Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 Kallelse Sida Servicenämnden (2) Box Halmstad Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: Tid: 13:00 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Maria Söderberg (MP), Ordförande Micael Nilsson (S), 1:e vice ordförande Anders Wikström (M) Cathrin Ljungberg (S) Staffan Svensson (C) Perihan Karagöz (S) Annette Nordén (KD) Simon Lindgren (M) Kemal Hadzalic (S) Pierre Håkansson (C) Tony Kok (S)

3 Föredragningslista Sida Servicenämnden (2) Ärenden 1. Val av protokollsjusterare 2. Godkännande av dagordning 3. * SE 2017/00037 Internkontrollplan * SE 2017/00003 Bokslut och verksamhetsredovisning * SE 2017/00033 Delegationsordning för Servicenämnden 6. SE 2017/00022 Anmälningsärenden 7. SE 2017/00007 Information Halmstad direkt helårsrapport inklusive Bright och Kommunens Kvalitet i Korthet Verksamhetsförändringar Fordonsupphandling FM-service * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

4 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00037 Ärende SE 2017/00037 Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Servicekontoret Interkontrollplan 2016 Servicekontorets förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att godkänna servicekontorets uppföljningsrapport av 2016 års internkontrollplan. Sammanfattning av ärendet Servicekontoret har genomfört de internkontroller som anges i den av nämnden fastställda internkontrollplanen för år Internkontrollen ingår som en del i verksamhetsplan Kontrollerna har i de flesta fall varit tillfredsställande. Dokumentation av genomförda kontroller, iakttagelser och avvikelser redovisas i form av bifogade kontrollrapporter Beskrivning av ärendet Bakgrund Servicenämnden har beslutat att under året ha internkontroll enligt de punkter som återges i bifogad internkontrollplan 2016 Syftet med internkontrollplan är att följa upp den interna kontrollen fungerar tillfredsställande inom nämndens områden. Resultatet av uppföljningen skall rapporteras till nämnden. Målsättningen för den interna kontrollen enligt Internkontrollreglemente, antaget av KF , är att säkerställa att nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Internkontroll handlar om att ha ordning och reda i verksamheten. Eventuella avvikelser och åtgärder skall rapporteras till nämnden. Uppföljning av intern kontroll sker med utgångspunkt från antagen plan. Servicenämnden skall senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

5 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00037 Analys och förslag Servicekontoret kan efter genomförd internkontroll lämna rapport om att kontrollerna i de flesta fall varit tillfredsställande. Dokumentation av genomförda kontroller, iakttagelser och avvikelser redovisas i form av bifogade kontrollrapport. Konsekvenser av förslaget Förvaltningen behöver fortsätta att arbeta aktivt med risk och väsentlighetsanalys, så att internkontroll görs på rätt och på noga utvalda aktiviteter. Utifrån genomförd kontroll framgår att förvaltningen behöver arbeta vidare med kontroll av syfte och deltagare vid representation. Ärendets beredning Kontrollansvar för internkontrollplanens olika aktiviteter har främst legat på verksamhetscheferna. Samordning av internkontroll har enligt delegation gjorts av administrativ chef. Ärendet faller inte inom ramen för MBL förhandlingar Beslutsunderlag 1. Uppföljningsrapport Internkontroll 2016 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

6 Uppföljningsrapport internkontroll 2016 Servicenämnden 2016 Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Uppföljning av 2016 års internkontrollplan Verksamhet Styrning Ekonomi Lagar, riktlinjer och planer Administration/it HR/medarbetare Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

8 1 Inledning I denna rapport görs en uppföljning av verksamhetens internkontrollplan för För vart och ett av de perspektiv som finns i internkontrollplanen redovisas: Identifierade risker Vad som ska granskas med anledning av riskerna (kontrollmoment) Kommentarer till granskningen, inkluderande om avvikelser konstaterats Internkontrollplanen ska i sin helhet följas upp minst en gång per år. Utifrån verksamhetens återrapportering av internkontroll görs en sammanställning till kommunstyrelsen. I årsredovisningen görs också en övergripande bedömning av internkontrollen i kommunen. Respektive nämnd/bolagsstyrelse ska dessförinnan ha fattat beslut om återrapporteringen, inkluderande vilka åtgärder som ska vidtas med anledning av konstaterade brister eller avvikelser. Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

9 2 Uppföljning av 2016 års internkontrollplan 2.1 Verksamhet Inventering av inköp av kem/material Risk Hur mycket beställer vi? Förekommer det svinn? Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Granskning av volym inköpt kem/material på städservice kr var total inköp av kem och material år 2016, vilket motsvarar 5,52kr/kvm. Det köps 1lit förpackningar för kem som används i daglig städ, inget kem har lämnats till återvinningsstation år Uppföljning av kvalitet av levererade produkter/tjänster Risk Följs upp genom enkäter, NKI till våra kunder Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Kvalitet av levererade produkter/tjänster Servicekontoret har under 2016 genomfört en kundundersökning för att undersökta upplevd kvalitet på produkter/tjänster. NöjdKundIndex är från den gemensamma NKI mätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter utom Halmstad direkt under hösten NKI uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1 10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1 6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. Endast drygt 500 av cirka 9000 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas. NKI Städ: 72% NKI IT service: 80,5% NKI Kontorsservice: 73,2% NKI Måltidsservice: 68,3% NKI Kommuntransport: 66,4% Nej Nej Uppföljning av städmaskiners livslängd Risk Granskning av maskiners (över 1/2 basbelopp) hållbarhet Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

10 Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Städmaskiners livslängd Kombiskurmaskiner avskrivningstid 10 år, kontrollen gjordes på 5 maskiner. Livslängd: 3 maskiner = 12 10år, 2 maskiner = 10 9 år Beteckning objekt Hakomatic B 30 CL Hakomatic B 30CL Hakomatic B 12 HAKOMATIC B 30 CL, 43cm, Hakomatic B 43 US Serienummer Placeringsställe Namn Sturegymnasiet, S Huset Sannarpsgymnasiet, Matsalen Bäckagårdsskolan Slottjordsskolan Brearedsskolan inköp 2006, 10år inköp 2008, 8år inköp 2004, 12år inköp 2005, 11år inköp 2007, 9år Nej Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Risk Stöldbegärligt materiel (större än ringa värde) ska inventeras för att säkerställa onödigt svinn. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Att inventering finns och är uppdaterad Har vi skapat en enhetlig servicekultur Risk En inventering finns löpande i IT service verksamhetssystem. IT service har inga fasta lager av varor. Kontrollinventeringar görs regelbundet, framförallt inför bokslut. Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En bättre vardag) Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

11 Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Har vi skapat en enhetlig servicekultur som följs av alla medarbetare? ( En bättre vardag) Servicekontoret har skapat en enhetlig servicekultur. Enheterna har fått tydliga instruktioner om att kugghjulet är grunden för förvaltningens servicekultur. Service och bemötande tas kontinuerligt upp på APT Nej 2.2 Styrning Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden faställda verksamhetsplanen Risk Att verksamheterna agerar enligt de mål som nämnden fastställt och att rapportering sker vid delårsrapporteringarna. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Agerar verksamheterna enligt nämndens faställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen. Totalt 9 st verksamhetsmål. varav 8 st är uppnådda. Måluppfyllnaden = 88% Att delegationsordning för servicenämnden följs Risk Att rätt person utför uppgifter enligt delegationsordning och att anmäla sker enligt delegation. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation 2.3 Ekonomi Kontroll av leverantörsreskontra Risk Dokumenterad rutinbeskrivning finns i beslutad delegationsordning. Förekomsten av ärenden som enligt delegation borde anmälts till nästkommande nämnd har varit få. Ärendet har vid det tillfället informerats ordförande i efterhand. Kontroll av nyupplagda leverantörer samt kontroll av höga utbetalningsbelopp Ja Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

