DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN GULLSPÅNG KOMMUN Antagen av kommunstyrelsen , 202 Dnr: KS 2017/161 Revideras Kommunledningskontoret Torggatan 19, Box HOVA Tel:

2 Innehåll Arkivredogörare... 4 Kommunstyrelseförvaltning, Valnämnd och Överförmyndarnämnd... 5 Näringsliv, Områdesutveckling, Turism... 8 Kommunikation... 9 Kostverksamheten Folkhälsa Energirådgivning Samhällsplanering, exploatering och fastighetsverksamhet Överförmyndarnämnd Säkerhets- och beredskapsarbete VISA (Verksamheten för integration, studier och arbete) Barn- Utbildning- och Kulturutnämnd Administration Grundskola, förskole-, musikskole- och kulturverksamhet Vård- och omsorgsnämnd Administration Individ- och familjeomsorg

3 LSS-verksamhet Hälso- och sjukvård Kvalitet och ledningssystem Äldreomsorg, SoL Lönenämnden MTGK Lönenämnden datasystem Lönenämndens akter Lönenämndens dokument E-posthantering m.m Rutiner och förklaringar

4 Arkivredogörare Arkivredogörare: Enhet: Kod: Invent: Nämndsekreterare Lednings- och stödfunktion inkl. Överförmyndare och Valnämnd Lest 01 Näringslivsansvarig Näringsliv, områdesutveckling Näou 02 Verksamhetschef/Flyktingsamordnare Integration, SFI, Arbetsmarknad Visa 03 Folkhälsoplanerade Folkhälsa Fohä 04 Kostverksamhetsansvarig Kostverksamhet Kove 05 Intendent/administratör Barn-utbildning och kulturverksamhet Buka/ Socialsekreterare/Administratör Individ- och familjeomsorg och LSS-verksamhet Inls 07 Medicinsk ansvarig sjuksköterska Hälso- och sjukvård Häsj 08 Socialsekreterare/Administratör Äldreomsorg SoL Älom 09 Löneadministratör/Personalsekreterare Lönenämnden MTGK Löad 10 Säkerhetssamordnare Säkerhets- och beredskapsarbete Säbe 11 Informationschef Kommunikation Leko 12 Kulturutvecklare Kultur Buka 13 Turismutvecklare Turism Tuve 14 Energirådgivare Energirådgivning Ener 15 Samhälls- och exploateringsansvarig Mark och exploatering Lese 16 Fastighetsverksamhet Förvaltare Lefa 17 Grfö 06 4

5 Kommunstyrelseförvaltning, Valnämnd och Överförmyndarnämnd Lednings- och stödfunktion Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Lest 01 Annonser till tidningar Digitalt/Kopia Expedition 2 år Lest 01 Avtal Närarkiv Rutin 14 om det är lokal Lest 01 Befolkningsstatistik Närarkiv befolkningsstatistik rörande 2 år Vid inaktualitet Gullspångs kommun. Innehåller hindersprövning, Lest 01 Borgerlig vigsel, akter /kopia Närarkiv vigselbevis, vigselprotokoll. 1 år Rutin Lest 01 Delegationsbeslut Datasystem Närarkiv 4 år Rutin 01, Lest 01 Delgivningar och meddelanden Närarkiv 4 år Rensas efter gallringsfrist Lest 01 Diarieförda handlingar Närarkiv 4 år Rutin Lest 01 Diarielistor Datasystem W3D3 2 år Lest 01 Följesedlar och kvitton Närarkiv 2 år Föredragningslistor, kallelser till Lest 01 sammanträden. Närarkiv Utskrift sker 1g/år. Diarienummerordning ur datasystemet. Digitala listor/kallelser tas ut på papper 5

6 Nr. Enhet Invnr Handling Lest 01 Protokoll, Budgetberedningen Närarkiv Lest 01 Protokoll, externa Närarkiv Lest 01 Protokoll, Kommunala pensionärs- och handikapprådet Närarkiv Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning 4 år Vid inaktualitet Rutin 01, 17. Minnesanteckningar från kommunens verksamhet bevaras. Rutin år Rutin 01, 03, Lest 01 Protokoll, Kommunfullmäktige Närarkiv Rutin 01, Lest 01 Protokoll, Kommunstyrelse Närarkiv Rutin 01, Lest 01 Protokoll, Kommunstyrelsens arbetsutskott Närarkiv Rutin 01, 17 Protokoll, Stiftelser och fonder inkl Lest 01 redovisning Närarkiv Rutin 01, Lest 01 Protokoll, Valnämnden Närarkiv 2 år Rutin 01, Lest 01 Protokoll, Överförmyndarnämnden Närarkiv 2 år Rutin 01, 03, Lest 01 PUL-register över godkända personuppgiftsbehandlingar Närarkiv Rutin 45 Levereras till personalakt när Lest 01 Sekretessbevis, förtroendevalda och personal Närarkiv det gäller anställda. Förtroendevalda sätts de i pärm. Rutin Lest 01 Skrivelser av betydelse och Skrivelser, rutinmässiga inkommande- och utgående-. Närarkiv som föranleder ett ärende ska 2 år diarieföras Lest 01 Valnämndens handlingar Närarkiv 2 år 6

7 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Lest 01 Valnämndens röstlängder Närarkiv 2 år Ärende- och dokumenthanteringssystem, Webbaserat Lest 01 W3D3 datasystem Formpipe Rutin 49. 7

8 Näringsliv, Områdesutveckling, Turism Nr: Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Näou 02 Ekonomirapporter Närarkiv Vid inaktualitet Näou 02 Företagsbesök, handlingar rörande Närarkiv Rutin Näou 02 Företagsregister Närarkiv Vid inaktualitet Efter gjord uppdatering Näou 02 Företagsservice, handlingar Närarkiv Rutin Näou 02 Lokalregister, lediga lokaler, arkivexemplar Närarkiv Vid inaktualitet Efter gjord uppdatering Näou 02 Nyföretagande, handlingar Närarkiv Rutin Näou 02 Näringslivsinformation från myndigheter Närarkiv Vid inaktualitet Näou 02 Projekthandlingar Närarkiv 2 år 2 år efter projektavslut Näou 02 Undervisningsmaterial Närarkiv Vid inaktualitet Näou 02 Verifikationer Närarkiv 10 år Letu 01 Fakturor, kvitton Kopia Turistutveckl. 2 år Letu 14 Foldrar och egenproducerat material Turistutveckl. 2 år 10 år om uppgifter saknas på originalfakturan Letu 14 Avtal upprättade med arrangörer Kopia Turistutveckl. Vid inaktualitet Efter avtalet löpt ut Letu 14 Anställningsinformation, Turistbyrå Kopia Turistutveckl. Vid inaktualitet Då ny information framtagits. 8

