På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde. Övriga får denna kallelse för kännedom.

Transkript

1 Till kulturnämnden med ersättare Kallelse På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde. Övriga får denna kallelse för kännedom. Tid: Onsdagen den 26 oktober kl (Samling vid entrén kl för gemensam ingång till möteslokalen. När ni kommer ska ni skriva in er i receptionen.) Plats: Ärenden: Regionhuset (kvarteret Eldaren), Storgatan 27, Uppsala Enligt bifogad föredragningslista Välkommen! Förhinder anmäls till Jeanette: Telefon , mobil E-post: jeanette.wetterstrom@lul.se Enligt uppdrag Jeanette Wetterström Utredare/Nämndsekreterare Bilagor: Program Föredragningslista med handlingar Kungsgärdet S:t Johannesgatan 28 Box Uppsala tfn fax org nr kultur@lul.se

2 2 (2) Program för dagen Samling vid entrén Föredragningar Kaffepaus Fortsatta föredragningar Lunch på egen hand Gruppmöten Beslutssammanträde Kaffe Vid behov fortsatt sammanträde

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Kulturnämndens sammanträde 26 oktober 2016, kl på Kultur och bildning, Eldaren/Regionhuset, Storgatan Ärende Upprop Fastställelse av föredragningslista Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet Arbetsutskottets protokoll Inkommen skrivelse Ekonomisk lägesrapport: september 2016 Rapport: Budget 2017 Ledningsorganisationen för Kultur och bildning Verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset Revisionsrapport: Granskning av landstingets hantering av konst Anmälan av delegationsbeslut Övriga frågor Rapport: Verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen 2017 Övriga rapporter Dnr KOB KOB KOB KOB KOB