12 Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Kontroll av leverantörsreskontra Lista över alla nyupplagda och ändrade leverantörer skickas varje vecka till agressoansvarig. Elektronisk attest på alla leverantörsutbetalningar, där två oberoende personer alltid ska attestera fakturan. Kontroll av höga utbelningsbelopp har skett genom att kontrollera att utbetalt belopp till externa leverantörer stämmer med fakturabeloppet samt att utbetalning har skett till korrekt plus alt bankgiro. Sökning på de höga externa utbetalningarna Period urval SM ver nr Period urval IK ver Period urval KT ver Period urval SK ver Period urval SM ver Period urval IK ver Period urval KT ver Period urval SK ver Period urval SM ver Period urval IK ver Period urval KT ver Period urval SK ver Inga avvikelser på de verifikationer som kontrollerats Kontroll av syfte och deltagare vid representation Risk Vid all representation ska syfte och deltagare anges. Alkohol får ej förekomma. Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

13 Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Representation När man konterar på representationskontot får man en påminnelse i Agresso om att man skall ange syfte och deltagare för representationen. Vid stickprov har avvikelser noterats. Syftet framgår i samtliga fall medan deltagarna på deltagarna inte alltid framgår. Det framgår dock i samtliga fall vilken avdelning /grupp som har deltagit. Kostnaden för representation för hela Servicekontoret uppgår till 210 tkr, vilket motsvarar 352 kr/anställd. Vi har kontrollerat följande verifikationer: Ja Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs Risk Kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Kontantkassor Kontinuerlig kontroll av att redovisningen sköts och skickas in i tid. Om redovisning ej skickas in i tid tas kontakt med kassaansvarig. Omedelbar återkoppling till kassaansvarig vid brister Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

14 2.4 Lagar, riktlinjer och planer Att riktlinjer för upphandling och inköp följs Risk Uppföljning av avtalstrohet och inköpsorganisation. Särskilt beakta First Card inköp Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Att verksamheterna köper tjänster och varor enlig avtal samt att inköp görs av certifierade avropade Kontrollen går ut på att se huruvida verksamheterna köper tjänster och varor enligt avtal och gör upphandlingar där avtal inte finns. Kontroll har genomförts via avtalsuppföljning i Agressoweb De flesta leverantörer som vi handlat hos för ett större belopp under året, återfinns bland kommunens ramavtalsleverantörer. God avtalstrohet kan konstateras. Införandet av den nya inköpsorganisationen har inneburit att avropare/inköpare har utbildats i upphandling. Avtalstrohet SK : 81% Avtalstrohet SM: 95% Avtalstrohet IK : 91% Avtalstrohet KT: 79% Att verksamheterna tillämpar kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Risk Att våra tjänsteresor skall ske enligt riktlinjer och på så kostnadseffektivt som möjligt samt med minsta möjliga miljöpåverkan. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Tjänsteresor. Följer vi riktlinjer? Riktlinjer för resor i tjänst syftar till att våra tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt i en trygg och säker arbetsmiljö med minsta möjliga miljöpåverkan. Kostnaden för bussresor, tåg och körning med egen bil har minskat. Medan kostnader för hyrbil, taxi och flygresor har ökat. Kontroll har skett genom att se vilka kostnader vi haft på: kontogrupp 705 (tåg, buss, taxi, flyg)konto 614 (hyrbil externt )konto (körning med egen bil) Ja Ja Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

15 2.5 Administration/it Att riktlinjer för IT säkerhet följs Risk Att riktlinjer för IT-säkerhet följs och att riktlinjerna är uppdaterade. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Följer vi IT riktlinjerna? 2.6 HR/medarbetare Uppföljning av tillbud/arbetsskador Risk Inventering för att se ökning/minskning Vi följer IT riktlinjerna, men rekommenderar att IT riktlinjerna ses över. Idag vilar tex exempel mycket ansvar på beställaren, men då kompetensen ute i verksamheten ibland inte räcker till finns det risk att riktlinjerna inte efterlevs, det finns inget kontrollsystem för att följa upp detta. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Tillbud/arbetsskada på hela servicekontoret Hot och våld på arbetsplats Risk Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns. Incidentrapporteringssystemet används och ger en systematisk handläggning. Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Kontrollera beredskap för hot och våld Kontroll har skett gällande beredskapen för förebyggande av hot och våld. Verksamheterna diskuterar frågan på minst en apt årligen. Vi har med frågan som en punkt i medarbetarundersökningen och de flesta verksamheter jobbar med punkten i handlingsplanen som skapas i samband med att resultatet från medarbetarenkäten redovisas. Vi har en nollvision gällande hot och våld Att verksamheterna håller APT enligt rekommendation Risk APT skall hållas minst 4 tillfällen per år runt ett rekommenderat ämne. Minnesanteckningar skall skickas till HR. Nej Nej Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

16 Kontrollmoment Kommentar Avvikelse Kontrollera om verksamheterna har APT enligt rekommendation Alla verksamheter och områden har minst 4 APT per år. Nej Uppföljningsrapport internkontroll Servicenämnden Halmstads kommun

17 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00003 Ärende SE 2017/00003 Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Servicekontoret Bokslut och verksamhetsredovisning 2016 Servicekontorets förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2016 inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2016 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel med tkr. 3. Servicenämnden beslutar att begära resultatbalansering av 500 tkr (driftmedel) för verksamhet 200. Sammanfattning av ärendet Bokslut 2016 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med tkr för verksamheterna Verksamhet 200 begär att resultatbalansera 500 tkr. Investeringsanslaget visar på att överskott med tkr. Ombudgetering begärs av tkr till år 2017 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(4)

18 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00003 Beskrivning av ärendet Bakgrund Beslutsärenden i samband med Bokslut 2016 är resultatbalansering och ombudgetering. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bokslut 2016 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service och ansvariga verksamhetschefer. Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under mars respektive april månad. Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet. Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångsoch skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december Analys och förslag Servicenämnden har under 2016 haft en nettoram, för samtliga verksamheter , på tkr. Vid bokslut konstateras att intäkterna blev sammanlagt tkr och kostnaderna tkr, vilket ger oss ett nettoresultat på tkr. Verksamheterna redovisar därmed en budgetavvikelse med tkr. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga över- eller underskott i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Serviceoch Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med tkr. Budgetavvikelsen avser Halmstad direkt. Förvaltningen föreslår att 500 tkr ska resultatbalanseras. Halmstad direkt har under 2016 befunnit sig i ett utvecklings- och etableringsår. Detta har medfört att verksamheten inte har hunnit arbeta med digitaliseringen enligt plan. Verksamheten vill därför ha med sig medel för att kunna fortsätta arbetet med digitaliseringen under Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(4)

19 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/ Det handlar framförallt om de önskemål och krav förvaltningarna har för att Halmstad direkt ska ha möjlighet att ta ytterligare uppdrag. Verksamhet 201 har upphört under Verksamheten (Kontorsservice) har övergått till verksamhet 202 Städservice. Övriga verksamheter är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både över- och underskott balanseras per automatik till kommande år. Servicenämndens totala investeringsanslag för år 2016 var Efter årets slut konstateras att tkr av medlen använts och därmed återstår tkr vid bokslutet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår. Förskjutningar av medelsförbrukning får ske mellan år om orsaken är att investeringar beslutade i innevarande (eller tidigare) års budget inte har hunnit slutföras, eller att medgivande erhållits att påbörja investeringar under innevarande budgetår för vilka anslag finns upptagna i nästkommande års budget. Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i Verksamhetsplan Konsekvenser av förslaget Halmstad direkt är i behov av den resultatbalansering som föreslås för att kunna fortsätta arbetet med digitaliseringen under Det handlar framförallt om de önskemål och krav förvaltningarna har för att Halmstad direkt ska ha möjlighet att ta ytterligare uppdrag. Samtliga verksamheter är i behov av att få de ombudgeteringar som föreslås, för att kunna slutföra de under 2016 planerade och påbörjade åtgärderna. Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 3(4)

20 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00003 Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2016 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 4(4)

21 Verksamhetsberättelse 2016 Servicenämnden Bokslut 2016 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

22 Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Utbildning, näringsliv och arbete Socialt hållbar utveckling Ekologiskt hållbar utveckling Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar Målredovisning - nämndens verksamhetsmål Nämndens mål Personalredovisning Personalstyrkan Kompetensförsörjning Sjukfrånvaro Hälsofrämjande och förebyggande insatser Arbetsskador Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Ekonomisk redovisning Nyckeltal Väsentliga händelser Bilagor Bilaga 1: Servicekontoret sammanställning-uppföljning-systematiskt-arbetsmiljöarbete Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

