Servicenämnden handlingar

Transkript

1 handlingar

2 Kallelse Sida (2) Box Halmstad Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: Tid: 15:30 Ordförande: Sekreterare: Kallade: Staffan Svensson Christel Rehmark Staffan Svensson (C), Ordförande Gun-Britt Löfdahl (S), 1:e vice ordförande Annika Svensson Sörensen (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Dan Stigsson (SD) Rose-Marie Edlund (S) Lars-Erik Blank (M) Anders Lövgren (V) Jessica Geijer (C) Tony Kok (S)

3 Föredragningslista Sida (2) Ärenden Tid 1. SE 8762 Val av protokollsjusterare 2. SE 8763 Godkännande av dagordning * 3. SE 2019/00004 Delårsrapport * 4. SE 2019/00055 Granskning fastighetsförvaltning * 5. SE 2019/00062 Upphandling vinterunderhåll 6. SE 2019/00007 Information FM-service Planeringsdirektiv Rapport från ev verksamhetsbesök 7. SE 9069 Övriga frågor * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00004 Ärende SE 2019/00004 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicekontoret Delårsrapport 1 Servicekontorets förslag till beslut beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2019 med aktiviteter och nyckeltal. Sammanfattning av ärendet Föreligger av servicekontoret upprättad delårsrapport, som baseras på utfall januari april Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januariapril. Delårsrapporten är upprättad enligt direktiv från kommunledningsförvaltningen och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Varav tkr avser FM-service. Effektiviseringskrav av fastighetsskötsel och vaktmästeri samt ökat behov av ledningsfunktion medför en budgetavvikelse på tkr. Ytterligare avvikelse på tkr avser material och tjänster för fastighetsskötsel. För att minimera underskottet effektiviserar FM-service intern genom att: - Diskussion med fastighetskontoret om att prioritera endast akuta underhållsåtgärder - Inte ersätta chefer och medarbetare som är frånvarande exempelvis p.g.a. föräldraledighet eller sjukdom. - Vid tillkommande objekt kommer befintlig personal nyttjas istället för att rekrytera. Verksamhet 200 prognosticerar en budgetavvikelse på tkr vilket beror på kostnader för skärmskydd till Europaparlamentsvalet har blivit lägre än planerat. Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Beskrivning av ärendet Bakgrund I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige , 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid årsbokslut. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00004 Beslutsunderlag 1. Delårsrapport 1 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

6 Delårsrapport 2019 (T1) Delårsrapport 2019

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Målredovisning - nämndens verksamhetsmål : Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer Personalredovisning Ekonomisk redovisning Nyckeltal Delårsrapport 2019 (T1) 2

8 1 Inledning Delårsrapport 2019 (T1) 3

9 2 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål 2.1 : Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare. Kommentar Servicekontoret har sedan 2013 legat i topp bland kommunens verksamheter avseende nöjdhet och engagemang bland medarbetarna. Vi fortsätter att ha höga resultat även i tider av mycket omställning i kommunen. Målet om högst fem procents sjukfrånvaro kan bli tufft att nå som det ser ut nu. Mätetal Utfall T Målvärde Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,8% 5% Medarbetarengagemang Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Sjukfrånvaro redovisas dels i den obligatoriska redovisningen, se avsnittet om personalredovisning, dels som ett värde för hela året. Målvärdet på högst 5 procent avser helåret Andelen sjukfrånvaro i förhållande till ordinarie arbetstid varierar under året, det är svårt att göra en prognos. Sjukfrånvaron för perioden januari - april 2018 var på samma nivå som 2019 det vill säga 5,8 procent. I årsredovisningen för 2018 var utfallet 5,5 procent. Medarbetarengagemang Halmstads kommun har genomfört medarbetarundersökningar 2013, 2016 och Servicekontoret har valt att göra mellanmätningar 2015 och Mätningarna är ganska omfattande utom den senaste där fokus har varit på medarbetarnas engagemang och mätetalet HME-index. Indexet mäts med nio frågor som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram. Frågorna är inom tre områden: motivation, ledarskap och styrning. Servicekontoret har höga siffror, kommunens mest nöjda medarbetare i flera av undersökningarna. Förvaltningen har också bra resultat i förhållande till genomsnittet i kommunsverige (79). I 2019 års mätning är resultatet sämre men fortfarande mycket bra.försämringen är inte helt oväntad eftersom alla verksamheter inom servicekontoret har genomfört organisationsförändringar under 2018 och Figuren nedan visar servicekontorets resultat Index över 70 (grönt) är bra, mellan 60 och 70 (gult) har förbättringspotential och under 60 (rött) bör åtgärder vidtas. Delårsrapport 2019 (T1) 4

10 Aktiviteter Testa moderna, flexiblare arbetsformer och ny teknik. Digitalt först. Kommentar Arbete pågår med en förändring av kontoret på Torsgatan. Målet är att kunna erbjuda fler arbetsplatser och utnyttja lokalerna bättre. Enkät och workshops med alla medarbetare har visat att kreativa och tilltalande miljöer är väsentligt för trivseln på arbetsplatsen. Representanter från de olika verksamheterna har deltagit i urval av färger och material, utformning av välkomnande entré med mera. Förslaget ger medarbetare möjlighet att byta arbetsplats flera gånger per dag kopplat till arbetsuppgifterna. Tysta rum för koncentrationskrävande uppgifter, områden för presentation/utbildning, öppna utrymmen med olika möblering för samarbete och små telefonbås är exempel på lösningar. Måltidsservice deltar i ett EU-projekt med bland annat 3Dutskrift av konsistensanpassad mat, ett alternativ till manuellt framställda måltider. Måltidsservice håller på med upphandling av system för att kunna följa upp livsmedelsinköp. I systemet går det följa upp pris för inköpt råvara mot upphandlat pris, följa upp ekologiskt, svenskt kött, MSC-märkt fisk med mera. Systemet kommer även underlätta vid upphandling av livsmedel och sammanställning av mjölkstöd. Systemet kommer att frigöra tid och måltid kommer kunna arbeta smartare. Vi är också inne i en fas med att kunna upphandla ett verksamhetssystem som håller ordning på statistik, kassahantering och webhandel för måltidsservices kunder. Till sist kommer måltidsservice delta i en upphandling gällande digitalt egenkontrollssystem under kommande två år. FM-service använder robotdammsugare i kontorsutrymmen med svårstädade heltäckningsmattor. Administrativ service utvecklar tillsammans med ITservice en automatisk/robotiserad process för bokföring av kvitton från kontantkassor. IT-service projekt med RPA - robotisering möjliggör att enkla repetitiva arbetsuppgifter kan automatiseras, och kommunens medarbetare kan använda sin tid till mer värdeskapande arbete. Först ut att använda denna nya tjänst är Socialförvaltningen. Halmstad direkt har inrättat en funktion för e- tjänstesamordning i syfte att driva på, effektivisera administration och prioritera ur ett invånarperspektiv. Delårsrapport 2019 (T1) 5

11 Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter. Utveckla arbetet med inkludering och mångfald Kommentar Servicekontoret satsar på kompetensutveckling av befintlig personal och genomför organisationsförbättringar för att möta förändrade krav. Användning av digitala verktyg, språkutveckling för timanställda, validering av de som saknar kockutbildning, samarbete för lärande inom FM-tjänster, omställning av kommunens verkstad med mera är pågående aktiviteter. Förvaltningen har aktivt sökt delfinansiering av utvecklingsinsatser, se nedan i aktiviteten "Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från Omställningsfonden" där genomförda aktiviteter beskrivs. Ytterligare information om kompetensförsörjning finns i ett avsnitt efter personalredovisningen. Förvaltningens tvärgrupp för kompetensförsörjning arbetar bland annat med utveckling av introduktionsarbetet och genomför förvaltningsgemensam introduktion för nyanställda. Gruppen skapar kravprofiler för kompetensbaserad rekrytering (KBR), mallar i rekryteringsverktyget. För specialist- och chefstjänster anlitas kommunens nybildade rekryteringscenter. Tvärgruppen för hälso- och arbetsmiljöfrågor har utbildats i verktyget för dokumentation av tidiga insatser och rehabilitering vid sjukfrånvaro. Gruppen är ett stöd för chefer och uppmuntrar tidig återgång i arbetet genom att bevilja ekonomiskt stöd för extra vikarie när medarbetare kommer tillbaka. Projektet "Steg 1 - Må bättre" har startat en andra grupp för medarbetare med omfattande korttidsfrånvaro. Gruppen har startat ett arbete för att utveckla SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) i förvaltningen. Utbildning av chefer har genomförts för att stödja det hälsofrämjande ledarskapet. Utbildningen har handlat om Utvecklande Ledarskap (UL) och Indirekt Ledarskap (IL), de ledarfilosofier som tillämpas i Halmstads kommun. Två grupper (cirka 25 personer) har deltagit i en utbildning "Mångkulturella möten". Utbildningen rekommenderas av deltagarna som en grund för ett gemensamt förhållningssätt. För att finansiera satsningen har en ansökan om medel för jämställdhetsutveckling lämnats till kommunstyrelsen. Motiveringen i ansökan är att det behövs nya infallsvinklar i jämställdhetsarbetet. Med ökad kunskap om olika kulturer bedömer servicekontoret att vi kan skapa ett bra förhållningssätt i förvaltningen och till våra kunder. Delårsrapport 2019 (T1) 6

12 Aktiviteter Redovisa aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Även misslyckade utvecklingsprojekt och lärdomar av dessa. Utveckla arbetet med säkerhet- och trygghetsfrågor Kommentar FM-service och måltidsservice har totalt 190 deltidsarbetande. Ett arbete pågår för att öka sysselsättningsgrader i linje med avtalet "Heltid som norm". Förändringen kräver samarbete över verksamhetsoch förvaltningsgränser med innovativa lösningar. Se även avsnitt om kompetensförsörjning efter personalredovisningen. För måltidsservice finns i dagsläget inga misslyckade projekt för Men om vi ska se in i framtiden, kommer troligtvis samarbetet med att mäta svinnet i särskilt boende (hemvårdsförvaltningen) att misslyckas, då intresset inte finns hos hemvårdsförvaltningen. Halmstad direkt har tagit initiativ till att prova nya sätt att möta invånare digitalt ute på biblioteken. För besökare till alla kommunens besöksreceptioner har vårt samarbete kommit igång med alla berörda förvaltningar i syfte att ge samma och likriktad service överallt. Olika typer av Chat funktioner testas. En lärdom vi tagit är kopplat till vår nya organisation där ojämn personalfördelning över grupperna bland de som har mindre barn har påverkat möjlighet till mötesförläggning och vår tillgänglighet. I försöken att inordna vägledningsdelen av medborgarservice på Andersberg med Halmstad direkt har vi inte kommit framåt i önskad takt, men arbetet fortgår. Förvaltningen har skapat "En väg in" för alla kommunens medarbetare som numera når all internservice via ett telefonnummer. Tvärgruppen för säkerhetsfrågor arbetar med ständig förbättring av förvaltningens systematiska brandskyddsarbete (SBA). Brandskyddsplanen fastställdes 2018 och ska kompletteras med rutiner och utbildningsbehov. Utrymning och informationsbehov bevakas i projektet Aktivitetsbaserat kontor. Krisorganisationen för servicekontoret har inventerats i en krisplan och riskanalys för särskilda händelser är i slutskedet. Delårsrapport 2019 (T1) 7