4 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 123 Upprop 124 Fastställelse av föredragningslista Föredragningslistan fastställs. 125 Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar om ledamot och tidpunkt för justering. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 126 Arbetsutskottets protokoll Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande protokollet till handlingarna. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) Dnr KOB Inkommen skrivelse Förslag till beslut Kulturnämnden lägger länsbarnombudsmannens informationsbrev till handlingarna. Ärendet Länsbarnombudsman Martin Price lämnar information om genomförandet av barnets rättigheter i landstinget. Planeringen är fyra nyhetsbrev om året. Landstinget har en policy och handlingsplan samt en utbildningsplan för arbetet. En aktuell utbildning (20 min) för väsentligen alla i LUL finns på webbverktyget Pingpong. Det finns aktivitetsplaner och en politisk referensgrupp. Uppdraget Länsbarnombudsman kommer från landstingets handlingsplan och regleras i särskilt avtal. Bilaga Informationsbrev Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Martin Price Läns-BO Uppsala Nyhetsbrev oktober 2016 Barnets rättigheter i landstinget Full fart men mycket kvar! Mycket uppmärksamhet kring insatser inom psykisk ohälsa. Samordning och rätt insatser på rätt nivå behövs. Barnsjukhuset har flera expertgrupper där barn och unga påverkar vårdens utformning. Barnfetma är temat på Uppsala Health Summit och Läns-BO deltar. Hör av dig med goda exempel på tidig samverkan som förebygger övervikt. Sjukvård, barnhälsovård och tandvård vinner på regelbunden kontakt med socialtjänsten. Goda exempel finns, men fler behövs. Tonårsperspektiv i vården, hur byggs det bäst? Samverkan mellan barn- och vuxensjukvård behöver stärkas. Se Pingpong-filmen om barnrätt! Det finns korta utbildningar om barnets rättigheter, orosanmälan och anhöriga på Pingpong. För kursen om barnrätt (20 min.) finns en manual. Filmen finns även på Youtube. Hjälp till att göra reklam för filmen. Nästan alla i landstinget ska ha sett filmerna senast utgången Film för chefer är försenad men på gång. Särskild, fördjupad men kort film (ca 5 min.) finns på Pingpong innan jul. Den görs med hjälp av unga patienter. Beskriver hur barnets bästa ska bli en del av besluten som rör barn och unga. Planera in på chefsmöten tidigt Barnkonsekvensanalys som beslutsstöd Enstaka analyser görs i olika verksamheter. Men det sker för sällan. Mall finns i DocPlus. Läns-BO hjälper gärna till. Spännande ny ingång för alla barn och unga som ska vårdas på eller besöka Akademiska. Boka möte med Läns-BO Läns-BO vill veta hur ni arbetar med barnets rättigheter och kan också hjälpa till med goda råd och stöd kring barnets rättigheter. Akademiska Beslut & Plan i ledningsgrupp, uppdateras Aktiviteter tex personalutbildning, många insatser inom kommunikation, patientråd på Barnsjukhuset, barnkonsekvensanalyser, samverkan. Folktandvården Beslut & Plan i ledningsgrupp, uppdateras Aktiviteter (exempel) all personal kommer att utbildas med filmen, falldiskussioner och besök av Läns-BO. Rutin för orosanmälan vid upprepade uteblivna besök. Har gjort barnkonsekvensanalys. Primärvården Beslut & Plan ledningsgrupp 2015, uppdateras Aktiviteter alla chefer utbildade av Läns-BO, affisch om barnsyn för väntrum, kommunikationsplan, kallelser till barnhälsovård har bildstöd. Hälsa & habilitering Beslut & Plan av förvaltningschef 2014, inaktuell Aktiviteter inventering av insatser inom kommunikation och dialog. Gjort förberedelsewebb för barn/unga. Troligen satsning Kultur & bildning Beslut & Plan finns för mål 9 i handlingsplanen Aktiviteter enligt uppgift har all personal utbildats i barnets rättigheter UL Beslut & Plan avsikt i nämnd våren 2016 men ej plan. Aktiviteter vissa dialoger med unga Lasarettet i Enköping Beslut & Plan prioriterade områdena orosanmälan och anhöriga barn Aktiviteter rutin och kontaktperson anhöriga barn, utbildning om orosanmälan på akuten Landstingsservice Beslut & Plan inget Aktiviteter utbildning för några förvaltare Obs 1: övriga förvaltningar ingår inte i genomförandet. Obs 2: de flesta privata utförare saknar plan och aktiviteter inom genomförandet av handlingsplanen.

8 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 128 Ekonomisk lägesrapport: september 2016 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta godkänna månadsrapporten. Ärendet Ekonomichef Åsa Cervin Hedfors lämnar ekonomisk lägesrapport för september månad. Det ekonomiska läget är i enlighet med planeringen och prognosen är ett nollresultat. Osäkerhet råder dock kring Wiks slott på grund av bokningsläget. Bilaga Månadsrapport för Kulturnämnden: september 2016 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 Månadsrapport september 2016 Kulturnämnden SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Utfallet efter nio månader är -9,6 mnkr, vilket är ca 2 mnkr bättre än budgeterat för perioden. Den positiva avvikelsen är en samlad effekt av avvikelser på flera poster i resultaträkningen. Intäkterna är större än budgeterat vilket förklaras av att Wiks folkhögskola under 2016 erhållit medel för extra platser vid allmän linje. Kostnadssidan avviker också positivt från lagd budget, vilket till stor del kan förklaras av att kostnadsutfallet i verksamheterna är något mer baktungt än vad som förutsågs när budgeten periodiserades. Kultur och bildning prognostiserar ett nollresultat för Störst osäkerhet i prognosen finns kring Wiks slott och konferens. Jämfört med 2014 där resultatet för Wiks slott och konferens landade runt noll för helåret, är resultatet efter nio månader i år cirka 0,2 mnkr sämre än för samma period BILAGOR 1. Årsprognos