23 1 Inledning 2016 var ett positivt och utvecklande år för servicekontoret. Det var det första året som vi belönade medkänsla (ett av våra fem lönekriterier) och vi sänkte sjukfrånvaron till den lägsta nivån på tre år. Vi fick också bäst resultat i medarbetarundersökningen bland kommunens förvaltningar och kunderna var nöjda med våra leveranser. Under hösten togs mycket tid och resurser i anspråk för att förbereda samordningen av tekniska tjänster från 6 till 1 förvaltningar efter nyår. På städ- och kontorsservice fick vi vår första städrobot och vi började som första kommun i Sverige att testa smarta sensorer i kontorsutrymmen för att bland annat kunna se om vi kan jobba smartare med vår service. Hösten gick mycket åt att förbereda förvandlingen från städ- och kontorsservice till FM-service. Nästa år kommer vi ha drygt 80 nya serviceproffs hos oss och ett mycket större och bredare ansvar för service till våra kunder och deras lokaler än vad vi har idag. Måltidsservice fick under året pris för Hallands bästa skolrestaurang vilket vi är riktigt stolta över. Först i serveringslinjen i alla våra skolor serveras numera klimatsmart mat och i förskolan har vi startat upp en pilotverksamhet med pedagogisk matlagning. Båda dessa satsningar kommer vi fortsätta med nästa år och dessutom vill vi jobba med att skapa större delaktighet i förskoleköken. Nästa år kommer det startas upp cirka fem nya enheter blandat på förskola, grundskola och äldreomsorg. Vi kommer även att ta över Patrikshills- och Andersbergs äldreboende. IT-service införde i år en självserviceportal där kunderna kan börja göra mer saker själva utan att vara IT-experter. Vi flyttade ut skolan och deras epostsystem i molnet, jobbade med att öka IT-användandet i kommunen och genomförde en större satsning på IT-säkerhet. Nästa år ökar vi takten för att bli kommunens digitaliseringsmotor. Bland annat ska vi genomföra några större upphandlingar av ITprodukter och det ska tecknas nya avtal inom telefoniområdet och med Microsoft. Det nya avtalet med Microsoft, Office365, bör leda till att vi får möjlighet att jobba på nya sätt, mer mobilt och med större möjlighet att samarbeta. Mer nytta med hjälp av ny teknik helt enkelt. Under året tog Kommuntransport fram kommunens första fordonsbokslut där man kan se hur vi använder våra fordon och vilken miljöpåverkan de har. Vi har även genomfört några stora upphandlingar på entreprenadmaskiner och miljöfordon. Nästa år vidareutvecklar vi fordonsbokslutet och har som målsättning att kunna redovisa effekterna av den samordnade varudistributionen på samma goda vis. Sist men inte minst bland servicekontorets verksamheter har vi Halmstad direkt blev vi med råge Sverigebäst bland alla de kommuner som mäter invånarnöjdhet med Bright. Fantastiskt kul och vi är givetvis enormt stolta! Nästa år ska vi dela med oss av våra erfarenheter genom att bjuda in våra kommunkompisar inom 3KHV till ett kontaktcenterkonvent. Nästa år blir vi över 600 serviceproffs. Vi vill bibehålla vår kundnöjdhet, utforma ett nytt FM-koncept tillsammans med kunderna och ta en större roll när kommunen effektiviserar och utvecklar sina kärnverksamheter. Vi ska jobba vidare med att alla våra medarbetare ska hålla sig friska, öka delaktigheten och få ökat medledarskap och engagemang. Dessutom ska vi miljödiplomera alla våra verksamheter. Fullt upp med andra ord. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

24 2 Organisation Inom servicekontoret finns förvaltningschef samt, i storleksordning efter antal anställda: måltidsservice, städservice, IT-service, kommuntransport, kontorsservice, administrativ service och HR. Personalstyrkan uppgick 2016 till 541 tillsvidareanställda, 22 visstidsanställda och timavlönad personal motsvarande 33 årsarbetare. Servicekontorets organisation har 2016 utökats med Halmstad direkt (32 medarbetare). Sedan maj 2016 har kontorsservice och städservice jobbat som en organisatorisk enhet och från 2017 kommer sammanslagningen träda i kraft fullt ut. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

25 3 Målredovisning verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Bedömningen är att målet är nått Bedömningen är att målet inte är nått Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad 3.1 Utbildning, näringsliv och arbete Konkretiserat mål 3: Halmstads förskolor och skolor ska ha en pedagogisk och kreativ lärmiljö såväl inne som ute Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Mätetal Målvärde Utfall Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År] Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] 50% 50% 80% 78% Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner [År] 80% 73% Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År] Vid mätning av svar under 2016 i alla skolmatsalar inom grundskola och gymnasium var det 50% som tyckte det var trivsamt att gå till våra restauranger. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

26 Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] Vid mätning under hela 2016 tyckte 78 % av eleverna att de var nöjda med maten i våra skolrestauranger. Mätningen gjordes på grund och gymnasieskola. Andelen mat lagad från grunden [År] Vi har lagat 94 % från grunden 2016 Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner [År] Vi har totalt sett 30 kök där mer än 200 personer äter dagligen 3 inom äldreomsorgen alla tillagningskök 3 inom gymnasiet alla med tillagningskök 24 inom grundskolan varav 16 med tillagningskök Aktiviteter Pedagogisk matlagning i våra förskolor Inspirationsprojekt i grundskolor och gymnasieskolor Kommentar Vi bedriver pedagogisk matlagning i ett flertal förskolor under Under 2017 kommer ett större projekt kring detta att sjösättas. Inspiration har skett på 8 st enheter Matråd Vi har haft minst 2 matråd på varje enhet under Konkretiserat mål 6: Halmstad ska vara en självklar, aktiv regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna Servicekontoret ska verka för ökad samverkan med regionala och nationella intressenter inom respektive bransch (verksamhetsområde) Aktiviteter Nationell eklient i Samverkan Deltagande i branschspecifika nätverk och forum Främja användningen av lokalt producerade livsmedel Kommentar Vi har gjort matsedelsförslag med lokalt producerade råvaror. Vi har även diskuterat med personalgrupperna kring ex lokalt kött och lokala grönsaket. Idag är det 17 % av de totala inköpen som kommer från området rundt Halmstaddvs 15 mils radie. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

27 3.1.3 Konkretiserat mål 7: I Halmstad ska unga (18 24 år) studera eller kunna försörja sig genom anställning eller företagande Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Det övergripande målet för en socialt ansvarstagande verksamhet har uppnåtts. Mätetalet för att påverka målet att unga ska kunna försörja sig påverkas av svårigheter att tillsätta praktikplatser. Mätetal Målvärde Utfall Antal personer mellan år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet Antal personer mellan år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet. Förvaltningen har erbjudit 10 platser för arbetsmarknadsanställningen "prova på". De kan besättas två gånger per år (= 20 personer) och servicekontoret skulle kunna erbjuda fler platser. Endast några få har anvisats från arbetsförmedlingen och UAF. Förvaltningen tar emot 17-åringar via kommunens verksamhet sommarkraft varje år. Förvaltningen har cirka 10 månadsanställda vikarier/tillsvidareanställda under 25 år. 3.2 Socialt hållbar utveckling Konkretiserat mål 9: Halmstad ska kännetecknas av tolerans och öppna attityder och av att alla människor kan vara delaktiga i samhällslivet Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare Å ena sidan har de utvalda mätetalen inte gett tydliga indikeringar att förvaltningen uppnått målet. De påverkas bland annat av förändrade mätmetoder och av svårigheter att tillsätta praktikplatser. Å andra sidan har vi flera faktorer som väger upp detta. Vi har det mycket positiva resultatet i medarbetarundersökningen där bland annat mätetalet för huruvida man skulle rekommendera sin arbetsplats till vänner och kollegor hamnade på höga 15 poäng (kommunen som helhet hamnade på 6), minskningen i total sjukfrånvaro samt det faktum att många medarbetare hellre ville flytta till servicekontoret från andra förvaltningar än att vara kvar i samband med samordningen av tekniska tjänster i kommunen under hösten. Sammantaget gör detta att vi ändå anser att vi uppnått målet. Mätetal Målvärde Utfall Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År] 100% 79% Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

