Handbok för projektansökan. Atlas förberedande besök 2015

Transkript

1 Handbok för projektansökan Atlas förberedande besök 2015

2 Förord Välkommen till Atlasprogrammet för globalt partnerskap, konferens och praktik. Syftet med denna handbok är att ge er som projektansökare vägledning och råd när ni fyller i ansökan för Atlas förberedande besök. Handbokens upplägg motsvarar de avsnitt i ansökan där förtydligande kan behövas. Om ni har några frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av er projektidé är ni även välkomna att kontakta ansvarig handläggare för Atlasprogrammet; vxl tel: , e-post: atlas@uhr.se. Ansökan Notera att samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara on-line för att den ska registreras som valbar. En ansökan som inte är valbar går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. En checklista för valbarhet finns i slutet av handboken. En ansökan måste vara fullständig för att vara valbar. Ansökan fylls i on-line på Universitets- och högskolerådets hemsida; Med tanke på eventuella oförutsedda tekniska problem rekommenderar vi att ni alltid sparar en kopia av er on-lineansökan i Word-format. Varje skolenhet kan göra ansökningar för flera projekt samtidigt dock verkar Universitets-och högskolerådet för nationell spridning. Ansökan utförs on-line denna ska sedan skrivas ut, skrivas under av rektor och skickas till Universitets- och högskolerådet. Skicka ansökningshandlingarna i ett original och två kopior till: Universitets- och högskolerådet Box Visby Sista datum att skicka in ansökan är; 16 mars 16september Observera att svensk poststämpel gäller. En fullständig ansökan ska innehålla följande: 1. En fullständig ansökan, utskriven och underskriven av rektor/rektors motsvarighet samt två kopior av denna. I det fall rektor inte har möjlighet att skriva under kan uppgiften endast delegeras uppåt till dennes chef. Det ska då tydligt framgå vem som har skrivit under. Sida 1 (27)

3 2. En aktuell och formell inbjudan. I de fall den utländska skolan bjuds in till Sverige krävs en bifogad bekräftelse på inbjudan från dem. Beslut lämnas ca 10 veckor efter sista ansökningsdag, förhandsbesked ges ej. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:716. Lycka till med er ansökan! Sida 2 (27)

4 Innehåll Förord... 1 Ansökan... 1 En fullständig ansökan ska innehålla följande:... 1 Innehåll... 3 Programinformation... 5 Målgrupp... 5 Aktivitet... 5 Samarbetsländer... 6 Partnerskolor/organisationer... 6 Förändring av projekt... 6 Ansökningsdatum och projektperiod... 7 Rapportering och Återkrav... 7 Slumpvisa kontroller... 8 Ansökan online Komma igång... 9 Ansökan till Atlas förberedande besök skall registreras online... 9 Viktigt att tänka på när du fyller i din ansökan:... 9 Uppgifter för utbetalning Typ av aktivitet Deltagare Associerad partner Projektbeskrivning A. Beskriv kort förskolan/skolan/organisationen B. Beskriv planeringsresans/besökets syfte och mål C. Beskriv på vilket sätt de internationella kontakterna kommer att utvecklas D. Beskriv programmet för planeringsresan/besöket E. Associerade partner (om aktuellt) F. Beskriv hur erfarenheterna av projektet kommer att integreras/förankras G. Har er skola/organisation tidigare erfarenhet av internationellt samarbete?. 16 Bidrag Beslut Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas förberedande besök Syfte och aktiviteter Vem kan söka Samarbetsländer och partnerorganisationer Ansökningsdatum och projektperiod Bidrag Giltighetskriterier Kvalitetskriterier Prioriteringar Sida 3 (27)

5 Därefter tas även hänsyn till följande faktorer: Rapportering Bilaga 2: Referensmaterial - Avtal vid beviljande av medel ATLAS FÖRBEREDANDE BESÖK - AVTAL Bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer för Atlas förberedande besök Introduktion Schablonbelopp Ekonomi Resor Logi Mat Vaccinationer Visum Försäkring Återkrav Återkrav vid bortfall av deltagare alternativt ej behörig deltagare deltar Återkrav om den genomförda aktiviteten ej överensstämmer med den angivna i ansökan Kontroll Övrigt Bilaga 4 Checklista för valbarhet Bilaga 5 EES och OECD:s medlemsländer Sida 4 (27)

