Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 Kallelse Sida Servicenämnden (2) Box Halmstad Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: Tid: 13:00-15:30 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Maria Söderberg (MP), Ordförande Micael Nilsson (S), 1:e vice ordförande Anders Wikström (M) Cathrin Ljungberg (S) Staffan Svensson (C) Perihan Karagöz (S) Annette Nordén (KD) Simon Lindgren (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Tony Kok (S) [Övriga kallade]

3 Föredragningslista Sida Servicenämnden (2) Ärenden Tid 1. SE 8762 Val av protokollsjusterare 2. SE 8763 Godkännande av dagordning 3.* SE 2018/00004 Delårsrapport 4.* SE 2018/00055 Remiss likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning 5.* SE 2018/00061 Svar på motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool 6.* SE 2018/00063 Vision Servicekontoret 7. SE 2018/00001 Delegationsbeslut 8. SE 2018/00022 Anmälningsärende SE-nämnd 9. SE 2018/00007 Information Planeringsdagar SE 9069 Övriga frågor * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00004 Ärende SE 2018/00004 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Servicekontoret Delårsrapport 1 Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2018 med aktiviteter och nyckeltal. Sammanfattning av ärendet Föreligger av servicekontoret upprättad delårsrapport, som baseras på utfall januari april Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januariapril. Delårsrapporten är upprättad enligt direktiv från kommunledningsförvaltningen och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Varav tkr avser FM-service. Prissänkningar enligt KÖP1 samt satsning på kompetensutveckling är bakgrunden till den prognosticerade budgetavvikelsen. På kommuntransport prognosticeras en budgetavvikelse på -500 tkr beroende på omställning av verkstad till serviceenhet. Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Beskrivning av ärendet Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige , 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid årsbokslut. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00004 Beslutsunderlag 1. Delårsrapport 1 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

6 Delårsrapport 2018 Servicenämnden Delårsrapport 2018

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Mod och nytänkande Utbildning, näringsliv och arbete Socialt hållbar utveckling Ekologiskt hållbar utveckling Riktningar Personalredovisning Ekonomisk redovisning Nyckeltal Väsentliga händelser Delårsrapport Servicenämnden

8 1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Delårsrapport Servicenämnden

9 2 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 2.1 Mod och nytänkande Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Servicekontoret ska ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande. Kommentar På Torsgatan pågår en analys för att göra om kontoret till en behovsanpassad arbetsplats med välintegrerad modern teknik, exempelvis sensorer av olika slag (IoT). Förändringen har flera syften och utgår från bättre resursutnyttjande, mindre miljöpåverkan och att vara en attraktiv modern arbetsgivare. Konceptet bör dessutom kunna erbjudas av FM-service till våra kunder i ett senare skede så vi kommer leva som vi lär. Planen är att vara klara i slutet av 2018 eller början av Vi håller på att arbeta fram en ny vision för servicekontoret som på ett tydligare sätt än tidigare tar hänsyn till mod och nytänkande. Den nya visionen kommer upp för beslut i nämnden i juni. Måltidsservice är med i ett nationellt forskningsprojekt där vi arbetar fram konsistensanpassad mat för äldre, som kan återges i sin naturliga form med hjälp av en 3D-skrivare. Steg ett avslutades vid årsskiftet och steg två påbörjas under maj månad. Forskningsprojektet pågår under drygt två år och drivs av RISE. Utveckling och tester av svinnregistrering inom äldreomsorgen i appformat pågår. IT-service utforskar flera nya områden, i olika initiativ arbetar vi till exempel med IoT, RPA och AI. ITservice är också delaktiga i flera nytänkande nationella projekt, till exempel sitter vi i e-klient beredningsoch referensgrupper där Sveriges landsting och kommuner gemensamt tar fram standarder, lösningar och verktyg för en effektiv hantering av sin IT-miljö. Vi är också aktiva i Ineras referensgrupp Arkitektur för digital utveckling och har under året deltagit i det nationella projektet Säker digital kommunikation. Kommuntransport utmanar upphandlingsprocesserna genom att ta sig an den nya upphandlingsformen "Dynamisk upphandling". I denna form har vi tagit fram ett nytt verktyg för att underlätta processen vid förnyad konkurrensutsättning. Kommuntransport deltar även i ett nationellt forum för samordnad varudistribution (KOSAVA) där vi driver utveckling mot nationella standarder inom området. Mätetal Utfall Målvärde Antal aktiviteter som präglas av mod och nytänkande Ökning Ökning Aktiviteter Testa robotiserad tolk på Halmstad direkt Kommentar Högskolan har flera planerade projekt för chatroboten och har inte prioriterat Halmstad direkt. Delårsrapport Servicenämnden

10 Aktiviteter Testa moderna och flexiblare arbetsformer Redovisa misslyckade utvecklingsprojekt Kommentar FM-service: Använder videokonferens (Skype) vid områdeschefsträffar, kund- och leverantörsmöten. Flera av områdescheferna arbetar minst 1-2 dagar från annan plats än kontoret. Halmstad direkt är inte framme i strävan att samordna alla receptioner i kommunen. Det interna kvalitetsprojektet på Halmstad direkt har fått startas om. Halmstad direkt försök att ha chatrobot på Facebook har stoppats av leverantör med anledning av GDPR Flera mindre lyckade upphandlingar har stått i vägen för IT-service, till exempel inom telefoniområdet där överklaganden efter varandra har förskjutit olika införandeprocesser, detsamma gäller till exempel inom skrivarområdet Servicekontorets verksamheter ska, tillsammans med våra kunder, arbeta för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. Mätetal Utfall Målvärde Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen 91% 90% Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans 75% 75% Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) 78% 80% Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler 14% 15% Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen Mätning genomförs i november. Utfallet är således från Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans 517 medarbetare har svarat i medarbetarundersökningen och 75% av dem upplever att vi arbetar tillsammans inom förvaltningen. Undersökningen som genomfördes i februari 2018 har dessutom en ny fråga "vi arbetar tillsammans mellan andra förvaltningar/bolag". Den frågan har fått 72% positiva svar. Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder. Driva digitalisering och självserviceutveckling (etjänster) i de övergripande kommunklusterna. Kommentar Arbete pågår tillsammans med KUF angående Medborgarservice Andersberg. Tillståndslotsen är för närvarande inte aktuell att flytta. Redovisning pågår på chefsfrukostar av samtliga verksamheter på SE i syfte att ge en bättre helhetssyn. Respektive förvaltningschef ska sedan bjudas in till ledningsgruppen för genomgång och diskussion. Arbete pågår för att tydliggöra mandat och ansvar för samordning av detta arbete tillsammans med IT-service och kommunledningsförvaltningen (KLF). Delårsrapport Servicenämnden

11 2.2 Utbildning, näringsliv och arbete Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en självklar, aktiv, regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna Aktiviteter Delta i kommungemensamt projekt med att skapa bilden av Halmstad. Kommentar Projektet drivs av kommunledningsförvaltningen. Projektgrupp har inte haft några möten i år. Region Halland utreder alternativa möjligheter för att undvika större investeringar i deras kök på sjukhusen i Halmstad och Varberg. Vi har fått en förfrågan från driftsnämnden om vi skulle kunna leverera portionsmaten till båda sjukhusen och har offererat dem tre alternativ. Återkoppling väntas under året. Ärendet är uppmärksammat av kommunledningen där man gärna ser mer samordning över organisationsgränserna Konkretiserat mål 8: Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande Servicekontoret ska verka för att unga (18-24 år) ska kunna försörja sig genom anställning eller företagande Kommentar I servicekontorets personalregister finns 33 medarbetare födda Av dem är fyra tillsvidareanställda, två säsongsanställda och övriga timanställda. Måltidsservice har rekryteringssvårigheter vilket innebär att alla som visar intresse och har lämplig bakgrund erbjuds arbete. FM-service har något mindre behov av semestervikarier för städning men kommer att rekrytera fastighetsskötare i sommar. Mätetal Utfall Målvärde Antalet erbjudna sommarjobb och prova-på-platser Aktiviteter Prova omvänt rekryteringsförfarande på FM-service tillsammans med Arbetsförmedlingen Kommentar Ett projekt med språkpraktik före yrkesval ger anställning, i några fall av yngre medarbetare Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande Delårsrapport Servicenämnden

12 Aktiviteter Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen Kommentar Halmstad direkt Vi fortsätter mäta invånarnöjdhet via Bright och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och senaste mätningen var riktigt bra. Måltidsservice Vi fortsätter med matråd och följer upp med NKI i grundskolorna med hjälp av sina digitala omdömesplattor. Inom äldreomsorgen har vi startat upp fadderverksamhet där en medarbetare följer med till avdelningarna vid lunch ca en gång i veckan för att få en dialog med gäster och kunder. Omdömena från kunderna är överlag bra. FM-service Kvalitetskontroller på städning utförs 2ggr/år tillsammans med beställande kunde. I Dedu (ärendehanteringssystem), mäts NKI dagligen. Kunden gör en felanmälan i Dedu, när ärendet är klart får de återkoppling på sitt ärende och har möjligheten att lämna feedback. (bilden nedan statistik från jan-apr). Omdömena från kunderna är överlag bra. IT-service IT-service fortsätter att ha en bra dialog med våra kunder och de allra flesta är väldigt nöjda. Detta fångar vi framförallt upp genom den nära dialog vi har med våra kunder i den dagliga kunddialogen, där vi kan lyfta fram kundmottagning, kundansvariga, first line (telefonsupport) och på-platsen-tekniker ute i kommunens verksamheter. Vi deltar även i en rad projekt och mötesplatser, där de viktigaste är kommunens IT-råd och Digitaliseringsråd. Vi mäter fortsatt NKI, där vi även fångar upp positiv och negativ kritik, och förbättringsförslag. Vi mäter även totalintrycket av IT-service leverans med hjälp av framförallt enkät. Resultatet är fortsatt mycket bra, se bild nedan. Delårsrapport Servicenämnden

13 Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen Kommuntransport Vi kollar löpande kundnöjdheten bland annat i samband med kontakt med verkstaden och vid beställning av fordon. Överlag är kunderna nöjda. Det finns ett visst missnöje med långa leveranstider på specialfordon. Det beror delvis på att vi väntat med beställningar av nya fordon i avvaktan på ny upphandling. Den blev klar nu 1 maj. Leveranstiderna på elfordon är dessutom längre än för andra fordon. 2.3 Socialt hållbar utveckling Konkretiserat mål 12: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Kommentar Måltidsservice arbetar för att leverera god mat och bra service till sina gäster och kunder genom att skapa en helhetsupplevelse av måltiden. Vi servera traditionell husmanskost, blandat med nya rätter för att skapa nyfikenhet. Till cirka 95 procent lagar vi maten från grunden. På Harplinges äldreboende erbjuds även vin och öl till måltiden. Finns även möjligheter med något till kaffet. Projekt Guldkant och fadderverksamheten bidrar till de äldres goda livskvalitet. Mätetal Utfall Målvärde Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende 78% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 92% 95% Andelen mat lagad från grunden [År] 95% 94% Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen - 12% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende Utfallet är från 2017 NKI för mat levererad till eget boende. [År] Utfallet är från 2017 Andelen mat lagad från grunden [År] Utfallet är från 2017 Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen Från och med 1 juni kommer vi att mäta detta på ett kontinuerligt sätt som går att redovisa. Kommer att registreras i vårt kostdatasystem. Delårsrapport Servicenämnden