13 Aktiviteter Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från Omställningsfonden. Kommentar Omställningsfonden förvaltar kommunernas/landstingens inbetalda premier för stöd vid arbetsbrist. Eftersom allt färre blir uppsagda har fonden ett stort överskott. Pengarna ska gå tillbaka till kommunerna/landstingen enligt en överenskommelse för Tidig Lokal Omställning (TLO-KL). Syftet med återbetalningarna är att stärka medarbetares anställningsbarhet och minska risken för framtida uppsägningar. Förvaltningar som söker ska ha en långsiktig plan för att medarbetare inte ska bli arbetslösa. Pengar finns reserverade i förhållande till kommunens storlek, för Halmstads kommun är det cirka 4,7 mnkr. Servicekontoret har ansökt om bidrag med 2,24 mnkr. Ansökningarna har godkänts för FM-service, måltidsservice, kommuntransport och IT-service. Genomförandet sker successivt under 2019 och 2020 och drygt 350 medarbetare kommer att delta i olika kompetenshöjande aktiviteter. Följande insatser är genomförda: - 10 vikarier inom måltidsservice planeras för kartläggning av deras språknivå och utbildning i yrkessvenska städare har fått enkät om deras användning av mobiltelefon för planering, kommunikation, informationssökning med mera städare har valts ut för Basic-utbildning (mobilanvändning) med början i maj vaktmästare/fastighetsskötare gör tester i maj, en kartläggning av tekniska kunskaper inom fastighetsområdet. - 8 medarbetare inom verkstad/fordonshantering har fått utbildning i verksamhetssystem och coaching för att ställa om reparationsverkstaden till bedömnings- beställningsoch uthyrningsverksamhet Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter. Kommentar Vi jobbar nära våra kunder och kommunledningsförvaltningen och deltar såväl i direkta utvecklingsuppdrag gentemot kund som mer kommunövergripande utredningar och samarbeten. Under perioden har vi haft flera studiebesök från andra kommuner där vi delar kunskap och erfarenheter. Förvaltningschefen på servicekontoret ingår även i kommunledningsgruppen. Mätetal Utfall T Målvärde Andel ärenden som hanteras genom digital självservice. Ökning Ökning Dialogtillfällen mellan presidier Ökning Ökning Andel ärenden som hanteras genom digital självservice. Antal ärenden som har hanterats i den centrala e-tjänsteplattformen under januari till april 2019 var Det är cirka ärenden mer än för motsvarande period föregående år då siffran var Delårsrapport 2019 (T1) 8

14 Dialogtillfällen mellan presidier Under perioden har man haft ett dialogtillfälle mellan servicenämndens- och teknik- och fritidsnämndens presidier. Under samma period föregående år hade man inte haft några möten. Aktiviteter IT-service ska aktivt driva utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet. Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder. Driva digitalisering och självserviceutveckling (etjänster) i processer som omfattar flera förvaltningar Projektet Guldkant. Minska vattenförbrukningen i verksamheterna Kommentar Under första tertialet har IT-service produktionssatt en robotiseringstjänst - RPA, med Socialförvaltningen som första kund. Vi har tillsammans med KLF ordnat en uppskattad inspirationsförmiddag kring robotisering/automatisering, samt inspirerat såväl på ledningsnivå och chefsnivå kring RPA. IT-service deltar i ett Vinova-finansierat IoT-projekt (Internet of Things) tillsammans med Halmstad Stadnät, RISE, KLF och Halmstads högskola, där bland annat uppsättning av plattform och utbildningar pågår. Dessa projekt kommer att skapa mycket kommunnytta och framtida effektiviseringsmöjligheter. En funktion för samordning av e-tjänster har inrättats på Halmstaddirekt i syfte att driva och prioritera utvecklingen på detta område ur ett invånarperspektiv. Halmstad direkt har initierat ett samarbetsprojekt med Kulturförvaltningen för att se över möjligheterna till kommunvägledning på biblioteken via digital teknik. Servicekontorets ledningsgrupp har träffat barn- och ungdomsförvaltningens ledningsgrupp och diskuterat utvecklings- och effektiviseringsmöjligheter. Mycket bra och uppskattat möte. Genom e-tjänsten för " modersmål ansökan" kan nu alla barn enkelt och lätt göra en ansökan för studier i sitt hemspråk. Felanmälan av "bostadsanpassning" är klar för att göras via e-tjänst. E-tjänst för "digital boendeparkering" är färdig. Utbildning genomförd (nanoutbildning) för att kunna distribuera utbildningar i verksamhetssystemet Artvise ut till samtliga användare i specialistgrupper. Påbörjat processautomation av e-tjänsten "felanmälan". Måltidsservice deltar i att ta fram en skolstartartjänst i BUFs regi. Syftet är att det ska gå anmäla avvikelsekost digitalt inför skolstart och inskolning i förskola. Guldkant pågår med en aktivitet per månad. Efter sommaren ska måltidsservice tillsammans med hemvårdsförvaltningen arbeta fram hur Guldkantsdagarna ska se ut för Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt tidigare beskrivet. Vid återkommande tillfällen påminns köken om vatten- och elhanteringen. Vi försöker få till att nyproducerade kök får vatten- och elmätare för att kunna mäta förbrukning och arbeta med dessa utfall Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet. Kommentar Vi har tagit fram ett presentationsmaterial som visar på fördelningen av verksamhet i egen regi Delårsrapport 2019 (T1) 9

15 respektive upphandlat. I nuläget varierar det stort mellan verksamheterna där måltid- och FM-service nästintill har allt i egen regi emedan kommuntransport sedan omställningen av verkstaden 1 april endast har 17 procent i egen regi. 220 mnkr om året går via servicekontoret ut till näringslivet i form av köpta varor och tjänster. Mätetal Utfall T Målvärde NKI för mat levererad till eget boende. [År] 93% 80% Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen 9% 11% Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 15% 13,5% NKI för mat levererad till eget boende. [År] Mätningen görs under hösten Utfallet är från senaste mätningen, hösten Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen Utfallet för serveringssvinnet för 2019 T1 är 8,84% (1726kg). För seniorrestauranger är serveringssvinnet 8,94% (1597kg). Utfallet för äldreboende är 7,72% (129kg). Dock ska understrykas att det är bara två enheter som har vägt svinnet och det görs inte konsekvent, vilket gör att äldreboendets utfall inte är relevant. Utfallet för tallrikssvinnet 2019 t1 är 5,34% (1042kg). För seniorrestauranger är tallriksvinnet 5,52% (986kg). Utfallet för äldreboende är 3,38% (56kg). Dock ska understrykas att det är bara två enheter som har vägt svinnet och det görs inte konsekvent, vilket gör att äldreboendets utfall inte är relevant. Målvärdet på 11 procent är för helåret Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola Utfallet för 2019 T1 är 15,40% vegetariska måltider förbrukades. Delårsrapport 2019 (T1) 10

16 Aktiviteter Kommentar FM-service: Kvalitetskontroller på städverksamheten utförs i maj. NKI för fastighetsskötsel från ärendehanteringssystem (Dedu) för perioden ligger på liknande nivå som förra året. Missnöjet har ökat med 1,5% (ligger på 9,6% avrundat till 10%) beror på uppdatering av systemet under februari-mars då det uppstod systemfel i kopplingen mellan objekt/ fastighetsskötare samt registreringssvårigheter för kunderna. En annan orsak som förklarar missnöjet hos kunderna är då garantifel på paviljongerna inte alltid åtgärdas i tid av resp.leverantör. Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen IT-service mäter kundnöjdhet i kundmottagning. Resultatet är mycket bra, men kvaliteten på mätdatat är oklart på grund av brist i anonymitet. Statistik för NKI från vårt verksamhetssystem kommer senare under året när tekniken är på plats. Vi är i slutskedet av byte av verksamhetssystem. För måltidsservice sker NKI-undersökningen under hösten 2019 för äldreomsorgen. Görs i form av egna enkäter och utfallet ur socialstyrelsens enkät. För grundskola och gymnasieskola kan eleven lämna sitt omdöme om skolmaten dagligen. Görs genom att eleven lämnar sitt betyg på en surfplatta i anslutning till matsalen. Eleven kan lämna följande betyg; dåligt, neutralt eller bra. Under januari - april 2019 har vi fått nästan svar. 77% av svaren ger betyget bra eller neutralt omdöme om skolmaten (45% Bra och 32% Neutral). 23% av svaren gav omdömet att skolmaten är dålig. Halmstad direkt har gjort NKI-undersökningar via Brilliant (tidigare Bright) i november varje år. Mätningarna har gjorts med manuellt urval men det nya telefonisystemet möjliggör fortsättningsvis automatiskt urval och vi kommer från och med i höst att göra mätningar över hela året. Delårsrapport 2019 (T1) 11

17 Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Kommentar Vi fortsätter med arbetet enligt Måltidsservice är i gång med klimatmodulen till kostdatasystemet. Nu redovisas de olika rätterna klimatpåverkan i form av koldioxidekvivalenter. En del hemkunskapslärare har beställt utbildning i vegetarisk matlagning som kommer genomföras innan sommaren av måltidsservice. Miljöredovisning av samordnad varudistribution. Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering Undersöka möjligheterna för att lägga ut delar av (tillkommande) FM- och måltidsverksamhe t på entreprenad inklusive sociala företag Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll. Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon. Miljöhandboken har uppdaterats med resultatet från FM-service har genomfört övning i eco-driving. En arbetsgrupp med FM och måltid är tillsatt för att arbeta fram underlag. Inriktningen är att lägga ut ett geografiskt område motsvarande cirka fem procent av verksamheterna på entreprenad för att få bättre möjlighet att hantera tillväxten i kommunen och jämföra vår egen verksamhet med marknadens alternativ Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras. Kommentar Vi bedömer att vad gäller målen för Halmstad direkt kan vi säkert nå hela vägen till bokslutet När det gäller andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen är vi mer skeptiska sett till utbytestakten. Mätetal Utfall T Målvärde Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen 89% 90% Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) 63% 90% Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler 17% 22% Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 41,2% 43% Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen 67,1% 80% Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen Mäts till hösten. Utfallet är från senaste mätningen Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) Tjänstledigheter och sjukdom har påverkat bemanningen under första delen av året. Flera personer har nyligen rekryterats och utbildats för att säkerställa tillgängligheten framåt. Delårsrapport 2019 (T1) 12