6 Programinformation Målgrupp Pedagogisk personal och elever inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Amerika, Asien, Afrika, Oceanien och övriga Europa Bidrag kan sökas för maximalt fyra personer, varav maximalt två kan vara elever. Besöket kan om motiverat delas upp på två tillfällen. Följande möjligheter finns: 1. Deltagare kan resa från Sverige 2. Deltagare kan resa från Sverige och deltagare kan bjudas in ( ) 3. Deltagare kan bjudas in till Sverige Observera att förberedande besök med OECD land endast kan använda bidraget till alternativ 1 ovan. EU/EES Bidrag kan sökas för maximalt två personer, varav en kan vara elev. Endast resor från Sverige kan göras. Deltagare i ett förberedande besök kan vara personer från olika förskolor/skolor i tex kommunen, detta kan vara motiverat om ett långsiktigt arbete över utbilningsnivåer planeras. Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resan om syftet är väl motiverat. Observera dock att bidraget inte kan sökas av ovan nämnda. Aktivitet Atlas förberedande besök möjliggör för skolor att kunna planera kommande samarbeten. Planeringen kan ske i Sverige eller utomlands beroende på samarbetsland och aktivitet. Inom ramen för Atlas förberedande besök kan stöd sökas för: Planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsinstitution i ett annat land. Besöka förskolor, skolor eller andra vuxenutbildningsorganisationer för att skapa kontakter för framtida samarbeten. Besöka företag och organisationer för planering av en APL-vistelse i ett annat land. Sida 5 (27)

7 Observera att villkoren skiljer sig mellan de olika aktiviteterna vad det gäller giltiga samarbetsländer och samarbetsorganisationer. Universitets- och högskolerådet rekommenderar att minst fem arbetsdagar, på plats i landet, avsätts för planering av samarbete/praktik samt praktiska detaljer. Samarbetspartner ska vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. Samarbetsländer Stöd för Atlas förberedande besök kan sökas med följande länder: Stöd för planering med partnerskola eller planering av APL- vistelse kan sökas för resa till länder i hela världen (ej Sverige). Möjligheten att bjuda in är begränsad till länder utanför EU/EES samt OECD. För kontaktskapande besök kan stöd sökas endast för resor till länder utanför EU/EES. Observera att en svensk skola i ett annat land ej kan vara samarbetsskola eller partnerorganisation. Partnerskolor/organisationer Samarbetspartner ska vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. När det gäller kontaktskapande besök kan den inbjudande även vara en utbildningsförvaltning, ministerium eller dylikt. Om så är fallet, måste det dock tydligt framgå i Letter of intent/inbjudningsbrev att inbjudande kommer att sätta den svenska skolan i kontakt med skolor i landet. När det gäller planering av APL ska samarbetspartnern vara företag/organisation. En skola kan endast söka och beviljas för ett förberedande besök med samma samarbetspartner/organisation. Har man beviljats ett kontaktskapande besök och har under detta hittat en lämplig partnerskola kan man dock senare söka ett förberedande besök för att planera sitt samarbetsprojekt. Observera att en svensk skola i ett annat land ej kan vara samarbetsskola eller partnerorganisation. Se våra programkriterier, bilaga 1, för Atlas förberedande besöks riktlinjer och prioriteringsgrunder vid bedömningen av projektansökan. Förändring av projekt Vissa omständigheter kan leda till att projektet behöver förändras, det kan t.ex. gälla; - Samarbetsland - Om UD avråder från att resa till landet kan resan tvingas ställas in eller skjutas upp. Universitets- och högskolerådet uppmanar skolorna att alltid följa UDs rekommendationer. - Samarbetspartner - Om relationen med samarbetskolan efter beviljande av medel förändas, t.ex. att samarbetspartnern ej längre önskar delta i partnerskapet, måste detta meddelas Atlashandläggare. Om inte särskilda omständigheter råder avbryts projektet och beviljade bidragsmedel återbetalas till Universitets- och högskolerådet. Sida 6 (27)

