Servicenämnden handlingar

Transkript

1 handlingar

2 Kallelse Sida (2) Box Halmstad Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: Tid: 13:00 Ordförande: Staffan Svensson Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Staffan Svensson (C), Ordförande Gun-Britt Löfdahl (S), 1:e vice ordförande Annika Svensson Sörensen (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Dan Stigsson (SD) Rose-Marie Edlund (S) Lars-Erik Blank (M) Anders Lövgren (V) Jessica Geijer (C) Tony Kok (S) [Övriga kallade]

3 Föredragningslista Sida (2) Ärenden Tid 1. SE 8762 Val av protokollsjusterare 2. SE 8763 Godkännande av dagordning * 3. SE 2019/00004 Bokslut och verksamhetsredovisning inklusive internkontrollplan SE 2019/00001 Delegationsbeslut 5. SE 2019/00022 Anmälningsärende SE-nämnd Avfallsplan KS 2017/00220 Del 1 Del 2 6. SE 2019/00007 Information - Halmstad direkt helårsrapport - Nolltaxeutredning Halmstad kommun - Heltid som norm - Rapport från ev verksamhetsbesök - Studiebesök 7. Övriga frågor * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00003 Ärende SE 2019/00003 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicekontoret Bokslut och verksamhetsredovisning inklusive internkontroll 2018 Servicekontorets förslag till beslut 1. godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2018 inklusive personalredovisning, internkontroll samt verksamhetsredovisning 2018 med aktiviteter och nyckeltal. 2. beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel med tkr. 3. beslutar att begära resultatbalansering av 194 tkr (driftmedel) för verksamhet 200. Sammanfattning av ärendet Bokslut 2018 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer. är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. s verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med tkr för verksamheterna Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med tkr. Överskottet beror på att Halmstad direkt gör ett överskott på tkr. Främst pga senarelagda rekryteringar och verksamhetsprojekt (chat, e-tjänster, Artvise-integration) Valnämnden gör ett resultat på + 7 tkr. Övriga verksamheter på verksamhet 200 gör gemensamt underskott på ca 131 tkr. Totalt ett överskott på tkr för verksamhet 200. FM-service redovisar en budget avvikelse på tkr. Prissänkningar enligt KÖP1, organisationsutveckling, kompetensutveckling och kostnader som FM-service ej fått kompensation för är bakgrunden till budgetavvikelsen. Måltidsservice uppvisar en budgetavvikelse på tkr vilket huvudsakligen beror på uppstartskostnader för nya enheter samt ökade råvarukostnader pga. sommarens torka. IT-service har en budgetavvikelse på tkr vilket främst beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som tidigare tagits i slutet av året nu har flyttas till nästa år. Kommuntransport uppvisar en budgetavvikelse på -212 tkr beroende på omställning av verkstad till serviceenhet. Investeringsanslaget visar på att överskott med tkr. Ombudgetering begärs av tkr till år 2019 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(3)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00003 Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service, stab och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Beskrivning av ärendet Bakgrund Beslutsärenden i samband med Bokslut 2018 är resultatbalansering, ombudgetering och internkontroll. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bokslut 2018 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer. Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under mars respektive april månad. Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet. Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångsoch skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december Analys och förslag har under 2018 haft en nettoram, för samtliga verksamheter , på tkr. Vid bokslut konstateras att intäkterna blev sammanlagt tkr och kostnaderna tkr, vilket ger oss ett nettoresultat på tkr. Verksamheterna redovisar därmed en budgetavvikelse med tkr. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med tkr. Överskottet beror på att Halmstad direkt gör ett överskott på tkr. Främst pga senarelagda rekryteringar och verksamhetsprojekt (chat, e-tjänster, Artvise-integration) Valnämnden gör ett resultat på + 7 tkr. Övriga verksamheter på verksamhet 200 gör gemensamt underskott på ca 131 tkr. Totalt ett överskott på tkr för verksamhet 200. FM-service redovisar en budget avvikelse på tkr. Prissänkningar enligt KÖP1, organisationsutveckling, kompetensutveckling och kostnader som FM-service ej fått kompensation för är bakgrunden till budgetavvikelsen. Måltidsservice uppvisar en budgetavvikelse på tkr vilket huvudsakligen beror på uppstartskostnader för nya enheter samt ökade råvarukostnader pga. sommarens torka. IT-service har en budgetavvikelse på tkr vilket främst beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som tidigare tagits i slutet av året nu har flyttas till nästa år. Kommuntransport uppvisar en budgetavvikelse på -212 tkr beroende på omställning av verkstad till serviceenhet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga övereller underskott i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(3)

6 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2019/00003 vid bokslut en budgetavvikelse med tkr. Förvaltningen föreslår att 194 tkr ska resultatbalanseras. Övriga verksamheter är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både överoch underskott balanseras per automatik till kommande år. s totala investeringsanslag för år 2018 var tkr. Efter årets slut konstateras att tkr av medlen använts och därmed återstår tkr vid bokslutet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår. Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i Verksamhetsplan Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2019 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(3)

7 Verksamhetsberättelse 2018 Bokslut 2018

8 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Mod och nytänkande Utbildning, näringsliv och arbete Socialt hållbar utveckling Ekologiskt hållbar utveckling Riktningar Personalredovisning Kompetensförsörjning Hälsofrämjande och förebyggande insatser Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sammanfattande analys Ekonomisk redovisning Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Väsentliga händelser Internkontroll Verksamhet Styrning Ekonomi Lagar, riktlinjer och planer HR/medarbetare Bilagor Bilaga 1: Uppföljning av arbetsmiljö Verksamhetsberättelse

9 1 Inledning 2018 har varit ett aktivt år för servicekontorets verksamheter där mycket fokus lagts på förbättringsåtgärder vad gäller organisering och arbetssätt för att möta den stora tillväxten i kommunen. I juni antog servicenämnden en ny vision för servicekontoret som lyder: Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer. Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras. Hela visionen med tillhörande text hittar man bland annat på intranätet. FM-service uppdrag har nu pågått i två år och det är en bra organisering av kommunens internservicetjänster. Fler kommuner gör detsamma så vi ligger lite före många andra. Däremot tar förändringsarbetet tid och vi tror inte att man uppnår full effekt på tre år som projektidén utgick från. Det kommer ta ett par år till troligen, av flera anledningar. Inte minst den bristfälliga kollen inom kommunens verksamheter på vad man gjorde innan och vad det kostade, gränsdragnings- och kostnadsproblematik främst mellan fastighetskontoret och servicekontoret samt att det gjordes avsteg från den ursprungliga projektidén avseende vilka funktioner och personal som skulle samordnas. Dock tror vi å andra sidan att effektiviseringen kan bli större än vad man först räknade med eftersom en ökad digitalisering/automation samt ökad kompetens och smartare arbetslösningar påverkar utkomsten positivt. Under hösten/vintern (2018) har det arbetats med att ta fram en uppdaterad affärsplan som synliggör den fortsatta utvecklingen nu när vi har mer vetskap om vad det handlar om. Planen ska vara klar i början av kommer vi presentera en slutrapport över projektet med en lista på de förbättringar som gjorts de första tre åren och de saker som vi kommit tillrätta med genom att ta ett helhetsansvar för kommunens bästa. Måltidsservice fortsatte leverera bra måltidsupplevelser och sedan i maj serveras två olika rätter till lunch, alla sju dagar i veckan på äldreboenden och seniorrestauranger. Vidare avvaktar vi med spänning Region Hallands kommande beslut om vi får uppdraget att leverera portionsmat till sjukhusen i Halmstad och Varberg. Även Falkenbergs kommun är intresserade. Får vi förtroendet blir det spännande att testa de juridiska utmaningarna som kan bli aktuella när vi rör oss över kommun- och organisationsgränser med skattemedlens kloka användande som ledstjärna. IT-service är ett viktigt nav för kommunens digitaliseringsresa framåt och har en diger projektlista att beta av. Digitaliseringen av kommunen är viktig som man kan läsa om i flera stycken i planeringsdirektiv Verksamhetsberättelse

10 med budget. Till nästa år kommer vi därför förstärka verksamheten med fler nya kompetenser. Kommuntransport är mitt uppe i omställningen från att själva tillhandahålla service och reparationer till att istället upphandla de tjänsterna av privata aktörer i närområdet. Ett förslag till ny fordonspolicy är framtagen och beslutad av servicenämnden för vidare hantering av kommunfullmäktige. Sommaren var intensiv med en omfattande lägerverksamhet. Snabbt räknat har lägren ökat från runt 15 till 35 på bara några få år. Återigen fick vi stort beröm från Stadium Sports Camp över våra leveranser och vårt engagemang. Det är vi givetvis väldigt stolta över. Mindre positivt sommaren 2018 var torkan som drabbade oss och som bland annat kommer innebära ökade priser på livsmedel framöver då skördarna inte föll ut som planerat och djur behövde nödslaktas. Fokus under hösten var givetvis RKL-valet. Servicekontoret har det praktiska uppdraget från valnämnden att genomföra valen i kommunen. En skärpt vallagstiftning och ett lite mer oroligt läge i allmänhet påverkade valet och resursbehoven. Valet genomfördes bra men i skrivande stund har Sverige inte enats om en regering och nu är vi oroliga för eventuellt extraval. Sist men inte minst vill vi nämna att Halmstad direkt under året fick förtroendet att ta över Halmstads stadsnäts kundtjänst vilket vi är stolta över. Vi kan redan nu märka av nöjdare kunder när det finns en lokalkännedom som underlättar när man behöver hjälp. Hela delårsrapporten från Halmstad direkt hittar du på intranätet. Nu satsar vi vidare! Verksamhetsberättelse

11 2 Organisation Nämndens uppdrag enligt 2 i reglementet: skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om: arbetsplats- och fastighetsservice- måltidstjänster IT-tjänster och digital utveckling fordons-, åkeri- och logistiktjänster kontaktcentertjänster annat som kommunen bestämmer Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Verksamhetsberättelse

12 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Servicekontoret ska ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande. Kommentar antog under 2018 en ny vision för servicekontoret: "Vi ska vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer." Visionen ger stöd för ett fortsatt fokus på mod och nytänkande. På Torsgatan pågår ett arbete med att ställa om kontoret till en behovsanpassad arbetsplats med välintegrerad modern teknik, exempelvis sensorer av olika slag (IoT). Förändringen har flera syften och utgår från bättre resursutnyttjande, mindre miljöpåverkan och att vara en attraktiv modern arbetsgivare. Konceptet bör dessutom kunna erbjudas av FM-service till våra kunder i ett senare skede så vi kommer leva som vi lär. Planen är att vara klara i efter sommarsemestern Servicekontoret som helhet tänker framåt och har påbörjat flera kompetenshöjande aktiviteter, till stor del inom digitalisering. Syftet är att rusta medarbetare för att kunna vara kvar i organisationen trots stora förändringar. Språk, validering* och tekniska utbildningar ingår också i kompetenshöjningen. Omställningsfonden** finansierar en stor del av satsningen. Måltidsservice är med i ett nationellt forskningsprojekt där vi arbetar fram konsistensanpassad mat för äldre, som kan återges i sin naturliga form med hjälp av en 3D-skrivare. Forskningsprojektet pågår under drygt två år och drivs av RISE. Vidare pågår bland annat utveckling och tester av svinnregistrering inom äldreomsorgen i appformat. IT-service utforskar flera nya områden, i olika initiativ arbetar vi till exempel med IoT - Internet of Things, RPA - Robotic Process Automation och AI - Artificiell Intelligence. IT-service är också delaktiga i flera nytänkande nationella projekt, till exempel sitter vi med i expertgrupper i Ineras projekt/tjänst eklient där Sveriges landsting och kommuner gemensamt tar fram standarder, lösningar och verktyg för en effektiv hantering av sin IT-miljö. Vi deltar också i Ineras referensgrupp Arkitektur för digital utveckling och har under året deltagit i det nationella projektet Säker digital kommunikation. IT-service är även drivande inom området Mina Meddelanden - digital myndighetspost i Halmstads kommun. Vi ser även införandet av nya och ledande system inom IT Service Management och IAM - identitets- och behörighetsplattform som ett tecken på att vi ligger i framkant i Halmstads kommun. Kommuntransport utmanar upphandlingsprocesserna genom att ta sig an den nya upphandlingsformen Verksamhetsberättelse

13 "Dynamisk upphandling". I denna form har vi tagit fram ett nytt verktyg för att underlätta processen vid förnyad konkurrensutsättning. Kommuntransport deltar även i ett nationellt forum för samordnad varudistribution (KOSAVA) där vi driver utveckling mot nationella standarder inom området. FM-service har utvecklat ärendehanteringssystemet DeDu, initialt använt endast för felanmälan, till att användas även för verksamhetsbeställning. Systemet är "en väg in" för både kund och medarbetare. Information och möteskallelser sker endast digitalt. Lokalvårdsutbildning i maj genomfördes digitalt via ipads. Halmstad direkt gjorde om sin organisation för att bättre möta förvaltningarna och servicen till våra invånare, besökare och företagare. Halmstad direkt har också gått in som stöd åt BUF vad gäller processutveckling på skolskjutsområdet. * Validering innebär att köksbiträden gör teoretiska och praktiska prov för att få intyg att de har kompetens som kockar. ** Omställningsfonden är ett stöd för uppsagda medarbetare inom kommunal sektor. Finansieringen kommer från de kommunala arbetsgivarna, 0,1% av lönesumman betalas som premie. Fonden har för närvarande inte kostnader som motsvarar premierna, därför finns också möjlighet att söka pengar för att undvika uppsägningar i framtiden. Mätetal Utfall T Målvärde Antal aktiviteter som präglas av mod och nytänkande Ökning Ökning Antal aktiviteter som präglas av mod och nytänkande Tittar man igenom delårsboksluten och detta bokslut, våra nyhetsbrev och annan kommunikation exempelvis på intranätet kan man med lätthet se flera exempel på aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Bland de större kan nämnas att vi gått i bräschen inom kommunen för att utveckla våra verksamheter med stöd av Omställningsfonden, vår satsning på att ställa om till aktivitetsbaserat kontor, nya arbetssätt och digitalisering inom FM-verksamheten, IT-service stora projektlista osv. Vi bedömer att aktiviteterna ökat mot föregående år. Aktiviteter Testa robotiserad tolk på Halmstad direkt Kommentar Högskolan har haft flera projekt för chatroboten och har inte haft möjlighet att prioritera Halmstad direkt har vi för avsikt att istället prova AI-baserade chatmöjligheter via webben. Verksamhetsberättelse