10 2 (2) Bilaga 1 Årsprognos, tkr Utfall Budget Utfall Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Landstingsanslag Intäkt fast ersättning Rörlig ersättning specialistvård Vårdvalsersättning Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Alf Trafikintäkter Övrig finansiering Övriga intäkter Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Kostnad fast ersättning Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Immateriella investeringar Övriga materiella investeringar

11 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 129 Rapport: Budget 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande rapporten till handlingarna. Ärendet Kulturdirektör Anna Söderbäck och ekonomichef Åsa Cervin Hedfors lämnar rapport om budgetarbetet inför Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

12 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) Dnr KOB Ledningsorganisationen för Kultur och bildning Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta att fastställa ledningsorganisationen för Kultur och bildning att låta förändringen träda i kraft 1 januari Ärendet I och med personalförändringar inom ledningarna på Wiks slott och Wiks folkhögskola har olika lösningar diskuterats inom förvaltningsledningen såväl som av nämnden om framtida behov och bästa sätt att leda och styra Wikområdet. Ny rektor har rekryterats till Wiks folkhögskola och tjänsten som enhetschef för Wiks slott innehas för närvarande av en tillförordnad chef i avvaktan på rekrytering. Kulturdirektören föreslår Kulturnämnden att låta rektor få ett övergripande verksamhetsansvar för Wikområdet, för att bättre uppnå synergieffekter inom ekonomi och verksamhet. Förslaget är att nuvarande rektor även ges titeln verksamhetschef för enheterna Wiks folkhögskola och Wiks slott och att en enhetschef rekryteras för Wiks slott. Detta medför att nuvarande enhetschefer för Kulturenheten respektive Länsbibliotek Uppsala tilldelas titeln verksamhetschef. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13

14 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) Dnr KOB Verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta om verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset. Ärendet Akademiska sjukhuset har inkommit med skrivelse med förslag till Kultur och bildning om en verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset. Sjukhuset fokuserar på sin kärnverksamhet och föreslår därför verksamhetsövergång för biblioteksverksamheten. Tre parter (Kultur och bildning, Akademiska sjukhuset och Uppsala kommun) är berörda av en verksamhetsövergång, eftersom personalen innehar anställningar vid Uppsala kommun. Förhandlingar har förts med Akademiska sjukhuset och dialog har hållits med personalen. Kulturdirektören föreslår en verksamhetsövergång. Bilaga Tjänsteutlåtande Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

15 Dnr KOB Kulturdirektör Anna Söderbäck E-post Till Kulturnämnden Förslag om verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset Bakgrund Akademiska sjukhuset sade i december 2015 upp det löpande avtalet med Uppsala kommun (Bibliotek Uppsala) med avsikt att teckna ett nytt avtal med Uppsala kommun anpassat till nya ekonomiska villkor, som innebar en halvering av sjukhusbibliotekets budget fr.o.m. den 1 september Den 10 maj 2016 meddelade Bibliotek Uppsala att man inte ville förnya avtalet med de nya förutsättningarna utan föreslog att verksamheten fördes över till Akademiska sjukhuset. Den 16 maj 2016 inkom en skrivelse från Akademiska sjukhuset till kulturdirektören. I skrivelsen önskar Akademiska sjukhuset att Kultur och bildning tar över biblioteksverksamheten på Akademiska sjukhuset då Akademiska sjukhuset inte har för avsikt att driva sjukhusbiblioteket i egen regi. Detta skulle ske genom en verksamhetsövergång. Vid nämndsammanträdet den 15 juni 2016 gav Kulturnämnden kulturdirektören i uppdrag att utröna huruvida en verksamhetsövergång skulle vara möjlig för Kultur och bildning. Den 22 september 2016 fick kulturdirektören av Kulturnämnden uppdraget att slutföra arbetet med verksamhetsövergången. Under sommaren och hösten 2016 har ärendet beretts vid förvaltningen och i dialog med representanter från sjukhusbiblioteket, Akademiska sjukhuset och Bibliotek Uppsala. Tjänstemannabedömningar inför beslutet Kulturdirektören finner det lämpligt att sjukhusbiblioteket vid en verksamhetsövergång organiseras som en del av enheten Länsbibliotek Uppsala vid Kultur och bildning. Diskussioner har förts med Akademiska sjukhuset om ekonomiska förutsättningar och diskussioner pågår angående lokalfrågan. Ett förslag på att tkr förs över från Akademiska sjukhusets anslagsram till Kultur och bildning. Därutöver tillskjuts de 200 tkr som förvaltningen erhållit i ram för att stärka kultur i vården-arbetet. Vad gäller HRfrågor vid förvaltningen har frågan behandlats i samverkan med de fackliga organisationerna och riskbedömning har genomförts i dialog med personalen. Storgatan Uppsala tfn org nr kultur@lul.se