8 - Ett pågående projekt kan inte flyttas över till en ny partnerskola, i de fall som detta önskas måste en ny ansökan till ett nytt land göras. - Projekttid - Svårigheter att genomföra projektet inom given projekttid kan uppstå. Kontakta Atlashandläggare för råd. - Antal deltagare - Antal deltagare blir färre än beräknat. Detta redovisas i rapporten och ett återkrav görs. Observera att alla förändringar inom projektet måste meddelas och godkännas av Atlashandläggare innan genomförande. Ansökningsdatum och projektperiod Bidrag kan sökas två gånger per år enligt följande: Sista ansökningsdatum Resan kan påbörjas tidigast 16 mars 1 juni 16 september 1 januari Resan måste ha genomförts senast den 30 juni påföljande år, från det att beslut tagits. Rapportering och Återkrav Rapportering görs online under sidan Rapportering och utvärdering på vår webbplats: Rapportering och utvärdering - utbyten.se 1. Fyll i och skicka in rapporten online. 2. Skriv ut ett exemplar av rapporten, som rektor skriver under, och skicka till oss: Universitets- och högskolerådet Atlas förberedande besök Box Visby Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljat bidrag har tagits. Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat bidrag komma att återkrävas i följande fall: - Den genomförda aktiviteten ej överensstämmer med den angivna i ansökan - Antal deltagare är färre än de beviljade Sida 7 (27)

9 Slumpvisa kontroller Vid rapportering behöver ej kvitton samt färdbevis redovisas. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller genomförs på rapporterade förberedande besök. Färdbevis i form av t.ex. boardingkort skickas då in på begäran av Universitets- och högskolerådet. Sida 8 (27)

10 Ansökan online Komma igång Ansökan till Atlas förberedande besök skall registreras online Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats Ansökan - Atlas Förberedande besök, under sidan Ansökan. I ansökan finns tydliga instruktioner för hur du skall göra. Viktigt att tänka på när du fyller i din ansökan: 1. Du kan gå in och göra ändringar med hjälp av det lösenord du får när du loggar in för första gången. Kom ihåg att spara ofta! (samma lösenord används vid rapporteringen) Om du får problem med in-loggning läs igenom nedan: Glömt ditt lösenord? Skriv in din e-postadress och klicka på "Skicka lösenord". (Observera att lösenordet tyvärr ofta hamnar i skräppost i din e-postbrevlåda) Låst ditt användarkonto? Om du försöker logga in med fel lösenord för många gånger låses ditt konto och du måste kontakta atlas-support@uhr.se för att få det upplåst. Kommer inte åt alla mina Atlasansökningar? Du kan använda samma inloggningsuppgifter för följande programdelar: Atlas konferens, förberedande besök och partnerskap. Det gäller både ansökan och rapportering. För Atlas praktik skapas ett separat användarkonto. Sida 9 (27)

11 2. Vi rekommenderar att ni skriver projektbeskrivningen i ett Word-dokument och sedan kopierar och klistrar in texten i online-ansökan. Observera att det finns en begränsning vad det gäller antal tecken per fråga. Under rubriken Projektbeskrivning nedan hittar du frågorna som ska besvaras. 3. Slutför online-ansökan genom att klicka på Skicka ansökan. När du skickat din ansökan får du en bekräftelse på att vi tagit emot din ansökan. Observera att du inte kommer att kunna ändra något i ansökan efter att du har skickat ansökan! 4. Skriv ut din ansökan genom att klicka på "Utskriftssida". Rektor eller motsvarande ska underteckna ett exemplar. 5. Skicka in din ansökan tillsammans med inbjudan Letter of intent, till Universitetsoch högskolerådet. 6. Spara en kopia på din dator som referens, där framgår också din ansökans idnummer. Var noga med att välja rätt typ av ansökan! Uppgifter för utbetalning Beviljat bidrag betalas ut till det angivna plus- eller bankgironumret. Observera att utbetalningar från Universitets- och högskolerådet ej görs till privata personkonton. Sida 10 (27)

