Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden (1) Box Halmstad Tfn: E-post: Plats Torsgatan 1 Sammanträdesdatum Tid: 13:00 Studiebesök ITS från kl 11:00 KL 12:00 Lunch Torsgatan KL 13:00 Visning av Ciceron + ITS på plats Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark 1 Val av protokollsjusterare 2 Godkännande av dagordning 3* SE 2016/0012 Delårsbokslut SE 2016/0016 Information Verksamhetsplan 2016 Verkstad Aktuella upphandlingar KÖP 1 *Personalrepresentanter kan närvara på ärenden markerade med *

3 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2016/0012 Version: Beslutsorgan: Servicenämnden Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Delårsbokslut Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsbokslut januari-augusti inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2016 med aktiviteter och nyckeltal. Sammanfattning Föreligger av servicekontoret upprättad delårsbokslut, som baseras på utfall januari augusti Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsbokslut januari-augusti. Delårsbokslutet är upprättat enligt direktiv från Stadskontoret och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonomer tillsammans med budgetansvariga verksamhets- och områdeschefer. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på -630 tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Ärendet Uppdrag Delårsbokslut sammanställs och rapporteras in till kommunstyrelsen i enlighet med anvisningar från Stadskontoret. 1

4 Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige , 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid årsbokslut. Ärendets beredning Inom kommunen Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Andra grupper Inlämningsdag av bokslutsmaterialet till Stadskontoret Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Delårsbokslut För Servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Administrativ chef 2

5 Delårsbokslut 2016 Servicenämnden Delårsbokslut 2016 Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

6 Innehållsförteckning 1 Inledning Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utbildning, näringsliv och arbete Socialt hållbar utveckling Ekologiskt hållbar utveckling Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar Målredovisning - nämndens verksamhetsmål... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3.1 Nämndens/styrelsens mål... Fel! Bokmärket är inte definierat. 4 Personalredovisning Ekonomisk redovisning Nyckeltal Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

7 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är att målet inte kommer att nås Prognos för målet går inte att göra Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

8 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Utbildning, näringsliv och arbete Konkretiserat mål 3: Halmstads förskolor och skolor ska ha en pedagogisk och kreativ lärmiljö såväl inne som ute Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Måltidsservice verkar för en bättre arbetsmiljö genom att erbjuda dels bra hjälpmedel och dels genom att erbjuda bra mat i våra verksamheter.det skall dessutom vara trivsamt att gå till våra restauranger. Mätetal Målvärde Utfall Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År] 50% Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] 80% Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner [År] 80% Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År] Mätes på helår Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] Mätning görs vid ett flertal tillfälle och siffran registreras i slutet av 2016 Andelen mat lagad från grunden [År] Vid mätning tertial 1 lagar vi 94 % från grunden. Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner [År] Beräkning pågår men mätes över helår. Aktiviteter Pedagogisk matlagning i våra förskolor Inspirationsprojekt i grundskolor och gymnasieskolor Matråd Kommentar I några av våra förskolor har vi kommit igång med pedagogisk matlagning. Arbete med att utöka dessa pågår. Ständigt pågående projekt. Utfört i 10 enheter i år Matråd sker på varje skola Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

9 2.1.2 Konkretiserat mål 6: Halmstad ska vara en självklar, aktiv regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna Servicekontoret ska verka för ökad samverkan med regionala och nationella intressenter inom respektive bransch (verksamhetsområde) IT-service bidrar i såväl regional samverkan som i nationella samverkansprojekt. Till exempel eklient i Samverkan där vi varit samordnare för kommuner, och numera sitter i såväl berednings- som referensgrupp. Måltidsservice deltar vid ett antal olika nätverk för ökad samverkan. Dels med grannkommuner i länet men även med regionen. Aktiviteter Nationell eklient i Samverkan Deltagande i branschspecifika nätverk och forum Främja användningen av lokalt producerade livsmedel Kommentar IT-service har under 2015 och del av 2016 varit samordnare för kommuner för eklient i Samverkan, och sitter numera i såväl berednings- som referensgrupp. Städservice nätverkar med Hallands och Norrlands kommuner för att benchmärka olika nyckeltal. Städservice håller ett föredrag på Clean & Facility mässa i Stockholm. Måltidsservice deltar i nätverk med Hallands kommuner och regionen när det gäller mat och utbildningsfrågor. Vi använder lokalt producerade råvaror så ofta det är möjligt och upphandlat. Nu i höst kommer vi exempelvis att servera hjortfärsbiffar från Ulvereds Konkretiserat mål 7: I Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Mätetal Målvärde Utfall Antal personer mellan år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet Antal personer mellan år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet. Förvaltningen har erbjudit 10 platser för arbetsmarknadsanställningen "prova på". De kan besättas två gånger per år (= 20 personer) och servicekontoret skulle kunna erbjuda fler platser. Endast några få har anvisats från arbetsförmedlingen och UAF. Förvaltningen tar emot 17-åringar via kommunens verksamhet sommarkraft varje år. Förvaltningen har cirka 10 månadsanställda vikarier/tillsvidareanställda under 25 år. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

