Andel individuella utvecklingsplaner (mäts 218) - 79% - 1 Mäts årligen. Utfallet är från mätningen 216. Index på över 55 är bra. 2 Minskad tillgänglighet till lokalerna gör att vi inte kan använda maskiner i samma omfattning som innan. Alla paviljonger försvårar samt bidrar till mer transporter när paviljongerna står på annan plats/ort. 3 Andelen ökar i takt med att kunskapen om självservice stiger, samt att nya tjänster tillkommer efter hand. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

33 Nyckeltal Utfall T1 217 Utfall T1 216 Utfall T1 215 Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar. Nivån för korttidsfrånvaro är högre än för helåret 216 2,3 - - (1,9%) men sjukfrånvaron brukar ha en högre nivå det första tertialet varje år. Andel ekologiskt producerade livsmedel Vid mätning under första 4 månader 217 visar att 35,2% 33 % - de ekologiska inköpen har ökat. Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder (årsstatistik från AME) Arbetsmarknadsenheten har inte lämnat statistik för det första tertialet. Samordningsgrad för samordnad varudistribution Samordningsgrad huvudflöde 77% 71% 68 % - Samordningsgrad specialflöde 31% Total samordningsgrad 71% Tillgänglighet Halmstad direkt 65% 64% - Lösningsgrad Halmstad direkt 57% 47% - Nöjda förvaltningar till Halmstad direkt (År) Genomsnittlig städkostnad per m2, 213,7 - - exkl. AO Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Genomsnittskostnad per ärende (IT-service) Genomsnittskostnad per mil för fordon <3,5 ton 41,4 - - Avser tertial Andel lokalt producerade livsmedel Mäts en gång per år och gjorde senast % - - Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

34 8 Väsentliga händelser From 1/1 217 har FM-service etablerats och verksamheten har fått drygt 8 nya medarbetare. Vi håller på att utforma ett nytt FM-koncept tillsammans med kunderna och ta en större roll när kommunen effektiviserar och utvecklar sina kärnverksamheter. Delårsrapport Uppdaterad Servicenämnden Halmstads kommun

35 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/57 Ärende SE 217/57 Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Revisorerna i Halmstads kommun Revisionsrapport Servicenämnden Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att yttra sig enligt förslag. Sammanfattning av ärendet De förtroendevalda revisorerna har genom PwC granskat servicenämnden och gjort en sammanfattande bedömning att nämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Revisorerna vill senast den 7 juli 217 få svar på hur man kommer agera för att förbättra de brister som uppmärksammades. Servicekontoret kommer genomföra åtgärder i linje med revisorernas rekommendationer vilka beskrivs i yttrandet, bilaga 1. Beskrivning av ärendet Bakgrund PwC har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska servicenämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Är servicenämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig? Revisorerna önskar svar senast den 7 juli 217. Analys och förslag Den sammanfattande bedömning och svar på den övergripande revisionsfrågan är att servicenämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Servicekontoret kommer genomföra åtgärder i linje med revisorernas rekommendationer vilka beskrivs i yttrandet, bilaga 1. Konsekvenser av förslaget Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

36 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/57 Se bilaga 1. Ärendets beredning Ärendet har beretts av förvaltningschef och administrativ chef tillika ekonomichef vid servicekontoret. Ärendets beslutsgång - Beslutsunderlag 1. Bilaga 1 Yttrande 2. Bilaga 2 Missivskrivelse granskning 3. Bilaga 3 Revisionsrapport Information om beslutet - Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

37 Yttrande Servicekontoret SE 217/5 Bilaga 1 Yttrande över revisionsrapport Servicenämnden Vi har tagit del av PwC:s rapport Granskning av servicenämndens styrning, uppföljning och kontroll och kommer genomföra åtgärder i syfte att förbättra verksamheten enligt revisorernas rekommendationer. Revisorerna konstaterade bland annat att analysen till de mål eller mätetal som inte uppnås behöver utvecklas och att beskrivningar av åtgärder kan bli bättre. Analyser och åtgärder har hitintills muntligen redovisats mer detaljerat vid nämndssammanträden. Vi kommer förbättra den skriftliga informationen så att det blir mer tillgängligt för andra intressenter som vill kunna följa upp verksamheten. Vidare vill revisorerna att nämnden prioriterar arbetet med risk- och väsentlighetsanalys och formulerar kontrollmoment med bäring på kritiska processer. Revisionen gjordes på 216-års underlag och efter översyn har vi korrigerat nuvarande internkontrollplan (se nedan) och underliggande aktiviteter i linje med revisorernas rekommendationer. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

38 Yttrande Servicekontoret SE 217/ Maria Söderberg (MP) Carl Westman, förvaltningschef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

39 Bilaga 2

40 Bilaga 3

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/46 Ärende SE 217/46 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Motion - Öppna nämndsammanträden i Halmstads kommun Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att yttra sig enligt förslag Sammanfattning av ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen framgår det att Vänsterpartiet yrkar på att: - nämnderna inklusive kommunstyrelsen, i Halmstads kommun som regel ska ha öppna sammanträden för allmänheten - alla nämnder inför en allmänhetens frågestund - alla nämnder håller ett öppet förmöte en vecka innan ordinarie nämndssammanträde Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun för svar senast Servicenämndens yttrande bifogas. Beskrivning av ärendet Bakgrund En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen framgår det att Vänsterpartiet yrkar på att: - nämnderna inklusive kommunstyrelsen, i Halmstads kommun som regel ska ha öppna sammanträden för allmänheten - alla nämnder inför en allmänhetens frågestund - alla nämnder håller ett öppet förmöte en vecka innan ordinarie nämndssammanträde Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