12 Obs! utbetalningar görs endast till plus- eller bankgironummer! Pengarna betalas ut till ett plus- eller bankgironummer som ofta används av många. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna är denna text viktig. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola! Exempel kan bl.a. vara skolans eller kontaktpersonens namn. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Typ av aktivitet Inom Atlas föreberedande besök är det möjligt att söka stöd för olika typer av aktiviteter: Planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsinstitution i ett annat land. Besöka förskolor, skolor eller andra vuxenutbildningsorganisationer för att skapa kontakter för framtida samarbeten. Besöka företag och organisationer för planering av en APL-vistelse i ett annat land. Observera att villkoren skiljer sig mellan de olika aktiviteterna vad det gäller giltiga samarbetsländer och samarbetsorganisationer (se även checklistan för valbarhet bilaga 4). Var därför noga när du väljer aktivitet i online-ansökan! Sida 11 (27)

13 Var noga med att välja rätt typ av aktivitet! Observera att ni här anger startdatum för själva besöket. Observera att kontaktskapande besök syftar till att hitta en samarbetsskola. Kontaktskapande besök kan bara göras utanför EU/EES. Har man redan en skola att besöka så väljer man planering med partnerskola. Sida 12 (27)

14 Deltagare Personal inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Amerika, Asien, Afrika, Oceanien och övriga Europa Bidrag kan sökas för maximalt fyra personer, varav maximalt två kan vara elever. Besöket kan om motiverat delas upp på två tillfällen. Följande möjligheter finns: 1. Deltagare kan resa från Sverige 2. Deltagare kan resa från Sverige och deltagare kan bjudas in ( ) 3. Deltagare kan bjudas in till Sverige Observera att förberedande besök med OECD land endast kan använda bidraget till alternativ 1 ovan. EU/EES inklusive Turkiet och Schweiz Bidrag kan sökas för maximalt två personer, varav en kan vara elev. Endast resor från Sverige kan göras. Deltagare måste anges med namn, profession och organisation. Deltagare i ett förberedande besök kan vara personer från olika förskolor/skolor i tex kommunen, detta kan vara motiverat om ett långsiktigt arbete över utbilningsnivåer planeras. Associerad partner Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resan om syftet är väl motiverat. Motivera i projektbeskrivning. Observera dock att bidraget inte kan sökas av ovan nämnda. Sida 13 (27)

15 Observera att deltagare, skola/organisation och befattning måste anges. Om planerade deltagare av någon anledning måste bytas ut kontakta Atlas handläggare på Universitets- och högskolerådet. Projektbeskrivning Följande frågor ska besvaras när ni fyller i ansökan online. Ni kan förbereda er ansökan genom att skriva projektbeskrivningen i ett Word-dokument och sedan kopiera och klistra in texten i online-ansökan. Glöm inte att spara minst var 20e minut! För att vi ska få utvecklande svar på frågorna nedan kan det vara en hjälp att tänka på att frågan besvaras med VAD? HUR? och VARFÖR? A. Beskriv kort förskolan/skolan/organisationen - Beskriv skolans förutsättningar och utvecklingsbehov - Beskriv ev. erfarenheter av internationellt arbete Max antal tecken: 2000 Här handlar det inte om att en ge en lång och uttömmande beskrivning av förskolan/skolan/organisationen utan om att lyfta fram särskilt viktiga aspekter som ger stöd till ert val av aktivitet och syftet med ert förberedande besök. B. Beskriv planeringsresans/besökets syfte och mål - Ange hur planeringsresan/besöket kan bidra till skolans/organisationens utveckling Max antal tecken: 2000 Här ska ni beskriva vilka konkreta mål ni har med planeringsresan eller besöket. Hur knyter målen an till det som ni har beskrivit i punkten ovan? Sida 14 (27)

