På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde. Övriga får denna kallelse för kännedom.

Transkript

1 Till kulturnämnden med ersättare Kallelse På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde. Övriga får denna kallelse för kännedom. Tid: Tisdagen den 13 december kl (Mötet inleds kl med gemensamt luciafirande i Riddarsalen) Plats: Ärenden: Stenhuset, Wiks slott, Balingsta (hitta dit: Enligt bifogad föredragningslista Välkommen! Förhinder anmäls till Jeanette: Telefon , mobil E-post: jeanette.wetterstrom@lul.se Enligt uppdrag Jeanette Wetterström Utredare/Nämndsekreterare Bilagor: Program Föredragningslista med handlingar Kungsgärdet S:t Johannesgatan 28 Box Uppsala tfn fax org nr kultur@lul.se

2 2 (2) Program för dagen Kaffe och luciafirande med eleverna vid musiklinjen vid Wiks folkhögskola i Riddarsalen Föredragningar, inklusive kort paus ca kl Gemensam lunch Fortsatta föredragningar Gruppmöten Kaffe Beslutssammanträde

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Kulturnämndens sammanträde 13 december 2016 på Wiks slott Ärende Upprop Fastställelse av föredragningslista Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet Arbetsutskottets protokoll Ekonomisk rapport: oktober 2016 Kultur och bildnings anslag 2017 Kulturnämndens uppdrag till förvaltningen Styrelsefrågor för Wiks folkhögskola Inriktning och mål för Wiks folkhögskola Budget 2017 för Wiks folkhögskola Verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen 2017 (KOMPLETTERAS) Verksamhetsbidrag utanför kultursamverkansmodellen 2017 Revidering av delegationsordning för kulturnämnden och styrelsen för Wiks folkhögskola Revisionssvar: Uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst Internkontrollplan 2017 Nytt datum för februarinämnden Anmälan om delegationsbeslut Övriga frågor Rapport: Regional kulturplan inför 2017 Dnr KOB KOB KOB KOB KOB KOB KOB KOB KOB KOB KOB

4 Rapport: Bidrag till studieförbunden 2017 Rapport: Kultur för att främja hälsa Övriga rapporter KOB

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 137 Upprop Upprop förrättas. 138 Fastställelse av föredragningslista 139 Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet Förslag till beslut På grund av julledighet föreslås tidpunkt för justering veckan innan jul. 140 Arbetsutskottets protokoll Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande protokollet till handlingarna. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 141 Ekonomisk rapport: oktober 2016 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänna månadsrapporten. Ärendet Ekonomichef Åsa Cervin Hedfors har sammanställt ekonomisk månadsrapport för perioden. Bilaga Ekonomisk månadsrapport Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Månadsrapport oktober 2016 Kulturnämnden SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Utfallet efter nio månader är -2,8 mnkr, vilket är ca 2 mnkr bättre än budgeterat för perioden. Den positiva avvikelsen är en samlad effekt av avvikelser på flera poster i resultaträkningen. Intäkterna är större än budgeterat vilket förklaras av att Wiks folkhögskola under 2016 erhållit medel för extra platser vid allmän linje. Kostnadssidan avviker också positivt från lagd budget, vilket till stor del kan förklaras av att kostnadsutfallet i verksamheterna är något mer baktungt än vad som förutsågs när budgeten periodiserades. Kultur och bildning prognostiserar ett nollresultat för BILAGOR 1. Årsprognos

8 2 (2) Bilaga 1 Årsprognos, tkr Utfall Budget Utfall Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Landstingsanslag Intäkt fast ersättning Rörlig ersättning specialistvård Vårdvalsersättning Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Alf Trafikintäkter Övrig finansiering Övriga intäkter Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Summa intäkter Lönekostnader inkl inhyrd personal Övriga personalkostnader Kostnad fast ersättning Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad Avskrivningar/nedskrivningar Summa kostnader RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Immateriella investeringar Övriga materiella investeringar

9 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 142 Kultur och bildnings anslag 2017 Dnr KOB Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar: att anslå kronor till Kultur och bildning för 2017 års verksamhet, att fastställa budget och anslagsfördelning 2017 enligt bilagor. Ärendet I regionplan och budget anslås kulturnämnden för år 2017 ett anslag om kronor att användas för kulturverksamhet. Detta motsvarar en uppräkning av 2065 års anslag med cirka 2,1 %. I uppräkningen finns inkluderat ett effektiviseringskrav på 1,0 %. Utöver den allmänna uppräkningen tillförs anslaget kr till kultursamverkansmodellen bland annat med anledning av att Region Uppsala övertar finansieringsansvaret från kommunerna för Folkrörelsearkivet kr tillförs anslaget med anledning av att förvaltningen Kultur och bildning övertar ansvar och drift för sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset kr tillförs anslag för ändamål kultur för att främja hälsan för nyanlända och asylsökande kr tillförs anslaget för att förstärka arbetet med kultur i vården kr tillförs anslaget för att satsningen på Litteraturkarusellen kan fortsätta när de statliga utvecklingsmedlen upphör Kulturnämnden beslutar att för år 2017 anslå kronor till Kultur och bildning. I bilaga 1 redogörs för satsningar och prioriteringar som görs i 2017 års budget. I bilaga 2 redogörs för hur anslaget fördelas mellan förvaltningens olika verksamheter och områden. Bilaga 3 visar förvaltningens bruttobudget Bilagor 1. Satsningar och prioriteringar Fördelning av regionanslag Budget 2017 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

10 Bilaga 1 Budget 2017 Förvaltningen Kultur och bildning har av Kulturnämnden tilldelats kr för verksamhet Dessa anslagsmedel fördelas till förvaltningens enheter och verksamheter enligt bilaga 2. Wiks slott och konferens, som tillhör förvaltningen, är en intäktsfinansierad verksamhet och erhåller inget regionanslag. Två nya verksamheter tillförs förvaltningen från och med Det är dels teaterkonsulentverksamheten där ansvar övertas från Riksteatern i Uppsala län, dels sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset. Förvaltningens bruttobudget, det vill säga en budget som även innehåller verksamhetens intäkter, redovisas i bilaga 3. Nedan redogörs för de satsningar och prioriteringar som gjorts och ligger till grund för fördelningen av regionanslag. Satsningar och prioriteringar i budget 2017 Litteraturkarusellen Statliga utvecklingsmedel för länets utökade litteratursatsning upphör i och med utgången av Satsningen har bestått av flera delar varav Litteraturkarusellen varit den ekonomiskt största enskilda satsningen. För att kunna möjliggöra en fortsatt satsning tillförs Länsbiblioteket kr. Kultur för att främja hälsan för nyanlända/asylsökande I budget 2017 avsätts kr för ändamålet kultur för att främja hälsan för nyanlända och asylsökande. Medlen tillförs budgetposten Regionala utvecklingsmedel. Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset Från och med 2017 överförs verksamheten vid sjukhusbiblioteket på Akademiska sjukhuset till förvaltningen Kultur och bildning. I och med övergången överförs kr i ram från Akademiska sjukhuset till Kultur och bildning. I budget 2017 erhåller sjukhusbiblioteket den överförda ramen samt ytterligare kr för att förstärka arbetet med kultur i vården (se nedan), det vill säga totalt kr.

11 2 (3) Kultur i vården Kulturnämnden har erhållit kr i 2017 års anslagsram avsett till en förstärkning av arbetet inom Kultur i vården med anledning av att Akademiska sjukhuset under 2016 som en effektiviseringsåtgärd halverat sjukhusbibliotekets budget. Sjukhusbiblioteket är en viktig part i kultur i vården-arbetet som drivs inom ramen för Kultur och bildning. Från och med 2017 ingår sjukhusbiblioteket i förvaltningen Kultur och bildning. I budget 2017 tillförs Sjukhusbiblioteket, som organisatoriskt placeras under Länsbiblioteket, en ramförstärkning på kr för att möjliggöra att biblioteket kan fortsätta vara en resurs i arbetet med kultur i vården. Regional utveckling Posten regionala utvecklingsmedel förstärks med kr för att möjliggöra fler satsningar på regionala utvecklingsprojekt och utveckling av det strategiska arbetet inom områdena folkbildning och mångkultur, mångspråkighet och nationella minoriteter. Under 2016 påbörjas också arbetet med en ny regional kulturplan vilket beräknas medföra ökade kostnader för bland annat möten och samverkan. Uppräkning av verksamhetsbidrag Årliga verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen:: I budget 2017 uppräknas det totala bidragsutrymmet inom Kultursamverkansmodellen med 2,1 %. Utöver detta tillförs budgetposten kr bland annat med anledning av att Region Uppsala övertar det finansiella ansvaret för Folkrörelsearkivet från kommunerna. Årliga regionala verksamhetsbidrag: I budget 2017 uppräknas det totala bidragsutrymmet för regionala verksamhetsbidrag med 2,1 %. Utöver detta tillförs budgetposten kr avseende Riksteatern i Uppsala län. I och med att Kultur och bildning från och med 2017 tar över främjandeuppdraget för teater från Riksteatern i Uppsala län, uppfyller man inte längre villkoren för att erhålla verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen. Riksteatern i Uppsala län har istället möjligheter att erhålla regionalt verksamhetsbidrag för kvarvarande verksamhet. Förstärkning av konsthandläggargruppen Kulturenheten tillförs kr för att förstärka konsthandläggargruppen till följd av ökad arbetsbelastning i samband med ökat antal flyttar och om- och nybyggnationer inom landstinget (bland annat Framtidens akademiska). Kultur och hälsa I budget 2017 har kr reserverats för fortsatt satsning på kultur och hälsa.

12 3 (3) Effektiviseringskrav 2017 Inom planperioden kommer alla verksamheter inom landstinget ha årliga effektiviseringskrav där avsikten är att landstinget på sikt ska nå en ekonomi i balans. För 2017 är effektiviseringskravet 1 %, vilket för Kultur och bildning motsvarar cirka en miljon kr. Effektiviseringskravet i budget 2017 hanteras delvis genom att förvaltningen räknar med mer statliga bidragsintäkter än tidigare för verksamheten vid Wiks folkhögskola. Det gäller statens satsning på extraplatser vid folkhögskolor som fortsätter under Utöver detta så sker inga uppräkningar av medel för lämnade bidrag utöver kultursamverkansmodellen samt regionala verksamhetsbidrag. De bidragsmedel som omfattas av detta är: bidrag till ungdomsförbunden ( kr), studieförbunden ( kr) och regionala projektbidrag ( kr). Omfördelningar i budget I och med att Kultur och bildning från och med 2017 tar över främjandeuppdraget för teater från Riksteatern i Uppsala län, uppfyller man inte längre villkoren för att erhålla verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen. Riksteatern i Uppsala län har istället möjligheter att erhålla regionalt verksamhetsbidrag för kvarvarande verksamhet. En omfördelning med kr från budgetposten Kultursamverkan till Kulturenheten görs i och med denna förändring kr av dessa medel tillförs budgetposten regional bidragsgivning. Budget för teaterkonsulentverksamheten år 2017 sätts till kr. Förvaltningens danssatsning kommer från och med 2017 att handläggas inom ramen för kulturenhetens danskonsulentverksamhet kr överförs därför från posten för Regional utveckling till Kulturenheten.

13 Bilaga 2 Fördelning av regionanslag 2017 Kultur och bildning Beslut Beslut Regionanslag Not Förvaltningsgemensamt, stab och kulturnämnd Studieförbund Summa Kultursamverkan och övrig regional utveckling Regionala verksamhetsbidrag kultursamverkansmodellen ,4 Övriga regionala utvecklingsmedel ,3 Summa Kulturenheten Filmkonsulent Danskonsulent Konstkonsulent Teaterkonsulent Kultur i vården Ungdomsförbund Kulturstipendier Regionala projektbidrag Regional bidragsgivning Summa Länsbibliotek Uppsala Sjukhusbibliotek Summa Wiks folkhögskola Totalsumma Not 1 Anslagsposten Regionala verksamhetsbidrag kultursamverkansmodellen förstärks med tkr bland annat med anledning av att Region Uppsala tar över det finansiella ansvaret för Folkrörelsearkivet från kommunerna. Not 2 Anslagsposten förstärks med 750 tkr för satsningen på kultur för nyanlända/asylsökande samt 235 tkr för att bland annat möjliggöra fler satsningar på regionala utvecklingsprojekt Not 3 Medel avseende danssatsning under budgetposten regionala utvecklingsmedel omfördelas till anslaget för danskonsulentverksamheten i länet. Not 4 Från och med 2017 övertar Kultur och bildning teaterkonsulentverksamheten från Riksteatern i Uppsala län. Med anledning av detta omfördelas tkr från posten Kultursamverkan (där Riksteatern tidigare erhållit bidrag för teaterkonsulentverksamheten) till Kulturenheten. Av omfördelade medel tillförs anslagsposten regional bidragsgivning 100 tkr. Budget för teaterkonsulentverksamheten fastställs till tkr för Not 5 Länsbibliotekets anslag förstärks med tkr med anledning av att verksamheten vid Akademiska sjukhusets sjuhusbibliotek tas över av Kultur och bildning från och med Verksamheten placeras organisatoriskt under enheten Länsbiblioteket.

