Handbok för projektansökan

Transkript

1 Handbok för projektansökan Atlas planering 2016

2 Förord Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Atlas planering. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av er projektidé är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Atlasprogrammet på (vxl) eller atlas@uhr.se. Om ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitetsoch högskolerådets webbplats utbyten.se/atlasplanering. Du ska inte skicka in några papperskopior. Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitetsoch högskolerådets webbplats Du ska inte skicka in några papperskopior. En enhet kan skicka in flera projektansökningar samtidigt, men vi strävar efter nationell spridning när vi beslutar om vilka ansökningar som ska beviljas. Sista dag att skicka in ansökan är för omgång 1 är 15 mars Projektperioden sträcker sig från 1 juni till 30 juni påföljande år. Sista dag för ansökan omgång 2 är 15 september Då sträcker sig projektperioden från 1 januari till 1 oktober För att vi ska kunna behandla din ansökan behöver du: Besvara samtliga obligatoriska frågor Bifoga inbjudan/samarbetsavtal från partnerorganisation/ partnerskola Bifoga rektors utlåtande Rektors/firmatecknares godkännande av villkor innan ansökan skickas in Beslut meddelar vi tidigast tio veckor efter sista ansökningsdag. Vi lämnar inte förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811 Lycka till med ansökan! Sida 2 (23)

3 Innehåll Förord... 1 Innehåll... 3 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto... 4 Sökande organisation sida Partnerorganisation sida Kontaktperson sida Rektors utlåtande... 6 Syfte och mål... 8 Bilaga 1 Villkor Atlas planering Bilaga 2: Ramar och kriterier för Atlas planering Bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering Bilaga 4 Checklista för valbarhet Bilaga 5 EES och OECD:s medlemsländer Sida 3 (23)

4 Ansökan kom igång med ditt användarkonto Ansökan ska endast registreras online. Länken till ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se: Ansökan Atlas planering. För att kunna fylla en ansökan till behöver du skapa ett eget användarkonto till ansökningssystemet. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder i alla kontakt med Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits skickas till den e- postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All kommunikation kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e- postadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om en kontaktperson läggs till i systemet, får även hen samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. Vi rekommenderar därför att du skriver projektbeskrivningen i ett Word-dokument och sedan kopierar och klistrar in texten i ansökan. Tänk också på att det är bra att ha alla dokument (inbjudningsbrev från partner, rektors utlåtande) tillgängliga när du kommer till sidorna där de ska laddas upp. Om du väljer att skriva direkt i online-ansökan och inte har möjlighet att fylla i allt på en gång kan du kringgå systemet genom att skriva ett ord i varje ruta och sedan spara. Därefter kan du gå tillbaka till sidan för att fylla på med korrekt text vid ett senare tillfälle. Sida 4 (23)

5 Sökande organisation Sökande organisation Ange adressuppgifter och utbildningsnivå för den sökande skolan/ organisationen, det vill säga den enhet vars rektor godkänner Atlas planerings villkor (bilaga 1). Om organisationen tidigare beviljats medel för ett projekt inom Atlasprogrammet med aktuell samarbetspartner ska diarienumret för tidigare samarbete anges. Diarienumret finns i beslutsbrevet, till exempel Observera att det inte är ansökans ID-nummer som efterfrågas (exempel ). Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalas ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din organisation. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Partnerorganisation Partnerorganisation Här anger du den utländska partnerskolans/partnerorganisationens adressuppgifter. Det är också här du ska ladda upp det skriftliga åtagandet (Letter of Intent) från partnerorganisationen som din ansökan måste innehålla. Åtagandet kan vara: en formell inbjudan från den utländska skolan/organisationen som tydligt visar att samarbetet inklusive besöket gäller det aktuella projektet och perioden en bekräftelse från den utländska skolan/organisationen på att man kommer att besöka den svenska skolan ett samarbetsavtal mellan samtliga partnerskolor/ partnerorganisationer Om åtagandet är skrivet på annat språk än svenska eller engelska behöver det översättas. Översättningen skannar du ihop med originalhandlingen till ett dokument och laddar upp i ansökningsformuläret. Läs mer om Letter of Intent på vår webbplats utbyten.se/atlaspartnerskap under rubriken Inför ansökan. Sida 5 (23)