14 Aktiviteter Projektet Guldkant. Kommentar Fortgår löpande med ett guldkantstillfälle per månad. 2.4 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 13: I Halmstad ska alla ha en långsiktig tillgång till vatten av god kvalitet Aktiviteter Minska vattenförbrukningen i verksamheterna Kommentar Måltidsservice arbetar aktivt med att se över hur vi kan minska vattenförbrukningen genom nya arbetsmetoder och maskiner. Vi har även tagit fram skriftliga rutiner för att minska vattenförbrukningen. Medarbetarna ute i verksamheterna är informerade om dessa och följer dem som en del av det vardagliga arbetet. Utfallet för 2017 som redovisades tidigare visade att vi tillsammans inom kommunen har minskat vattenförbrukningen med många kubikmeter Konkretiserat mål 14: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på (År) Kommentar Att säkerställa en minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändningen är en process i flera steg. Första steget, att registrera alla kemikalier i ett gemensamt system för detta - ichemistry, är klar. Nästa steg är att riskbedöma alla kemikalier. Målsättningen är att vara klar med detta 31 december Ett tredje steg är att efter riskbedömningen ersätta kemikalier med högst miljöpåverkan först. Måltidsservice: ingen förändring mot föregående redovisning. Av 27 kemikalier är 14 stycken miljömärkta. Arbetar med behovsanpassad städning för att minska kemikalieanvändningen. FM-service: ingen förändring mot föregående redovisning. Kommuntransport: saknar uppgift vid redovisningstillfället Mätetal Utfall Målvärde Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet 100% 100% Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet Alla kemikalier inom FM- och måltidsservice samt IT-service är registrerade i Ichemistry. Delårsrapport Servicenämnden

15 2.4.3 Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Kommentar Måltidsservice har arbetat fram och använder rutiner för att minska förbrukningen av jordens resurser, primärt vatten och el användandet. Vi arbetar med att minska svinnet och laga klimatsmarta rätter. Måltidspedagogiken som är i förskolan är en del av att kunna ställa om för morgondagens konsumenter. Grönsaker och vegetarisk kost ska bli mer naturliga inslag i måltiden. FM-service: vi har cirka medarbetare som kör bil dagligen. Eco-driving utbildning för 20 medarbetare för att öka kunskapen om miljövänlig körning är planerad i november. IT-service fortsätter ett aktivt miljöarbete genom framförallt inköps- och återvinningshantering, strömsparfunktioner och minskade resor. Under året gör vi några extra insatser inom Eco-driving, smartare utskrifter och genomlysning av hur vi använder våra bilar. Kommuntransport arbetar aktivt med att öka den förnybara andelen bränsle i vår fordonsflotta. För att få effekt även på dieselsidan för vi dialog med verksamheter och leverantörer att gå över till det fossilfria dieselalternativet HVO100. Nuvarande förnybar bränslenivå är 39 % avseende fordon < 3,5 ton. Mätetal Utfall Målvärde Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 10% 12% Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen 68% 80% Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 39% 40% Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola Vi når inte riktigt upp till målvärdet. Vi arbetar på det. (Förtydligande: Det vi mäter är andel portioner som äts, förbrukas. Att mäta antal portioner som tillagas riskerar att det blir hög mängd serveringssvinn.) Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Värdet 68 % redovisas ett tertial i efterskott. Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton Värdet 39 % redovisas ett tertial i efterskott. Delårsrapport Servicenämnden

16 Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Fastställa ny fordonspolicy Miljöredovisning samordnad varudistribution. Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering Kommentar Under vintern har måltidsservice haft vegetarisk inspiration för skola och förskola. I maj har vi vegetarisk inspiration för äldreomsorgen och vikarier. Under året är viljan att ha vegetarisk inspiration för skolans pedagoger och hemkunskapslärare för att få ett större gehör för den vegetariska maten. Underlag har tagits fram och behöver redigeras. Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll. Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon. Miljögruppen arbetar aktivt med att följa rutiner, utbildningar målen enligt krav på miljödiplomering. Extern revision är planerat i december Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig Aktiviteter Verka för en utbyggnation av laddinfrastruktur för fordon Kommentar Samarbetsforum för byggnation av infrastruktur är igång sedan 1½ år. Servicekontoret, HEM, TF och fastighetskontoret är deltagare. Dock saknas budget och effektiv styrning av laddinfrastruktursbeslut från centralt håll. Kommuntransport jobbar vidare med denna fråga. 2.5 Riktningar Riktning 6: All kompetens behövs Servicekontorets medarbetare ska uppleva att servicekontoret är en attraktiv arbetsplats Kommentar Resultatet från medarbetarundersökningen i februari är fortsatt mycket bra, näst bäst i kommunen. Servicekontorets tvärgrupper för bland annat hälso- och arbetsmiljöfrågor arbetar tillsammans med chefer och övriga medarbetare för att servicekontoret även fortsättningsvis ska vara en attraktiv arbetsplats. Mätetal Utfall Målvärde Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,8% 4,8% Utfallet är för tertial 1. Målvärdet för helår. De fyra första månaderna 2016 hade servicekontoret 6,9 % sjukfrånvaro (sjuktimmar/ordinarie timmar) var siffran 5,5% och i statistiken för 2018 är siffran 5,8%. Vårvinterns influensor har inneburit många frånvarodagar men det finns en förhoppning att läget stabiliseras under året. Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Målvärdet är för helår. Utfallet för tertial 1. Delårsrapport Servicenämnden

17 Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Kommentar Löpande arbete pågår i Kompetensförsörjningsgruppen. Servicekontorets organisationsutvecklare bidrar i arbetet med en utvecklad kommungemensam rekryteringsprocess. Löpande arbete pågår i Hälso- och arbetsmiljögruppen. Mallarna för det systematiska arbetsmiljöarbetet är uppdaterade med frågor som berör ändringarna i diskrimineringslagen Riktning 7: Integration för framtidens Halmstads kommun Aktiviteter Språkpraktik Kommentar Pågår, vi har tagit emot 2 språkpraktikanter inom FMservice. Måltidsservice har haft praktik, språkpraktik och insatser för personer med andra individuella sociala svagheter, totalt fyra till antalet Riktning 8: Framtidens digitala Halmstad Aktiviteter Vi ska i första hand använda nya digitala möjligheter för att förenkla och effektivisera för både invånare och medarbetare Kommentar En kommande chatrobot för meddelanden på Facebook kommer att effektivisera Halmstad direkts ärendehanteringsprocess. E-tjänst för skolskjuts har initierats och utvecklats för att effektivisera Halmstad direkts och Barn- och ungdomsförvaltningens hantering av ansökningar. FM-service: en väg in via Dedu (felanmälan + verksamhetsbeställning). Telefoner till all städpersonal och Ipads till större städgrupper introduceras. Måltidsservice börjar arbeta med en app för att mäta svinnet inom äldreomsorgen från och med den 1/6. Alla kök har Ipads för att kunna arbeta mer flexibelt IT-service är delaktiga i ett antal initiativ som drar nytta av digitaliseringsmöjligheter. Två interna exempel är arbetet med nytt verksamhetssystem som kommer att automatisera och förenkla inte bara för vår egen personal, utan även för våra kunder, samt införandet av en identitets- och behörighetsplattform som på sikt kommer att automatisera mycket av arbetet med identiteter och behörigheter. Andra vinster är att plattformen erbjuder självservice, kvalitetssäkring, bättre säkerhet och mycket mer. Kommuntransport ger kunderna möjlighet att via intranätet skapa ärende för fordonsbeställning, bränslekortbeställning m.m. Kommuntransport har även tagit fram ett fordonsuppföljningssystem "fordonsbokslut" där kunder och intressenter kan skaffa sig en god bild över nyckeltal, ekonomi och miljö. Kommuntransport har även tagit fram ett system för automatiserad upphandling, förnyad konkurrensutsättning. Systemet hanterar utvärdering, tilldelningsbeslut av uppdrag samt framtagning av avtalshandling. Delårsrapport Servicenämnden

18 Aktiviteter Etablering av redundant serverhall IT-service ska aktivt driva utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet. Kommentar Projektet har försenats av upphandlingar och val av lokal, men nu löper det på enligt plan. Tillsammans med Fastighetskontoret och Räddningstjänsten arbetar vi med själva lokalen och nödvändiga upphandlingar. För att täcka behoven av teknisk utrustning har ett par upphandlingar slutförts och ytterligare någon är närstående. Projektet drivs i nära samarbete med Halmstads stadsnät, där Kommunledningsförvaltningen är beställare. IT-service bidrar till flera utvecklingsinitiativ under året. Hittills i år har IT-service tillsammans med Kommunledningsförvaltningen och Halmstads Stadsnät startat ett utvecklingsarbete kring IoT - Internet of Things (sakernas Internet). Vi har bland annat ordnat en inspirationsresa till Köpenhamn för att titta på hur man kan bygga en smartare stad och arrangerat en inspirationsdag kring IoT för kommunens medarbetare. Fler aktiviteter är planerade under Vi har också satt igång processen med RPA - Robotic Process Automation (digitala medarbetare) tillsammans med Socialförvaltningen och Kommunledningsförvaltningen, där vi hittills arbetat med processkartläggning, omvärldsbevakning och upphandlingsfrågor. Delårsrapport Servicenämnden

19 3 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid April 2017 visstid (%) FM-service Måltidsservice IT-service Halmstad direkt Kommuntransport Adm och övriga Totalt ,6 4,8 April 2018 visstid (%) Halmstad växer och det byggs skolor och förskolor som genererar fler uppdrag till måltidsservice och FM-service. Inom måltidsservice ser vi en personalökning, 10 nya tillsvidareanställda medarbetare sedan april Ökningen beräknas fortsätta i höst. FM-service har minskat med 3 tillsvidareanställda trots fler uppdrag. Än så länge finns inte någon analys om minskningen har samband med de effektiviseringar som ska göras inom FM-uppdraget. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt April 2017 kvinnor (%) FM-service Måltidsservice IT-service Halmstad direkt Kommuntransport Adm och övrigt Totalt April 2018 kvinnor (%) Halmstads kommuns verksamheter strävar mot en jämn könsfördelning och FM-service är ett bra exempel på en tydlig förbättring, bara tre procentenheter från målet minst 40% av det underrepresenterade könet. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt April 2017 kvinnor (%) Totalt Timavlönad personal Januari-April 2017 Januari-April 2018 April 2018 kvinnor (%) Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Beräkningen av timanställda har varit felaktig, de nya siffrorna för 2017 och 2018 har tagits fram på korrekt sätt. Delårsrapport Servicenämnden

20 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) April 2017 April 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-april 2017 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,5 5,8 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 42,4 36,2 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,3 6,1 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,9 5,1 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 5,9 3,6 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 5,1 5,4 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 5,7 6,5 Januari-april 2018 (totalt, i %) Sjukfrånvaron är något högre men andelen långtidssjukskrivningar minskar. De yngsta medarbetarnas och kvinnornas frånvaro har minskat i förhållande till samma period Övriga åldersgrupper och män har haft högre frånvaro än förra året. Vi får också redovisning månadsvis där vi kan se att den totala sjukfrånvaron för servicekontoret har en liknande kurva som föregående år. Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-April 2017 Januari-April 2018 Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Delårsrapport Servicenämnden

21 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Januari-April 2017 Januari-April 2018 Andel sjukdagar (%) Totalt Delårsrapport Servicenämnden

22 4 Ekonomisk redovisning Delårsrapport Servicenämnden

23 5 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första kontakten (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida ( IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Andel individuella utvecklingsplaner Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar, statistik kan inte tas fram Andel ekologiskt producerade livsmedel (leverantör har inte lämnat statistik) Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder (AME har inte lämnat statistik 2018) Samordningsgrad för samordnad varudistribution Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Andel svenskt producerat kött Genomsnittskostnad per mil för fordon mindre än 3,5 ton Personalomsättning FMservice Personalomsättning Måltidsservice Personalomsättning ITservice Personalomsättning Kommuntransport 281,8 267,1 267, % 89% 79% 79 % 68 % 65 % 55 % 53 % 57,3 % 100 % 99,98 % 99,94 % 19% 8% 3% 6% 6% 6,1% 79% 79% 79% - 1,9 1,6-38% 35,5% % 71% 71% 34,5 34,5 34,5 15% 15% 15% 41,2 41,5 41,4 1,6% - - 2% - - 0% - - 9,1% - - Delårsrapport Servicenämnden