14 Bilaga 3 Budget 2017 Kultur och bildning Årsbudget 2017 tkr Not Landstingsanslag Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader Övriga personalkostnader -909 Lokal- och fastighetskostnader Övriga kostnader Finansiell nettokostnad -35 Avskrivningar/nedskrivningar -509 Summa kostnader RESULTAT 0 Not 1 Statsbidrag Kulturrådet Folkbildningsrådet Myndigheten för yrkeshögskolan 3908 Övriga intäkter Totalt övriga intäkter

15 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 143 Dnr KOB Kulturnämndens uppdrag till förvaltningen 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar: att uppdra till kulturdirektören att genomföra de av landstingsfullmäktige beslutade uppdragen till kulturnämnden i Regionplan och budget och att återkomma med en rapport till nämnden varje tertial, att anta uppdragen inom respektive strategiskt utvecklingsområde enligt bilaga och att uppdra till kulturdirektören att genomföra och återkomma med en rapport till nämnden varje tertial. Ärendet Landstingsfullmäktige beslutade , 87, om Regionplan och budget (RPB). Av den nya styrmodellen, som beskrivs i planen, framgår att nämnden har i uppdrag att ta fram uppdrag som stärker regionen inom de strategiska utvecklingsområdena utöver de av fullmäktige fastställda uppdragen. Bilaga Kulturnämndens uppdrag Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

16 MÅL, UPPDRAG OCH INDIKATORER 2017 REGION UPPSALAS VISION: Ett gott liv i en nyskapande kunskapsregion med internationell lyskraft. REGION UPPSALAS STRATEGISKA UTVECKLINGSOMRÅDEN: En region för alla Region Uppsala ska främja hälsa och förbättra livskvaliteten hos invånarna. En nyskapande region Region Uppsala tar fasta på förmågan till förnyelse och tar ansvar för en hållbar utveckling. En växande region Region Uppsala utvecklas med fokus på ekologisk hållbarhet. Region Uppsala har 18 strategiska mål. De strategiska målen är kopplade till de strategiska utvecklingsområdena. De är mål av väsentlig vikt för regionens arbete. Ett av målen under utvecklingsområdet En region för alla avser Kultur och bildnings verksamhetsområde: STRATEGISKT MÅL FÖR KULTUR OCH BILDNING Region Uppsala utvecklar kultur- och kunskapsregionen genom ett konst- och kulturliv som präglas av mod, bildning och delaktighet. INDIKATORER Antal aktiviteter för/med: Kommunala aktörer Professionella kulturskapare Det civila samhällets aktörer Barn och unga Antal vuxna invånare/1000 som deltar i kurser inom folkbildningen. Indikatorerna ska återrapporteras tertialvis. FULLMÄKTIGES UPPDRAG TILL KULTURNÄMNDEN 2017: Region Uppsala ska, under 2017, i samverkan med länets kommuner och i samråd med det professionella kulturlivet och civilsamhället inleda arbetet med att ta fram en regional kulturplan för åren Vid upphandlingar ska krav ställas för att minimera miljöpåverkan under hela livscykeln. Uppdragen ska återrapporteras tertialsvis.

17 KULTURNÄMNDENS UPPDRAG 2017 TILL KULTUR OCH BILDNING INOM DE 3 UTVECKLINGSOMRÅDENA. En region för alla Region Uppsala ska främja hälsa och förbättra livskvaliteten hos invånarna Under 2017 genomföra särskilda insatser för att nå nya grupper, tillvarata mångspråkighet, mångkultur och nationella minoriteter för att därigenom stärka den demokratiska utvecklingen i regionen. utveckla arbetet inom området kultur och folkhälsa. synliggöra folkbildningens betydelse för regionen. En nyskapande region Region Uppsala tar fasta på förmågan till förnyelse och tar ansvar för en hållbar utveckling Under 2017 stödja det fria konstlivet exempelvis genom initiativ som ökar de internationella kontaktytorna inom kulturområdet i länet. arrangera Kulturting 2017 i samverkan med Region Örebro län, Landstinget i Sörmland, Landstinget i Västmanland och Region Gävleborg. delta i arbetet med att utveckla samverkansformerna inom Region Uppsala för att stärka besöksnäringen och kulturella kreativa näringar. En växande region Region Uppsala utvecklas med fokus på ekologisk hållbarhet Under 2017 inleda arbetet med att ta fram en regional kulturplan för anordna mötesplatser kring konstens och kulturens betydelse för en växande och hållbar region. arbeta för att företrädare för kultur i större utsträckning används i samhällsplanerande processer. Uppdragen ska återrapporteras tertialsvis.

18 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) Dnr KOB Inriktning och mål för Wiks folkhögskola Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar fastställa inriktning och mål för Wiks folkhögskola i enlighet med förslaget. Ärendet I egenskap av styrelse ska kulturnämnden fastställa inriktning och mål för Wiks folkhögskola för kommande period. Rektor Elin Holmsten har arbetat fram förslag på styrdokument. Bilaga Måldokument Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

19 Inriktning och mål för Wiks folkhögskola Dokumentet grundar sig på Landstinget i Uppsala läns Regionala kulturplan, Regionplan och budget, Reglemente och arbetsordning för landstingsstyrelsen samt styrelser och nämnder samt förordning om statsbidrag till folkbildningen, där statens intentioner med bidraget framgår. Det arbete som personal och studerande genomför vid Wiks folkhögskola utgår från ovanstående styr- och riktlinjer och grundar sig på respekten för alla människors lika värde. Wiks Folkhögskolas uppdrag Folkhögskolan utgör ett väsentligt bidrag till samhället, genom att bidra till demokratisk utveckling, en höjd bildningsnivå och stärkt engagemang hos deltagarna att påverka sin livssituation, hälsa och livskvalitet. Ambitionen att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet, är även en uttalad målsättning för folkhögskolan. Folkbildningsrådets fem prioriterade områden är vägledande för verksamheten: Bildning och sammanhang Tillgänglighet och delaktighet Medborgare och civilsamhälle Arbetsliv och livslångt lärande Kultur och kreativitet Beskrivning av nuläge för Wiks folkhögskola med filialen Uppsala folkhögskola Wiks profil och styrka är dess breda utbud av långa och korta kurser. Folkhögskolans utbildningsutbud ger grund och fördjupningsmoment och fungerar som högskoleförberedande, och är dessutom demokrati- och identitetsutvecklande där mänskliga möten och samtal står i centrum. Den estetiska verksamheten omfattar konst, musik, teater och skrivande och erbjuder såväl ettåriga utbildningar som ett brett utbud av specialiserade kortkurser. Filialen Uppsala folkhögskola erbjuder den allmänna, högskoleförberedande linjen, studiemotiverande folkhögskolekurser och etableringskurser för nyanlända. Wik utgör en arena där möten och samarbeten mellan konstarterna skapar utvecklingspotential unik i sitt slag. Det estetiska kortkursutbudet erbjuder allmänheten tillgång till ett brett utbud av konst och kulturutövande. Wik värnar samverkan och utvecklande möten såväl inom som mellan linjerna. Folkhögskolan ger också en attraktiv tolkutbildning med 40-årig erfarenhet, samt samverkanskurser i en mängd områden, såsom kurser för syn- och hörselskadade i samverkan med landstinget. Inriktning för perioden Socioekonomiska samhällsförändringar har under senare tid medfört att folkhögskolor fått en förändrad roll och ett utökat ansvar. Till exempel finns det en stor efterfrågan på utbildade tolkar, på kurser för nyanlända och arbetssökande och regeringen ger för närvarande extra platser på allmän linje. I samband med detta behöver vi utreda behovet av utökad studie- och yrkesvägledning, elevvård liksom behovet av special- och socialpedagogisk kompetens. Wiks folkhögskola har möjlighet och vilja att bidra, samt potential att utöka och diversifiera verksamheten. I och med flytten av filialen Uppsala folkhögskola till nya lokaler i Ultuna finns möjligheter att anskaffa lokaler för detta ändamål. 2 av 3 våningsplan är i dagsläget förhyrda i fastigheten i Ultuna, och förutsättningarna för att hyra samtliga våningar bör undersökas. Vidare ska folkhögskolan under perioden prioritera att utveckla Wikområdet som helhet, i samverkan med Wiks slott och andra intressenter. Folkhögskolan ska också fördjupa och vidareutveckla de estetiska linjerna var för sig och linjeövergripande, samt se över skolgemensamma aktiviteter. Folkhögskolan ska verka för en större förståelse för den estetiska kunskapens bidrag till individ och samhälle samt för att möta fler medborgares behov av kulturupplevelser och eget skapande. Slutligen ska Wiks folkhögskola ta fram strategier för användandet av digitala verktyg i undervisning och administration.

20 Mål för 2017 Under 2017 ska Wiks folkhögskola Skapa en tydlig och transparent ledningsstruktur och organisation Skapa förutsättningar för att planera och följa upp verksamheten ekonomiskt och planera för långsiktig hållbarhet Se över och utveckla skolans strategi för övergripande marknadsföring Utveckla konceptet Kursgård, d v s kurser som inte finansieras av statsbidrag, vad gäller värdegrund, innehåll, utbud och ekonomi Undersöka förutsättningarna för att utöka verksamheten samt förlägga den utökade verksamheten till Ultuna (bland annat Svenska från dag 1, utökad tolkverksamhet, svenska för vårdpersonal), samt undersöka eventuella samordningsvinster I samverkan med Wiks slott och konferens, Upplandsstiftelsen och LSU inventera användandet av, och utvecklingsmöjligheter för, Wikområdet som helhet Fortsätta diskussionen om ett flexibelt scenrum

21 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) Dnr KOB Budget 2017 för Wiks folkhögskola Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar fastställa budget 2017 för Wiks folkhögskola. Ärendet Skolan har arbetat fram budget 2017 för Wiks folkhögskola. I egenskap av styrelse för skolan föreslås kulturnämnden fatta beslut om att fastställa budgeten. Bilaga Budget 2017 för Wiks folkhögskola Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 Budget 2017 Wiks folkhögskola Årsbudget 2017 tkr Not Landstingsanslag Övriga intäkter Summa intäkter Lönekostnader Övriga personalkostnader -237 Lokal- och fastighetskostnader Övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar -239 Summa kostnader RESULTAT 0 Not 1 Statsbidrag Folkbildningsrådet Myndigheten för yrkeshögskolan 3908 Specialpedagogiska myndigheten 63 Internatavgifter 2720 Övriga intäkter 4714 Totalt övriga intäkter