55 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/46 Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun för svar senast Analys och förslag Se bilaga 1. Konsekvenser av förslaget Se bilaga 1. Ärendets beredning Ärendet har beretts av förvaltningschef och administrativ chef vid servicekontoret. Ärendets beslutsgång Yttrande tillsänds KS för beslut i KF. Beslutsunderlag 1. Bilaga 1 Yttrande. 2. Bilaga 2 KS 54 Remittering av motion 3. Bilaga 3 Remiss av motion av öppna nämndsammanträden Information om beslutet - Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

56 Yttrande Servicekontoret SE 217/46 Bilaga 1 Servicenämndens yttrande på motion angående öppna nämndssammanträden i Halmstads kommun Det är viktigt att ge invånarna möjlighet till insyn och inflytande i det politiska arbetet och kommunens verksamheter för att stärka förtroendet för kommunen och demokratin. Idag finns redan insatser för öppenhet och insyn som ger allmänheten möjlighet att följa ärenden, exempelvis via direktsända KF-möten på webben, men också att påverka genom att handlingarna finns tillgängliga via hemsidan och man kan kontakta sin lokala politiker via publicerade kontaktuppgifter eller med hjälp av Halmstad direkt. Den ökande digitaliseringen möjliggör också en större insyn och påverkan och det kommer hela tiden nya lösningar. Om nämnden ska ha öppna nämndssammanträden måste annan sammanträdeslokal användas då ordinarie sammanträdeslokal är för liten. Vidare bör mötena vara öppna under en begränsad tid till exempel som inledning på sammanträdet. Som ett resultat av en tidigare motion från Maria Johansson (v) 211 (KS 211/257) har servicenämnden provat öppna nämndsmöten tidigare men då var intresset var oerhört litet. Om man vill forma Allmänhetens frågestund bör denna begränsas till några sammanträden per år. De frågor som diskuteras då bör anmälas i förtid så att nämnden ges tid att förbereda svar. Servicenämnden har tidigare bjudit in till allmänhetens frågestund men intresset har även här varit svalt. Ett öppet förmöte en vecka innan ordinarie nämndssammanträde kommer att förlänga handläggningstiden då det innebär att handlingarna måste ut till nämnden en vecka tidigare. Sammanfattning Servicenämndens bedömning är att det redan finns goda möjligheter för insyn och påverkan och föreslår KF att avslå motionen. Tidigare erfarenheter har dessutom visat på svagt intresse. Om motionen bifalles kommer det leda till ökad administration och kostnader för Servicenämnden vilket i sin tur innebär att anslaget för verksamhet 2 behöver utökas. Maria Söderberg (MP) Carl Westman, förvaltningschef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(1)

57 Bilaga 2 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Kommunstyrelsen (1) KS 54 Dnr KS 217/115 Remittering av motion - Öppna nämndsammanträden i Halmstads kommun Beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun för svar senast Ärendet En motion har inkommit till kommunfullmäktige från Tania Bengtsson (V). I motionen framgår det att Vänsterpartiet yrkar på att: nämnderna inklusive kommunstyrelsen, i Halmstads kommun som regel 1. ska ha öppna sammanträden för allmänheten 2. alla nämnder inför en allmänhetens frågestund 3. alla nämnder håller ett öppet förmöte en vecka innan ordinarie nämndssammanträde. Stadskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun för svar senast Ärendets beredning Stadskontoret, avdelningen för ledningsstöd Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun för svar senast Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Justeringsdag Sekreterare... Andrea Egerlundh Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

58 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida Kommunstyrelsen (1) Ordförande... Carl Fredrik Graf Justerare... Bertil Andersson Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

59 Bilaga 3 Remissärende Stadskontoret KS 217/115 Remiss av motion om öppna nämndsammanträden i Halmstads kommun Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till samtliga nämnder i Halmstads kommun. Nämndens yttrande ska ha inkommit till KS diarium senast Frågeställning Vad anser nämnden om: 1. öppna sammanträden för allmänheten? 2. att införa en allmänhetens frågestund? 3. öppet förmöte en vecka innan ordinarie nämndssammanträde? Informationsunderlag 1. Motion - Öppna nämndsammanträden i Halmstads kommun 2. Protokollsutdrag KS 54 Stadskontoret Zhale Rashid Utredare Halmstads kommun, Stadskontoret, Box 153, 31 5 Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

60 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 217/55 Ärende SE 217/55 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Personuppgiftsombud Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att Lars Nilsander utses till personuppgiftsombud för Servicenämnden enligt Lagen om personuppgifter (PuL). Sammanfattning av ärendet Nytt personuppgiftsombud skall utses och överta ansvaret från Beskrivning av ärendet Bakgrund I personuppgiftslagen, PuL, finns regler för hur personuppgifter får behandlas. Lagen bygger i hög grad på samtycke och information till de registrerade. Det finns också regler om säkerhet och rättelse av felaktiga uppgifter. Företag, myndigheter, föreningar och andra kan utse personuppgiftsombud som självständigt kontrollerar att personuppgifter behandlas korrekt inom verksamheten. Inom Halmstad kommun är det beslutat att det skall finnas ett PuL-ombud per förvaltning. Servicekontoret föreslår att Servicenämnden utser Lars Nilsander till förvaltningens PuL-ombud. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av förvaltningsstaben. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 31 5 Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(1)

61 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 217/22 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden KS 36 Kommunrevisorernas revisionsberättelse för år 216 KS 38 Nämndernas verksamhetsberättelser 216 KS 39 Bokslut & årsredovisning 216 KS 64 Val av ersättare i servicenämnden BUN 79 Namn på tillfälliga grundskolor 1