Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 Kallelse Sida Servicenämnden (2) Box Halmstad Plats: Valkansliet Stationsgatan 64 Sammanträdesdatum: Tid: 13:00 - ca 15:30 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Maria Söderberg (MP), Ordförande Micael Nilsson (S), 1:e vice ordförande Anders Wikström (M) Cathrin Ljungberg (S) Staffan Svensson (C) Perihan Karagöz (S) Annette Nordén (KD) Simon Lindgren (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Tony Kok (S) [Övriga kallade]

3 Föredragningslista Sida Servicenämnden (2) Ärenden Tid 1. SE 8762 Val av protokollsjusterare 2. SE 8763 Godkännande av dagordning 3. * SE 2018/00056 Dataskyddsombud 4. * SE 2018/00057 Revidering av delegationsordning för servicenämnden 5. SE 2018/00007 Information - Information från valkansliet - Medarbetarundersökning - Remiss om friskvårdsbidrag - Verksamhetscontrolling - Aktuella upphandlingar - PWC rapport om chefernas arbetssituation - Rapport från ev. verksamhetsbesök - Förvaltningschefen informerar - Vårstädning 6. SE 2018/00022 Anmälningsärenden SE-nämnd 6. SE 2018/00001 Delegationsbeslut 7. Övriga frågor * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00056 Ärende SE 2018/00056 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Servicekontoret Beslut om dataskyddsombud Servicekontorets förslag till beslut 1. Servicenämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för servicenämndens personuppgiftsansvar. 2. Servicenämnden entledigar tidigare utsett personuppgiftsombud från sitt uppdrag, eftersom personuppgiftslagen upphör. Sammanfattning av ärendet Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen/the General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i Sverige. Varje nämnd och styrelse får nu en roll som personuppgiftsansvariga (PUA). Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarig ska utnämna ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgifter är reglerade i GDPR. Uppgifterna kommer huvudsakligen bestå av att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige och anställda om deras skyldigheter, vara kontaktperson för registrerade utifrån deras rättigheter och att övervaka efterlevnaden av GDPR. Ärendets beredning Ärendet har arbetats fram i överenskommelse med kommunledningsförvaltningen. Detta är en del i de kommunkoncernsgemensamma processerna som pågått sedan februari 2017 och som syftar till att ge stöd så att varje nämnd och styrelse kan leva upp till sitt personuppgiftsansvar enligt GDPR den 25 maj Beskrivning av ärendet Bakgrund Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen i kraft i Sverige. I grunden är det en EUförordning som på engelska heter "The General Data Protection Regulation" (GDPR). Denna förordning måste Sverige, liksom alla övriga EU-länder, anpassa sig till. EU-förordningen påverkar även den svenska lagstiftningen, som nu därför har gjorts om. Tidigare fanns en personuppgiftslag (PUL). Den ersätts nu med en ny lag som heter dataskyddslagen. Dessa nyheter påverkar all hantering Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(4)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00056 av personuppgifter i offentlig och privat verksamhet i hela Sverige. Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person. En del av personuppgifterna kan dessutom vara extra känsliga. Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda människors grundläggande rättigheter och friheter. Särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Det handlar helt enkelt om att stärka allas rätt till ett privatliv och ett familjeliv. GDPR syftar också till att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom EU. Den syftar också till en anpassning till det nya moderna digitala samhället. Den nya dataskyddsförordningen vilar på grundprinciper som handlar om att öka skyddet och säkerheten kring allas personuppgifter. I Halmstads kommun hanteras människors personuppgifter i omfattande volym och på olika sätt. Därför kommer den nya lagstiftningen också att påverka majoriteten av alla medarbetare inom Halmstads kommunkoncern. Medarbetarnas dagliga arbete med personuppgifter påverkar kommuninvånarnas förtroende för kommunen. Om kommunens medarbetare inte kan hantera andra människors personuppgifter enligt den nya lagregleringen på korrekt sätt, riskerar tilliten till kommunens verksamhet att påverkas. Varje nämnd och styrelse är personuppgiftsansvariga (PUA), ett uppdrag som regleras i artikel 24 i GDPR. Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarig ska utnämna ett dataskyddsombud om behandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ. Om den personuppgiftsansvarige är en myndighet eller ett offentligt organ, får ett enda dataskyddsombud utnämnas för flera sådana myndigheter eller organ, enligt artikel 37 i GDPR. En kommun kan därmed utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelser inom kommunen om det är lämpligt, enligt förtydligande från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Artikel 39 i GDPR styr dataskyddsombudets uppgifter. Dataskyddsombudet ska ha minst följande uppgifter: A. Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar om deras skyldigheter enligt denna förordning och andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser. B. Att övervaka efterlevnaden av denna förordning, av andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser och av den personuppgiftsansvariges strategi för skydd av personuppgifter, inbegripet ansvarstilldelning, information till och utbildning av personal som deltar i behandling och tillhörande granskning. C. Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet av den enligt artikel 35. D. Att samarbeta med tillsynsmyndigheten. E. Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet det förhandssamråd som avses i artikel 36, och vid behov samråda i alla andra frågor. Den registrerade får kontakta dataskyddsombudet med avseende på alla frågor som rör behandlingen av dennes personuppgifter och utövandet av dennes rättigheter enligt GDPR. I artikel 38 i GDPR regleras dataskyddsombudets ställning. Där framgår exempelvis att den personuppgiftsansvarige ska säkerställa att dataskyddsombudet på ett korrekt sätt och i god tid deltar i Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(4)

6 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00056 alla frågor som rör skyddet av personuppgifter. Dataskyddsombudet får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter. Dataskyddsombudet ska rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges högsta förvaltningsnivå. Dataskyddsombudet är även kontaktperson för Datainspektionen. Det är den personuppgiftsansvariga nämnden/styrelsen som ansvarar för att dataskyddslagstiftningens regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen. Analys och förslag Dataskyddsombud är en helt ny tjänst som tillkommer med anledning av att dataskyddslagen/gdpr träder ikraft. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag (PUL). GDPR beskriver och styr på ett tydligt och detaljerat sätt vad dataskyddsombudet uppdrag och uppgifter är. Denna detaljstyrning av uppdraget och uppgifterna direkt i lagtexten, begränsar det kommunala handlingsutrymmet vid utformning av tjänsten. Det operativa verkställandet och det vardagliga arbetet kommer emellertid att formeras i samverkan mellan dataskyddsombudet och nämnden. Konsekvenser av förslaget Vilka konsekvenser får GDPR för medarbetare i Halmstads kommunkoncern? Den allra enklaste sammanfattningen kan göras så här: Medarbetare får inte samla in eller ha tillgång till fler personuppgifter än nödvändigt. Medarbetare får enbart behandla personuppgifter för ett visst, i förväg bestämt ändamål. Medarbetare måste se till att hen har stöd i lagen för uppgifterna. Medarbetare måste skilja på hantering av vanliga personuppgifter kontra känsliga personuppgifter. Medarbetare måste fortsättningsvis hantera andras personuppgifter på bara ett ställe, under så kort tid som möjligt, med korrekt rättsligt grund och med större säkerhetsmedvetenhet. Medarbetare måste omgående göra en anmälan om det uppstår en personuppgiftsincident. Dataskyddsombudet ska ha en övervakande roll och följa upp att regelverket följs av den personuppgiftsansvariga organisationen. Ombudet ska fungera som intern rådgivare som ger stöd för den personuppgiftsansvariga. Det är dock inte ombudet som ska fungera som projektledare eller som har ansvaret för att ta initiativ, utan rollen liknar mer en revisor eller en controller som löpande granskar verksamheten och kommer med förslag om åtgärder samt rapporterar brister. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar att förvaltningar/bolag har andra tjänstepersoner som har tydligt uppdrag att internt ansvara för genomförande av dataskyddsarbetet. Inrättande av en funktion som dataskyddsombud medför ekonomiska konsekvenser för den personuppgiftsansvariga. Den totala kostnaden för dataskyddsombud kommer att fördelas via den fördelningsnyckel avdelningen för ekonomi och styrning vid kommunledningsförvaltningen har för dylika ändamål. Dataskyddsombudet kommer att ha sin anställning på kommunledningsförvaltningen, som därmed hanterar arbetsgivaransvaret kopplat till funktionen. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(4)