10 Aktiviteter Validera yrkesutbildningar från andra länder Erbjuda språkpraktikplatser Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Kommentar Projekt tillsammans med Regionen för att hitta bra valideringsverktyg Verksamheterna erbjuder platser för språkpraktik, antalet placeringar har hittills varit ganska få. Under hösten skapas en nätverksgrupp för kompetensförsörjning inom förvaltningen. Gruppen har representanter för alla verksamhetsområden och uppdraget är att lägga fram förslag till förbättringar av processer och rutiner inom förvaltningen. 2.2 Socialt hållbar utveckling Konkretiserat mål 9: Halmstad ska kännetecknas av tolerans och öppna attityder och av att alla människor kan vara delaktiga i samhällslivet Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Mätetal Målvärde Utfall Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År] 100% 79% Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder 2 0 Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna 4,3 4,2 Hållbart medarbetarengagemang (HME) [år] 82 Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] - - Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Vi är en attraktiv arbetsgivare då vi dels kan erbjuda bra arbetstider och genom kombinationstjänster även erbjuda högre sysselsättningsgrader. Att vi dessutom lagar ca 94 % från rena råvaror gör att fler och fler vill arbeta för måltidsservice. Den privata restaurangbranschen lockar många unga men de kommer i ett flertal fall till oss när de har jobbat i privat sektor under uppstartsåren. När det gäller socialt företagande ligger vi i startgroparna för att i upphandling och vid korta behovsanställningar kunna använda socialt företagande för att täcka i. Servicekontorets sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid har sjunkit från 5,9% 2015 till 5% för de första 8 månaderna Fler siffror finns i personalredovisningen nedan. Korttidssjuktimmarna är 1,67% av ordinarie timmar. 77% Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

11 Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År] Mätningen gjordes i februari då flera chefer inte ännu genomfört medarbetarsamtal. Till viss del kan svaren också handla om att begreppet är okänt. Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår Vi avvaktar stöd från stadskontorets upphandlingsfunktion för att kunna upphandla tjänster enligt reglerna i LOU. I avvaktan på detta finns en pågående diskussion med lokala aktörer för att kanske testa i begränsad omfattning. Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder Medarbetare från andra länder anställs via Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Än så länge har de inte haft utländsk utbildning för yrken i servicekontorets verksamheter. Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna Jämställdhetsfrågan besvarades inte på samma sätt i 2016 års undersökning som tidigare. I den 6-gradiga skalan valde 82% svarsalternativen 4, 5 eller 6. Målet sattes utifrån en 5-gradig skala, resultatet har räknats om för att kunna jämföras. Hållbart medarbetarengagemang (HME) [år] HME för 2013 års undersökning var 81. Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Index för ledarskap innehåller frågor om föredöme, personlig omtanke, inspiration och motivation. Det finns två index, ledarskapsdelen i HME och i MI. Utfallet redovisar MI-indexets värde. Jämförelse kan göras efter undersökningen Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