28 Mätetal Målvärde Utfall Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna Hållbart medarbetarengagemang (HME) [år] 2 2 0% 4,3 4,2 Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] 2,2% 1,9% Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År] Mätningen gjordes i februari då flera chefer inte ännu genomfört medarbetarsamtal. Till viss del kan svaren också handla om att begreppet är okänt. Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår Vi avvaktar stöd från stadskontorets upphandlingsfunktion för att kunna upphandla tjänster enligt reglerna i LOU. I avvaktan på detta finns en pågående diskussion med lokala aktörer för att kanske testa i begränsad omfattning. Under året har vi ökat kunskapen inom området. Bland annat var presidiet och ledningsgruppen på seminarium i Varberg där området belystes som en del av Hållbar Utveckling Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder Medarbetare från andra länder anställs via Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Måltidsservice har två nyligen anställda personer som är utbildade i Polen och har nu fått arbete i vår verksamhet. Vi har även en person från Syrien som just nu är praktikant men han påbörjar timanställning i februari. Han har arbetat som kock i sitt hemland tidigare och går just nu på SFI. Halmstad direkt har haft två språkpraktikplatser. Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna Jämställdhetsfrågan besvarades inte på samma sätt i 2016 års undersökning som tidigare. I den 6-gradiga skalan valde 82% svarsalternativen 4, 5 eller 6. Målet sattes utifrån en 5-gradig skala, resultatet har räknats om för att kunna jämföras. Hållbart medarbetarengagemang (HME) [år] Hållbart medarbetarengagemang jämförs med kommuner i Sverige. HME för 2013 års undersökning var 82 77% Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

29 81. Utfallet 2016 blev 82. Servicekontoret har också det högsta värdet för medarbetarindex (MI) jämfört med kommunens förvaltningar. Även i jämförelse med andra kommuner är resultatet högt. Nedan en tabell med jämförelse inom 3KVH-nätverket. Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] Korttidsfrånvaro är den tid som arbetsgivaren har ansvar för det vill säga dag 1 till och med 14 i sjukperioden. Korttidsfrånvaron är 1,9% av ordinarie arbetstimmar och ligger på samma låga nivå som föregående år. Det har alltså inte skett någon minskning. Diagrammet nedan specificerar den korta, långa och totala frånvaron 2016 i % per verksamhet. Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Index för ledarskap innehåller frågor om föredöme, personlig omtanke, inspiration och motivation. Det finns två index, ledarskapsdelen i HME och i MI. Utfallet, 77, redovisar MI-indexets värde. Jämförelse kan göras efter undersökningen Aktiviteter Genomföra och dokumentera aktiviteter med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet. Kommentar Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

30 Aktiviteter Erbjuda aktiviteter som främjar tillgänglighet Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt. Validera yrkesutbildningar från andra länder Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Erbjuda språkpraktikplatser I samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan utveckla och använda ett arbetssätt för tidiga insatser i sjukskrivningsperioder. Undersöka orsaker till korttidsfrånvaro. I samverkan med företagshälsovården planera aktiviteter för arbetsplatser som har hög sjukfrånvaro. Erbjuda träningsmöjligheter Kommentar Utbildning finns på kommunens intranät. För skyddsombud (Kommunal) finns kommunens utbildning. Förvaltningen planerar en egen utbildning för chefer under Under 2016 har kontorslokalerna på Torsgatan byggts om med fler öppna arbetsplatser och rum för olika ändamål. Medarbetare kan arbeta på andra ställen än sitt kontoret i större utsträckning, även arbetstider tillämpas på ett friare sätt än tidigare. 46 av servicekontorets medarbetare deltog i "Jobba hemmadagen" den 3:e maj. Ledningsgruppen har via en tvådagars kurs i omvärldsbevakning samlat information om framtidens arbetsliv. Projekt för validering har inte startat, det har inte funnits personer inom målgruppen. Under 2016 har vi format en tvärgående grupp för kompetensförsörjning på servicekontoret som utreder och väljer ut olika områden som förvaltningen ska arbeta vidare med. Verksamheten FM service har distribuerat en enkät för att inventera såväl städpersonalens som nya medarbetares kompetens. Cirka 10 har fått språkpraktik inom servicekontorets verksamheter under året. Projekt pågår för att öka anställningsbarheten för personer som står långt ifrån arbetsmarknaden, bland annat personer med bristande språkkunskaper. Försäkringskassan driver ett projekt där sjukvården har fått medel för att öka kontakten med arbetsgivare. Servicekontoret är aktiva redan från början och ser goda resultat. Arbetsgivaren och sjukvården samverkar för att medarbetaren ska kunna återgå, i vissa fall redan under de två första veckorna. Inventering har gjorts under mars och april Cirka 75% av den anmälda sjukfallen var infektioner, 15% har anmält att de hade besvär med rörelseorganen till exempel värk, de övriga 10% hade olika orsaker. Hälsosamtal genomförs tillsammans med Previa för personer med hög korttidsfrånvaro. Verksamheterna erbjuder friskvård/träning på olika sätt t ex i samband med arbetsplatsträffar, regelbundet på arbetstid eller som hälsocheckar. Checkarna ger möjlighet för medarbetare att välja olika aktiviteter. Hälsorådgivning Friskprofiler erbjuds och genomförs successivt av Previa. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

31 3.2.2 Konkretiserat mål 11: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Andelen nöjda matkunder inom äldreomsorgen är 83% enligt socialstyrelsens enkät. Mätetal Målvärde Utfall Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94% Andelen nöjda (mat )kunder inom äldreomsorgen [År] NKI för mat levererad till eget boende. [År] Andelen mat lagad från grunden [År] Vi har lagat 94 % från grunden % 83% 95% 95% Andelen nöjda (mat )kunder inom äldreomsorgen [År] Enligt socialstyrelsens årliga enkät är 83 %av våra äldre kunder nöjda eller mycket nöjda med maten NKI för mat levererad till eget boende. [År] 95 % av de äldre som äter portionsförpackad mat är nöjda eller mycket nöjda med maten. Aktiviteter Projektet Guldkant. Kommentar Guldkantsprojektet har i år inspirerat och utvecklat 8 verksamheter Matråd Vi har haft minst 2 matråd på varje enhet under Främja användningen av lokalt producerade livsmedel Servicekontoret ska stödja utvecklingen av välfärdsteknologi Vi har gjort matsedelsförslag med lokalt producerade råvaror. Vi har även diskuterat med personalgrupperna kring ex lokalt kött och lokala grönsaket. Idag är det 17 % av de totala inköpen som kommer från området rundt Halmstaddvs 15 mils radie. IT-service har under 2016 gett löpande IT-stöd åt de projekt som pågått i Halmstads kommun inom detta område. Aktiviteter Delta i projekt om välfärdsteknologi i HFAB:s lägenheter Omvärldsbevakning och eventuell anpassning av IT miljön Kommentar Deltagit i seminarier och projektmöten, anpassat ITmiljön efter behov. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

32 3.3 Ekologiskt hållbar utveckling Konkretiserat mål 12: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och andra lokaler där barn och ungdomar vistas Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] 32% 33% Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] Under 2017 köpte vi in 33 % ekologiska råvaror. Aktiviteter Kartlägga och minska mängden kemikalier som barn och ungdomar utsätts för Minska utsläpp av partiklar och de farligaste flamskyddsmedlen i IT utrustning Kommentar Konkretiserat mål 14: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska Servicekontorets verksamhet och de tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan Mätetal Målvärde Utfall Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År] Sparad energi i vår IT miljö % per dygn, basår 2012 [År] Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska Ökad källsortering inom Måltidsservice (År) Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) 66% 68% 20% 20% 80% 80% 80% 67% 1% 80% 90% 2% 2% Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