16 C. Beskriv på vilket sätt de internationella kontakterna kommer att utvecklas - Ange planerad inriktning och form för framtida samarbetet - Ange tankar på hur skolan kommer att arbeta med internationella frågor Max antal tecken: 2000 Ett internationellt samarbete kan utvecklas på många olika sätt: brevväxling, samarbete över nätet, klass- eller lärarutbyten, utvecklingsprojekt, praktikplatser mm. Hur kan ert framtida samarbete komma att se ut? Vilka ämnen kan komma att beröras? Ska hela arbetslaget eller hela organisationen involveras? Vilken roll kommer partnerorganisationen att ha? D. Beskriv programmet för planeringsresan/besöket - Ange och beskriv de konkreta aktiviteterna under resan/besöket - Ange resans planerade längd (Universitets- och högskolerådet rekommenderar att minst fem arbetsdagar, på plats i landet, avsätts för planering av samarbete/praktik samt praktiska detaljer) Max antal tecken: 2000 Programmet måste inte beskrivas timme för timme men det ska vara så konkret som möjligt. Ambitionen att utveckla någon form av framtida samarbete måste speglas i programmet för resan eller besöket. Tänk därför att de måste finnas tid för gemensamma möten och diskussioner. Bidrag beviljas ej till rena fortbildningsresor eller studiebesök. Observera att ni till ansökan ska bifoga en inbjudan eller ett samarbetsavtal från partnerorganisationen. Det kan vara i form av ett brev, formellt e-post eller fax, tydligt daterat och med underskrift av ansvarig person på partnerskolan/organisationen samt titel. E. Associerade partner (om aktuellt) - Ange associerade partner - Beskriv syftet med associerade partners medverkan Max antal tecken: 2000 Inom Atlas förberedande besök är det möjligt för till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltning, lärarutbildning m.fl. att delta aktivt i resan eller besöket som associerade partner. Beskriv i så fall den associerade partnern och syftet med att denne kommer att vara med på besöket. F. Beskriv hur erfarenheterna av projektet kommer att integreras/förankras - Inom den egna skolan/organisationen - Lokalt/regionalt eller till andra organisationer Max antal tecken: 2000 Hur säkerställer ni att erfarenheterna integreras i verksamheten och lever vidare efter att resan eller besöket har genomförts? Sida 15 (27)

17 G. Har er skola/organisation tidigare erfarenhet av internationellt samarbete? JA/NEJ Bidrag Viktigt att veta om bidraget inom Atlas förberedande besök: Bidrag beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och avser att täcka kostnader för resa samt uppehälle. Möjlighet att bjuda in partnerskolan/institutionen för att planera ett samarbetsprojekt är begränsad till länder som inte ingår i EU/EES samt OECD. Bidrag beviljas för maximalt fyra personer varav max två elever/studerande från samma skola/organisation. När det gäller samarbeten med länder utanför EU/EES samt OECD kan en planeringsresa delas upp så att två personer reser till samarbetslandet och två bjuds in alt att fyra bjuds in. Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resa om syftet är väl motiverat. I tabellen nedan hittar ni aktuella schablonbelopp. Bidragsnivåer: EU/EES (SEK) Övriga Europa (SEK) Asien, Afrika Oceanien och Amerika (SEK) Schablonbelopp/deltagare Beslut Handläggningstiden är ca 10 veckor. Förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådet beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:716. Om ni beviljas bidrag: Besked om beslutet skickas via e-post till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet. I bilaga 2 hittar ni de villkor som gäller vid beviljande av medel. Samma villkor återfinns i utskriftsversionen av er ansökan. I beslutet framgår beviljat bidrag och de särskilda villkor som gäller för just ert projekt. Beviljat bidrag betalas ut till det i ansökan angivet plus- eller bankgironummer. Om ni inte beviljas bidrag: Besked om ansökan är ogiltig meddelas till kontaktpersonen samt rektor/rektors motsvarighet via e-post inom fyra veckor efter sista ansökningsdag. Ogiltiga ansökningar går ej vidare i bedömningsprocessen. Sida 16 (27)

18 Övriga förskolor/skolor/organisationer som inte beviljas projektmedel meddelas via e- post till kontaktpersonen samt rektor/rektors motsvarighet efter ca 10 veckor. I beslutet framgår orsak till avslag. Sida 17 (27)