12 Aktiviteter Genomföra och dokumentera aktiviteter med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Erbjuda aktiviteter som främjar tillgänglighet Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Validera yrkesutbildningar från andra länder Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Erbjuda språkpraktikplatser I samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan utveckla och använda ett arbetssätt för tidiga insatser i sjukskrivningsperioder. Undersöka orsaker till korttidsfrånvaro. I samverkan med företagshälsovården planera aktiviteter för arbetsplatser som har hög sjukfrånvaro. Erbjuda träningsmöjligheter Hälsorådgivning Kommentar I juni var KOS personal med på stor APT tillsammans med städservice. Samarbete mellan Städ + KOS ökas successivt t.ex tjänster, rutiner mm. Haft möte med kommunens handikappkonsulent och stämt av läget och hur vi kan jobba vidare med en ökad tillgänglighet för våra medarabetare och kunder. Gruppen för hälso- och arbetsmiljöfrågor kommer få uppdraget att föreslå aktiviteter. Utbildning kommer att finnas på kommunens intranät. 46 av servicekontorets medarbetare deltog i "Jobba hemma-dagen" den 3:e maj. Projekt tillsammans med Regionen för att hitta bra valideringsverktyg Under hösten skapas en nätverksgrupp för kompetensförsörjning inom förvaltningen. Gruppen har representanter för alla verksamhetsområden och uppdraget är att lägga fram förslag till förbättringar av processer och rutiner inom förvaltningen. Verksamheterna erbjuder platser för språkpraktik, antalet placeringar har hittills varit ganska få. Sjukvården har fått medel för att öka kontakten med arbetsgivare. Servicekontoret är aktiva redan från början och ser goda resultat. Arbetsgivaren och sjukvården samverkar för att medarbetaren ska kunna återgå, i vissa fall redan under de två första veckkorna. Inventering har gjorts under mars och april Cirka 75% av den anmälda sjukfallen var infektioner, 15% har anmält att de hade besvär med rörelseorganen till exempel värk, de övriga 10% hade olika orsaker. Företagshälsovården erbjuder kontinuerligt arbetsgrupper hälsofrämjande utvecklingsinsatser. Verksamheterna erbjuder friskvård/träning på olika sätt t ex i samband med arbetsplatsträffar, regelbundet på arbetstid eller som hälsocheckar. Checkarna ger möjlighet för medarbetare att välja olika aktiviteter. Företagshälsovården erbjuder hälsosamtal med chef och medarbetare efter tre korta sjukfall de senaste sex månaderna. Cheferna känner sig tryggare och medarbetarna har fått en tydligare bild av sitt eget ansvar. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

13 2.2.2 Konkretiserat mål 11: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Måltidsservice bidrar till de äldres goda livskvalite genom att erbjuda bra mat vid dagens alla mål. Mätetal Målvärde Utfall Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] 83% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 95% Andelen mat lagad från grunden [År] Vid mätning tertial 1 lagar vi 94 % från grunden. NKI för mat levererad till eget boende. [År] Vi vill att minst 95 % av de som bor i eget boende är nöjda med leveransen av mat från Vallåsköket. Aktiviteter Projektet Guldkant. Matråd Främja användningen av lokalt producerade livsmedel Kommentar Projektet pågår för fult. Matråd sker på varje skola Vi använder lokalt producerade råvaror så ofta det är möjligt och upphandlat. Nu i höst kommer vi exempelvis att servera hjortfärsbiffar från Ulvereds Servicekontoret ska stödja utvecklingen av välfärdsteknologi IT-service ger löpande IT-stöd åt de projekt som pågår i Halmstads kommun inom detta område. Aktiviteter Delta i projekt om välfärdsteknologi i HFAB:s lägenheter Omvärldsbevakning och eventuell anpassning av IT-miljön Kommentar Projektfasen är avslutad med gott resultat, men arbetet inom välfärdsteknologiområdet fortsätter. Deltagit i seminarier och projektmöten. Inga väsentliga anpassningar av IT-miljön har varit nödvändiga i avslutat pilotprojekt. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

14 2.3 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 12: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Måltidsservice verkar för en bättre arbetsmiljö genom att erbjuda dels bra hjälpmedel och dels genom att erbjuda bra mat i våra verksamheter.det skall dessutom vara trivsamt att gå till våra restauranger. Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] 32% 33% Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] Vi har i snitt handlat 33 % ekologiska livsmedel tertial 1. Aktiviteter Kartlägga och minska mängden kemikalier som barn och ungdomar utsätts för Minska utsläpp av partiklar och de farligaste flamskyddsmedlen i IT-utrustning Kommentar Städservice har minskat antal kemikalier från 61st till 57st. Arbetet med att se över vilka krav vi kan och bör/ska ställa på datorutrustning för att minska utsläpp av partiklar och farliga flamskyddsmedel pågår Konkretiserat mål 14: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Servicekontorets verksamhet och de tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Genom att välja rätt miljövänliga råvaror, diskmedel och kem så ger vi kunden en produkt med minskad miljöpåverkan. Dessutom erbjuds en klimatsmart rätt varje dag på våra grund och gymnasieskolor Mätetal Målvärde Utfall Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År] 66% 66% Sparad energi i vår IT-miljö % per dygn, basår 2012 [År] 20% 20% Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir % 80% [År] Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen 70% Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska 1% Ökad källsortering inom Måltidsservice (År) 80% Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) -2% Andel fossilt bränsle i etanolbilar 15% Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