9 Kommunikation Nr. Enhet Invnr Handling Förvaringsplats Ca Leko 12 Profilprodukter Leko 12 Release och presskontaktshandlingar / Digitalt / Digitalt Leko 12 Broschyrer, egenproducerade Leko 12 Annonser Informationsansvarig Resp. Broschyrskapare Gallring Anmärkning Uppgifter som leder till åtgärd skall bevaras och tillföras relevant ärendet. Övriga gallras vid in aktualitet. Resp. Broschyrskapare Endast 2 exemplar. Resp. Annonskapare 2 år Efter kontroll och eller uppföljning utförts. 9

10 Kostverksamheten Nr. Enhet Invnr Handling Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Kove 05 Anhöriga till personalen Närarkiv Rutin Kove 05 APT-möten Närarkiv Rutin Kove 05 Beställningslistor Digitalt Beställare 2 år Kove 05 Brandskyddsdokument Närarkiv Rutin Kove 05 Fakturaunderlag Digitalt Beställare 2 år Kove 05 Följesedlar Beställare Vid inaktualitet Efter kontroll Kove 05 Inbetalningar, bank Närarkiv 2 år Kove 05 Inspektionsrapporter Kostchef 2 år Rutin Kove 05 Livsmedel, egenkontroll Kostchef Rutin Kove 05 Matportioner, statistik Kostchef Rutin Kove 05 Matsedlar Kostchef Vid inaktualitet Kove 05 Minnesanteckningar/kosträffar/matråd/ kostgruppen Kostchef 2 år Rutin Kove 05 Mjölkstödet Kostchef Vid inaktualitet Kove 05 Personalakter Kopia Kostchef Rutin Kove 05 Personalscheman Kostchef Vid inaktualitet Kove 05 Prislistor Datasystem Allmänt Vid inaktualitet Kove 05 Produktkataloger Allmänt Vid inaktualitet 10

11 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Kove 05 Recept Kostchef Vid inaktualitet Anmärkning Kove 05 Skyddsronder, checklistor Kostchef Rutin Kove 05 Upphandlingar Kostchef Rutin 14 När omsorgstagaren inte längre är aktuell Folkhälsa Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning. xxxx Läar 04 Arkivredovisning sker hos huvudman Se Västra Götalandsregionen. Energirådgivning Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning. xxxx Ener 03 Arkivredovisning sker hos huvudman Se MTG i Mariestads kommun 11

12 Samhällsplanering, exploatering och fastighetsverksamhet Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Lese Fastighetsavdelningens objektsordnade fastighetsakter Lese 00 Anbud och anbudsprotokoll, aktexemplar Ing. i Lese 00 Byggbeskrivningar, aktexemplar Ing. i Förvaras i Mariestads kommun. Slutarkiveras 2 år efter slutbesiktning Lese 00 Bygglov, aktexemplar Ing. i Lese Handläggare Ing. i Kan även vara 16 Kommunala yttranden, remisser, beslut diarieförd separat Lefa 17 Kostnadssammanställningar, aktexemplar Ing. i Lefa Projekterings-, byggmötes-, besiktningsprotokoll, 17 aktexemplar Ing. i Lese 16 Ritningar, aktexemplar Ing. i Lese 16 Statsbidragsansökningar och beslut, aktexemplar Ing. i Tillstånd från länsarbetsnämnd och Lese 00 yrkesinspektion som ingår i akt. Ing. i Övriga handlingar Lese 16 Adressförteckningar Kopia Närarkiv Rutin Lese Servitut, arrenden, ledningsrätter, nyttjande- och Närarkiv 00 tomtavtal Rutin Lese Mark- 16 Bevarandeplaner och program /expl.ansvarig Rutin Lese 16 Byggnadsplaner Närarkiv Rutin

13 Enhet. Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Lese 16 Delegation, tomtförsäljningar Närarkiv Åldersbeständigt. Rutin Lese 16 Detaljplaner Närarkiv Rutin Lese 00 Diarieförda handlingar Diarium, förrättningar, utstaknings- och nybyggnadskartor övrigt (grundkartor, Lese 16 fastighetsförteckn m.m.) Digitalt Datasystem Byggreda Förvaras hos MTG i Mariestad. Närarkiv Rutin Lese 16 Ekonomiska kartor, Skaraborgs län Kopia Rutin Lese / Mark/ 00 Exploateringskalkyler-och avtal Digigtalt expl.ansvarig Rutin Lese / Fastighetsförv 17 Fastighetsakter, kommunens ägda Digitalt altare Förvaras hos MTG i Mariestad Lese Fastighetsförv 17 Fastighetsritningar altare Förvaras hos MTG i Mariestad Lese Mark- 16 Geologiska undersökningar /expl.ansvarig Rutin Lese 16 Industrimarksprogram Närarkiv Åldersbeständigt papper Lese 16 Kartor, kommunens markinnehav Närarkiv Lese 16 Kommunöversikter Närarkiv Rutin Lese 00 Lantmäterifrågor inkl. fiskevårdsfrågor Digitalt Förvaras hos MTG i Mariestad Lese 00 Lantmäterifrågor på bygglov, förhandsbesked Digitalt Förvaras hos MTG i Mariestad Lese /Dig 17 Mätningsprotokoll, ventilation och värme italt Förvaras hos MTG i Mariestad Lese 00 Mätningsverksamhetens utredningsmappar Förvaras hos MTG i Mariestad 13

14 11631 Lese Lese Lese Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning 00 Offerter, antagna 16 Planer, lagakraftvunna(kartor och beskrivningar) 16 Planeringskartor Lese 00 Polygonpunkter, kortregister Lese Lese 00 Ritningar, - Arkitekt, - Konstruktion,-VVS och El. 16 Tomtkö, Handlingar rörande Mark- /expl.ansvarig Rutin 03. Mark- /expl.ansvarig Rutin 14. Mark- /expl.ansvarig Förvaras hos MTG i Mariestad. Fastighetsförvaltare Mark- /expl.ansvarig Förvaras hos MTG i Mariestad. Rutin 14. Vid inaktualitet Eter tomtplats erbjudits Lese 16 Äldre byggnadsritningar Centralarkiv Rutin Lese Mark- 16 Ärenden, avförda /expl.ansvarig xxxx xxxx 00 Övriga planärenden ingår i huvuddiariet W3D3 14

15 Överförmyndarnämnd Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Övfö 00 Registrering Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande tjänsteanteckningar i ärendet 3 år I akt eller separatförd Initiering av Godmanskap och förvaltning Övfö Anmälan 3 år Övfö 00 Remisser och remissvar 3 år Övfö 00 Skrivelser 3 år Övfö 00 PM 3 år Övfö 00 Ansökan hos tingsrätten om förvaltare/god man 3 år Övfö 00 Samtliga handlingar av godmanskap och förvaltning där ställföreträda inte sökts 3 år Initierare av förmyndarskap - Huvudformer Övfö 00 Gåvobrev 3 år Avser överförmyndarexemplaret Övfö 00 Bouppteckning 3 år Övfö 00 Testamente 3 år Övfö 00 Brev rörande arvavstående 3 år Övfö 00 Ansökan från förmyndare rörande 3 år Övfö 00 Samtliga handlingar i ärendet som inte föranleder till åtgärd 3 år 15