23 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 146 Dnr KOB Verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar: att fördela regionala verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen i enlighet med förslaget i steg 1, att i steg 2 fördelas kr i regionalt bidrag i februari samt statligt regionalt bidrag efter beslut av Statens Kulturråd. Beräkningen av statsbidragen i bilagan ger endast en indikation om den slutliga fördelningen av statsbidragen och baserar sig på en förväntad uppräkning av den totala potten. För det fall den totala statsbidragspotten skulle komma att justeras av Kulturrådet kan nya beräkningar behöva göras. Ärendet Kulturnämnden ska fördela regionala verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen för år Landstinget ingår i den statliga kultursamverkansmodellen, vilket innebär att institutioner som ingår i modellen i Uppsala län erhåller såväl statliga som regionala årliga verksamhetsbidrag, vilka fördelas av landstingets kulturnämnd. Inför år 2017 är det fem externa institutioner som ingår modellen, samt de interna konsulentverksamheterna och regional biblioteksverksamhet. Riksteatern Uppsala län, som tidigare erhållit bidrag inom modellen, erhåller fr.o.m. år 2017 verksamhetsbidrag utanför modellen, alltmedan teaterkonsulentverksamheten sedan 1 januari 2017 ingår i förvaltningen Kultur och bildning och kommer att uppbära statsbidrag. De fem externa verksamheterna har inkommit med ansökningar om bidrag inom ansökningstiden och alla har skriftligen intygat att statens tillgänglighetskrav inför 2017 kommer att uppfyllas senast I början av oktober har kulturnämndens arbetsutskott, kulturdirektör Anna Söderbäck samt utredare Jeanette Wetterström hållit dialoger med samtliga verksamheter på styrelsenivå. Därefter har handläggningen för bidragsprövningen skett inom Kultur och bildning och förvaltningen har övervägt verksamheterna i relation till målsättningar i kulturplanen, nationella kulturpolitiska mål och särskilda äskanden inför Den statliga delen av verksamhetsbidragen fastställs av nämnden slutgiltigt när beskedet om bidragspotten till Uppsala län erhållits av Statens kulturråd. Beskedet från Kulturrådet beräknas komma i början av februari. Bilaga (ÄRENDET KOMPLETTERAS) Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

24 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 147 Dnr KOB Verksamhetsbidrag utanför kultursamverkansmodellen 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att fastställa verksamhetsbidrag 2017 (utanför samverkansmodellen) enligt förslaget. Ärendet Kulturnämnden ska fördela regionala verksamhetsbidrag, utanför samverkansmodellen, för år Elva organisationer har ansökt om verksamhetsbidrag, varav två organisationer (Litteraturcentrum Uppsala och Panikteatern) ej ansökt om eller tilldelats verksamhetsbidrag förut. Riksteatern Uppsala län har tidigare fått verksamhetsbidrag inom samverkansmodellen, men får från och med 2017 verksamhetsbidrag utanför samverkansmodellen, i och med att teaterkonsulentverksamheten övergår till Kultur och bildning kr överförs därför till denna budgetpost. I förslaget är det totala anslaget till verksamhetsbidragen uppräknat med 2,1 %, vilket innebär att kr finns att fördela. Efter att ansökningar inkommit har dialoger hållits med de organisationer som uppbär verksamhetsbidrag sedan förut, och ett förslag till fördelning har tagits fram av förvaltningen. Bilaga Förslag till verksamhetsbidrag 2017 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

25 Bilaga dnr KOB Regionala verksamhetsbidrag 2017 (utanför samverkansmodellen) Sökande Verksamhetsbidrag 2016, kr Verksamhetsbidrag 2017, kr Grönsöö kulturhistoriska stiftelse Litteraturcentrum Uppsala Ej ansökt 0 Nordens fhsk Biskops Arnö Panikteatern Ej ansökt 0 Riksteatern Uppsala län 0* Stiftelsen Eric Sahlström Institutet Stiftelsen Leufsta Uppsala Internationella Gitarrfestival Uppsala Internationella Kortfilmfestival Uppsala läns bildningsförbund Uppsala läns bygdegårdsdistrikt Summa * Riksteatern Uppsala län har tidigare uppburit verksamhetsbidrag inom kultursamverkansmodellen, men från och med 2017 överförs istället kr till denna budgetpost i och med att teaterkonsulentverksamheten (främjandeuppdrag inom samverkansmodellen) övergått till Kultur och bildning.

26 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 148 Dnr KOB Revidering av delegationsordning för kulturnämnden och styrelsen för Wiks folkhögskola Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att fastställa delegationsordning för kulturnämnden och styrelsen för Wiks folkhögskola enligt reviderad bilaga. Ärendet Behov föreligger om en revidering av kulturnämndens delegationsordning genom ett tillägg av kapitel 8 Konstnärlig gestaltning. Tillägg till delegationsordningen har gjorts för att tydliggöra landstingets hantering av konst i kulturnämndens delegationsordning. Inga övriga ändringar har gjorts. Bilaga Förslag till reviderad delegationsordning Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

27 Dnr KOBxxxxxx Delegationsordning Kulturnämnden Styrelsen för Wiks folkhögskola Landstinget i Uppsala län Fastställd Gäller fr.o.m

28 2 (7) 1 Företrädarskap Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 1.1 Avtalstecknande Kulturnämndens ordförande Undertecknande av avtal och andra handlingar från kulturnämnden. 1.2 Avtalsteckning, löpande åtgärder Förvaltningschef 1.3 Fullmakt Kulturnämndens ordförande Förvaltningschef Chefsjurist 1.4 Mottagande av delgivning Förvaltningschef HR-direktör Chefsjurist Förhandlingschef Landstingsjurist Befogenhet att företa rättshandlingar, som att skriva under och säga upp avtal, vilka blir bindande för landstinget. Får vidaredelegeras. Utfärdare och innehavare av fullmakt (bl a rättegångsfullmakt) att föra landstingets talan i mål och rättsliga ärenden som ankommer på styrelsen. Får vidaredelegeras av förvaltningschef. 1.5 Brådskande beslut Kulturnämndens ordförande Fatta beslut å kulturnämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas (kommunallagen 6 kap 36 ).

29 3 (7) 2 Personal Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 2.1 Anställning Förvaltningschef Anställningsbeslut för personal som omfattas av kulturnämndens ansvar. Får vidaredelegeras. 2.2 Anställningsvillkor Förvaltningschef Fortlöpande löne- och anställningsvillkor för personal som omfattas av kulturnämndens ansvar. Får vidaredelegeras. 2.3 Avslutande av anställning Förvaltningschef Avslutande av anställning och villkor kopplade till avslutandet för personal som omfattas av kulturnämndens ansvar. Får vidaredelegeras.

30 4 (7) 3 Ekonomi Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. 3.2 Beslut om mottagande av gåva/arv/donation Kulturnämndens ordförande Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 3.1 Avskrivning Kulturnämndens ordförande Beslut om avskrivning av fordran mellan kr till kr. Avskrivning upp till kr är ett verkställighetsbeslut. Beslut om mottagande av gåva, arv och donation till landstinget som berör Kulturnämndens verksamhet. Delegationen gäller värden uppgående till högst kr per gåva/arv/donation. Mottagande av gåva upp till kr är verkställighet. 3.3 Bidrag Förvaltningschef Beviljande av regionalt projektbidrag inom ramen för av Kulturnämnden angivna riktlinjer. Beviljande av bidrag ur/beslut om användning av regionala utvecklingsmedel. Även övriga budgeterade bidrag. Delegationen gäller upp till kr. Får vidaredelegeras.

31 5 (7) 4 Upphandling Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 4.1 Initiering av upphandling Förvaltningschef Upphandlingsinitieringar inom den egna verksamheten upp till ett avtalsbelopp om kr (inom budget). 4.2 Kravspecifikation Upphandlingschef Upphandlare Får vidaredelegeras. Anta kravspecifikation för upphandlingar där kontraktsvärdet understiger kr. Kulturnämndens arbetsutskott 4.3 Tilldelningsbeslut Upphandlingschef Upphandlare Anta kravspecifikation för upphandlingar där kontraktsvärdet är kr eller högre. Upphandlare behörig fatta tilldelningsbeslut i upphandlingar där kontraktsvärdet understiger kr. 4.4 Teckna upphandlingskontrakt Kulturnämndens arbetsutskott Upphandlingschef Förvaltningschef Kulturnämndens arbetsutskott Tilldelningsbeslut i upphandlingar där kontraktsvärdet är kr eller högre. Får vidaredelegeras av förvaltningschef då kontraktsvärdet understiger kr. Upphandlingskontrakt då kontraktsvärdet är kr eller högre. 5 Beslut rörande förtroendevalda Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 5.1 Konferenser Kulturnämndens arbetsutskott Utse deltagare i konferenser, kurser och liknande för förtroendevalda.

32 6 (7) 6 Särskild delegation Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 6.1 Representation Kulturnämndens Beslut om representation upp ordförande till kr. Representation där totalsumman för arrangemanget understiger kr är verkställighet. 6.2 Remissyttrande Förvaltningschef (efter samråd med kulturnämndens arbetsutskott) Landstingsintern representation, t ex personalsammankomst, i landstingets egna lokaler inom beviljad budget är verkställighet upp till kr. Beslut om yttranden i ärenden av mindre principiell natur, där landstinget är remissinstans. 6.3 Offentlighets- och sekretesslagen m m Förvaltningschef Chefsjurist Landstingsjurist Landstingsarkivarie Myndighetens prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (främst 6 kap) om utlämnande av allmän handling (jämte överprövning). Även uppställande av förbehåll vid utlämnande. Beslut enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap 14. Får vidaredelegeras av förvaltningschef.

33 7 (7) 7 Styrelsen för Wiks folkhögskola Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 7.1 Disciplinärenden Förvaltningschef Handläggning av disciplinära ärenden rörande studeranden på Wiks folkhögskola. Får vidaredelegeras. 8 Konstnärlig gestaltning Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från landstingsstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Landstinget i Uppsala län. Ärendetyp Delegering till: Beskrivning 8.1 Inköp av konstverk Förvaltningschef Inköp av konstverk (inom budget) för värde upp till kr är verkställighet för projektledarna för konstnärlig gestaltning. Inköp av konstverk (inom budget) för värde mellan kr och kr är verkställighet för projektledarna, efter godkännande av enhetschef. Inköp av konstverk (inom budget) för värde över kr är delegation. Delegationen gäller upp till kr. Får vidaredelegeras. 8.2 Teckna avtal med konstnär för beställningsverk 8.3 Kassering av konstverk Förvaltningschef Förvaltningschef Tecknande av avtal med konstnär för beställning av konstverk för värde upp till kr (inom budget). Får vidaredelegeras. Svårt skadade/obrukbara lösa konstverk kasseras. Beslutet är på verkställighet och fattas gemensamt av två projektledare för konstnärlig gestaltning. Beslut om kassering av fasta beställda konstverk är delegation. Får vidaredelegeras.

34 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 149 Dnr KOB Revisionssvar: Uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att lämna revisionssvar i enlighet med förslaget att komplettera riktlinjerna för arbetet med konstnärlig gestaltning med avsnitt om fasta installationer i enlighet med förslaget. Ärendet Landstingets revisorer har genom KPMG AB genomfört uppföljning av en tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst år Syftet med granskningen har varit att bedöma om kulturnämnden har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer och om det idag finns en ändamålsenlig hantering vid såväl anskaffning, användning som utrangering av konst. Efter genomförd uppföljning 2016 bedömer landstingets revisorer att kulturnämnden vidtagit ett antal tillfredsställande förbättringar utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Landstingets hantering av konst bedöms idag i huvudsak vara ändamålsenlig. Granskningen visar dock på några förbättringsmöjligheter. Förvaltningen har arbetat fram förslag till revisionssvar. Dispens att lämna svar är beviljad till efter kulturnämndens protokoll från sammanträde är justerat. Bilaga Förslag till revisionssvar Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

35 Dnr KOB Kulturenheten Pernilla Högström Tfn Landstingets revisorer Revisionssvar avseende Granskning uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst (Rev Dnr ) Landstingets revisorer har genom KPMG AB genomfört uppföljning av en tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst år Syftet med granskningen har varit att bedöma om Kulturnämnden har vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer och om det idag finns en ändamålsenlig hantering vid såväl anskaffning, användning som utrangering av konst. Efter genomförd uppföljning 2016 bedömer landstingets revisorer att Kulturnämnden vidtagit ett antal tillfredsställande förbättringar utifrån tidigare lämnade rekommendationer. Landstingets hantering av konst bedöms idag i huvudsak vara ändamålsenlig. Granskningen visar dock på några förbättringsmöjligheter. Kulturnämnden har tagit emot revisionsrapporten Granskning av landstingets hantering av konst. Nämnden vill med anledning av revisionens rekommendationer, redogöra för vilka åtgärder som har vidtagits eller avses vidtas. Granskningens rekommendationer Granskningen lämnade följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av verk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla så kallade fasta installationer.