15 Mätetal Målvärde Utfall Andel fossilt bränsle i biogasbilar 15% Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År] Samordningsgrad huvudflöde = 73 % Samordningsgrad specialflöde= 40 % Genomsnittlig samordning = 66 % Sparad energi i vår IT-miljö % per dygn, basår 2012 [År] Energisparfunktioner är numera påslaget dygnet runt. Inköp av traditionella stationära datorer minskar för varje år och ersätts av energisnålare datorer. Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] 80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen. Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Totalt har 54 fordon under 3,5 ton köpts in varav 38 drivs med förnybart bränsle Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska Energianvändningen redovisasi i fordonsbokslutet på helårsbasis Ökad källsortering inom Måltidsservice (År) Beräkning på detta görs på helårsbasis Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Beräkning på detta görs på helårsbasis Andel fossilt bränsle i etanolbilar Andel fossilt bränsle i etanolbilar redovisas i fordonsbokslutet och beräknas på helårsbasis Andel fossilt bränsle i biogasbilar Andel fossilt bränsle i biogasbilarr redovisas i fordonsbokslutet och beräknas på helårsbasis Aktiviteter Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Kommentar Måltidsservice projekt kring vegetarisk och klimatsmart matlagning pågår. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

16 2.3.3 Konkretiserat mål 15: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar Måltidsservice verkar för ökad miljömedvetenhet dels genom expansion inom ekologiska råvaror och dels genom fortsatt expansion inom KRAV-restauranger. Vi byter även ut plastmaterial i våra restauranger mot miljövänliga alternativ där det finns möjlighet. Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] 32% 33% Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir % 80% [År] Antal kravcertifierade restauranger 6 4 Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] Vi har i snitt handlat 33 % ekologiska livsmedel tertial 1. Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] 80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen. Antal kravcertifierade restauranger Vi kvarhåller våra 4 Kravcertifierade restauranger men utvecklar inte enligt mål pga besparingsskäl. Aktiviteter Tillhandahålla och uppmuntra till användande av alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Byta ut kemikalier till miljövänligare alternativ inom Städservice Kommentar Ny upphandling från den 1 april där de flesta kemikalier har någon form av miljömärkning. Har testat kem från Innu-Science som innehåller mikroorganismer. Minskat kem från 61st till 57st. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

17 2.4 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare genom bra service Servicekontoret ska ha ett framtidsorienterat förhållningssätt till sitt uppdrag präglat av mod, nytänkande, delaktighet och samverkan Måltidsservice kommer att ansöka om utvecklingsmedel från Vinova för att digitalisera delar av ett restaurangkök. I framtiden hoppas vi att detta ger oss möjlighet att minska våra kostnader. Städservice kommer att testa smarta digitala lösningar t.ex. sensorer från Yanzi Networks och en robot skurmaskin på Arena. IT-service eget digitaliseringsprojekt som främst handlar om självservice och automation pågår för fullt under hela Halmstads kommun har genom IT-service som första kommun gått med i eklient i Samverkan, och tagit rollen som sammankallande för kommuner. Vi ser redan flera vinster som vi gör genom denna samverkan. Kommuntransports verkstad kommer att digitaliseras ytterligare. Vi kommer att prova ge mekaniker möjlighet att föra arbetsorder digitalt direkt in i systemet via touchscreen eller terminal. Mätetal Målvärde Utfall Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) 77% Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Index för ledarskap innehåller frågor om föredöme, personlig omtanke, inspiration och motivation. Det finns två index, ledarskapsdelen i HME och i MI. Utfallet redovisar MI-indexets värde. Jämförelse kan göras efter undersökningen Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning med fokus på utveckling och samverkan Berörda verksamheter på Servicekontoret ska delta på föräldramöten/anhörigmöten Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Kommentar Arbetet med att ta fram en ny modell för NKI-mätning har startats upp efter semestern. Måltidsservice deltar vid 6 st föräldramöten där maten diskuteras som en viktig punkt Under hösten skapas en nätverksgrupp för kompetensförsörjning inom förvaltningen. Gruppen har representanter för alla verksamhetsområden och uppdraget är att lägga fram förslag till förbättringar av processer och rutiner inom förvaltningen. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