14 Aktiviteter Testa moderna och flexiblare arbetsformer Kommentar Måltidsservice Använder sig av en app inom äldreomsorgen för att registrera svinn. Under hösten har även skolorna börjat registrera i appen. Vi har förberett för att under första kvartalet 2019 börja låta brukare beställa enportionskost via digitalt verktyg. Några chefer och medarbetare använder sig vidare av Skype möten och arbetar på distans. I början av 2019 (februari) kommer vi börja tillämpa aktivitetsbaserad arbetsplats mer aktivt då det nya rekryteringscentret flyttar in i måltidsservices del av lokalerna på Torsgatan. Förberedelser och övergång pågår just nu. Måltidsservice har blivit utsedda till "Årets Matilda" av FoodIt som är leverantör av kostdatasystemet Matilda. Orsaken är att vi använder flertalet av deras moduler och driver utveckling. FM-service Under året har smartphones införskaffats till all FMpersonal som i huvudsak jobbar med städning. Det har underlättat möjligheterna för att komma åt intranät, e-post, kalendrar, säkerhetsdatablad för kemikalier och att hantera felanmälningar. Vi har slutat skicka internpost inom FM-service. Ett flertal områdeschefer arbetar på distans och nyttjar Skype vid möte. Digitala verktyg som smartphones, bärbara datorer, ipads nyttjas i större utsträckning inom hela verksamheten. Torsgatan Under året har vi jobbat att ställa om till aktivitetsbaserat kontor på Torsgatan. På ett aktivitetsbaserat kontor är det arbetsuppgiften som styr vilken plats du arbetar på. I praktiken innebär det att vi räknar med att minst dubbelt så många personer kan jobba på samma yta. Samhällsbyggnadskontoret och central HR har varit intresserade och har därför varit med under processen. I juni svarade över 160 personer på en enkät som resulterade i en analys av våra upplevda behov av funktioner och teknik samt samarbetsmönster. I december deltog över 100 personer på workshoppar med syftet att öka förståelsen och få möjligheter att ställa frågor. Resultatet av dessa aktiviteter utgör grunden för planeringen av nytt kontor. Arbetet fortsätter under våren och vi hoppas vara klara efter sommarsemestern Verksamhetsberättelse

15 Aktiviteter Redovisa misslyckade utvecklingsprojekt Kommentar Måltidsservice Köket Karl XI testade att ha varuplocket till Slottsparken på Västersol, men det fungerade inte då det var svårt att ligga på ett lager utan att produkterna blev gamla. Det var också svårt att uppskatta vad som behövdes. I och med det fick Västersol ligga på större lager än nödvändigt alternativt ofta saker som inte kunde levereras utan väntetider. Därav har det nu flyttats till Karl XI. Vinsten hade varit ökad sysselsättning och nya arbetsuppgifter för personalen på Västersol. Vi hade nyttjat det fina köket i en lite större utsträckning och avlastat Karl XI. Vi kunde ha livsmedel hemma för att öka kvalitén på salladsbuffé med mera. Ändringar och justeringar gjordes under tredje tertialet och det fungerar bättre nu. Projekt kring svinnregistreringen med app inom äldreomsorgen har inte fallit ut som viljan har varit. Verktygen och rutinerna finns framme. Vi arbetar vidare i frågan för att skapa framgång men möter dock motstånd från våra kunder att var del i arbetet. Kommunikation pågår. FM-service Projekt med sensorer på Torsgatan har inte lyckats enligt tidsplan. Leverantör kunde endast leverera rådata i första skede. Trots flera försök lyckades de inte att visualisera rådatan i ett kartsystem enligt våra önskemål. Vi borde ha säkerställt resultatet innan anskaffning av sensorer. Lyckligtvis ser det ut som sensorerna kan användas i ett kommande teknikstöd för vårt aktivitetsbaserat kontor. IT-service Projektet Redundant Serverhall med målet att skapa högre tillgänglighet för kommunens IT-system är nu nästan klart, men projektet har kantats av förseningar, framförallt på grund av svårigheterna att hitta en lämplig lokal och försenande upphandlingar. Vi har även dragit lärdomar i projekt där vi använt konsulter hur viktigt det är med frekventa avstämningar, att dela upp projekt i faser, och att ha tydligt definierade och överenskomna mål. Halmstad direkt Utöver de projekt som redovisats i tidigare delårsbokslut har verksamheten fått ta tillbaka tung administrativ hantering av boendeparkering. Anledningen är att ansvarig förvaltningen inte fått klart e-tjänst inom förväntad tid. Arbetet med att införa Microsoft Teams som gemensam kanal för Halmstad direkt avbröts under året. Efter intern genomlysning av kanalstrategin pågår utvärdering och planering för fortsatt utbildning i olika steg. Kommuntransport Upphandling av service och reparationer av fordon under 3,5 ton har försenats. Anledningen är en för bred kravspecifikation som ledde till anbudssvar som ej kunde godkännas. En ny omarbetad kravspecifikation är under framtagande Servicekontorets verksamheter ska, tillsammans med våra kunder, arbeta för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. Kommentar Vi har många bra samarbeten med våra kunder i syfte att göra skillnad för invånare, besökare och Verksamhetsberättelse

16 företagare. Som exempel kan nämnas utvecklingen av robotiserad ärendehantering inom socialtjänsten, det stora gemensamma arbetet kring sommarens alla lägerverksamheter och sist men inte minst valarbetet i september. Mätetal Utfall T Målvärde Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen 89% 90% Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans (enkät februari 2018) 75% 75% Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) 78% 80% Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler 18% 15% Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen Vi mäter invånarnöjdhet via Brilliant och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och resultaten är fortsatt bra. Mätningar görs även inom ramen för SKL:s årliga mätning "Kommunens kvalitet i korthet (KKIK). För bägge mätningarna är resultaten goda, för utom måttet tillgänglighet. Ett samarbetsprojekt pågår mellan SKL och kommunernas kontaktcenter för att utveckla nya mätetal som bättre ska driva utveckling mot självservice och enkelhet i att få sitt ärende löst. Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans (enkät februari 2018) 517 medarbetare har svarat i medarbetarundersökningen och 75% av dem upplever att vi arbetar tillsammans inom förvaltningen. Undersökningen som genomfördes i februari 2018 har dessutom en ny fråga "vi arbetar tillsammans mellan andra förvaltningar/bolag". Den frågan har fått 72% positiva svar. Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet) Under hösten gjordes en större organisationsförändring som medförde vidareutbildning av all personal. Samtidigt infördes av ett helt nytt telefonisystem med tillhörande uppstartsproblem. Detta har påverkat tillgängligheten negativt men lösningsgrad och kvalitet har bibehållits. Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler Siffran fortsätter att öka i positiv riktning. De personer som sig söker sin information på halmstad.se finns inte med i mätetalet, men även webstatistiken bekräftar en tydlig digital ökning av antal användare. Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Kommentar En process pågår för överflyttning av Konsument Halmstad till Halmstad direkt i början av Ett samarbete har startats i syfte att få ett enhetligt arbetssätt på alla kommunens "öppna receptioner". Halmstad direkt ser fördelarna med att ha en huvudman och belyser det i remissvar till Handlingsplan för integration. Verksamhetsberättelse

17 Aktiviteter Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder. Driva digitalisering och självserviceutveckling (etjänster) i de övergripande kommunklusterna. Kommentar Halmstad direkt har arbetat fram ett nytt upplägg för samarbetet med förvaltningarna på tre nivåer ("samarbetsprocessen") i syfte att tydliggöra ansvar och bidra till utveckling i respektive verksamheter. Redovisning fortgår på chefsfrukostar av samtliga verksamheter på servicekontoret i syfte att ge en bättre helhetssyn. Styrgruppen för projektet e-tjänstesamordning har beslutat att samordningen av kommunens e-tjänster ska ske på Halmstad direkt. 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en självklar, aktiv, regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna Aktiviteter Delta i kommungemensamt projekt med att skapa bilden av Halmstad. Kommentar Projektet är avslutat och projektledaren har slutat sin tjänst Konkretiserat mål 8: Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande Servicekontoret ska verka för att unga (18-24 år) ska kunna försörja sig genom anställning eller företagande Kommentar Servicekontoret bidrar till ungdomars försörjning genom vanliga anställningar och praktik/arbetsmarknadsanställningar. Både måltidsservice och FM-service har rekryteringssvårigheter vilket innebär att många unga som visar intresse och har lämplig bakgrund erbjuds arbete trots att de inte har så stor erfarenhet. Mätetal Utfall T Målvärde Antalet erbjudna sommarjobb och prova-på-platser Antalet erbjudna sommarjobb och prova-på-platser I servicekontorets personalregister (december 2018) finns 34 medarbetare födda Av dem är fem tillsvidareanställda, två vikarier och 27 timanställda. Några sommarvikarier har eventuellt tagits bort ur systemet när de slutade i augusti. Praktikanter från skolor och åtgärden sommarkraft är för ungdomar som inte ännu fyllt 18 år. Servicekontoret sysselsatte 38 ungdomar under tre veckor Övriga arbetsmarknadsanställningar har varit 8 unga och 15 äldre. I redovisningen har alla upp till 25 år tagits med, 95 totalt. De som har en sommaranställning får större möjlighet att försörja sig efter gymnasiet tack vare goda prestationer och referenser. Verksamhetsberättelse

18 Aktiviteter Prova omvänt rekryteringsförfarande på FM-service tillsammans med Arbetsförmedlingen Kommentar Modellen med omvänt rekryteringsförfarande har svalnat från Arbetsförmedlingens sida och tillsvidare är testerna nedlagda s verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande Kommentar Vi har överlag nöjda kunder och jobbar hela tiden med att jämföra utbud och kvalitet med privata aktörer och jämförbara kommuner. Många kunder och kollegor inom kommunen berömmer servicekontorets breda engagemang och vilja att hjälpa till i alla lägen. Aktiviteter Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen FM-service NKI på fastighetsskötsel från ärendehanteringssystemet (DeDu) visar att gruppen mycket nöjda har ökat med 1% i jämförelse med år Mestadels av missnöjet beror främst på att kunderna inte är nöjda med återkopplingen på sina ärenden. (Avrundningsfel gör att summan på bilden visar 100 procent när tårtbitarna tillsammans blir 99. Med decimaler är värdena 8,3 14,3 respektive 77,4) Verksamhetsberättelse

19 Måltidsservice Detaljer kring hemvårdsförvaltningens NKI finns som beskrivning till respektive mätetal. Där finns utfallen för särskilt boende och seniorrestauranger samt enportionskosten. Kundundersökningen är gjord genom enkäter som har hanterats manuellt. För förskolan är ingen undersökning avseende kundnöjdheten genomförd. För grundskola och gymnasieskola kan eleven lämna sitt omdöme om skolmaten dagligen. Görs genom att eleven lämnar sitt betyg på en surfplatta i anslutning till matsalen. Eleven kan lämna följande betyg; dåligt, neutralt eller bra. Under 2018 har vi fått nästan svar. 75% av svaren ger betyget bra eller neutralt omdöme om skolmaten (47% Bra och 28% Neutral). 25% av svaren gav omdömet att skolmaten är dålig. Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen Verksamhetsberättelse

20 IT-service IT-service fortsätter att ha en bra dialog med våra kunder och de allra flesta är väldigt nöjda. Kundupplevelsen fångar vi framförallt upp genom den nära dialog vi har med våra kunder, där vi kan lyfta fram kundmottagning, kundansvariga, first line (telefonsupport) och på-platsen-tekniker ute i kommunens verksamheter. Vi deltar även i en rad projekt och mötesplatser, där de viktigaste är kommunens IT-råd och Digitaliseringsråd. Vi mäter fortsatt NKI, där vi även fångar upp positiv och negativ kritik, och förbättringsförslag. Kommuntransport Vi kollar löpande kundnöjdheten bland annat i samband med kontakt med verkstaden och vid beställning av fordon. Överlag är kunderna nöjda. Det finns ett visst missnöje med långa leveranstider på specialfordon. Bonus malus gör att vi kan förvänta oss ännu längre leveranstider för fordon med fossilfria bränslen. Efterfrågan har ökat för denna kategori vilket är glädjande men skapar leveransproblem hos våra leverantörer. Halmstad direkt Vi mäter invånarnöjdhet via Brilliant och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och resultaten är fortsatt bra. Mätningar görs även inom ramen för SKL:s årliga mätning "Kommunens kvalitet i korthet (KKIK)". För bägge mätningarna är resultaten goda, förutom måttet tillgänglighet. Ett samarbetsprojekt pågår mellan SKL och kommunernas kontaktcenter för att utveckla nya mätetal som bättre ska driva utveckling mot självservice och enkelhet i att få sitt ärende löst snarare än att premiera klassisk televäxel. 3.3 Socialt hållbar utveckling Konkretiserat mål 12: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Kommentar Måltidsservice har fortsatt arbetet sedan delårsbokslutet med att leverera god mat och bra service till sina gäster och kunder genom att skapa en helhetsupplevelse av måltiden. Vi serverar traditionell husmanskost blandat med nya rätter för att skapa nyfikenhet. Till cirka 94 procent (-1) lagar vi maten från grunden. På Harplinges äldreboende och Ljungblommans seniorrestaurang erbjuds även vin och öl till måltiden. Det finns även möjligheter med något till kaffet. Projekt Guldkant och fadderverksamheten bidrar till de äldres goda livskvalitet. Från och med maj månad erbjuder vi två rätter att välja på inom äldreomsorgen på helgerna. Mätetal Utfall T Målvärde Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende 76% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 93% 95% Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen 18% 12% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreboende Utfallet, 76 procent, är från socialstyrelsens enkät Tappat med två procentenheter mot föregående år. Det är männen och åldersgruppen år som har minskat mest. Socialstyrelses enkät är görs på vissa enheter inom hemvårdsförvaltningen, totalt 422 svar. Privat regi fick utfallet 62 procent Vår egen enkät (nedan) görs på alla enheter i kommunen, förutom Svalans dagverksamhet. I den har vi fantastiska resultat som mer stämmer med verkligheten när vi för en dialog med våra gäster. Verksamhetsberättelse

21 I vår egna enkät som vi hade i höstas fick vi följande resultat: Äldreboende: Seniorrestaurang NKI för mat levererad till eget boende. [År] Utfallet är från 2018 genom måltidsservice och hemvårdsförvaltningens enkät i maj. Andelen som tycker att maten smakar bra har ökat med en procentenhet mot föregående år, från 92 till 93 procent. Totalt svarade 132 personer på enkäten. Verksamhetsberättelse

22 Andelen mat lagad från grunden [År] Utfallet för 2018 är 94,4 procent. 0,6 procentenheter mindre än föregående år, dock 0,4 procent över målet. Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen Måltidsservice använder sig av en app inom äldreomsorgen för att registrera svinn. Dock möter vi ett visst motstånd från hemvården centralt som inte prioriterar frågan, dialog pågår. Fem verksamheter har kontinuerligt mätt tallrikssvinn och serveringssvinn sedan september. Resultaten presenteras nedan. Från september har det slängts 578 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 32,90 g per portion och 7 % om en snittportion väger 500 g. För äldreboende är utfallet cirka 256 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 28,47 g per portion och 6 %. För seniorrestauranger är utfallet cirka 322 kg mat från serverade tallrikar (tallrikssvinn), vilket motsvarar 37,54 g per portion och 8 %. Från september har det slängts cirka 1,6 ton mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 91,66 g per portion (18 %). För äldreboende är utfallet cirka 700 kg mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 77,92 g per portion (16 %). För seniorrestauranger är utfallet cirka 909 kg mat från serveringen (serveringssvinn), vilket motsvarar 106,6 g per portion (21 %). Verksamhetsberättelse

23 Aktiviteter Projektet Guldkant. Kommentar Måltidsservice Under 2018 har vi provat på att ha brunch med gott resultat. Fokus i år har varit att få en bättre dialog och samarbete mellan avdelningarna i hemvårdsförvaltningen och måltidsservice. Finns antydningar att Guldkanten kan uppfattas som vardag hos vissa kunder som tar dessa för givet. Verksamhetsberättelse

24 3.4 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 13: I Halmstad ska alla ha en långsiktig tillgång till vatten av god kvalitet Aktiviteter Minska vattenförbrukningen i verksamheterna Kommentar Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt delårsbokslutet från september i år. Vi försöker få till att nyproducerade kök får vatten- och elmätare för att kunna mäta förbrukning och arbeta med dessa utfall. Kommuntransport För att minska vattenförbrukningen avseende fordonsverksamheten har upphandling gjorts av fordonstvätt med vattenåtervinning. Tvättanläggningen skall ha system för återvinning av förbrukat vatten. Minst 80% av vattnet skall återvinnas Konkretiserat mål 14: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på (År) Kommentar Att säkerställa en minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändningen är en process i flera steg. Första steget, att registrera alla kemikalier i ett gemensamt system för detta - ichemistry, är klart. Andra steget, att riskbedöma alla kemikalier pågår och i skrivande stund är vi klara med runt hälften. Tredje steget, att efter riskbedömningen ersätta kemikalier med högst miljöpåverkan pågår löpande efter genomförd riskbedömning och följs upp i vår miljöredovisning. Mätetal Utfall T Målvärde Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet 100% 100% Andel registrerade kemikaliska produkter i kemikaliehanteringsprogrammet Alla kemikalier inom FM- och måltidsservice, Kommuntransport samt IT-service är registrerade i Ichemistry Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Verksamhetsberättelse

25 Kommentar Måltidsservice Vi fortsätter arbeta med de rutiner som skapades under De har dokumenterats och utvecklats. Måltidsservice har även sett över hur vi kan spara på el. Rutin finns dokumenterad. Båda hållbarhetsfrågorna kommuniceras kontinuerligt med köken. Andelen vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola har sedan förra delårsbokslutet har ökat. FM-service Vi har cirka medarbetare som kör bil dagligen. Eco-driving utbildning för 20 medarbetare för att öka kunskapen om miljövänlig körning genomfördes i november. Rutiner på kemförbrukning, avfallshantering finns på intranät och är känd i verksamheten. IT-service Fortsätter ett aktivt miljöarbete genom framförallt inköps- och återvinningshantering, strömsparfunktioner och minskade resor. Under året gör vi några extra insatser inom Eco-driving, smartare utskrifter och genomlysning av hur vi använder våra bilar. För att uppmuntra till och öka cyklandet deltog IT-service, och resten av förvaltningen i initiativet Cykelvänlig arbetsplats där vi fick pris som årets raket. Kommuntransport Arbetar aktivt med att öka den förnybara andelen bränsle i vår fordonsflotta. För att få effekt även på dieselsidan för vi dialog med verksamheter och leverantörer att gå över till det fossilfria dieselalternativet HVO100. Mätetal Utfall T Målvärde Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 14% 12% Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen 69% 80% Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 41% 40% Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 14% av antalet portioner som serverades inom grund- och gymnasieskolan var vegetariska under Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen når inte målet utan stannar på 69 %. Verksamhetsberättelse

26 Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Kommentar Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt delårsbokslutet från september i år. Under hösten har vi uppmärksammat Världsvegetariska dagen och haft en vecka där fokus har varit att servera vegetarisk mat. Under den vegetariska veckan gjorde vi klimatberäkningar på matsedeln för att se vilka avtryck maten gjorde. Informationen gick till våra gäster som kunde ta ett aktivt val hur de ville äta och påverka sitt klimatfotspår. Vi har också handlat upp klimatmodulen till kostdatasystemet. Kommer att beräkna koldioxidekvivalenter med början under våren Förskolan har börjat gå över till en vegetarisk dag i veckan. Fastställa ny fordonspolicy Miljöredovisning samordnad varudistribution. Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering Förslag till ny fordonspolicy är efter remiss till samtliga förvaltningar och bolag beslutad av för fortsatt beredning och beslut i KF. Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll. Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon. Årets miljörevision gick galant med endast åtta förbättringsförslag på hela servicekontoret. I övrigt fick vi beröm för det breda engagemanget och de miljöförbättrande åtgärder som gjorts Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig Aktiviteter Verka för en utbyggnation av laddinfrastruktur för fordon Kommentar Samarbetsforum för byggnation av infrastruktur är igång sedan 1½ år. Servicekontoret, HEM, teknik- och fritidsförvaltningen samt fastighetskontoret är deltagare. Dock saknas budget och effektiv styrning av laddinfrastruktursbeslut från centralt håll. Kommuntransport jobbar vidare med denna fråga. 3.5 Riktningar Riktning 6: All kompetens behövs Servicekontorets medarbetare ska uppleva att servicekontoret är en attraktiv arbetsplats Kommentar Servicekontoret är en attraktiv arbetsplats när vi frågar och mäter bland våra medarbetare. Vi hade näst bäst resultat bland kommunens förvaltningar i medarbetarundersökningen i februari och arbetar hela tiden för att bibehålla det goda klimatet. Servicekontorets tvärgrupper för hälso- och arbetsmiljöfrågor respektive kompetensförsörjningsgruppen arbetar tillsammans med chefer och övriga medarbetare för att servicekontoret även fortsättningsvis ska vara en attraktiv arbetsplats. Verksamhetsberättelse

27 Jämförelsen mellan målvärdet 4,8% sjukfrånvaro och utfallet 5,5% gör att målet för mätetalet inte uppnås men som helhet anser vi att målet om att upplevas som en attraktiv arbetsplats är uppnått. Servicekontoret har inte gjort någon fördjupad analys av orsakerna till de ökade sjuktalen i år men kan konstatera att även andra stora förvaltningar har högre sjukfrånvaro än tidigare. Mätetal Utfall T Målvärde Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,5% 4,8% Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Målet har inte uppnåtts, för utförlig statistik se personalredovisningen nedan. Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Kommentar Tvärgruppen för kompetensförsörjning erbjuder förvaltningsintroduktion två gånger per termin. Gruppen har också genomfört en workshop tillsammans med förvaltningens chefer. Den blir en del i underlaget för ett fortsatt arbete med strategisk kompetensförsörjning. Dels handlar det om utveckling av våra nuvarande medarbetare till exempel öka den digitala mognaden, dels handlar det om arbete med rekrytering. För måltidsservice fortsätter arbetet med projekt som validering av köksbiträden till kockar. Ett arbete, Med smak för kunskap, har statat upp tillsammans med organisationen Måltid Sverige. Höstlovets kockkollo föll väl ut med nöjda ungdomar. Bakning var på schemat. Tvärgruppen har bidragit i rehabilitering med stöd för chefer. Centrala hälsofrämjande medel har fördelats av gruppen. Hälsofrämjande föreläsning och deltagande aktiviteter har arrangerats av gruppen. Projektet "Steg1 Må bättre" är igång sedan i höstas, cirka 10 medarbetare med hög korttidsfrånvaro deltar i föreläsningar och aktiviteter och följs upp via hälsoprofilbedömningar. Programmet sträcker sig över ett och ett halvt år. I övrigt se avsnittet om hälsofrämjande aktiviteter i personalredovisningen. Mallar för det systematiska arbetsmiljöarbetet tar upp frågor om diskriminering. Resultatet har inte utvärderats ännu Riktning 7: Integration för framtidens Halmstads kommun Aktiviteter Språkpraktik Kommentar Måltidsservice Måltidsservice har haft praktik, språkpraktik och insatser för personer med andra individuella sociala svagheter. Många praktikanter som kommer från Astars vuxenutbildning där de utbildar sig till köksbiträden och kockar har ofta behovet att praktisera det svenska språket. FM-service Har under hösten haft praktikanter från Kattegattsgymnasiet och prao-elever, 8:e klass, som gått bredvid vaktmästare, fastighetsskötare och grönytearbetare. Verksamhetsberättelse

28 3.5.3 Riktning 8: Framtidens digitala Halmstad Aktiviteter Vi ska i första hand använda nya digitala möjligheter för att förenkla och effektivisera för både invånare och medarbetare Kommentar Måltidsservice Arbetat mer med appar inom olika områden. Köken byter succesivt ut sina telefoner till smartphones. Måltidsservice är med i ett Vinnovaprojekt om 3D-skrift av mat för timbalkost (Timbalkost är mat för gäster som har tugg och sväljsvårigheter). Tillsammans med BUF håller vi på att utveckla en e-servicetjänst för att rapportera in specialkost. Vidare är ett arbete med hemvårdsförvaltningen/hemtjänsten i sin linda där kunderna ska kunna beställa sin enportionskost genom ett digitalt verktyg. Verktyget finns och säkerställs just nu (en del av vårt kostdatasystem). Planering av utbildning, pilot och lansering pågår. Måltidsservice verksamhetssystem är ute på RFI (Request for information) tills i januari. Måltidsservice arbetar för att skapa en digital vikariepärm under intranätet där all basinformation finns till vikarierna gällande rutiner och information om de olika köken som finns. Vikarier kan komma åt information genom ett digitalt verktyg oavsett plats. ichemstry finns nu som en app där medarbetarna kan se de olika kemikalierna som ska användas med tillhörande säkerhetsdatablad. FM-service Gått över till att endast använda digitala kanaler för information och möteskallelse till sin personal. IT-service Tillsammans med Socialförvaltningen har vi anställt Halmstads kommuns första digitala medarbetare - mjukvarurobboten Mathilda. Det är ett projekt där vi utnyttjar modern robotteknik - RPA och e-tjänster för att automatisera och effektivisera processer i Socialförvaltningens verksamhet. Flera andra initiativ pågår parallellt, till exempel leder IT-service införandet av Mina Meddelanden, där traditionell myndighetspost ersätts med digital. IT-service har under året bytt verksamhetssystem vilket redan lett till en effektivare dialog mellan IT-service och våra kunder. Halmstad direkt Flera e-tjänster har initierats och utvecklats både internt och extern under året. Robotteknik har införts för delar av Facebookhantering och vi ska fortsätta testet med chattfunktion för våra invånare. Etablering av redundant serverhall Kommuntransport Under året har ett nytt projekt startats för framtagning av ett s.k. bokslut för samordnad varudistribution. Här kommer vi att på ett lättöverskådligt sätt redovisa statistik och nyckeltal. Serverhallen är levererad och leveransgodkänd. Några saker återstår, till exempel en ramp samt lås & larm. För att hallen ska kunna tas i drift återstår även arbetet med redundant Internet och redundans mot Halmstads stadsnät AB. Driftsättning sker under första halvåret Verksamhetsberättelse

29 Aktiviteter IT-service ska aktivt driva utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet. Kommentar Under året har IT-service tillsammans med Kommunledningsförvaltningen tagit initiativ till inspirationsseminarier och andra aktiviteter inom områden som IoT- internet of things samt AI - artificiell intelligens. IT-service har också tagit initiativ kring nya tekniska möjligheter som RPA - robotic process automation och Mina Meddelanden möjliggör. Ytterligare exempel är ITservice initiativ kring GDPR, som gett verktyg för kommunens GDPR-arbete, till exempel utbildningsplattform, kartläggningsverktyg, expertstöd och incidentrapporteringsverktyg. Verksamhetsberättelse

30 4 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) FM-service % 4 % Måltidsservice % 4 % IT-service % 2 % Halmstad direkt % Kommuntransport Adm och övriga Totalt % 3 % Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) FM-service % 61 % Måltidsservice % 85 % IT-service % 7 % Halmstad direkt % 89 % Kommuntransport % 8 % Adm och övriga % 77 Totalt % 66 % Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt % 70 % Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 91 % 97 % 93 % 92 % 97 % 94 % Medelålder - tillsvidareanställda Enhet Totalt Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Verksamhetsberättelse

31 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-December 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,0 % 5,5 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 46,1 % 50,0 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,6 % 6,1 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,8 % 4,5 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 3,7 % 4,0 % 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 4,7 % 4,7 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 5,4 % 6,4 % Sjukfrånvaron ökar men siffrorna är lägre än genomsnittet i Halmstads kommun utom för gruppen män. Genomsnittet för total sjukfrånvaro i kommunen är 6,6%. Det är svårt att sätta mål i verksamhetsplanen som beslutas i november eftersom siffrorna för helår inte redovisas förrän efter årsskiftet. Sammanfattande analys Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Kompetensförsörjning Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Kökspersonal % Städpersonal % Totalt Antalet pensionsavgångar är inte tydligt kopplat till åldern 65 år. Dels förekommer avslut i samband med sjukersättning, dels väljer medarbetare förtida uttag eller att arbeta efter att de har fyllt 65. Ett längre och hållbart arbetsliv är en förutsättning i framtiden men olika faktorer påverkar. Det är till exempel intresse för arbetet, ekonomiska möjligheter och arbetsförmåga. Vi har inte möjlighet att redovisa alla yrkeskategorier, därför finns inga värden för totalt antal pensionsavgångar. Verksamhetsberättelse

32 4.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Kockar och köksmästare 45 Totalt 45 På samma sätt som 2017 har det gångna året inneburit svårigheter att rekrytera erfarna, utbildade kockar. För att möta behovet har arbetet med validering av köksbiträden påbörjats. Flera kommuner går ihop i ett samlat projekt. Finansiär: Europeiska Socialfonden (ESF) Projektägare: RISE, Måltid Sverige. Det utbildas fler Yrkesbedömare och handledare. Måltidsservice fortsätter arbetet med introduktionskök för nya vikarier med målet att alla ska komma in i arbetet snabbt och känna sig välkomna i organisationen Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Strategier har inte formulerats men arbete pågår inom alla verksamheter. Med hjälp av beviljade medel från Omställningsfonden kommer bland annat insatser för att öka den digitala mognaden genomföras. Servicekontoret har påbörjat ett arbete med inventering av kompetenser men har svårigheter med dokumentationen av dessa på grund av att kommunen saknar kompetensförsörjningssystem. Arbete pågår med att formulera kravprofiler och chefsgruppen har haft en workshop om framtida kompetensbehov. Tvärgruppen för kompetensförsörjning har uppdraget att fortsätta skapa underlag för ledningsgruppens beslut om kompetensförsörjning. Antal Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Samtliga verksamheter behöver ökad digital kompetens, för vissa yrkesområden finns medarbetare som inte använder digitala verktyg medan andra har goda kunskaper men behöver spetskompetens för att komma ännu längre. Inom FM-service har satsningen på digital mognad startat. Målet är att rusta medarbetare för att ha tillräcklig kompetens för nuvarande och framtida uppdrag. Tester har påbörjats för att skapa ett utbildningsprogram. Som ett exempel har två vaktmästare har visat hur de samverkar utan att vara på samma plats, de filmades när de använde videosamtal för en enkel instruktion. Satsningen på digital mognad finansieras till stor del av Omställningsfonden, avtalet för Tidig Lokal Omställning, TLO. Verksamhetsberättelse

33 4.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Servicekontoret arbetar utifrån allas lika värde oavsett om det gäller internt för medarbetare eller i förhållande till våra kunder. Däremot har förvaltningen inte formulerat strategier. Respektive verksamhetschef har svarat på en enkät om nuläget i deras verksamhet vilket gör att det inför 2019 finns ett underlag att arbeta vidare med. Vi planerar också utbildningar inom området. Servicekontoret har två representanter i kommunens gemensamma nätverk för inkludering Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Chefsgruppen inom servicekontoret utvidgas och var vid årsskiftet 33 personer. Två utvecklingsledare med ansvar att avlasta chefer och driva utveckling har anställts för att stärka organisationen. Vi har under 2018 haft träffar och utbildningar för chefer med tema chefers förutsättningar, med tema kundrelationer, kompetensförsörjning, arbetsrätt med mera. Utbildningen Utvecklande Ledarskap är obligatorisk. Det finns kommungemensamma utbildningar och lärplattformen iknow för utveckling av chefsskapet med kunskaper i arbetsrätt, konflikthantering, kränkande särbehandling med mera. I maj 2018 träffades chefsgruppen för workshops med temat chefers förutsättningar. Resultatet blev en planering av olika åtgärder, varav några genomfördes redan under Följande aktiviteter ingår: - Organisationsförbättringar, bland annat med stöd för att ge ett nära ledarskap. Aktiviteterna är bland andra utökning av antalet områdeschefer och arbetsledare, stöd för schemaregistrering och en tvärgrupp som samordnar kvalitetsarbetet i förvaltningen. Tvärgrupperna för hälsa/arbetsmiljö, kompetensförsörjning, säkerhet och miljö fortsätter sitt arbete för gemensamma rutiner. - Repetition av utbildningen Utvecklande Ledarskap med temat delegering och uppföljning. Syftet är att skapa ett medledarskap genom att chefer lämnar över ansvar för planering och genomförande av uppdrag. Utbildningen startade i december och fortsätter under våren Utbildningar för medarbetare ska ge ytterligare förutsättningar för ett tillitsbaserat ledarskap. - Processkartläggning av verksamhet och gemensamma rutiner. Cirka 15 medarbetare har gått utbildning för kartläggning och visualisering av processer. Övergripande ramar skapas av tvärgruppen för kvalitet, ett projekt som påbörjades i december och fortsätter Förbättring av mötesteknik har påbörjats. - Ett arbete med översyn av samarbetsplaner och ett gemensamt huvudavtal har startat. Chefers upplevda situation Medarbetarundersökningen visade att 76% av de chefer som svarade (28 st) totalt sett upplever att de har rimliga förutsättningar. Verksamhetsberättelse

34 Den fråga som har lägst värde och bör uppmärksammas handlar om regelbundna möten som handlar om resultat, utveckling och ekonomi. Vid ett stickprov till några chefen ges förklaringen att all information finns i ekonomisystemet. Informationen ges i olika omfattning vid chefsmöten, sällan i personliga möten med överordnad chef. Genomgången med ekonom är inte månadsvis som tidigare men den administrativa enheten är alltid tillgänglig och erbjuder enskilt möte med chefer i samband med delårs- och helårsredovisningar. Övriga frågor och svar på dem är: Tydliga befogenheter - 81%, av 28 chefer svarar 20 positivt. Möten om resurser och organisatoriska förutsättningar - 73%, fler än i frågan om ekonomi. Stöd i administrativa uppgifter - 74%. Det är en fråga som ofta diskuteras negativt. Värdet är trots det godkänt och förklaringar till det kan vara den support som ges via HR-service, via ekonomer och administratörer, via kollegor och närmaste chef. Nästa fråga - stöd från kollegor - bekräftar ovanstående. 84% har svarat positivt. Den sista frågan handlar om stödet för att motverka psykisk ohälsa. Det är aktuellt, chefer som har svårt att säga nej och har höga krav på sig själva ligger i riskzonen för utmattning. Svaret är att 74% inte upplever den risken men det innebär tyvärr att några känner att stödet brister. Ett komplement till chefens stöd är företagshälsan som erbjuder ett möte utan chefens vetskap och fler träffar om chefen beställer det. Coaching finns i olika former, även en del av kostnader för några besök hos psykolog Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME Värdet för Hållbart Medarbetar Engagemang mäts i medarbetarundersökningar, den senaste genomfördes i februari Värdet mättes för hela kommunen 2016 och 2013 samt i en egen undersökning för servicekontoret Mätvärdet har höga siffror i alla mätningar , bland de högsta i Halmstads kommun var utfallet 81, rekordhöga 84 blev det 2015, värdet var 80 i undersökningen 2016 och 2018 hade servicekontoret HME-index 82. Värdet för Halmstads kommun var 80 och i jämförbara organisationer är resultatet 79. enps I medarbetarundersökningen svarar deltagarna på frågan om de rekommenderar sin arbetsplats till andra. Måttet enps bygger på att negativa svar - de benämns kritiker - räknas som minus och helt positiva - ambassadörer - räknas som plus. I nivåerna 0-10 räknas svar 7 och 8 bort. Resultatet blir ett procenttal mellan minus 100 och plus 100. Noll betraktas som ett godkänt svar, svaret för Halmstads kommun är +9 och servicekontorets svar är +6. Eftersom medarbetarundersökningen genomfördes i februari 2018, ett år efter en stor omorganisation, hade vi inte så höga förväntningar på måttet enps. Sammanslagningen av städverksamheten och cirka Verksamhetsberättelse

35 80 vaktmästare, fastighetsskötare respektive trädgårdsarbetare innebar kulturkrockar och många frågor så vi är positivt överraskade. Bland orsakerna till att rekommendera arbetsplatsen är arbetsklimatet och arbetsuppgifterna viktigast men samma faktorer har även kritiker. Den fysiska arbetsmiljön, ledarskapet och mål och visioner har en övervägande del kritiker och svaret "annat" har fått allra lägst värde. Hur vi arbetar tillsammans Samarbetet mellan förvaltningar i Halmstads kommun varierar och servicekontoret har beröringspunkter med alla. Kommunens resultat i den frågan är på en alarmerande nivå, 56%. Servicekontorets medarbetare är nöjda och fick 72% positiva svar i undersökningen. Frågan om samarbete inom förvaltningen har också ett lågt värde för hela kommunen (67%) medan 75% av servicekontorets medarbetare svarade positivt. 4.2 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Tvärgruppen för hälsa och arbetsmiljö har skapat mallar för skyddsronder till alla verksamheter och inventerat chefers behov av arbetsmiljöutbildning har frågor utifrån föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö samt Diskrimineringslagen tillkommit. Organisationsförbättringar har genomförts, bland annat för att skapa bättre förutsättningar för chefer. Ett exempel är FM-service satsning på teamledare i verksamheterna. Det skapar ett nära ledarskap och avlastar områdescheferna. Satsningen på digital mognad har startat med en inspirerande film och lekfulla övningar för två testgrupper. Med hjälp av digitala verktyg kan kommunikation och information underlättas. För de som inte använder verktygen privat kan satsningen även bidra till en hälsofrämjande självständighet med möjlighet att genomföra bankärenden, kommunicera med myndigheter med mera. Sex representanter har avsatt procent av arbetstiden. De har arbetat med hälsofrämjande och förebyggande insatser som planering av inspirerande träningsaktiviteter och arbetet med programmet för korttidsfrånvaro Steg 1 Må bättre. En stor del av medarbetarna har erbjudits aktiviteter via en hälsoportal, andra medarbetare har möjlighet att träna på arbetstid. Även fruktkorg finns i någon verksamhet. Med centrala medel Tvärgruppen har gett med ekonomiskt stöd i medarbetares återgång efter sjukdom. Vikarier har arbetat parallellt med medarbetaren för att minska risken för nya sjukfall. Även andra särskilda insatser har finansierats för anpassning i en övergång till nya arbetsuppgifter. En hälsofrämjande föreläsning och deltagande i cykelaktivieteten Spin of Hope, padelträning samt Blodomloppet har delfinansierats av hälsofrämjande medel. Verksamhetsberättelse

36 Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården har genomfört hälsoprofiler, både som en del i programmet Steg1 Må bättre och i satsningar inom verksamheterna. Utredningar i rehabiliteringsärenden används för anpassningar och arbetsbyten som främjar långsiktig hälsa. Individuella stödinsatser och arbetsplatsbesök, utbildningar och gruppaktiviteter. Tillsammans med tvärgruppen för hälsa och arbetsmiljö har programmet för medarbetare med många korta sjukfall planerats och startat upp. I programmet, Steg1 Må bättre, ger företagshälsovården och arbetsgivaren information och vägledning för att stimulera deltagarnas ansvar för sin egen hälsa. 4.3 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Alla verksamheter inom servicekontoret har påbörjat eller genomfört organisationsförändringar under året. Förändringarna innebär bland annat att ett nära ledarskap prioriteras, antingen med arbetsledare eller med en utökning av antalet chefstjänster i takt med att verksamheten utvidgas. Chefers förutsättningar har analyserats i workshop under våren och åtgärder genomförs successivt. Det administrativa stödet har stärkts, bland annat med anledning av digital vikariehantering och HR-service schemaregistrering. Skyddsrondsmallarna för 2018 har 11 frågor knutna till föreskriften. 4.4 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom Totalt Verksamhetsberättelse

37 Kompletterande text: Antalet arbetsskador är fler än 2016 men färre än förra året ökade antalet i takt med att incidentrapporteringssystemet KIA blev känt. Vi uppmuntrar registrering av ärenden, händelser som inte kommer till chefens kännedom är enbart negativa. Genom att lyfta fram orsaker till arbetsskador kan åtgärder sättas in för att minska risken för andra medarbetare. Tillbud, det vi beskriver med ordet "oj", är motsatsen till "aj", en skada. Riskobservation är när medarbetare ser att något i arbetsmiljön kan vara farligt men inte drabbas själva. Antalet registreringar av det som inte är skador är litet. Förvaltningen behöver fortsätta uppmuntra rapporteringen även när det inte har lett till skada. 4.5 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar bra i förvaltningen, även brandskyddsarbetet som varit eftersatt tidigare. Några punkter behöver mer informationsinsatser, till exempel att roller och Verksamhetsberättelse

38 ansvarsområden finns tillgängliga på vårt intranät. 4.6 Sammanfattande analys Antalet anställda har återigen ökat, månadsanställda vikarier/visstid och tillsvidareanställda är sammanlagt 697 personer. Ökningen kan förklaras av kommunens tillväxt. Könsfördelningen har ytterligare jämnats ut till 34% män och 66 % kvinnor vilket är nära gränsen för jämn fördelning (40-60). Både FM-service och måltidsservice har anställt fler män. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har, liksom tidigare år, ökat med en procentenhet från 93 till 94%. Färre anställningar är på deltid. Sjukfrånvaron ökar men är på en lägre nivå än kommunens genomsnitt. Det är svårt att sätta mål för sjukfrånvaro, statistik saknas när verksamhetsplanen görs. Därför blev målsättningen 4,8% för 2018 svår att nå och resultatet 5,5% ett rimligt utfall vid jämförelse med kommunen i övrigt. Förvaltningens tvärgrupper för hälsa och arbetsmiljö respektive kompetens har bland annat arbetat med chefsutveckling, introduktion, minskad sjukfrånvaro och mallar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. En nyhet är programmet Steg1 Må bättre som riktar sig till medarbetare med hög korttidsfrånvaro. Planering för kompetensprojekt har under 2018 startat i flera verksamheter. Målet med satsningarna är att medarbetare ska rustas inför framtidens krav, till exempel att använda digitala verktyg. Finansieringen görs delvis via bidrag från Omställningsfonden. Organisationsförbättringar har pågått och pågår i alla verksamheter, bland annat för att öka det närvarande ledarskapet. I februari 2018 genomfördes en medarbetarundersökning med goda resultat för servicekontoret, bland de mest positiva i Halmstads kommun. Resultatet för nyckeltalet enps - i vilken utsträckning medarbetarna rekommenderar arbetsplatsen blev lägre än vid förra mätningen. Glädjande nog är resultatet bra, +6, trots en turbulent tid med städservice utökning och omvandling till FM-service under Verksamhetsberättelse

39 5 Ekonomisk redovisning Verksamhetsberättelse

40 Verksamhet 200 Servicekontoret Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat ligger på tkr jämfört med föregående års tkr. Såväl verksamhetens intäkter som kostnader har ökats. Förändringen beror främst på att 2018 var ett valår. Verksamhetsberättelse

41 Utfall budgetavvikelse En avvikelse på tkr för verksamhet 200. Halmstad direkt gör ett överskott på tkr. Främst pga senarelagda rekryteringar och verksamhetsprojekt (chat, e-tjänster, Artvise-integration) Valnämnden gör ett resultat på + 7 tkr. Övriga verksamheter på verksamhet 200 gör gemensamt underskott på ca 131 tkr. Prognos förändring mot föregående prognos Ingen större förändring jämfört med föregående prognos Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Årets investeringsnetto är 0, vilket är samma som föregående år tkr av investeringsutrymmet är avsett för oförutsedda investeringsbehov vid verksamhet med sluten redovisning. Utfall budgetavvikelse En avvikelse på tkr pga då några oförutsedda investeringsbehov inte var aktuella Prognos förändring mot föregående prognos Ingen förändring jämfört med föregående prognos Verksamhetsberättelse

42 Verksamhet 202 FM- och måltidsservice Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat uppgår till tkr att jämföra med förra årets resultat på 663 tkr. FM-service har inte fått täckning för ökade lönekostnader (tre nya områdeschefer, biträdande Verksamhetsberättelse

43 verksamhetschef, utvecklingsledare, teamledare, planerare på grönyta och lönerevision vaktmästare). Det negativa resultatet påverkas ytterligare då verksamheten har satsat på kompetensutveckling, lokaler för servicemedarbetare och utveckling av system. Kostnaderna har ökat ytterligare för administration och fakturering gällande fastighetsskötsel som övertogs vid årsskiftet. Fakturor för snöröjning, skadegörelse samt fastighetsskötsel har överstigit budget markant eftersom att vi har fått rätt ersättning från fastighetskontoret. Kostnader tillkommer utöver effektiviseringskrav enligt KÖP1. FM-service har även fått ökad personalkostnad pga valarbete. Måltidsservice har haft höga lönekostnader pga hög sjukfrånvaro i februari och mars, oförutsedda lönekostnader januari och februari, höga utbildningskostnader i början på året samt kostnader för uppstarten av Slottsparkens ÄB och Stadsbibliotekets café. Livsmedelskostnaderna har också blivit högre, dels pga uppstarterna Måltidsservice har haft i början på året och dels pga sommarens torka. Måltidsservice har även haft högre kostnader för uppstarter av nya förskolor och skolor. Utfall budgetavvikelse Kostnader och intäkter för sophantering fanns ej med i budgeten Prissänkningar enligt KÖP1 samt omorganisationen påvisar en budgetavvikelse på tkr. Verksamhetssatsning på kompetensoch systemutveckling. Kostnaderna för lokaler, snöröjning, skadegörelse samt material för fastighetsskötsel har överstigit budget markant. FM-service har fått ökad personalkostnad pga. valarbete. Måltidsservice har haft högre kostnader för uppstarter av nya förskolor och skolor. Högre lönekostnader än budgeterat beror hög sjukfrånvaro under våren. Oförutsedda lönekostnader och höga utbildningskostnader. Vi ser också att råvarupriserna har ökat pga sommarens torka. Prognos förändring mot föregående prognos Förändringen mot föregående prognos beror till största del på ökade materialkostnader för fastighetsskötsel. Prognosförändringen påverkas ytterligare av systemutveckling, ökade lokalkostnader samt personalkostnader för valarbete. Måltidsservice förändring beror bla på utökning av skolor och förskolor, vilket medför att personalkostnader, intäkter och hyror ökar. Detta medför även en ökning av livsmedelskostnaderna. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar : tkr : tkr Investeringar görs efter behov och avvikelser från föregående år kan förekomma. Utfall budgetavvikelse En avvikelse på 760 tkr jämfört med budget beror på att Måltidsservice kostnader per uppstart ej har uppnått ett prisbasbelopp Prognos förändring mot föregående prognos En avvikelse på 760 tkr jämfört med föregående ekonomiska rapport beror på att Måltidsservice kostnader per uppstart ej har uppnått ett prisbasbelopp Verksamhetsberättelse

44 Verksamhet 203 IT-service Driftredovisning Utfall årsresultat Årets resultat uppgår till tkr jämfört med förra årets 176 tkr vilket främst beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som vi tidigare tagit i slutet av året nu flyttas till nästa år. Verksamhetsberättelse

45 Utfall budgetavvikelse Avvikelse mot ramen uppgår till tkr vilket beror på kostnader för supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som vi tidigare tagit i slutet av året nu flyttas till nästa år. Prognos förändring mot föregående prognos Prognosförändring jämfört med föregående prognos uppgår till tkr beroende framför allt på att de kostnader avseende supportavtal och plattform av hantering av mobila enheter som flyttats till nästa år blev högre än förväntat. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Projekt Projekt (T) Belopp(tkr) 6400 Datorutrustning IT- och verksamhetsutveckling Servrar, kommunikation, lagring BUF investeringsmedel (1 1) MFP, skrivare Periodens investeringsnetto uppgår till tkr att jämföra med fjolårets tkr. Skillnaden mellan åren förklaras framför allt av investeringar i redundant serverhall och satsningar på digitala verktyg i skolan. Utfall budgetavvikelse Avvikelse mot ramen uppgår till tkr vilket främst förklaras av försenade leveranser av datorer. Prognos förändring mot föregående prognos Avvikelse mot ramen jämfört med föregående prognos uppgår till tkr vilket främst förklaras av försenade leveranser av datorer. Verksamhetsberättelse

46 Verksamhet 204 Kommuntransport Driftredovisning Utfall årsresultat Periodens resultat är -212 tkr jämfört med -710 tkr motsvarande period föregående år framförallt beroende på verkstadens omställning. Utfall budgetavvikelse Verkstaden håller på att ställas om till en serviceenhet och service / reparationer kommer succesivt att läggas över på våra fordonsleverantörer. Verksamhetsberättelse

47 Prognos förändring mot föregående prognos Verkstaden håller på att ställas om till en serviceenhet och service / reparationer kommer succesivt att läggas över på våra fordonsleverantörer. Investeringsredovisning Utfall årets nettoinvesteringar Periodens investeringsnetto är tkr jämfört med tkr föregående år. Fordonsslag Fordonsnamn Belopp(tkr) Buss 2 st Buss st Lackering 78 Summa Buss Lätt lastbil 5 st Ford Transit st ISUZU D-Max 598 Summa Lätt lastbil Arbetsmaskiner 2 st Jung Heinrich Truck st Linde Truck 51 2 st Grävmaskin st Gräsklippare st Skotare st Bilpoolsskåp 59 Summa Arbetsmaskiner Total Summa Utfall budgetavvikelse Verksamhet 204 begär att få ombudgeterade medel tillgodo med 4 miljoner kronor som avser beställda men ej levererade fordon. Prognos förändring mot föregående prognos Anledning till förändring beror på att vi har upphandlat och beställt fordon som ännu ej är levererade. En annan anledning är att de investeringsmedel som var avsatta till förskolebussar inte behövde användas fullt ut då vi köpte begagnade bussar. Verksamhetsberättelse

48 Verksamhetsberättelse

49 Verksamhetsberättelse

50 Verksamhetsberättelse

51 6 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Avverkningsgrad minskar pga.3 st paviljong grundskolor som öppnades augusti Paviljonger är trånga och svårstädade pga. mycket möbler och mattor, vilket minimerar möjligheten till maskinell städning. Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Alla måltider finns nu med i underlaget, frukost, lunch och mellanmål för alla affärsområden. Har inte den senaste uppgiften för antalet helårsanställda. Har beräknat på föregående siffra som är 219 stycken. Statistiken har säkerställts under hösten. 258,3 267,1 316, Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Beläggningsgraden har ökat från 88% till 89% Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första kontakten (%) Antalet ärenden som avhjälps vid första samtalet är relativt stabilt. På grund av införandet av ett nytt verksamhetssystem anpassar vi sättet som detta värde räknas fram till det sätt som är standard i verksamhetssystemet, därav förändringen. På sikt kommer enklare ärenden som kan lösas direkt gradvis att minska då de löses mer och mer genom självservice och automatisering. IT: % av tid tillgänglig hemsida ( Denna period har vi nått vårt målvärde. IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Andelen består främst i att IT-service egen personal använder självservice som ett arbetsverktyg. Under kommande år byter vi självserviceplattform och bygger om våra självservicetjänster. Under denna tid kan resultatet påverkas negativt. %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Tallrikssvinnet hamnade på 4,3% för I gram blir det ca 12,63 gr per portion om en portion är 400gr. 89% 89% 90% 81 % 68 % 70 % 50 % 53 % 67 % 100 % 99,98 % 99,87 % 13% 8% 2% 4% 6% 6,2% Verksamhetsberättelse

52 Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Andel individuella utvecklingsplaner Mätvärdet visar att 79% av de som svarat (i medarbetarundersökningen) har uppfattat att de har en individuell utvecklingsplan. Alla chefer håller samtal enligt mallen med avslutningen "vägen framåt". På blanketten finns också förklaringen att det är en individuell utvecklingsplan. Vi har inte funnit någon förklaring till skillnaden i uppfattning om det finns planer eller inte. Det kan till exempel vara ett otydligt begrepp trots förklaringen på blanketten, det skulle också kunna vara att förväntningarna på en plan är högre än det som kom fram i medarbetarsamtalet. 79% 79% 79% Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar, statistik kan inte tas fram Andel ekologiskt producerade livsmedel På tre kvartal är snittet 39,07% gällande inköp av ekologiska råvaror för hela måltidsservice. Fjärde kvartalets siffror kommer under januari månad. För BUFs verksamheter som har en beställning på 42-43% blev utfallet 43,70%. För hemvårdsförvaltningen verksamheter blev utfallet 33,49%. UAF blev utfallet 34,65%. För MSC-märkt fisk är utfallet 85,99% för kvartal 1till kvartal 3. Vi har ökat vår andel ekologiska råvaror som är politiskt mål i KF. Sommarens torka kan innebära att det blir svårt att fortsätta att öka den ekologiska andelen, då tillgång minskar och priserna ökar kraftigt. Statistik kan ej tas fram ,9 1,9 39% 38% 32% Antal placeringar i arbetsmarknadsåtgärder Samordningsgrad för samordnad varudistribution Samordningsgrad Huvudflöde Samordningsgrad Specialflöde Samordningsgrad Totalt 77,77 % 28,19 % 71,7 % 72% 71% 66% Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion Den svaga svenska kronan och sommarens torka kommer sannolikt att leda till höjda priser under hösten och kommande år. Andel svenskt producerat kött På tre kvartal är utfallet 83% gällande inköp av svenskt kött för måltidsservice. Fjärde kvartalets siffror kommer under januari månad. 34,5 34,5 33,8 83% 85% Genomsnittskostnad per mil för fordon mindre än 3,5 ton Genomsnittskostnaden är 41,20 kr per mil för fordon < 3,5 ton Värdet redovisas tertialvis i efterskott 41,2 41,5 41,4 Verksamhetsberättelse

53 Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Personalomsättning FM-service Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun. Personalomsättning Måltidsservice Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun Personalomsättning IT-service Mäter manuellt. Tre medarbetare av 53 tillsvidareanställda avslutade sina tjänster under 6% 2018, vilket vi ser som normal personalomsättning. Saknas definition så siffran kan inte beräknas. Personalomsättning Kommuntransport Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun Personalomsättning Halmstad direkt Statistiken tas inte fram i Halmstads kommun Andel av de fordon under 3,5 ton som Servicekontoret anskaffar som drivs med förnybara bränslen Andel nyanskaffade fordon som drivs med förnybara bränslen är 69,2 per T2 69% 61% 66% Andel förnybart bränsle tankat i Servicekontorets fordon under 3,5 ton Andel tankat förnybart innehåll i servicekontorets fordon är 41 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott 41% 38% 34% Verksamhetsberättelse

54 7 Väsentliga händelser Väsentliga händelser för förvaltningen beskrivs i inledningen av verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse

55 8 Internkontroll 8.1 Verksamhet Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Kontrollmoment Kommentar Halmstad direkt Vi mäter invånarnöjdhet via Brilliant och handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Mäts i november och resultaten är fortsatt bra. Mätningar görs även inom ramen för SKL:s årliga mätning "Kommunens kvalitet i korthet (KKIK)". För bägge mätningarna är resultaten goda, förutom måttet tillgänglighet. Kommuntransport Vi kollar löpande kundnöjdheten bland annat i samband med kontakt med verkstaden och vid beställning av fordon. Överlag är kunderna nöjda. Det finns ett visst missnöje med långa leveranstider på specialfordon. Bonus malus gör att vi kan förvänta oss ännu längre leveranstider för fordon med fossilfria bränslen. Efterfrågan har ökat för denna kategori vilket är glädjande men skapar leveransproblem hos våra leverantörer. Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster IT-service IT-service fortsätter att ha en bra dialog med våra kunder och de allra flesta är väldigt nöjda. Kundupplevelsen fångar vi framförallt upp genom den nära dialog vi har med våra kunder, där vi kan lyfta fram kundmottagning, kundansvariga, first line (telefonsupport) och på-platsen-tekniker ute i kommunens verksamheter. Vi deltar även i en rad projekt och mötesplatser, där de viktigaste är kommunens IT-råd och Digitaliseringsråd. Vi mäter fortsatt NKI, där vi även fångar upp positiv och negativ kritik, och förbättringsförslag FM-service Andel mycket nöjda kunder på fastighetsskötsel (från ärendehanteringssystemet DeDu) har ökat till 77%. En ökning med 1 procentenhet i jämförelse med år Det missnöje som finns beror främst på att kunderna inte är nöjda med återkopplingen på sina ärenden. Måltidsservice Andel nöjda kunder för mat levererad till eget boende = 93% Andel nöjda (mat)-kunder inom äldreboende = 76 % Andel nöjda kunder grundskola och gymnasieskola = 75 % Verksamhetsberättelse

56 8.1.2 Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Kontrollmoment Att inventering finns och är uppdaterad Kommentar En inventering finns löpande i IT-service verksamhetssystem. IT-service har inga fasta lager av varor. Kontrollinventeringar görs regelbundet, framförallt inför bokslut Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning görs på relevant personal. Kontrollmoment Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning gör på relevant personal Kommentar Samtliga enheter begär utdrag från belastningsregistret vid nyrekrytering av personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler. Barn- och ungdomsförvaltningen har genomfört stickprovskontroll av utdrag ur belastningsregistret för servicekontorets personal. 8.2 Styrning Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden fastställda verksamhetsplanen Kontrollmoment Agerar verksamheterna enligt nämndens fastställda mål? Kommentar Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen. Totalt 8 st verksamhetsmål. varav 7 st är uppnådda. Måluppfyllnaden = 88 % Utav 15 st mätetal var 9 st uppnådda (60 %) Att delegationsordning för servicenämnden följs Kontrollmoment Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation Kommentar Dokumenterad rutinbeskrivning finns i beslutad delegationsordning. De delegationsärenden som enligt delegationsordningen ska anmälas till nästkommande nämnd har också anmälts till nämnden. Verksamhetsberättelse

57 8.2.3 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Kommentar Visma direktupphandlingsverktyg ska användas för att genomföra direktupphandlingarna över kr. Stickprov av fem genomförda direktupphandlingar över kr har gjorts. Resultatet av kontrollen: 4 av 5 upphandlingar är registrerade i upphandlingssystemet. Vilket innebär en avvikelse då samtliga direktupphandlingar över kr ska göras i direktupphandlingsverktyget Samtliga upphandlingar är diarieförda Dokumentation finns och följer kommunens tillämpningsanvisningar Följande upphandlingar har granskats: Verksamhetsberättelse

58 8.3 Ekonomi Kontroll av syfte och deltagare vid representation Kontrollmoment Kommentar När man konterar på representationskontot får man en påminnelse i ekonomisystemet om att man skall ange syfte och deltagare för representationen. Vid stickprov har enstaka avvikelser noterats. Syftet framgår i samtliga fall medan deltagarna på deltagarna inte alltid framgår. Det framgår dock i samtliga fall vilken avdelning /grupp som har deltagit. Kostnaden för representation för hela Servicekontoret uppgår till 267 kr/anställd. Vi har kontrollerat följande verifikationer: Representation Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Kontrollmoment Kontantkassor Kommentar Kontinuerlig kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid. Om redovisning ej skickas in i tid tas kontakt med kassaansvarig. Omedelbar återkoppling till kassaansvarig vid brister Verksamhetsberättelse

59 8.4 Lagar, riktlinjer och planer Att kommunens policys och riktlinjer följs Kontrollmoment Kommentar Servicekontoret följer gällande policys och riktlinjer. Nedan följer ett urval av policys/riktlinjer som berör vår verksamhet. Riktlinjer för upphandling och inköp: kontrollen går ut på att se huruvida verksamheterna köper tjänster och varor enligt avtal och gör upphandlingar där avtal inte finns. Kontroll har genomförts via avtalsuppföljning i ekonomiweb. God avtalstrohet kan konstateras. Införandet av den nya inköpsorganisationen har inneburit att avropare/inköpare har utbildats i upphandling. Avtalstrohet SK :84% Avtalstrohet SM: 97% Avtalstrohet IK :95% Avtalstrohet KT: 81% Att verksamheterna följer policys och riktlinjer Riktlinjer för måltidsverksamheten: Syftet med riktlinjerna är bl. a att: Måltidsverksamheten ska hålla rätt kvalitet. En bra måltidsupplevelse ska erbjudas. Verksamheten ska bedrivas på ett ekologiskt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt. Måltiderna ska vara en naturlig och integrerad del i verksamheterna ur ett hälsomässigt och socialt perspektiv, samt inom för- och grundskolan även ett pedagogiskt perspektiv. Måltidsservice följer satta riktlinjer. Vi arbetar för att öka den måltidspedagogiska medvetenheten i förskolorna bland både kökets och förskolans personal. I och med det får barnen större medvetenhet om kost, råvaror och intresse för mat. I samband med måltiden kan barnen utveckla sitt språk, matematik, no-kunskap, motorik, social kompetens med mera. Intresset för mat och matlagning kan öka i och med det. Vi arbetar också för att få till fler dialogmöten (matråd) med kunder och gäster. Personalpolitisk riktlinje: Halmstads kommuns medarbetare ska utveckla Halmstad som hemstad, kunskapsstad och upplevelsestad. Det är en spännande utmaning som kräver medarbetare med rätt kompetens på rätt plats. Det förutsätter också ett personalarbete där vi vet vad vi vill och har en gemensam bild av hur vi ska jobba i riktning mot visionen. Human Resources (HR) handlar enkelt uttrycktom hur vi tar till vara och utvecklar de mänskliga resurserna i organisationen. Servicekontoret arbetar mycket med medarbetarskap, kompetens och Hälsa & arbetsmiljö. Riktlinjer för service och bemötande: Halmstads kommun är till för sina invånare, företagare och besökare. Vi ser alla som söker kontakt med oss som våra kunder och vi eftersträvar att ge alla dessa bästa möjliga bemötande och service. Servicekontoret har skapat en enhetlig servicekultur och vi skapar en bättre vardag för våra kunder, invånare och medarbetare. Verksamhetsberättelse

60 8.4.2 Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor Kommentar har sammanställt fordonspolicy för Halmstads kommun med säkerhetskrav på kommunens fordon. Tvärgruppen för säkerhet och kris har arbetat med inom arbetsmiljö och systematiskt brandskydd. HLR kurser och utbildning i brandskydd genomförs enligt ett rullande schema. Krishanteringsplan och rutiner för hot och våld planeras under HR/medarbetare Att verksamheterna håller APT enligt rekommendation Kontrollmoment Kontrollera om verksamheterna har APT enligt rekommendation Kommentar Alla verksamheter och områden har minst 4 APT per år Att rutiner finns och tillämpas för hot och våld Kontrollmoment Kontrollera beredskap för hot och våld Kommentar Rutiner är testade och uppdaterade genom flera reella händelser över året. Verksamhetsberättelse

61 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (3) Sida KSU 195 Dnr KS 2017/00220 Ny renhållningsordning avfallsplan och föreskrifter Beslut 1. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta renhållningsordning för Halmstads kommun 2019 Avfallsplan med mål och åtgärder inklusive bilagor. 2. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anta renhållningsordning för Halmstads kommun 2019 Föreskrifter för avfallshantering inklusive bilagor. 3. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott föreslår att kommunfullmäktige beslutar att den nya renhållningsordningen ska gälla från och med Ärendet Avfallsplanen utgör tillsammans med kommunens föreskrifter för avfallshantering kommunens renhållningsordning. Avfallsplanen ska analysera förutsättningar och ange ambition och inriktning för en hållbar utveckling på avfallsområdet i Halmstad. Föreskrifterna ska ange hur avfallshanteringen ska skötas. Kommunen har rätt att ta ut avgifter för hanteringen av hushållsavfallet, och nivån för den bestäms av renhållningstaxan som revideras årligen enligt ordinarie rutiner för taxor och avgifter. Renhållningsordningen ska ge kommuninvånarna, verksamheterna i kommunen och kommunens egna verksamheter förutsättningar för en bra avfallshantering samtidigt som kommunen uppfyller aktuell lagstiftning, nationella mål för avfallshantering i linje med EU:s avfallshierarki. De positiva miljöeffekterna som ett genomförande av planen ska leda till är bland annat en minskning av mängden avfall, ökad resurshushållning genom materialåtervinning, bättre hantering av farligt avfall, minskad nedskräpning och en säker avfallshantering. Flera av målsättningarna sträcker sig fram till Den samlade ekonomiska bedömningen är att föreslagna åtgärder är rimliga och att kostnadstäckning finns eller att den kan regleras genom taxa och avgifter. För en del mer omfattande åtgärder kan renhållningstaxan påverkas utöver den normala uppräkningen. Det gäller till exempel förbättrad säkerhet vid hämtställen, men det kommer dock att krävas oavsett om det finns omnämnt i avfallsplanen eller inte. Den nya renhållningsordningen med avfallsplan och föreskrifter för avfallshanteringen träder i kraft den 1 januari Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

62 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (3) Sida Ärendets beredning Förslag till renhållningsordning för Halmstads kommun 2019 har tagits fram av två arbetsgrupper en för avfallsplanen och en för avfallsföreskrifterna. Tjänstepersoner från Halmstads Energi och Miljö AB, samhällsbyggnadskontoret, stadskontoret(jurist), miljöförvaltningen, teknik- och fritidsförvaltningen och Laholmsbuktens VA har deltagit i arbetet. Konsultstöd har använts för sammanställning av statistik, definitioner, miljöbedömningen, bilagan om behandlingsanläggningar samt revidering av avfallsföreskrifterna. Kommunstyrelsen samhällsbyggnadsutskott och HEM:s presidium har varit styrgrupp. Samråd genomfördes Ett öppet informationsmöte hölls i februari. Tjugofyra yttranden kom in under samrådet, femton från kommunala nämnder och bolag, tre från grannkommuner samt Varbergs och Falkenbergs kommuners gemensamma vatten och avfallsbolag, VIVAB, Högskolan i Halmstad, Fastighetsägarna i Halmstad och Halmstads naturskyddsförening. Två privatpersoner lämnade också synpunkter på förslaget. Dokumentet skickades också på internremiss till avdelningar på kommunledningsförvaltningen. Avdelningen för ekonomi och styrning, planavdelningen och strategi och utredningsavdelningen kommenterade förslaget. Se yttrandesammanställning samråd bilaga 4. Med underlag från synpunkter som inkom under samrådet reviderades förslaget till avfallsplan och föreskrifter. Utställning - det nya förslaget ställdes ut för granskning Elva yttranden kom in under utställningsperioden, sex från kommunala nämnder och bolag, fyra från grannkommuner samt från länsstyrelsen i Halland. Tre hade ingen erinran. Granskningsversionen skickades också på internremiss till avdelningar på kommunlednings-förvaltningen. Avdelningen för mark och exploatering samt strategi och utredningsavdelningen kommenterade förslaget. Se yttrandesammanställning utställning bilaga 3. Under hösten 2018 gjorde samhällsbyggnadskontoret i dialog med HEM och miljöförvaltningen gjort ytterligare justeringar efter inkomna synpunkter. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

63 Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott (3) Sida Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta renhållningsordning för Halmstads kommun 2019 Avfallsplan med mål och åtgärder inklusive bilagor. 2. Kommunfullmäktige beslutar att anta renhållningsordning för Halmstads kommun 2019 Föreskrifter för avfallshantering inklusive bilagor. 3. Kommunfullmäktige beslutar att den nya renhållningsordningen ska gälla från och med Beslutsgång Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutar i enlighet med föreliggande förslag. Justeringsdag Sekreterare... Ulrica Holm Ordförande... Jenny Axelsson Justerare... Stefan Pålsson Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

64 Utredning Nolltaxa Sammanfattning Bakgrund Kommunfullmäktige biföll motionen om nolltaxa för barn och ungdomsverksamhet. I motionen föreslogs att det skulle göras en utredning med syfte att ta fram förslag för att öka tillgängligheten till outnyttjade kommunala lokaler och att de ekonomiska konsekvenserna av nolltaxa i kommunala lokaler skulle utredas. Syftet som framgår av motionen är att utreda förutsättningar, behov samt kostnader för att införa nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga där kommunala lokaler används. Enligt utredningsdirektivet är målet att stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet. Med fritidsverksamhet menas här aktiviteter i olika former som barn och unga gör på sin fria tid. Nuläge Idag finns ett antal former av stöd till föreningar i Halmstads kommun. Teknik och fritidsnämndens föreningsbidrag består av stöd till anläggningar och lokaler, fria eller subventionerade timmar i kommunala idrotts och fritidsanläggningar. Kulturnämnden stöder föreningar med reducerad hyra och olika kulturstöd. Utbildnings och arbetsmarknadsförvaltningen (UAF) hyr ut vissa av sina lokaler till självkostnadspris. Barn och ungdomsförvaltningen (BUF) har viss uthyrning av sina skollokaler till föreningslivet och bildningsförbund. Ungdomsföreningar får hyra lokalerna gratis. Förutsättningar För att kunna införa nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga i kommunala lokaler, bedömer projektgruppen att följande förutsättningar behöver beaktas: Det krävs att lokalerna är flexibla och anpassade så att infrastruktur, det vill säga sektionering och passersystem fungerar så att lokalerna enkelt kan användas i detta syfte. Samordning och kommunikation behöver förstärkas med gemensamt bokningssystem och enhetliga rutiner. Det behövs tydlig information och möjlighet att boka via webben. Det behövs uthyrningsprinciper med en så kallad prioriteringsordning. Kostnader Då förutsättningarna för att beräkna kostnaden för nolltaxa handlar om allt från lokalernas utformning och passersystem till städning och intäktsbortfall, har utredningen valt att inte

65 göra konkreta beräkningar. Om fler lokaler ska tas i anspråk för nolltaxa ser utredningen att kostnader kan komma att öka. Behov av nolltaxa Nolltaxa innebär att en förening inom Halmstads kommun inte betalar någon avgift när de nyttjar kommunens idrotts och fritidsanläggningar för föreningens barn och ungdomsverksamhet (0 20 år). Motionen utgår från att det finns ett behov hos fler föreningar att få tillgång till lokaler genom nolltaxa. Där uttrycks också att nolltaxan skulle bidra väsentligt till att reducera kostanden till en nivå de flesta familjer skulle ha råd med och på så vis bidra till målet att stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet. Utredningens resultat visar att kommunen redan idag i stor utsträckning tillgodoser föreningarnas behov av lokaler och de ungas möjlighet att delta i fritidsverksamhet på olika sätt. Vid en genomgång på nationell nivå framkommer det att de kommunala utmaningarna och behoven gällande ungas fritid snarare ligger i att i högre grad nå fram till unga som lever i socioekonomiskt utsatta områden, unga hbtq personer, unga nyanlända och unga med funktionsvariationer. Föreningslivet befinner sig också i en tillbakagångsfas som vi mer offensivt behöver agera utifrån då det finns få nya former av organisering eller aktiviteter. Slutkommentar Lokalfrågorna har ett stort fokus i motionen och utredningsdirektivet i förhållande till det mål som också uttrycks (stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet). Naturligtvis är en tillgänglig fritidsverksamhet (både fysiskt och ekonomiskt) viktig, men vi vet att deltagandet styrs av flera betydelsefulla faktorer. Nationella utredningar visar på att de hinder som finns för en god fritid för unga är ex. en begränsad privatekonomi i familjen, bemötande, otryggheten i vissa områden, låg föreningsvana och begränsade möjligheter att delta i fritidsaktiviteter. Kommunen tillgodoser i stor utsträckning ungas möjlighet att delta i fritidsverksamheter på olika sätt. Dels genom att många föreningar idag redan har möjlighet till nolltaxa i idrottsoch fritidsanläggningar. Motionens intentioner om att stärka barn och ungas deltagande i fritidsaktiviteter överensstämmer med kommunens mål om en meningsfull fritid för alla barn och unga. Utredningen kan dock konstatera att verktyget nolltaxa för föreningsdriven verksamhet för barn och unga är trubbigt. Detta särskilt då den fria tidens organisering, utbud och aktiviteter inom fritid och kultur har förändrats mycket de senaste decennierna.

66 Inledning Uppdrag Utreda förutsättningar, behov samt kostnader för att inför nolltaxa i all föreningsdriven verksamhet för barn och unga där kommunala lokaler används. Målet är att stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet. Avgränsning Utredningen avser föreningsdriven verksamhet för barn och unga (0 20 år) i kommunala lokaler. Genomförande En projektgrupp med utsedda representanter från de berörda förvaltningarna samt representant från kommunledningsförvaltningen har träffats vid två tillfällen. Representanterna har via mejl skickat in sitt material till texten i utredningen. Kulturförvaltningen har haft det samordnande ansvaret. Den gemensamt framtagna utredningen ska efter behandling i berörda nämnder överlämnas till kommunstyrelsen. Nuläge Teknik och fritidsförvaltningen (TF) Teknik och fritidsnämndens föreningsbidrag består både av stöd till anläggningar och lokaler. Förutom detta erhåller föreningar i Halmstads kommun stöd genom fria eller subventionerade timmar i kommunala idrotts och fritidsanläggningar. Även vuxenverksamhet i föreningsregi har subventionerade hyresavgifter i kommunala idrottsoch fritidsanläggningar. Alla föreningar som beviljas bidrag ska ha antagit en ledarguide som är godkänd och förankrad i föreningens styrelse. En antagen och godkänd ledarguide är även en förutsättning för att en förening ska få hyra idrotts och fritidsanläggningar till så kallad "nolltaxa" för sin barn och ungdomsverksamhet. Nolltaxa innebär att en förening inom Halmstads kommun inte betalar någon avgift när de nyttjar kommunens idrotts och fritidsanläggningar för föreningens barn och ungdomsverksamhet (0 20 år). Föreningen ska uppfylla de allmänna bestämmelserna för idrotts och fritidsstöd. Kulturförvaltningen (KUF) Kulturnämnden stöder ideella föreningar med verksamhet och/eller säte i Halmstads kommun med reducerad hyra och olika former av kulturstöd. Stöden är inte lokalrelaterade och inte heller knutna till ålder. Ett villkor för majoriteten av stöden är att det som genomförs ska vara publikt. Det ges inget stöd för verksamheteter som arrangeras för föreningens egna medlemmar. Detta är en grundläggande skillnad mellan teknik och fritidsförvaltningen och kulturförvaltningens stödsystem.

67 För unga mellan 15 och 25 år som vill göra ett event eller en publik aktivitet finns ett arrangemangsstöd för unga Idépengen. I kulturförvaltningens mötesplatser för unga är det öppet för att delta kostnadsfritt i verksamheten. Dessutom ges stöd till föreningsdrivna mötesplatser. Biblioteken bedriver en stor barnverksamhet i form av program, workshops och arrangemang. De flesta aktiviteter och program där sker i egen regi eller i samverkan med andra förvaltningar, föreningar och studieförbund. Fri hyra av studierum gäller på biblioteken för barn och ungdomar 0 20 år. Utbildnings och arbetsmarknadsförvaltningen Den största uthyrningen är den som sker via teknik och fritidsförvaltningen vid olika typer av idrottsläger då skolorna används för övernattning. Merparten sker under sommarlovet men även viss uthyrning sker under övriga året. Uthyrningen uppgår till ca gästnätter per år med merparten på Sannarpsgymnasiet. Skolorna hyr även ut lokalerna, främst aulor, till exempelvis årsmöten och liknande evenemang och då i stort sett till självkostnadspris. Hyresintäkten ska täcka kostnader för vaktmästare/tekniker. Det är rektorn (eller den som rektor utse) på respektive skola som har hand om uthyrningen. Idrottssalar/hallar hyrs ut via teknik och fritidsförvaltningen efter kl Barn och ungdomsförvaltningen Förvaltningen har viss uthyrning av sina skollokaler till föreningslivet och bildningsförbund. Ungdomsföreningar får hyra lokalerna gratis. Om de som hyr lokalen behöver extra utrustning eller städning eller om de vill ha hjälp av vaktmästare eller tekniker får de betala den faktiska kostnaden. Hittills under året (2018) har uthyrningen till och med september skett till ett belopp om ca kr och 2017 motsvarade uthyrningen totalt ca kr per år. Att uthyrningen är så begränsad kan delvis bero på att det inte annonseras någonstans. Begränsningen ligger också i att stora delar av skolorna är svåra att hyra ut på grund av myndighetskrav och att de används av skolan själva för fritidshem. Förvaltningen anser själv att grundskolorna/fritidshemmen i stort är välanvända. De skolor som också används som fritidshem är upptagna från och de lokalerna är inte aktuella för uthyrning. Flera av skolorna används till lägerverksamhet och då är det teknik och fritidsförvaltningen som samordnar i samband med nyttjande av idrotts och fritidsanläggningar. I dagsläget är administrationen av uthyrningen av lokaler ganska tungt. Barn och ungdomsförvaltningen nyttjar inte det bokningssystem (FRI) som finns i kommunen. Uthyrningen kan ske både via central administratör och i vissa fall via administratör ute på

68 skolor. Det är ett stort ansvar att hyra ut lokaler i andra hand och barn och ungdomsförvaltningen lägger stor vikt till att försäkra sig om att rutiner för exempelvis motverka brand, säkra låsning och larmning och så vidare. Det är kontrakt med bilagor som skrivs för alla uthyrningar. Idag får respektive skola behålla de små intäkter som uthyrningen ger för att sporra till utökat användande av lokaler. Uthyrningen medför ibland extra jobb för skolor där lokalerna inte är fullt återställda efter användningen. Skolan vill komma till rena lokaler vilket kan innebära att lokaler som är uthyrda behöver ha sen kvällsstädning eller morgonstädning före skolstart. (SEN) Servicekontoret har på uppdrag av TF levererat städtjänster på idrotts och fritidsanläggningar på eftermiddag och helger på ca 1,9mkr/år. Fördelen med uppdraget har varit att städpersonal som arbetar deltid har kunnat utöka sina tjänster under 9 månader på året. Däremot har det varit svårt att rekrytera personal till uppdraget på helgerna, idag löses det med personal som har årsarbetstidavtal. Ökat ansvar för vaktmästarna/fastighetsskötarna som behöver säkerställa och informera hyresgäster om larm och säkerheten kring lokaler. Fastighetskontoret (FK) Fastighetskontoret tillhandahåller kommunens fastigheter och lokaler, som förvaltningarna hyr. Vakanta lokaler och exploateringsobjekt hanteras av samhällsbyggnadskontoret genom lokalbanken. Förutsättningar för att införa nolltaxa för all föreningsdriven barnoch ungdomsverksamhet Lokaler, sektionering och passersystem Lokaler med bra sektionering och passersystem är en förutsättning för att enkelt ta lokalen i anspråk. Flexibla lokaler som möjliggör samordning/samutnyttjande och som är anpassade för verksamheter som pågår samtidigt utan att störa varandra genom till exempel överhörning i vissa salar och rum är nödvändigt. Barn och ungdomsförvaltningen anser att det i dagens skolor finns hinder för utökad uthyrning. Passersystemen är inte avpassade för uthyrning och inte heller skolornas brist på möjlig sektionering. Det behövs lokaler med utökade ytor och förråd om fler föreningar ska in i skolorna. Utbildnings och arbetsmarknadsförvaltningen anser att lås och larm är inte sektionerat för att öppna upp vissa delar av skolan vilket innebär att lokaler och utrustning kan komma att

69 exponeras på ett okontrollerat sätt. De ser också hinder för en än större uthyrning då skolornas utformning är anpassad för skolverksamhet. Samordning och kommunikation En annan förutsättning som behövs är ett gemensamt bokningssystem för hela kommunen och gemensamma rutiner. Tydlig gemensam information på webben om lämpliga lokaler att hyra samt villkor som gäller för dessa. Webbokning via kommunens system (FRI) är viktigt. Prioriteringar Det bör finnas uthyrningsprinciper för föreningsverksamhet med en så kallad prioritetsordning. Som exempel har TF idag en prioriteringsordning som avser uthyrning av gymnastik och idrottshallar, övriga skollokaler, ishallar, idrottsplatser, isbana och övriga idrottsanläggningar. I denna prioriteringsordning prioriteras svensk elitverksamhet i föreningsregi för vuxna i första hand och verksamhet i föreningsregi riktad till barn och ungdomar i andra hand. Kostnader Då förutsättningarna för att beräkna kostnaden för nolltaxa handlar om allt från lokalernas utformning och låssystem till städning och intäktsbortfall, har utredningen valt att inte göra konkreta beräkningar. Om fler lokaler ska tas i anspråk för nolltaxa kan kostnader komma att öka och exempel på kostnadsökningar är: Ersättning för förlorade intäkter vid uthyrning. Personalkostnader såsom vaktmästare och personal med specialkompetens t ex tekniker. Utökade kostnader för drift, städ och underhåll. Administrativa kostnader till exempel för utökade tjänster för handläggare som gör bokningar och får fördela fler tider. Kostnader för infrastruktur som lås, passersystem och bokningssystem. Behov av nolltaxa i Halmstads kommun Motionen utgår från att det finns ett behov hos fler föreningar att få tillgång till lokaler genom nolltaxa. Detta förhållande gäller redan för de föreningar som nyttjar kommunens idrotts och fritidsanläggningar i Halmstads kommun. De flesta av dessa föreningar har återkommande aktiviteter terminsvis och är till för föreningens medlemmar. Om man utgår

70 från avgränsningen: föreningsdriven verksamhet för barn och unga (0 20 år) i kommunala lokaler ser utredningen inga uttryckta behov. Kommunen tillgodoser redan i stor utsträckning ungas möjlighet att delta i fritidsverksamheter på olika sätt. Om man däremot ser till föreningar som driver verksamhet mot offentligheten, som kan vara i blandade åldrar och framförallt inte medlem i den förening som arrangerar, så kan det finnas lokalbehov. Utifrån det mål som anges i utredningsdirektivet; Stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet finns det idag en mängd olika pågående uppdrag och utvecklingsarbeten för att i högre grad inkludera de barn som oftare står utanför när det gäller en meningsfull fritid i Halmstads kommun. De handlar om barn som lever i familjer med socioekonomisk utsatthet, barn med olika funktionsvariationer och barn med föräldrar från andra länder där det inte är lika självklart med olika fritidsaktiviteter. Enligt den samlade kunskap och beprövade erfarenhet som detta arbete bygger på är det avgörande för att få dessa barn att delta i olika fritidsverksamheter att aktiviteterna är kostnadsfria och väldigt lättillgängliga utan olika trösklar. Att jobba med organiserad spontanaktivitet ute i bostadsområdena och i nära samarbete mellan kultur, fritid och skola tycks också vara en framgångsfaktor för att nå fler unga. För att uppnå målet med ungas deltagande i fritidsverksamheten bedöms ovanstående som mer angelägna delar att hålla fast vid och utveckla än en utökad nolltaxa. Nationell utblick För att sätta diskussionen om behoven i Halmstads kommun i ett större sammanhang presenteras här en del inspel från andra studier och rapporter som genomförts nationellt. Vid en genomgång av rapporter kopplat till Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Myndigheten för ungdoms och civilsamhällesfrågor (MUCF) rapport FOKUS 14 om ungas fritid och organisering framgår följande slutsatser. Bra generellt utbud av fritidsaktiviteter men svårigheter att nå vissa grupper Generellt sett har kommunerna en relativt positiv bild av i vilken utsträckning det lokala kultur och fritidsutbudet svarar mot ungas efterfrågan generellt, men detta gäller i lägre grad för unga hbtq personer, unga i socioekonomiskt utsatta områden, unga nyanlända och unga med funktionsvariationer. Föreningslivet befinner sig i en tillbakagångsfas och det finns få nya alternativ På uppdrag av MUCF har forskningsprojektet Ung Livsstil studerat hur ungas föreningsliv har förändrats de senaste 30 åren. Utifrån resultaten tecknas en bild av att föreningslivet

71 befinner sig i en tillbakagångsfas. Föreningslivet i Sverige når en allt mindre andel barn och unga i åldern år, det gäller särskilt de äldre i åldersgruppen. Barn och unga är med i allt färre föreningar, detta gäller främst bland tjejer i åldern år. Unga, framförallt i gymnasiet, har sedan 1980 talet och framåt blivit allt sämre på att skilja på föreningar och kommersiella och kommunala verksamheter. Det finns få nya former av organisering eller aktiviteter. I några fall går det att notera att gymnasieelever uppger att de deltar i en aktions eller kulturgrupp. Forskarna menar att förklaringen till ett minskat intresse för föreningsmedlemskap finns i allt fler konkurrerande aktiviteter. Andelen unga som säger sig vara mycket intresserade av att vara med i en förening har minskat. Individualisering och önskan om högre frihetsgrader i fritidsaktiviteter är förklaringar som lyfts. Även nätaktiviteterna tar en allt större plats i ungas liv. Det finns också tydliga tecken på att unga som börjar tidigt med en fritidsaktivitet också slutar tidigare på grund av att de tröttnar. De som slutar säger i allt större utsträckning att de vill pröva nya aktiviteter (med högre frihetsgrader) eller att de vill ta det lugnt. Aktiviteter och organisering bland unga på internet Sociologen Simon Lindgren har gjort en översikt av forskning om ungas intresseområden, aktiviteter och organisering på nätet. Trösklarna för att kunna delta och uttrycka sig har sänkts genom de nya digitala medierna. Den tidigare uppdelningen mellan producent och konsument har ersatts av en deltagarkultur, där allt fler unga interagerar via nya medier och enligt nya regler. Internets utveckling har inneburit lika dramatiska sociala och kulturella förändringar som teknologiska och ekonomiska omvälvningar. Villkoren för ungas organisering har också förändrats. Digitala och sociala medier gör det möjligt att knyta an till andra unga på nya sätt. Onlinenätverk används ofta som en förstärkning av redan befintliga sociala relationer. Nätet kan också föra samman individer som delar nischade specialintressen. Vilka lokaler skulle beröras? Lokaler som skulle kunna beröras vid en utökad nolltaxa är till exempel mötesplatser och kulturhus, Medborgarservice Andersberg, bibliotek, grundskolor och gymnasieskolor. Därtill kanske också andra samlingslokaler då de står lediga som på äldreboenden etc. För och nackdelar med utökad nolltaxa Nackdelar Det kan bli ganska stora kostnader för ett marginellt definierat behov.

72 Svårt att hyra ut vissa lokaler på grund av myndighetskrav och att de redan idag används på eftermiddagar och delvis kvällstid för egen verksamhet. Utökad uthyrning kan ibland medföra extra jobb för personal i egen verksamhet där lokalerna inte är fullt återställda efter användningen. Rena lokaler förväntas vilket kan innebära att lokaler som är uthyrda behöver ha sen kvällsstädning eller morgonstädning före egen verksamhet startar. En utökad kostnad i form av personal som måste vara på plats i specialsalar och rum. En ökning på felanmälningar efter helgsuthyrning. Vid mer uthyrning generellt krävs mer städ insatser. Fördelar De fördelar utredningen kommit fram till rör främst den kommunala organisationens interna verksamhet, som exempelvis; Gemensamt bokningssystem för hela kommunen Samma föreningsregister för hela kommunen Samordningsvinster Ökad samverkan mellan förvaltningar Om ett effektivt lokalutnyttjande kan främja barns och ungas fritidsaktiviteter är det naturligtvis ett plus. I ett läge när kommunen växer starkt är det viktigt att kommunens lokaler utnyttjas så effektivt som möjligt. Övrigt I samhällsbyggnadsprocessen behöver man fånga upp behovet av exempelvis bibliotek, mötesplatser och andra lokaler för den fria tiden. Här skulle ett samutnyttjande och en samlokalisering av kommunens olika lokaler vara en viktig pusselbit. Om samverkan i gemensamma lokaler inom kommunen ska ske måste det klargöras att det finns driftsanslag för att driva verksamhet i dem. När till exempel nya skolor byggs kan samverkan om lokaler planeras in från start. Viktigt att tänka på med många aktörer i skolan alla veckans dagar. Skolan kan vara navet i närområdet där många som arbetar med barn och unga kan mötas och bli samlingsplats för aktiviteter men det behöver finnas personalresurser, material och inventarier för det. Ett exempel gällande samverkan inför nybyggnationer är Ranagårdsprojektet där bland annat BUF, KUF, TF ingår. Slutkommentar Lokalfrågorna har ett stort fokus i motionen och utredningsdirektivet i förhållande till det mål som också uttrycks (stärka barn och ungas deltagande i fritidsverksamhet). Naturligtvis är en tillgänglig fritidsverksamhet (både fysiskt och ekonomiskt) viktig, men vi vet att deltagandet styrs av flera betydelsefulla faktorer.

73 Kommunen tillgodoser i stor utsträckning ungas möjlighet att delta i fritidsverksamheter på olika sätt. Dels genom att många föreningar idag redan har möjlighet till nolltaxa i idrottsoch fritidsanläggningar. De flesta av dessa föreningar har återkommande aktiviteter terminsvis och är till för föreningens medlemmar. Kulturens organisering skiljer sig till viss del från idrottens. Flera verksamheter för barn och unga drivs av kommunen och i mindre grad av föreningslivet. Kulturskolan exempelvis, har verksamhet för barn och unga i åldrarna 4 19 år och når i dag ca elever med en bred kulturverksamhet. KomTek är en annan kommunal verksamhet med teknikfokus för barn och unga. Kulturförvaltningens verksamheter med mötesplatser för unga med deltagandet i fokus och idépeng, och bibliotekens barn och ungverksamhet erbjuder samtliga en öppen verksamhet. I subventionsutredning som genomfördes i Halmstads kommun 2014 beskrivs att det 2010 var ett sextiotal kommuner som tillämpade nolltaxa för barn och ungdomsaktiviteter var det inte många som fortsatt hade det kvar. Vi blev nyfikna på varför denna förändring skett och sökte svaret bl.a. från SKL. Det visade sig att SKL inte har gjort någon utredning med detta syfte. Kommunerna ändrar tydligen ganska frekvent sin hantering av subventioner till ex. föreningar. I vissa kommuner har de snarare lagt på en liten avgift för bokningarna i syfte att minska uppbokning av lokaler som sedan ej används och inte avbokas. Vad upplevs som hinder för en god fritid när unga intervjuats? Nationella utredningar via MUCF visar på följande exempel på hinder och där framkommer inte lokalfrågan som någon större del. Deras slutsatser är följande: Privatekonomin kan begränsa ungas möjlighet till en god fritid. För unga i familjer med sämre ekonomiska förutsättningar kan fritiden begränsas av svårigheter att betala medlemskap eller utrustning. På vissa orter upplever unga även otryggheten i området som en hindrande faktor. I socioekonomiskt utsatta områden beskrivs de boende ofta ha låg föreningsvana, vilket försvårar möjligheten för unga att delta i föreningslivet. För dessa områden beskrivs även hur en del tjejer har begränsade möjligheter att delta i fritidsaktiviteter Det bemötande unga får inom fritidsverksamheter kan begränsa deltagandet i olika aktiviteter. Det sistnämnda gäller inte minst unga hbtq personer och unga med funktionsnedsättning. Flera studier pekar på minskad föreningsaktivitet bland unga under de senaste årtiondena. Några av de förklaringar som har lyfts fram finns i en ökad individualisering i samhället samtidigt som vi ser att konkurrensen mellan olika

74 aktiviteter ökat och även tendenser mot att verksamheterna riktas mot allt yngre individer. Nätet tar en allt större del av ungas liv samtidigt som vår kunskap fortfarande är relativt begränsad kring detta. Här behövs fortsatt utvecklingsarbete och en ökad kunskap och medvetenhet i kommunerna. Föreningslivets roll behöver utvecklas och nya former av organisering och aktiviteter behöver utvecklas. Motionens intentioner om att stärka barn och ungas deltagande i fritidsaktiviteter är lovvärt. Det stämmer också med kommunens mål om en meningsfull fritid för alla barn och unga. Utredningen kan dock konstatera att verktyget nolltaxa för föreningsdriven verksamhet för barn och unga är trubbigt. Detta särskilt då den fria tidens organisering, utbud och aktiviteter inom fritid och kultur har förändrats mycket de senaste decennierna.

75 Mötesanteckningar Heltidsarbete som norm Deltagare Annica Fjerdingby, HR, Kommunledningsförvaltningen Carin Söderberg, Kommunal Christer Sernemyr, Kommunal Mari Årzén, Socialförvaltningen Emily Marshall, Socialförvaltningen Marika Wallin, Barn- och ungdomsförvaltningen Lena Karlsson, Barn- och ungdomsförvaltningen Mehzabeen Kamruddin, Servicekontoret Caroline Bengtsson, Hemvårdsförvaltningen Jenny Bernsgård, kommunikation, Kommunledningsförvaltningen Uppdatering sedan sist Den 22 januari kommer Annica Fjerdingby, Carin Söderberg och Christer Sernemyr göra processverktyg Pilen och ev organisera och bemanna med Kommunals centrala ombud. Den centrala tvisten med Kommunal kring heltidsarbete som norm är avslutad men vi har inte sett protokoll ännu. Den 11 februari kommer Annica Fjerdingby att delta på kommunens ekonomnätverk för att under 15 minuter informera om heltidsarbete som norm. Förmiddagen den 8 februari är vi inbjudna att delta när Falkenbergs kommun har en föreläsning i bemanningsekonomi med en konsult på Time Care, Marcus Gustafsson som tidigare arbetat i Kalmar kommun. Eventuellt vill någon från Hemvårdsförvaltningen delta, meddela Annica Fjerdingby snarast. Artikel om bemanning och ekonomi från kommunal ekonomi # biläggs mötesanteckningarna. Annica är inbjuden till ledningsforum på Socialförvaltningen och Hemvårdsförvaltningen och kommer även att delta på den lokala samverkan på Hemvårdsförvaltningen. En av aktiviteterna inom heltidsarbete som norm är att inventera roller och kompetenskrav för att möjliggöra arbete över gränser. I samband med uppstart av rekryteringscenter skapas kompetensprofiler i Visma recruit för olika yrkesroller. Det har varit ett uppstartmöte. Anette Lindström leder detta arbete. Samordning kommer att ske av det fortsatta arbetet så Annica kommer att delta vid deras kommande träffar och då kommer arbetet fokusera på Kommunals yrkesgrupper. Nätverksträff 1 februari Den 1 februari bjuder Falkenbergs kommun och Time Care in till nätverksträff i Ullared. Agendan ser ut som följer: Mingel och kaffe Falkenbergs Kommun och Time Care hälsar välkommen (Time Care är ett schema- och bemanningsföretag vars system används av merparten av Sveriges kommuner. 09: Föreläsning: Schema/Time Care som ekonomistyrningsverktyg Marcus Gustavsson, Time Care, berättar om erfarenheter från Kalmar kommun och ger konkreta tips om budgetplanering och uppföljning till chefer, och diskuterar hur man arbetar med budget i kronor och schema i timmar Kommunikationsworkshop:

76 Jenny Aleberg, Time Care. Alltför ofta ser vi missnöje och protester i samband med förändringar som berör schema och bemanning. Att få med medarbetare och chefer är viktigt. Hur bär vi ut förändringarna som är nödvändiga vid rätt till heltid? Lunch Nytt avtal, chefsutbildningar och införande av Time Care Falkenbergs kommun redogör för sina erfarenheter från de senaste årens arbete Mingel och kaffe Föreläsning - Varbergs Kommun: Maria Nylander, Enhetschef för Bemanningsenheten och Andreas Svensson, Enhetschef för Stöd och Kvalitet för Varbergs omsorg, berättar om effekten av att se över kopplingen mellan ekonomi och schema, införande av nya regler och riktlinjer för verksamheten och resultat av förändring av arbetssätt i chefsled Halmstads kommun har fått fyra platser. Eventuellt följer någon från Socialförvaltningen (återkoppla till Annica senast den 21 januari) med utöver Annica, Kommunal och Therese Åkerström från ekonomi på kommunledningsförvaltningen. Heltidskonferens SKL och Kommunal bjuder in till en kostnadsfri partsgemensam konferens med fokus på förändringsresan från deltidsarbete till heltidsarbete. Syftet med konferensen är att ge de som ännu inte har kommit igång eller kört fast en extra chans. Fokus kommer ligga på redan framtagna verktyg och metoder. Ta tillfället i akt och delta med representanter från verksamheten då konferensen är en inspirationsdag som stöd för lokalt arbete och fokuserar på verktyg för APT. Konferensen är i Göteborg den 20 februari och 3 april samt i Malmö den 18 september. Länk för anmälan KPA Den 9 (kl 14, 16,18) och 10 maj (kl 9,11) kommer vår pensionsförvaltare KPA till biblioteket för att under en timme informera om hur deltidsarbete påverkan pensionen. Informationen är frivillig och riktar sig till deltidsarbetande inom Kommunals avtalsområde. Uppmuntra gärna att så många som möjligt att delta! Anmälan sker via kurskatalogen. Information om deltidsarbete från KPA- anmälan Bemanningsutbildning Vi har direktupphandlat en bemanningsutbildning. Anbudsgivare Time Care AB. Utbildningen riktar sig till chefer i dygnet runt verksamhet samt stödfunktioner och avser två dagar. Utbildningen börjar i februari med en förstudie för respektive förvaltning, dvs socialförvaltningen och hemvårdsförvaltningen där delar av förvaltningsledning deltar. Under våren kommer det vara sju utbildningsgrupper med maximalt 15 deltagare i varje. Första gruppen i april och sista i juni månad. Efter utbildningarna sker en uppföljning med respektive förvaltning där samma personer deltar som vid förstudien. Utbildningen innehåller följande; hälsosam schemaläggning, bemanningsekonomi, förändringsarbete, bemanningsplanering, bemanningsstrategi och bemanningsbalans. Partsgemensam information Den 4, 7 och 15 februari hålls sex tillfällen med partsgemensam information om heltidsarbete som norm. Informationen riktar sig till chefer, arbetsplatsombud och skyddsombud på hemvårdsförvaltningen, servicekontoret, socialförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Barn- och ungdomsförvaltningen har valt att ha separata tillfällen senare under våren. Den 17 januari var det total

77 128 st anmälda så puffa gärna på tillfällena ytterligare. Det hade förhöjt informationen om vi haft med ett gott exempel från verksamheten, har vi något sådant? Utifrån dialog på Cesam är centrala parter inom Vision inbjudna att delta på den partsgemensamma informationen. Annica Fjerdingby presenterar det tänkta upplägget på informationen. Arbetsgruppen tycker att vi ska trycka extra på att; - heltidsarbete som norm inte är valbart - arbetsgivare och fack ska göra detta tillsammans - fokus ligga på förändring för att vi ska klara vårt uppdrag (kompetensförsörjning) - detta är första informationen, hur ska vi jobba vidare och i vilka forum och grupper. Barn- och ungdomsförvaltningen hade förslag på tider för deras partsgemensamma information men det är den först i maj som fungerar. Förvaltningen funderar vidare kring datum, tidsomfattning och målgrupp och hör av sig till Annica Fjerdingby. Kommunikation heltidsarbete som norm Jenny Bernsgård från kommunikationsavdelningen är involverad i heltidsarbete som norm och har tillsammans med Annica Fjerdingby arbetat på en kommunikationsplan med målgrupper och budskap. Aktivitetsplanen till handlingsplan för heltidsarbete som norm ska kompletteras med kommunikationsinsatser. På intranätet under anställning och arbetstid finns numera information om heltidsarbete som norm. Dialog medarbetarna Den partsgemensamma informationen vänder sig till chefer och ombud. Motsvarande informationstillfällen finns inte för medarbetarna utan det faller mycket på cheferna att föra dialog och skapa delaktighet med medarbetarna och att det tas fram hjälp till cheferna för denna dialog. Bör det ordnas workshops för cheferna att utbyta tankar och erfarenheter? Heltidsarbete som norm bör finnas i chefens uppdrag och om det följer hela linjen med högsta uppdrag från kommundirektören så arbetas det med frågan. Förvaltningarnas nämnder bör få motsvarande partsgemensam information om heltidsarbete som norm. Nästa gång Arbetsgruppen träffas nästa gång den 28 februari. På agendan då är verktygslåda för dialog samt aktivitetsplan för heltidsarbete som norm (uppdatering, prioritering, visuellt om tidplan). Förbered gärna genom att tänka på vad cheferna behöver för sin dialog samt när i tid vi börjar med att nyanställa på heltid samt vill förändra befintliga avtal mm. /Annica Fjerdingby

78 Kommunal ekonomi #