36 2 (4) Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. Sammanfattning av Kulturnämndens åtgärder Rekommendation: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av verk. Kulturnämndens åtgärder: Kulturnämnden har fattat beslut om ny delegationsordning vid sammanträdet I den nya delegationsordningen har ett nytt avsnitt tillkommit om delegation inom arbetet konstnärlig gestaltning. Delegationsordningen lyder: Konstnärlig gestaltning Ärendetyp Delegering till: Beskrivning Inköp av konstverk Förvaltningschef Inköp av konstverk (inom budget) för värde upp till kr är verkställighet för projektledarna för konstnärlig gestaltning. Inköp av konstverk (inom budget) för värde mellan kr och kr är verkställighet för projektledarna, efter godkännande av enhetschef. Inköp av konstverk (inom budget) för värde över kr är delegation. Delegationen gäller upp till kr. Får vidaredelegeras.

37 3 (4) Teckna avtal med konstnär för beställningsverk Förvaltningschef Tecknande av avtal med konstnär för beställning av konstverk för värde upp till kr (inom budget). Får vidaredelegeras. Kassering av konstverk Förvaltningschef Svårt skadade/obrukbara lösa konstverk kasseras. Beslutet är på verkställighet och fattas gemensamt av två projektledare för konstnärlig gestaltning. Beslut om kassering av fasta beställda konstverk är delegation. Får vidaredelegeras. Rekommendation: Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla så kallade fasta installationer. Kulturnämndens åtgärder: I Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län har ett nytt avsnitt tillkommit om fasta installationer vid försäljning av landstingets fastigheter. Avsnittet kompletterar kapitel 8 om försäljning av konst och lyder: I de fall där Landstinget i Uppsala län genom försäljning av byggnad helt lämnar lokaler där det finns fasta och/eller byggnadsintegrerade konstverk är utgångspunkten att konstverket monteras ned och behålls i landstingets samling. Om konstverket inte kan tas ned utan att byggnaden eller konstverket förstörs följer konstverket med byggnaden vid försäljningen. Dock finns konstverket alltid kvar i landstingets konstregister, där det noteras att verket inte längre är i landstingets ägo utan följde med försäljningen av byggnaden. Rekommendation: Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. Kulturnämndens åtgärder: Landstingets konstsamling finns registrerad i ett konstregister i databassystemet FileMaker. Konstregistret är utformat/skapat efter Kulturenhetens behov och all information skrivs in i registret, om informationen finns tillhanda. Det är alltså inte beroende på vilken användare som matar in uppgifter. I registret saknas det ibland

38 4 (4) uppgifter om till exempel inköpspris, då är det frågan om äldre verk som framför allt överförts från staten i samband med att Akademiska sjukhuset blev en del av landstinget. I det fallet har landstinget inte köpt in verken och uppgift om inköpspris saknas. Ibland saknas detaljerade uppgifter om verkets nuvarande placering - detta kompletteras i samband med den systematiska konstinventering som numera genomförs. Enligt Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län ska information om registreringsnummer, namn på konstnär och konstverk, inköpsår, inköpspris, placering och bild på verket föras in i registret. Arbetsrutinen är att allt ska fyllas i om möjligt, varför särskild skriftlig instruktion inte är nödvändig. För Landstinget i Uppsala län Johnny Svahn Ordförande Kulturnämnden Anna Söderbäck Kulturdirektör

39 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län Kulturnämnden, juni 2015 (uppdaterade december 2016)

40 2 (11) Innehåll 1. Konst inom landstinget Ansvarsfördelning vid konstnärlig gestaltning Beslutsprocess Konstförråd och konstregister Underhåll och inventering Konst hos externa vårdgivare Donationer och depositioner Försäljning av konst Mutor och jäv Konstpedagogik Artotek... 11

41 3 (11) 1. Konst inom landstinget Landstinget i Uppsala län arbetar regionalt med konst och kultur i hela länet. Landstingets övergripande mål för länets kulturliv är att främja ett rikt konstliv, en ökad kulturell delaktighet och en attraktivare livsmiljö. Konstverksamheten inom landstinget består av projektledare som arbetar med konstnärlig gestaltning i landstingets fastigheter och en konstkonsulent som arbetar med att främja konstlivet i länet. Landstinget i Uppsala län äger cirka konstverk i hela länet. Kulturnämnden ansvarar för Landstingets ägda konst och beslutar om riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning. 1 Förvaltningen Kultur och bildning har uppdraget att konstnärligt gestalta landstingets verksamheter och Kulturenheten, som är en enhet vid Kultur och bildning, utför det operativa arbetet med konstnärlig gestaltning. Arbetet sker i nära samarbete med Landstingsservice och verksamheterna där konsten ska placeras. Den konstnärliga gestaltningen består av såväl byggnadsanknuten konst som lös konst av hög kvalitet. Med byggnadsanknuten konst menas gestaltningar som samverkar med arkitekturen och är beroende av ett nära samarbete mellan konstnär, arkitekt och byggprocess. Lös konst är separata konstverk. Konst i offentlig miljö omfattar idag förutom traditionella konstuttryck också rörlig bild, ljus- och ljudkonst. Syftet med konstnärlig gestaltning är att bidra med inspirerande miljöer, visa samtida konst och stödja yrkesverksamma konstnärer. Målgruppen för landstingets arbete med offentlig konst är länets invånare i egenskap av patienter, brukare, personal, anhöriga, besökare, elever och konferensdeltagare. Inriktningen för konsten tas fram i samråd med målgrupperna. Många människor passerar genom landstingets fastigheter och konsten som finns där når många länsinvånare. Den konstnärliga gestaltningen är viktig för den totala upplevelsen av landstingets vårdlokaler, administrativa lokaler och platser där människor möts. Landstingets miljöer ska kännas trygga, stimulerande och funktionella samt visa samtida konst. Konstinköp Landstingets arbete med konstnärlig gestaltning ska gynna det professionella konstlivet, lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Därför köper Kulturenheten konst av nu levande professionella konstnärer. Byggnadsanknuten konst beställs ofta direkt från konstnärer för att idé- och formmässigt skapa verk som passar till platsen, rummet och verksamheten. Lös konst köps in genom gallerier, utställningar eller direkt av konstnären. Kulturenhetens projektledare har rätt att fatta beslut om enskilda konstinköp under kronor. Beslut om enskilda konstinköp över kronor fattar enhetschefen vid Kulturenheten. 1 Ansvaret flyttas från centrala byggnadskommittén till Kulturnämnden, förslag Kulturnämnden 1979, beslut Landstingsmöte och 23

42 4 (11) Avsättningsregler för konst Konsten finansieras genom landstingets avsättningsregler för konstnärlig gestaltning där en procent av byggnadskostnaden för om- och nybyggnationer ska gå till konstnärlig gestaltning. Landstinget införde den så kallade 1%-regeln för konstnärlig gestaltning av egna lokaler överfördes ansvaret och konstanslaget från Centrala Byggnadskommittén till Kulturnämnden. 2 Akademiska sjukhuset ägdes fram till 1983 av staten och de konstnärliga gestaltningarna gjordes under denna tid av Statens Konstråd, under de sista åren i samarbete med landstinget. Vid landstingets övertagande av Akademiska sjukhuset övertogs även de befintliga gestaltningarna, såväl fasta som lösa verk. 3 Landstingets konstanslag beräknades inledningsvis som en procent på byggkostnaden för nybyggnationer som upptogs i investeringsbudgeten. När landstingets fastighetsinnehav utökades med fler förhyrningar, som inte visades som investeringar, utökades avsättningsreglerna 1989 till att även omfatta dessa. 4 När landstinget under 1990-talet i allt högre grad började helrenovera befintliga lokaler med gammal och ofullständig gestaltning noterades behovet av ny konst även i dessa lokaler. Efter utredning fastställdes nya avsättningsregler för konstnärlig gestaltning av Landstingsfullmäktige Sedan 1999 avsätts medel för gestaltning av nybyggnationer, förhyrningar och ombyggnader beräknat på 1 % av byggnadskostnad. Det finns också möjlighet att i särskild ordning avsätta medel för bland annat förnyelse, yttre gestaltning och komplettering. Anslag för nybyggnation beräknas på 1 % av byggnadskostnaden. Anslag för förhyrningar och ombyggnation beräknas enligt mallen 1% av nybyggnadskostnad per kvadratmeter gånger ytan i kvadratmeter för aktuellt projekt. Beräknad nybyggnadskostnad meddelas av Landstingsservice. Vid ytberäkning av förhyrningar och ombyggnationer räknas inte fläktvindar med. Rent tekniska lokaler och lokaler som byggs för uthyrning gestaltas inte. 6 Landstingets konst ingår som en anläggningstillgång i Kultur och bildnings balansräkning. Ramen för konstnärlig gestaltning enligt 1%-regeln beslutas av Landstingsfullmäktige. Kulturenheten tar i samarbete med Landstingsservice och berörda verksamheter fram en årlig konstbudget. Konstbudgeten noterar beräknade anslag för aktuella projekt. Konstbudgeten rapporteras årligen till Kulturnämnden. Rapporteringen innefattar dels en rapport om utfallet av föregående års konstbudget och dels en rapport om innevarande års konstbudget i förhållande till landstingets ram för konstnärlig gestaltning. Rapporten över föregående års konstbudget innehåller även information om viktigare händelser, till exempel inventeringar, avskrivningar och invigningar. 2 Ansvaret flyttas från centrala byggnadskommittén till Kulturnämnden, förslag Kulturnämnden 1979, beslut Landstingsmöte och 23 3 Beslut rörande avsättningsregler från protokoll , s landstingstrycket 4 Avtal för ändrat huvudmannaskap för akademiska sjukhuset i Uppsala, , 4 s landstingsstrycket 5 Regler för konstnärlig utsmyckning, Beslut i Landstingsfullmäktige, Dnr CK Regler för konstnärlig utsmyckning, Beslut i Landstingsfullmäktige, Dnr CK

43 5 (11) 2. Ansvarsfördelning vid konstnärlig gestaltning Projektledare Projektledarna är anställda vid Kulturenheten på Kultur och bildning och är de som i byggprojektets inledningsskede ansvarar för att sätta igång konstprojektet och tar i nära samarbete med en konstkonsult fram ett konstprogram. Projektledarens roll är att leda projektet och förmedla information om konstprojektet till konstkonsulten, representanter för byggprojektet, personal och allmänhet. Projektledaren ansvarar för att projektet håller hög kvalitet och håller sig inom budget och tidplan. Konstkonsult Landstinget upphandlar, via landstingets upphandlingsenhet, ett antal konstkonsulter som avropas för varje konstprojekt de tilldelas. Konstkonsulten har i uppdrag att göra ett urval av lämpliga konstuttryck och konstnärer och hålla i kontakten med konstnärer. Konstkonsulten ska med stöd av projektledaren följa byggprocessen och fungera som en länk mellan arbetet med den konstnärliga gestaltningen och byggprojektet. Konstgrupp I de större konstprojekten tillsätts en konstgrupp som består av projektledaren, konstkonsulten och representanter från Landstingservice och berörd landstingsverksamhet där konsten ska placeras. I mindre projekt och kompletteringsprojekt består konstgruppen av representanter från verksamheten. Konstgruppens uppdrag är att diskutera och fatta beslut om konstnärliga uttryck och konstnärer utifrån det urval som konstkonsulten presenterar. Gruppens samlade kompetens är nödvändig för att skapa en god helhetsverkan för offentlig konst integrerad i vårdmiljö och andra landstingslokaler.