16 2 (2) Kulturdirektören föreslår att Kultur och bildning tar över verksamheten vid sjukhusbiblioteket på Akademiska sjukhuset fr.o.m. den 1/ I och med övergången tar Kultur och bildning över personal från Uppsala kommun och verksamhet från Akademiska sjukhuset. Kulturdirektören kommer även att ta fram en överenskommelse gällande fysisk arbetsmiljö, kommunikation och sekretess i samråd med Akademiska sjukhuset då sjukhusbibliotekets verksamhet bedrivs i Akademiska sjukhusets lokaler. Kulturdirektörens sammantagna bedömning är att en verksamhetsgenomgång därför är lämplig att genomföra.

17 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 132 Dnr KOB Revisionsrapport: Granskning av landstingets hantering av konst Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar: att uppdra åt kulturdirektören att begära dispens för revisionssvar tills nämnden sammanträder den 13 december och efter det att protokollet justerats, att uppdra åt kulturdirektören att lämna förslag till remissvar till arbetsutskottet 29 november, att uppdra åt kulturdirektören att arbeta fram förslag till förändringar i delegationsordningen för beslut i nämnden den 13 december. Ärendet Landstingets revisorer har genom KPMG AB genomfört en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Kulturnämnden har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer och om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning och utrangering av konst. Efter genomförd uppföljning 2016 bedömer landstingets revisorer att Kulturnämnden vidtaget ett antal tillfredställande förbättringar utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Landstingets hantering av konst bedöms idag i huvudsak vara ändamålsenlig. Granskningen visar dock på några förbättringsmöjligheter. Svar ska lämnas till revisorerna senast Kulturdirektören föreslår nämnden ansöka om dispens för att hinna bereda revisionssvaret inom förvaltningen och föreslå förändringar i delegationsordningen. Under hösten 2016 har nämnden inplanerade sammanträden den 26 oktober och den 13 december och inget i november. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

18

19

20 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst KPMG AB Augusti 2016 Antal sidor: 9

21 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte och revisionsfrågor 2 4. Metod och avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Projektorganisation 3 8. Granskningsresultat Inventering av konst Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 9 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

22 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Sammanfattning Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets hantering av konst. Granskningen är en uppföljning av tidigare genomförd granskning och ingår i revisionsplanen för år Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