19 Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas förberedande besök Syfte och aktiviteter Syftet med Atlas förberedande besök är att främja utvecklingen av internationella kontakter inom det offentliga skolväsendet och bland fristående skolor som står under statlig tillsyn. Inom ramen för Atlas förberedande besök kan stöd sökas för att: Planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsinstitution i ett annat land. När det gäller länder utanför EU/EES samt OECD finns det även möjlighet att bjuda in partnerskolan för att planera ett samarbetsprojekt. (Välj Planering med partnerskola då kontakt redan finns) Besöka förskolor, skolor eller vuxenutbildningsorganisation för att skapa kontakter för framtida samarbeten. Detta gäller enbart för länder utanför EU/EES (Välj kontaktskapande besök då ni åker för att finna en samarbetsskola) Besöka företag och organisationer för planering av en APL- vistelse. (Välj Planering av APL-vistelse) Syftet med resan/besöket måste utgå från ett identifierat utvecklingsbehov. Vidare ska det finnas en ambition att utveckla långsiktiga internationella kontakter som kan ge sig uttryck i olika former av samarbeten: brevväxling, samarbete över nätet, klass- eller lärarutbyten, utvecklingsprojekt mm. Bidrag beviljas ej till rena fortbildningsresor eller studiebesök. Vem kan söka Atlas förberedande besök kan sökas av: Förskolor Grund- och gymnasieskolor Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Observera att godkända målgrupper att söka stöd för planering av APL- vistelse är yrkesförberedande program i gymnasieskolan, med minst 15 veckors obligatorisk praktik. Även utbildningsanordnare inom yrkesvux, gymnasieskolans yrkesintroduktion, lärlingsprogrammet och teknikprogrammets fjärde år kan söka. Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resan om syftet är väl motiverat. Observera dock att bidrag inte kan sökas av ovan nämnda. Samarbetsländer och partnerorganisationer Stöd för Atlas förberedande besök kan sökas med följande länder: Stöd för planering med partnerskola eller APL- vistelse kan sökas för resa till länder i hela världen (ej Sverige). Sida 18 (27)

20 Möjligheten att bjuda in är begränsad till länder utanför EU/EES samt OECD. För kontaktskapande besök kan stöd sökas endast för resor till länder utanför EU/EES. Samarbetspartner ska vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. När det gäller kontaktskapande besök kan den inbjudande organisationen även vara en utbildningsförvaltning, ministerium eller dylikt. Om så är fallet måste det framgå i Letter of intent/inbjudningsbrev att inbjudande kommer att sätta den svenska skolan i kontakt med skolor i landet. När det gäller planering av APL kan samarbetspartner även vara företag eller andra organisationer. Observera att man endast kan söka och beviljas för ett förberedande besök med samma samarbetspartner. Har man dock beviljats ett kontaktskapande besök och hittat en lämplig partnerskola kan man sedan söka ett kompletterande förberedande besök för att planera sitt samarbetsprojekt. Ansökningsdatum och projektperiod Bidrag kan sökas två gånger per år enligt följande: Sista ansökningsdatum Resan kan påbörjas tidigast 16 mars 1 juni 16 september 1 januari Resan måste ha genomförts senast den 30 juni påföljande år, från det att beslut tagits. Bidrag Bidrag med ett schablonbelopp per deltagare och avser att täcka kostnader för resa och uppehälle. Amerika, Asien, Afrika, Oceanien samt övriga Europa Bidrag kan ges till maximalt fyra personer, varav max två elever från samma skola. När det gäller samarbeten med länder utanför OECD kan en planeringsresa delas upp på olika sätt t.ex. två personer reser till samarbetslandet och två bjuds in alt. fyra bjuds in. EU/EES Bidrag kan ges till maximalt två personer, varav en kan vara elev från samma skola. Det förberedande besöket kan ej genomföras i Sverige. Läs mer under bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer för Altas förberedande besök. Giltighetskriterier Ansökan ska skickas senast sista ansökningsdatum (svensk poststämpel gäller). Ansökan har gjorts enligt programmets ramar och kriterier. Ansökan samt villkoren för programmen är underskriven av rektor eller rektors motsvarighet. Sida 19 (27)