44 6 (11) 3. Beslutsprocess Landstingets arbete med konstnärlig gestaltning ska kännetecknas av öppenhet, transparens och förankring där alla berörda parter är informerade och delaktiga. Beslutprocessen innehåller flera steg där olika verksamheter inom landstinget samverkar. Arbetet leds av en projektledare anställd på Kulturenheten med stöd av en upphandlad konstkonsult. Slutgiltigt beslut om val av konst tas av konstgruppen. Eventuellt konstprogram Utlysning Urval av konstnärer Avtal om skissuppdrag Skissuppdrag Beslut i konstgrupp Avtal om genomförande Genomförande Besiktning och invigning Upphandling av konst Köp av konstnärliga uppdrag innebär en upphandling av tjänst och landstinget följer Lagen om offentlig upphandling (LOU). Om uppdraget understiger den fastställda beloppsgränsen 7 kan uppdraget direktupphandlas. Uppdrag över beloppsgränsen kan direktupphandlas om det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt kan fullgöras av endast en viss leverantör 8. Direktupphandling i dessa fall kan enligt Regeringsrättens vägledande dom 9 vara tillåten om anskaffningens speciella karaktär kan motiveras och om urvalet görs ur en större krets konstnärer och av en sakkunnig kommitté. Kulturenhetens upphandling görs enligt de villkor som Regeringsrättens anger för direktupphandling. 10 Kulturenhetens förfarande har även prövats i Länsrätten År 2015 ligger beloppsgränsen på cirka kr 8 Lagen om offentlig upphandling, 4 kap 5 pkt 2 9 Regeringsrätten, mål , Regeringsrätten, mål , Vid konstanskaffningen till Psykiatrins hus 2010 överklagades förförandet men Länsrätten fann att undantaget tillämpats med den urskillning som förutsätts i LOU. Länsrätten i Uppsala dom

45 7 (11) Konstprogram Vid större projekt, som till exempel nybyggnationer eller mer omfattande ombyggnationer, inleds konstprojektet med framtagande av ett konstprogram. Konstprogrammet analyserar byggnadens funktion, flöden och arkitektoniska karaktär och anger viktiga rum och ytor för gestaltning. Programmet behandlar också tekniska förutsättningar för konst och anger möjliga samarbeten för byggnadsintegrerade verk. Ofta anges också målsättningar för gestaltningen, som senare styr val av konstnärliga uttryck och tekniker. Konstprogrammet samordnas med övergripande byggnadsprogram och ingår i projektets underlag för fortsatt bearbetning. Budget och gränsdragningslista Projektledare vid Kulturenheten har det övergripande ansvaret för budgeten som kontinuerligt ska stämmas av med konstkonsulten. Konstbudgeten bekostar konstkonsult, skissuppdrag, framtagande av underlag, arvode för konstverkens utförande och inköp av lös konst. Byggnadsanpassning, installationer och projektering av konst bekostas av byggprojektet. Kostnadsfördelning mellan Landstingsservice och Kulturenheten vid byggnadsanknuten konst preciseras i en gränsdragningslista, beslutad av landstingsdirektören. 12 Utlysning Kulturenheten utlyser större konstuppdrag på sin hemsida. Konstnärer kan utifrån utlysningarna anmäla sitt intresse att genomföra den konstnärliga gestaltningen. Intresseanmälningarna sparas i en databank som också kan användas som underlag i framtida projekt. Underlag och urval Konskonsulten tar utifrån konstprogrammet fram förslag på konstnärer som bjuds in att komma med skissförslag. Vid val av konstnärer för uppdrag görs först ett större urval bland yrkesverksamma konstnärer som kan motsvara programmets krav. Urvalet grundar sig på insända intresseanmälningar, konstkonsultens kunskap om samtida konstliv och aktivt sökande. Konstkonsulten och projektledaren informerar och svarar på frågor från konstnärer, arkitekter eller andra involverade i projektet. Beslut De konstnärliga förslagen diskuteras och värderas av konstgruppen samt projekteras och samordnas med byggprojektet. Därefter tar konstgruppen det slutgiltiga beslutet och 12 Gränsdragningslista konst, Beslut av landstingsdirektören, Dnr KU

46 8 (11) konstnären får uppdraget att slutföra uppdraget. Skisser och annat eventuellt underlag diarieförs hos Kulturenheten. Avtal Kulturenheten skriver avtal med anlitade konstnärer både gällande skissuppdrag och utförandeuppdrag. Avtalen reglerar ansvarsfördelningen mellan landstinget och konstnären om konstverkets utförande, kostnader och tidplan. Avtalen skrivs under av berörd konstnär och av Kulturenhetens enhetschef för landstingets räkning. Alla avtal diarieförs hos Kulturenheten. Vid det konstnärliga uppdragets färdigställande besiktigar konstgruppen och beställare att det utförda konstverket stämmer överens med avtalet. Skötselanvisning Till alla beställda konstverk ska konstnären utforma skriftliga skötselanvisningar som lämnas till landstinget och berörd verksamhet. I anvisningarna ska också information om eventuell begränsning i konstverkets livslängd framgå. Fast konst, i betydelsen byggnadsintegrerad och/eller beställd till en specifik plats förväntas i allmänhet ha samma tekniska livslängd som lokalen. Vid verksamhetsförändringar eller ombyggnationer ska omsorg visas för att behålla fast konst i sitt avsedda sammanhang. Vid behov kan verk flyttas eller modifieras, men det måste alltid ske i samråd med konstnären som äger upphovsrätt till verken. Om verket inte kan bevaras ska det avskrivas. Alla förändringar ska kommuniceras med Kulturenheten, som ansvarar för hanteringen och eventuell kontakt med konstnären. Beskrivning av ärendehantering inklusive beslut diarieförs hos Kulturenheten. 4. Konstförråd och konstregister Varje år sker förändringar i landstingets lokaler. Det kan till exempel vara att avdelningar stängs eller flyttar. Konsten som finns i dessa lokaler flyttar i vissa fall med verksamheten men i många fall lämnas de tillbaka till Kulturenheten. Därför har landstinget ett konstförråd där återlämnad konst förvaras i väntan på ny placering. Den tillbakalämnade konsten i konstförrådet används bland annat till komplettering i andra lokaler. I förrådet finns också konst som har köpts in för ett pågående projekt men som ännu inte placerats. Konstförrådet används även för att ta emot personal i syfte att välja konst i mindre projekt. Landstingets konst finns registrerad i ett konstregister, som administreras av Kulturenheten. Där framgår registreringsnummer, information om konstnären och konstverket, inköpsår, inköpspris, placering och bild på konstverket. Konstregistret innehåller även uppgifter om verkens placering och när konsten senast har inventerats.

47 9 (11) 5. Underhåll och inventering Utplacering, byte och komplettering av konst Landstingets konst får inte förändras eller flyttas utan att Kulturenheten är involverade. Kulturenheten ansvarar för all utplacering, byte och nedplockning av konst i landstingets lokaler. Placering sker i första hand i offentliga lokaler där många människor vistas, till exempel i väntrum, samlingslokaler, korridorer och entréer. Särskilda kontaktformulär för önskemål om komplettering, byte och nedtagning av konst finns på landstingets intranät. Konstombud Konstombud bör finnas på alla landstingets förvaltningar. Ansvarig för att utse konstombud är respektive förvaltningschef, eller av denne utsedd person. De som utses till konstombud bör ha ett intresse för konsten och viljan att vara Kulturenhetens kontaktpersoner i konstfrågor. Konstombuden kontaktar Kulturenheten när något händer som påverkar den konstnärliga gestaltningen. 13 Inventering och tillsyn Landstingets konstsamling har ekonomiska, estetiska och konsthistoriska värden. Därför ska konsten kontinuerligt inventeras. Konstombuden genomför inventeringen tillsammans med Kulturenheten. Förkommen konst eller stöld ska rapporteras till Kulturenheten som gör polisanmälan. Landstingets verksamheter ansvarar för tillsyn av den konst som finns placerad i lokalerna. Alla skador på konstverk ska rapporteras till Kulturenheten som beslutar om hur det skadade konstverket ska hanteras. För att underlätta verksamheternas rapportering av olika konstärenden till Kulturenheten finns ett kontaktformulär på landstingets intranät. Kassering Om konsten är svårt skadad eller i obrukbart skick kan beslut tas om att konstverket ska kasseras. Beslut om kassering av skadade lösa konstverk är verkställighet och fattas gemensamt av minst två projektledare för konstnärlig gestaltning vid Kulturenheten. Beslut om kassering av fasta beställda konstverk är delegation. Konstverket avskrivs därefter ekonomiskt av landstingets ekonomiavdelning och i konstregistret av Kulturenheten. 13 Konstombud, Muntlig överenskommelse i koncernledningen

48 10 (11) Utlåning Kulturenheten får då och då förfrågan att låna ut enskilda konstverk till utställningar av olika slag. Det kan vara museer, gallerier eller konstnären själv som önskar låna in speciella verk under en bestämd tid. Kulturenheten försöker i möjligaste mån gå önskemålet till mötes. Ett avtal skrivs då mellan Kulturenheten och låntagaren. Avtalet ska innehålla uppgifter om konstverket, ansvarig låntagare, lånetid och var konstverket ska vara placerat. Uppgifter om hur konstverket ska transporteras och vem som står för kostnader för detta ska finnas med liksom uppgifter om hur konstverket försäkras under lånetid och transport. Båda parter ska skriva under avtalet som sedan diarieförs hos Kulturenheten. 6. Konst hos externa vårdgivare Idag bedrivs vård av fler aktörer än landstinget. I flera fall finns konst som landstinget äger kvar i lokalerna. Landstingets utplacerade konst kan finnas kvar i lokaler om de privata vårdgivarna så önskar. Konsten deponeras kostnadsfritt för verksamheten. Förändringar ska ske i samarbete med Kulturenheten. Verksamheten ansvarar för konstens tillsyn och ska i samarbete med Kulturenheten inventera konsten regelbundet. Deponeringen styrs av det centrala avtal som skrivs mellan den privata vårdgivaren och landstinget. Till avtalet följer en bilaga med förteckning av deponerade verk Donationer och depositioner Landstinget har rätt att tacka nej till donationer av konst utifrån bedömning av konstnärlig kvalitet och möjlighet att placera ut konstverket. Konst som landstinget väljer att ta emot som gåva registreras i konstregistret. Deponering av konst i landstingets lokaler Det händer att privatpersoner och föreningar vill låna ut konst till vårdenheter och på så sätt deponera konst i landstingets lokaler. Landstinget tar inget ansvar för deponerad konst och rekommenderar verksamheterna att inte ta emot depositioner då ansvarsfrågan blir otydlig. 14 Konst hos privata vårdgivare, Beslut i Kulturnämnd, dnr KU

49 11 (11) 8. Försäljning av konst Konstverken i Landstingets konstsamling speglar sin samtid och samlingen utgör på flera sätt ett intressant kulturhistoriskt material. Försäljning av landstingets konst får endast ske efter beslut av Kulturnämnden. Landstingets konst får inte skänkas bort som gåvor. I de fall där Landstinget i Uppsala län genom försäljning av byggnad helt lämnar lokaler där det finns fasta och/eller byggnadsintegrerade konstverk är utgångspunkten att konstverket monteras ned och behålls i landstingets samling. Om konstverket inte kan tas ned utan att byggnaden eller konstverket förstörs följer konstverket med byggnaden vid försäljningen. Dock finns konstverket alltid kvar i landstingets konstregister, där det noteras att verket inte längre är i landstingets ägo utan följde med försäljningen av byggnaden. 9. Mutor och jäv Landstinget i Uppsala läns verksamhet är grundad på principer om öppenhet, demokrati och respekt för individen. Landstinget har tydliga regler mot korruption och arbetar aktivt för att motverka mutor och jäv. Kulturenheten tar inte emot gåvor och förmåner, till exempel konstverk och rabatterade priser från personer eller företag som man har att göra med i tjänsten. Kulturenheten köper inte konst från familj, nära vänner, eller av anställda eller upphandlade konsulter vid Kulturenheten. 10. Konstpedagogik Kulturenheten har ansvaret att göra konsten mer tillgänglig för besökare, patienter och personal. Konstverken och konstnärerna ska presenteras genom skyltning och informationsmaterial samt genom konstvandringar och bokade visningar i landstingets fastigheter. Vid utställningar följer landstinget gällande nationella avtal, till exempel MU-avtalet (Medverkan och utställningsersättning) och BUS-avtalet (Bildupphovsrätt i Sverige). 11. Artotek På ett antal av landstingets verksamheter 15 där patienter ligger inne för vård under en längre period har landstinget så kallade Artotek. Med Artotek menas att det inom verksamheten finns ett antal konstverk som patienterna själva kan välja att hänga i sitt rum. Kulturenheten ordnar en flexibel upphängning som går att justera i höjd. 15 Hospice på Genetikvägen, Närvården i Enköping, Neonatal avdelningen 95F på Barnsjukhuset och Geriatrisk avdelning 30A på Akademiska sjukhuset.