23 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Bakgrund Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst. Landstingets revisorer genomförde 2013 en granskning av landstingets hantering av konst. Detta i syfte att bedöma om landstinget hade en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning av, användning av som utrangering av konst. Kulturnämnden har Landstingsfullmäktiges uppdrag att konstnärligt utsmycka landstingets fastigheter. Landstinget står inför stora investeringar i lokaler de närmaste åren vilket kommer att påverka anskaffningen av konst. Detta visade sig redan i Kulturnämndens årsredovisning 2012 då investeringarna i konst fördubblats i jämförelse med föregående år. Den genomförda granskningen från 2013 visade att processen för anskaffning av, inköp av samt utrangering av konst inte var helt tillfredsställande. Den sammanfattande bedömningen av granskningen var att hanteringen av konst i vissa delar fungerar, men att processen behövde vidareutvecklas för att kunna bedömas som tillräcklig och ändamålsenlig. Hanteringen vid inköp och utrangering bedöms fungera i praktiken, även om det saknas tydliga dokumenterade rutiner avseende inköp av konst i styrdokument. Däremot bedömdes inte hanteringen vid användningen av konst som tillfredsställande eller ändamålsenlig. Det saknades även uppföljning och dokumentation av utplacerad konst. Det hade inte heller genomförts någon årlig inventering, vilket resulterat i att det förelåg differenser mellan konstregistret och verkligheten. Kulturnämnden kunde således inte visa var all konst fanns placerad eller om konsten ens fanns kvar. 3. Syfte och revisionsfrågor Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Granskningen ska förutom den övergripande revisionsfrågan bland annat besvara följande frågor: 1. Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? 2. Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? 3. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? 4. Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? 5. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? 6. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

24 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? 8. Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? 9. Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 4. Metod och avgränsning Granskningen har liksom tidigare granskning utgått från relevant skriftligt underlag såsom riktlinjer, policyer och andra styrdokument. Detta för att besvara frågorna 1 och 2 i avsnitt 3 ovan. Intervjuer har dessutom skett med olika tjänstemän för att besvara frågorna 3, 4, 5, 6, 7, 8 och 9 i avsnitt 3 ovan. Genom olika typer av verifieringar har frågorna 3, 5, 6 och 8 i avsnitt 3 ovan besvarats. 5. Revisionskriterier Granskningen har utgått från såväl gällande regelverk, skriftligt material som de styrdokument som finns på olika nivåer inom landstinget. I tillämpliga delar även jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett Kulturnämnden. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor och av Johan Malm, revisor. 8. Granskningsresultat 8.1 Inventering av konst Vi valde ut fem verksamheter utifrån kulturenhetens inventeringsplan 1. Konferenscentrum, Palliativt centrum och Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning var sådana som inventerades Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus samt Samariterhemmets mammografiverksamhet kommer att inventeras Vi valde att inte gå in i rum där det fanns 1 Inventeringsplan landstingets konst KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

25 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 patienter eller där möten ägde rum. Inventeringen gjordes tillsammans med personal från kulturenheten. Konferenscentrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 25 konstverk. Av dessa kunde vi hitta 15 varav ett inte fanns med i registret. Inventeringen försvårades av att det pågick konferenser i flera av lokalerna. Palliativt centrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 138 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 32 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning Enligt utdrag från konstregistret fanns det 20 konstverk. Två verk från listan återfanns inte, däremot hittades tre verk som inte var registrerade på verksamheten. Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus Enligt utdrag från konstregistret fanns det 322 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 20 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Samariterhemmets mammografi Enligt utdrag från konstregistret fanns det 19 konstverk och samtliga återfanns. 8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? Iakttagelse Förvaltningen gör inköp med stöd av riktlinjerna som beslutades av Kulturnämnden i juni och en beslutsordning 3 som i januari 2006 fastslogs av dåvarande förvaltningschef. Riktlinjerna anger att kulturenhetens projektledare har rätt att fatta beslut om enskilda konstinköp under kr och vid högre belopp har chefen för kulturenheten rätt att fatta beslut om inköp. Vid större projekt som t.ex. nybyggnationer eller mer omfattande ombyggnationer följs en beslutsprocess som beskrivs i riktlinjerna. Enligt processen fattas beslutet om vilken konstnär som ska användas för gestaltningen av konstgruppen varefter enhetschefen tecknar avtal med konstnären om genomförande. Av beslutsordningen framgår det att kultursekreterarna får göra inköp av konst för projekt och konst för komplettering förutsatt att inköpen görs inom ramen för budget. Alla typer av beslut som nämns i beslutsordningen betraktas som verkställighet. Bedömning Riktlinjerna som kulturnämnden beslutat om ger en bra överblick över ansvar, processer och roller, men den delegerar också makten att fatta beslut. Så förutom delegation genom 2 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni Beslutsordning inom kultur i länet, dnr KU KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