7 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2018/00056 Med GDPR får Datainspektionen som tillsynsmyndigheten i Sverige, möjlighet att utdöma så kallade sanktionsavgifter. Avgifter som kan utdömas och riktas mot de personuppgiftsansvariga (dvs. nämnden/styrelsen) om GDPR inte följs. Sanktionsavgifterna införs för att helt enkelt förstärka att GDPR verkställs och efterlevs. I förslaget till den svenska dataskyddslagen föreslås att en kommunal förvaltning kan få betala upp till 5 eller 10 miljoner kronor i administrativa sanktioner. För ett kommunalt bolag kan avgifterna uppgå till maximalt 20 miljoner EUR eller 4 procent av den globala årsomsättningen. Det är Datainspektionen som ska säkerställa att sanktionsavgifterna i varje enskilt fall är effektivt, proportionellt och avskräckande. Ärendets beslutsgång Ärendet ska skickas till kommunstyrelsen Beslutsunderlag - Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras om beslutet Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Christel Rehmark, administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 4(4)

8 Tjänsteskrivelse Servicenämnden KS 2018/00057 Ärende SE 2018/00057 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Servicekontoret Revidering av servicenämndens delegationsordning Förslag till beslut Servicenämnden beslutar om revidering av delegationsordningen för Servicenämnden enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Den 25 maj 2018 träder ny dataskyddsförordning (GDPR) och dataskyddslag i kraft. Detta innebär skärpta regler för personuppgiftsansvariga och utökade rättigheter för de registrerade. Eventuella utlämningar av registerförteckningar, rättelser och raderingar måste ske skyndsamt och rutiner för detta arbetas fram på servicekontoret. För att hantera personuppgiftsärenden skyndsamt behöver servicenämnden delegera beslut om avslag av utlämnande, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärenden baserade på EU:s dataskyddsförordning och dataskyddslagen till förvaltningschef. Servicekontoret föreslår att servicenämnden godkänner ändringarna. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom förvaltningsstaben, i samråd på kommunledningsförvaltningen. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Beskrivning av ärendet Bakgrund Den 25 maj 2018 träder ny dataskyddsförordning (GDPR) och dataskyddslag i kraft. Detta innebär skärpta regler för personuppgiftsansvariga och utökade rättigheter för de registrerade. Eventuella utlämningar av registerförteckningar, rättelser och raderingar måste ske skyndsamt och rutiner för detta arbetas fram på servicekontoret Analys och förslag För att hantering av personuppgiftsärenden ska ske skyndsamt behöver servicenämnden delegera beslut om avslag, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärenden baserade på EU:s dataskyddsförordning/dataskyddslagen till förvaltningschef. Servicekontoret föreslår att servicenämnden beslutar om revidering av delegationsordningen för Servicenämnden enligt bilaga 1 med förvaltningschef som delegat. Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

9 Tjänsteskrivelse Servicenämnden KS 2018/00057 Förvaltningschefen får uppdra åt annan anställd inom servicekontoret att besluta istället för förvaltningschefen. Sådana beslut ska fortlöpande anmälas till förvaltningschefen, som skall anmäla dessa till servicenämnden genom överlämnande av protokoll eller förteckning över besluten. Konsekvenser av förslaget - Ärendets beslutsgång Beslutsunderlag 1. Delegationsordning för servicenämnden Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras om beslutet. Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Christel Rehmark, administrativ chef Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

10 Bilaga 1 Delegationsordning för servicenämnden Inledning Kommunallagen anger hur delegering ska ske. Nämnden delegerar till ledamot och förvaltningschef. Delegationsbeslut finns tillgängligt (anmäls) enligt kommentarer nedan. Nämnden anger vilka beslut förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera. Förvaltningschefen (FC) delegerar direkt till namngiven person eller tydlig tjänstebeteckning. Personen som fått delegation kan inte vidaredelegera i sin tur. Nämnden kan inte delegera följande: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet - Framställan eller yttranden till fullmäktige, yttranden när nämndens eller fullmäktiges beslut har överklagats Delegation kan när som helst återkallas. Beslut delegerade till förtroendevalda Ärende Delegat Kommentar Utbildning och tjänsteresor för ordförande Utbildning och tjänsteresor för övriga ledamöter och förvaltningschef Vice ordförande Ordförande Anmäls till nämnd Anmäls till nämnd Delegationsordning för servicenämnden gäller från och med

11 Beslut delegerade till förvaltningschef Ärende Kan delegeras vidare Kommentar Allmänna ärenden Firmatecknare Ja Rätt att företräda nämnden inom dess ansvarsområde beträffande löpande förvaltningsåtgärder som inte uttryckligen delegerats till annan funktionär. Överklagande av domstolsbeslut Beslut att inte lämna ut allmän handling Revidering av dokumenthanteringsplan Besluta om avslag, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärenden baserade på EU:s dataskyddsförordning/ dataskyddslagen Personalärenden Ja Ja Ja Ja Ingen anmälan Ingen anmälan Anmäls till nämnd Anmälan vid nämndens nästa sammanträde Anställning och lönesättning Ja Lön stäms av med lönestruktur i kommunen. Avsked Uppsägning från arbetsgivarens sida Överenskommelse om avslut Varning Ja Anmäls till nämnd i form av antal Beslut om bisyssla Ja Ingen anmälan Företräda servicenämnden vid förhandlingar enligt MBL Ja Ingen anmälan Ekonomiärenden Teckna kommuninterna lokalhyreskontrakt, inhyrning av lokaler. Teckna överenskommelser om uthyrning av fordon, maximalt 10 år. Upphandling över 100 basbelopp upp till 200 basbelopp Delegationsordning för servicenämnden gäller från och med Ja Ja Nej Ingen anmälan Ingen anmälan Ingen anmälan 3

12 Upphandling upp till 100 basbelopp Ja Ingen anmälan Utse beslutsattestant Ja Ingen anmälan Delegationsordning för servicenämnden gäller från och med

13 Medarbetarundersökning 2018 Servicekontoret - Inklusive undernoder

14 Om undersökningen Undersökningen genomfördes mellan den 5 februari 26 februari Den skickades via epost som innehöll en personlig länk till enkäten. Sex automatiska påminnelser har skickats till dem som ej svarat eller inte slutfört sin undersökning. Undersökningen är anonym. Detta innebär att inget resultat visas för en grupp eller segmentering med färre än fem svar. Vid fem svar kan ett indexvärde visas. Det krävs ytterligare tre svar för att visa spridningen bland svarsalternativen. Quicksearch ansvarar för anonymitet och sekretess. Period: Totalt antal utskick: 8387 Antal som påbörjat undersökningen: 6680 Antal som slutfört undersökningen: 6478 Total svarsfrekvens: 77% (2016: 81% (5923/7332))

15 Svarsskala Frågorna ställs som positiva påståenden och svarsskalan utgörs av en 6-gradig skala samt alternativet Vet ej/ingen åsikt. NPS-frågans skala är 11-gradig. Nöjdhetsindexet (%) baseras på en uträkning av alla svar från 1. Instämmer inte alls - 6 Instämmer helt. Alternativet Vet ej/ingen åsikt räknas inte med i index. Andelen respondenter som svarat Vet ej/ingen åsikt visas med procentsiffran till höger om spridningsgrafer (förutsatt att det finns tillräckligt med svar). Procentandel som svarat Vet ej/ingen åsikt Antal svar på frågan