24 Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Personalomsättning Halmstad direkt 0% - - Andel av de fordon under 3,5 ton som Servicekontoret anskaffar 61,3% 71,4% 80% som drivs med förnybara bränslen Andel förnybart bränsle tankat i Servicekontorets fordon under 3,5 ton 39% 39,9% 41,4% Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Avverkningsgrad har ökat med 14,7kvm/tim pga.maskinellt städning på heltäckningsmattor. Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Senaste mätning från 2017 Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Beläggningsgraden 83 % är något lägre än vid bokslutet 2017 (89%) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) Beläggningsgraden på verkstaden är 79 % jämfört med bokslutet (68%) Framförallt beroende på färre personal. IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första kontakten (%) Antalet ärenden som avhjälps vid första samtalet är relativt stabilt. På sikt kommer enklare ärenden som kan lösas direkt gradvis att minska då de löses mer och mer genom självservice och automatisering. IT: % av tid tillgänglig hemsida ( Vi strävar efter 100% tillgänglighet vilket vi oftast uppnår utifrån de faktorer som vi direkt kan påverka, denna gång har vi även lyckats med våra leverantörer. IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Andelen ökar i takt med att kunskapen om självservice stiger, samt att nya tjänster tillkommer efter hand. Ökningen består dock främst i att IT-service egen personal använder självservice som ett arbetsverktyg. Under året kommer resultatet att försämras under en tid då vi byter självserviceplattform och bygger om våra självservicetjänster. %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Senaste mätning från 2017 Delårsrapport Servicenämnden

25 Andel individuella utvecklingsplaner Mätvärdet visar att 79% av de som svarat har uppfattat att de har en individuell utvecklingsplan,. Alla chefer håller samtal enligt mallen med avslutningen "vägen framåt". På blanketten finns också förklaringen att det är en individuell utvecklingsplan. Vi har inte funnit någon förklaring till skillnaden i uppfattning om det finns planer eller inte. Det kan till exempel vara ett otydligt begrepp trots förklaringen på blanketten, det skulle också kunna vara att förväntningarna på en plan är högre än det som kom fram i medarbetarsamtalet. Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar, statistik kan inte tas fram Möjlighet att ta fram statistik för korttidsfrånvaro saknas under Andel ekologiskt producerade livsmedel Kan inte redovisa dessa siffror då vi väntar på inköpsstatistik från Martin och Servera. BUF har lagt en beställning på 42-43% ekologist from April. Tilläggsfakturering 800tkr. Beställningen var innan på 40%. HVF har en beställning på 25%. Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder (AME har inte lämnat statistik 2018) Statistik saknas för de första månaderna Samordningsgrad för samordnad varudistribution Samordningsgrad huvudflöde 78 % Samordningsgrad specialflöde 29 % Total samordningsgrad 72% Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Senaste mätning 2017 Andel svenskt producerat kött Senaste mätning 2017 Genomsnittskostnad per mil för fordon mindre än 3,5 ton Genomsnittskostnaden 41,20kr per mil för fordon < 3,5 ton Värdet redovisas tertialvis i efterskott Personalomsättning FM-service Siffran för personalomsättning bygger på registrerade avgångskoder i lönesystemet och har inte detaljgranskats manuellt. Delårsrapport Servicenämnden

26 Personalomsättning Måltidsservice Siffran för personalomsättning bygger på registrerade avgångskoder i lönesystemet och har inte detaljgranskats manuellt. Personalomsättning IT-service Siffran för personalomsättning bygger på registrerade avgångskoder i lönesystemet och har inte detaljgranskats manuellt. Personalomsättning Kommuntransport Siffran för personalomsättning bygger på registrerade avgångskoder i lönesystemet och har inte detaljgranskats manuellt. Kommuntransports verkstad kommer att omstruktureras och bedömningen har varit att personalstyrkan ska minska. Information om läget har bidragit till uppsägningar. Personalomsättning Halmstad direkt Siffran för personalomsättning bygger på registrerade avgångskoder i lönesystemet och har inte detaljgranskats manuellt. Andel av de fordon under 3,5 ton som Servicekontoret anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel nyanskaffade fordon som drivs med förnybara bränslen är 61,3 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott Andel förnybart bränsle tankat i Servicekontorets fordon under 3,5 ton Andel tankat förnybart innehåll i servicekontorets fordon är 39 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott Delårsrapport Servicenämnden

27 6 Väsentliga händelser Halmstads kommun har stått som värd för lag-vm i bordtennis 29 april - 6 maj. I princip alla av servicekontorets verksamheter har varit delaktiga i förberedelserna i olika omfattning. Merparten av insatserna har gjorts utan att debitera kunden. Delårsrapport Servicenämnden

28 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00055 Ärende SE 2018/00055 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Kommunledningsförvaltningen Remissvar på ärende KS 2017/00459 Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lämna yttrande enligt bilaga. Sammanfattning av ärendet Utifrån en revisionsrapport om granskning av sjukfrånvaron i Halmstads kommun har kommunstyrelsen gett den centrala HR-avdelningen i uppdrag att utreda friskvårdsbidrag och obligatorisk friskvård. Kommunstyrelsen har beslutat om en tidplan utifrån kommunledningsförvaltningens utredning. Nämnderna ska svara senast 15 juni 2018 när det gäller likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Avsikten är att ärendet behandlas av kommunfullmäktige 25 september De personalekonomiska schablonerna för bidraget behandlas av personalutskottet och kommunstyrelsen efter kommunfullmäktiges beslut. I remissen till nämnderna ber kommunledningsförvaltningen om synpunkter på fem förslag. De fem förslagen är 1. ett likställt friskvårdsbidrag på 2000 kronor per medarbetare. 2. friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto 3. friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna 4. uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år 5. friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Servicekontoret föreslår att servicenämnden ställer sig bakom förslagen och kommunledningsförvaltningens utredning. Fördelar som nämns i utredningen är såväl hälsoaspekter för medarbetare som en attraktiv arbetsgivare. Servicekontoret föreslår att servicenämnden uppmärksammar kommunledningsförvaltningen om att flera av servicekontorets verksamheter har sluten redovisning som inte finansieras av anslag och att handläggningen bör anpassas till det. Ärendets beredning Halmstads kommun, «enhet», «OrgGatuadress1», «OrgPostnr» «OrgPostadress» direkt@halmstad.se Sida 1(2)

29 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00055 Servicekontoret har lämnat uppgift till kommunledningsförvaltningen om de hälsofrämjande satsningar som görs i förvaltningen. Inför svar på remiss har förvaltningens ledningsgrupp diskuterat frågan. Förslaget till beslut samverkas 4 juni Information om beslutet Servicenämndens beslut och yttrande sänds till kommunledningsförvaltningen. Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Gunni S Heland, organisationsutvecklare Halmstads kommun, «enhet», «OrgGatuadress1», «OrgPostnr» «OrgPostadress» direkt@halmstad.se Sida 2(2)

30 Yttrande Servicekontoret SE 2018/00055 Remiss likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Servicenämnden har inget att invända mot förslaget till friskvårdsbidrag och att det utbetalas mot uppvisande av kvitto. Nämnden vill uppmärksamma kommunledningsförvaltningen om att servicekontoret har flera verksamheter med sluten redovisning som inte finansieras av anslag och att handläggningen bör anpassas till det. Servicenämnden har inget att invända mot kommunledningsförvaltningens kostnadsberäkning. Nämnden instämmer i remissens formulering att friskvård på arbetstid är svår att genomföra. Servicekontoret Maria Söderberg (MP) Carl Westman, förvaltningschef Halmstads kommun, Servicekontoret, Box 153, Halmstad Sida 1(1) direkt@halmstad.se

31 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Ärende KS2017/00459 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Sammanfattning av remissärendet Till samtliga nämnder och styrelser för yttrande. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder och styrelser senast Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Frågeställningar I remissen vill kommunledningsförvaltningen ha synpunkter på förslagen. 1. Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) 2. Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto 3. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna 4. Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år 5. Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

32 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Utredning jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper 2. Friskvårdsförmåner nuläge inom förvaltningar och bolag 3. Protokollsutdrag från KS beslut (Dnr 2017/ ) 4. Tjänsteskrivelse (KS 2017/00459) 5. Instruktion om att svara på remiss: Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

33 Utredning - jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper

34 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte... 4 Uppdrag... 4 Arbetsgrupp... 5 Nuläge... 5 Så här ser det ut i andra kommuner... 7 Det här säger forskningen... 8 Förslag... 9 Motivering Styrkor Risker Målgrupp Kostnad Bilaga 1 Nuläge, friskvårdförmåner inom förvaltningar och bolag 2

35 Sammanfattning Halmstads kommun står inför stora utmaningar att rekrytera nya medarbetare för att möta nuvarande och framtida behov. En viktig del är att skapa förutsättningar för att behålla redan anställd personal där en betydande del utgörs av det förebyggande arbetet mot arbetsrelaterad ohälsa. Parallellt är det viktigt att upprätthålla och stärka kommunens varumärke som arbetsgivare. Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Utifrån benchmark med andra kommuner har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning kommit fram till följande förslag: Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. De hälsobefrämjande insatser som satsas på medarbetarna ökar möjligheten i att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla sina medarbetare. Det ökar också möjligheten att attrahera nya medarbetare. Men att arbetsgivaren vinner på medarbetarnas välbefinnande betyder ju inte att de anställda förlorar. Tvärtom, är de i högsta grad vinnare. Det förbättrade välbefinnandet tar ju inte slut när man lämnar arbetet. Att orka mer och må bättre ökar istället de medarbetarnas möjligheter till en rik fritid. Att främja hälsan ger en vinna vinna situation. I Halmstads kommuns HR-riktlinje tydliggörs att arbetsgivarens strävan är att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar frustration och en känsla av orättvisa bland kommunens medarbetare. 3

36 Inledning Inom Halmstads kommun pågår ett aktivt strategiskt och operativt arbete för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Det pågår också flera satsningar för att Halmstads kommun ska vara ett fortsatt attraktivt val för nya medarbetare. Detta är en prioriterad fråga för kommunstyrelsen. Men för att lyckas bli en ännu attraktivare arbetsgivare och få ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv behövs ytterligare insatser. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har PwC genomfört en granskning av sjukfrånvaron. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och ett antal nämnder bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål gör PwC bedömningen att kommunstyrelse och nämnder till övervägande del bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort i samband med granskningen har de lämnat några rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Denna fråga bedömer revisorerna har främst bäring på kommunens varumärke som arbetsgivare och till mindre del har betydelse för utfallet vad gäller sjukfrånvaron. I den senare delen tror revisorerna att de riktade insatser som genomförs i nuläget via den centrala HRfunktionen ger ett bättre utfall. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Fram till och med 2009 erbjöd Halmstads kommun sina anställda ett friskvårdsbidrag på maximalt kr per medarbetare och år (gällde endast nämnderna). Erbjudandet gällde för alla med en anställning på minst tre månader. Under 2009 nyttjade anställda friskvårdsbidraget. Uppdrag Enligt beslut i kommunstyrelsen har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas till nämnder och styrelser. 4

37 Syfte Syftet med utredningen är att ta fram förslag på ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernens medarbetare samt att utreda möjligheten för obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetare i miljöer som är fysiskt krävande. Arbetsgrupp En arbetsgrupp med representanter från verksamheterna har diskuterat fram ett förslag gällande ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernen. Deltagare i arbetsgruppen: Karin Jonsson, barn- och ungdomsförvaltningen Maria Winkler, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Catharina Gyllenkvist, hemvårdsförvaltningen Christer Sernemyr, Kommunal Malin Hansson, Lärarförbundet Marita Lindau, kommunledningsförvaltningen Nuläge Samtliga förvaltningar och bolag inom Halmstads kommun erbjuder sina anställda någon form av friskvårdförmån, se bifogad bilaga. På en del förvaltningar och bolag erbjuds friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år, allt från 800 kr till kr per medarbetare. Andra förvaltningar och bolag erbjuder träning på arbetstid eller aktiviteter anordnade av förvaltningens hälsoinspiratörer. Erbjudande om både friskvårdsbidrag och träning på arbetstid förekommer också. Rundfrågning bland förvaltningar och bolag visar att medarbetarnas nyttjande av friskvårdförmånerna varierar. De flesta förvaltningar och bolag kan inte se någon direkt koppling mellan sina friskvårdsförmåner och sänkt sjukfrånvaro. Några har däremot lyft fram att friskvårdsförmånen upplevs som en attraktiv arbetsgivarinsats av medarbetarna. Att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i tydliggörs i Halmstads kommuns HR-riktlinje. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar irritation bland kommunens medarbetare. Flera uttrycker att förvaltningar och bolag konkurrerar om medarbetarna genom att erbjuda olika förmåner. Det finns också en upplevelse av orättvis behandling. 5