26 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 delegationsordningen har nämnden också delegerat beslut i löpande verksamhet genom riktlinjerna. Vi bedömer att det som delegerats i riktlinjerna borde återges i delegationsordningen, inte minst för att återrapporteringen av delegationsbeslut till Kulturnämnden ska fungera. Kommunallagen anger att nämnder får delegera beslutanderätt till anställda med vissa undantag. Ett villkor för att nämnden släpper ifrån sig delar av den beslutande makten är att beslutet sedan återrapporteras till nämnden. Återrapporteringen är dessutom avgörande för att överklagandetiden ska börja löpa och för att beslutet så småningom ska vinna laga kraft. Om det inte återrapporteras kan beslutet överklagas för all framtid. Förvaltningen arbetar efter principen att inköp inom ramen för en beslutad budget utgör verkställighet. Det är vanligt att en nämnd delegerar beslutanderätt mellan golv och tak när det gäller inköp. Ett exempel är att nämnden beslutar att inköp under ett prisbasbelopp utgör verkställighet, att inköp mellan 1-20 prisbasbelopp utgör delegation och alla inköp över 20 prisbasbelopp ska beslutas av nämnd. 8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? Iakttagelse Riktlinjerna tar ett helhetsgrepp på arbetet med konstnärlig gestaltning. Förvaltningen har även tagit fram en fördjupad instruktion för rollen som konstombud 4. Begreppet konstombud är nytt sedan granskningen Konstombudet ska meddela om den egna verksamhetens lokalförändringar och i övrigt vara samarbetspart mot kulturenheten. Enheten sammankallar ombuden till informationsmöten. Konstombudens införande har varit uppe på ledningsnivå för dragning av kulturdirektören. Det är respektive förvaltningschef som utser konstombuden i sin verksamhet. Bedömning Vår inventering visar att nämnden i huvudsak har tillräcklig kontroll över konstens placering och vi bedömer att införandet av konstombuden är rätt steg på vägen för att ytterligare förbättra nämndens kontroll över konsten. 8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Konsten förtecknas i FileMaker som är ett databasverktyg. Man har nyligen köpt en ny version av programmet och databasen säkerhetskopieras enligt landstingets IT-rutiner. Uppgifterna i registret matas in manuellt av användarna själva. Det finns ingen skriftlig instruktion om hur användarna ska fylla i formuläret när man skapar ny eller ändrar befintlig registrering. Databasen är inte mobil vilket innebär att inventering måste ske på papper för att sedan föras över i databasen. 4 Att vara konstombud, Kulturenheten KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