50

51

52 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst KPMG AB Augusti 2016 Antal sidor: 9

53 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte och revisionsfrågor 2 4. Metod och avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 3 7. Projektorganisation 3 8. Granskningsresultat Inventering av konst Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 9 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

54 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Sammanfattning Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets hantering av konst. Granskningen är en uppföljning av tidigare genomförd granskning och ingår i revisionsplanen för år Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

55 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Bakgrund Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst. Landstingets revisorer genomförde 2013 en granskning av landstingets hantering av konst. Detta i syfte att bedöma om landstinget hade en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning av, användning av som utrangering av konst. Kulturnämnden har Landstingsfullmäktiges uppdrag att konstnärligt utsmycka landstingets fastigheter. Landstinget står inför stora investeringar i lokaler de närmaste åren vilket kommer att påverka anskaffningen av konst. Detta visade sig redan i Kulturnämndens årsredovisning 2012 då investeringarna i konst fördubblats i jämförelse med föregående år. Den genomförda granskningen från 2013 visade att processen för anskaffning av, inköp av samt utrangering av konst inte var helt tillfredsställande. Den sammanfattande bedömningen av granskningen var att hanteringen av konst i vissa delar fungerar, men att processen behövde vidareutvecklas för att kunna bedömas som tillräcklig och ändamålsenlig. Hanteringen vid inköp och utrangering bedöms fungera i praktiken, även om det saknas tydliga dokumenterade rutiner avseende inköp av konst i styrdokument. Däremot bedömdes inte hanteringen vid användningen av konst som tillfredsställande eller ändamålsenlig. Det saknades även uppföljning och dokumentation av utplacerad konst. Det hade inte heller genomförts någon årlig inventering, vilket resulterat i att det förelåg differenser mellan konstregistret och verkligheten. Kulturnämnden kunde således inte visa var all konst fanns placerad eller om konsten ens fanns kvar. 3. Syfte och revisionsfrågor Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst. Granskningen ska förutom den övergripande revisionsfrågan bland annat besvara följande frågor: 1. Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? 2. Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? 3. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? 4. Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? 5. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? 6. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

56 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? 8. Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? 9. Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? 4. Metod och avgränsning Granskningen har liksom tidigare granskning utgått från relevant skriftligt underlag såsom riktlinjer, policyer och andra styrdokument. Detta för att besvara frågorna 1 och 2 i avsnitt 3 ovan. Intervjuer har dessutom skett med olika tjänstemän för att besvara frågorna 3, 4, 5, 6, 7, 8 och 9 i avsnitt 3 ovan. Genom olika typer av verifieringar har frågorna 3, 5, 6 och 8 i avsnitt 3 ovan besvarats. 5. Revisionskriterier Granskningen har utgått från såväl gällande regelverk, skriftligt material som de styrdokument som finns på olika nivåer inom landstinget. I tillämpliga delar även jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett Kulturnämnden. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor och av Johan Malm, revisor. 8. Granskningsresultat 8.1 Inventering av konst Vi valde ut fem verksamheter utifrån kulturenhetens inventeringsplan 1. Konferenscentrum, Palliativt centrum och Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning var sådana som inventerades Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus samt Samariterhemmets mammografiverksamhet kommer att inventeras Vi valde att inte gå in i rum där det fanns 1 Inventeringsplan landstingets konst KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

57 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 patienter eller där möten ägde rum. Inventeringen gjordes tillsammans med personal från kulturenheten. Konferenscentrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 25 konstverk. Av dessa kunde vi hitta 15 varav ett inte fanns med i registret. Inventeringen försvårades av att det pågick konferenser i flera av lokalerna. Palliativt centrum Enligt utdrag från konstregistret fanns det 138 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 32 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning Enligt utdrag från konstregistret fanns det 20 konstverk. Två verk från listan återfanns inte, däremot hittades tre verk som inte var registrerade på verksamheten. Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus Enligt utdrag från konstregistret fanns det 322 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 20 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas. Samariterhemmets mammografi Enligt utdrag från konstregistret fanns det 19 konstverk och samtliga återfanns. 8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats? Iakttagelse Förvaltningen gör inköp med stöd av riktlinjerna som beslutades av Kulturnämnden i juni och en beslutsordning 3 som i januari 2006 fastslogs av dåvarande förvaltningschef. Riktlinjerna anger att kulturenhetens projektledare har rätt att fatta beslut om enskilda konstinköp under kr och vid högre belopp har chefen för kulturenheten rätt att fatta beslut om inköp. Vid större projekt som t.ex. nybyggnationer eller mer omfattande ombyggnationer följs en beslutsprocess som beskrivs i riktlinjerna. Enligt processen fattas beslutet om vilken konstnär som ska användas för gestaltningen av konstgruppen varefter enhetschefen tecknar avtal med konstnären om genomförande. Av beslutsordningen framgår det att kultursekreterarna får göra inköp av konst för projekt och konst för komplettering förutsatt att inköpen görs inom ramen för budget. Alla typer av beslut som nämns i beslutsordningen betraktas som verkställighet. Bedömning Riktlinjerna som kulturnämnden beslutat om ger en bra överblick över ansvar, processer och roller, men den delegerar också makten att fatta beslut. Så förutom delegation genom 2 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni Beslutsordning inom kultur i länet, dnr KU KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

58 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 delegationsordningen har nämnden också delegerat beslut i löpande verksamhet genom riktlinjerna. Vi bedömer att det som delegerats i riktlinjerna borde återges i delegationsordningen, inte minst för att återrapporteringen av delegationsbeslut till Kulturnämnden ska fungera. Kommunallagen anger att nämnder får delegera beslutanderätt till anställda med vissa undantag. Ett villkor för att nämnden släpper ifrån sig delar av den beslutande makten är att beslutet sedan återrapporteras till nämnden. Återrapporteringen är dessutom avgörande för att överklagandetiden ska börja löpa och för att beslutet så småningom ska vinna laga kraft. Om det inte återrapporteras kan beslutet överklagas för all framtid. Förvaltningen arbetar efter principen att inköp inom ramen för en beslutad budget utgör verkställighet. Det är vanligt att en nämnd delegerar beslutanderätt mellan golv och tak när det gäller inköp. Ett exempel är att nämnden beslutar att inköp under ett prisbasbelopp utgör verkställighet, att inköp mellan 1-20 prisbasbelopp utgör delegation och alla inköp över 20 prisbasbelopp ska beslutas av nämnd. 8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad? Iakttagelse Riktlinjerna tar ett helhetsgrepp på arbetet med konstnärlig gestaltning. Förvaltningen har även tagit fram en fördjupad instruktion för rollen som konstombud 4. Begreppet konstombud är nytt sedan granskningen Konstombudet ska meddela om den egna verksamhetens lokalförändringar och i övrigt vara samarbetspart mot kulturenheten. Enheten sammankallar ombuden till informationsmöten. Konstombudens införande har varit uppe på ledningsnivå för dragning av kulturdirektören. Det är respektive förvaltningschef som utser konstombuden i sin verksamhet. Bedömning Vår inventering visar att nämnden i huvudsak har tillräcklig kontroll över konstens placering och vi bedömer att införandet av konstombuden är rätt steg på vägen för att ytterligare förbättra nämndens kontroll över konsten. 8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Konsten förtecknas i FileMaker som är ett databasverktyg. Man har nyligen köpt en ny version av programmet och databasen säkerhetskopieras enligt landstingets IT-rutiner. Uppgifterna i registret matas in manuellt av användarna själva. Det finns ingen skriftlig instruktion om hur användarna ska fylla i formuläret när man skapar ny eller ändrar befintlig registrering. Databasen är inte mobil vilket innebär att inventering måste ske på papper för att sedan föras över i databasen. 4 Att vara konstombud, Kulturenheten KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

59 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 Vid konstinventeringen upptäckte vi två fel av 110 registreringar av den typen som avser inmatningsfel som t.ex. felaktigt registreringsnummer. Desto vanligare var det att uppgifter om var verket fanns i lokalerna inte stämde eller att platsen var alltför generellt beskriven (t.ex. plan 3 ) för att man skulle kunna lokalisera det med hjälp av registret. Bedömning Vi bedömer att landstingets konst förtecknas på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringspotential i hanteringen av FileMaker. Till exempel registreras platsen på vilken verket finns i en varierande grad av noggrannhet. Nämnden bör tillse att ambitionsnivån för inmatning av uppgifterna i systemet är densamma för alla användare. 8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Iakttagelse Systematisk inventering som utförs av personal på kulturenheten påbörjades 2015 och förvaltningen har upprättat en inventeringsplan som är indelad efter verksamhet och år. Enheten har förstärkts med en 40 % -tjänst för ändamålet. Omfattningen är ca konstverk och det beräknas ta ca 3 år. Enligt riktlinjerna ska inventering göras av konstombuden tillsammans med personal från kulturenheten. Vår inventering visade få avvikelser mellan registret och de verkliga förhållandena. Om man bortser från konferenscentrum som inte kunde inventeras fullt ut var det fyra konstverk av 91 som inte kunde hittas och vi hittade bara fyra verk utöver det som var förtecknat. Bedömning Vi anser att Kulturnämnden har tagit nödvändiga åtgärder för att åtgärda den bristande kontroll som upptäcktes i den tidigare granskningen. Man har förstärkt bemanningen på förvaltningen särskilt för det här ändamålet, man har beslutat om riktlinjer för hur inventeringen ska gå till och vilka som ska göra den och man har påbörjat en systematisk inventering genom att arbeta efter en inventeringsplan. 8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Iakttagelse Förrådsställd konst förvaras i huvudsak på centralförrådet i förvaltningens egna lokaler. Utöver detta finns två mindre förråd på Akademiska sjukhuset som enheten sköter och har kontroll över. Förrådet vid lasarettet i Enköping som uppmärksammades i granskningen 2013 har avvecklats och konsten har flyttats till centralförrådet. Äldre oljemålningar placeras i inhyrda utrymmen på Upplandsmuseet som är särskilt avsedda för sådana målningar. Kultur och bildning ska flytta till kvarteret Eldaren tillsammans med flera andra delar av landstinget. Centralförrådets konst ska flyttas till Storgatan 32 där man bygger ett nytt centralförråd med lokaler som är anpassade för ändamålet. Där kommer det att finnas särskild förvaring för kortare och längre förrådsställning, förråd anpassade för olika typer av konst t.ex. målningar, grafik osv. Det kommer även att finnas utrymme för skötsel och underhåll, KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

60 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 möteslokal, visningsrum och ett kontor med tre arbetsplatser samt pentry. Det är förvaltningens uppfattning att det nya förrådets utrymmen kommer att vara tillräckliga för framtida behov. Under 2015 fick förvaltningen kr för renoveringar utöver ordinarie budget. För 2016 finns kr budgeterat för renoveringar, underhåll och ramningar. Konstbudgeten i större projekt kan också bekosta renoveringar och omramningar av äldre verk för återanvändning. Kulturenheten upplever att det är sällan som konst skadas avsiktligt men att underhållet överlag är eftersatt och att den utökade budgeten är rimlig. Både nyinköpta verk såväl som äldre verk lämnas in till externa aktörer för ramning. Enklare renoveringar/lagningar av verk genomför dock enheten själv, om det dock är fråga om komplicerade renoveringar så anlitar man extern kompetens. Bedömning Vi bedömer att förvaring och underhåll är ändamålsenligt. Förrådet på lasarettet i Enköping har avvecklats, ett nytt centralförråd som är anpassat för ändamålet håller på att byggas och budgeten för underhåll har utökats. 8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Vi har granskat att mottagningsattest och beslutsattest på 55 fakturor stämmer mot attestförteckning och vi har inte funnit några avvikelser. Av de 55 fakturorna har vi valt ut 13 för att kontrollera dokumentationen i beslutsprocessen. Dokumentation kunde kopplas till 12 av fakturorna. Den faktura som inte hade någon medföljande dokumentation gällde ett inköp av kompletteringskonst inom ramen för budget och betraktas då som verkställighet av förvaltningen. Bedömning I samband med granskningen ovan har vi inte konstaterat några avvikelser. 8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? Iakttagelse Det finns en blankett på intranätet där man kan rapportera behov av ny konst eller omhängning av befintlig konst, rapportera skadad eller försvunnen konst eller rapportera en lokalförändring som påverkar den konstnärliga gestaltningen. Vid större ombyggnationer och dylikt där förvaltarna på landstingsservice är inblandade ska de enligt deras egen projekthandbok kontakta projektledarna på kulturenheten för rådgivning och samråd. Projektledarna på enheten håller regelbunden kontakt med förvaltarna för att de inte ska glömma bort konstfrågan KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