33 Mätetal Målvärde Utfall Andel fossilt bränsle i etanolbilar 15% Andel fossilt bränsle i biogasbilar 15% Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År] Samordningsgrad huvudflöde = 75% Samordningsgrad specialflöde= 37 % Genomsnittlig samordning = 68 % Sparad energi i vår IT miljö % per dygn, basår 2012 [År] Energisparfunktioner är numera påslaget dygnet runt. Inköp av traditionella stationära datorer minskar för varje år och ersätts av energisnålare datorer. Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] 80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen. Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen Totalt har 79 fordon under 3,5 ton köpts in varav 53 drivs med förnybart bränsle Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska Energianvändningen redovisas i i fordonsbokslutet på helårsbasis Ökad källsortering inom Måltidsservice (År) Vid beräkning i december 2016 har vi ökat källsorteringen så att 90 % av våra enheter sorterar i minst 5 fraktioner (Brännbart, matavfall, wellpapp, plast och metall) Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Under 2016 har vi övergått till behovsanpassad städning i våra kölk vilket i dagsläget innebär att man spolar golvet med medel varannan dag istället för varje dag. Såvida det inte är nedsmutsat. Andel fossilt bränsle i etanolbilar Energianvändningen redovisas i i fordonsbokslutet på helårsbasis Andel fossilt bränsle i biogasbilar Andel fossilt bränsle i biogasbilarr redovisas i fordonsbokslutet och beräknas på helårsbasis Aktiviteter Kommentar Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

34 Aktiviteter Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013 Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Kommentar Vi har utbildat inom vegetarisk och klimatsmart matlagning under Konkretiserat mål 15: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar Måltidsservice verkar för ökad miljömedvetenhet dels genom expansion inom ekologiska råvaror och dels genom fortsatt expansion inom KRAV-restauranger. Vi byter även ut plastmaterial i våra restauranger mot miljövänliga alternativ där det finns möjlighet. 53% av kemikalier som används dagligen i Städverksamheten är miljövänliga. Även inom IT-området främjas miljövänliga lösningar, till exempel genom miljökrav i upphandlingar, smarta produktval, samt samordnade och emballagefria leveranser. Mätetal Målvärde Utfall Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] 32% 33% 80% 80% Antal kravcertifierade restauranger 6 6 Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial] Under 2017 köpte vi in 33 % ekologiska råvaror. Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År] 80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen. Antal kravcertifierade restauranger Vi har nu utökat våra KRAV-restuarnger till 6 st enligt mål. Aktiviteter Tillhandahålla och uppmuntra till användande av alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Byta ut kemikalier till miljövänligare alternativ inom Städservice Kommentar Vi tillhandahåller elcyklar samt resekort för att uppmuntra till alternativa transportmedel. Vi jobbar även med att öka antalet Skypemöten för administrativ personal där vi i många fall kan undvika att resa över huvud taget. 53% av kemikalier som används dagligen är miljövänliga. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

35 3.4 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare genom bra service Servicekontoret ska ha ett framtidsorienterat förhållningssätt till sitt uppdrag präglat av mod, nytänkande, delaktighet och samverkan Mätetal Målvärde Utfall Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016) Index för ledarskap innehåller frågor om föredöme, personlig omtanke, inspiration och motivation. Det finns två index, ledarskapsdelen i HME och i MI. Utfallet, 77, redovisar MI-indexets värde. Jämförelse kan göras efter undersökningen % Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI mätning med fokus på utveckling och samverkan Berörda verksamheter på Servicekontoret ska delta på föräldramöten/anhörigmöten Arbeta med strategisk kompetensförsörjning Kommentar Hösten 2015 provade vi en ny modell för NKI mätning med en 6 gradig poängskala. I år försökte vi förenkla den då svarsfrekvensen var låg vid förra mätningen. Dessvärre var svarsfrekvensen även denna gång låg, kanske till och med lägre än den förra. Vi måste framledes fundera på andra sätt att säkerställa kundnöjdheten än att använda oss av stora enkätutskick. NKI uträkningen bygger denna gång på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1 10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1 6. För att räkna ut servicekontorets samlade Index (summan) har vi tagit lagt ihop de fem delindexen multiplicerat med andelen av totala svar. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. Måltidsservice har deltagit på föräldramöten i verksamhetem Under 2016 har vi format en tvärgående grupp för kompetensförsörjning på servicekontoret som utreder och väljer ut olika områden som förvaltningen ska arbeta vidare med. Verksamheten FM service har distribuerat en enkät för att inventera såväl städpersonalens som nya medarbetares kompetens. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

36 Aktiviteter Arbeta fram ett FM koncept (Facility Management) Bidra till genomförandet av kommunens digitaliseringsplan Strategiska och operativa möten med kunder Validera yrkesutbildningar från andra länder Kommentar 1 maj slog vi operativt samman städservice och kontorsservice för att få en gemensam större bas för ett FM koncept inom servicekontoret. Formell sammanslagning ske 1 jan I slutet av augusti påbörjades tester med smarta sensorer som kan signalera om det behövs/inte behövs städa i exempelvis konferensrum, om papperskorgar behöver tömmas, om det är för varmt/kallt i rum etcetera. Halmstads kommun är den första kommunen i Sverige som testar den nya tekniken. Under hösten påbörjades det stora arbetet med att på kommunchefens uppdrag, inom ramen för att effektivisera den löpande driften i kommunen med Mkr till 2019, samordna alla tekniska tjänster från 6 förvaltningar till servicekontoret. Förändringen förväntas ge en effektiviseringsvinst om 15 Mkr Formellt flyttas alla berörda medarbetare och arbetsuppgifter över 1 jan FM konceptet ska utvecklas gemensamt av servicekontoret och kunderna. Efter diskussioner med stadskontoret har man kommit överens om att IT service får ta ett större formellt ansvar för kommunens teknikutveckling och systemförvaltningen emedan stadskontoret tydligare renodlar sitt uppdrag med fokus på strategi och stöd till verksamheterna för genomförande av planen. Servicekontoret kommer också genom IT service och Halmstad direkt ta ett större ansvar för e tjänstutvecklingen då denna avknoppas från stadskontoret i och med att projektet för ökad e förvaltning avslutas innevarande år. Det pågår en löpande dialog med våra kunder på olika nivåer i organisationen och vi tycker att vi rör oss i rätt riktning avseende när, hur och i vilka forum som vi ska vara representerade. Under året har vi bland annat haft en förbättrad delaktighet i de nybyggnationsprojekt som pågår i kommunen, städservice har arbetat med ökad kunddialog samt städråd där i syfte att upplysa elever om att värna om sin skolmiljö och Halmstad direkt har bjudit in förvaltningsledningar och olika verksamheter i syfte att stärka samarbetet och utveckla kvalitetsarbete kring våra gemensamma processer. Projekt för validering har inte startat, det har inte funnits personer inom målgruppen Bra service och gott bemötande ska genomsyra alla servicenämndens verksamheter Samtliga verksamheter på servicekontoret har under året jobbat med att bibehålla eller förbättra den goda servicen och bemötandet som vi vill vara kända för. Vidare så har Halmstad direkt etablerat sin verksamhet fullt ut under året och kommit igång med ett strukturerat process- och kvalitetsarbete. Samarbetsformer med förvaltningarna har utvecklats och det Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