16 enps - vad är det? enps, Employee Net Promoter Score är ett nyckeltal som visar rekommendationsvilja internt eller externt i en verksamhet. Talet är ett värde som baserar sig på i vilken grad en person är villig att rekommendera er som arbetsplats till vänner och bekanta. Frågeställningen är Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din arbetsplats till en vän eller bekant? och svarsskalan går från 0. Inte alls sannolikt till 10. Extremt sannolikt. NPS räknas ut genom att ta andelen Ambassadörer (9:or och 10:or) minus andelen Kritiker (0-6). Resultatet blir ett procenttal mellan -100 till 100. De som svarar högt (9-10) är s.k. Ambassadörer. Förutom att de av egen vilja talar positivt om sin arbetsplats utvecklar de sitt arbete och motiverar tre andra medarbetare att delta. Personer som svarar 7-8 på skalan anses Passivt nöjda. Det är personer som är nöjda men inte aktivt berättar det för någon. Passivt nöjda kan vara lika nöjda som medarbetare någon annanstans. De som svarar lågt (0-6) kallas Kritiker och är benägna att prata negativt om sin arbetsplats. Dessa kan vara mer eller mindre kritiska beroende var på den negativa delen av skalan de befinner sig. Den som är långt ner på skalan fokuserar på problem och kan uppmana andra att söka sig från arbetsplatsen medan någon som är högre upp på skalan (en 5:a eller 6:a) kan säga: Det är bra MEN NPS, Net Promoter & Net Promoter Score are registered trademarks of Satmetrix Systems, Inc., Bain & Company and Fred Reichheld

17 enps - Rekommendera arbetsplats Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera din arbetsplats till en vän eller bekant? GRÖNT = Fler ambassadörer än kritiker. Max poäng: 100 RÖTT = Fler kritiker än ambassadörer. Lägsta poäng: -100

18 enps Varför / Varför inte rekommendera Diagrammet visar antal respondenter per kontaktpunkt (anledning) fördelat på kritiker + passiva (rött) och ambassadörer (grönt). Förbättra (de som svarat 0-8): Vad tycker du att vi i första hand behöver förbättra för att du ska rekommendera din arbetsplats? Bra (de som svarat 9 eller 10): Vad är det i första hand som gör att du vill rekommendera din arbetsplats?

19 HME-index - översikt HME-index består av tre delområden: motivation, ledarskap och styrning. Dessa delområden är viktiga för att skapa goda förutsättningar för ett hållbart medarbetarengagemang. Varje delområde innehåller tre frågor. De nio frågeställningarna avser den nationellt jämförbara mätningen av Hållbart medarbetarengagemang (HME) som kommunen gör i samarbete med Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA). Ditt resultat Halmstads kommun totalt Benchmark HME-index 2017 HME total HME total 79% HME - Motivation 80% HME - Ledarskap 78% HME - Styrning 79% HME - Motivation HME - Ledarskap Färgindikatorer Staplar och cirklar ändrar färg beroende på vilket resultat en fråga eller indexområde har % = På rätt väg HME - Styrning 60-69% = Förbättringspotential 0-59% = Agera

20 Medarbetarindex Vad är det? Medarbetarindex är ett mått på engagemang. Det visar bl.a. balansen mellan ledarskap och medarbetarskap, delaktighet i verksamhetsutveckling och om det finns ett arbetsklimat där alla har samma förutsättningar för att bidra till en välfungerande organisation. Ur varje område hämtas sammanlagt 22 indexfrågor som tillsammans bildar medarbetarindex (MI). Medarbetarundersökningen består av 4 indexområden: 1. Arbetsklimat 2. Ledarskap 3. Organisation 4. Visioner och Mål Frågemodellen är skapad av referensgrupp inom Halmstads kommun. Undersökningen innehåller: 59 huvudfrågor 22 frågor är indexfrågor fördelade i de 4 indexområdena Arbetsklimat, Ledarskap, Organisation och Visioner & mål 9 frågor är HME-frågor (Hållbart medarbetar engagemang) som kommunen gör i samarbete med Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA). HME är fördelat i tre 3 områden Motivation, Ledarskap, Styrning.

21 Medarbetarindex - översikt Medarbetarindex Arbetsklimat Ledarskap Organisation Visioner & mål Ditt resultat Halmstads kommun totalt Quicksearch benchmark MI 2017 per bransch IT/Konsult/Telecom 79% Turism/resor 77% Bank/Finans 77% Detaljhandel 75% Energibolag 74% Media 73% Industri 71% Övrigt 70% Universitet 69% Kommun/myndighet 55% Färgindikatorer Staplar och cirklar ändrar färg beroende på vilket resultat en fråga eller indexområde har % = På rätt väg 60-69% = Förbättringspotential 0-59% = Agera

22 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Ärende KS2017/00459 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Likställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning Sammanfattning av remissärendet Till samtliga nämnder och styrelser för yttrande. Kommunledningsförvaltningen önskar yttrande, protokollsutdrag samt tjänsteskrivelse från remitterade nämnder och styrelser senast Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Frågeställningar I remissen vill kommunledningsförvaltningen ha synpunkter på förslagen. 1. Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) 2. Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto 3. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna 4. Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år 5. Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Att svara på remiss Nämndens/styrelsens yttrande får gärna vara kort och med nämndens/styrelsens ställningstaganden tydligt markerade i punktform. Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

23 Remissmissiv Kommunledningsförvaltningen KS 2017/00459 Utredningens förslag ska inte återges i yttrandet, men om nämnden ändå vill referera till något som sagts i yttrandet är det viktigt att särskilja vad som sagts i yttrandet och vad som är nämndens eget ställningstagande. Detta kan göras till exempel genom underrubriker eller kursivering av text. För vidare instruktioner finns texten Svara på remiss hur och varför att hämta på regeringens webbplats (se under informationsunderlag). Informationsunderlag 1. Utredning jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper 2. Friskvårdsförmåner nuläge inom förvaltningar och bolag 3. Protokollsutdrag från KS beslut (Dnr 2017/ ) 4. Tjänsteskrivelse (KS 2017/00459) 5. Instruktion om att svara på remiss: Kommunledningsförvaltningen Handläggare, Marita Lindau, HR-Strateg Halmstads kommun, stadskontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

24 Utredning - jämställt friskvårdsbidrag och obligatorisk träning för vissa grupper

25 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte... 4 Uppdrag... 4 Arbetsgrupp... 5 Nuläge... 5 Så här ser det ut i andra kommuner... 7 Det här säger forskningen... 8 Förslag... 9 Motivering Styrkor Risker Målgrupp Kostnad Bilaga 1 Nuläge, friskvårdförmåner inom förvaltningar och bolag 2