27 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 Vid konstinventeringen upptäckte vi två fel av 110 registreringar av den typen som avser inmatningsfel som t.ex. felaktigt registreringsnummer. Desto vanligare var det att uppgifter om var verket fanns i lokalerna inte stämde eller att platsen var alltför generellt beskriven (t.ex. plan 3 ) för att man skulle kunna lokalisera det med hjälp av registret. Bedömning Vi bedömer att landstingets konst förtecknas på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringspotential i hanteringen av FileMaker. Till exempel registreras platsen på vilken verket finns i en varierande grad av noggrannhet. Nämnden bör tillse att ambitionsnivån för inmatning av uppgifterna i systemet är densamma för alla användare. 8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Iakttagelse Systematisk inventering som utförs av personal på kulturenheten påbörjades 2015 och förvaltningen har upprättat en inventeringsplan som är indelad efter verksamhet och år. Enheten har förstärkts med en 40 % -tjänst för ändamålet. Omfattningen är ca konstverk och det beräknas ta ca 3 år. Enligt riktlinjerna ska inventering göras av konstombuden tillsammans med personal från kulturenheten. Vår inventering visade få avvikelser mellan registret och de verkliga förhållandena. Om man bortser från konferenscentrum som inte kunde inventeras fullt ut var det fyra konstverk av 91 som inte kunde hittas och vi hittade bara fyra verk utöver det som var förtecknat. Bedömning Vi anser att Kulturnämnden har tagit nödvändiga åtgärder för att åtgärda den bristande kontroll som upptäcktes i den tidigare granskningen. Man har förstärkt bemanningen på förvaltningen särskilt för det här ändamålet, man har beslutat om riktlinjer för hur inventeringen ska gå till och vilka som ska göra den och man har påbörjat en systematisk inventering genom att arbeta efter en inventeringsplan. 8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Iakttagelse Förrådsställd konst förvaras i huvudsak på centralförrådet i förvaltningens egna lokaler. Utöver detta finns två mindre förråd på Akademiska sjukhuset som enheten sköter och har kontroll över. Förrådet vid lasarettet i Enköping som uppmärksammades i granskningen 2013 har avvecklats och konsten har flyttats till centralförrådet. Äldre oljemålningar placeras i inhyrda utrymmen på Upplandsmuseet som är särskilt avsedda för sådana målningar. Kultur och bildning ska flytta till kvarteret Eldaren tillsammans med flera andra delar av landstinget. Centralförrådets konst ska flyttas till Storgatan 32 där man bygger ett nytt centralförråd med lokaler som är anpassade för ändamålet. Där kommer det att finnas särskild förvaring för kortare och längre förrådsställning, förråd anpassade för olika typer av konst t.ex. målningar, grafik osv. Det kommer även att finnas utrymme för skötsel och underhåll, KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

28 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 möteslokal, visningsrum och ett kontor med tre arbetsplatser samt pentry. Det är förvaltningens uppfattning att det nya förrådets utrymmen kommer att vara tillräckliga för framtida behov. Under 2015 fick förvaltningen kr för renoveringar utöver ordinarie budget. För 2016 finns kr budgeterat för renoveringar, underhåll och ramningar. Konstbudgeten i större projekt kan också bekosta renoveringar och omramningar av äldre verk för återanvändning. Kulturenheten upplever att det är sällan som konst skadas avsiktligt men att underhållet överlag är eftersatt och att den utökade budgeten är rimlig. Både nyinköpta verk såväl som äldre verk lämnas in till externa aktörer för ramning. Enklare renoveringar/lagningar av verk genomför dock enheten själv, om det dock är fråga om komplicerade renoveringar så anlitar man extern kompetens. Bedömning Vi bedömer att förvaring och underhåll är ändamålsenligt. Förrådet på lasarettet i Enköping har avvecklats, ett nytt centralförråd som är anpassat för ändamålet håller på att byggas och budgeten för underhåll har utökats. 8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Vi har granskat att mottagningsattest och beslutsattest på 55 fakturor stämmer mot attestförteckning och vi har inte funnit några avvikelser. Av de 55 fakturorna har vi valt ut 13 för att kontrollera dokumentationen i beslutsprocessen. Dokumentation kunde kopplas till 12 av fakturorna. Den faktura som inte hade någon medföljande dokumentation gällde ett inköp av kompletteringskonst inom ramen för budget och betraktas då som verkställighet av förvaltningen. Bedömning I samband med granskningen ovan har vi inte konstaterat några avvikelser. 8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? Iakttagelse Det finns en blankett på intranätet där man kan rapportera behov av ny konst eller omhängning av befintlig konst, rapportera skadad eller försvunnen konst eller rapportera en lokalförändring som påverkar den konstnärliga gestaltningen. Vid större ombyggnationer och dylikt där förvaltarna på landstingsservice är inblandade ska de enligt deras egen projekthandbok kontakta projektledarna på kulturenheten för rådgivning och samråd. Projektledarna på enheten håller regelbunden kontakt med förvaltarna för att de inte ska glömma bort konstfrågan KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