61 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016 I de fall där landstinget helt lämnar lokaler där det finns fasta installationer är principen att om verket kan tas ner utan att byggnaden förstörs så gör man det. Bedömning Blanketten har uppdaterats sedan granskningen 2013 och enligt förvaltningen har det inte kommit in några klagomål från användarna om att den skulle vara svår att hitta på intranätet eller att den skulle vara svår att använda. Vi bedömer att direktkontakt med förvaltarna på landstingsservice är ett bra sätt att få samarbetet att fungera. Principen om överlåtelse av fasta installationer nämns inte i riktlinjerna och vi anser att de behöver uppdateras i det avseendet. Den här granskningen omfattar inte om droit de suite (ersättning vid vidareförsäljning eller följerätt) är tillämplig i det här avseendet men vi anser att Kulturnämnden bör utreda frågan. 8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? Iakttagelse Två projektledare gör bedömningen om ett verk ska kasseras. Om verket kasserats markeras det i FileMaker. Avyttring av konst regleras av riktlinjerna som anger att försäljning av landstingets konst endast får ske efter beslut av Kulturnämnden. Bedömning Åtgärden att kassera ett verk beskrivs i riktlinjerna men är olyckligt formulerad. Riktlinjerna anger att Beslutet måste tas i närvaro av minst två tjänstemän vid kulturenheten 5. Formuleringen antyder att det är en tredje person inblandad som tar beslutet trots att vår intervju med tjänstemännen vid kulturenheten visar att beslut om kassering tas av två tjänstemän i förening. Även här anser vi att den här typen av delegation bör införas i delegationsordningen. Regeln om att landstingets konst bara får försäljas efter beslut i Kulturnämnden kan skapa en situation där Landstingsstyrelsen som har det strategiska ansvaret för fastighetsfrågor är beroende av ett beslut i Kulturnämnden när styrelsen vill sälja en fastighet med konst som inte går att flytta. Kulturnämnden bör utreda och söka samsyn med Landstingsstyrelsen i frågan. 5 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni 2015 s KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

62 ABCD Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett? Iakttagelse När verksamhet flyttar så prioriterar kulturenheten den och genomför inventering innan de hinner flytta, d v s vid större flyttar av landstingets verksamhet genomförs specifika insatser utöver ordinarie inventeringsplan och inför flytten till kvarteret Eldaren är en sådan planerad. Bedömning Kulturnämnden har en inventeringsplan i samband med den planerade flytten till kvarteret Eldaren. 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen: Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk. Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer. Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen. Datum som ovan KPMG AB Anders Petersson Certifierad kommunal yrkesrevisor Johan Malm KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

63 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) Dnr KOB Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att fastställa internkontrollplan för år 2017 i enlighet med förslaget. Ärendet Ekonomichef Åsa Cervin Hedfors har arbetat fram förslag till internkontrollplan för år 2017 samt riskbedömning inför 2016 i samverkan med enheter och ledningsgrupp. Alla nämnder ska årligen ta fram interna kontrollplaner med tillhörande riskanalyser. Bilaga Förslag till internkontrollplan Riskanalys Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

64 Internkontrollplan 2017 Perspektiv Rutin Kontrollmål Riskpoäng Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? (J/N/K) Frekvens Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till Medborgare och kund Säkerhetsutbildning av förare vid användning av förvaltningens fordon Samtliga elever som använder förvaltningens fordon har deltagit i förvaltningens säkerhetsutbildning. 8 Kontroll av att de elever som använt förvaltningens fordon också har genomgått säkerhetsutbildningen. J Tertialsvis Fordonsansvarig vid Wiks Folkhögskola Rektor Ekonomi Kontroll av att korrekta beslutsunderlag finns kopplat till förvaltningens bidragsutbetalningar och att bidrag når rätt mottagare. Att korrekta underlag finns för bidragsutbetalningar och att bidragen når rätt mottagare. 8 Stickprovsgranskning J Tertialsvis Registrator Ekonomichef Ekonomi Kontroll av att fattade bidragsbeslut har verkställts. Samtliga bidragsbeslut har verkställts. 8 Kontroll i databasen av att fattade bidragsbeslut också är utbetalda. J Tertialsvis Registrator Kulturdirektör Produktion Ärenden hanteras effektivt Pågående ärenden i diarie- oc h ärendehanteringssystemet Public 360 som har en handläggningstid överstigande 3 månader, har kommenterats av handläggare och delgivits kulturdirektören. 8 Kontroll i databasen och separat uppföljningsdokument J Tertialsvis Registrator Kulturdirektör Produktion Inventering av konst Att inventering gör i enlighet med framtagna riktlinjer. 8 Avstämning mot inventeringsplan. J Årsvis Chef för kulturenheten Kulturdirektör Medarbetare Individuell kompetensutveckling Att all fast anställd personal har individuella kompetensutvecklingsplaner som följs upp. 8 Kontroll av att indviduella kompetensutvecklingsplaner finns för fast anställd personal. J Årsvis Enhetschef Kulturdirektör G:\Internkontroll\2017\Intern kontrollplan 2017.xlsx

65 Förklaringar Perspektiv Rutin Kontrollmål Riskvärde Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? Frekvens Kontrollansvarig utsedd? Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelserapportering till Landstinget i Uppsala läns perspektiv är * Medborgare och Kund * Ekonomi * Produktion * Förnyelse * Medarbetare. Beskriv vad är det som skall följas upp. Frågeställning, aktivitet eller process. Vad är målet med kontrollen? Målet skall vara mätbart för att kunna göra en objektiv bedömning av resultatet. Utifrån riskanalysen anges värdet för händelsen. Ange hur kontrollen kommer att genomföras. Finns det en kontroll utvecklad för att kunna genomföra intern kontrollen? Ange J (ja), N (nej) eller K (Kommentar). Anges K skall kommentar till detta anges vid "Metod / Kontrollmoment. Hur ofta sker kontrollen. Månadsvis, kvartalsvis, tertialsvis, halvårsvis eller årlig kontroll. Ange om det finns dokumenterat vem eller vilka som ansvarar för att utföra kontrollen. Roll vilken är ansvarig för kontrollområdet. I rollen skall ingå att följa upp rutinen samt utveckla den och därmed reducera riskvärdet. Ange till vilken roll avvikelserapportering sker. G:\Internkontroll\2017\Intern kontrollplan 2017.xlsx

66 Riskanalys - internkontroll 2017 Kultur och bildning Perspektiv Medborgare och kund Medborgare och kund Medborgare och kund Medborgare och kund Rutin Säkerhetsutbilding av förare vid användning av förvaltningens fordon Uppföljning av att de regionala kulturaktörerna som uppbär offentligt stöd arbetar aktivt med tillgänglighet, jämställdhet och interkultur. Genomförande av strategiska insatser inom ramen för den regionala kulturplanen Rutiner vid brand och brandtillbud Initierat kontrollen Wiks Folkhögskola Sannolikhet (1-4) Allvarlighetsgrad (1-4) Upptäckbarhet (1-4) Riskpoäng Staben Staben Wiks slott och Wiks Folkhögskola Kommentar till Riskvärdering Vid olyckor i samband med bilkörning kan skadorna, såväl ekonomiska som mänskliga, bli stora och i vissa fall irreversibla. Diskriminering motverkar en framgångsrik samhällsutveckling och leder till att det strategiska målet inte kan nås. Sannolikheten att förvaltningen inte genomför strategiska insatser enl kulturplanen bedöms som låg då detta följs upp löpande i samband med uppföljning av förvaltningens styrkort. Om ett brandtillbud inträffar är det viktigt att brandskyddsorganisation fungerar och att den lokala handlingsplanen för brand följs. Vid händelse av brand kan skadorna, såväl ekonomiska som mänskliga, bli stora och i vissa fall irreversibla. Acceptera Acceptera Acceptera Begränsa Riskhantering Motivering för Internkontrollarbete Då konsekvenserna av ev olyckor i samband bilkörning är stora är det av stor vikt att eleverna vid Wiks Folkhögskola får ta del av förvaltningens säkerhetsutbildning innan de använder förvaltningens fordon. Att säkerställa att det stöd som ges till olika kulturaktörer kommer alla medborgare till del är viktigt för att skapa livskvalitet i hela länet. Det strategiska målet kan inte nås om diskriminering förekommer och det är därför viktigt att säkerställa att de aktörer som erhåller stöd arbetar aktivt med dessa frågor. Rutiner för uppföljning av kulturaktörerna finns, där bland annat dessa frågor behandlas och återrapportering sker till Kulturrådet. Förvaltningen bedömer att inte ytterligare kontroller behövs inom detta område. Om insatserna skulle utebli innebär detta att förvaltningen inte följt den plan som kulturnämnden uppdragit förvaltningen att genomföra, det är därför viktigt att säkerställa att insatserna genomförs enligt plan. Genomförandet av regional kulturplan följs upp löpande i samband med förvaltningens styrkort. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. Konsekvenserna av brand/brandtillbud kan bli stora och det är därför av stor vikt att upprättade handlingsplaner mm är uppdaterade, kända och följs. Förvaltningen genomför löpande genomgångar av säkerhet, däribland brandsäkerhet. Förvaltningen bedömer inte att ytterligare kontroller behövs inom detta område. Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (J/N/Kommentar) Är rutinen dokumenterad? (J/N/Kommentar) Är rutinen känd av personalen? (J/N/Kommentar) Är ansvarsfördelning tydlig? (J/N/Kommentar) Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (J/N/Kommentar) J N J J N J N J J N J J J J J J J J J J Medborgare och kund Uppdatering av förvaltningens webbplatser Staben Om felaktig information lämnas på webbplaterna kan förvaltningens anseende hos medborgarna på sikt försämras avseevärt. Sannolikheten att felaktig information finns på webbplatserna bedöms som låg. Acceptera Förvaltningen har en person som särskilt arbetar med webbplatserna och den information som läggs ut där. Förvaltningen bedömer att detta säkerställer att webbplatsen innehåller korrekt och aktuell information. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. J N J J J Ekonomi Ekonomi Ekonomi Uppföljning av förvaltningens ekonomi Kontroll av att korrekta beslutsunderlag finns kopplat till förvaltningens bidragsutbetalningar och att bidrag når rätt mottagare. Kontroll av att fattade bidragsbeslut har verkställts. Staben Kulturenheten/St aben Kulturenheten/St aben Om förvaltningen inte löpande följer upp sin ekonomi kan detta få stora konsekvenser i form av en ekonomi i obalans både på kort och lång sikt, vilket också påverkar möjligheterna att utföra verksamheten på bästa sätt. Om bidrag betalas ut utan att ett formellt beslut fattats, kan de ekonomiska konsekvenserna bli stora. Likaså om ett bidrag av misstag betalas ut till felaktig mottagare. Hanteringen av bidrag, från beslut till utbetalning, är en manuell rutin med flera inblandade parter. Detta ökar risken för att ärenden" faller mellan stolarna". Konsekvensen för bidragsmottagarna kan bli stor om utbetalningarna försenas, men även förvaltningens anseende externt riskeras att försämras. Begränsa Begränsa Acceptera Att inte ha kontroll på de ekonomiska ramar som förvaltningen har för sin verksamhet har flera negativa konsekvenser. Risken för att beslut fattas på felaktiga grunder ökar och därmed minskar också möjligheten att skapa goda ekonomiska förutsättningar på längre sikt. I dagsläget finns rutiner för ekonomisk uppföljning både inom förvaltningen och inom landstinget i stort och bedömningen är att ingen ytterligare kontroll behövs för närvarande. Förvaltningens bidragshantering är omfattande både i volym och kronor. Cirka 90 mnkr utbetalades i bidrag under 2014, fördelat på ca 120 utbetalningstillfällen. Det är därför viktigt att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa också följs. Eftersom utbetalningarna verkställs vid LRC och underlagen arkiveras där, är det svårt att genomföra en kontroll av samtliga utbetalningar för förvaltningen. Förvaltningen bedömer det dock möjligt att genomföra stickprov med hjälp av LRC för att i viss mån säkerställa en korrekt hantering. Förvaltningens bidragshantering är omfattande både i volym och kronor. Det är därför viktigt att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa också följs. J J J J J J J J J J J Delvis J J Delvis