16 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Övfö Övfö 00 Övriga underlag till överförmyndaren såsom lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reverser 00 Överförmyndarnämndens inkommande avslutade akter. Centralarkiv Övfö 00 Arvskifte 3 år 3 år 3 år Efter ärendets avslutande Gallringsplan för nedanstående handlingar som ingår i akt. Rutin

17 Säkerhets- och beredskapsarbete Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Säbe Säbe 11 Försäkringshandlingar 11 Förteckning över kommunens anlitade försäkringsbolag 2 år Vid inaktualitet Säbe 11 Krisledningsplan Diariet Rutin Säbe 11 Registerkontroller, Hemlig Säkerhetssamordnare Säkerhetssamordnare Säkerhetssamordnare Rutin Säbe 11 Riktlinjer och Policys Diariet Rutin Säbe 11 Risk- och sårbarhetsanalys enligt LEH Diariet Rutin Säbe Säbe Säbe Säbe Risk- och sårbarhetsanalys enligt LSO, Hemlig Räddningstjänsten RÖS Rutin 14 Samverkansavtal och handlingsplan mellan Kommun polis Diariet Rutin 45 Säkerhetsrutiner, dokumentation av Säkerhetsskyddsanalys, Hemlig Kommunkansl iet Rutin 45 Säkerhetssamordnare Rutin 14 Handlingar av vikt ska bevaras fram tills de inte varit aktuella de senaste två åren. Aktuell förteckning bevaras. Övriga inaktuella förteckningar gallras. 17

18 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Säbe Säbe Säbe 11 Dokumentation av utförda övningar 11 Brottsförebyggande- och Trafiksäkerhetsrådets tjänstemannagruppsprotokoll (MTG) 11 Brottsförebyggande- och Trafiksäkerhetsrådets Politikergruppsprotokoll (MTG) Säkerhetssamordnare Rutin 14. Diarium/ Töreboda Diarium/ Töreboda Ersätter Produceras av folkhälsorådsplaneraren och förvaras i Töreboda Ersätter Produceras av folkhälsorådsplaneraren och förvaras i Töreboda 18

19 VISA (Verksamheten för integration, studier och arbete) Kommer att kompletteras med handlingar från F.d. SFI och Arbetsmarknadsverket när verksamheten slutligen har etablerat sig. Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Visa 07 Flykting- och invandrarverksamheten (LIF) Närarkiv/ Procapita Datasystem 1 år Visa 07 Beslut från Migrationsverket (LIF) Visa 07 Beslut om hemutrustningslån från CSN (LIF) Visa 07 Beslut (LIF) Visa 07 Ekonomiska beräkningar (LIF) Visa 07 Inkomna- och utgående handlingar av betydelse i ärendet (LIF) Visa 07 Introduktionsplan (LIF) Visa 07 Kopior av hyreskontrakt (LIF) Visa 07 Underlag till ansökan om introduktionsersättning ex. närvarorapporter, kvitton, ersättningsbesked FK, glasögon m.m. (LIF) Visa 07 Utredningar (LIF) Visa 07 Ärendeblad, journalblad (LIF) Procapita/ Datasystem Levereras till Centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Åldersbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36 Utskrift till åldringsbeständigt papper från journalsystemet. 19

20 Barn- Utbildning- och Kulturutnämnd Administration Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Buku Protokoll, Barn- utbildning- och kulturnämnd Buku Kulturplanen Rutin Buku Kulturpris Rutin Buku Överförs till Diarieförda handlingar Kommunstyrelsen när ärendet avslutats. 20

21 Grundskola, förskole-, musikskole- och kulturverksamhet. Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Grfö 06 Anmälan, musikskolan Närarkiv Grfö 06 Ansökan om ersättning från skolverket, migrationsverket m.fl. Närarkiv Vid inaktualitet Rutin Grfö 06 Ansökan barnomsorg Närarkiv Vid inaktualitet Grfö 06 Arbetsenhetskonferensprotokoll Rektor Rutin Grfö 06 Betygskataloger Närarkiv Då eleven avslutat sina musikstudier Grfö 06 Bokföringsorder Kopia Närarkiv 2 år förvaras i CA Hova Grfö 06 Boklåntagarregister Libra Bibliotek Datasystem Vid inaktualitet Rutin Grfö 06 Busskortsrekvisitioner Expedition 2 år Grfö 06 Cirkulär Expedition Vid inaktualitet Grfö 06 Elevakter, åtgärdsprogram Rektor 2 år Grfö 06 Fakturaunderlag Närarkiv 10 år Grfö 06 Frånvaroregister Rektorsenhet 2 år Grfö 06 Hyreskontrakt. Lokaler Närarkiv 2 år Åldringsbeständigt papper. Levereras till Centralarkivet 2 år efter eleven avslutat sina studier. 2 år efter upphörande. 21

22 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Grfö 06 Individuella utvecklingsplaner, IUP Digitalt Unikum, Datasystem 2 år Åldringsbeständigt papper, Levereras till Centralarkivet 2 år efter eleven avslutat sina studier. Rutin Grfö 06 Klasslistor Närarkiv 2 år Åldringsbeständigt papper Grfö 06 Korrespondens av betydelse Närarkiv Rutin Grfö 06 Korrespondens rutinmässig Allmänt 1 år Grfö 06 Köbekräftelse, barnomsorg Närarkiv Vid inaktualitet Köstatistik skall bevaras Grfö 06 Mobbing och kränkande behandling Rektor Rutin Grfö 06 Nationella prov i Svenska Närarkiv Grfö 06 Nationella prov i övriga ämnen Närarkiv efter provtillfället Grfö 06 Pedagogisk kartläggning Närarkiv 2 år Grfö 06 Placering, barnomsorg Närarkiv Vid inaktualitet När svar inkommit Grfö 06 Protokoll, arbetsplatsträffar Expedition Rutin Grfö 06 Protokoll, övriga arbetsgrupper och Närarkiv Åldersbeständigt papper. kommittéer Rutin 14. Grfö 06 Sammanställningar av enkäter Rektor Enkätsvaren gallras efter sammanställning utförts. Rutin Grfö 06 Schema, barnomsorg Digitalt Nova Software, Datasystem 3 år 22