18 Målvärdet är för helåret Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler En ökning har skett jämfört med motsvarande period föregående år. Funktion för e-tjänstesamordning har inrättats på Halmstad direkt. Målvärdet är för helåret Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton var 41,2 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel fordon som anskaffas som drivs med förnybara bränslen var 67;1 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Verka för en utbyggnation av laddinfrastruktur för fordon Aktivt bidra i kommunens arbete med en vassare organisering Kommentar Konsument Halmstad kommer att föras över från Kulturförvaltningen till Servicekontoret-Halmstad direkt Kommunens "öppna receptioner" har kommit igång med samarbete kring enhetligt arbetssätt som ska förenkla för invånarna. Överflyttningen av Konsument Halmstad från Kulturförvaltningen till Halmstad direkt kommer att samla mer av kommunal vägledning och rådgivning i samma verksamhet och tydliggöra "en väg in" för invånarna. Vi deltar i ett flertal utredningar om framtida organisering av kommunen. Den som påverkar servicekontoret mest är utredningen kring lokalförsörjningen. Då vi har samarbeten med både Teknik- och fritidsförvaltningen samt Fastighetskontoret är det viktigt att helheten blir bra. I olika nätverk och ledningsforum bidrar servicekontoret till nytänkande inom organisering och arbetssätt. Delårsrapport 2019 (T1) 13

19 3 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid April 2018 visstid (%) April 2019 visstid (%) FM-service % 5,9 % Måltidsservice % 3,6 % IT-service ,9 % Halmstad direkt % 2,6 % Kommuntransport Adm, ledning, valkansli % 13,3 % Totalt ,8 % 4,6 % Antalet medarbetare har ökat med 18 sedan 30 april 2018, en effekt av kommunens tillväxt som framför allt har påverkat städverksamheten. Årsarbetare är en summering av deltidsanställningar. När varje verksamhet/rad i tabellen avrundas blir summan 633 men det är 632 som är den korrekta siffran för hela förvaltningen. De två visstidsanställda i valkansliet har andra anställningar i förvaltningen och bör inte räknas två gånger. Summan av tillsvidareanställda och visstidsanställda blir därför 703. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt April 2018 kvinnor (%) April 2019 kvinnor (%) FM-service % 61 % Måltidsservice % 84 % IT-service % 8 % Halmstad direkt % 92 % Kommuntransport % 8 % Adm, ledning % 77 % Totalt % 65 % Andelen kvinnor i förvaltningen närmar sig en jämn fördelning (60-40) med en successiv förbättring inom FM-service och måltidsservice. Fortfarande har alla verksamheter utom FM-service en ojämn fördelning mellan kvinnor/män. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt April 2018 kvinnor (%) April 2019 kvinnor (%) Totalt % 56 % Timavlönad personal Januari-April 2018 Januari-April 2019 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Antalet timmar för timanställda har ökat med motsvarande två heltidstjänster. Delårsrapport 2019 (T1) 14

20 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) April 2018 April 2019 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 91 % 98 % 93 % 92 % 97 % 94 % Sysselsättningsgraden har ökat liksom tidigare år. Förvaltningen deltar i planering utifrån kollektivavtalet Heltid som norm, en svår uppgift eftersom 192 medarbetare fortfarande arbetar deltid. Se även avsnittet om kompetens efter personalredovisningen. Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-April 2018 (totalt, i %) Januari-April 2019 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,8 % 5,8 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 36,2 % 41,5 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,1 % 6,9 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,1 % 3,9 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 3,6 % 7,3 % 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 5,4 % 4,4 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 6,5 % 6,9 % Den totala sjukfrånvaron har samma nivå som de fyra första månaderna De manliga medarbetarna och de i åldersgruppen mellan 30 och 50 har haft en lägre sjukfrånvaro under perioden. Halmstads kommun arbetar med analys av yngre medarbetares ökade sjukfrånvaro via företagshälsan. Servicekontorets utfall för den gruppen har varierat, i denna mätningen har den åldersgruppen tyvärr högre sjukfrånvaro än övriga grupper. Systemstödet för rehabilitering, hälsosam, används för att tydliggöra rehabiliteringsprocessen och registrera information om individuella insatser. Det finns en möjlighet att ta fram statistik för de diagnoser som har lett till sjukskrivning men än så länge finns inte tillräckligt många ärenden i systemet. Frisktalet, andelen medarbetare som inte har varit registrerade i lönesystemet som sjuka under perioden januari - april, är 57%. Det är en positiv utveckling jämfört med samma period 2018 då frisktalet var 52 procent. Sammanfattande analys Antalet medarbetare har ökat de senaste åren och ökar fortfarande. Jämställdhetsfaktorerna har utvecklats positivt med en jämnare könsfördelning och ökade tjänstgöringsgrader. Den totala sjukfrånvaron har inte förändrats men det är svårt att göra en prognos för hela Tyvärr följer servicekontoret samma utveckling som samhället i stort med en ökad frånvaro bland de yngsta medarbetarna (upp till 30 år). Kompetensförsörjning Inom en snar framtid kommer det vara brist på medarbetare som håller välfärden igång. För att kunna Delårsrapport 2019 (T1) 15

21 genomföra kommunens uppdrag samt vara en attraktiv arbetsgivare har SKL och Kommunal ingått ett kollektivavtal som heter Heltid som norm (HÖK 16). Syftet med kollektivavtalet är att höja sysselsättningsgraden för medarbetarna och hantera kompetensförsörjningen. Dessutom är Halmstads kommun under kraftig tillväxt som innebär att behovet av medarbetare ökar. Halmstads kommuns mål med kollektivavtalet är att år 2021 ska 85% av medarbetarna arbeta 100% och för att nå dit har vi tre huvudaktiviteter som kommer att träda i kraft inom en snar framtid. Aktiviteterna är: alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete fler av de som redan har en heltidsanställning, men av olika anledningar jobbar deltid i dagsläget, ska eftersträva heltidsarbete KLF leder arbetet och i arbetsgruppen finns representanter från BUF, SOC, UAF, och HE. Representanter för SE är Måltidsservice och FM. Vi arbetar med att ta fram strategier, aktiviteter och genomföra aktiviteter. Måltidsservice och FM är precis i startgroparna med att sätta igång med några aktiviteter av flera. Bland annat hur vi kan öka sysselsättningsgraden för befintliga medarbetare samtidigt som vi kan minska vikariekostnaderna. Likaså förhandla om alla uppehållsanställda till semestertjänst. Bristen på kockar är tydlig och situationen kommer inte förbättras eftersom få ungdomar går kockutbildning på gymnasiet. Vi arbetar på bred front med olika spår för att möta denna brist. Syfte: Säkerställa kompetensförsörjningen med befintliga medarbetare. Via EU-projektet Med smak för kunskap har 15 st kollegiala handledare och 5 yrkesbedömare utbildats för att kunna validera våra anställda köksbiträden till kockar. I projektet ingår också workshops för strategisk kompetensförsörjning. Har precis påbörjat valideringsprocessen för två validander. Har haft första planeringsmötet för TLO-projekt språkutb. i yrkessvenska för att säkerställa anställningsbarhet för våra timvikarier för kommande behov. Samarbete med KUF /aktiv sommar där de anordnar ett nytt kockläger 1 v. under sommaren för att vara med och bidra till att skapa förutsättningar i tidig ålder för matintresse som i sin tur kan leda till att fler vill utbilda sig till kockar. Introducera nya vikarier i specifika introduktionskök, där vi har personal som genomfört skolverkets handledarutbildning. Medverkat på möten arbetsmarknadsutbildningens programråd för att kunna vara med att påverka och upplysa om verksamhetens behov. FM-service strävar mot en lärande organisation, bland annat genom ökad samverkan i team med de olika professionerna vaktmästare, fastighetsskötare, trädgårdsarbetare och städare. Tekniska utbildningar och användning av digitala verktyg höjer den interna kompetensen. Delårsrapport 2019 (T1) 16

22 4 Ekonomisk redovisning Delårsrapport 2019 (T1) 17

23 Delårsrapport 2019 (T1) 18

24 Delårsrapport 2019 (T1) 19

25 Delårsrapport 2019 (T1) 20

26 Delårsrapport 2019 (T1) 21

27 Delårsrapport 2019 (T1) 22

28 Delårsrapport 2019 (T1) 23

29 Delårsrapport 2019 (T1) 24

30 Delårsrapport 2019 (T1) 25

31 5 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T Utfall T Utfall T Andel individuella utvecklingsplaner 79% 79% 79% Produktivitet: Städ (avverkningsgrad m²/tim) ,3 281,8 Kostnadstal: Personalprocent för FM-service 74,8% Produktivitet: fastighetsskötsel FMservice (fastighetsyta/antal årsarbetare) Produktivitet: Omsättning per årsarbetare måltidsservice 0,35mnkr Procentandel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela 5% 4% 4% verksamheten) Kvalitet: Andel ekologiskt producerade livsmedel 28% 39% 40% Kvalitet: Andel svenskt producerat kött (gäller helt kött) 84% 83% 83% Kostnadstal: Råvaruprocent för måltidsservice 27% Produktivitet måltid (antal måltider per dag / årsarbetare) Kostnadstal: Personalprocent för måltidsservice 47% Kostnadstal: Hyresprocent 12% Kostnadstal: Transportprocent 2% Kostnadstal: Personalprocent för ITservice 29,7% 26,2% Produktivitet: Omsättning per årsarbetare IT-service 0,7mnkr 2,1mnkr Kostnadstal: Genomsnittskostnad per mil för fordon under 3,5 ton 45,5 41,2 Produktivitet: Utnyttjandegrad bil pool 36% Produktivitet: Samordningsgrad för samordnad varudistribution 66% 72% 71% Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) 87% 89% 88% Produktivitet: Städ (avverkningsgrad m²/tim) Avverkningsgrad ligger på samma nivå som förra året pga. paviljonger och textilier på förskolor som kräver manuellt städ. Kostnadstal: Personalprocent för FM-service Basår 2019 FM-service personalprocenten för T1 74,77% (Personalkostnader/Omsättning). Kostnadstal bör vara lite högre runt 80% enligt marknaden. FM-service har en lägre omsättning på vaktmästeri och fastighetsskötsel då vi har haft fasta priser under 2år. Det pågår en prisdiskussion med berörda parter om prissättning. Delårsrapport 2019 (T1) 26