21 Inbjudan/samarbetsavtal finns och är underskriven av partnerskolan eller den inbjudande organisationen. Om stöd söks för att bjuda in partnern ska en bekräftelse från samarbetsskolan/organisationen bifogas. Inbjudan på annat språk än svenska och engelska måste översättas och bifogas. Skolan är behörig att söka Atlas förberedande besök. Samarbetslandet och partner är giltiga för den sökta aktiviteten. Kvalitetskriterier Syftet med resan/besöket framgår tydligt och utgår från ett identifierat utvecklingsbehov. Det finns en tydlig ambition att utveckla långsiktiga internationella kontakter. Besöksprogrammet och aktiviteterna är konkreta och relevanta. Den sökande skolan visar tydligt hur erfarenheterna kommer att spridas i organisationen. Prioriteringar Följande prioriteringar gäller vid urvalet: Skolor utan tidigare erfarenhet av internationellt samarbete prioriteras. Besök i alt. besök från länder utanför EU/EES prioriteras. Eventuella andra prioriteringar beslutas av Universitets- och högskolerådet inför varje års utlysning. Därefter tas även hänsyn till följande faktorer: Spridning över utbildningsnivå Geografisk spridning inom Sverige Rapportering Rapporteringen görs online på hemsidan under sidan Rapportering och utvärdering Rapportering och utvärdering. Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljat bidrag har tagits. Deltagandet skall kunna bekräftas genom intyg och/eller färdbevis i form av t.ex. boardingkort. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade besök. Observera att dessa underlag endast skickas in på begäran av Universitets- och högskolerådet. Observera att om sökande skola avser att söka stöd för Atlas partnerskap alternativt Atlas praktik som en utveckling av detta besök och inte har skickat in slutrapporten ska en delrapport/lägesbeskrivning skrivas i den nya ansökan. Minst en av de beviljade resorna måste ha genomförts. Sida 20 (27)

22 Bilaga 2: Referensmaterial - Avtal vid beviljande av medel Detta avtal återfinns i utskriften av on-line ansökan men är bilagd här som referens. ATLAS FÖRBEREDANDE BESÖK - AVTAL Följande avtal gäller vid beviljande av bidrag inom Atlas förberedande besök. 1. BESLUT Universitets- och högskolerådet beslut om beviljande av bidrag meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras bidragets storlek samt de särskilda villkor som gäller för ert bidrag. 2. SYFTE Bidraget gäller för förberedande besök i enlighet med beskrivning i ovanstående ansökan. 3. GILTIGHET Bidraget ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och kan användas för att täcka kostnader för resa och uppehälle. För planering av ett samarbete med ett land utanför EU/ EES samt OECD kan bidraget användas för att bjuda in representanter från partnerorganisationen. Kostnader för personal och eventuella vikarier är ej giltiga. Enligt paragraf 19 kommunalskattelagen är utbildnings- och forskarstipendier mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta skattekontoret vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV BIDRAG Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas bidraget ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning ej kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas bidrag för samma aktivitet/projekt. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Sida 21 (27)

23 Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan bidraget komma att justeras. Eventuellt utbetalt bidrag kan komma att återkrävas. 7. RAPPORT Efter avslutat projekt skall en rapport och ekonomisk redovisning skickas till Universitets- och högskolerådet. Underlag för rapportering finns på Underlag för rapportering finns på vår webbplats Rapportering och utvärdering - utbyten.se Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljat bidrag har tagits. Aktiviteten/deltagande måste kunna styrkas genom färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan/organisationen i fem år för en eventuell revision. Observera att dessa underlag endast skickas in på begäran av Universitets- och högskolerådet. 8. GODKÄNNANDE Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna. Ansökan och avtalet ska skrivas under av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Jag intygar att uppgifterna i ansökan är riktiga samt godkänner villkoren för Atlas förberedande besök: Underskrift av rektor/skolchef Ort och Datum Namnförtydligande Sida 22 (27)

24 Bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer för Atlas förberedande besök Introduktion De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schablonbidrag för resekostnader, uppehälle och försäkring. Schablon per deltagare beror på i vilket land besöket äger rum. Bidragmedel betalas ut om max 4 deltagare per skola. Observera begränsningen om max 2 deltagare per skola om besöket sker inom EU/EES. Nedan ges mer specifika rekommendationer kring vilka kostnader som får inrymmas i projektbudgeten och när ett återkrav föreligger. De ekonomiska posterna och rekommendationerna kan inte ses som uttömmande utan endast en vägledning. Om ni är osäkra på utgifter är det alltid bättre att ni kontaktar ansvarig handläggare. Schablonbelopp EU/EES (SEK) Övriga Europa (SEK) Asien, Afrika Oceanien och Amerika (SEK) Schablonbelopp/deltagare Utbetalningen av beviljade medel görs direkt till skolan vid ett tillfälle. Ekonomi Kostnader som anses godkända och inte godkända Resor Flyg Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats. Transporter Transporter inom besökslandet för att ta sig mellan boendet och skolan/organisation samt att ta sig till och från flygplats. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas förberedande besök godtas. Logikostnader utanför besökstiden godtas inte. Sida 23 (27)