23 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Grfö 06 Inkomstuppgifter, barnomsorg Digitalt Procapita, Datasystem Grfö 06 Schemaläggning Digitalt Nova Software, Datasystem 3 år Vid inaktualitet Grfö 06 Scheman, lärare Rektor 3 år Grfö 06 Klasscheman, Närarkiv 2 år Grfö 06 Sekretessbevis Närarkiv Grfö 06 Skolhälsovårdsjournaler(Elevhälsovårdsjourn aler) Provdocka, Datasystem. 2 år Grfö 06 Skolskjutsunderlag Närarkiv Vid inaktualitet Grfö 06 Statistiska uppgifter Närarkiv Vid inaktualitet Grfö 06 Tjänstefördelning, lärare Rektor Rutin Grfö 06 Uppdragsutbildningar Närarkiv Rutin Grfö 06 Uppsägning, barnomsorg Närarkiv 2 år Se bevarandekriterier för klasscheman. Utskrift sker till åldersbeständigt papper. Levereras till Centralarkivet 2 år efter det eleven avslutat sina studier. (utr. Påg ) Om det är lokal statistik rörande skolans verksamhet skall denna bevaras. 23

24 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Grfö 06 Utanordningar Kopia Expedition Grfö 06 Utredning och kartläggning, kuratorer Närarkiv 2 år Grfö 06 Utredning och kartläggning, psykologer Närarkiv 2 år Grfö 06 Åtgärdsprogram Närarkiv 2 år 2 år förvaras i Töreboda kommun. Åldersbeständigt papper. Levereras till Centralarkivet 2 år efter avslutade studier. Åldersbeständigt papper. Levereras till Centralarkivet 2 år efter avslutade studier. Åldersbeständigt papper. Levereras till Centralarkivet 2 år efter avslutade studier. 24

25 Vård- och omsorgsnämnd Administration Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Vooa Protokoll, Vård- och omsorgsnämnden Vooa 07 Övriga handlingar inom IFO Anmälningar som inte tillhör ärenden och inte ger upphov till ärenden Vooa 07 Behandlingshem, förteckning över Vid inaktualitet Vooa 07 Delegationslistor Vooa 07 Delegationsordning för sociala verksamheten Vooa 07 Ekonomiskt bistånd, riktlinjer Vooa 07 Förhandsbedömning som inte leder till utredning Vid inaktualitet Vooa 07 Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Vooa 07 Psykiatrirapporter Vooa 07 Polisrapporter 25

26 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Vooa 07 Sexuella övergrepp mot barn, rutiner för Vooa 07 Socialbidragsregister Vid inaktualitet Vooa 07 Statistikrapporter till SCB, Länsstyrelse, Socialstyrelse Vid inaktualitet Vooa 07 Utanordningar 10 år Vooa 07 Övriga protokoll Övriga handlingar inom LSSverksamheten Vooa 07 Aktivitetsscheman Enhetschef Vid inaktualitet Vooa Interna protokoll från arbetsgrupper och liknande ska bevaras Vooa 07 Anmälan och beslut om ställföreträdare Enhetschef Rutin Vooa 07 Anmälningar enligt LSS 24 a Lex Sarahanmälningar, Kopior Enhetschef ska ingå i diarieförda handlingar Vooa 07 Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Enhetschef Rutin Vooa 07 Inkomna och upprättade handlingar av tillfällig betydelse Enhetschef Vid inaktualitet 07 Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner etc. Enhetschef 3 år Vooa Vooa 07 Redovisning av fickpeng 07 Utförda LASS-timmar underlag till Försäkringskassa. Enhetschef Enhetschef Vid inaktualitet Rutin 14 Efter godkännande av brukare, närstående, ställföreträdare eller ombud. 26

27 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Övriga handlingar inom Äldreomsorg SoL Vooa 09 Administrativa rutiner Kopia/Digitalt Rutin Anställningsbeslut Winlas Respektive 1 år efter det att anställning Datasystemet chef upphört. et expedieras till MTGlönekontor Vooa 1 år Vooa 09 Avgifter, inkomstuppgift Kansli 10 år Vooa 09 Avgiftsregister, vård och omsorg Vooa 09 Befolkningsregister, KIR Procapita Datasystem Extern datatjänst Kanslit/ MTG server Rutin: 06, 47 Använd vid uppdateringar av personuppgifter, adresser m.m Vooa 09 Behörighetsregistrering till datamedia Kansli Vid inaktualitet Vooa 09 Daganteckningar, avgifter Procapita Datasystem Kansli. MTG Server Vooa 09 Debiteringsunderlag Kansli 10 år Vooa 09 Förenklad biståndshandläggning trygghetslarm, beställning, kvittenser, avvikelser Enhetschef Vooa 09 Hela projektet, sysselsättningsgrad och regler Enhetschef Rutin 14 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Vooa 09 Hyresdebiteringar Digitalt Server MTG 2 år Vooa 09 Hyreskontrakt för Mogården, Amnehärad Kopia Enhetschef Vid inaktualitet 27

28 10766 Vooa 09 Larmrapporter med register Enhetschef Rutin Loggningsfiler, intrång Digitalt Kansli Utskrift på åldringsbeständigt papper och förvaras hos assistent. Rutin 14 Vooa 09 Löne- och schemahantering Digitalt Digital-/ 1 år efter befattningshavaren Personalsystem Vid avslutat sin tjänst Vooa inaktualitet Vooa 09 Personalplaneringsverktyg Digitalt Digitalt system Vid inaktualitet Vooa 09 Protokoll, APG Amnegården Enhetschef 1 år Rutin Vooa 09 Protokoll, APG hemvården Enhetschef 1 år Rutin Vooa 09 Protokoll, APG äldreomsorgsadministrationen Enhetschef 1 år Rutin Vooa 09 PUL-register över godkända person Kansli Rutin Register för dokumentation av förebyggande Digitalt Kansli Rutin 14 Vooa insatser för demensvård. BPSD Vooa 09 Register hemsjukvård Kansli Vid inaktualitet Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Vooa 09 Register, legitimationskort Digitalt Digitalt system Vid inaktualitet 1 år efter befattningshavaren avslutat sin tjänst Vooa 09 Register för särskilda boendeformer Enhetschef Vid inaktualitet Levereras till personalakt Sekretessbevis Skickas vidare till Vooa Personalkontoret Vooa 09 Skyddsrond Enhetschef Rutin 14 28

29 10778 Vooa 09 Statistik SCB, Färdtjänst och Riksfärdtjänst Färdtjänsthandläggare Vid inaktualitet Vooa 09 Stödjaprojektet, riktlinjer bl.a. bemötande Projektledare Rutin Vooa 09 Timlönerapporter Enhetschef 2 år 29