32 Produktivitet: fastighetsskötsel FM-service (fastighetsyta/antal årsarbetare) Basår 2019, kvm fastighetsyta per årsarbetare. Produktivitet: Omsättning per årsarbetare måltidsservice Omsättningen per medarbetare för T1, januari till april, är kr. Ackumulerat för helår är värdet kr. Mot budgeterad omsättning och samma antal årsmedarbetare blir det ackumulerade budgeterade värdet för 2019; kr. Antalet årsmedarbetare kan förändras under året. Procentandel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Utfallet för tallrikssvinn 2019 T1 är 5,44% som motsvarar 21,77g per tallrik eller kg totalt. Utfallet för serveringssvinn 2019 T1 är 4,36% som motsvarar 17,44g per tallrik eller kg totalt. Kvalitet: Andel ekologiskt producerade livsmedel Utfallet för 2019 T1 är 28,46%. Orsaken varför vi har tappat ekologisk volym är för tillfället inte kartlagt. Vi tror att det beror på Halmstad frukt och grönts konkurs, då vi nu handlar mejeri på Martin och Servera. På Martin och Servera lyfts det konventionella fram då priset är lägre. Ny mejeriupphandling är på gång. För att hålla ner äldreomsorgens kostnader har vi minskat andelen ekologiska livsmedel i den "fria listan" som handlas in till frukost, mellanmål och kvällsmål med mera. Prisökningarna på grund av 2018 års torka kan ha gjort att medarbetarna är extra prismedvetna vid inköp, vilket inte gynnar ekologiskt. Analys och eventuella åtgärder kommer att göras. Fisk som är MSc-märkt är utfallet 90,26% för 2019 T1 Kvalitet: Andel svenskt producerat kött (gäller helt kött) Utfallet för 2019 T1 är 84,47%. Delårsrapport 2019 (T1) 27

33 Kostnadstal: Råvaruprocent för måltidsservice Måltidsservices råvaruprocenten för T1 27,24% (Råvarukostnader/Omsättning) (Livsmedel) Budgeterat för 2019 är 27,07% Produktivitet måltid (antal måltider per dag / årsarbetare) Har ökat med 3 portioner per medarbetare från föregående bokslut. Nyckeltalet är osäkert då olika verksamhetsområden (förskola, skola, gymnasie, äldreomsorg) har olika många verksamhetsdagar vilket gör det svårt att få ut ett snitt. Kostnadstal: Personalprocent för måltidsservice Måltidsservices personalprocenten för T1 46,74% (Personalkostnader/Omsättning) Budgeterat för 2019 är 49,41% Kostnadstal: Hyresprocent Hyresprocenteten för T är 12,08%, vilket motsvarar 9379 tkr. Budgeterad hyresprocent är 11,59% för Kostnadstal: Transportprocent Transportprocenteten för T är 2,25%, vilket motsvarar 1748 tkr. Budgeterad transportprocent är 2,56% för Samordnad transportprocenteten för T är 1,53%, vilket motsvarar 1188 tkr. Budgeterad samordnad transportprocent är 1,57% för Kostnadstal: Personalprocent för IT-service För lite mätdata för att dra slutsatser. Den svagt uppåtgående trenden beror framförallt på lägre investeringar hittills i år. Produktivitet: Omsättning per årsarbetare IT-service Vi behöver mer mätdata för att kunna dra slutsatser, trenden hittills är oförändrad. Kostnadstal: Genomsnittskostnad per mil för fordon under 3,5 ton Genomsnittskostnaden per mil har ökat från 41: till 45: OBS! Siffrorna redovisas tertialvis i efterskott Produktivitet: Utnyttjandegrad bil pool Delårsrapport 2019 (T1) 28

34 Nymansgatan beläggning mellan kl , exklusive lördag och söndag ObjektId Namn ExklLörSön Ford Focus Bilpool 37 % Nymansg VW Golf Bilpool 49 % Ford Focus Bilpool 40 % Nymansg Renault Zoe Intens Bilpool 16 % Nymansg VW Sportsvan 52 % Bilpool Summa 39 % Rådhuset beläggning mellan kl , exklusive lördag och söndag ObjektId ObjektNamn ExklLörSön Fiat Punto Bilpool 22 % VW Passat Bilpool 42 % Ford C-Max Bilpool 32 % Summa 32 % Produktivitet: Samordningsgrad för samordnad varudistribution Samordningsgrad huvudflöde 73% Samordningsgrad Specialflöde 26 % Samordningsgrad Totalt 66% Samordningsgraden ligger ganska stabil och är svår att ytterligare öka. Efter 10 år med samordning ligger de flesta varugrupper med i samordningen. Dock märker vi att första tertialet oftast har en svag inledning av året efter julhelger m.m. Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Beläggningsgraden för åkeriet första tertialet 2019 är 87% Delårsrapport 2019 (T1) 29

35 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00055 Ärende SE 2019/00055 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Revisorerna i Halmstads kommun Granskning fastighetsförvaltning Servicekontorets förslag till beslut beslutar att yttra sig enligt förslag. Sammanfattning av ärendet De förtroendevalda revisorerna har genom PwC granskat kommunens fastighetsförvaltning. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning? Den sammanfattande bedömningen och svar på den övergripande revisionsfrågan är att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en ändamålsenlig fastighetsförvaltning. Revisorerna vill senast den 5 juli 2019 få svar på vilka åtgärder nämnderna avser vidta med anledning av granskningsresultatet. Ärendets beredning Ärendet har beretts av förvaltningschef och berörd verksamhetschef vid servicekontoret. Beskrivning av ärendet Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har genom PwC granskat kommunens fastighetsförvaltning. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning? Den sammanfattande bedömningen och svar på den övergripande revisionsfrågan är att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en ändamålsenlig fastighetsförvaltning. Revisorerna vill senast den 5 juli 2019 få svar på vilka åtgärder nämnderna avser vidta med anledning av granskningsresultatet. Analys och förslag Se yttrande, bilaga 1 Konsekvenser av förslaget Se yttrande, bilaga 1 Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

36 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00055 Beslutsunderlag 1. Yttrande 2. Revisionsrapport Information om beslutet Kommunrevisorerna Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad Sida 2(2)

37 Bilaga 1 Yttrande har tagit del av granskningen av fastighetsförvaltningen som PwC genomfört på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna och lämnar härmed kommentarer och beskrivning av de åtgärder (i kursiv text) som man avser vidta enligt rekommendationerna. Rekommendationer Tydliggör styrande dokument och rutiner för att tydliggöra roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Vi rekommenderar att interna överenskommelsen om FM tjänster ska beslutas i respektive nämnd. : FM service har tagit kontakt med en FM konsult för att få hjälp med förslag på styrande dokument och rutiner enligt branschstandard. Vidare pågår en dialog med kommunledningsförvaltningens ekonomifunktion där de lovat bistå i utformningen av övergripande ekonomiska regler kring bland annat ansvar, prissättning, fakturering och betalning mellan fastighetsförvaltningen och FM service. Interna överenskommelser brukar inte beslutas på nämndsnivå och vi ser inga behov av att ändra på gängse regler för detta. Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av dessa inte reviderats på många år och de fortfarande gäller med tanke på förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, anvisningar internhyror till gränsdragningslista för investeringar. : Bifaller rekommendationen och föreslår att kommunledningsförvaltningen uppdras att se över detta. Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finns kvar för att hantera fastigheternas styr och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen för att skapa en sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser att detta skulle kunna bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv. : Bifaller rekommendationen. Många av de brister som granskningen kommit fram till, i huvudsak avseende ansvar, gränsdragning och effektiviseringsbortfall hade lösts eller minimerats om driftorganisationen var organiserad inom FM service så som utredningen föreslog från början. En extern rapport från branschkunnig FM konsult stödjer detsamma. Återuppta mötesdialoger mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i syfte att utveckla fastighetsförvaltningen. Minnesanteckningarna mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det löpande uppdraget. : FM service har kontaktat fastighetskontorets förvaltare om att tillsammans förbättra dialogen och att vara noggrannare med minnesanteckningarna. Dessa redovisas i samband med informationspunkt på nämndsmötena. Utveckla processen kring uppföljning, utvärdering och rapportering i syfte att skapa en effektiv fastighetsförvaltning. Skapa en tydlig struktur för hur uppdraget ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter. : Kommunledningsförvaltningen utreder för närvarande hur lokalförsörjningen i kommunen ska organiseras och hur processerna ska optimeras. Utredaren har fått ta del av granskningen och kommer ta hänsyn till denna i den övergripande utredningen som ska vara klar i höst.

38 Genomför NKI undersökningar regelbundet för att säkerställa att relationen mellan aktörerna fungerar och att fastighetsförvaltningen bedrivs ändamålsenligt. : FM service genomför regelbundna undersökningar för de delar som de ansvarar för. Dessa redovisas vid varje delårsrapport. För att få en helhetsbild rekommenderas ett gemensamt verksamhetssystem som FM service blir systemägare för. Vi rekommenderar att fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens fastighetsförvaltning, genomför en samlad utvärdering av området fastighetsförvaltning, medan servicenämnden har att skapa rutiner för uppföljning av ingånget internt avtal. : Kommunledningsförvaltningen utreder för närvarande hur lokalförsörjningen i kommunen ska organiseras och hur processerna ska optimeras. Utredaren har fått ta del av granskningen och kommer ta hänsyn till denna i den övergripande utredningen som ska vara klar i höst. Rutiner för uppföljning av internt avtal finns men kommer att ses över. behöver utveckla sin ekonomistyrning i syfte att vidta åtgärder för att bli än mer effektiva med tanke på verksamhetens underskott och kommande effektiviseringskrav. : Som det nämnts i granskningen har det funnits en överenskommelse om att i händelse av oenighet om kostnader ska FM service ta dem för att innan slutrapportering av projektet få stöd av kommunledningsförvaltningen med att göra rättvisa ramjusteringar. Nämnden har framfört sin syn på fördelningen till kommunledningsförvaltningen och inväntar slutgiltigt besked om denna. För att säkerställa styrningen läggs en punkt om FM service inklusive ekonomidelarna till på alla kommande nämndsmöten tills ekonomin är i balans. Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva samt att arbetet med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras. Det är även av vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt att uppnå. : Nämnden har framfört sin syn till kommunledningsförvaltningen och inväntar slutgiltigt besked om fördelning och ersättningslösning. Effektiviseringskravet är som granskningen antyder inte rimlig inom förväntad tid. Nämnden bedömer dock att effektiviseringen är rimlig på längre sikt under förutsättning att man kommer till rätta med organisering och korrekta regler för prissättning. Nämnderna behöver vidta åtgärder då endast hälften av antalet planerade arbetsorders när det gäller det förebyggande underhållet har genomförts under året. Nämnderna behöver vidta åtgärder och förvissa sig om dessa åtgärder är tillräckliga. : Underlagen för arbetsordrarna är inte kvalitetssäkrade och det pågår ett arbete med att rensa felaktig information i systemen. När kvaliteten på underlagen är säkrade tas nya beslut om åtgärder beroende på det verkliga läget. förespråkar även ett gemensamt verksamhetssystem för hantering av kommunens lokaler där FM service som största aktör blir systemägare. Systemet skulle kunna ersätta minst fem olika system på servicekontoret, fastighetskontoret, teknik och fritidsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. Systemet kommer bland annat kunna användas för att bevaka, kontrollera och rapportera olika mätetal t.ex. avtal, ritningar, energi, brandkontroll, felanmälan, verksamhetsbeställning samt städfrekvens.