26 Sammanfattning Halmstads kommun står inför stora utmaningar att rekrytera nya medarbetare för att möta nuvarande och framtida behov. En viktig del är att skapa förutsättningar för att behålla redan anställd personal där en betydande del utgörs av det förebyggande arbetet mot arbetsrelaterad ohälsa. Parallellt är det viktigt att upprätthålla och stärka kommunens varumärke som arbetsgivare. Under 2017 genomförde PwC en granskning av sjukfrånvaron inom Halmstads kommun. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort har revisorerna bland annat lämnat följande rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Utifrån revisorernas rekommendationer har kommunstyrelsen beslutat (KS 2017/ ) att ge kommunledningsförvaltningens HR-avdelning i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag samt förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas på remiss till nämnder och styrelser. Utifrån benchmark med andra kommuner har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning kommit fram till följande förslag: Ett likställt friskvårdsbidrag inom Halmstads kommun på kr per medarbetare och år (utifrån Skatteverkets regler) Friskvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna Uppskattad kostnad blir mellan 3 och 13 Mkr per år Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. De hälsobefrämjande insatser som satsas på medarbetarna ökar möjligheten i att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla sina medarbetare. Det ökar också möjligheten att attrahera nya medarbetare. Men att arbetsgivaren vinner på medarbetarnas välbefinnande betyder ju inte att de anställda förlorar. Tvärtom, är de i högsta grad vinnare. Det förbättrade välbefinnandet tar ju inte slut när man lämnar arbetet. Att orka mer och må bättre ökar istället de medarbetarnas möjligheter till en rik fritid. Att främja hälsan ger en vinna vinna situation. I Halmstads kommuns HR-riktlinje tydliggörs att arbetsgivarens strävan är att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar frustration och en känsla av orättvisa bland kommunens medarbetare. 3

27 Inledning Inom Halmstads kommun pågår ett aktivt strategiskt och operativt arbete för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Det pågår också flera satsningar för att Halmstads kommun ska vara ett fortsatt attraktivt val för nya medarbetare. Detta är en prioriterad fråga för kommunstyrelsen. Men för att lyckas bli en ännu attraktivare arbetsgivare och få ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv behövs ytterligare insatser. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har PwC genomfört en granskning av sjukfrånvaron. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och ett antal nämnder bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Efter genomförd revision och genomgång av samtliga kontrollmål gör PwC bedömningen att kommunstyrelse och nämnder till övervägande del bedriver ett ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Med utgångspunkt från de iakttagelser som Pwc har gjort i samband med granskningen har de lämnat några rekommendationer: Att hanteringen av friskvårdsbidraget likställs så att samma villkor gäller oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Denna fråga bedömer revisorerna har främst bäring på kommunens varumärke som arbetsgivare och till mindre del har betydelse för utfallet vad gäller sjukfrånvaron. I den senare delen tror revisorerna att de riktade insatser som genomförs i nuläget via den centrala HRfunktionen ger ett bättre utfall. Att frågan om obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande utreds närmare. Fram till och med 2009 erbjöd Halmstads kommun sina anställda ett friskvårdsbidrag på maximalt kr per medarbetare och år (gällde endast nämnderna). Erbjudandet gällde för alla med en anställning på minst tre månader. Under 2009 nyttjade anställda friskvårdsbidraget. Uppdrag Enligt beslut i kommunstyrelsen har kommunledningsförvaltningens HR-avdelning fått i uppdrag att ta fram förslag på likställt friskvårdsbidrag och förslag på obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Förslaget ska skickas till nämnder och styrelser. 4

28 Syfte Syftet med utredningen är att ta fram förslag på ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernens medarbetare samt att utreda möjligheten för obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetare i miljöer som är fysiskt krävande. Arbetsgrupp En arbetsgrupp med representanter från verksamheterna har diskuterat fram ett förslag gällande ett likställt friskvårdsbidrag för kommunkoncernen. Deltagare i arbetsgruppen: Karin Jonsson, barn- och ungdomsförvaltningen Maria Winkler, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Catharina Gyllenkvist, hemvårdsförvaltningen Christer Sernemyr, Kommunal Malin Hansson, Lärarförbundet Marita Lindau, kommunledningsförvaltningen Nuläge Samtliga förvaltningar och bolag inom Halmstads kommun erbjuder sina anställda någon form av friskvårdförmån, se bifogad bilaga. På en del förvaltningar och bolag erbjuds friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år, allt från 800 kr till kr per medarbetare. Andra förvaltningar och bolag erbjuder träning på arbetstid eller aktiviteter anordnade av förvaltningens hälsoinspiratörer. Erbjudande om både friskvårdsbidrag och träning på arbetstid förekommer också. Rundfrågning bland förvaltningar och bolag visar att medarbetarnas nyttjande av friskvårdförmånerna varierar. De flesta förvaltningar och bolag kan inte se någon direkt koppling mellan sina friskvårdsförmåner och sänkt sjukfrånvaro. Några har däremot lyft fram att friskvårdsförmånen upplevs som en attraktiv arbetsgivarinsats av medarbetarna. Att erbjuda likartade förmåner oberoende av vilken verksamhet man arbetar i tydliggörs i Halmstads kommuns HR-riktlinje. Nuvarande lösning med olika friskvårdsförmåner skapar irritation bland kommunens medarbetare. Flera uttrycker att förvaltningar och bolag konkurrerar om medarbetarna genom att erbjuda olika förmåner. Det finns också en upplevelse av orättvis behandling. 5

29 Inom Halmstads kommun är det endast brandmännen som har obligatorisk träning på arbetstid. För att få arbeta som brandman testas fysiken före och under anställning genom särskilda fysiska tester med arbets-ekg och läkarundersökning för att konstatera att man är fullt frisk. Schemalagd träning är dock ytterst sällsynt för övriga yrkesgrupper. Ingen av de tillfrågade kommunerna erbjuder detta. Några förvaltningar inom Halmstads kommun erbjuder träning på arbetstid när arbetet tillåter. Detta gäller framförallt för medarbetare som kan gå ifrån jobbet utan att ersättare sätts in. Obligatorisk träning på arbetstid är problematisk för de yrkesgrupper som inte kan gå ifrån jobbet. Ska detta bli möjligt måste man hitta nya schemalösningar. 6

30 Så här ser det ut i andra kommuner Benchmark visar att samtliga kommuner som kontaktats erbjuder ett friskvårdsbidrag i form av en summa pengar per anställd och år. Summan varierar mellan 500 kr och kr per medarbetare och år. Några kommuner erbjuder friskvårdsförmåner via en portal 1 andra gör det inte. Det är dock flera kommuner som uppger att de utreder om de ska upphandla en förmånsportal. Någon kommun anger att bolagen har samma friskvårdsförmåner som förvaltningarna, andra har inte det. Ingen av de tillfrågade kommunerna/regionen erbjuder obligatorisk friskvård för medarbetare som arbetar i miljöer som är fysiskt krävande. Kommun/region Summa per anställd och år Förmånsportal Inklusive bolag Eslöv kr Nej Har ej lämnat svar Helsingborg kr Ja Nej Hässleholm 750 kr Nej Ja (de flesta kommunala bolagen väljer att ha samma nivå, fast vissa har en högre summa) Kristianstad kr Nej Har ej lämnat svar Laholm kr Friskvårdskort med ett basutbud för de som inte nyttjar friskvårdspengen. Friskvårdskortet är på 200 kr per medarbetare Har ej lämnat svar Lund kr Nej Nej Malmö kr Nej Nej Region Skåne kr Nej gäller ej inom Region Skåne Sjöbo kr Ja Nej Svalöv 600 kr Ja Har ej lämnat svar Varberg kr Nej Har ej lämnat svar Ängelholm kr Ja Nej Östra Göinge 500 kr Nej Har ej lämnat svar 1 Förmånsportal med erbjudande om rabatterade förmåner. 7