25 Mat Matkostnader under besökstiden godtas. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas förberedande besök godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas förberedande besök godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Återkrav Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat bidrag komma att återkrävas. Universitets- och högskolerådet har rätt att begära återkrav och nedan anges när det kan bli aktuellt. De grunder som anges för återkrav är inte uttömmande. Återkrav vid bortfall av deltagare alternativt ej behörig deltagare deltar Om deltagare bortfaller görs återkrav på motsvarande beviljat schablonbelopp. Om en deltagare deltar som inte är beviljad medel återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Meddela alltid handläggare för Atlasprogrammet om byte av deltagare är aktuellt. Återkrav om den genomförda aktiviteten ej överensstämmer med den angivna i ansökan Kontroll Vid rapportering behöver ej kvitton samt färdbevis redovisas. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade förberedande besök. Färdbevis i form av t.ex. boardingkort skickas då in på begäran av Universitets- och högskolerådet. Övrigt Ni rekommenderas att alltid tar kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter. Medel från Atlasprogrammet utgör statliga medel. Sida 24 (27)

26 Bilaga 4 Checklista för valbarhet Använd listan som en sista kontroll av att ni har fyllt i ansökan korrekt och fullständigt samt att ni inte har missat någon punkt som gör att hela ansökan blir ogiltig. Ansökan har utförts enligt programmets ramar och kriterier etc. (läs Bilaga 1) Ansökan måste fyllas i och skickas in online där samtliga sidor är ifyllda. Ansökan ska skickas in senast sista ansökningsdatum (svensk poststämpel gäller). Uppgifter om aktuella ansökningsdatum hittar du på sidan Ansökan på vår webbplats Atlas förberedande besök - utbyten.se. Observera att kompletteringar efter sista ansökningsdatum ej är giltiga. Online-ansökan samt avtal har skrivits ut och undertecknats av rektor/rektors motsvarighet. I det fall rektor inte har möjlighet att skriva under kan uppgiften endast delegeras uppåt till dennes chef. Det ska då tydligt framgå vem som har skrivit under. Skolan är behörig att söka Atlas förberedande besök dvs. är en förskola, grundskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, allmän linje vid en folkhögskola, kompletterande utbildning eller ett resurscentrum. Samarbetslandet är giltig för den sökta aktiviteten: Stöd för planering med partnerskola eller APL-vistelse kan sökas för resa till länder i hela världen. Möjligheten att bjuda in är begränsad till länder utanför EU/EES samt OECD. För kontaktskapande besök kan stöd sökas endast för resor till länder utanför den Europeiska Unionen/EES. Samarbetspartner är giltig för den sökta aktiviteten: För planering med partnerskola ska samarbetspartner vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. När det gäller kontaktskapande besök kan den inbjudande organisationen även var en utbildningsförvaltning, ministerium eller dylikt. För planering av APL-vistelse kan samarbetspartner vara företag eller andra organisationer. Aktuellt samarbetsavtal/inbjudan har bifogats ansökan. Det kan vara i form av ett brev, formellt e-post eller fax. Om stöd söks för att bjuda in partnern ska en bekräftelse från samarbetsskolan bifogas. Samarbetsavtal/inbjudan på annat språk än svenska och engelska måste översättas och bifogas. Inbjudan/samarbetsavtal ska: o Vara daterat o Ska påvisa att samarbetet rör det aktuella projektet o Beskriva mottagande/inbjuden skolas roll i projektet Sida 25 (27)

27 o Intyga att man där samarbetet ska ske bedriver utbildning på högst gymnasial nivå (om universitet) o Intyga att man äger/driver skolor där samarbetet sker (om organisation) o Underskrivet av ansvarig person med titel på mottagande/inbjuden partnerskola Tänk också på att: Universitets- och högskolerådet inte har någon möjlighet att i förväg läsa ansökningarna och undersöka huruvida de är korrekt ifyllda/kompletta eller inte. Observera även att vi inte läser hänvisningar till webbplatser el dyl utan endast det som står i ansökan. Sida 26 (27)

28 Bilaga 5 EES och OECD:s medlemsländer Sida 27 (27)