39 Bilaga 2 Revisionsrapport Jörn Wahlroth Carl-Magnus Stenehav Certifierad kommunal revisor Granskning av Halmstads kommuns fastighetsförvaltning Halmstads kommun Mars 2019

40 Granskning fastighetsförvaltning Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfrågor Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och metod Iakttagelser och bedömningar Styrande dokument och rutiner med tydliga roller och ansvar Organisation för kommunens fastighetsförvaltning Relation mellan hyresvärd och hyresgäst Relation mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen Bedömning Samverkan och avstämningsmöten Relation hyresvärd och hyresgäst Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen Bedömning Uppföljning, utvärdering och rapportering Relation hyresvärd och hyresgäst Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen Bedömning Revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Rekommendationer Mars av 22 Halmstads kommun PwC

41 Granskning fastighetsförvaltning Sammanfattning Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga revisionsfrågor gör vi bedömningen att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en ändamålsenlig fastighetsförvaltning. Denna bedömning grundar sig på följande iakttagelser och bedömningar: Kontrollmål Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder samt mellan utförare och beställare Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt mellan utförare och beställare Uppföljning, utvärdering och rapportering sker gällande uppnådda effekter (ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm) Bedömning Kontrollmålet är delvis uppfyllt Kontrollmålet är inte uppfyllt Kontrollmålet är inte uppfyllt Mot bakgrund av vad som framkommit i vår granskning lämnar vi följande rekommendationer: Tydliggör styrande dokument och rutiner för att tydliggöra roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Vi rekommenderar att interna överenskommelsen om FM-tjänster ska beslutas i respektive nämnd. Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av dessa inte reviderats på många år och de fortfarande gäller med tanke på förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, anvisningar internhyror till gränsdragningslista för investeringar. Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finns kvar för att hantera fastigheternas styr- och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen för att skapa en sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser att detta skulle kunna bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv. Återuppta mötesdialoger mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i syfte att utveckla fastighetsförvaltningen. Minnesanteckningarna mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det löpande uppdraget. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

42 Granskning fastighetsförvaltning Utveckla processen kring uppföljning, utvärdering och rapportering i syfte att skapa en effektiv fastighetsförvaltning. Skapa en tydlig struktur för hur uppdraget ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter. Genomför NKI undersökningar regelbundet för att säkerställa att relationen mellan aktörerna fungerar och att fastighetsförvaltningen bedrivs ändamålsenligt. Vi rekommenderar att fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens fastighetsförvaltning, genomför en samlad utvärdering av området fastighetsförvaltning, medan servicenämnden har att skapa rutiner för uppföljning av ingånget internt avtal. behöver utveckla sin ekonomistyrning i syfte att vidta åtgärder för att bli än mer effektiva med tanke på verksamhetens underskott och kommande effektiviseringskrav. Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva samt att arbetet med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras. Det är även av vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt att uppnå. Nämnderna behöver vidta åtgärder då endast hälften av antalet planerade arbetsorders när det gäller det förebyggande underhållet har genomförts under året. Nämnderna behöver vidta åtgärder och förvissa sig om dessa åtgärder är tillräckliga. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

43 Granskning fastighetsförvaltning 1. Inledning 1.1. Bakgrund Nämnderna ska enligt kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Ur ett ekonomiskt perspektiv är det viktigt att kommunens verksamhet är anpassad utifrån de behov som finns. Kommunchefen fick i och med planeringsdirektiv med budget (samt i särskilt uppdrag om En effektiv verksamhet ) i uppgift att ta fram förslag på åtgärder som reducerar kommunens kostnader med minst 100 mnkr. Målet om kostnadsreduktion ska vara uppnått 2019 med en stegvis trappa om 25 mnkr år 2017, 50 mnkr år 2018 och slutligen minst 100 mnkr år Dessa reducerade kostnader är inräknade i kommunens planeringsdirektiv med budget, och därmed en förutsättning för en ekonomi i balans. I ett av dessa uppdrag, samordning av tekniska tjänster, fanns ett krav på att minska kostnaderna med 11 mnkr. Inom ramen för kommunchefens uppdrag ska 11 mnkr sparas genom projektet Samordning av fastighetsskötsel och teknisk skötsel. Enligt uppdraget fanns ett behov av att skapa förutsättningar för att höja effektiviteten och utveckla tekniska tjänster. Detta krävde en sammanslagning av resurser som hanterades av sex förvaltningar. Genom en omfördelning av resurser från dessa sex förvaltningar till serviceförvaltningen skulle det skapas förutsättningar för att utveckla ett nytt koncept (FM) där samordning av olika tjänster gör det möjligt att möta framtida utmaningar. Detta resulterade i att skolvaktmästare (BUF och UAF) och vaktmästare (KUF) gick över till serviceförvaltningen. Tillsyn och skötsel av fastigheterna har i sin helhet övertagits av servicekontoret,förutom tillsyn och skötsel av bla pelletsanläggningar och filterbyten i ventilationsanläggningar. Fastighetsunderhåll fördelades mellan serviceförvaltning och fastighetskontoret. I samband med kommunens delårsrapport 2018 beräknar servicenämnden att effektiviseringskraven avseende teknisk samordning inte kommer att genomföras som budgeterat. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat en risk för otydlig ansvarsfördelning/gränsdragning gällande fastighetsskötsel och fastighetsunderhåll som kan påverka effektiviteten. Revisorerna har beslutat att genomföra en granskning kring dessa frågor Revisionsfrågor Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning? 1.3. Revisionskriterier Nämndernas reglemente Kommunfullmäktiges budget Kommunallagen Mars av 22 Halmstads kommun PwC

44 Granskning fastighetsförvaltning Interna rutiner och riktlinjer 1.4. Kontrollmål Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder samt mellan utförare och beställare. Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt mellan utförare och beställare. Uppföljning, utvärdering och rapportering sker av uppnådda effekter (ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm) Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta fastighetsskötsel och avser inte planerat underhåll avser endast tillsyn och skötsel. Berörda nämnder som avses är fastighetsnämnden och servicenämnden. Granskningen avgränsas till revisionsår Intervjuer har skett med serviceförvaltningens förvaltningschef, verksamhetschef och biträdande verksamhetschef för FM-service. fastighetskontorets tf förvaltningschef, fastighetschef, projektledare byggenheten, hemvårdsförvaltningens förvaltningschef, lokalplanerare och ingenjör, barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningschef och planeringsutvecklare, Halmstads kommuns tf ekonomichef/budgetchef. I granskningen har vi tagit del av nämndernas reglemente, Samordning av tekniska tjänster (PD , Tjänstebeskrivningar SA-SJ, förebyggande underhåll rondering (Andersbergsskolan objekt 72925, Laxöns förskola, Bäckagårdsskolan och Trönningeskolan), Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, fastighetskontorets anvisningar för internhyra, fastighetskontorets gränsdragningslista, DEDU sammanställningsrapport september månad 2018, verksamhetsberättelse för fastighetsnämnden och servicenämnden 2018 samt kartläggning FM organisation Halmstads kommun. Rapporten har sakavstämts av berörda tjänstemän. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

45 Granskning fastighetsförvaltning 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrande dokument och rutiner med tydliga roller och ansvar Organisation för kommunens fastighetsförvaltning Fastighetsnämnden Enligt Fastighetsnämndens reglemente antaget av kommunfullmäktige den 19 december 2002, 205, med senaste ändring den 18 februari 2014, 13 ansvarar nämnden för bl.a. följande: - ansvara för genomförande av lokalförsörjning (KF , 13) - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) (KF , 13) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter). Hamnområdet ingår ej i fastighetsnämndens ansvarsområde (KF , 13) - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VAanläggningar. - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar (KF , 13) Fastighetskontorets verksamhet är uppdelad i fyra avdelningar. Förvaltningsstaben, byggoch projektavdelning, driftavdelning och fastighetsavdelning. Förvaltningsstaben Stabens uppgift är att stödja och utveckla förvaltningen. I arbetsuppgifterna ingår nämndadministration, informationshantering samt diarieföring. Staben arbetar även med övergripande planer, kvalitetsfrågor, HR (Human Resources) samt omvärldsbevakning för förvaltningen. Bygg- och projektavdelning Bygg- och projektavdelningen ansvarar för kommunalt byggande (dock inte för gator, vägar, park, VA-anläggningar och investeringar för kommunala bolag), utför projekt och byggledning i investerings- och underhållsprojekt samt genomför det långtidsplanerade underhållet i fastigheterna. Vidare utförs även ekonomiska och tekniska utredningar. I arbetsuppgifterna ingår också ekonomiplanering och uppföljning, miljö- och kvalitetsledning. Dessutom handläggs ärenden som rör bidrag för bostadsanpassning. Driftavdelning Driftavdelningen ansvarar för teknisk drift och förebyggande underhåll av kommunens fastigheter. Fastighetsavdelning Fastighetsavdelningen ansvarar för förvaltning och underhåll av kommunens fastigheter samt hyr ut lokaler till kommunala verksamheter. Fastighetsavdelningen ansvarar även för förhyrning av lokaler från externa fastighetsägare. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

46 Granskning fastighetsförvaltning Enligt s reglemente antaget av kommunfullmäktige den 19 december 1991, 317, med senaste ändring den 12 december 2017, 157 ska servicenämnden mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om: - arbetsplats- och fastighetsservice - måltidstjänster - IT-tjänster och digital utveckling - fordons-, åkeri- och logistiktjänster - kontaktcentertjänster - annat som kommunen bestämmer. Serviceförvaltningen är uppdelad i sex avdelningar, administrativa enheten, IT-service, kommuntransport, måltidsservice, FM-service och Halmstad direkt. Inom FM-service finns ca 300 medarbetare som dagligen arbetar med att skapa funktionella lokaler för sina kunder genom posthantering, städ, vaktmästeri, grönyte- och fastighetsskötsel Relation mellan hyresvärd och hyresgäst Riktlinjer för ekonomistyrning Enligt kommunens Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning fastställt av Kommunfullmäktige , 34 regleras bl.a. frågor gällande fastigheter och lokaler. I riktlinjerna anges bl.a. Kommunens egna lokaler skall utnyttjas i första hand. Hyreskontrakt skall finnas mellan kommunens centrala fastighetsförvaltning och respektive förvaltning. Kommunens centrala fastighetsförvaltning ansvarar för kontrakt med externa hyresvärdar. Om hyresgäster önskar skall avtal om tilläggstjänster kunna träffas och regleras i hyreskontrakten. Kommunens centrala fastighetsförvaltning skall ansvara för energibesparande åtgärder. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får balansera energikostnader mellan olika år. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får teckna underhålls- /energibesparingsavtal med externa aktörer Anvisningar för internhyra Enligt uppgifter från fastighetskontoret har fastighetskontoret i samarbete med stadskontorets ekonomiavdelning tagit fram anvisningar för internhyra. Anvisningarna är daterade och är inte politiskt beslutade. Enligt anvisningarna ska hyrande verksamhet inte behöva tilldela resurser till att driva fastigheterna utan så mycket som möjligt av driften ska ingå i hyran. Det inkluderar all mediaförsörjning, skötsel av mark och grönytor, normal sophämtning samt ordinarie fastighetsskötsel. Servicenivån för dessa tjänster bestäms utav fastlagda rutiner på fastighetskontoret. Enligt uppgifter från fastighetskontoret är servicenivån för drift- och skötseltjänster inregistrerade i fastighetssystemet DEDU. Enligt uppgifter från Mars av 22 Halmstads kommun PwC

47 Granskning fastighetsförvaltning fastighetskontoret utgår servicenivån från en gemensam mall med en viss anpassning efter respektive fastighets förutsättningar. Varje objekts hyra speglar självkostnaden för det enskilda objektet och ska så långt det är rimligt inrymma objektets totala kostnader enligt nedanstående: Fastighetsdrift: Avser skötsel, tillsyn, serviceavtal, enklare reparationer med mera. Beräknas individuellt för varje fastighet. Administration: Kostnaden fördelas lika som en schablon utefter objektets yta och baseras på den beräknade kostnaden för administrativa resurser samt vakanta lokaler. Planerat underhåll: Fördelning av internhyran sker utifrån schablon baseras på behovet utifrån en flerårig underhållsplan. Begränsningar sker utifrån fastighetsnämndens totala underhållsbudget. Mediaförbrukning: Avser el, värme och vatten. Beräknas individuellt för varje fastighet och baseras på den kalkylerade förbrukningen. Avvikelser mot energikalkylen regleras gentemot fastighetskontorets energibalans. Minskad förbrukning som beror på energisparande åtgärder ska dock inte påverka hyrorna så länge investeringen inte är avskriven och objektet inte belastas av kapitalkostnaderna för investeringen. Kapitalkostnader: Består av ränta samt avskrivningar och baseras på information från anläggningsregistret. Enligt anvisningarna skrivs hyran om vart femte år. Hyran jämförs då med självkostnaden och justeras efter det. Enligt serviceförvaltningen har någon redovisning till fastighetskontoret inte skett gällande gällande förvaltningens kostnader för fastigheter, vilket kan bidra till att internhyran inte beräknas på ett korrekt sätt. Fastighetskontoret ska enligt anvisningarna hålla kalkylen och dess underlag tillgängliga för alla som berörs av hyrorna. Enligt intervjuer med representanter från hemvårdsförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen och serviceförvaltningen har denna kalkyl inte redovisats trots förfrågan. Skötsel av lös inredning ingår inte i hyran och inte heller städning (städning för flera hyresgästers gemensamma utrymmen ingår dock). Däremot är hyresgästen skyldig att via periodiska städinsatser underhålla det inre ytskiktet så att dess livslängd bibehålls. Vad som i övrigt är hyresgästens respektive hyresvärdens ansvar att åtgärda avgörs av fastighetskontorets generella gränsdragningslista. I granskningen har vi noterat att den gällande gränsdragningslistan är beslutad av fastighetsnämnden Gränsdragningslistan anger vem som äger vad och vem som skall stå för olika kostnader vid investering Relation mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen Utredning angående samordning av tekniska tjänster Enligt dokumentet Samordning av tekniska tjänster (PD ) upprättat anges att samordningen av fastighets- och teknisk skötsel (inkluderande relevanta delar av underhåll) inte sker effektivt, att flera olika förvaltningar bedriver liknande verksamheter inom området. Det anges att det är viktigt att verksamheten är konkurrenskraftig och minst lika kostnadseffektiv som den privata marknaden. I Mars av 22 Halmstads kommun PwC

48 Granskning fastighetsförvaltning dokumentet anges att det inom fastighetskontoret finns ett flertal anställda som jobbar med uppgifter kopplat till fastighetsskötsel som berörs av utredningen. Utveckling bör vara att fastighetskontorets organisation utvecklas mot att vara mer strategisk i syfte att optimera fastighetsbeståndet genom att ansvara för att byggprocessen, teknisk och ekonomisk förvaltning samt uppfyllande av myndighetskrav. Fastighetskontorets driftsavdelning ska ha spetskompetens inom alla teknikområden såsom energi, värme, ventilation, styr, el och larm. I dokumentet anges att övriga områden såsom underhåll av hårdgjorda ytor, yttre underhåll och drift med fördel kan samordnas enligt ett FM koncept. I utredningen ( ) angavs att fastighetskontoret har ca st. felanmälningar per år. Många av dessa anmälningar skulle med fördel kunna hanteras av en FM grupp då de berör behov av åtgärder som inte alltid är fastighetsspecifika. Samordning av fastighetsskötsel och felanmälan mellan fastighetskontoret, teknik- och fritidsförvaltningen, serviceförvaltningen och LBVA borde enligt utredningen kunna generera besparingar med ett FM koncept. Serviceförvaltningen har i sin framtidsanalys angett att det kan bli svårt att konkurrera med endast städtjänster. Privata aktörer tillhandahåller mer kompletta FM-koncept och städservice vill utvecklas för att kunna bidra med ökad service och behålla sin konkurrenskraft. Enligt dokumentet skulle organisationsförändringen innebära att det skapas förutsättningar för en mer kostnadseffektiv och samordnad leverans av verksamhetsnära stödtjänster (ex grönyteskötsel, vinterhållning, städning, lokalvård, verksamhetsvaktmästeri och post). Serviceförvaltningen får ett tydligt kundfokus mot kommunens verksamheter. Fastighetskontoret blir renodlat strategiskt i sitt uppdrag och teknik- och fritidsförvaltningen koncentrerar sig på sin kärnverksamhet med ett tydligt kundfokus mot invånare/besökare. Enligt utredningen ställer omorganisationen krav på transparanta prislistor, tydliga beställningar och strukturer för uppföljning. I januari 2017 bildades FM service genom att 33 medarbetare gick över från fastighetskontoret, 28 medarbetare från barn- och ungdomsförvaltningen, 11 medarbetare från teknik- och fritidsförvaltningen, 7 medarbetare från utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen samt 3 medarbetare från kulturförvaltningen. Initialt var det tänkt att även fastighetskontorets elva fastighetsskötare med teknisk kompetens skulle flyttas över till serviceförvaltningen. Fastighetsnämnden ansåg att det fanns skäl att behålla denna kompetens inom fastighetsnämnden. Detta innebär att serviceförvaltningen ansvarar för fastighetsskötsel och att fastighetskontorets drifttekniker ansvarar för teknik och drift av bl.a. VVS, energi, media, larm Överenskommelse mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen angående utförande av tjänster Fastighetsunderhåll definieras som åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett objekt. Vid underhåll återställs vanligen funktionen till den ursprungliga nivån. Underhåll delas in i planerat och felavhjälpande underhåll. Felavhjälpande underhåll, avser underhåll som behöver utföras snarast för att förhindra personskada eller skada på egendom. Åtgärder utförs genom reparation eller utbyte. Planerat underhåll avser förebyggande underhåll samt planerbara underhållsåtgärder som avser reparationer och Mars av 22 Halmstads kommun PwC

49 Granskning fastighetsförvaltning utbyte av förslitna byggnads- och installationsdelar hörande till fastigheten. Drift är åtgärder med ett förväntat intervall i syfte till att upprätthålla funktionen hos ett objekt. Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Fastighetskontoret har tagit fram ett dokument kallat Tjänstebeskrivningar SA-SJ som enligt förvaltningen ska ses som ett avtal gentemot serviceförvaltningens FM service avseende tillsyn och skötsel av fastigheter och utemiljö. Avtalet gäller från och med Dokumentet är inte beslut i någon av berörda nämnder. Utgångspunkten i avtalet är att fastighetsförvaltningen ska skötas så att fastigheterna fungerar så väl som möjligt efter sina förutsättningar. Detta innebär att genomföra och bevaka att leveranser och tjänster för objektets drift och underhåll genomförs så att följande krav uppfylls: - Arbetet sker med beaktande av fastighetsnämndens målsättningar för fastigheterna, - Objekten ger ett välvårdat intryck, - Objektens avsedda funktioner upprätthålls, - Objektens livslängd blir optimal, - Skador på objekten undviks, - Risk för människors hälsa inte uppkommer, - Trivsel och trygghet upprätthålls, - Hyresgäster/slutanvändare och deras verksamhet inte onödigtvis störs, - Objektens negativa miljöpåverkan minimeras, Avtalet är uppdelat utifrån fastighetsförvaltning, fastighetsteknik och säkerhet. Utifrån dessa delar regleras förutsättningar för tjänster, funktionskrav, åtgärdskrav och tid för utförande. Det saknas i vissa fall uppgifter i avtalet inom vilken tid insatser ska ske och hur långa avbrottstid som är accepterat från beställarens sida och vem som ansvarar för vilka åtgärder. Fastighetskontoret hänvisar i alla delar delar till verksamhetssystemet DEDU för mer information kring vilka åtgärder som ska ske för respektive objekt. Serviceförvaltningen har efterfrågat gränsdragningslistor och anger att tillräcklig systemutveckling inte sker. I granskningen har vi tagit del av specifikation från DEDU gällande förebyggande underhåll (rondering) för Andersbergsskolan, Laxöns förskola, Bäckagårdsskolan och Trönningeskolan. I dessa specifikationer/underlag redovisas vilka intervaller rondering ska ske. Enligt serviceförvaltingen har kraven och intervallerna förändrats under åren, trots det har inte ersättningen ökat. Enligt intervjuerna med serviceförvaltningen och fastighetskontoret har samtliga berörda medarbetare tillgång till verksamhetssystemet DEDU som avser kommunens fastigheter. I granskningen noteras att det förekommer skilda uppfattningar mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen huruvida uppmätta ytor är inregistrerade i DEDU och riktighet i inregistrerade uppgifter. När det gäller grönyteskötsel anger serviceförvaltningen att varken ytor eller skötselplan per objekt finns framtaget där det framgår gräsytor, hårdgjorda ytor, buskar, träd mm. Enligt fastighetskontoret har serviceförvaltningen varit medvetna om att det funnits en generell skötselplan som teknik- och fritidsförvaltningen arbetat efter. När det gäller ritningar beskrivs detta ha överlämnats i januari 2017 med möjlighet att mäta ytor. Ersättningen regleras via en tillfällig prissättningsmodell, vilket innebär att priset för AFF-avtalet för år 2018 innebär en fast ersättning enligt nedan. Prissättningsmodellen har Mars av 22 Halmstads kommun PwC

50 Granskning fastighetsförvaltning tagits fram utifrån historiska kostnader för de olika delområdena personalkostnader, yttreskötsel, material/entreprenadinköp och snöröjning. Totalt uppgår ersättningen för de fasta delarna till 45,9 mnkr exkl tillkommande objekt (ink indexering). I de fall nya objekt tillkommer ska serviceförvaltningen fakturera nedlagda kostnader på löpande räkning vid varje delårsbokslut/bokslut. Ersättning för 2018 för tillkommande objekt reglerades i samband med bokslut Från och med 2019 får serviceförvaltningen ersättning för tillkommande objekt löpnade under året. Enligt uppgifter kommer den fasta ersättningen inför år 2020 regleras utifrån budgeterat belopp för respektive objekt. Här förekommer olika tolkningar om vem som ska beräkna dessa. Omfattning fasta priser Fast Ersättning, mnkr Fast ersättning ink. löpande ersättning, mnkr Fast ersättning tillsyn och skötsel. Avser tid (löner och omkostnader) för fastighetskontorets fd fastighetsskötare. 15,8 16,1 Köp av externt material och tjänster (inkl sophämtning) upp till kr ingår i det fasta priset enligt AFFavtalet. 18,6 18,8 Yttre skötsel, exklusive snöröjning. 8,5 9,6 Snöröjning. 3,0 3,0 Summa fasta delar 45,9 47,4 Antalet internfaktureringar mellan fastighetsnämnden och servicenämnden beskrivs från serviceförvaltningen ha ökat, vilket beskrivs öka förvaltningens administrativa hantering. Även diskussioner kring vilka typer av kostnader som servicenämnden ska stå för inom ramen för den fasta delen är uppe för diskussion. Diskussioner avser framförallt vem som ska stå för kostnader av akut underhåll som understiger kr per beställning. Serviceförvaltningen anger att spelreglerna avseende grönyteskötsel har förändrats jämfört med när teknik och fritidsförvaltningen hanterade detta. I intervjuerna anger representanter från fastighetskontoret att de behöver bli tydligare med beställning gentemot serviceförvaltningen. Detta är även något som omnämns i fastighetsnämndens verksamhetsplan under koncernövergripande prioriteringar Tydliggöra beställar- och utförarorganisationen genom upprättande av AFF-avtal och nya arbetssätt. Det saknas dock beskrivning över vilka åtgärder som behöver vidtas för att tydliggöra beställar- och utförarorganisationen Bedömning Kontrollmål: Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare Syftet med organisationsförändringen var att serviceförvaltningen skulle få ett tydligt kundfokus och att fastighetskontoret skulle bli renodlat strategiskt i sitt uppdrag. Vi bedömer att genomförd organisationsförändring inte ännu resulterat i denna tydlighet. Vi anser att nuvarande organisation där fastighetsnämnden och servicenämnden delar på uppdraget kan innebära en ökad risk för ineffektivitet, otydlighet i uppdrag och ansvar samt uppföljning, vilket på sikt kan få effekter på fastigheternas standard. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

51 Granskning fastighetsförvaltning Vi bedömer att erforderliga styrande dokument och rutiner till delvis ger tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Detta grundar vi på nämndernas reglemente samt upprättat AFF avtalet - Tjänstebeskrivningar SA-SJ. Vi anser dock, med intervjuerna som grund, att avtalet behöver tydliggöras vad avser omfattning, tid för insatser och ekonomisk ersättning, samt förutsättningar för tilläggsbeställningar. Vi anser också att den interna överenskommelsen om FM-tjänster ska beslutas i respektive nämnd. Detta då nämnderna enligt kommunallagen ansvara för att verksamheten bedrivs med en tillräcklig intern kontroll och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av dessa inte reviderats på många år och det är oklart ifall de fortfarande gäller med tanke på förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, Anvisningar för internhyra till gränsdragningslista för investeringar. Detta arbete behöver ske tillsammans med kommunledningsförvaltningen. Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finna kvar för att hantera fastigheternas styr- och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen för att skapa en sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser även att detta skulle kunna bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv. Utifrån fastighetskontorets anvisningar för internhyra ska respektive objekts hyra spegla självkostnaden för det enskilda objektet och ska så långt det är rimligt inrymma objektets totala kostnader gällande fastighetsdrift, administration, planerat underhåll, mediaförbrukning och kapitalkostnader. Fastighetskontoret ska hålla kalkylen och dess underlag tillgängliga för alla som berörs av hyrorna. Utifrån granskningen bedömer vi att denna redovisning och dialog mellan fastighetskontoret och hyresgäst behöver utvecklas. Vi rekommenderar även att de säkerställs att samtliga kostnader oavsett organisationsbehörighet beaktas i interhyresberäkningen Samverkan och avstämningsmöten Relation hyresvärd och hyresgäst Enligt uppgifter har fastighetskontoret särskilda utsedda kundförvaltare. Det förekommer att förvaltningar har flera kundförvaltare. Fastighetskonoret har mot barn- och ungdomsförvaltningen fyra kundförvaltare. Respektive förvaltningar har utsedda kontaktpersoner gällande lokalfrågor. Kundförvaltarna och kontaktpersonerna har kontinuerliga samtal och möten. Minnesanteckningar från dessa träffar förs inte. Utifrån intervjuer med representanter från barn- och ungdomsförvaltningen och hemvårdsförvaltningen är uppfattningen att kommunens fastigheter inte underhålls i tillräcklig omfattning. Barn- och ungdomsförvaltningen anger att dialoger sker med fastighetskontoret som utifrån sina budgetramar prioriterat täta hus och att inomhusmiljön därmed prioriteras ned. Enligt fastighetskontoret prioriteras inomhusmiljön däremot är ytskiktsrenoveringen inte prioriterad. Representanter från barn- och ungdomsförvaltningen anger att kommunikationen gällande underhållsarbeten och skötsel är tydlig och öppen. Förvaltningen kan utifrån detta planera sin verksamhet på ett bra sätt. De problem som uppstår är i regel kopplade till akuta händelser som Mars av 22 Halmstads kommun PwC

52 Granskning fastighetsförvaltning översvämningar, läckage och fuktproblem, vilka händelser delvis kan kopplas till bristande planerat underhåll. Händelserna har i sin tur inneburit att lokaler inte kunnat användas, vilket fått oönskade verksamhetsmässiga konsekvenser. Enligt förvaltingen uppstår diskussioner gällande vem som ska stå för evakueringslokaler i samband med större ombyggnationer. Enligt uppgifter följs inte anvisning för internhyra. När det gäller särskilda boenden och serviceboenden hyrs dessa av externa fastighetsägare. I vissa av dessa fastigheter sköter kommunen driften och till vis del underhållet medan i andra fall är det respektive fastighetsägare som ansvarar för drift och underhåll. Enligt hemvårdsförvaltningen saknar de för vissa hyresrelationer att fastighetskontoret för hemvårdsförvaltningens talan gentemot fastighetsägaren, bland annat i frågor gällande drift och underhåll. Enligt hemvårdsförvaltningen får förvaltningen oftast själva sköta kontakten med den externa fastighetsägaren. Vidare beskriver representanter från hemvårdsförvaltningen att de upplever en oklarhet gällande vad som ingår i hyran, det framgår inte tillräckligt tydligt i hyresavtalen. Serviceförvaltningen anger att denna osäkerhet innebär att FM service står för kostnader utan ersättning. Fastighetskontoret anger att hemvårdsförvaltningen har alltid möjlighet att vända sig till fastighetskontoret för hjälp och stöd. Vidare efterfrågar hemvårdsförvaltningen en tydligare kommunikation om underhållsplanen som beskriver periodiciteten för när åtgärder ska genomföras och tidsintervall för underhåll. Avsaknad av dessa innebär att verksamheten har svårare att ställa krav på när åtgärder ska genomföras och hur det bäst ska kunna passa verksamheten. Fastighetskontoret anger att underhållet alltid behovsprövas Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen Enligt representanter från fastighetskontoret är det fastighetskontorets ansvar som beställare att kalla till avstämningsmöte mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen utifrån roller som beställare och utförare. Enligt uppgifter har avstämningsmöten mellan representanter från serviceförvaltningen och fastighetskontoret skett avseende fastighetsförvaltning genom månadsmöten (3-4 möten under år 2018). Enligt båda parter har mötena inte varit tillräckligt effektiva och upphörde därmed. Fastighetskontoret tog istället fram rapporter som månadsvis skickas till serviceförvaltningen. I dessa månadsrapporter redovisas statistik gällande felanmälningar och insatser kring förebyggande underhåll. Enligt fastighetskontoret har serviceförvaltningen organiserat sig i elva olika verksamheter där var och en av dessa elva ansvarar för fastighetsskötsel. Serviceförvaltingen menar att deras personal i sin tur kommunicerar med åtta till tio fastighetsförvaltare på fastighetskontoret. Detta skapar en ineffektiv dialog och samverkan. Enligt serviceförvaltningen har det under åren även skett möten kallade systemförvaltarmöte och utvecklingsmöten mellan serviceförvaltningen och fastighetskontoret. Utifrån upprättade minnesanteckningar är det otydligt vilka som medverkar, vilken information som lämnas och vilka beslut som tas. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

53 Granskning fastighetsförvaltning Serviceförvaltningen anger att dialogen och informationsspridningen mellan fastighetskontorets förvaltare och serviceförvaltningens fastighetsskötare behöver utvecklas. Det förekommer brister i denna process vilket skapar en frustration bland inblandade samt med representanter från verksamhetsföreträdare. Fastighetskontoret har en uppfattning att serviceförvaltningen behöver utveckla sina kunskaper inom fastighetsområdet. Serviceförvaltningen anger att fastighetskontoret behöver utveckla sina kunskaper kring digitalisering och utveckling av sina verksamhetssystem som används av båda parter Bedömning Kontrollmål: Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt mellan utförare och beställare. Vi bedömer att det finns rutiner för samverkan och avstämningsmöten mellan hyresvärd och hyresgäst vad avser barn- och ungdomsförvaltningen. Vi bedömer att relationen med hemvårdsförvaltningen behöver utvecklas, främst vad avser fastighetskontorets ansvar vid externa hyreskontrakt, kommunikation av underhållsplaner. Avsaknad av detta innebär att verksamheten har svårare att ställa krav på när åtgärder ska genomföras och hur det bäst ska kunna passa verksamheten. Vi rekommenderar att minnesanteckningar förs vid dessa träffar. Vi bedömer att det brister väsentligt avseende struktur för samverkan mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i FM-relaterade frågor. Det behöver skapas en tydlig struktur med kontaktpersoner, innehåll och frekvens för avstämningsmöten. Vi rekommenderar att båda förvaltningarna tar ett helhetsgrepp kring hur processen ska fungera effektivt. Vi rekommenderar att minnesanteckningarna mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det löpande uppdraget Uppföljning, utvärdering och rapportering Relation hyresvärd och hyresgäst Det har inte skett någon NKI undersökning sedan serviceförvaltningen tog över delar av fastighetsförvaltningen. Senaste NKI undersökningen som fastighetskontoret genomförde var enligt uppgifter under år 2015 och år Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen Syftet med organisationsförändringen var att skapa kostnadseffektiv och samordnad leverans av verksamhetsnära stödtjänster (ex grönyteskötsel, vinterhållning, städning, lokalvård, verksamhetsvaktmästeri och post). Serviceförvaltningen får ett tydligt kundfokus in mot kommunens verksamheter. Fastighetskontoret blir renodlat strategiskt i sitt uppdrag och teknik- och fritidsförvaltningen koncentrerar sig på sin kärnverksamhet med ett tydligt kundfokus mot invånare/besökare. Enligt utredningen fanns ett krav/mål på en strukturerad uppföljning. Någon utvärdering av organisationsförändringen har ännu inte genomförts för att belysa ifall verksamheten blivit mer kostnadseffektiv, om fastighetskontoret kunnat öka fokus på fastighetsrelaterade frågor, samt om serviceförvaltningen kunnat utveckla de Mars av 22 Halmstads kommun PwC

54 Granskning fastighetsförvaltning kundrelaterade frågorna. I samband med sakavstämningen redovisas att en utvärdering är planerad under Utifrån fastighetsnämnden och servicenämndens protokoll under 2018 går det inte att utläsa att någon särskild uppföljning gällande fastighetsförvaltning skett. Den information om uppdragen som ges är den redovisning som sker i samband med delårsrapport och årsberättelse. Denna redovisning är översiktlig och allmänt hållen. I nämndernas verksamhetsberättelse för 2018 redovisar fastighetsnämnden nyckeltal avseende andel avhjälpande och planerat underhåll och underhållskostnader per kvm. Enligt uppgifter grundar sig beräkningen av nyckeltalet på ersättningen som betalts till serviceförvaltingen och inte serviceförvaltningens faktiska kostnader. redovisar inga nyckeltal relaterar till fastighetsförvaltning. I samband med intervjuerna anges att det är fastighetskontoret som har det övergripande ansvaret och att serviceförvaltningen har ansvaret att styra serviceåtgärder och därigenom kostnaderna och kvaliteten gällande dessa. Serviceförvaltningen anger att det är ett gemensamt uppdrag och ett intresse hos båda parter att vara effektiva. Serviceförvaltningen redovisar för 2018 ett underskott på 14,6 mnkr gällande FM-service som avser både fastighetsförvaltning och vaktmästartjänster. Orsaken till underskottet beror enligt serviceförvaltningen på att uträkning av prissättningsmodellen inte är korrekt. Serviceförvaltningen anser att beräkning och ersättning är felaktig (utgick från jan-okt år 2017 uppräknad till 12 månader). Vidare anger serviceförvaltningen att de inte har fått ersättning för bl.a. pelletspannor, ventilationsfilter, ökade kostnader för OH kostnader (administration och chefer), ökade kostnader för snöröjning och kostnader för systemutveckling DEDU. Fastighetskontoret anger att prissättningsmodellen har satts i samråd med serviceförvaltningen och att FM-service har fått den ersättning som de har rätt till. Utifrån den ersättning som serviceförvaltingen fått från fastighetskontoret om 47,5 mnkr har serviceförvaltningen haft kostnader motsvarande 56,6 mnkr en skillnad på 9,1 mnkr. Resterande 5,5 mnkr avser bl.a. ökad administration, utökning av fler chefer/teamledare samt att effektiveringskravet ej verkställts. Nedan redovisas den ersättning och de kostnader som serviceförvaltningen haft under 2018 för de olika verksamheterna. I nedan tabell går det att utläsa att kostnaderna inom snöröjning, personalkostnader och inköp av material och tjänster som understiger 20 tkr är de poster som avviker kopplat till abonnemanget. I detta ingår ett effektiviseringskrav totalt om 6,8 mnkr för år Under 2019 har FM-service ytterligare ett effektiviseringskrav motsvarande 4 mnkr. Effektiveringarna sker genom prissänkningar. Utifrån servicenämndens protokoll under 2018 går det enligt vår mening inte att utläsa att servicenämnden har initierat några åtgärder till följd av FM-service beräknade/realiserade underskott. I samband med sakavstämningen redovisar förvaltningschefen på serviceförvaltningen att det fanns en överenskommelse med kommunens tidigare ekonomichef om att serviceförvaltningen skulle ta de kostnader där det fanns olika uppfattningar om. Vid projektets slut 2020 skulle detta regleras. Därav har serviceförvaltningen i större utsträckning arbetet med att få organisationen att fungera. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

55 Granskning fastighetsförvaltning Ersättning från fastighetskontoret Kostnader servicekontoret Tid (löner och omkostnader) fd fastighetskontorets fastighetsskötare ,1 19,2 Material och tjänster understigande 20 tkr 11, ,1 12,4 17,2 Sophämtning - - 6,3 6,4 6,2 Yttre skötsel exkl. snöröjning 7,2 8,7-9,6 9,7 Snöröjning 2 2,9-3 4,3 Summa 47,4 56,6 - Saknas uppgifter Historiska kostnader I samband med sakavstämningen anger serviceförvaltningen att de historiska kostnaderna för yttre skötsel för 2015 och 2016 är felaktiga. Kostnaderna ska enligt deras uppgifter uppgått till 10,7 respektive 10,2 mnkr. Felanmälan sker genom att kund eller att fastighetsförvaltaren/fastighetsskötare gör en felanmälan i ärendehanteringssystemet DEDU. Utifrån detta fördelas respektive felanmälan till respektive fastighetsskötare som har ansvar för respektive fastighet. Det är fastighetskontoret som är systemägare och kan göra förändringar och utveckla systemet. Serviceförvaltningen anger att verksamhetssystemet behöver utvecklas för att genomföra effektiviseringar. Ett problem som serviceförvaltingen lyfter är att framtagna checklistor per objekt inte är tillräckligt tydliga gällande gränsdragning mellan teknisk drift och fastighetsskötsel samt att checklistorna är alltför allmänt hållna och inte överensstämmer med objektets förutsättningar. Utifrån systemet går det att ta fram olika typer av statistikuppgifter per fastighet. Enligt fastighetskontoret fungerar serviceförvaltningens arbete tillfredställande gällande åtgärder kopplat till felanmälningar. Däremot anser fastighetskontoret att arbetet gällande det förebyggande underhållsarbetet (rondering) inte är lika tillfredställande. Framförallt lyfts egenkontrollen gällande el och brandtillsynen som inte sker enligt plan. Serviceförvaltningen anger att det gamla orders har legat kvar, vilket ger en missvisande bild, fastighetskontoret har inte uppdaterat det systematiska brandskyddsarbete. Serviceförvaltningen anger att fastighetskontoret numera ställer högre krav på fastighetsskötarna än tidigare bla anges att rutinerna för el inte följts tidigare när fastighetskontoret ansvarade för detta. Nedan redovisas utifrån månadsrapporten per september månad 2018 statistik gällande det förebyggande underhållet samt felanmälningar. Utifrån statistiken går det att utläsa att ca hälften av antalet planerade arbetsorder, gällande det förebyggande underhållet har genomförts under året och att 1/3 del av felanmälningarna påbörjas inom 3 dagar. Drift- och skötselarbetena följs upp via månadsvisa rapporter från fastighetssystemet DEDU. Fastighetskontoret och serviceförvaltningen är inte överens kring vems arbetsorders som ingår i statistiken. Fastighetskontoret anser att det helt och hållet är servicenämndens arbetsorder medan serviceförvaltningen anger att arbetsorderna avser både teknisk drift och fastighetsskötsel, dvs båda förvaltningarnas ansvar. Mars av 22 Halmstads kommun PwC

56 Granskning fastighetsförvaltning Antalet felanmälningar samt andelen påbörjade felanmälningar En försvårande faktor är att både ekonomisk och verksamhetsstatistik inte på ett tillförlitligt sätt går att redovisa innan organisationsförändringen. Det ska även nämnas att kommunens fastigheter under senaste åren blivit fler, vilket FM service erhållit ersättning för. Serviceförvaltingen har via extern konsult genomfört en kartläggning av FMorganisationen. Initialt var det tänkt att organisationsförändringen skulle innebära en effektivisering med motsvarande 22 tjänster. Enligt den externa utredningen framgår att det endast finns möjlighet att effektivisera 6 heltidstjänster inom fastighets- /grönyteskötsel och drift samt vaktmästeritjänster inom kommunen Bedömning Kontrollmål: Uppföljning, utvärdering och rapportering sker av uppnådda effekter (ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm). Vi bedömer att uppföljning, utvärdering och rapportering inte skett i tillräcklig utsträckning av uppnådda effekter. I samband med överlämnandet av uppdraget har inte servicenämnden skapat en tillräcklig tydlig struktur för hur uppdraget ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter. Samtidigt har inte fastighetsnämnden skapat tillräcklig struktur för systematisk uppföljning av det interna uppdrag av FM-service som överlämnats till serviceförvaltningens att utföra. Det behöver finnas en struktur som stödjer en uppföljning mot det interna avtalet vad som ingår i det fasta abonnemanget om tjänster och för tilläggstjänster. Mars av 22 Halmstads kommun PwC