31 Det här säger forskningen En aktivitet som de flesta arbetsgivare genomför är att erbjuda friskvårdsbidrag. Men gör det någon skillnad? Vilken friskvård hjälper egentligen mot psykisk ohälsa och stress, de vanligaste problemen i arbetslivet? Och hur skapar man friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron? Det finns inga vetenskapliga studier som ger belägg för att det är gynnsamt med friskvårdsbidrag, men det finns flera studier som visar att fysisk aktivitet har en positiv inverkan på den fysiska och psykiska hälsan. Anders Hansen, överläkare i psykiatri vid Sophiahemmet, har forskat kring hur träning direkt påverkar hjärnans funktioner och vår hälsa. Han menar att fysisk aktivitet är det viktigaste man kan göra för sin hjärna. - När du rör på dig blir du inte bara piggare och mår bättre. Träning påverkar även koncentrationen, minnet, sömnen, kreativiteten och stresståligheten till och med din personlighet och intelligens. Du tänker helt enkelt snabbare och kan lägga i en extra mental växel, till exempel för att kunna koncentrera dig när det är stökigt omkring dig. Anders Johrén, författare, föreläsare och utredare kring ekonomiska argument för friskvård, ser att friskvård allt mer har gått från att vara en förmån till att bli, om den genomförs effektivt, en lönsam kapitalsatsning. Anders har arbetat med de här frågorna sedan 1980-talet. - De som har störst potential att få avkastning på sin satsning är organisationer där det finns risk för sjukfrånvaro och där man kan påverka dem som har förhållandevis dålig kondition, säger Anders Johrén. Cecilia Ljungblad, lektor på sektionen för arbetsliv och välfärd på Högskolan i Borås har bland annat skrivit en avhandling om hälsofrämjande arbete för medarbetare i vård och omsorg. - Det finns stora fördelar med att arbeta med hälsa på arbetsplatsen både eftersom vi når många människor och att vi spenderar en stor del av vår vakna tid på jobbet. Små förbättringar kan ge stor inverkan, säger Cecilia Ljungblad. - Det vi har kunnat se är att det är viktigt för arbetsgivaren att arbeta både med organisatoriska insatser, som ledarskap och medarbetarfrågor. Och att det är viktigt att jobba med individinriktade insatser, som att skapa förutsättningar för medarbetarna att göra hälsosamma val. Friskvård är ett exempel, säger Cecilia Ljungblad. Hon trycker dock på att medarbetarnas delaktighet och möjlighet till inflytande är en förutsättning för att hälsofrämjande arbete ska göra skillnad. 8

32 Förslag Arbetsgruppen har diskuterat för- och nackdelar med olika friskvårdsförmåner och kommit fram till följande: Friskvård på arbetstid för all personal är svårt att genomföra eftersom alla yrkesgrupper inte kan gå ifrån arbetet. Subventionerade friskvårdsaktiviteter via någon portal kan vara intressant eftersom det blir billigare för den som nyttjar aktiviteten, men begränsande eftersom man är hänvisad att använda de aktiviteter som finns i portalen. Det finns också en kostnad för att använda portalen. Kommunledningsförvaltningens förslag är: Ett kommungemensamt friskvårdsbidrag på kr per anställd och år (utifrån Skatteverkets regler) kr är relevant utifrån vad andra jämförbara kommuner erbjuder och kostnader för olika friskvårdskort etc. otionochfriskvard/skattefriaformanerao c7b1442f256baee714.html Frisvårdsbidraget utbetalas mot uppvisande av kvitto. Friskvårdsbidraget utbetalas från en central budget som omfördelas från nämnderna. Ett likställt friskvårdsbidrag i kombination med andra insatser skapar förhoppningsvis friskvårdssatsningar som engagerar alla och som får effekt på sjukfrånvaron. Andra insatser kan vara att varje förvaltning och bolag: ser till att det finns en gemensam hälso- och arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ arbetar långsiktigt med hälso- och arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare" arbetar för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna har aktiva hälsoinspiratörer som initierar friskvårdssatsningar följer upp de insatser som görs och drar slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs. 9

33 Motivering Styrkor Fördelarna med ett friskvårdsbidrag är att det är flexibelt, enkel, lätt att mäta, rättvist (alla kan välja), rekryteringsfördel och att medarbetare utövar friskvården på fritiden. En morot för de som vill komma igång och ett sätt att stötta/ främja att de som redan är aktiva fortsätter att vara det. Friskvårdsbidraget kan bidra till att medarbetaren känner sig uppskattad och sedd av sin arbetsgivare, detta kan leda till att engagemanget inför arbetet ökar. Förmånen kan bidra till att Halmstads kommun kan behålla, motivera och utveckla medarbetare som redan arbetar i kommunen. Men det kan även vara lättare attrahera arbetssökanden och att kommunen ökar sin attraktivitet som arbetsgivare. Alla kan välja träningsställe utifrån intresse, geografiskt läge och andra faktorer som gör att en träningsanläggning/aktivitet passar bättre än en annan. Årskort på en träningsanläggning är ganska dyrt och den summa som medarbetarna får som bidrag utgör endast en del av kostnaden vilket gör att den anställde får bidra med en viss del, vilket skulle kunna öka motivationen att använda verkligen träna. Friskvårdsbidraget kan vara både främjande, förebyggande och rehabiliterande aktivitet för medarbetare beroende på individens utgångsläge. Med hjälp av att erbjuda friskvårdsbidrag kan arbetsgivaren uppmuntra medarbetarna till goda levnadsvanor och ökad fysisk aktivitet. Bidraget kan användas till Skatteverkets lista vilka täcker många olika fysiska aktiviteter men det täcker även olika behandlingar så som massage, fotvård, utöva yoga, mindfulness med mera. En annan effekt av att erbjuda friskvårdsbidraget är att cheferna får ytterligare ett verktyg för att arbeta främjande och förebyggande i sin verksamhet. Det kan bli en naturlig del av vardagen att prata kring hälsa. Den administrativa delen kring ett kommungemensamt friskvårdsbidra borde inte vara något större problem eftersom hanteringen är en vanligt förekommande i arbetslivet sedan länge och medför då inte den kostnad som en portal skulle innebära. Risker Att vi inte når de som mest behöver satsningen. Om det inte införs i hela kommunkoncernen finns en risk att verksamheterna konkurrerar mot varandra. Om det inte är öronmärkta pengar för friskvårdsbidrag kommer det prioriteras bort vid besparingstider. 10

34 Målgrupp Friskvårdbidraget ska gälla samtliga anställda, oavsett anställningsform (enligt Skatteverkets regler). Vikarier, projekt- och timanställda ska erhålla friskvårdsbidraget proportionellt i förhållande till anställningstiden. Föräldralediga och sjukskrivna har också rätt till friskvårdsbidraget. Medarbetare med övrig tjänstledighet har dock rätt till friskvårdsbidraget när de avslutar sin tjänstledighet och återgår i tjänst. Kostnad Den 31 december 2017 hade Halmstads kommuns nämnder årsarbetare (tillsvidareanställda och visstidsanställda). Timavlönad personal uppgick till 618 årsarbetare. Helt friskvårdsbidrag är kr per medarbetare och år. Nyttjandegrad 75 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 50 % av medarbetarna nyttjar hela friskvårdsbidraget 75 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar 75 % av friskvårdsbidraget (1 500 kr) 75 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) 50 % av medarbetarna nyttjar halva friskvårdsbidraget (1 000 kr) Kostnad för Halmstads kommun Cirka 13 Mkr Cirka 8,5 Mkr Cirka 9,5 Mkr Cirka 5 Mkr Cirka 6,4 Mkr Cirka 3 Mkr 11