38 Inom Halmstads kommun är det endast brandmännen som har obligatorisk träning på arbetstid. För att få arbeta som brandman testas fysiken före och under anställning genom särskilda fysiska tester med arbets-ekg och läkarundersökning för att konstatera att man är fullt frisk. Schemalagd träning är dock ytterst sällsynt för övriga yrkesgrupper. Ingen av de tillfrågade kommunerna erbjuder detta. Några förvaltningar inom Halmstads kommun erbjuder träning på arbetstid när arbetet tillåter. Detta gäller framförallt för medarbetare som kan gå ifrån jobbet utan att ersättare sätts in. Obligatorisk träning på arbetstid är problematisk för de yrkesgrupper som inte kan gå ifrån jobbet. Ska detta bli möjligt måste man hitta nya schemalösningar. 6

39 Så här ser det ut i andra kommuner Benchmark visar att samtliga kommuner som kontaktats erbjuder ett friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år. Summan varierar mellan 500 kr och kr per medarbetare och år. Några kommuner erbjuder friskvårdsförmåner via en portal 1 andra gör det inte. Det är dock flera kommuner som uppger att de utreder om de ska upphandla en förmånsportal. Någon kommun anger att bolagen har samma friskvårdsförmåner som förvaltningarna, andra har inte det. Ingen av de tillfrågade kommunerna/regionen erbjuder obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Kommun/region Summa per anställd och år Förmånsportal Inklusive bolag Eslöv kr Nej Har ej lämnat svar Helsingborg kr Ja Nej Hässleholm 750 kr Nej Ja (de flesta kommunala bolagen väljer att ha samma nivå, fast vissa har en högre summa) Kristianstad kr Nej Har ej lämnat svar Laholm kr Friskvårdskort med ett basutbud för de som inte nyttjar friskvårdspengen. Friskvårdskortet är på 200 kr per medarbetare Har ej lämnat svar Lund kr Nej Nej Malmö kr Nej Nej Region Skåne kr Nej gäller ej inom Region Skåne Sjöbo kr Ja Nej Svalöv 600 kr Ja Har ej lämnat svar Varberg kr Nej Har ej lämnat svar Ängelholm kr Ja Nej Östra Göinge 500 kr Nej Har ej lämnat svar 1 Förmånsportal med erbjudande om rabatterade förmåner. 7

40 Det här säger forskningen En aktivitet som de flesta arbetsgivare genomför är att erbjuda friskvårdsbidrag. Men gör det någon skillnad? Vilken friskvård hjälper egentligen mot psykisk ohälsa och stress, de vanligaste problemen i arbetslivet? Och hur skapar man friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron? Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. Anders Hansen, överläkare i psykiatri vid Sophiahemmet, har forskat kring hur träning direkt påverkar hjärnans funktioner och vår hälsa. Han menar att fysisk aktivitet är det viktigaste man kan göra för sin hjärna. - När du rör på dig blir du inte bara piggare och mår bättre. Träning påverkar även koncentrationen, minnet, sömnen, kreativiteten och stresståligheten till och med din personlighet och intelligens. Du tänker helt enkelt snabbare och kan lägga i en extra mental växel, till exempel för att kunna koncentrera dig när det är stökigt omkring dig. Anders Johrén, författare, föreläsare och utredare kring ekonomiska argument för friskvård, ser att friskvård allt mer har gått från att vara en förmån till att bli, om den genomförs effektivt, en lönsam kapitalsatsning. Anders har arbetat med de här frågorna sedan 1980-talet. - De som har störst potential att få avkastning på sin satsning är organisationer där det finns risk för sjukfrånvaro och där man kan påverka dem som har förhållandevis dålig kondition, säger Anders Johrén. Cecilia Ljungblad, lektor på sektionen för arbetsliv och välfärd på Högskolan i Borås har bland annat skrivit en avhandling om hälsofrämjande arbete för medarbetare i vård och omsorg. - Det finns stora fördelar med att arbeta med hälsa på arbetsplatsen både eftersom vi når många människor och att vi spenderar en stor del av vår vakna tid på jobbet. Små förbättringar kan ge stor inverkan, säger Cecilia Ljungblad. - Det vi har kunnat se är att det är viktigt för arbetsgivaren att arbeta både med organisatoriska insatser, som ledarskap och medarbetarfrågor. Och att det är viktigt att jobba med individinriktade insatser, som att skapa förutsättningar för medarbetarna att göra hälsosamma val. Friskvård är ett exempel, säger Cecilia Ljungblad. Hon trycker dock på att medarbetarnas delaktighet och möjlighet till inflytande är en förutsättning för att hälsofrämjande arbete ska göra skillnad. 8

41 Förslag Arbetsgruppen har diskuterat för- och nackdelar med olika friskvårdsförmåner och kommit fram till följande: Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Subventionerade friskvårdsaktiviteter via någon portal kan vara intressant eftersom det blir billigare för den som nyttjar aktiviteten, men begränsande eftersom man är hänvisad att använda de aktiviteter som finns i portalen. Det finns också en kostnad för att använda portalen. Kommunledningsförvaltningens förslag är: Ett kommungemensamt friskvårdsbidrag på kr per anställd och år (utifrån Skatteverkets regler) kr är relevant utifrån vad andra jämförbara kommuner erbjuder och kostnader för olika friskvårdskort etc. otionochfriskvard/skattefriaformanerao c7b1442f256baee714.html Frisvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Ett likställt friskvårdsbidrag i kombination med andra insatser skapar förhoppningsvis friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron. Andra insatser kan vara att varje förvaltning och bolag: ser till att det finns en gemensam hälso- och arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ arbetar långsiktigt med hälso- och arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare" arbetar för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna har aktiva hälsoinspiratörer som initierar friskvårdssatsningar följer upp de insatser som görs och drar slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs. 9

42 Motivering Styrkor Fördelarna med ett friskvårdsbidrag är att det är flexibelt, enkel, lätt att mäta, rättvist (alla kan välja), rekryteringsfördel och att medarbetare utövar friskvården på fritiden. En morot för de som vill komma igång och ett sätt att stötta/ främja att de som redan är aktiva fortsätter att vara det. Friskvårdsbidraget kan bidra till att medarbetaren känner sig uppskattad och sedd av sin arbetsgivare, detta kan leda till att engagemanget inför arbetet ökar. Förmånen kan bidra till att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla medarbetare som redan arbetar i kommunen. Men det kan även vara lättare attrahera arbetssökanden och att kommunen ökar sin attraktivitet som arbetsgivare. Alla kan välja träningsställe utifrån intresse, geografiskt läge och andra faktorer som gör att en träningsanläggning/aktivitet passar bättre än en annan. Årskort på en träningsanläggning är ganska dyrt och den summa som medarbetarna får som bidrag utgör endast en del av kostnaden vilket gör att den anställde får bidra med en viss del, vilket skulle kunna öka motivationen att använda verkligen träna. Friskvårdsbidraget kan vara både främjande, förebyggande och rehabiliterande aktivitet för medarbetare beroende på individens utgångsläge. Med hjälp av att erbjuda friskvårdsbidrag kan arbetsgivaren uppmuntra medarbetarna till goda levnadsvanor och ökad fysisk aktivitet. Bidraget kan användas till Skatteverkets lista vilka täcker många olika fysiska aktiviteter men det täcker även olika behandlingar så som massage, fotvård, utöva yoga, mindfulness med mera. En annan effekt av att erbjuda friskvårdsbidraget är att cheferna får ytterligare ett verktyg för att arbeta främjande och förebyggande i sin verksamhet. Det kan bli en naturlig del av vardagen att prata kring hälsa. Den administrativa delen kring ett kommungemensamt friskvårdsbidra borde inte vara något större problem eftersom hanteringen är en vanligt förekommande i arbetslivet sedan länge och medför då inte den kostnad som en portal skulle innebära. Risker Att vi inte når de som mest behöver satsningen. Om det inte införs i hela kommunkoncernen finns en risk att verksamheterna konkurrerar mot varandra. Om det inte är öronmärkta pengar för friskvårdsbidrag kommer det prioriteras bort vid besparingstider. 10

43 Målgrupp Friskvårdbidraget ska gälla samtliga anställda, oavsett anställningsform (enligt Skatteverkets regler). Vikarier, projekt- och timanställda ska erhålla friskvårdsbidraget proportionellt i förhållande till anställningstiden. Föräldralediga och sjukskrivna har också rätt till friskvårdsbidraget. Medarbetare med övrig tjänstledighet har dock rätt till friskvårdsbidraget när de avslutar sin tjänstledighet och återgår i tjänst. Kostnad Den 31 december 2017 hade Halmstads kommuns nämnder årsarbetare (tillsvidareanställda och visstidsanställda). Timavlönad personal uppgick till 618 årsarbetare. Helt friskvårdsbidrag är kr per medarbetare och år. Nyttjandegrad 75 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 50 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 75 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 75 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) Kostnad för Halmstads kommun Cirka 13 Mkr Cirka 8,5 Mkr Cirka 9,5 Mkr Cirka 5 Mkr Cirka 6,4 Mkr Cirka 3 Mkr 11

44 Friskvårdsförmåner - nuläge inom förvaltningar och bolag Bilaga 1 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Barn- och ungdomsförvaltingen kr per medarbetare kr (avsatt budget 2017 var 864 ansökningar 2017 (man kan Attrakitv arbetsgivare- positiv och år kr) ansöka flera gånger tills man har respons på detta Byggnadskontoret 1,5 timmas friskvård på arbetstid + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt. nått upp till taket) 0 kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt Friskvårdstiden har gjort att en del har börjat röra på sig, som inte gjorde det innan. Några tränar tillsammans, bra för gemenskapen. Man sporrar varandra. När vi anställt ny personal har vi berättat om friskvårdstiden något uppfattats positivt! Fastighetskontoret Hemvårdsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen (samhällsbyggnadskontoret) Kommunledningsförvaltningen (stadskontoret) 1 timmas träning på arbetstid per vecka 800 kr per medarbetare och år 1 timmas träning på arbetstid per vecka 1 timmas träning på arbetstid per vecka kr (500 kr/timma) Under 2017 nyttjades friskvårdtimman ungefär 711 timmar, fördelat på 52 anställda Finns inget underlag då man startade Finns inget underlag på detta, 2018 då man startade 2018 Arbetstid Planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen registrerade totalt 731 utnyttjade friskvårdstimmar under Medarbetare har dock kommenterat att de tycker det är svårt att hinna ta ut sin friskvårdstimma pga hög arbetsbelastning Arbetstid Inga uppgifter på nyttjandegraden Klart en högre attraktivitet och med det följer en lägre sjukfrånvaro. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i % av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaron minskat från 5,8 % under 2016 till 4,8 % under För tidigt att säga, insatsen startade 2018 Det går inte att uttala sig om några kontkreta effekter. Sjukfrånvaron har ökat ett antal år och när det gäller attraktivitetssynpunkt så är 1 friskvårdstimme/ vecka inte ett insäljande argument vid rekrytering av ingenjörer och arkitekter (dvs de svårrekryterade grupperna) Inga uppgifter gällande effekter