18 Aktiviteter Arbeta fram ett FM-koncept (Facility Management) Bidra till genomförandet av kommunens digitaliseringsplan Strategiska och operativa möten med kunder Validera yrkesutbildningar från andra länder Kommentar 1 maj slog vi operativt samman städservice och kontorsservice för att få en gemensam större bas för ett FM-koncept inom servicekontoret. Efter budgetbeslut kommer formell sammanslagning ske 1 jan Det pågår en översyn för att ta ett större FM-ansvar i kommunen som helhet. I slutet av augusti påbörjades tester med smarta sensorer som kan signalera om det behövs/inte behövs städa i exempelvis konferensrum, om papperskorgar behöver tömmas, om det är för varmt/kallt i rum etcetera. Halmstads kommun är den första kommunen i Sverige som testar den nya tekniken. Efter diskussioner med stadskontoret har man kommit överens om att IT-service får ta ett större formellt ansvar för kommunens teknikutveckling och systemförvaltningen emedan stadskontoret tydligare renodlar sitt uppdrag med fokus på strategi och stöd till verksamheterna för genomförande av planen. Servicekontoret kommer också genom IT-service och Halmstad direkt ta ett större ansvar för e- tjänstutvecklingen då denna avknoppas från stadskontoret i och med att projektet för ökad e- förvaltning avslutas innevarande år. Det pågår en löpande dialog med våra kunder på olika nivåer i organisationen. Vi ser dessutom ett ökat samarbete med teknik- och fritidsförvaltningen och fastighetskontoret. Projekt tillsammans med Regionen för att hitta bra valideringsverktyg Bra service och gott bemötande ska genomsyra alla servicenämndens verksamheter NKI-mätning görs generellt i oktober-november. De signaler som vi får från våra kunder är övervägande positiva. Mätetal Målvärde Utfall Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] NöjdKundIndex Städservice [År] NöjdKundIndex IT-service [År] 98,3% NöjdKundindex Kontorsservice [År] NöjdKundindex Måltidsservice [År] 92% NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År] 80% 80% 88% Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År] 85% 99% Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

19 Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] Mätning görs vid ett flertal tillfälle och siffran registreras i slutet av 2016 NöjdKundIndex Städservice [År] Enkäten görs i okt-nov NöjdKundIndex IT-service [År] Mätningen görs på slumpvis utvalda (20%) kunder under ett par månaders mätning, tre perioder varje år. Mätningen görs efter avslutat ärende. NöjdKundindex Måltidsservice [År] Vi mäter dessa siffro en gång per år. Ny mätning sker i höst. Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År] Baserat på invånarundersökning i maj och är ett snitt av mejl och telefoni. Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År] 99% av alla inkommande mejl blir besvarade redan inom 8h 80% av alla inkommande mejl blir avslutatade inom 24h Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning med fokus på utveckling och samverkan Kommentar Arbetet med att ta fram en ny modell för NKI-mätning har startats upp efter semestern. Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

20 3 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Augusti 2015 andel visstid (%) Augusti 2016 andel visstid (%) Måltidsservice ,4 % Städservice ,6 % IT ,7 % Halmstad direkt ,1 % Kommuntransport ,8 % Övrigt ,0 % Totalt % 5,7 % Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Augusti 2015 andel kvinnor (%) Augusti 2016 andel kvinnor (%) Måltidsservice % 88,9 % Städservice % 92,5 % IT % 8,0 % Halmstad direkt * 87,5 % Kommuntransport % 15,0 % Övrigt ,5 % 45,5 % Totalt % 77,8 % *Halmstad direkt tillhörde stadskontoret fram till Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Augusti 2015 andel kvinnor (%) Augusti 2016 andel kvinnor (%) Måltidsservice * 80,0 % Städservice * 72,7 % IT * 0,0 % Halmstad direkt * 100,0 % Kommuntransport * 0,0 % Övrigt * 0,0 % Totalt % 62,5 % *2015 redovisades endast hela förvaltningen Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

21 Timavlönad personal januari-augusti 2015 januari-augusti 2016 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Måltidsservice Städservice IT Halmstad direkt * * Kommuntransport Övrigt Totalt *Halmstad direkt tillhörde stadskontoret fram till Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) augusti 2015 augusti 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Måltidsservice * * * 86,9 94,4 87,7 Städservice * * * 88,9 96,5 89,5 IT * * * ,5 99,5 Halmstad direkt * * * ,0 Kommuntransport * * * ,0 Övrigt * * * ,0 Totalt 88,9 % 98,2 % 90,8 % 89,1 98,2 91,1 *2015 redovisades endast hela förvaltningen Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron januariaugusti Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,0 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 52,4 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,8 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 2,5 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 4,3 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Den procentuella sjukfrånvaron har minskat utom för gruppen 29 år eller yngre. Långtidsfrånvaron i förhållande till den totala frånvaron har minskat. Männen har lägst sjukfrånvaro, de äldre har högst frånvaro. 3,1 % 5,9 % Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

22 Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) januari-augusti 2015 januari-augusti 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 15,7 7,2 13,8 16,0 6,2 13,8 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Måltidsservice Städservice IT Halmstad direkt Kommuntransport Övriga Totalt Sjukfrånvaron delas in i intervall beroende på om den avser kort eller lång period. Frånvaro för en medarbetare som är borta två månader hamnar helt och hållet i intervallet Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

23 4 Ekonomisk redovisning Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

24 5 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2015 Utfall 2014 Utfall 2013 Servicekontorets kundnöjdhet - Mäts på hösten 2016 Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) 90 % 84,2 % ,3 314,1 328,3 329, Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Produktivitet Kontorsservice (kostnad per försändelse) En första mätning kommer att ske efter sommaren 2016 Mätning kommer att ske månadsvis 86% 96% 0 0 Andel intäkter i förhållande till anslag 95,3 % 95,3 % 99,4 % 98,6 % 99,2 % Budgetavvikelse Servicekontoret (%) 0% 0% 2% Budgetavvikelse Städservice (%) 1% 0% Budgetavvikelse Måltidsservice (%) 0% 0% Budgetavvikelse Kommuntransport (%) 0% 0% Budgetavvikelse IT-service (%) 0% 0% Budgetavvikelse Kontorsservice (%) 0% 0% Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) 68 % 80 % Antal städmaskiner per objekt 1,1 st 1,1 st IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida ( IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Produktivitet Kontorsservice (beläggningsgrad vaktmästare) Andel verksamhet inom Städservice i egen regi Andel verksamhet inom Måltidsservice i egen regi Andel verksamhet inom Kommuntransport i egen regi, åkeriet Andel verksamhet inom IT-service i egen regi Andel verksamhet inom Kontorsservice i egen regi 13 medarbetare heltidsanställda 100%, 1 lönebidragare, 1 ungdomskraft 67 % 71 % 51 % 46 % 51 % 99,99 % 99,54 % 99,93 % 100 % 99,79 % 1% 0,1% 88,5% 75% 99,1% 99,1% 99,7% 99,7% 30% 31% 90% 90% 83% 83% Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

25 Nyckeltal Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2015 Utfall 2014 Utfall 2013 Antal genomförda IT-utvecklingsprojekt under perioden %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) 5 8 6,2% 6,2% 6,2% 6,7% 6,7% Andelen svenskt producerade livsmedel 85% 85% 85% Delårsbokslut Servicenämnden Halmstads kommun

26 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Sociala fonder Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare (Social hållbarhet) Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex Målvärde 80 Målvärde Målvärde Andel verksamhet som bedrivs i egen regi. Målvärde 60 Målvärde Målvärde Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Målvärde 5,8 Målvärde ,5 Målvärde sida 1 av 10 ( )

27 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Framtid Konkretiserat mål 2: Förskoleverksamheten ska hålla en högre kvalitet. Konkretiserat mål 3: Barn och unga ska ha tillgång till en god och jämlik elevhälsa. Konkretiserat mål 4: Fler elever ska ha behörighet till gymnasiet. Konkretiserat mål 5: I Halmstad ska det finnas möjlighet till lärande hela livet. Konkretiserat mål 6: I Halmstad ska det finnas goda möjligheter att få en bostad. sida 2 av 10 ( )

28 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Livskvalitet Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre. Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Andelen mat lagad från grunden [År] Målvärde 94% Målvärde % Målvärde 2019 Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] Målvärde 83% Målvärde % Målvärde 2019 NKI för mat levererad till eget boende. [År] Målvärde 95% Målvärde 2018 Målvärde 2019 sida 3 av 10 ( )

29 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Projektet Guldkant. Trygghet Konkretiserat mål 8: Fler personer ska ha en egen försörjning. Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Målvärde 90% Målvärde % Målvärde 2019 Andel fossilt bränsle i etanolbilar Målvärde 14% Målvärde % Målvärde 2019 sida 4 av 10 ( )

30 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Andel fossilt bränsle i biogasbilar Målvärde 14% Målvärde % Målvärde 2019 Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Nya fordonsriktlinjer sida 5 av 10 ( )

31 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Nämndens/styrelsens mål Hälsa och arbetsmiljö Jämställdhet Övriga HR-mål (Medarbetarskap, ledarskap, kompetens, lön och villkor) *Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) NöjdKundIndex FM-service [År] Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 sida 6 av 10 ( )

32 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter NöjdKundIndex IT-service [År] Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 NöjdKundindex Måltidsservice [År] Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 sida 7 av 10 ( )

33 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Nöjdkundindex Halmstad direkt [År] Målvärde Målvärde 2018 Målvärde 2019 Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Utreda övertagande av Matsalar Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Ökad källsortering inom Måltidsservice (År) Målvärde 80% Målvärde 2018 Målvärde 2019 sida 8 av 10 ( )

34 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Målvärde -2% Målvärde % Målvärde 2019 Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola Målvärde 10% Målvärde 2018 Målvärde 2019 Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning sida 9 av 10 ( )

35 Ange mål, mätetal och aktiviteter (Servicenämnden) Politiska inriktningar Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Miljödiplomera Servicekontorets verksamheter sida 10 av 10 ( )

36 Ange nyckeltal (Servicenämnden) Kategori Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten Nyckeltal Servicekontorets kundnöjdhet - Mäts på hösten 2016 Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Budgetavvikelse Servicekontoret (%) Budgetavvikelse Måltidsservice (%) Budgetavvikelse Kommuntransport (%) Budgetavvikelse IT-service (%) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) Antal städmaskiner per objekt IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida ( IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Antal genomförda IT-utvecklingsprojekt under perioden %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Andel individuella utvecklingsplaner Korttidsfrånvaro Andel ekologiskt producerade livsmedel Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder (statistik från AME) Samordningsgrad för samordnad varudistribution Tillgänglighet Halmstad direkt Lösningsgrad Halmstad direkt Nöjda förvaltningar till Halmstad direkt Budgetavvikelse FM-service (%)

37 Pågående samordnade upphandlingar 1/2 Psykoterapi för vuxna- LOV Storköksutrustning Miljöfordon Entreprenadmaskintjänster Nätverksprodukter (FKU- It service) Schemaverktyg/system Tekniska konsulter Ledar- och medarbetarutveckling (UL) Reklambyråtjänster Barnvagnar och barncyklar (handläggs av Varbergs kommun) Boende och konferens (handläggs av Varbergs kommun) Biogas Besiktning av idrottshallar

38 Pågående samordnade 2/2 Företagshälsovård (överprövad) Telefonväxel (IT-service) Saneringsavtal/skadedjursförsäkring Vattenreningskemikalier Gatusalt och kalkflis Resebyråtjänster (handläggs av Varbergs kommun) Böcker, ljudböcker och film Smörgåsar och konditorivaror i butik Glas, porslin och köksredskap Tonerkasetter Lås, låsservice och värdeskåp

39 Pågående upphandlingar som inte samordnas Vuxenutbildning UAF (SFI) Hyra av kläder inkl. tvätt HE IT konsulter SE Lastbil SE Cateringtjänster teatern DH Kvalificerad affärsutveckling för potentiella tillväxtbolag Ettåriga växter ToF Slåtter och slaghackning ToF Maskinell miljöanpassad ogräsbekämpning ToF

40 Nyligen avslutade upphandlingar Spolbilstjänster Tryckeritjänster Papper & plast Kaffe till bryggare och automater Entreprenad/hantverkstjänster Bygg Beläggningsarbeten Ljuskällor och batterier Järnhandelsvaror Liftbil för belysning (skylift) Motorfordonsförsäkring Nyhetsbevakningstjänst Företagsförsäkring/tjänstereseförsäkring HSAB VDS-försäkring