30 Individ- och familjeomsorg Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Adoptionsärenden (AÄ) akter Närarkiv/ Digitalt Datasystem 1 år Inls 07 Aktualiseringsintyg (AÄ) Inls 07 Anmälan om förslag på barn, samtycke, (AÄ) Inls 07 Ansökan till tingsrätt om adoption (AÄ) Inls 07 Ansökan om medgivande (AÄ) Inls 07 Ansökningar om medgivande, med bilagor (AÄ) Inls 07 Beslut (AÄ) Inls 07 Beslut, medgivande (AÄ) Inls 07 Beslut/domar i förvaltningsdomstolen (AÄ) Inls 07 Handlingar i överklagningsärenden (AÄ) Inls 07 Handlingar rörande barnets ursprung (AÄ) Inls 07 In- och utgående handlingar av betydelse i ärendet (AÄ) Levereras till Centralarkivet 1 år efter barnet fyllt 18 år. Ålderbeständigt papper. Rutin 01,05,35a, 36 Handlings nr: ingår i akt. 30

31 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 In- och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär (AÄ) Vid inaktualitet Inls 07 Intyg om adoptionsutbildning (AÄ) Inls 07 Kallelse till rättegång, möte med handläggare (AÄ) Inls 07 Korrespondens av betydelse i ärendet (AÄ) Inls 07 Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift (AÄ) Inls 07 Referenser (AÄ) Inls 07 Samtycken (AÄ) Inls 07 Tingsrättens dom (AÄ) Inls 07 Uppföljningsrapporter, anteckningar från hembesök m.m.(aä) Inls 07 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet (AÄ) Inls 07 Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutin mässig karaktär (AÄ) Vid in aktualitet Inls 07 Utskrift ur socialregistret, polisregistret (AÄ) Inls 07 Utredningar i enskilt ärende (AÄ) Inls 07 Utredningar (AÄ) Inls 07 Yttrande från behandlande läkare (AÄ) Inls 07 Yttrande från Nämnden för internationella adoptioner (AÄ) 31

32 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Yttrande från socialnämnd till tingsrätt (AÄ) Inls 07 Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd (AÄ) Inls 07 Yttrande från Nämnden för internationella adoptioner NIA (AÄ) Inls 07 Yttrande från socialnämnden (AÄ) Inls 07 Återkallelse av medgivande (AÄ) Inls 07 Ärendeblad, journalblad (AÄ) Digitalt system Inls 07 Överklaganden med bilagor (AÄ) 32

33 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Föräldraskapsärenden (FÄ) akter Närarkiv/ Digitalt system 1 år Inls 07 Anmälning om faderskap (FÄ) Inls 07 Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Inls 07 (FÄ) Brev till moder med anledning av underrättelse om nyfött barn (FÄ) Inls 07 Domar/Beslut (FÄ) Inls 07 Faderskapserkännande/bekräftelser (FÄ) Inls 07 Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar (FÄ) Inls 07 Handlingar om underhållsbidrag rörande faderskapsutredningar (FÄ) Inls 07 Handlingar om vårdnaden av barn (FÄ) Inls 07 Identitetsstyrkande handlingar (FÄ) Inls 07 In- och utgående samt upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär (FÄ) Inls 07 Intyg, ultraljudsundersökningar, förlossningsuppg-/utvecklingsuppgifter etc. (FÄ) Levereras till Centralarkivet 1 år efter barnet fyllt 18 år. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01,05,35a, 36Handlingsnr: ingår. 33

34 10448 Inls Inls 07 Kallelser till rättegångar, möten med handläggare (FÄ) Korrespondens av betydelse i faderskapsärenden (FÄ) Inls 07 Protokoll Inls 07 S och MF protokoll för utredande av faderskap (FÄ) Inls 07 Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps- och föräldraskapsärenden (FÄ) Inls 07 Underrättelse från Skatteverket om inflyttat barn (FÄ) Inls 07 Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift moder. (FÄ) Inls 07 Ärendeblad, journalblad (FÄ) Inls 07 Överklagande (FÄ) 34

35 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Placeringsärenden enligt SoL och LVU Närarkiv/ Digitalt system 1 år Levereras till Centralarkivet Sista anteckningen. Ålderbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36. Handlings nr ingår Inls 07 Anmälningar från polis, skola etc. (SoL,LVU) Inls 07 Anmälningar om behov av vård till institution (SoL,LVU) Inls 07 Ansvarsförbindelser (SoL,LVU) Inls 07 Ansökningar om vård, till Länsrätt, med bilagor (SoL,LVU) Inls 07 Avtal med föräldrar (SoL,LVU) Inls 07 Beslut och beslutsunderlag (SoL,LVU) Inls 07 Dokumentation av planering som rör barnet ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner (SoL,LVU) Inls 07 Domar (SoL,LVU) Inls 07 Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i annat hem än eget (SoL,LVU) Inls 07 Handlingar i namnärenden (SoL,LVU) Inls 07 Handlingar rörande underställning till Länsrätt (SoL,LVU) 35

36 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls Inls Inls Inls Inls 07 Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i ärenden (SoL,LVU) Journaler med bilagor från hem eller boenden (SoL,LVU) Meddelanden från Institution om utskrivning (SoL,LVU) Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse (SoL,LVU) Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade (SoL,LVU) Inls 07 Vårdnadsutredningar (SoL,LVU) Inls 07 Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. (SoL,LVU) Inls 07 Ärendeblad, Journalblad (SoL,LVU) Digitalt system Utskrift på åldringsbeständigt papper från journalsystemet. 36

37 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Vårdnad boende umgänge, (VUÄ) akter Gallras på socialkontoret efter Närarkiv när barnet fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet 5 år efter barnet fyllt 18 år. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01,05.35a, Inls 07 Ansökan om kontaktperson vid umgänge Inls 07 (VUÄ) Socialnämndens godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge (VUÄ) Inls 07 Avtal som inte blivit godkänt (VUÄ) Inls 07 Domar till tingsrätten (VUÄ) Inls 07 Inkomna- och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inls 07 Inkomna- och upprättade handlingar av rutinmässig karaktär i ärendet (VUÄ) Vid i aktualitet Inls 07 Kallelser till rättegångar, möten med handläggare Inls 07 Kontrakt och kontakt med kontaktpersoner (VUÄ) Inls 07 Meddelanden till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkända avtal (VUÄ) Inls 07 Motiveringar och beslut till att nämnden godkänt avtal (VUÄ) Inls 07 Personbevis (VUÄ) 37

38 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Påtalanden om god man till tingsrätt (VUÄ) Inls 07 Remiss till och från tingsrätt om samarbetssamtal (VUÄ) Inls 07 Tingsrättens begäran om utredningar (VUÄ) Inls 07 Uppdrag att utse kontaktpersoner (VUÄ) Inls 07 Utdrag ur socialregistret och polisregistret (VUÄ) Inls 07 Utredningar i nämnden till tingsrätten (VUÄ) Inls 07 Äktenskapslicens (VUÄ) Inls 07 Ärendeblad, journalanteckningar (VUÄ) Digitalt system Rutin: 47 38