6 Beskriv partnerorganisation Inom Atlasprogrammet kan samarbete ske med förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. När det gäller planering av APL ska samarbetspartnern vara företag/organisation. Observera att en svensk skola eller organisation i ett annat land inte kan vara samarbetsskola eller partnerorganisation. Beskriv partnerskolan/partnerorganisationen. Ange typ av organisation och utbildning de bedriver, storlek, utbildningsnivå och ålder på de elever som ska ingå i samarbetet. Inom Atlas kan samarbete ske mellan olika utbildningsnivåer. Högsta utbildningsnivå som kan ingå i ett samarbete är motsvarande gymnasial nivå. I de fall samarbete sker med frivilligorganisationer måste det framgå att de bedriver utbildning och att det är inom ramen för den verksamheten samarbetet ska ske. Kontaktpersoner Kontaktpersoner Här fyller du i kontaktuppgifter till rektor och kontaktpersoner på den sökande svenska organisationen. Kontaktpersonerna är de som kommer att få ta del av beslut och annat som gäller projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. Rektors utlåtande Du som söker Atlas planering ska ladda upp ett dokument i PDF-format med rektors utlåtande i systemet när du ansöker. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchef. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, exempelvis som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de allmänna villkor som gäller för Atlas planering. Det sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Resor och budget Resor och budget Läs igenom bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer innan du fyller i denna del. Börja med att välja rätt typ av aktivitet! Sida 6 (23)

7 Planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsorganisation i ett annat land. Besöka företag och organisationer för planering av en APL-vistelse i ett annat land. Medel beviljas i form av schabloner baserat på antal deltagare. Beviljade medel ska ses som ett bidrag. Eventuella merkostnader förväntas organisationen själv stå för. Söker ni medel för ömsesidiga planeringsresor vilket inte är ett krav måste båda resorna genomföras under projektperioden. Maximalt ges ersättning för fyra deltagare/resa, varav högst två elever. Ni kan söka för maximalt åtta deltagare under samma projektperiod, högst fyra i vardera riktningen.. Vi kräver inte att lika många deltagare reser från varje land. (Ömsesidiga planeringsresor är inte aktuellt när det handlar om planering inför APLvistelse.) Universitets- och högskolerådet ser gärna att skolledare deltar eftersom det gagnar förankringsprocessen på båda sidor. Planeringsresan bör vara minst fem dagar, exklusive res- och helgdagar. Schablonbeloppen: 6000 kronor per deltagare inom EU/EES (endast möjligt för planering av APL) kronor per deltagare inom övriga Europa kronor per deltagare inom Amerika, Afrika, Asien och Oceanien Projektbeskrivning Projektbeskrivning Syftet med en planeringsresa är att skapa förutsättningar för kommande samarbeten av god kvalitet. Tid för personliga och fördjupade möten partners emellan är viktigt för att kunna identifiera mål och dra upp riktlinjer för hur samarbetet ska fungera för att målen ska nås. Universitets- och högskolerådet har identifierat ett antal förutsättningar som är viktiga för att ett samarbete ska bli så givande som möjligt: Förankring/stöd hos ledning Etablerade kontakter Tydlig projektidé med koppling till Atlasprogrammets långsiktiga mål Förberedda deltagare Förankring i organisationen Att tid finns avsatt för planering och genomförande samt efterarbete Sida 7 (23)