37 statistiska underlag som samlas in används i utvecklingsarbetet mot förvaltningarna. I arbetet med att förbättra tillgängligheten för våra invånare, besökare och företagare har vi på Halmstad direkt bland annat erbjudit kvällsöppet i samband med förskoleval. Vi har också förfinat tonvalsmenyn för att underlätta för de grupper som har svårast att ta kontakt. Mätetal Målvärde Utfall Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] 80% 78% NöjdKundIndex Städservice [År] 72% NöjdKundIndex IT service [År] 80,5% NöjdKundindex Kontorsservice [År] 73,2% NöjdKundindex Måltidsservice [År] 68,3% NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År] Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År] 66,4 80% 90% 85% 99% NöjdKundIndex är från den gemensamma NKI-mätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter utom Halmstad direkt under hösten NKI-uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. Endast drygt 500 av cirka 9000 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas. IT-service har utöver denna mätning gjort egna mätningar på slumpvis utvalda (20%) kunder efter avslutat ärende under ett par månader, tre perioder varje år. I denna mätning hamnar NKI på 98. Halmstad direkt har fått får överväldigande resultat i kundnöjdhet och blev Sverigebäst bland de kommuner som mätte invånarnöjdhet med Bright. Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År] Vid mätning under hela 2016 tyckte 78 % av eleverna att de var nöjda med maten i våra skolrestauranger. Mätningen gjordes på grund och gymnasieskola. NöjdKundIndex Städservice [År] Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år. NöjdKundIndex IT service [År] Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år. NöjdKundindex Kontorsservice [År] Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år. NöjdKundindex Måltidsservice [År] Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år. NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

38 Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År] Baserat på invånarundersökning i december och är ett snitt av mejl och telefoni. Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År] 99% av alla inkommande mejl blir besvarade redan inom 8h 80% av alla inkommande mejl blir avslutade inom 24h Aktiviteter Utvärdera och förbättra vår NKI mätning med fokus på utveckling och samverkan Kommentar Hösten 2015 provade vi en ny modell för NKI mätning med en 6 gradig poängskala. I år försökte vi förenkla den då svarsfrekvensen var låg vid förra mätningen. Dessvärre var svarsfrekvensen även denna gång låg, kanske till och med lägre än den förra. Vi måste framledes fundera på andra sätt att säkerställa kundnöjdheten än att använda oss av stora enkätutskick. NKI uträkningen bygger denna gång på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1 10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1 6. För att räkna ut servicekontorets samlade Index (summan) har vi tagit lagt ihop de fem delindexen multiplicerat med andelen av totala svar. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. 4 Målredovisning nämndens verksamhetsmål Nämndens mål Servicenämndens mål har formulerats så att HR-verksamheten styr mot kommunens konkretiserade mål. Såväl hälsa och arbetsmiljö som jämställdhet, medarbetarskap, ledarskap, kompetens samt lön och villkor finns med i målet Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

39 5 Personalredovisning 5.1 Personalstyrkan Tillsvidare och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid Dec 2015 andel visstid (%) Måltidsservice % 2 % Städservice % 4 % IT service % 4 % Halmstad direkt % % Övriga % 9 % Totalt % 4 % Halmstad direkt tillhörde stadskontoret fram till Dec 2016 andel visstid (%) Liksom 2015 har servicekontoret utökats men bibehåller platsen som 5:e största förvaltning i Halmstads kommun. Andelen visstidsanställda är låg. Könsfördelning tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Måltidsservice % 88 % Städservice % 91 % IT service % 8 % Halmstad direkt % Kommuntransport Kommuntransport % 11 % Övriga % 43 % Totalt % 77 % Dec 2016 andel kvinnor (%) Fördelningen mellan män och kvinnor har blivit något jämnare, andelen män är 23 %. Andelen män ökar mest inom städservice, från 2017 innehåller statistiken även hälften av gruppen "övriga". Könsfördelning visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%) Totalt % Timavlönad personal Dec 2016 andel kvinnor (%) Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

40 Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 89 % 98 % 91 % 89 % 98 % 91 % Sysselsättningsgraden är oförändrad sedan flera år. Åldersfördelning tillsvidareanställda Enhet Summa Totalt Medelålder tillsvidareanställda Enhet Totalt 48 Summerad medelålder togs inte fram för Medelåldern var även år. Medarbetare inom IT-service har, liksom tidigare år, den lägsta medelåldern. Genomsnittet är knappt 43 år. Halmstad direkt har en medelålder strax under 44 år och gruppen övriga har en medelålder på 47 år. Resterande verksamheter har en medelålder över 48 år Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Chefsgruppen har inte förändrats nämnvärt de tre senaste åren. Inför en expanderande organisation 2017 planeras nyrekryteringar. 5.2 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp tillsvidareanställda Yrkesfördelning Summa Andel Totalt % Andelen personer som fyller 65 år fram till 2020 är lägre än motsvarande siffra i 2015 års redovisning. Det är allt svårare att beräkna antalet pensionsavgångar eftersom några medarbetare slutar före 65 år och andra väljer att vara kvar tills de fyller 67 år. Bristyrken per yrkesgrupp tillsvidareanställda Det är framför allt kockar och IT-medarbetare som saknas för att bibehålla kompetens i verksamheterna men även övriga serviceyrken har svårt att rekrytera medarbetare med tillräcklig kompetens. Antalet är svårt att avgöra eftersom kommunen får allt fler invånare med behov av verksamhetslokaler och service. Samtidigt finns ett ständigt krav att effektivisera, hitta samordningsvinster och därmed minska personalbehovet. När det gäller kockar visar Arbetsförmedlingens prognos att personer behöver rekryteras per år men att utbildningarna i Sverige har omkring elever per årskull. Det kan innebära Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

41 en ökad personalomsättning och högre löner som ett medel att behålla kompetenta medarbetare. Vilken ny kompetens kan behövas i verksamheten inom 2 5år? Ny kompetens 2 5 år Kunskap om ännu fler nya matkulturer och råvaror. Servicepersonal med mycket bred kompetens och vilja att effektivisera genom samordning. Digital kompetens inom alla verksamhetsområden. Redan under 2016 och 2017 ökar behovet av flexibilitet, nyfikenhet och förmåga att självständigt utveckla verksamheten i arbetsgrupperna. Pedagogisk förmåga blir allt viktigare för att skapa ett lärande i vardagen inom och bredda kompetensen för all personal. All personal inom IT-verksamheten behöver utvecklas men också skapa förutsättningar för en digital utveckling i verksamheterna. Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2 5 år. Ett utvecklingsarbete pågår för att samordna förvaltningens arbete med kompetensförsörjning. Olika idéer utreds av en tvärgrupp av chefer från alla verksamheter inom förvaltningen. Ett exempel är att fånga nya målgrupper för korttidsanställning genom kontakt med högskolestuderande. Korta, interna, utbildningar för personer som har god serviceförmåga men saknar yrkeskompetens. Validering av kompetensen är en möjlighet som utreds. Vidareutveckling av befintlig personal och rekrytering till arbetsuppgifter som inte kräver lika hög kompetens. Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer och medarbetare utifrån verksamhetens behov? Alla chefer inom servicekontoret ska delta i utbildningen Utvecklande Ledarskap. På grund av nyrekryteringar finns det ett behov för cirka fem chefer. Chefer, arbetsledare och samordnare träffas och arbetar i nätverk för att stärka den gemensamma kompetensen. Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa jämställdhets och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Under 2017 kommer förvaltningen inventera nuläget och skapa rutiner utifrån ny diskrimineringslagstiftning. Verksamheten FM-service har ett allt bredare spektrum av medarbetare och målet är att varje lokal arbetsgrupp ska skapa förutsättningar för allas utveckling. Chefer får i allt högre utsträckning uppdraget att stimulera utveckling genom delaktighet. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

42 5.3 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Det senaste året har servicekontorets sjukfrånvaro visat en nedåtgående trend och är nu nära eller under 2014 års nivå utom för yngre medarbetare. Ökningen för yngre medarbetare är oroande. Nivån, 3,3%, är fortfarande ganska låg men det är en trend som även syns i Halmstads kommun som helhet. Kvinnor i den åldern är särskilt utsatta. Inom servicekontoret har vi under 2016 haft 90 medarbetare yngre än 30 år inkluderat timanställda. 50 av dem har inte haft någon registrerad sjukfrånvaro. Endast 8 medarbetare har haft högre frånvaro än 6%. Sveriges kommuner och landsting samlar information från den obligatoriska redovisningen. Tabellen nedan är en jämförelse med andra kommuner (samverkansnätverket som kallas 3KVH) för tidigare år. Halmstads kommuns sjukfrånvaro är ungefär som medelvärdet för nätverkskommunerna. Medan servicekontorets frånvaro har minskat så har Halmstads kommuns frånvaro ökat till 6,6 % för Övriga kommuners siffror har inte kommit in i statistiken till SCB. Tidigare har servicekontoret rapporterat sjukfrånvaro i dagar. Enligt det sättet att räkna har sjukfrånvaron minskat från 22,5 dagar för 2015 till 19,8 dagar för Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Trivselaktiviteter är viktigt inom servicekontorets verksamheter och stimuleras på olika sätt. Det planeras av medarbetare och genomförs på olika sätt. Den verksamhet som förberett sig för att ta emot cirka 85 nya medarbetare, det som kallas FM-service från januari 2017, satsade på en välkomnande mingelkväll med information där alla nya medarbetare bjöds in. Servicekontorets verksamheter ställde upp med representanter och tipsfrågor, mat och underhållning. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