67 Riskanalys - internkontroll 2017 Kultur och bildning Perspektiv Rutin Initierat kontrollen Produktion Inventering av konst Kulturenheten Produktion Rutin för hantering av kortare driftstopp i kök (t ex elavbrott) Sannolikhet (1-4) Allvarlighetsgrad (1-4) Upptäckbarhet (1-4) Riskpoäng Wiks slott Produktion Ärenden hanteras effektivt Staben Produktion Medarbetare Beslut och beslutsunderlag läggs in i diarie- och ärendehanteringssystemet Public 360 Individuell kompetensutveckling Staben Staben Kommentar till Riskvärdering Landstingets konst är utplacerad i en mängd olika lokaler, som är relativt obevakade och där många människor rör sig dagligen. Det finns därmed en risk att konst kan försvinna, omplaceras eller förstöras. Kortare driftstopp i matproduktionen kan innebära att mat till gäster inte kan leveraras i tid. Detta riskerar påverka gästernas upplevelse negativt, men är troligen inte av avgörande betydelse för gästens bild av slottet som konferensanläggning så länge det handlar om kortare driftstopp och gästen informeras om omständigheterna. Om ärenden blir liggande för länge eller hanteras felaktigt kan konsekvenserna för förvaltningen på sikt bli stora då det påverkar förvaltningens anseende utåt. Interna och externa behov gör att förvaltningen löpande behöver gå tillbaka och titta på beslut och beslutsunderlag. Om dessa inte är registrerade i diarie- och ärendehanteringssystemet Public 360 krävs tidsödande arbete för att få fram dessa. I värsta fall kan dokumenten inte återfinnas vilket skulle kunna leda till allvarliga konsekvenser. Brister i den individuella kompetensutvecklingen av medarbetarna riskerar leda till att inneboende kompetens inte utnyttjas och att engagemang och motivation hos medarbeterna minskar. Begränsa Acceptera Begränsa Acceptera Begränsa Riskhantering Motivering för Internkontrollarbete Landstinget har cirka konstverk i sin ägo, varav många är utplacerade i landstingets lokaler runt om i länet. Konsten är registrerad som en tillgång i landstingets balansräkning och rutiner måste därmed finnas för att kunna upprätthålla tillräcklig kontroll över tillgångarna och säkra att redovisningen är tillförlitlig. Det är därför viktigt att säkerställa att inventering genomförs regelbundet i enlighet med framtagna riktlinjer. Wiks slott har en lokal akutplan för att kunna hantera kortare avbrott. Förvaltningen bedömer inte att behov av internkontroll inom detta område föreligger. Förvaltningens anseende kan försämras om ärenden blir liggande för länge eller hanteras felaktigt. Det är därför av vikt att säkerställa att handläggning sker inom rimlig tid. De allvarliga konsekvenser som skulle kunna uppstå om beslut och beslutsunderlag inte kan återfinnas gör det extra viktigt att säkerställa att rutinerna kring ärendehandläggningen följs. Registrator har ett övergripande ansvar att kontrollera att underlag till ärenden i Public 360 finns inlagda innan ärenden avslutas. Denna kontroll utförs löpande. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. Individuella kompetensutvecklingsplaner ska tas fram och följas upp i samband med medarbetarsamtal. För att säkerställa kvalitet i detta arbete kommer förvaltningen under 2015 att utbilda och informera kring hur man arbetar med individuella kompetensutvecklingsplaner. Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (J/N/Kommentar) Är rutinen dokumenterad? (J/N/Kommentar) Är rutinen känd av personalen? (J/N/Kommentar) Är ansvarsfördelning tydlig? (J/N/Kommentar) Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (J/N/Kommentar) J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J J

68 Riskanalys - internkontroll 2017 Kultur och bildning

69 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) Dnr KOB Nytt datum för februarinämnden Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar: att uppdatera tiderna för nämndsammanträden år 2017 i enlighet med förslaget att delegera till arbetsutskottet att fatta nödvändiga beslut under januari och februari med anledning av förändringar inom Region Uppsala samt återrapportera till nämnden vid sammanträdet i februari. Ärendet Kulturnämndens sammanträdestid för februari behöver justeras för att hinna kvalitetssäkra beslutsunderlaget för främst de statliga bidragen inom kultursamverkansmodellen. Ny sammanträdestid föreslås till 22 februari. Den tidigare tiden 8 februari hålls istället ett arbetsutskott. I övrigt inga förändringar. Bilaga Uppdaterat sammanträdesschema 2017 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

70 Sammanträdesschema Kulturnämnden Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Arbetsutskott (KN) Ons 25/1 Fre 8/2 Mån 13/3 Tisd 2/5, Onsd 31/5 Ons 16/8 Mån 11/9 Ons 11/10 Tors 30/11 Kulturnämnd Ons 22/2 Mån 27/3 Ons 17/5 Ons 14/6 Tors 31/8 Mån 25/9 Ons 25/10 Ons 13/12

71 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 152 Anmälan om delegationsbeslut Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande förteckningen till handlingarna. Ärendet Kulturenheten har fattat beslut om att fördela regionalt projektbidrag i tredje fördelningen Övriga frågor Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

72 Rapport till kulturnämnden angående fattade delegationsbeslut Typ av delegation Delegat Ärende Datum Diarienummer Anmärkning 2.1. Anställning Rektor Vaktmästare, tillsvidareanställning 3.3. Bidrag Enhetschef Regionalt projektbidrag, tredje fördelningen KOB

73

74

75 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) Dnr KOB Rapport: Regional kulturplan inför 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänna rapporten. Ärendet Kulturnämnden har önskat få en överblick inför 2017 angående planering inför arbetet med att ta fram en ny regional kulturplan. Kulturdirektör Anna Söderbäck och utredare Jeanette Wetterström har sammanställt en första planering att utgå ifrån. Processen kommer att diskuteras vidare i samråd och samverkan med olika aktörer. Bilaga Förslag till samverkansprocess Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

76 Till AU Process inför Regional kulturplan, år 2017 Uppdrag till kulturnämnden från fullmäktige: Region Uppsala ska, under 2017, i samverkan med länets kommuner och i samråd med det professionella kulturlivet och civilsamhället inleda arbetet med att ta fram en regional kulturplan för åren Samordnare: Kultur och bildning (Jeanette Wetterström). E-post: jeanette.wetterstrom@lul.se, Samråd Vem ansvarar? Vad? Överläggningar Beslut När? Tjänstepersoner i länet Tjänstemanna-Kilar X Kultur och bildning Kommuner x 8 X vår, tider ska tas fram Kultur och bildning Institutioner x 5 X vår, tider ska tas fram Kulturnämnden Kommuner x 8 X Förslag: första halvan av maj. Institutionsstyrelser Val av prioriteringar kommande år X vår/tidig höst Kultur och bildning Kulturskaparrådet X 30 jan. Förslag: ett större möte april med fler. Höst. Samverkan med konsulenterna Kultur och bildning Civilsamhället X 3 möten under höst 2016, vår 2017, samverkan med IKA fortsätter Kultur och bildning Folkbildningen X mars 2017, i samråd med ULB. Ett möte på dagtid med studieförbunden och folkhögskolan. Kultur och bildning Inför remissutgåva X Tj-Kil under remisstiden, en Pol Kil innan remisstiden, höst Kulturrådet Möte med institutionerna, även Uppsala kommun. Kulturplan - manus X våren 2017 Vem ansvarar? Vad? Överläggningar Beslut När? Institutioner, kommuner och interna aktörer Inlämning av textunderlag X juni, aug, sept Samordnaren Manusskrivande X aug-dec Kulturnämnd Manus, remissutgåva X AU , KN Kulturnämnd Manus, slutversion X 2018, april Regionstyrelse Manus, slutversion X 2018, maj Regionfullmäktige Manus, slutversion X 2018, juni Samordnaren Ansökan till Kulturrådet X nov-18

77 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 155 Dnr KOB Rapport: Bidrag till studieförbunden 2017 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänna förvaltningens beräkningsgrunder för fördelning av regionalt bidrag till studieförbunden. Ärendet Kulturnämnden har beslutat att följa statsbidragssystemet för fördelning av regionalt bidrag till studieförbunden En prognos för fördelningen har tagits fram av förvaltningen. En av beräkningsgrunderna för organisationsbidraget vad gäller spridning i kommunerna är inte möjlig att överföra till regional nivå, varför en smärre justering av beräkningsmodellen har gjorts av förvaltningen. Handläggaren har varit i kontakt med Folkbildningsrådet för viss rådgivning. Förvaltningen har valt en fördelningsnyckel som bevarar statens intention att främja en spridning av studieförbundens verksamhet till så många kommuner som möjligt i Uppsala län. Eftersom studieförbundens mesta verksamhet sker inom Uppsala kommun, har förvaltningen valt att för denna delpott främja spridningen till kommuner utanför Uppsala. Den aktuella delpotten av organisationsbidraget fördelas utifrån två steg: 1) dels till de studieförbund som uppnår en andel på minst 20 % för totalt antal studietimmar i kommunerna utanför Uppsala. 2) av dem som uppfyller kriteriet fördelas bidraget utifrån andelarna för totalt antal studietimmar i kommunerna utanför Uppsala. Justeringen innebär en avvikelse från statsbidragsmodellen, men där statens intention har bibehållits. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

78 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 156 Rapport: Kultur för att främja hälsa Förslag till beslut Kulturnämnden lägger med godkännande rapporten till handlingarna. Ärendet Kulturenheten vid förvaltningen Kultur och bildning arbetar på olika sätt för att främja hälsan med kultur för olika målgrupper. Förvaltningen föreslår att tre av de olika inriktningarna gemensamt kallas Kultur för att främja hälsa. De tre olika inriktningar som ingår i begreppet är: 1) Kulturprogram i vården; 2) Kulturaktiviteter i vården; 3) Kultur för asylsökande/nyanlända (bidragsgivning och kulturaktiviteter). Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

79 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Kulturnämnden (18) 157 Övriga rapporter Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

80 Martin Price Läns-BO Uppsala Nyhetsbrev november 2016 Barnets rättigheter i landstinget / regionen Aktuellt Hur jobbar ni med barnrätten? Över 80 olika verksamheter har fått förslag på aktivitetsplan. Allt vanligare att verksamheter och politik tar in en barnkonsekvensanalys. Mall i DocPlus. Chefer i landstinget ska se film om barnrätt i besluten. Ungdomar är med i produktionen. Barns och ungas fetma kan vi jobba tillsammans mot. En modell ska testas i länet - ECHO. Unga är experter på sin vård. Barnsjukhusets rådsgrupper. akademiska.se/ungaexperter Samverkan om barn och unga mellan landstinget och länets kommuner. Nytt dokument - BUS. Journal via nätet ska också unga kunna läsa. Men på ett säkert sätt. Nationellt ramverk tas fram. Tyck till om vilken barnrätt Läns-BO ska arbeta för inom SKL och Barnrättspriset 2016 gick till Anna Sarkadi. Folktandvården och Primärvården tar fram bildstöd för barn som ska på besök. Läns-BO hjälper till. Akademiska har specialingång för unga akademiska.se/ung Tonåringar i vården. Vi behöver bli bättre på att möta dem och hjälpa dem till vuxen-vården. En kvart om barnets rätt en film. Utbildningen ligger på Pingpong där 800 pers sett den. Här är en enkel manual. Filmen finns också på Youtube. All personal där det finns barn i verksamheten patient eller anhörig ska ha sett filmen senast Film för chefer beslutsstöd om barnets rätt. Görs just nu. Filmen blir bra, rolig och kort. Akademiska Mycket informationsinsatser, men också utbildningar och barnkonsekvensanalyser. Ny kontakt med psykiatrin och kvinnosjukvård. Utmaning med aktiviteter för det anhöriga barnet i hela vuxensjukvården. Folktandvården Väldigt många medarbetare har fått utbildning av Läns-BO. Tar fram förberedelsematerial. En klinik ska testa ny form för samverkan med soc. Primärvården Flera centrala insatser, men för få utbildningar av Läns-BO på vårdcentraler. Tar fram bildstöd för barn inför stick. Kultur bildning På Kulturenheten har personalen utbildats igen och alla har sett Pingpong. Aktivitet för barnets rätt till delaktighet i kulturlivet samt för asylsökande familjer. Hälsa & habilitering Plan finns, men aktivitet stannat av under Nysatsning Inga nyheter angående: UL Ledningskontoret Privata vårdgivare (enstaka undantag finns) Lasarettet i Enköping Landstingservice Boka besök av Läns-BO Ni berättar vad ni gör och vi tar fram en plan tillsammans.