8 Försök att i svaren belysa hur ni ska skapa utrymme för att diskutera dessa förutsättningar under er planeringsresa. Tänk även på att besvara frågorna med vad, hur och varför för att svaren ska bli så fylliga som möjligt. Bakgrund FRÅGA: Beskriv organisationens förutsättningar och utvecklingsbehov Beskriv utvecklingsbehov och hur det påverkar valet av inriktning på projektet. FRÅGA: Beskriv befintliga kontakter med samarbetspartnern. Vilka ytterligare kontakter förväntas planeringsresan etablera? Beskriv hur valet av partner gått till och varför just den här partnern är aktuell. Ange om det finns planer på att besöka ambassad, ministerium etc i syfte att förankra samarbetet. Syfte och mål Projektet ska ligga i linje med programmets syfte, mål och förväntade resultat. Se sidan Förväntade resultat under respektive program på utbyten.se FRÅGA: Gör en översiktlig beskrivning av det framtida projektets tänkta inriktning och mål för respektive Atlas program (praktik eller partnerskap) I detta skede har ni naturligtvis ingen fullt utvecklad idé om hur ett framtida projekt ska se ut, men försök ändå ge en bild av vad ni vill med samarbetet. Vilka behov ska projektet möta? Gör kopplingar till syfte och mål för respektive Atlasprogram. FRÅGA: Beskriv planeringsresans program och hur resan kommer att stärka era förutsättningar att genomföra ett framtida projektsamarbete. Koppla beskrivningen till inriktning och mål ovan. Beskriv vilka möten ni planerar med vilka, vad ni ska diskutera och varför. Visa att det finns tillräckligt med tid avsatt för planering med partnerorganisationen. Vi rekommenderar att minst fem dagar exklusive resdagar avsätts. Ett internationellt samarbete kan utvecklas på olika sätt: brevväxling, samarbete över internet, klass- eller lärarutbyten, utvecklingsprojekt, praktikplatser är några exempel. Hur kan ert framtida samarbete komma att se ut? Vilka ämnen kan bli berörda? Ska hela arbetslaget eller hela organisationen involveras? Vilken roll kommer partnerorganisationen att ha? Sida 8 (23)

9 FRÅGA: Beskriv samtliga deltagares professioner och motivera deras roller i planeringen administrativt, pedagogiskt, kommunikativt etc. Det är viktigt att tänka igenom vilka som ska delta i en planeringsresa. Universitets- och högskolerådet ser positivt på att skolledare deltar för att förankra ett kommande samarbete. Skolan/organisationen kan ansöka om upp till fyra deltagare/resa och högst två av dem får vara elever. Att involvera elever redan på planeringsstadiet är betydelsefullt eftersom det kan tillföra andra perspektiv. Bekräfta och skicka in Bekräfta och skicka in En sammanställning av ansökan där du enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Sida 9 (23)

10 Bilaga 1 Villkor Atlas planering BESLUT Universitets- och högskolerådets beslut om beviljande av medel meddelas via e-post till kontaktperson och rektor eller rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljade medel samt de särskilda villkor som gäller. 2. SYFTE Beviljade medel gäller för planeringsresa i enlighet med beskrivning i ansökan. 3. GILTIGHET Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och kan användas för att täcka kostnader för resa och uppehälle. För planering av ett samarbete med ett land utanför EU/ EES samt OECD kan beviljade medel användas för att bjuda in representanter från partnerorganisationen. Kostnader för personal och eventuella vikarier är inte giltiga. Enligt 8 kap. 5 inkomstskattelagen (1999:1229) är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar att kontakta Skatteverket vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV MEDEL Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas andra medel för samma aktivitet/projekt. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljade medel komma att justeras. Utbetalda medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut, ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. 7. RAPPORT Efter avslutat projekt ska rapport och ekonomisk redovisning skickas elektroniskt till Universitets- och högskolerådet. All information kring hur rapporteringen ska ske finns på vår webbplats: Sida 10 (23)

11 Sista rapporteringsdag är 1 september för vårens ansökningsomgång respektive 31 december för höstens ansökningsomgång, året efter att beslutet om beviljade bidrag har tagits. Deltagande måste kunna styrkas genom färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan/organisationen i fem år för en eventuell revision. 8. VISUM OCH VACCINATIONER Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna. GODKÄNNANDE Ansökan ska godkännas av rektor eller rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Genom att sätta ett kryss i rutan ovan intygas att uppgifterna i ansökan är riktiga samt att villkoren för Atlas planering godkänns. Sida 11 (23)