43 Den interna kulturen stimuleras bland annat av nya lönekriterier. Förvaltningen värderar såväl ansvarstagande och serviceförmåga som medkänsla. Mod och nytänkande ska stimuleras och bidra till såväl personlig utveckling som framsteg i verksamheterna. Förvaltningschefen utbildar grupper för att sprida den positiva känslan i organisationen. Det sociala ansvarstagandet uppmuntras och projekt pågår med språkpraktikplatser, stöd för ungdomar som har särskilda behov och ordinarie sommarkraftplatser. För att få en bild av framtidens arbetsliv och möjligheter att utveckla servicekontoret har ledningsgruppen fått utbildning i omvärldsbevakning och genomfört egna studier med rapport om varsitt område. Friare arbetstider och möjlighet att arbeta på annan plats än kontoret har införts och miljöerna i kontoren på Torsgatan har förbättrats. Det finns rum för olika aktiviteter, fler öppna områden för de som arbetar tillsammans och/eller med områden som berör varandra och ljudnivån har sänkts med mjuka mattor. Med centrala medel Hälsorådgivning har ökat under 2016 och genomförts i form av friskprofil för en grupp kökspersonal. Satsningen fortsätter med resten av kökspersonalen under 2017 och Alla som har haft fler än 3 korta frånvarotillfällen på grund av sjukdom har träffat en företagssköterska tillsammans med sin chef. För personal som använder rösten som arbetsredskap inom Halmstad direkt används röstcoaching med sångpedagog. Träningsmöjligheter har erbjudits i olika former. Tävlingar, aktiviteter på arbetstid, bidrag till träningskort med mera finansieras till viss del med centrala medel. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården har tagit fram arbetssätt för tidiga åtgärder vid korttidsfrånvaro. Även Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har medverkat i den strategiska planeringen. Försäkringskassan har också drivit ett regionalt samarbete med sjukvården för att ge chefer stöd i rehabiliteringsarbetet. 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2014 Antal 2015 Antal 2016 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom 1 1 Totalt Antalet registrerade olycksfall har ökat väsentligt. Halkolyckor och fall, skär- och klämskador samt brännskador är vanligast. De allra flesta olyckorna har hänt inom måltidsverksamheten. Under 2015 och 2016 har måltidsservice personal fått ökade kunskaper om anmälan av skador via incidentrapporteringssystemet (KIA). Det används också för att dokumentera riskanalyser och skyddsronder och möjliggör en enkel rapportering. Tidigare handläggning var omständig och statistiken fångade inte alla händelser. Systemet förenklar även chefers dokumentation och uppföljning. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

44 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Servicekontorets verksamheter utökas med nya uppdrag i och med att nya förskolor byggs. Nya tjänster har tillkommit från hemvårds- och socialförvaltningens verksamhetsservice och nya lokaler har tagits i anspråk på Montörgatan. Till allra största delen utvecklas arbetsmiljörutinerna i samma takt och respektive chef har god kontroll. Incidentrapporteringssystemet används till viss del även för att dokumentera riskinventeringar och skyddsronder och ger därmed påminnelser om utredning och åtgärder. Brandskyddsrutiner utvecklas fortfarande och ett system finns på plats. Rollfördelningen är tydligare än förut men det saknas i flera fall information om vilka som är brandskyddsombud. Informationen mellan arbetsplatsträffar (APT) och samverkansgrupper kan förbättras och protokoll publiceras på ett lättillgängligt sätt. Även information om att skyddsorganisationen finns på intranätet behöver kommuniceras till alla. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

45 6 Ekonomisk redovisning Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

46 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

47 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

48 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

49 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

50 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

51 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

52 Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

53 7 Nyckeltal Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Servicekontorets kundnöjdhet Mäts på hösten (Ny variant baserad på SCB:s modell. Gränsen för "mycket nöjd" går vid 75.) Värdet är från den gemensamma NKImätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter hösten NKI uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1 10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1 6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för nöjd går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar mycket nöjd. Endast drygt 500 av cirka 9000 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas. Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Mätetalet kan tyckas högt, vilket främst beror på att alla dygnets 24 timmar, inklusive helger räknas med, trots att bvi endast har öppet vardagar. Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) Produktivitet Kontorsservice (kostnad per försändelse) Andel intäkter i förhållande till anslag 73,2 % 90 % 84,2 % 316,3 314,1 328, % 0 95,3 % 99,4 % 98,6 % Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

54 Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Budgetavvikelse Servicekontoret (%) Budgetavvikelse Städservice (%) Budgetavvikelse Måltidsservice (%) Budgetavvikelse Kommuntransport (%) Budgetavvikelse IT service (%) Budgetavvikelse Kontorsservice (%) Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) Antal städmaskiner per objekt IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) IT: % av tid tillgänglig hemsida ( Huvudorsakerna till att vi under 2016 haft ett något sämre resultat än väntat 1. Överbelastningsattacker ( Denial of service ) 2. Angrepp på domännamnssystemet som även påverkat Halmstads kommuns tllgänglighet negativt. IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice IT service självserviceportal har under 2016 mest använts av IT service egen personal, även för att hantera våra kunders förfrågningar. Under 2017 lanseras flera tjänster och med det kommer ett ökat användande. Produktivitet Kontorsservice (beläggningsgrad vaktmästare) 11% 0% 27% 1% 0% 1% 2% 0% 0% 0% 0% 3% 1% 3% 0% 0% 18% 186% 70 % 1,1 st 67 % 51 % 46 % 99,87 % 99,93 % 100 % 2% 88,5% Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

55 Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Andel verksamhet inom Städservice i egen regi Outsouring består av att tjänsten är köpt hos en annan leverantör. Andel verksamhet inom Måltidsservice i egen regi Under 2017 har vi behållit all verksamhet precis som tidgare år. Andel verksamhet inom Kommuntransport i egen regi, åkeriet Andel verksamhet inom ITservice i egen regi Andel verksamhet inom Kontorsservice i egen regi 13 medarbetare heltidsanställda 100%, 1 lönebidragare, 1 ungdomskraft Antal genomförda ITutvecklingsprojekt under perioden Vi har valt att även räkna interna förbättringsprojekt av vår IT miljö som ITprojekt. % andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Vi slänger ca 6,2 % av en talrik på 400 gr. Andelen svenskt producerade livsmedel 85 % av det kött vi köpt in under 2016 var svenskt. 99,1% 99,7% 32% 90% 90% 90% 83% 15 6,2% 6,2% 6,7% 85% 85% Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