45 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Kulturförvaltningen Kulturförvalningen har kr Upplevelsen är att Det har kanske inte gett den effekt som inget friskvårdsbidrag men aktiviteteterna nyttjas. Det finns önskats eftersom sjuksfrånvaron har erbjuder 30 minuters friskvårdsbidrag per vecka + förmåner via sina hälsoinspiratörer dock ingen statistik av nyttjandegraden av respektive aktivitet ökat (har även andra förklaringar) Laholmsbuktens VA Miljöförvaltningen kr per medarbetare och år 1 timmas friskvård på arbetstid och möjlighet till massage + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga Inget svar Räddningstjänsten Servicekontoret 200 kr per tillfälle och högst 5 gånger per år (per medarbetare) kr per medarbetare och år kr I princip uteslutande kiropraktor och massage kr (cirka) Upplevelsen är att de aktiviteter som erbjuids används Inget belägg att det ger lägre sjukfrånvaro, däremot är det attraktivt för en stor del av personalen som har ryggproblem, nackproblem etc. Man har inte sett några påtagliga effekter på sjukfrånvaron och hälsan, däremot upplever cheferna att en känsla av omtanke sprider sig, bidraget är en del i arbetet för att vara en attraktiv arbetsgivare

46 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Socialförvaltningen Socialförvaltningen har inget friskvårdsbidrag men erbjuder andra förmåner via sina hälsoinspiratörer kr Racketsport i Söndrumshallen, samt simning på Actic utnyttjas flitigt av medarbetarna. Fler och fler besöker gymmet. En av anledningarna till att dessa aktiviteter är populära kan vara att man själv går när det passar och inte behöver anpassa sig till en bestämd tid. Lunchyogan är också populär. Antalet PRIOgrupper ökar. Hälsoinspiratörerna vill bidra till att göra socialförvaltningen till en attraktiv, hälsoengagerad arbetsplats bland annat genom ett flertal förmåner, projekt och insatser inom området förebyggande friskvård Teknik- och fritidsförvaltningen kr per medarbetare och år kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för 2017 I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga. Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen Erbjuder friskvårdsbidrag på 1000 kr till tillsvidare och visstidsanställdpersonal med månadsanställning enligt AB på sex månader eller längre. Erbjuder även innebandyträning en gång i veckan. Övriga aktiviteter på respektive enhet fortsätter även som tidigare kr (avsatt under 2018) Finns inget underlag på detta ännu då man startade i jan För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 Destination Halmstad AB kr till gymkort kr 2017 nyttjade 19 av 27 anställda 500 kr får användas relativt hela eller delar av de kr fritt till någon utbildning Inga uppgifter gällande effekter

47 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Halmstads Energi och Miljö AB (HEM) 1500 kr per medarbetare och år + massage + aktiviteter via en personalförening och en konstförening kr Friskvårdsbidraget utnyttjas av ca 40 anställda per år massage ca 11 tim/vecka under "terminerna" Kan inte mätas eftersom man inte gjort någon förändring av förmånerna de senaste åren Halmstads Fastighets AB (HFAB) 4000 kr/medarbetare och år. Friskvårdsbidraget gäller för alla anställda oberoende av anställningsform. Vid kortare anställning kan bidraget ges i förhållande till anställningens längd kr Det används till olika typer av träningskort och träningskurser Relativt låg och konstant sjukfrånvaro. Det upplevs som positivt av befintliga anställda. I rekryterings-sammanhang anser man att friskvårdsbidraget är förmånligt Halmstads Flygplats AB kr per medarbetare och år kr 12 anställda nyttjade friskvårdsförmånen 2017 Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Halmstads Stadsnät AB Halmstads Näringslivs AB High Five kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr Det förs ingen statistik men man uppskattar inte att förmånerna utnyttjas i någon större utsträckning Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter kr För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018

48 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00061 Ärende SE 2018/00061 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Kommunledningsförvaltningen Svar på motion - utred möjligheten till en kommunal fordonspool Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige att inte bifalla Vänsterpartiets motion om möjlighet till kommunal fordonspool. Sammanfattning av ärendet Tania Bengtsson, Vänsterpartiet, har inkommit med en motion till kommunfullmäktige om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool. Fordonspoolen föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. När fordonen inte nyttjas av kommunen själv skulle dessa göras tillgängliga för anställda och kommuninvånare. Kommuner får inte driva verksamhet som riskerar att slå ut privata företag. En snabb koll i närområdet visar på att det finns minst två aktiva etablerade privata aktörer med tre fordonspooler i Halmstad och möjligheten för nya aktörer att etablera sig är god. Att etablera en kommunal fordonspool i egen regi innebär direkt osund konkurrens med befintliga och kommande privata aktörer i Halmstad. Att upphandla några fordon från extern leverantör som skulle få användas av allmänheten är heller inte aktuellt eftersom det redan finns privata aktörer som erbjuder detta. Servicekontoret föreslår att servicenämnden föreslår kommunfullmäktige att inte bifalla Vänsterpartiets motion om möjlighet till kommunal fordonspool. Ärendets beredning Ärendet har beretts av verksamhetschef för kommuntransport samt av förvaltningschefen. Beskrivning av ärendet Bakgrund Tania Bengtsson, Vänsterpartiet har inkommit med en motion till kommunfullmäktige om att utreda möjligheten till en kommunal fordonspool. Fordonspoolen föreslås innefatta både bilar, elcyklar och cyklar. När fordonen inte nyttjas av kommunen själv skulle dessa göras tillgängliga för anställda och kommuninvånare. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

49 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00061 Strategi- och utredning på samhällsbyggnadskontoret vill ha underlag från servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden och kommunstyrelsens personalutskott, för att ge förslag till ställningstagande av remissen. Frågor till servicenämnden: Är det möjligt att inkludera andra fordon än bilar i den kommunala fordonsparken, till exempel elcyklar och cyklar. Är det möjligt att komplettera fordonsparken med några fordon som upphandlas av en extern aktör och på så sätt kan göras tillgänglig för privatpersoner. Servicenämnden ansvarar genom kommuntransport för kommunens fordon. Större delen av kommunens 650 fordon under 3,5 ton är utlokaliserade hos kommunens olika verksamheter. Kommuntransport har även en fordonspool för resor i tjänsten. Fordonspoolen finns på två platser, Torggaraget samt på Nymansgatan. Fordonspoolen är att betrakta som en korttidsuthyrning för kommunens egna verksamheter. Analys och förslag Diskussionen om bilpool är inte ny. Servicenämnden erhöll (KS 2007/0313) uppdraget att upphandla extern bilpool. Upphandling av Bilpoolstjänst (KS 2009/0334) skedde under hösten Med anledning av att kostnaden för vinnande anbud översteg tillgänglig budget avbröts upphandlingen enligt beslut Efter samråd med stadskontorets upphandlingsenhet förordades att ny upphandling tidigast skulle ske ett år senare. En ny utredning (SE 2008/0104) ledde till beslut att starta en intern stängd bilpool i egen regi. Det är den bilpoolen som används av kommunens verksamheter idag. Kommunens fordon används av verksamheterna alla tider på dygnet och stora krav ställs på tillgänglighet. Kommuntransport jobbar därför tillsammans med de beställande verksamheterna för att effektivisera användandet av fordonen så mycket det går. I skrivande stund pågår arbete med att ta fram förslag på ny fordonspolicy. I denna lyfts den interna bilpoolen fram som en bra möjlighet att öka nyttjandegraden. Det är möjligt att utöka fordonspoolen med såväl cyklar som elcyklar om intresse från kommunens verksamheter finns. Kommuner får inte driva verksamhet som riskerar att slå ut privata företag. En snabb koll i närområdet visar på att det finns minst två aktiva etablerade privata aktörer med tre fordonspooler i Halmstad och möjligheten för nya aktörer att etablera sig är god. Att etablera en kommunal fordonspool i egen regi innebär direkt osund konkurrens med befintliga och kommande privata aktörer i Halmstad. Att upphandla några fordon från extern leverantör som skulle få användas av allmänheten är heller inte aktuellt eftersom det redan finns privata aktörer som erbjuder detta. Med ovanstående argument föreslår servicekontoret att servicenämnden föreslår kommunfullmäktige att inte bifalla Vänsterpartiets motion om möjlighet till kommunal fordonspool. Konsekvenser av förslaget - Ärendets beslutsgång Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

50 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00061 Motionen remitteras till Servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott till 30 juni Samhällsbyggnadskontoret inväntar underlag och synpunkter för att därefter ge förslag till ställningstagande av remissen. Information om beslutet Servicenämndens beslut sänds till kommunledningsförvaltningen Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Michael Elofsson, Verksamhetschef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad Sida 3(3)

51 Remissärende Kommunledningsförvaltningen KS 2018/00120 Ärende KS 2018/00120 Motion - Utred möjligheten till en kommunal fordonspool Sammanfattning av remissärendet Kommunstyrelsen har beslutat att remittera motionen till servicenämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsens personalutskott för svar senast Frågeställningar Frågor till servicenämnden; Är det möjligt att inkludera andra fordon än bilar i den kommunala fordonsparken, till exempel elcyklar och cyklar. Är det möjligt att komplettera fordonsparken med några fordon som upphandlas av en extern aktör och på så sätt kan göras tillgänglig för privatpersoner. Frågor till teknik- och fritidsnämnden; Finns lämpliga parkeringsytor för bilar, elcyklar och cyklar som kan användas av fordon för både kommunala resor och bokas för privat bruk. Hur ställer sig teknik- och fritidsnämnden till hyrcykelsystem. Frågor till kommunstyrelsens personalutskott; Hur ser personalutskottet på möjligheten att erbjuda anställda tillgång till fordon i tjänsten och för privat bruk. Informationsunderlag 1. Motion Utred möjligheten till en kommunal fordonspool, Protokollsutdrag, , KS Tjänsteskrivelse, Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Karin Larsson, Miljöstrateg Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(1)

52 HALMSTADS KOMMUN Dnr i G Utred möjligheten till en kommunal fordonspool Motion till Halmstad kommunfullmäktige Cykelbibliotek, Fritidsbank: kommunala verksamheter i Halmstad som bygger både på minskad klimatpåverkan och fördelning av resurser. Vänsterpartiet är mycket positiva till denna utveckling. En kommunal fordonspool för kommunens anställda och övriga invånare menar vi är en fortsatt del av detta. Att inte äga en egen bil kan ha olika orsaker, dels kan det vara av ekonomiska skäl och/eller för att man vill minska sin klimatpåverkan. Samtidigt förfogar kommunen över en stor fordonsflotta, med olika typer av miljöbilar, men också av elcyklar och vanliga cyklar. En del av dessa fordon står ofta stilla och skulle kunna vara en del av en kommunal fordonspool. Dessutom uppdaterar kommunen ständigt sin fordonspark. Förutom att en fordonspool är en klimat- och fördelningsfråga kan också en sådan verksamhet leda till minskad trängsel på gator och vägar samt till ett mindre behov av parkeringsplatser i kommunen. Ökad tillgänglighet av olika typer av cyklar är dessutom bra för folkhälsan. Det finns begränsningar för hur en kommun får agera på en marknad. I flera andra kommuner där bilpooler införts har därför samarbete inletts med andra aktörer. Detta skulle vi också kunna göra i Halmstad. Andra sätt att organisera en sådan verksamhet skulle också kunna undersökas. Privatpersoner får inte heller köra bilar med kommunens logga, därför behöver också detta hanteras. Vänsterpartiet yrkar att: Halmstad kommun utreder möjligheten att införa en kommunal fordonspool utifrån motionens intentioner. Tania Bengtsson gruppledare Vänsterpartiet

53 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00063 Ärende SE 2018/00063 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Servicekontoret Vision Servicekontoret Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta föreslagen vision med tillhörande beskrivning. Sammanfattning av ärendet Sedan 2015 har servicekontoret jobbat mot en vision som lyder: Vi skapar en bättre vardag för våra kunder, invånare och medarbetare. Visionen är en utveckling av en tidigare vision som lydde Vi skapar en enklare vardag för våra kunder, invånare och medarbetare. Vid en chefsträff under våren 2018 uppmärksammade en av cheferna att visionen inte uppfyller definitionen av en vision egentligen och att den är svår att jobba mot. Definition av vision enligt Wikipedia: En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet Ofta bygger målsättningarna i organisationen på en vision som man arbetar efter. Förslag på ny vision och tillhörande beskrivning: Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare. Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter. Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet. Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras. Den föreslagna visionen med beskrivande text ökar möjligheten för verksamheten och dess medarbetare att sträva mot en gemensam, tydlig, kommunicerad och förstådd framtidsbild. Visionen är en bra stomme att använda när nämnden fastställer verksamhetsplaner framledes och bidrar till långsiktighet i utvecklings- och förändringsarbetet. Att vara ett riktmärke för andra bör leda till positiva sociala, ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Ärendets beredning Ärendet har beretts av serviceförvaltningens ledningsgrupp tillsammans med övriga chefer. Fackliga representanter har deltagit inom ramen för samverkan. Servicenämnden har tagit del av visionsarbetet på sammanträdet i maj 2018 som en informationspunkt. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(4)