12 Bilaga 2: Ramar och kriterier för Atlas planering Syfte och mål Syftet med Atlas planering är att främja utvecklingen av internationella kontakter inom det offentliga skolväsendet och bland fristående skolor som står under statlig tillsyn. Planering med partnerskola Syftet är att skapa förutsättningar för ett kommande kvalitativt samarbete. Syftet med resan/besöket måste utgå från ett identifierat utvecklingsbehov. Det ska finnas en ambition att utveckla långsiktiga internationella kontakter som kan ge sig uttryck i olika former av samarbeten: brevväxling, samarbete över nätet, klass- eller lärarutbyten, utvecklingsprojekt med mera. Bidrag beviljas ej till rena fortbildningsresor eller studiebesök. Planering av APL Syftet är att skapa förutsättningar för en kommande kvalitativt APL-vistelse utomlands. Mål för Atlasprogrammet 1. Atlas Partnerskap Med hjälp av internationella kontakter förverkliga de mål som anges i skolans läroplaner. Projekten kan beröra olika aspekter av verksamheten i skolan men bör utgå från ett identifierat behov. 2. Atlas praktik Det arbetsplatsförlagda lärandet i utlandet ska ge elever: yrkesmässig utveckling kulturell erfarenhet ökade språkkunskaper Projekt inom Atlas praktik ska främja skolans internationalisering, genom att stödja förverkligandet av de mål om internationalisering som anges i skolans läroplaner. Aktiviteter Planeringsresa Syftet med en planeringsresa är att skapa förutsättningar för ett kommande samarbete eller en APL-vistelse av god kvalitet. Planeringen kan ske i Sverige eller utomlands beroende på samarbetsland och aktivitet. Sida 12 (23)

13 Inom ramen för Atlas planering kan stöd sökas för: Att planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsinstitution i ett annat land. Att besöka företag och organisationer för planering av en APL-vistelse i ett annat land. 1. Planering med partnerskola: Maximalt ges ersättning för fyra deltagare/resa, varav maximalt 2 elever. Universitets- och högskolerådet rekommenderar att minst fem arbetsdagar, avsätts för planering av samarbete. Universitets- och högskolerådet ser gärna att skolledare deltar. Ömsesidiga planeringsresor När det gäller planering för skolsamarbeten, ej praktik, med länder som inte tillhör OECD kan man söka för två planeringsresor med samma partner. Villkoret är att båda besöker varandra. Dessa ömsesidiga planeringsresor kan sökas vid en ansökningsomgång. Det innebär att planeringsresor kan sökas både för in- och utresa vid samma tillfälle. Alternativt söker man för en planeringsresa per ansökningsomgång. Maximalt kan man söka för åtta deltagare fördelat på två resor (in- och utresa), varav maximalt två deltagare/resa kan vara elever. 2. Planering av APL-vistelse Maximalt ges ersättning för fyra deltagare/resa, varav maximalt 2 elever. För planeringsresor inom EU/EES beviljas endast 2 deltagare. Universitets- och högskolerådet rekommenderar att minst fem arbetsdagar, avsätts för planering av praktik. Universitets- och högskolerådet ser gärna att skolledare deltar. Målgrupp 1. Planering med partnerskola Pedagogisk personal och elever inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Formell vuxenutbildning Allmänna linjer vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resan om syftet är väl motiverat. Observera dock att bidrag inte kan sökas av ovan nämnda. Samarbetspartner ska vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. I partnerlandet kan skolsystemet se annorlunda ut men det är viktigt att partnerskolan bedriver formell utbildning på högst gymnasial nivå. Sida 13 (23)

14 2. Planering av APL-vistelse Godkända målgrupper att söka stöd för planering av APL- vistelse är de nationella yrkesprogrammen i gymnasie- samt gymnasiesärskola. Även utbildningsanordnare inom yrkesvux, gymnasieskolans yrkesintroduktion, lärlingsprogrammet och teknikprogrammets fjärde år kan söka. När det gäller planering av APL kan samarbetspartner vara företag eller andra vidareförmedlande organisationer. De deltagare som kan ingå i en planeringsresa är Lärare, skolledare eller annan pedagogisk personal Elever på aktuella skolor Ansökningstid och projektperiod Medel kan sökas on-line två gånger per år enligt följande: Sista ansökningsdatum Resan kan påbörjas tidigast 15 mars 1 juni 15 september 1 januari För vårens omgång måste resan/resorna ha genomförts senast den 30 juni påföljande år, från det att beslut tagits. För höstens omgång måste resan/resorna ha genomförts senast den 1 oktober påföljande år, från det att beslut tagits. Vid beviljad ansökan kan skolan inbjudas till ett upptaktsseminarium. Syftet med seminariet är att förbereda och inspirera deltagarna inför kommande samarbeten. Samarbetsländer Planeringsresor kan sökas till följande länder: Stöd för planering med partnerskola kan sökas för länder utanför EU/EES. Stöd för planering av APL- vistelse kan sökas för länder i hela världen (ej USA). Medel Medel söks i form av ett schablonbelopp per deltagare som avser att täcka kostnader för resa samt uppehälle. Schablonbeloppet uppgår till: 6000 inom EU/EES kronor inom övriga Europa kronor inom Amerika, Afrika, Asien och Oceanien Sida 14 (23)