39 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Biståndsärenden, (BÄ) Akter Närarkiv/ Digitalt system Inls 07 Anmälningar i enskilt ärende (BÄ) Inls 07 Ansökningar från enskild om bistånd (BÄ) Inls 07 Beslut och domar i förvaltningsdomstol (BÄ) Inls 07 Beslutsdokument (BÄ) Inls 07 Dokumentation av planering som rör den enskilde (BÄ) Inls 07 Inkomna- och utgående handlingar av betydelse i ärendet (BÄ) Inls 07 Inkomna- och utgående handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär (BÄ) Inls 07 Utredningar i enskilda ärenden (BÄ) Inls 07 Ärendeblad, journalblad (BÄ) Procapita/ Datasystem Inls 07 Överklagan med bilagor (BÄ) Gallras på socialkontoret efter individen fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Åldersbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36 Rutin:47. 39

40 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Placeringsärenden (LVM) Närarkiv/ Digitalt system Inls 07 Anmälningar från polis etc. (LVM) Inls 07 Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor (LVM) Inls 07 Avtal med institutioner (LVM) Inls 07 Beslut och beslutsunderlag (LVM) Inls 07 Dokumentation av planering ex. behandlingsplaner (LVM) Inls 07 Handlingar rörande underställningar till Länsrätt (LVM) Inls 07 Inkomna- och utgående handlingar av betydelse i ärenden (LVM) Inls 07 Ärendeblad, journalblad (LVM) Digitalt system Gallras på socialkontoret efter individen fyllt 18 år. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet efter sista anteckningen. Åldersbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36 Rutin: 47 40

41 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Kontaktperson/familj och familjehem, akter Närarkiv/ Digitalt system Inls Avtal Inls Beslutsdokument Inls Intresseanmälningar Inls Registerutdrag Inls Utredning Gallras på socialkontoret efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet 5 år efter sista anteckningen. Ålderbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36,48 41

42 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Dödsboanmälningar och bouppteckningar, Akter Inls 07 Bouppteckningsintyg Inls 07 Boutredningar Inls 07 Dödsfallsintyg Inls 07 Ekonomiska redovisningar Inls 07 Fullmakter Inls 07 Kopior av boutredningar, bouppteckningar Inls 07 Kopior av dödsboanmälan Inls 07 Kopior av fakturor Inls 07 Korrespondens Inls 07 Mottagnings- och utlämningskvitton på ev omhändertagna kontanter, bankmedel, värdesaker Inls 07 Protokoll över hembesök Inls 07 Släktutredningar Inls 07 Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredning Gallras på socialkontoret efter sista anteckningen, Rutin 35a,36,48 42

43 LSS-verksamhet Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, personakter, LSS Digitalt Datasystem Inls 07 Aktuellt godkänt datasystem Server MTG Inls 07 Ansökningar om insatser med bilagor Inls 07 Anteckningar från närståendesamtal Inls 07 Beslut om insatser Inls 07 Dokumentation av planering som rör den enskilde, ex. arbetsplaner, individuella planer, dagliga rutiner Inls 07 Inflyttningssamtal Inls 07 Korrespondens av vikt med brukare/ställföreträdare eller ombud Inls 07 Levnadsberättelser Inls 07 Löpande arbetsanteckningar Inls 07 Observationslistor Inls 07 Sammanställningar över andra instanser Inls 07 Utredningar och utlåtande Gallras på socialkontoret efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36 43

44 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 Vårdplaneringar Inls 07 Ärendeblad inledd utredning Inls 07 Ärendeblad, journalblad 44

45 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Inls 07 LSS-akter, Pappers akter Närarkiv Inls 07 Ansökningar om insatser med bilagor Arkivexemplar Inls 07 Anteckningar från närståendesamtal Arkivexemplar Inls 07 Avtal, Kontaktpersoner Inls 07 Avtal om handhavande av annans medel Inls 07 Avvikelserapportering Arkivexemplar Inls 07 Begäran om God man Inls 07 Beslut om insats Arkivexemplar Inls 07 Beslut och domar i förvaltningsdomstol Inls 07 Fullmakter Inls 07 Genomförandeplanering, Individuella planer etc Inls 07 Inflyttningssamtal Arkivexemplar Gallras på socialkontoret 5 år efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet efter sista anteckningen. Åldersbeständigt papper. Rutin 01,05,35a,36 Rutin: 47 Rutin: 47 Rutin: 47 Rutin: 47 45

46 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringspla ts Inls Inls 07 Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Arkivexemplar Inls 07 Levnadsberättelser Arkivexemplar Inls 07 Observationslistor Arkivexemplar Inls 07 Sammanställning över andra insatser Arkivexemplar Inls 07 Ärendeblad, journalblad Arkivexemplar Inls 07 Överklagande med bilagor Ca Gallring Anmärkning Rutin: 47 Rutin: 47 Rutin: 47 Rutin: 47 Rutin: 47 46

47 Hälso- och sjukvård SG = Sjukgymnast, Leg. HSL = Legitimerad Hälso- och sjukvårdsläkare DSK = Distriktssköterska SSK = Sjuksköterska AT = Arbetsterapeut MAS = Medicinskt ansvarig sjuksköterska MMT = Ett bedömningsinstrument avsett för skattning av glömska personer MTP = Medicinska- och tekniska produkter Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Häsj 08 Patientjournaler, HSL Digitalt Närakriv/ Leg. personal Häsj 08 Akupunkturjournal Digitalt SG Häsj 08 Analyser Leg. HSL Häsj 08 Digitala bilder Digitalt DSK, SSK, AT, SG, Resp.enhet. Häsj 08 Dokumentation av utförd åtgärd DSK, SSK, AT, SG Häsj 08 Fortsatt behandling, meddelandeunderlag DSK, SSK Häsj 08 Förbrukningsjournal narkotika (Individuell) DSK, SSK 1 år Pappershandlingar (Analoga handlingar) levereras till Centralarkivet i sammanhållna journaler. 1 år efter det omvårdandena upphört. Rutin 05,35b. 47

48 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Häsj 08 Hjälpmedelsförskrivning Digitalt DSK, SSK, AT, SG Häsj 08 Individuella vårdplaner Analogt, digitalt DSK, SSK, AT, SG Häsj 08 Intyg för God man Analog DSK,SSK Häsj 08 Journalanteckningar Digitalt Digitalt system VoO Häsj 08 Journalhandlingar från annan huvudman DSK, SSK Häsj 08 Läkemedelslistor DSK, SSK, Resp. enhet Häsj 08 MMT DSK, SSK Häsj 08 Omvårdnadsmeddelande, vårdbegäran, DSK, SSK, reservplan Leg.personal Vid inaktualitet Dokumenteras i Patientjournal. Rutin 35b, 36 Vid driftstörningar tas dessa ut på papper. Dokumentation sker i aktuellt digitalt system för samordnad vårdplanering Häsj 08 Pacemakerinformation DSK, SSK Vid inaktualitet Då journalen avställs Häsj 08 Papportblad DSK, SSK Häsj 08 Rapporterade läkemedelsbiverkningar DSK, SSK, Resp. enhet Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Läggs in även i patientjournal 48

49 Häsj 08 Signeringslistor över utförda hälso- och sjukvårdsåtgärder Leg. HSLpersonal, Resp.enhet Häsj 08 Skattningsinstrument DSK, SSK, AT, SG Häsj 08 Uppgifter om kopiering av omvårdnadsjournal Digitalt DSK, SSK Häsj 08 Journalkopior inkomna från annan vårdgivare Analog/digital Resp. enhet Pappershandlingar Levereras till Närarkiv. i kompletta akter efter vården upphört av Leg. personal. Rensning av akt sker i mellanarkiv av arkivredogörare. Akt/journal som skannats kan gallras efter fullständig kopia skapats Häsj Meddelande/intyg/labbvärde av betydelse för behandling, bedömning och diagnos Resp. enhet Häsj 08 Beslut om hemsjukvård Analog Resp. enhet Vid in aktualitet 49

50 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Häsj 08 Häsj 08 Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Arbetsbeskrivningar/Checklistor av tillfälliga eller ringa betydelse Analog Resp. enhet Vid inaktualitet Analog Resp.enhet Vid inaktualitet Häsj 08 Sårvårdsjournal Analog/digital SSK, Resp.enhet Häsj 08 Ordinationshandling (Ex. Apodolistor) Analog/digital SSK, Resp.enhet. Häsj 08 Rapporterade läkemedelsbiverkningar Analog SSK, Leg. personal Häsj 08 Dosettkort Analogt SSK Vid inaktualitet Häsj 08 Hälso- och sjukvårdsdokumentation av Analogt Resp. enhet baspersonal Häsj 08 Bedömningsunderlag inför vaccination Analogt SSK, Resp.enhet. Gallras efter uppgifter införts digitalt. (T.ex. matintag, vätskeintag, puls, blodtryck, vändscheman, olika registreringscheman, skattningsinstrument). D.v.s. listor vid inskrivning och dödsfall och arbetsbeskrivningar på ex. vilopositioner och hjälpmedelsbeskrivningar. Ska även föras in i patientjournal Inaktuell dokumentation skall lämnas till ansvarig DSK/SSK för sorteras in i patientjournal. 50

51 Kvalitet och ledningssystem Nr. Enhet Invnr Häsj Häsj 08 Häsj 08 Häsj 08 Häsj 08 Häsj 08 Häsj 08 Handling Checklistor som tillhör riktlinjer Checklistor avsedda för egenkontroll IVO-ärendens utredningar, (ex. vårdskada, MTP o. dyl.) Tillsynsrapporter, beslut från andra myndigheter Hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsnämnd (HSAN) beslut som rör den egna vårdgivaren Synpunkter och klagomål, Patientnämnden Avvikelser Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Analogt/digitalt MAS Analogt/digitalt Analogt/digitalt Analog/digitalt Analog/digitalt Analog/digitalt Digitalt Häsj 08 Signaturförtydligande Analogt Häsj 08 Riktlinjer för hälso- och sjukvård MAS Mottagande personal MAS, Verksamhetschef MAS/Verksamhetschef MAS/Verksamhetschef Digitalt system MAS 2 år Analogt MAS Anmärkning Ingår i diariet. Gäller endast de listor som utgör underlag för sammanfattningar. Ingår i diariet. Levereras till Individomsorgen. Ingår i diariet Ingår i diariet. Ingår i diariet 10 år Efter att sammanställning har redovisats i patientsäkerhetsberättelsen för att analyseras på analysmöte. Rutin 50. Ingår i diariet 51

52 Nr. Enhet Invnr Häsj Häsj Häsj Häsj Häsj Häsj 08 Handling Rutiner Uppföljning av kvalitet och mål, egenkontroller samt riskanalyser Patientsäkerhetsberättelser Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Förteckning över nycklar/kort till läkemedelsförråd Avtal som berör kommunal hälso- och sjukvård Läkemedelshantering Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Analogt/digitalt Enhetschef Vid inaktualitet Analog/digitalt MAS Vid inaktualitet Analog/digitalt Analog/digitalt Enhetschef 3 år Analog/digitalt Enhetschef 3 år Analog/digitalt MAS/Enhetschef Verksamhetschef Anmärkning Ingår i diariet Efter sista anteckningen införts. Efter återlämnande Häsj Häsj Häsj Häsj Häsj Häsj Häsj 08 Förbrukningsjournal över kontrolläkemedel i akutläkemedelsförråd Läkemedelsrekvisitioner/orderbekräftelse i Kommunalt akutläkemedelsförråd Ordinationer enligt generella direktiv Delegeringsbeslut av medicinska uppgifter Delegeringsbeslut, återkallande av Ankomstkontroller Kvalitets och andra kontroll, kalibreringsrapporter av medicintekniska produkter Analogt KAF-ansvarig 10 år Analogt KAF-ansvarig 10 år Analogt MAS 10 år Digitalt Leg. Pers. 10 år Digitalt Leg. Pers. 10 år Analogt Förrådsansv. 3 år Analogt Förrådsansv./ Mas 3 år Förvaras på enhet. Förvaras på enhet Underskriven delegering förvaras på enhet. 3 år efter produkten sålts, på annat sätt tagits ur bruk. 3 år efter produkten tagits ur bruk. 52

53 Nr. Enhet Invnr Häsj Häsj 08 Handling Register, Medicintekniska produkter, Grundutrustning Hjälpmedel, handlingar gällande lån Loggning av händelser i datasystem Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Analogt Enhetschef 3 år Analogt Leg. Pers. 3 år Anmärkning 3 år efter produkten tagits ur bruk. Låneförbindelser, Häsj Häsj Häsj Häsj 08 Loggar i procapita Loggningar i HSA-kataloger Klara, Behörighetskontroll samt loggning Loggar i NPÖ Övriga handlingar inom Hälso- och sjukvården Analogt Resp. enhet 10 år Analogt Resp. enhet Analogt Resp. enhet 10 år Analogt Resp. enhet 10 Rutin: 49 Utskrift av versioner 1 g/år Rutin:49 Rutin: Häsj 08 Avvikelserapporter Digitalt Procapitamodul Häsj 08 Apoteksmeddelande DSK, SSK 1 år Häsj 08 Avvikelsehantering enligt Lex Maria MAS Ska diarieföras Häsj 08 Besvarade enkäter MAS 1 år Ska diarieföras Häsj 08 Checklistor, tillfälliga eller med ringa betydelser DSK, SSK, AT, SG Häsj 08 Delegationsbeslut hälso- och sjukvård DSK, SSK, AT, SG 3 år Vid inaktualitet 3 år 3 år efter beslutet slutat gälla. 53