54 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00063 Beskrivning av ärendet Bakgrund Sedan 2015 har servicekontoret jobbat mot en vision som lyder: Vi skapar en bättre vardag för våra kunder, invånare och medarbetare. Visionen är en utveckling av en tidigare vision som lydde Vi skapar en enklare vardag för våra kunder, invånare och medarbetare. Vid en chefsträff under våren 2018 uppmärksammade en av cheferna att visionen inte uppfyller definitionen av en vision egentligen och att den är svår att jobba mot. Vid en avstämning med kommunjurist framkom också att om visionen handlar verksamhetens inriktning och kvalitet ska den vara beslutad av nämnden. Analys och förslag Definition av vision enligt Wikipedia 1 : En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet Ofta bygger målsättningarna 2 i organisationen på en vision som man arbetar efter. Definition av vision enligt Motivation.se Sveriges ledarskapssajt 3 : Visionen beskriver den bild som vi ständigt strävar mot, en önskad idealsituation som vi ständigt vill uppnå men som vi aldrig räknar med att kunna nå fram till. Visionen beskrivs ofta som målet om 100 år. Ett annat sätt att beskriva visionen är att jämföra den med andra målbilder där de kortsiktiga målen är skogsdungen där framme, de långsiktiga målen är bergen i fjärran och att visionen är stjärnan i horisonten. Vi drar oss dit och vi vill dit, men det är alltid en bit kvar. Visionen beskriver vad vi vill ska uppnås, ett framtida tillstånd. Med de definitionerna kan man konstatera att nuvarande vision inte uppfyller kriterierna för en vision utan snarare är en beskrivning av vad vi dagligen gör för att leva upp till vårt reglemente. Servicekontorets ledningsgrupp har under våren gjort ett intensivt arbete för att sätta ord på den riktning som vi på servicenämndens uppdrag strävat mot de senaste åren och som kan vara en ledstjärna framåt. Det stod ganska tidigt klart hur den nya visionen borde se ut och merparten av arbetet har mest handlat om redaktionella ändringar, ordval och förbättrad förståbarhet. Under arbetets gång har förslaget på ny vision (i lite olika redaktionella och grafiska varianter) visats för de fackliga representanterna på ett samverkansmöte och för nämnden som en informationspunkt på ett sammanträde. Servicekontorets ledningsgrupp har uppfattat det som att alla som tagit del av förslaget har tyckt att det är en bra vision. Förslag på ny vision och tillhörande beskrivning: Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare. Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter. Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet. Genom att uppfylla visionen Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(4)

55 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00063 blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras. Den nya visionen uppfyller kraven på en vision enligt definitionen. Den är framåtriktad och något som medarbetare, chefer och politiker kan vara stolta över. Den är lätt att förstå och relatera till, som hel organisation och som enskild medarbetare. Genom att vara ett riktmärke förväntas vi vara modiga och nytänkande och ligga i framkant inom vårt uppdrag för att kunna hjälpa andra framåt. Märk väl att visionen inte säger att vi ska vara bäst; det kan finnas serviceorganisationer som är bättre än oss men då ska det bero på att de har andra förutsättningar som gör att de ligger före. Den tillhörande beskrivningen sätter medarbetarna i första hand. Genom dem, i samarbete med andra intressenter skapar vi resultat. Visionen tydliggör vår roll i kommunorganisationen som ett stöd för kärnverksamheterna och öppnar upp för ett mer omfattande ansvar. Exempelvis i rollen som kontaktcenter där vi vill bidra till en bättre upplevelse och inte bara tillhandahålla grundläggande kommunal service och information. Andra intressenter möjliggör även samarbeten och utveckling som sträcker sig utanför den egna kommunala verksamheten och kan exempelvis vara högskolan, närliggande andra kommuner eller regionen. Visionen bidrar till Halmstads kommuns vision och fungerar väl med gällande reglemente och andra styrande dokument. Servicekontorets fem lönekriterier; Mod och nytänkande, Ansvarstagande, Medkänsla, Serviceförmåga samt Yrkesskicklighet kan användas som verktyg för att nå den. Konsekvenser av förslaget Den föreslagna visionen med beskrivande text ökar möjligheten för verksamheten och dess medarbetare att sträva mot en gemensam, tydlig, kommunicerad och förstådd framtidsbild. Visionen är en bra stomme att använda när nämnden fastställer verksamhetsplaner framledes och bidrar till långsiktighet i utvecklings- och förändringsarbetet. Att vara ett riktmärke för andra bör leda till positiva sociala, ekonomiska och miljömässiga konsekvenser. Ärendets beslutsgång - Beslutsunderlag - Information om beslutet Medarbetare och fackliga representanter på servicekontoret ska informeras om beslutet. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(4)

56 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00063 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad Sida 4(4)

57 Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare. Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter. Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet. Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras.

58 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2018/0022 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden KF 46 Aktualitetsöversyn av framtidsplan 2030 KF 47 Revidering av arvodesbestämmelser 1

59 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige (1) Sida KF 46 Dnr KS 2017/00471 Aktualitetsöversyn av framtidsplan 2030 Beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta Aktualitetsöversyn av Framtidsplan 2030 Strategisk översiktsplan för Halmstads kommun. Ärendet I enlighet med plan- och bygglagen har Halmstads kommun sett över den kommunomfattande översiktsplanens aktualitet. Det konstateras i denna översyn att översiktsplanen till stora delar är aktuell och ett väl fungerande arbetsredskap. Men på grund av förändrade förutsättningar, behov av ytterligare ställningstaganden samt det faktum att många av de utpekade förändringarna i markanvändningen redan är detaljplanelagda och i flera fall genomförda behöver planen likväl revideras för att även fortsättningsvis kunna fungera som ett aktuellt och vägledande underlag vid fysisk planering. För att kommunen fortsatt ska ha en gällande och aktuell översiktsplan föreslår aktualitetsöversynen att ett uppdrag om att revidera planen ges inom kort. Fram tills att en uppdaterad version av översiktsplanen har antagits av kommunfullmäktige gäller Framtidsplan 2030 tillsammans med nu framtagen aktualitetsöversyn. Ärendets beredning Kommunstyrelsen, , 129 Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott, , 70 Kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret Samtliga nämnder och bolag har beretts tillfälle att ta ställning till ett antal frågeställningar gällande översiktsplanen och dess aktualitet. Utifrån inhämtade synpunkter har en bedömning om planens aktualitet gjorts. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta Aktualitetsöversyn av Framtidsplan 2030 Strategisk översiktsplan för Halmstads kommun. Beslutsgång Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Justeringsdag Sekreterare Pontus Vistrand

60 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige (1) Sida Ordförande Johan Rydén Justerare Anders Blomqvist Rose-Marie Edlund

61 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige (3) Sida KF 47 Dnr KS 2017/00518 Revidering av arvodesbestämmelser Beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förändringar enligt bilaga 1 (Arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda - reviderat efter kommunstyrelsen) att gälla från och med 1 januari Ärendet Inför varje ny mandatperiod ska arvodesbestämmelser bli föremål för en översyn. Frågan har därför varit uppe i kommunstyrelsens personalutskott under 2017 ett antal gånger för diskussion. En dragning av bestämmelserna gjordes också för partiernas gruppledare i juni Personalutskottet beslutade senare under hösten att denna översyn ska samordnas med organisationsförändringen gällande Arbetsformer och organisering. Vid sammanträdet i februari 2018 beslutade kommunstyrelsens personalutskott att arvodesbestämmelser skulle skickas ut för synpunkter med anledning av fattade beslut i kommunfullmäktige kring Arbetsformer och organisering. Synpunkter har inkommit från Moderaterna, Socialdemokraterna, Centerpartier, Kristdemokraterna och Vänsterpartiet. Ärendets beredning Kommunstyrelsen, , 124 Kommunstyrelsens personalutskott, , 16 Synpunkter har begärts in från partiernas gruppledare. Kommunstyrelsens personalutskott har diskuterat frågan ett antal gånger under 2017 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förändringar enligt bilaga 1 (Arvodesbestämmelser till Halmstads kommuns förtroendevalda - reviderat efter kommunstyrelsen) att gälla från och med 1 januari Yrkanden Tove Bergman (MP) yrkar att kommunfullmäktige beslutar att anta förändringar enligt kommunstyrelsens förslag, med revideringen i Bilaga A att de extra årsarvodena på 10 % av basarvodet för oppositionsråd som tillika är 2:e vice ordförande i något av kommunstyrelsens utskott stryks. Tania Bengtsson (V) yrkar i första hand att ärendet återremitteras för att: - Tydliggöra reglerna för Verksamhetsberedningen i arvodesreglementet.

62 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige (3) Sida - Se över möjligheten för olika arvoden för gruppledare, beroende på om partiet har kommunråd eller ej, där gruppledare för partier utan kommunråd har ett högre arvode Tania Bengtsson (V) yrkar i andra hand bifall till Tove Bergmans (MP) yrkande och att följande ändringar görs: - Arvodesbestämmelser 7, alla gruppledare får 15 % av basarvodet - Bilaga A: o Kommunråd som tillika är kommunstyrelsens ordförande, 90 % av basarvodet o Övriga kommunråd/oppositionsråd, 80 % av basarvodet Beslutsgång Ordföranden (M) prövar om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras enligt Tania Bengtssons (V) yrkande och finner att ärendet ska avgöras idag. Ordföranden (M) ställer kommunstyrelsens förslag till beslut mot Tania Bengtssons (V) ändringsyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Följande voteringsproposition godkänns: Den som stödjer kommunstyrelsens förslag röstar ja och den som stödjer Tania Bengtssons (V) yrkande röstar nej. Vid omröstningen avges 67 ja-röster samt 4 nej-röster, allt enligt voteringslista, 47. Ordföranden (M) ställer kommunstyrelsens förslag till beslut mot Tove Bergmans (MP) ändringsyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag i sin helhet. Reservation Miljöpartiet och Vänsterpartiet reserverar sig mot beslutet till förmån för sina egna yrkanden.

63 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige (3) Sida Justeringsdag Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Johan Rydén Justerare Anders Blomqvist Rose-Marie Edlund

64 ARVODESBESTÄMMELSER TILL HALMSTADS KOMMUNS FÖRTROENDEVALDA antaget av kommunfullmäktige den 15 december 1988, 313, med senaste ändring den 24 februari 2015, 11 Arvodesprinciper Det enskilda arvodesbeloppet fastställs med hänsyn till uppdragets omfattning och innehåll till viss procentandel av ett basarvode. Basarvodet fastställs enligt det belopp som utges till ledamöterna vid Sveriges Riksdag. Avstämning sker vid det tillfälle som Riksdagens arvodesnämnd fastställer detta arvode. Det då fastställda arvodet träder i kraft 1 januari året därpå. Årsarvodet för 2018 är kronor och månadsarvodet är kronor. Tillämpningsområde 1 Där inte annat sägs nedan gäller dessa bestämmelser för kommunens förtroendevalda, vilka innehar förtroendeuppdrag enligt följande: - Ledamot och ersättare i kommunfullmäktige. - Ledamot i kommunal nämnd. Kommunstyrelsen är en sådan nämnd. - Ledamot i kommunal bolagsstyrelse. - Ledamot i av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen tillsatt kommitté eller beredning. - Ledamot i kommunal nämnds utskott eller beredning i den mån detta organ uttryckligen inrättats genom beslut i kommunfullmäktige. - Ledamot i en av en nämnd utsedd tillfällig kommitté vald bland nämndens ledamöter och ersättare. Tillfällig kommitté med ledamöter och ersättare från flera nämnder utsedd av kommunstyrelsen. - Ledamot av delegation som utsetts att bevaka kommunens rätt i bolag och övriga företag där kommunen har intressen liksom partirepresentant som kommunen enligt bolagsordning, konsortialavtal eller annan överenskommelse utsett att närvara vid bolagsstämma. - Ledamot i kommungemensam nämnd. - Kommunens revisorer, lekmannarevisorer i bolag och dess ersättare.

65 - Ersättare, som ej tjänstgör i ledamots ställe, vid sammanträde med kommunal nämnd och kommunal bolagsstyrelse; dock icke ersättare för revisor i andra fall än då dennes närvaro är erforderlig på grund av gällande föreskrifter om närvaroskyldighet. Dessa bestämmelser gäller även - Representanter för organisationer/intressegrupper i organ som är obligatoriska för kommunen att inrätta. Ersättningsformer 2 Enligt dessa bestämmelser kan följande slag av ersättningar utgå: a) Arvode i form av årsarvode, grundarvode, sammanträdesarvode och förrättningsarvode. b) Kostnadsersättning i form av traktamente, reseersättning och övriga ersättningar enligt och 15 nedan. c) Ersättning för förlorad arbetsförtjänst. d) Ersättning för förlorad pensionsförmån. Årsarvode och grundarvode 3 Årsarvode utgår enligt kommunfullmäktiges särskilda beslut (Bilagor A och B). Grundarvode utgår till ledamöter och ersättare i fullmäktige, nämnd, bolagsstyrelse eller permanent kommitté enligt kommunfullmäktiges särskilda beslut (Bilaga C). Avgår förtroendevald, som har årsarvode och/eller grundarvode, under tjänstgöringsperioden, fördelas arvodet mellan denne och den som träder i dennes ställe, i förhållande till den tid, varunder var och en av dem innehaft uppdraget. Kommunråd/oppositionsråd 4 Kommunråd/oppositionsråd erhåller årsarvode enligt bilaga A, men ingen ersättning därutöver förutom tillägg som motsvarar semesterdagstillägg för arbetstagare anställda i kommunen. Detta tillägg utbetalas utan samband med uttagen ledighet vid kalenderårets slut. Skulle heltidsengagerat kommunråd/oppositionsråd inneha ordförandeuppdrag för vilket särskilt arvode enligt bilaga B är fastställt, ska detta arvode ej utgå.

66 Kommunråd/oppositionsråd med deltidsuppdrag äger ej rätt till grundarvode, ersättning för deltagande i sammanträde eller förrättning berörande kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. För sidouppdrag utöver ovan nämnda utgår ersättning enligt arvodesbestämmelserna. För kommunråd/oppositionsråd med deltidsuppdrag som även har ordförandeuppdrag med årsarvode ska ersättningen sammantaget inte överstiga ersättningen för heltidsengagerat kommunråd. För heltids- och deltidsengagerade kommunråd/oppositionsråd gäller att de är berättigade till ledighet som motsvarar semester för arbetstagare anställda i kommunen med motsvarande ålder. Heltids och deltidsengagerade kommunråd/oppositionsråd är vidare tillförsäkrad ett socialt försäkringsskydd jämte grupplivförmåner som motsvarar det som gäller för arbetstagare anställda i kommunen. Kommunen har antagit särskilda pensionsbestämmelser för förtroendevalda. För förtroendevald med årsarvode enligt Bilaga A ska, vid bortovaro över 14 kalenderdagar, frågan om reducering av arvodet prövas av kommunstyrelsen Ordförande/vice ordförande 5 Årsarvode utgår till ordförande och vice ordförande enligt Bilaga B. Förtroendevald ordförande och vice ordförande har ej rätt till grundarvode, annat arvode, arvode för sammanträde (varken inom eller utom kommunen) eller arvode för förrättning inom kommunen, som berör samma nämnd eller kommitté som årsarvodet avser. Tillkommer extraordinära uppgifter, tillfälliga beredningar el dyl för ordförande eller vice ordförande som inte kunnat förutsägas ingå i årsarvodet kan förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst utges, efter prövning av kommunstyrelsens personalutskott förhandlingsdelegation. Vid deltagande i utbildning (med utbildning avses exempelvis kommunens ledardag, jämställdhetsdag, omvärldsbevakningsdag) utgår alltid förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Vid deltagande i utbildningar/kurser såväl inom som utom kommunen som berör nämndens verksamhetsområde erhålles förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Även vid deltagande i kommungemensamma utbildningar t ex kommunens ledardag erhålles förrättningsarvode och ersättning för förlorad

67 arbetsförtjänst. Vid förrättning som sker utom kommunen får ordförande och vice ordförande förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Vid deltagande i ordförande- respektive vice ordförande- konferenser som genomförs med högst 10 halvdagar per år utgår ersättning med sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Då kommunstyrelsens ledamöter och ersättare deltager i ordförande- respektive vice ordförande- konferenser utgår ersättning med sammanträdesarvode och förlorad arbetsförtjänst. För förtroendevald med årsarvode enligt Bilaga B ska, vid bortovaro mer än tre månader, frågan om reducering av arvodet prövas av personalutskottet förhandlingsdelegationen efter vederbörande nämnds hörande. Ledamot i kommunstyrelse som utses att vara utskottsordförande får arvode enligt Bilaga A. Ordförande (ej kommunråd/oppositionsråd) i något av kommunstyrelsens utskott har vid sammanträde med kommunstyrelsen rätt till sammanträdesarvode, grundarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. För ordförande som också är utskottsordförande i samma nämnd är båda uppdragen inkluderade i arvodet som ordförande. För ledamot som är utskottsordförande i samma nämnd fastställer personalutskottet förhandlingsdelegationen arvodets storlek. Årsarvode till ordförande/vice ordförande inkluderar ersättning för ansvaret att verksamheten i respektive kommunala organ bedrives på ur allmän synpunkt tillfredsställande sätt. Till kategorin ordförandeuppgifter hör regelbundna besök på respektive förvaltningskontor, samråd och kontinuerliga överläggningar med tjänstemän, förberedelser till sammanträden, protokollsjustering, verksamhetsberedningar eller förlängda beredningar med kommunstyrelsen, sammanträffande med företrädare för myndigheter, andra kommunala nämnder samt med revisionen. Ledamot och ersättare 6 Grundarvode utgår till ledamöter och ersättare i fullmäktige, nämnd, bolagsstyrelse eller permanent kommitté enligt Bilaga C. Grundarvode är avsett att utgöra ersättning för gruppsammanträde, inläsning av sammanträdeshandlingar och förberedelser inför sammanträdet.

68 Förtroendevald som uppbär grundarvode får dessutom såväl sammanträdes- som förrättningsarvode. Gruppledararvode 7 Till utsedda gruppledare för respektive parti, som är företrädda i kommunfullmäktige, utgår gruppledararvode. Gruppledararvode utges enligt följande procentsats av basarvodet per år 1 10 mandat 10 % 11 eller fler mandat 15 % Utöver detta arvode utgår ingen annan ersättning (till gruppledare) för uppdraget som gruppledare Varje parti, enligt ovan, anmäler till kommunfullmäktige namn på en eller två personer som gruppledare. Det utgår endast ett gruppledararvode per parti. Sammanträdesarvode 8 För varje påbörjat sammanträde inom kommunen utgår ersättning med ett fast belopp uppgående till 1,2 % av basarvodets månadsbelopp, detta oavsett hur långt sammanträdet är eller om det går över dygnsbryt, vilket motsvarar 785 kronor i 2018 års nivå. För kommunfullmäktiges budgetsammanträde som pågår mer än 7 timmar utgår dubbelt arvode. För ledamot i valnämnd utgår dubbelt sammanträdesarvode på valdagen. Vid deltagande i flera sammanträden som påbörjats under ett och samma dygn är ersättningen maximerad till två sammanträdesarvoden. Sammanträdesarvode utgår inte vid protokollsjustering. Sammanträdesarvode utgår inte vid sammanträde med valberedning i omedelbar anslutning till kommunfullmäktiges sammanträde. Sammanträdesarvode utgår inte heller vid sammanträde med arbetsutskott, beredning och dylikt i omedelbar anslutning till respektive nämnds sammanträde.

69 Förrättningsarvode 9 Vid deltagande i förrättning utgår förrättningsarvode 1,2 % av basarvodets månadsbelopp, oavsett förrättningens längd och antal förrättningar per dygn. Med dygn avses härvidlag klockan Den som erhåller årsarvode har samma rätt till förrättningsarvode för förrättning utom kommunen som övriga förtroendevalda. Heltidsengagerad förtroendevald erhåller dock inte sådant förrättningsarvode. Vid både sammanträde och förrättning under ett och samma dygn för samma organ utgår endast ett arvode på 1,2 % av basarvodets månadsbelopp vilket motsvarar 785 kronor i 2018 års nivå. Den sammanlagda förrättnings- och sammanträdesersättningen under ett och samma dygn kan högst uppgå till två arvoden. (Avser deltagande i sammanträde eller förrättning för olika organ). Förrättningsarvode utges även för resdag. Med förrättning menas utbildning, planeringsdagar och dylikt. Kontaktdagar 10 Respektive nämnd och styrelse ska ge ledamöter och ersättare rätt till, att efter egen bedömning, utföra förrättningar i form av kontaktverksamhet, studier av verksamhet och dylikt. Antalet förrättningar med ersättning får inte överskrida 6 heldagar alternativt 12 halvdagar per kalenderår och förtroendevald. Respektive nämnd och styrelse ska närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten ska rymmas inom respektive nämnds/styrelses budget. Kontaktdagar omfattar samtliga förtroendevalda oavsett om man har uppdrag i nämnd, styrelse eller kommunfullmäktige. Kontaktdagar tillämpas även för ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, som inte har uppdrag i nämnd eller styrelse. Antalet förrättningar för dessa får inte överskrida 3 heldagar alternativt 6 halvdagar. Kommunfullmäktiges presidium ska närmare utforma regler för denna verksamhet. Verksamheten ska rymmas inom kommunfullmäktiges budget.

70 Vid deltagande i förrättning enligt ovan utgår förrättningsarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Vid deltagande i förrättning enligt ovan utgår ett halvt förrättningsarvode för halvdagar dvs 0,6 % av basarvodets månadsbelopp vilket motsvarar 393 kronor i 2018 års nivå och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Traktamente 11 Traktamente vid förrättning utom kommunen ska utgå enligt de grunder som fastställts i för kommunens arbetstagare gällande Traktamentsavtal. Reseersättning 12 Ersättning för resa och parkeringsavgift utgår i samband med sammanträde inom kommunen. Endast en reseersättning utgår vid två eller flera omedelbart på varandra följande sammanträden eller förrättningar. Ersättning för resa utgår även vid protokollsjustering. För resa i samband med sammanträde eller förrättning utgår reseersättning enligt det för kommunens arbetstagare gällande kommunala reseavtalet. Kommunråd/oppositionsråd äger rätt till ersättning för resor enligt samma regler som gäller för kommunens arbetstagare. Rådhuset betraktas som fast arbetsplats. I övrigt hänvisas till av kommunfullmäktige antagna reseriktlinjer. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst 13 Vid sammanträde inom kommunen eller förrättning utgår ersättning för förlorad arbetsförtjänst. För egen företagare ska årsinkomsten utgöra underlag för beräkning av förlorad arbetsförtjänst. I den mån årsinkomst (lön) ej kan fastställas ska förlorad arbetsförtjänst fastställas genom jämförelse med normallöner i respektive bransch. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst ska, på begäran, kunna styrkas genom intyg från arbetsgivare eller motsvarande. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår till ledamot även vid justering av kommunfullmäktiges och samtliga nämnders protokoll. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst är maximerad till 10 timmar/dygn med högst 0,6 % av basarvodets månadsbelopp/timme vilket motsvarar 393 kronor i 2018 års nivå.

71 Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår ej till kommunråd/oppositionsråd. Ej heller till kommunråd/oppositionsråd med deltidsuppdrag för uppdrag inom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår ej heller till förtroendevald som åtnjuter årsarvode enligt bilaga B för sammanträde eller förrättning inom kommunen som berör samma nämnd eller kommitté som årsarvodet avser. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår ej heller till gruppledare. Vid deltagande i utbildning utgår alltid ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån 14 Förtroendevald ledamot/ersättare äger rätt till ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån. Ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån utgår schabloniserat på så sätt att kommunen tillhandahåller en traditionell pensionsförsäkring för den förtroendevalde. Avgiften uppgår till den procentsats (för närvarande 4,5 %) som gäller som avgift i överenskommelse om kollektivavtalad pension till kommunens arbetstagare (KAP-KL). Avsättning till pensionsförsäkring beräknas på erhållen ersättning för förlorad pensionsförmån. Förtroendevald ordförande och vice ordförande äger rätt till ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån. Ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån utgår schabloniserat på så sätt att kommunen tillhandahåller en traditionell pensionsförsäkring för den förtroendevalde. Avgiften uppgår till den procentsats (för närvarande 4,5 %) som gäller som avgift i överenskommelsen om kollektivavtalad pension till kommunens arbetstagare (KAP- KL). Avsättning till pensionsförsäkring beräknas schablonmässigt på 35 procent av gällande årsarvode enligt Bilaga B. Blankett för begäran om förlorad tjänstepensionsförmån utdelas en gång per år och ska inlämnas i den mån förtroendevald önskar ersättning.

72 De ordförande och vice ordförande vars förlorade tjänstepension ej täcks av den schablonmässiga ersättningen, kan inkomma med styrkt anspråk på ytterligare kompensation för förlorad tjänstepension. Arvode till överförmyndare 15 Till av kommunfullmäktige utsedd överförmyndare utges arvode med 7 % av basarvodet och till av kommunfullmäktige utsedd ersättare för överförmyndare utges arvode med 55 % av överförmyndarens arvode. Arvode till begravningsofficiant 16 Till av kommunen utsedda begravningsofficianter utges ersättning med 1,2 % av basarvodets månadsbelopp per begravning. Arvode till vigselförrättare 17 Till av länsstyrelsen förordnade vigselförrättare utges ersättning med 0,6 % av basarvodet för första vigseln och 0,3 % till därpå följande vigslar, dock kan högst 1,2 % av basarvodet per dag. Arvode utges till samtliga förordnade vigselförrättare. Arvode till kommunråd och tjänstemän som är vigselförrättare utges enbart vid vigslar på icke kontorstid. Arvode till Handikapprådet och Pensionärsrådet 18 Handikapprådet Till ledamöter i Handikapprådet som utsetts av kommunfullmäktige utges ersättning enligt Bilaga C, sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid deltagande i sammanträde. Till representanter för Handikapporganisationerna utges sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid deltagande i sammanträde med Handikapprådet, deltagande i arbetsutskott samt deltagande i möte med tillgänglighetsgrupp

73 Då representanter för Handikapporganisationer, inför sammanträde i Handikapprådet eller på grund av särskild kallelse från kommunen, deltager i referensgrupp utges ersättning med 0,2 procent av basarvodets månadsbelopp per tillfälle. Pensionärsrådet Till ledamöter i Pensionärsrådet som utsetts av kommunfullmäktige utges ersättning enligt Bilaga C, sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid deltagande i sammanträde. Till representanter för Pensionärsorganisationerna utges sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid deltagande i sammanträde med Pensionärsrådet. Då representanter för Pensionärsorganisationer, på grund av särskild kallelse från kommunen, deltager i informations- och samrådsutskott utges ersättning med 0,2 procent av basarvodets månadsbelopp per tillfälle. Övriga ersättningar 19 Barntillsynskostnader Ersättning utgår för styrkta kostnader som föranletts av uppdraget. Vid vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldes familj utgår ersättning till och med den månad barnet fyller 12 år. Ersättning utgår inte för tillsyn, som utförs av egen familjemedlem, mor- eller farföräldrar eller av sammanboende och inte heller för tid, då barnet vistas i kommunal eller annan alternativ barnomsorg. Förtroendevald som önskar ersättning för barntillsyn meddelar stadskontoret vem man anlitat för barntillsyn. Den personen ersätts av kommunen för uppdraget med ett arvode per timme samt i förekommande fall ersättning för obekväm tid. Vård av funktionshindrad Ersättning utgår för särskilda kostnader som föranletts av uppdraget vis vård och tillsyn av funktionshindrad person, som vistas i den förtroendevaldes bostad. Ersättning utgår inte för tillsyn, som utföres av egen familjemedlem eller av sammanboende.

74 Funktionshindrad förtroendevald Ersättning utgår till handikappad förtroendevald för de särskilda kostnader som föranletts av uppdraget. Häri ingår kostnader för resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning av handlingar och liknande. Ersättning ska för att utgå anses skälig med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet. För att kunna få ersättning enligt 19 ska den förtroendevalde vid varje tillfälle då ersättning begärs, anmäla detta till sekreteraren i vederbörande kommunala organ. Tolkning av arvodesbestämmelserna 20 Kommunstyrelsens personalutskott förhandlingsdelegation beslutar om tolkningen och tillämpningen av dessa bestämmelser samt utfärdar i förekommande fall tillämpningsanvisningar. Frågor om tillämpning av dessa bestämmelser handläggs av kommunledningsförvaltningens HR- avdelning. Översyn av arvodesbestämmelserna 21 Dessa bestämmelser ska, inför varje ny mandatperiod, bli föremål för översyn.

75 Bilaga A (från och med ) Förteckning över årsarvoden till heltids- och deltidsengagerade förtroendevalda samt utskottsordförande i kommunstyrelsen. För kommunråd utgår utöver arvoden semesterdagsstillägg utan samband med uttagen ledighet. % av basarvode Arvode/månad Motsvarar årsarvode i 2018 års nivå Kommunråd som tillika är kommunstyrelsens ordförande Övriga kommunråd/oppositionsråd (kommunråd/oppositionsråd med deltidsuppdrag enligt tjänstgöringsgrad) kr/mån kr kr/mån kr Kommunråd som tillika är ordförande i personal- och ledningsutskottet inklusive förhandlingsdelegationen, tillägg med kr/mån kr Ledamot i kommunstyrelsen som kr/mån kr är 1:e vice ordförande i personal- och ledningsutskott inklusive förhandlingsdelegationen, tillägg med Oppositionsråd som tillika är 2.e vice ordförande i personaloch ledningsutskottet inklusive förhandlingsdelegationen, tillägg med Kommunråd som är ordförande i samhällsbyggnadsutskottet, tillägg med kr/mån kr kr/mån kr

76 Ledamot i kommunstyrelsen som kr/mån kr är 1:e vice ordförande i samhällsbyggnadsutskottet, tillägg med Oppositionsråd som tillika är 2.e vice ordförande i samhällsbyggnadsutskottet, tillägg med kr/mån kr Kommunråd som tillika är ordförande i utskottet för tillväxt och hållbar utveckling, tillägg med kr/mån kr Ledamot i kommunstyrelsen som kr/mån kr är 1:e vice ordförande i utskottet för tillväxt och hållbar utveckling, tillägg med Oppositionsråd som tillika är kr/mån kr 2.e vice ordförande i utskottet för tillväxt och hållbar utveckling, tillägg med Den maximala ersättningen till kommunstyrelsens ordförande är 110 % av basarvodet. Den maximala ersättningen till övriga kommunråd är 100 % av basarvodet.

77 Bilaga B (från och med ) Förtroendevald ordförande med årsarvode Årsarvode utgår med nedanstående procentsats beräknat på basarvodets årsbelopp Motsvarar årsarvode i 2018 års nivå Vice ordförande 55 % av ordförandes årsarvode i 2018 års nivå Kommunfullmäktiges ordförande 20 % :e vice ordförande 40 % av KF ordförandens arvode 2:e vice ordförande 40 % av KFordförandens arvode Socialnämnd inkl individutskott 40 % Barn- och ungdomsnämnd 40 % Hemvårdsnämnd 40 % Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd inkl individutskott 40 % Teknik- och fritidsnämnd 25 % Byggnadsnämnd 25 % Fastighetsnämnd 25 % Kulturnämnd 25 % Miljönämnden 25 % Revisionsgrupp 20 % Servicenämnd 20 % Räddningsnämnd 15 % Laholmsbuktens VA-nämnd 20 % LBVA:s 1:e vice ordförande LBVA:s 2:e vice ordförande Valnämnd, valår/folkomröstning 10 % Valnämnd, ej valår 5 % Valnämnd, två val samma år 15 % Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstad, Hylte och 15 % Laholm Handikapprådet 2 % Pensionärsrådet 2 % Halmstads Energi och Miljö AB 25 % 20 % Halmstads Fastighets AB 25 % Hallands Hamnar AB * 1:e och 2:e vice ordförande 20 % Hallands Hamnar Halmstad AB * 15 % 10% Destination Halmstad AB 15 % Halmstads Energi och Miljö Nät AB 10 % **

78 Halmstads Stadsnät AB 15 % Halmstads Näringslivs AB 15 % Halmstad Flygplats AB 15 % Industristaden AB 10 % Halmstad Rådhus AB 15 % Halmstad Business Incubator AB 10 % * Då personkretsen är densamma i Hallands Hamnar AB och Hallands Hamnar Halmstad AB halveras ersättningarna till 1:e respektive 2:e vice ordförande i Hallands Hamnar AB. ** Då personkretsen är densamma ordförande respektive vice ordförande i Halmstad Energi och Miljö AB respektive Halmstad Energi och Miljö Nät AB ska ersättningarna halveras.

79 Bilaga C (från och med ) Förteckning över grundarvoden till av kommunen utsedda ledamöter och suppleanter i fullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, utskott, kommittéer och bolagsstyrelse Årsarvode utgår med nedanstående procentsats beräknat på basarvodets årsbelopp Kommunfullmäktige 2 % Kommunstyrelse 1,5 % Samhällsbyggnadsutskott 1,5 % Personal - och ledningsutskott 1,5 % Förhandlingsdelegation 1,5 % Utskottet för tillväxt och hållbar utveckling 1,5 % Socialnämnd 1,5% Socialnämndens individutskott 1 % Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd 1,5 % Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd individutskott 1 % Barn- och ungdomsnämnd 1,5 % Byggnadsnämnd 1,5 % Fastighetsnämnd 1,5 % Handikapprådet* 1 % Pensionärsrådet* 1 % Hemvårdsnämnd 1,5 % Kulturnämnd 1,5 % Miljö- och hälsoskyddsnämnd 1,5 % Revisorer 1,5 % Teknik- och fritidsnämnd 1,5 % Räddningsnämnd 1,5 % Servicenämnd 1,5 % Valnämnd, valår 1,5 % Valnämnd, ej valår 1 % Aktiebolag 1,5 % Lekmannarevisor i bolag 1,5 % Kommungemensam nämnd 1,5 % Ledamöter och ersättare *Arvode enligt bilaga C utgår endast till de av kommunfullmäktige utsedda ledamöterna i handikapp- respektive pensionärsrådet

80 Tidigare gjorda ändringar i reglementet Den 21 oktober 1992, 168, den 21 december 1989, 281, den 24 oktober 1991, 202, den 25 mars 1993, 39, den 23 juni 1993, 101, den 16 december 1993, 179, den 25 augusti 1994, 115, den 8 december 1994, 185, den 23 maj 1996, 68, den 19 december 1996, , den 24 september 1998, , den 27 maj 1999, 86, den 27 april , den 29 september 2000, 141, den 22 mars 2001, 22-25, den 29 november 2001, , den 20 december 2001, 146, den 24 januari 2002, 11, den 30 januari 2003, 13, den 27 mars 2003, 23-24, den 18 juni 2003, 79, den 27 november 2003, den 25 november 2004, 126, den 16 juni 2005, 91, den 21 december 2005, 179, den 26 januari 2006, 9, den 27 april 2006, 46, den 27 september 2007, , den 19 december 2007, 189, den 28 oktober 2010, 110, den 22 mars 2011, 21, den 27 mars 2012, 31-32, den 18 juni 2013, 75, den 18 mars 2014, 25 och den 17 juni 2014, 72