29 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 I de fall där landstinget helt lämnar lokaler där det finns fasta installationer är principen att om verket kan tas ner utan att byggnaden förstörs så gör man det. Bedömning Blanketten har uppdaterats sedan granskningen 2013 och enligt förvaltningen har det inte kommit in några klagomål från användarna om att den skulle vara svår att hitta på intranätet eller att den skulle vara svår att använda. Vi bedömer att direktkontakt med förvaltarna på landstingsservice är ett bra sätt att få samarbetet att fungera. Principen om överlåtelse av fasta installationer nämns inte i riktlinjerna och vi anser att de behöver uppdateras i det avseendet. Den här granskningen omfattar inte om droit de suite (ersättning vid vidareförsäljning eller följerätt) är tillämplig i det här avseendet men vi anser att Kulturnämnden bör utreda frågan. 8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? Iakttagelse Två projektledare gör bedömningen om ett verk ska kasseras. Om verket kasserats markeras det i FileMaker. Avyttring av konst regleras av riktlinjerna som anger att försäljning av landstingets konst endast får ske efter beslut av Kulturnämnden. Bedömning Åtgärden att kassera ett verk beskrivs i riktlinjerna men är olyckligt formulerad. Riktlinjerna anger att Beslutet måste tas i närvaro av minst två tjänstemän vid kulturenheten 5. Formuleringen antyder att det är en tredje person inblandad som tar beslutet trots att vår intervju med tjänstemännen vid kulturenheten visar att beslut om kassering tas av två tjänstemän i förening. Även här anser vi att den här typen av delegation bör införas i delegationsordningen. Regeln om att landstingets konst bara får försäljas efter beslut i Kulturnämnden kan skapa en situation där Landstingsstyrelsen som har det strategiska ansvaret för fastighetsfrågor är beroende av ett beslut i Kulturnämnden när styrelsen vill sälja en fastighet med konst som inte går att flytta. Kulturnämnden bör utreda och söka samsyn med Landstingsstyrelsen i frågan. 5 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni 2015 s KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

30 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? Iakttagelse När verksamhet flyttar så prioriterar kulturenheten den och genomför inventering innan de hinner flytta, d v s vid större flyttar av landstingets verksamhet genomförs specifika insatser utöver ordinarie inventeringsplan och inför flytten till kvarteret Eldaren är en sådan planerad. Bedömning Kulturnämnden har en inventeringsplan i samband med den planerade flytten till kvarteret Eldaren. 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. Datum som ovan KPMG AB Anders Petersson Certifierad kommunal yrkesrevisor Johan Malm KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

31 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 133 Anmälan av delegationsbeslut Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande förteckningen till handlingarna. Bilaga Förteckning över delegationsbeslut 134 Övriga frågor Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

32 Rapport till kulturnämnden angående fattade delegationsbeslut Typ av delegation Delegat Ärende Datum Diarienummer Anmärkning 3.3. Bidrag Enhetschef Regionalt projektbidrag, andra fördelningen Bidrag Enhetschef Projektbidrag till kultur för asylsökande 3.3 Bidrag Enhetschef Regionalt bidrag till filmproduktion, tredje fördelningen 3.3. Bidrag Länsbibliotekarie Timeout för läsning: Enköpings kommun, Heby kommun respektive Håbo kommun KOB KOB KOB KOB

33

34

35

36

37

38

39

40 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 135 Dnr KOB Rapport: Verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande rapporten till handlingarna. Ärendet Kulturnämndens ordförande, kulturdirektör Anna Söderbäck samt utredare Jeanette Wetterström lämnar muntlig rapport om årets styrelsedialoger med de institutioner som erhåller verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen från landstinget. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

41 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (12) 136 Övriga rapporter Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande