Sammanträdesdatum Sida Servicenämnden (12)

Transkript

1 Servicenämnden (12) Plats och tid: Torsgatan 1, kl 13:30-15:45 ande: Övriga deltagande: Svein Henriksen (MP), ordförande Micael Nilsson (S) Carina Persson (M) Anders Wikström (M) Sherazade Belkaid Nilsson (S) Martin Johansson (S), Kaj Danielsson (KD) Lennart Eriksson (C), Carl Billerfors (S), förvaltningschef Roger Weman, transportchef Michael Elofsson, administrativ chef Christel Rehmark, städchef Mehzabeen Kamruddin, måltidschef Joakim Lindh, kontorsservicechef Catarina Eriksson, ITservicechef Lars Nilsander, Christina Larsson, Kommunal. Nämndsekreterare Gunni Heland. Utses att justera: Justeringens plats och tid: Micael Nilsson Servicekontoret Sekreterare: Paragrafer Gunni Heland Ordföranden: Justerande: Svein Henriksen. Micael Nilsson ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Servicekontoret : Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Servicekontoret Underskrift:... Gunni Heland

2 Servicenämnden (12) SE 31 Val av protokollsjusterare Servicenämnden beslutar att utse Micael Nilsson (S) att, tillsammans med ordföranden, justera protokollet.

3 Servicenämnden (12) SE 32 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägg för informationspunkter ipad, T2, brev från invånare respektive skolelever.

4 Servicenämnden (12) SE 33 SE 2011/0157 Förstudie portionsförpackad mat 1. Servicenämnden beslutar att upphandling skall göras av produktion och leverans av portionsförpackad mat samt av mat till boende på Vallås äldreboende (helpension). 2. Servicenämnden beslutar att förfrågningsunderlaget ska innehålla krav på att en leverantör ska antas endast om - priset är lägre än den egna verksamhetens pris men kvaliteten bibehålls - kvaliteten är högre men priset inte blir högre I förfrågningsunderlaget ska anges ett index för eventuella prisjusteringar så att kostnaderna blir förutsägbara. Verksamhetsövergång med överföring av personal, utrustning och lokaler via ett andrahandskontrakt förutsätts. Om kraven inte tillgodoses ska upphandlingen avbrytas och verksamheten fortsätta i egen regi. Återremitterat ärende Servicenämnden beslutar att återremittera ärendet till servicekontoret för komplettering av förstudien avseende: - konsekvenserna av kommunens långtidskontrakt för Vallås äldreboende - ett förtydligande av den ekonomiska kalkylen med bland annat en beräkning av självkostnaden per portion vid olika produktionsnivåer - servicenämndens positiva syn på att använda en extern aktör - hemvårdsnämndens synpunkter som inhämtas via remiss 2. Servicenämnden beslutar att ge ordförande och vice ordförande i uppdrag att ge klartecken till utskick av remiss med svarstid senast 15:e juni. Servicekontoret har arbetat fram en förstudie som avser måltidsservice, verksamheten portionsförpackad mat. Bakgrunden är servicenämndens konkurrensutsättningsplan och beslut om förstudier samt att verksamheten inte har lyckats uppnå positivt resultat för 2010 och 2011.

5 Servicenämnden (12) I förstudien redovisas två förslag till inriktning och möjliga konsekvenser: fortsatt egen regi eller köpa tjänsten av extern leverantör. I studien redovisas även verksamheten, potentiella framtida leverantörer och en enkel prisstudie från liknande verksamhet i kringliggande kommuner. För alternativet fortsätta i egen regi är det en förutsättning att kundunderlaget ökar ytterligare och att en investering i en ny förpackningsmaskin görs. En jämförande prisstudie visar att kostnaden är 5-10 kronor lägre per portion än liknande verksamhet i kringliggande kommuner. En strategi bör dock skapas för att öka kundunderlaget i framtiden och få ekonomin i balans. För alternativet köpa tjänst av extern leverantör behandlar förstudien verksamhetsövergång för personal, lokaler, kunder, utrustning och kraven på kompetens hos en ny leverantör. Ärendet återupptas Efter återremiss från servicenämnden har servicekontoret kompletterat förstudie för verksamheten portionsförpackad mat. I kompletteringen redovisas ekonomiska kalkyler och ett förslag att hela köket på Vallås äldreboende omfattas i en konkurrensutsättning. Hemvårdsnämnden har lämnat ett yttrande till servicenämnden Hemvårdsnämnden motsätter sig inte en konkurrensutsättning under förutsättning att servicenämnden kan garantera att leveranserna även fortsättningsvis följer villkoren i överenskommelsen mellan nämnderna och helst till ett lägre pris. Förslag till beslut Alternativ 1. Servicekontoret fortsätter driva verksamheten med fortsatta effektiviseringar och en strategi för utökning av kundunderlaget. Alternativ 2. Servicekontoret hyr ut hela köket till en extern aktör som fortsätter driva verksamheten portionsförpackad mat. Den externa aktören tar även över produktion och leverans av mat (helpension) till Vallås äldreboende. Yrkanden Micael Nilsson (S) yrkar på att verksamheten fortsätter i egen regi dvs alternativ 1. Ordförande Svein Henriksen (MP) yrkar på att tjänsten konkurrensutsätts enligt alternativ 2. I förfrågningsunderlaget ska krav ställas på att en leverantör endast ska antas om - priset är lägre än den egna verksamhetens pris men kvaliteten bibehålls - kvaliteten är högre men priset inte blir högre

6 Servicenämnden (12) I förfrågningsunderlaget ska anges ett index för eventuella prisjusteringar så att kostnaderna blir förutsägbara. Verksamhetsövergång med överföring av personal, utrustning och lokaler via ett andrahandskontrakt förutsätts. Om kraven inte tillgodoses ska upphandlingen avbrytas och verksamheten fortsätta i egen regi. sgång Ordföranden (MP) ställer proposition på Micael Nilssons (S) förslag och ordförandens förslag och finner ordförandens förslag antaget. Votering begärs och verkställs. Ordföranden (MP) ställer proposition på de två förslagen. Den som röstar för att verksamheten fortsätter i egen regi svarar 1 och den som röstar för att tjänsten konkurrensutsätts, med tillhörande krav på förfrågningsunderlaget, svarar 2. Micael Nilsson (S), Sherazade Nilsson (S) och Martin Johansson (S) röstar för alternativ 1. Carina Persson (M), Anders Wikström (M), Kaj Danielsson (KD) och ordförande Svein Henriksen (MP) röstar för alternativ 2. Ordföranden finner att förslag 2, köpa tjänsten av extern leverantör med särskilt formulerade krav, är antaget. Servicenämnden beslutar i enlighet med ordförandens förslag. Reservationer Micael Nilsson (S), Sherazade Nilsson (S) och Martin Johansson (S) reserverar sig mot beslutet.

7 Servicenämnden (12) SE 34 SE 2012/0116 Revidering av riktlinjer för Halmstads kommuns tjänstefordon Servicenämnden beslutar förlänga remisstiden för förslaget till riktlinjer för tjänstefordon till Ärendet Servicekontoret har enligt uppdrag från servicenämnden remitterat förslaget till riktlinjer för tjänstefordon till övriga nämnder. Begäran om förlängd remisstid har inkommit från Teknik- och fritidsförvaltningen, Laholms VA samt Hemvårdsförvaltningen. De tre förvaltningarna har ej möjlighet att inkomma med svar enligt utsatt tid då svarande nämnder ej har sammanträde inom den föreskrivna tiden. Då dessa förvaltningar har huvuddelen av kommunens fordon i sina organisationer bedöms deras svar på remissen som mycket viktiga. Förslag till beslut Servicenämnden beslutar förlänga remisstiden för förslaget till riktlinjer för tjänstefordon till Servicenämnden beslutar enligt servicekontorets förslag.

8 Servicenämnden (12) SE 35 SE 2012/0120 Klimatkompensation i samband med tjänsteresor 1. Servicenämnden beslutar att ge servicekontoret i uppdrag att ta fram ett förslag till uppföljning av förvaltningens klimatpåverkan i form av utsläpp av koldioxid (CO2). 2. Servicenämnden beslutar att i nästa steg ta fram en möjlig modell för klimatkompensation. Ärendet Servicenämnden har tidigare gett servicekontoret i uppdrag att ta fram en modell för klimatkompensation i form av belopp som avsätts till en klimatfond. Roger Weman redovisar en modell som ger ett lågt belopp vid klimatkompensation av t ex flygresor. För att uppnå önskad effekt föreslår kontoret i stället att en modell tas fram för att redovisa förvaltningens klimatpåverkan i form av utsläpp av koldioxid. Nästa steg i arbetet med att minska förvaltningens klimatpåverkan i samband med tjänsteresor blir att göra en ekonomisk modell. Servicenämnden beslutar att ändra uppdraget till förvaltningen så att uppföljning av klimatpåverkan i form av utsläpp av koldioxid kan göras.

9 Servicenämnden (12) SE 36 SE 2008/0104 KS 12 Bilpool Servicenämnden beslutar att föreslå Kommunstyrelsen besluta att anta Servicenämndens förslag att starta intern stängd bilpool i egen regi. Sammanfattning Servicekontoret uppdrogs av kommunstyrelsen att upphandla extern bilpool. Efter genomförd upphandling konstaterades att vinnande anbuds kostnader översteg den tillgängliga budget som fanns. Upphandlingen avbröts. Servicenämnden har gett kommuntransport i uppdrag att åter se över frågan om bilpoolslösning. Servicekontoret identifierar tre förslag till beslut. Upphandling av extern halvöppen bilpool alternativt starta intern stängd bilpool i egen regi. Det tredje alternativet är att avvakta med bilpool. Servicekontoret förordar alternativet intern stängd bilpool i egen regi. Fördelen är att vi själva ansvarar och kontrollerar användande och drift av bilpoolen. En annan fördel är att det är lättare att dimensionera och utveckla bilpoolen i egen regi. Vidare är det en vinst i att koppla en intern bilpool till kommuntransports verksamhetssystem (KomMa). Där kan information kring användande, miljöbelastning och kostnader integreras med övriga fordon och därmed lättare följas upp. Fordon som har låg användningsgrad och för det mesta står stilla kan i många fall ersättas av bilpool. Kommunens fordon bör rulla minst 1500 mil/år. Det finns idag många fordon som inte ens når upp i 1000 mil/år. Tidigare genomförd resvaneundersökning pekar mot ett behov upp emot 50 bilar per dag. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta Servicenämndens förslag att starta intern stängd bilpool i egen regi. Servicenämnden beslutar enligt servicekontorets förslag.

10 Servicenämnden (12) SE 37 SE 2011/0151 Förslag att ställa in augustinämnden Servicenämnden beslutar att ställa in nämnden den 14:e augusti Ärendet Servicekontoret föreslår att nämnden den 14:e augusti ställs in. Servicenämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

11 Servicenämnden (12) SE 38 SE 2012/0006 Information Lars Nilsander ger en lägesrapport om förstudie IT, säkerhetskopiering och långtidslagring. Jennie Andersson informerar om projekt Matglädje. Joakim Lindh informerar om vägning av matavfall på skolor. Mehzabeen Kamruddin informerar om rutiner för avfallshantering, städservice. Roger Weman informerar om remiss näringsivsfrågor med sista svarsdatum Roger Weman och Michael Elofsson informerar om aktuella upphandlingar. Gunni Heland erbjuder hjälp med ipad och en kort presentation på nästa nämnd. Roger Weman och Gunni Heland ger en kort info om tertialrapport 2, rapportering i september och oktober. Svein Henriksen redovisar inkommen fråga från och svar till invånare, elektromagnetiska fält samt inkommen fråga från skolelever.

12 Servicenämnden (12) SE 39 Övriga frågor Roger Weman informerar om verksamhetsplanering , upplägg för planeringskonferens. Svein Henriksen informerar om måltisdag i Vara, länk skickas till ledamöterna.