54 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Häsj 08 Dosettkort DSK, SSK Vid inaktualitet Häsj 08 Dosrecept, Läkemedelslistor DSK, SSK Häsj 08 Egenremiss Leg. HSLpersonal Häsj 08 Förbrukningsjournal narkotika, jourläkemedel DSK, SSK 10 år Häsj 08 Förrådslistor, sjukvårdsmaterial DSK, SSK 1 år Häsj 08 Förteckning över MTP Respektive enhet Häsj 08 Hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsnämnds MAS (HSAN) beslut som rör den egna vårdgivaren Häsj 08 Inkomna handlingar från andra vårdgivare Leg. HSLpersonal Häsj 08 Klagomål MAS/VC 3 år Häsj 08 Kvalitetsgranskning enligt Socialstyrelsens MAS rekommendationer Häsj 08 Kvalitetskontroller Medicinska produkter (MTP) Respektive enhet Häsj 08 Läkemedelsrekvisition, narkotika DSK, SSK 3 månader Häsj 08 Läkemedelsrekvisitioner DSK, SSK 3 månader 3 år Egna journalkopior gallras vid in aktualitet. Resterande diarieförs. Protokoll och utvärderingar förs fortlöpandes. Uppföljning av verksamheten ska diarieföras. 3 år efter produkt avyttrats. 54

55 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Häsj 08 Läkemedelsrekvisitioner DSK, SSK 3 månader Häsj 08 Meddelandeblad, Socialstyrelsen DSK, SSK 2 år Häsj 08 Månadsträffar, protokoll, DSK- och SSKträffar Svenskt Arkiv. Rutin 03 Enhetschefer 2 år Häsj 08 Personuppgiftsombudets förteckning över Digitalt Förvaras hos Personuppgiftsombuden godkända personuppgiftsbehandlingar Personuppgiftsombudet Häsj 08 Sammanställning av avvikelser/år MAS 3 år Häsj 08 Signaturförtydligandelistor (Handstilsprov) MAS Häsj 08 Sårvårdsjournal DSK, SSK Häsj 08 Upphandlingsavtal Systemansvarig Vid inaktualitet Häsj 08 Upphandlingsavtal VC Rutin 14 Identifierar signaturer och journalförare. Förnyas årligen och diarieförs. 55

56 Äldreomsorg, SoL Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Älom 09 Färdtjänstakter, Sol Närarkiv Gallras efter sista anteckning. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Åldringsbeständigt papper. Rutin 01,05, Älom 09 Ansökningar med bilagor samt beslut Älom 09 Beställning, riksfärdtjänst Älom 09 Läkarintyg Älom 09 Återkallelse av tillstånd Älom 09 Ärendeblad/journalblad Digitalt system Älom 09 Äldreomsorgsakter, SoL Närarkiv Älom 09 Ansökningar Älom 09 Avvikelserapportering Älom 09 Beslut om bistånd Älom 09 Beslut om ställföreträdare/ombud Älom 09 Beslut/domar i förvaltningsdomstol Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Rutin: 06, 47 i samband med arkivering. Gallras efter efter sista anteckningen. Individurval bevaras och levereras till Centralarkivet 1 år efter sista anteckningen. Ålderbeständigt papper. Rutin 01,05,06 56

57 Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Älom 09 Genomförandeplan Älom 09 Handhavande av annans medel, avtal Älom 09 Handhavande av annans medel, redovisning Älom 09 Individuella planer Älom 09 Inflyttningssamtal Älom 09 Inkomna och upprättade handlingar av betydelse Älom 09 Inkomna och upprättade handlingar av tillfällig betydelse eller ringa betydelse Älom 09 Intraphone -rapportering av utförda insatser Älom 09 Levnadsberättelse Älom 09 Nyckekvittenser Älom 09 Utredning Älom 09 Ärendeblad/journalblad Procapita datasystem Älom 09 Överenskommelse om insatser Älom 09 Överklagande med bilagor Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Personakt Server Personakt Personakt Rutin: 06, 47 i samband med arkivering. 57

58 Lönenämnden MTGK Lönenämnden datasystem Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Löneadministration Personec Datasystem Löad 10 Kontrolluppgifter 1 år Löad 10 Lönelistor 1 år Löad 10 Lönespecifikationer 1 år Löad 10 Reseräkningar 2 år Löad 10 Tidkort 2 år Rutin 51. Rutin 51. Rutin

59 Lönenämndens akter Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Löad 10 Personalakter för Gullspångs kommun Närarkiv 1 år Löad 10 Anställningsavtal Arkivexemplar Löad 10 Ansökningshandlingar med Arkivexemplar meritförteckningar Löad 10 Avgång/Entledigande, anmälan om Arkivexemplar Löad 10 Avgångsvederlag, beslut om Arkivexemplar Löad 10 Dödsfallsintyg Digitalt media Vid inaktualitet Löad 10 Läkarintyg i rehabiliteringsärenden Arkivexemplar Löad 10 Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor Arkivexemplar Löad 10 Pensionsansökan, särskild ålderspension Arkivexemplar Löad 10 Pensionsbrev Arkivexemplar Löad 10 Tjänstgöringsbetyg/-intyg Arkivexemplar Levereras till Centralarkivet 1 år efter personers tjänst avslutats Förv. I personakt i reps. Kommun 59

60 Lönenämndens dokument Nr. Enhet Invnr Handling Ordning Förvaringsplats Ca Gallring Anmärkning Löad 10 AFA-beslut Lönekontoret Vid inaktualitet Vid pensionsavgång Löad 10 Anställningsavtal Kopia Lönekontoret Vid inaktualitet Arkivexemplar i personakt Löad 10 Arbetsgivarintyg Kopia/digital Lönekontoret 2 år Löad 10 Arbetsmiljöutredningar Lönekontoret Löad 10 Arbetstidsschema Lönekontoret Vid inaktualitet Löad 10 Arvodesunderlag, förtroendevalda Lönekontoret 10 år Löad 10 Avgång/entledigande, anmälan om Kopia Lönekontoret 2 år Arkivexemplar i personakt Löad 10 Avgångsvederlag, beslut om Kopia Lönekontoret 2 år Arkivexemplar i personakt Löad 10 Avtal, leverantörer Lönekontoret Löad 10 Avtal, rutinmässiga Lönekontoret 2 år Ex. leasing av kopiatorer, Löad 10 Delegationsordningar Lönekontoret Löad 10 Diarieförda handlingar Lönekontoret 3 år Löad 10 Diarielistor Lönekontoret 1 år Löad 10 Arvoden till gode män, lotteriföreståndare kommunala jägare. Lönekontoret 2 år städning m.m. Diarieförs och arkiveras i diarieförda handlingar Utskrift på åldersbeständigt papper, årsvis i diarienummerordning. Rutin 03 Förutsatt att utbetalningar skett via lönesystem. Annars gäller 10 år 60