35 Friskvårdsförmåner - nuläge inom förvaltningar och bolag Bilaga 1 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Barn- och ungdomsförvaltingen kr per medarbetare kr (avsatt budget 2017 var 864 ansökningar 2017 (man kan Attrakitv arbetsgivare- positiv och år kr) ansöka flera gånger tills man har respons på detta Byggnadskontoret 1,5 timmas friskvård på arbetstid + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt. nått upp till taket) 0 kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt Friskvårdstiden har gjort att en del har börjat röra på sig, som inte gjorde det innan. Några tränar tillsammans, bra för gemenskapen. Man sporrar varandra. När vi anställt ny personal har vi berättat om friskvårdstiden något uppfattats positivt! Fastighetskontoret Hemvårdsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen (samhällsbyggnadskontoret) Kommunledningsförvaltningen (stadskontoret) 1 timmas träning på arbetstid per vecka 800 kr per medarbetare och år 1 timmas träning på arbetstid per vecka 1 timmas träning på arbetstid per vecka kr (500 kr/timma) Under 2017 nyttjades friskvårdtimman ungefär 711 timmar, fördelat på 52 anställda Finns inget underlag då man startade Finns inget underlag på detta, 2018 då man startade 2018 Arbetstid Planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen registrerade totalt 731 utnyttjade friskvårdstimmar under Medarbetare har dock kommenterat att de tycker det är svårt att hinna ta ut sin friskvårdstimma pga hög arbetsbelastning Arbetstid Inga uppgifter på nyttjandegraden Klart en högre attraktivitet och med det följer en lägre sjukfrånvaro. Om man ser till den totala sjukfrånvarotiden i % av ordinarie arbetstid så har sjukfrånvaron minskat från 5,8 % under 2016 till 4,8 % under För tidigt att säga, insatsen startade 2018 Det går inte att uttala sig om några kontkreta effekter. Sjukfrånvaron har ökat ett antal år och när det gäller attraktivitetssynpunkt så är 1 friskvårdstimme/ vecka inte ett insäljande argument vid rekrytering av ingenjörer och arkitekter (dvs de svårrekryterade grupperna) Inga uppgifter gällande effekter

36 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Kulturförvaltningen Kulturförvalningen har kr Upplevelsen är att Det har kanske inte gett den effekt som inget friskvårdsbidrag men aktiviteteterna nyttjas. Det finns önskats eftersom sjuksfrånvaron har erbjuder 30 minuters friskvårdsbidrag per vecka + förmåner via sina hälsoinspiratörer dock ingen statistik av nyttjandegraden av respektive aktivitet ökat (har även andra förklaringar) Laholmsbuktens VA Miljöförvaltningen kr per medarbetare och år 1 timmas friskvård på arbetstid och möjlighet till massage + aktiva hälsoinspiratörer, vilka initierar friskvårdsinsatser som påverkar förvaltningarna positivt kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för kr, förutom arbetstidsbortfall Upplevelsen är att friskvårdstiden används flitigt I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga Inget svar Räddningstjänsten Servicekontoret 200 kr per tillfälle och högst 5 gånger per år (per medarbetare) kr per medarbetare och år kr I princip uteslutande kiropraktor och massage kr (cirka) Upplevelsen är att de aktiviteter som erbjuids används Inget belägg att det ger lägre sjukfrånvaro, däremot är det attraktivt för en stor del av personalen som har ryggproblem, nackproblem etc. Man har inte sett några påtagliga effekter på sjukfrånvaron och hälsan, däremot upplever cheferna att en känsla av omtanke sprider sig, bidraget är en del i arbetet för att vara en attraktiv arbetsgivare

37 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Socialförvaltningen Socialförvaltningen har inget friskvårdsbidrag men erbjuder andra förmåner via sina hälsoinspiratörer kr Racketsport i Söndrumshallen, samt simning på Actic utnyttjas flitigt av medarbetarna. Fler och fler besöker gymmet. En av anledningarna till att dessa aktiviteter är populära kan vara att man själv går när det passar och inte behöver anpassa sig till en bestämd tid. Lunchyogan är också populär. Antalet PRIOgrupper ökar. Hälsoinspiratörerna vill bidra till att göra socialförvaltningen till en attraktiv, hälsoengagerad arbetsplats bland annat genom ett flertal förmåner, projekt och insatser inom området förebyggande friskvård Teknik- och fritidsförvaltningen kr per medarbetare och år kr 10 % av personalen sökte inspirationspeng för 2017 I anställningsförfarandet är det en viktig punkt. Om man nyttjar förmånen är en annan fråga. Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen Erbjuder friskvårdsbidrag på 1000 kr till tillsvidare och visstidsanställdpersonal med månadsanställning enligt AB på sex månader eller längre. Erbjuder även innebandyträning en gång i veckan. Övriga aktiviteter på respektive enhet fortsätter även som tidigare kr (avsatt under 2018) Finns inget underlag på detta ännu då man startade i jan För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 Destination Halmstad AB kr till gymkort kr 2017 nyttjade 19 av 27 anställda 500 kr får användas relativt hela eller delar av de kr fritt till någon utbildning Inga uppgifter gällande effekter

38 Förvaltning/bolag Förmåner Kostnad per år (2017) Nyttjandegraden Effekter Halmstads Energi och Miljö AB (HEM) 1500 kr per medarbetare och år + massage + aktiviteter via en personalförening och en konstförening kr Friskvårdsbidraget utnyttjas av ca 40 anställda per år massage ca 11 tim/vecka under "terminerna" Kan inte mätas eftersom man inte gjort någon förändring av förmånerna de senaste åren Halmstads Fastighets AB (HFAB) 4000 kr/medarbetare och år. Friskvårdsbidraget gäller för alla anställda oberoende av anställningsform. Vid kortare anställning kan bidraget ges i förhållande till anställningens längd kr Det används till olika typer av träningskort och träningskurser Relativt låg och konstant sjukfrånvaro. Det upplevs som positivt av befintliga anställda. I rekryterings-sammanhang anser man att friskvårdsbidraget är förmånligt Halmstads Flygplats AB kr per medarbetare och år kr 12 anställda nyttjade friskvårdsförmånen 2017 Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Halmstads Stadsnät AB Halmstads Näringslivs AB High Five kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr per medarbetare och år kr Det förs ingen statistik men man uppskattar inte att förmånerna utnyttjas i någon större utsträckning Svårt att uttala sig om eventulla effekter. Sjukfrånvaron är relativt låg, men det går inte att göra en direkt koppling till friskvårdsbidraget Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter Har ej lämnat uppgifter kr För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018 För tidigt att säga, insatsen startade i januari 2018

39 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens ledningsutskott (1) Sida KLU 55 Dnr KS 2018/00018 Verksamhetscontrolling servicekontoret Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Ärendet Kommunledningsförvaltningen genomför en fördjupad verksamhets-, ekonomi- och personaluppföljning av samtliga förvaltningar och bolag utifrån de verksamheter som de har ansvar för. Fokus ligger på hur verksamheten utför sitt grunduppdrag och vilka effekter eller resultat som nås. Kommunledningsförvaltningens bedömning: Jämförelser med andra kommuner eller privata aktörer kan vara vansklig, men det är ändå angeläget att servicekontoret hittar ett antal nyckeltal som kan visa att de utför verksamheten till högst marknadspris. Det finns utrymme för en högre grad upphandlad verksamhet, i de fall detta är kostnadseffektivare. Såväl servicekontoret som beställande verksamheter ska följa principerna för prissättning av interna tjänster. Servicekontoret arbetar aktivt för att möta efterfrågan på medarbetare, exempelvis genom satsningen på validering. Berörda verksamheter förväntas visa lojalitet mot den fastställda organisationen kring fastighets- och servicetjänster. I samband med detta kan även vikten av följsamhet mot ramavtal och beställningsrutiner påtalas. Det är angeläget att servicekontorets inspel tas tillvara tidigare och tydligare inom samhällsbyggnadsprocessen, då detta har potential att över tid ge kostnadsminskningar. Servicekontoret uppvisar en god trend kring sjukfrånvaron, och även övriga nyckeltal inom HR-området är generellt sett goda. Servicekontoret arbetar systematiskt med omvärldsbevakning och verksamhetsutveckling. Huruvida det skulle ge samordningsfördelar att föra över fler delar av den kommunala verksamheten till servicekontoret bör belysas i samband med den uppföljning av kommunchefens uppdrag om effektivisering av verksamheten som planeras till Kommunledningsförvaltningen ser inte att controllingen föranleder beslut eller särskilt uppdrag från kommunstyrelsens ledningsutskott. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

40 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens ledningsutskott (1) Sida Justeringsdag Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Carl Fredrik Graf Justerare Sofia Levin Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

41 Verksamhetscontrolling: Servicekontoret (mars 2018) Kommunledningsförvaltningens bedömning Jämförelser med andra kommuner eller privata aktörer kan vara vansklig, men det är ändå angeläget att servicekontoret hittar ett antal nyckeltal som kan visa att de utför verksamheten till högst marknadspris. Det finns utrymme för en högre grad upphandlad verksamhet, i de fall detta är kostnadseffektivare. Såväl servicekontoret som beställande verksamheter ska följa principerna för prissättning av interna tjänster. Servicekontoret arbetar aktivt för att möta efterfrågan på medarbetare, exempelvis genom satsningen på validering. Berörda verksamheter förväntas visa lojalitet mot den fastställda organisationen kring fastighetsoch servicetjänster. I samband med detta kan även vikten av följsamhet mot ramavtal och beställningsrutiner påtalas. Det är angeläget att servicekontorets inspel tas tillvara tidigare och tydligare inom samhällsbyggnadsprocessen, då detta har potential att över tid ge kostnadsminskningar. Servicekontoret uppvisar en god trend kring sjukfrånvaron, och även övriga nyckeltal inom HRområdet är generellt sett goda. Servicekontoret arbetar systematiskt med omvärldsbevakning och verksamhetsutveckling. Huruvida det skulle ge samordningsfördelar att föra över fler delar av den kommunala verksamheten till servicekontoret bör belysas i samband med den uppföljning av kommunchefens uppdrag om effektivisering av verksamheten som planeras till Vad är förvaltningens uppdrag? Förvaltningen tillhandahåller kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet inom en rad interna stödtjänster. Förvaltningen driver också kommunens kontaktcenter, Halmstad direkt. Reglementet har nyligen reviderats, och bedöms av förvaltningen vara aktuellt sett till den faktiska verksamhet som utförs. I formell mening får de beställande nämnderna och bolagsstyrelserna sägas vara förvaltningens kunder. Det finns dock slutkunder såsom barn i förskolan, elever och kunder inom äldreomsorgen. Dessa är de som ytterst drar nytta av förvaltningens tjänster. Förvaltningen beskriver att detta kan ge upphov till viss förvirring i verksamheterna; exempelvis kan servicekontoret få synpunkter på för lite städning, men nivån är beställd av respektive förvaltning eller bolag. Förvaltningen ser att kommunikationen inom kommunkoncernen behöver förbättras i detta avseende. Det handlar dels om en möjlighet för servicekontoret att informera bredare, dels om att varje förvaltnings- och bolagsledning behöver tydliggöra detta internt. Förvaltningen har tidigare genomfört nöjd-kund-indexmätningar, men lämnar nu denna metod då respondenterna inte alltid var klara över i vilken roll de besvarade undersökningen. I stället ansvarar varje chef för att kunna redovisa vad kunderna tycker om leveransen, och hur de kommit fram till denna bedömning. Därtill följs också nationella undersökningar såsom Öppna jämförelser. Resultaten återförs till beställarna, men gås också igenom under gemensamma kundfrukostar där samtliga chefer på förvaltningen medverkar. Aktuell per

42 Kommunledningsförvaltningen ser det som angeläget att den interna rågången hålls mellan beställare och utförare. Det är positivt att servicekontoret inhämtar synpunkter även från slutkunderna, och detta bör ske i god samverkan med beställande verksamheter. Servicekontoret kan bistå med sakkunskap och insikt från slutkunderna, men det är beställaren som anger omfattning av och kvalitet på tjänster utom i de fall nivån anges i policyer. I en så stor organisation som kommunkoncernen utgör, kan det vara en utmaning att nå ut med budskap i alla delar av verksamheten. Kommunledningsförvaltningen bedömer att servicekontoret tar sitt ansvar i denna del, men att det är ett chefsansvar inom respektive verksamhet att tydliggöra hur beställning av tjänster sker och inom vilka ramar. Kommunledningsförvaltningen ser fram emot att följa erfarenheterna av servicekontorets nya metod för att undersöka kundnöjdhet. Arbetar förvaltningen med rätt saker? Servicekontorets verksamheter sluter överenskommelser med förvaltningar och bolag kring de tjänster som ska levereras. I de fall branschnyckeltal finns att tillgå används dessa för jämförelse mellan förvaltningens effektivitet och kvalitet i relation till andra (benchmarking). Förvaltningen bedömer att de prismässigt ligger i det nedre skiktet, dock inte alltid lägst. Däremot är leveransen högre utifrån kvalitet, medarbetarnas förutsättningar etcetera. Förvaltningen ser att de kan utveckla kommunikationen med beställarna sett till vad som ingår i priset för tjänsterna. Tidsramarna för att i god tid inför budgetprocessen fastställa tjänsternas omfattning och kvalitet fungerar inte optimalt. Anledningen är att volymer inte alltid är kända redan i början av året. Servicekontoret kommer att se över tidsramarna tillsammans med berörda verksamheter. Det är här beställarens behov som ska vara dimensionerande. I samband med detta noterar servicekontoret att beställarna inte alltid tar hänsyn till exempelvis miljökrav och andra övergripande normer, samt att det i fråga om teknisk utrustning ibland efterfrågas dyrare produkter än vad som motiveras av verksamhetens behov. Förvaltningen har ett tämligen högt eget kapital, vilket tyder på att verksamheten överlag genererat överskott trots självkostnadsprincipen. Förvaltningen beskriver att det egna kapitalet upparbetats över tid, genom relativt begränsade årliga överskott. Avsikten är att använda delar av överskottet för att finansiera specifika utvecklingssatsningar, men inte till att täcka kostnader för grunduppdraget. Förvaltningen bedriver cirka 80 procent i verksamheten i egenregi, även om det varierar mellan verksamheterna. IT-service bedrivs till något under 80 procent i egen regi, måltidsservice och Halmstad direkt bedrivs helt i egen regi, FM-service till 99 procent och kommuntransport cirka 40 procent. Förvaltningen anger att inga utmaningar av verksamheten inkommit i närtid. Det finns en ambition att ha en viss del upphandlad verksamhet inom FM-service, bland annat för att ge flexibilitet och skapa insyn för förbättringsarbete. Förvaltningen upplever dock att det från Kommunals sida finns ett motstånd mot detta. En möjlig väg framåt kan vara att upphandla köksverksamhet i samband med etablering av nya skolkök. Jämförelser med andra kommuner eller privata aktörer kan vara vansklig, men det är ändå angeläget att servicekontoret hittar ett antal nyckeltal som kan visa att de utför verksamheten till högst marknadspris. Det finns utrymme för en högre grad upphandlad verksamhet, i de fall detta är kostnadseffektivare. Kommunledningsförvaltningen noterar att kommunfullmäktige i planeringsdirektiv med budget inte satt någon ambition kring en viss del verksamhet som ska bedrivas i egenregi Kommunledningsförvaltningen betonar vikten av att såväl servicekontoret som beställande verksamheter följer principerna för prissättning av interna tjänster. Aktuell per

43 Arbetar förvaltningen med sakerna på rätt sätt? Som ett led i att hitta medarbetare inom bristyrken, såsom kockar, prövar förvaltningen att arbeta med validering. Även inom andra yrkeskategorier står förvaltningen inför pensionsavgångar, men då rör det sig inte om lika tydliga bristyrken. Förvaltningen ser det som angeläget att kunna möta alltmer ökande krav från medarbetarna framförallt ur yngre generationer på flexibilitet i arbetets tid och förläggning. Exempelvis finns inte alltid intresset för heltidsarbete eller arbete hela året. Förvaltningen noterar att detta kan komma i konflikt med fackliga krav och politiska ambitioner. Beställningen ska ange nivån på det som förvaltningen levererar. Förvaltningen har noterat att en önskan att minska kostnaden för respektive beställare kan leda till suboptimering på koncernnivå. Om exempelvis en förvaltning får väsentligt ökade kostnader men det blir en besparing på kommunkoncernnivå, behöver det vara tydligt att den förvaltningen kompenseras för detta via planeringsdirektivet. FM-projektet har visat på dolda behov inom verksamheterna. Servicekontoret anser att underhållet på nästintill hela kommunens fastighetsbestånd är eftersatt. Enligt servicekontorets kalkyler ökar det eftersatta underhållet med miljoner kronor årligen. Effekterna blir ökade driftskostnader, arbetsmiljöproblem för medarbetare och invånare samt och långsiktigt slöseri med skattemedel. Det framkommer i vissa fall önskemål om att medarbetarna ska vara kvar inom respektive verksamhet som tidigare, medan servicekontoret eftersträvar en effektivisering. Att mäta effekterna av denna effektivisering är dock inte helt enkelt, då en växande verksamhet i sig medför större behov av FM-service tjänster. Förvaltningens bedömning är dock att verksamheten hade varit dyrare, samt med sämre kvalitet och insyn, utan denna förändring. Förvaltningen lyfter att den nya elsäkerhetslagen innebär att elarbeten numera är ett större arbetsgivaransvar än tidigare. Ytterst kommer således kommunchefen att ansvara för säkerhet vid elarbeten utförda av kommunens medarbetare, om inte detta ansvar delegeras. Sett till måltidsorganisationen bedömer förvaltningen att det skett förbättringar. Det finns starka skäl att involvera måltidsservice tidigare i projekterings- och byggprocessen. Som exempel lyfts avvägningen mellan tillagningskök eller förstärkt mottagningskök, samt materialval (inte endast i kök, utan i lokaler generellt sett) och ugnar som inte håller kvalitetskraven. Genom en mer genomgripande planering inför byggnation, och även en högre investeringsutgift, bedömer förvaltningen att de totala driftkostnaderna över tid i flera fall skulle bli lägre. Kommunledningsförvaltningen bedömer att servicekontoret arbetar aktivt för att möta efterfrågan på medarbetare, exempelvis genom satsningen på validering. Kommunledningsförvaltningen förväntar sig att berörda verksamheter visar lojalitet mot den fastställda organisationen kring fastighets- och servicetjänster. I samband med detta kan även vikten av följsamhet mot ramavtal och beställningsrutiner påtalas. Sett till fastighetsunderhåll konstaterar kommunledningsförvaltningen att en jämförelse med andra kommuner, som genomfördes 2014, visade att Halmstads underhållsanslag generellt sett är högre än ett urval andra kommuner. De senaste åtta åren har även en ökning skett av anslagsnivåerna, kombinerat med att särskilda satsningar såsom extraordinärt fastighetsunderhåll genomförts. Ökningen fortsätter enligt plan Att beakta är också att även nya byggnader får ett schabloniserat underhållsanslag, men sannolikt inte behöver förbruka detta fullt ut. Risken för suboptimering till följd av en strävan att minska kostnaderna i varje enskild verksamhet behöver beaktas tydligt i arbetet med planeringsdirektiv med budget samt bokslutet. Kommunledningsförvaltningen och servicekontoret behöver agera samordnat i detta. Aktuell per

44 Kommunledningsförvaltningen ser det som angeläget att servicekontorets inspel tas tillvara tidigare och tydligare inom samhällsbyggnadsprocessen, då detta har potential att över tid ge kostnadsminskningar. Detta kan ske genom en mer formell roll för servicekontoret i processen, och möjlighet att medverka då lokalförsörjningsstrategin utarbetas. Kommunledningsförvaltningen konstaterar att servicekontoret uppvisar en god trend kring sjukfrånvaron, och att även övriga nyckeltal inom HR-området generellt sett är goda. Framtid Förvaltningen beskriver att de har ett stort fokus på innovation och förbättringsarbete, som till viss del bedrivs tillsammans med beställarna. Omvärldsbevakning är en viktig del i detta, likväl som att våga prova nya metoder och verktyg. Samverkan bedrivs också med andra, såsom en testverksamhet med Hylte kommun kring förbättrad hälsa för medarbetarna. Utvecklingsarbete bedrivs i hög utsträckning i ett antal tvärgrupper inom förvaltningen. Misslyckade projekt redovisas till nämnden, som ett led i lärandet. Som exempel tas utveckling inom IT-service, som bedrivs i två huvudsakliga spår. Dels kopplat till personlig effektivitet, dels till verksamhetsutveckling. Servicekontoret beskriver att syftet med uppdelningen är tudelat. En del är att få ut maximal nytta av de satsningar som gjorts på kommunens itinfrastruktur, genom att medarbetarna använder sina tekniska stöd och applikationer på ett smart och produktivt sätt. En andra del är att stötta verksamheterna med digitaliseringen och automatiseringen av sina huvud- och stödprocesser, för att skapa invånarnytta och bidra till en god ekonomi. Förvaltningen ingår i ett av Microsofts största utvecklingsprojekt, vilket ses som ett kvitto på standarden de håller. Förvaltningen efterfrågar en tydligare styrning av it-infrastrukturen i kommunkoncernen. Samtidigt påtalar de att den digitala transformationen av kommunens verksamheter medför en initial kostnad, då dessa större kliv i verksamheten inte ryms i budgeten. Denna kostnad ingår i kommunstyrelsens redovisning av ekonomiska förändringar i verksamhetsplan Förvaltningen ser gärna draghjälp i strävan efter digitalisering och effektivisering, kanske i form av att kommunstyrelsen inom ramen för sin uppsiktsplikt tydligare efterfrågar detta inom kommunkoncernen. Ledningsgruppen har gått utbildning i systematisk omvärldsanalys, och arbetar löpande med att hålla sig à jour med sina respektive verksamhetsområden. Nämnden involveras kontinuerligt i dialog utefter detta. Förvaltningen ser att gränsdragningen mot fastighetskontoret samt teknik- och fritidsförvaltningen i vissa delar kan behöva ses över. Skulle det ur samordningssynpunkt vara fördelaktigt att överföra fler arbetsområden till servicekontoret? Ett område som kan vara aktuellt är uthyrning av lokaler. Kommunledningsförvaltningen bedömer att servicekontoret arbetar systematiskt med omvärldsbevakning och verksamhetsutveckling. Digitalisering utgör en riktning 1 i planeringsdirektiv med budget I och med detta bedömer kommunledningsförvaltningen att det finns förutsättningar för större fokus på denna fråga, exempelvis då riktningen kommer att följas upp regelbundet. Huruvida det skulle ge samordningsfördelar att föra över fler delar av den kommunala verksamheten till servicekontoret bör belysas i samband med den uppföljning av kommunchefens uppdrag om effektivisering av verksamheten (inom de koncernövergripande prioriteringarna) som planeras till Framtidens digitala Halmstad: Riktningen är att Halmstads kommun ska vara bland de ledande kring att använda ny teknik för innovativa arbetssätt och lösningar. Att alltid först pröva digitala lösningar i utvecklingen av Halmstad kommuns verksamheter är strategiskt viktigt. Digitaliseringen ska ge en enklare, effektivare och bättre vardag för invånare, verksamheter och medarbetare samtidigt som den ska bromsa ökande kostnader. Aktuell per

45 Aktuell per