56 8 Väsentliga händelser 2016 var ett positivt och utvecklande år för servicekontoret. Det var det första året som vi belönade medkänsla (ett av våra fem lönekriterier) och vi sänkte sjukfrånvaron till den lägsta nivån på tre år. Vi fick också bäst resultat i medarbetarundersökningen bland kommunens förvaltningar och kunderna var nöjda med våra leveranser. Under hösten togs mycket tid och resurser i anspråk för att förbereda samordningen av tekniska tjänster från 6 till 1 förvaltningar efter nyår. På städ- och kontorsservice fick vi vår första städrobot och vi började som första kommun i Sverige att testa smarta sensorer i kontorsutrymmen för att bland annat kunna se om vi kan jobba smartare med vår service. Hösten gick mycket åt att förbereda förvandlingen från städ- och kontorsservice till FM-service. Nästa år kommer vi ha drygt 80 nya serviceproffs hos oss och ett mycket större och bredare ansvar för service till våra kunder och deras lokaler än vad vi har idag. Måltidsservice fick under året pris för Hallands bästa skolrestaurang vilket vi är riktigt stolta över. Först i serveringslinjen i alla våra skolor serveras numera klimatsmart mat och i förskolan har vi startat upp en pilotverksamhet med pedagogisk matlagning. Båda dessa satsningar kommer vi fortsätta med nästa år och dessutom vill vi jobba med att skapa större delaktighet i förskoleköken. Nästa år kommer det startas upp cirka fem nya enheter blandat på förskola, grundskola och äldreomsorg. Vi kommer även att ta över Patrikshills- och Andersbergs äldreboende. IT-service införde i år en självserviceportal där kunderna kan börja göra mer saker själva utan att vara IT-experter. Vi flyttade ut skolan och deras epostsystem i molnet, jobbade med att öka IT-användandet i kommunen och genomförde en större satsning på IT-säkerhet. Nästa år ökar vi takten för att bli kommunens digitaliseringsmotor. Bland annat ska vi genomföra några större upphandlingar av ITprodukter och det ska tecknas nya avtal inom telefoniområdet och med Microsoft. Det nya avtalet med Microsoft, Office365, bör leda till att vi får möjlighet att jobba på nya sätt, mer mobilt och med större möjlighet att samarbeta. Mer nytta med hjälp av ny teknik helt enkelt. Under året tog Kommuntransport fram kommunens första fordonsbokslut där man kan se hur vi använder våra fordon och vilken miljöpåverkan de har. Vi har även genomfört några stora upphandlingar på entreprenadmaskiner och miljöfordon. Nästa år vidareutvecklar vi fordonsbokslutet och har som målsättning att kunna redovisa effekterna av den samordnade varudistributionen på samma goda vis. Sist men inte minst bland servicekontorets verksamheter har vi Halmstad direkt blev vi med råge Sverigebäst bland alla de kommuner som mäter invånarnöjdhet med Bright. Fantastiskt kul och vi är givetvis enormt stolta! Nästa år ska vi dela med oss av våra erfarenheter genom att bjuda in våra kommunkompisar inom 3KHV till ett kontaktcenterkonvent. Nästa år blir vi över 600 serviceproffs. Vi vill bibehålla vår kundnöjdhet, utforma ett nytt FM-koncept tillsammans med kunderna och ta en större roll när kommunen effektiviserar och utvecklar sina kärnverksamheter. Vi ska jobba vidare med att alla våra medarbetare ska hålla sig friska, öka delaktigheten och få ökat medledarskap och engagemang. Dessutom ska vi miljödiplomera alla våra verksamheter. Fullt upp med andra ord. Verksamhetsberättelse Servicenämnden Halmstads kommun

57 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00033 Ärende SE 2017/00033 Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Servicekontoret Delegationsordning för servicenämnden Servicekontorets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta ny delegationsordning för servicenämndens verksamhetsområden. Delegationsordningen gäller från och med Sammanfattning av ärendet Servicenämndens verksamhetsområden har utökats och utvecklats sedan nuvarande delegationsordning antogs. Servicekontoret har tagit fram en ny delegationsordning med i stort sett samma innehåll. Upplägget följer den tidigare modellen med enkelhet och korta beslutsvägar. Förvaltningschefen har rätt att delegera ansvar och uppgifter utom för investeringar med höga belopp. Beskrivning av ärendet Bakgrund Servicenämndens nuvarande delegationsordning beslutades Uppdraget att leverera tjänster till övriga förvaltningar har inte förändrats men flera verksamheter har tillkommit. Servicekontoret bedömer att delegationsordningen behöver anpassas till de nya förutsättningarna. Analys och förslag I Halmstads kommun ska så många beslut som möjligt tas så långt ut i organisationen som möjligt. Det skapar förutsättningar för delaktighet och engagemang i personalgrupper. Styrdokument för det är policyn och riktlinjen för kommunens personalpolitik, samverkansavtalet mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna samt delegering inom arbetsmiljön. Nämnden har ansvar för alla beslut inom verksamheten men behöver koncentrera sig på principiella frågor. Det blir möjligt genom Kommunal- Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 1(2)

58 Tjänsteskrivelse Servicekontoret SE 2017/00033 lagens bestämmelser om delegering. Enligt lagen kan nämnden överlåta beslutsrätt till förvaltningschef eller annan anställd. Nämnden bestämmer vilka ärenden det gäller och hur besluten ska rapporteras. Förvaltningschefen får lämna sin beslutsrätt vidare till annan anställd inom områden som nämnden har bestämt. Personen som fått delegation kan inte vidaredelegera i sin tur. Servicenämndens nuvarande delegation är enkelt formulerad och bidrar till självständiga beslut inom organisationen. Det nya förslaget (bilaga 1) har samma innehåll utom i några punkter: Ordförandes beslut i brådskande ärenden anges i kommunallagen. Arbetsmiljödelegation finns i separata dokument. Firmatecknare kan utses av förvaltningschefen. Beslut sekretess och dokumenthantering kan delegeras. Antalet disciplinära ärenden och avslut av anställningar redovisas. Ändrade beloppsgränser ger kortare beslutsvägar. Konsekvenser av förslaget Förslaget innebär att förvaltningschefen kan delegera alla beslut utom investeringar med höga belopp. Ärendets beredning HR-utvecklare och förvaltningschef har tagit fram förslaget med stöd av kommunjurist. Förslaget har samverkats Beslutsunderlag, bilagor 1. Delegationsordning SE nämnd förslag Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Gunni Svensson Heland, HR utvecklare Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, Halmstad direkt@halmstad.se Sida 2(2)

59 Delegationsordning för servicenämnden Inledning Kommunallagen anger hur delegering ska ske. Nämnden delegerar till ledamot och förvaltningschef. Delegationsbeslut finns tillgängligt (anmäls) enligt kommentarer nedan. Nämnden anger vilka beslut förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera. Förvaltningschefen (FC) delegerar direkt till namngiven person eller tydlig tjänstebeteckning. Personen som fått delegation kan inte vidaredelegera i sin tur. Nämnden kan inte delegera följande: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet - Framställan eller yttranden till fullmäktige, yttranden när nämndens eller fullmäktiges beslut har överklagats Delegation kan när som helst återkallas. Beslut delegerade till förtroendevalda Ärende Delegat Kommentar Utbildning och tjänsteresor för ordförande Utbildning och tjänsteresor för övriga ledamöter och förvaltningschef Vice ordförande Ordförande Anmäls till nämnd Anmäls till nämnd Förslag till delegationsordning för servicenämnden

60 Beslut delegerade till förvaltningschef Ärende Kan delegeras vidare Kommentar Allmänna ärenden Firmatecknare Ja Rätt att företräda nämnden inom dess ansvarsområde beträffande löpande förvaltningsåtgärder som inte uttryckligen delegerats till annan funktionär. Överklagande av domstolsbeslut Beslut att inte lämna ut allmän handling Revidering av dokumenthanteringsplan Ja Ja Ja Ingen anmälan Ingen anmälan Anmäls till nämnd Personalärenden Anställning och lönesättning Ja Lön stäms av med lönestruktur i kommunen. Avsked Uppsägning från arbetsgivarens sida Överenskommelse om avslut Varning Ja Anmäls till nämnd i form av antal Beslut om bisyssla Ja Ingen anmälan Företräda servicenämnden vid förhandlingar enligt MBL Ja Ingen anmälan Ekonomiärenden Teckna kommuninterna lokalhyreskontrakt, inhyrning av lokaler. Teckna överenskommelser om uthyrning av fordon, maximalt 10 år. Upphandling över 100 basbelopp upp till 200 basbelopp Upphandling upp till 100 basbelopp Ja Ja Nej Ja Ingen anmälan Ingen anmälan Ingen anmälan Ingen anmälan Utse beslutsattestant Ja Ingen anmälan Förslag till delegationsordning för servicenämnden

61 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2017/0022 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden KSU 7 Tillbyggnad Linehedsskolan KSU 6 Ny grundskola - Kärleken 1