15 Utbetalningen av beviljade medel för planeringsresan görs i samband med att beslut om bifall meddelas skolorna. Valbarhet och bedömning av ansökan Endast ansökningar som uppfyller kriterierna nedan kan gå vidare till kvalitetsbedömning. Komplettering efter sista ansökningsdatum är inte möjligt. Giltighetskriterier Ansökan har utförts enligt programmets ramar och kriterier Signerat utlåtande från rektor finns Angiven rektor är ekonomiskt ansvarig En komplett inbjudan från samarbetspartner finns Organisationen är behörig att söka Samarbetspartner är giltig för den sökta aktiviteten Samarbetslandet är giltigt för den sökta aktiviteten Ansökan avser rätt tidsperiod Eventuellt tidigare beviljad planeringsresa med samma partner har slutrapporterats och godkänts Kvalitetskriterier Vid bedömning av ansökningar beaktas följande: Syfte med framtida projektet och koppling till Atlas partnerskaps eller Atlas praktiks syfte och mål Aktiviteternas relevans för att skapa förutsättningar för det framtida samarbetet och projektet Fördelningsprinciper Efter kvalitetsbedömning kan hänsyn tas till följande faktorer: 1. Prioritering av nya ansökare 2. Geografisk spridning inom Sverige 3. Spridning över utbildningsnivå Rapportering All rapportering görs online under sidan Rapportering och utvärdering på vår webbplats Rapportering och utvärdering - utbyten.se 1. Du fyller i och skickar in rapporten online. Rapportering sker via ditt användarkonto för Atlas planering. 2. Vid beviljad ansökan skapas en länk för rapportering i ditt användarkonto. Denna länk ska användas för att rapportera. Sida 15 (23)

16 Beviljad skola ansvarar för att följande skickas in till Universitets- och högskolerådet: Slutrapport Det är önskvärt att ni skickar in er rapport senast 4 veckor efter genomförd aktivitet. Ansökningsomgång vår: senast 1 september året efter skolan beviljats medel ska slutrapport ha inkommit. Ansökningsomgång höst: senast 31 december året efter att skolan beviljats medel ska slutrapport ha inkommit. Observera att om skolan avser söka Atlas partnerskap eller Atlas praktik året efter beviljad planeringsresa måste slutrapport ha inkommit senast två månader innan ansökningsomgången öppnar. Slutrapporten måste vara godkänd innan en ny ansökan kan skickas in. Spara färdbevis och kvitton i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade utbyten. Ändringar och återbetalning Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola beviljas medel för samma aktivitet/projekt från annat program på Universitets- och högskolerådet Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter Projektet inte kan genomföras Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljat medel komma att justeras. Utbetalda medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. Förändring av projekt Vissa omständigheter kan leda till att projektet behöver förändras. Observera att alla förändringar inom projektet måste meddelas och godkännas av Atlashandläggare innan genomförande. Budget För information om medel och giltiga kostnader, se bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer i handboken för Atlas planering. Beslut Handläggningstiden är cirka tio veckor. Förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Om ni beviljas bidrag Besked om beslutet skickas via e-post till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet. I handboken för Atlas planering bilaga 1 hittar ni de villkor som gäller vid Sida 16 (23)

17 beviljande av medel. Dessa villkor godkänns av rektor i ansökan. I beslutet framgår beviljat bidrag och de särskilda villkor som gäller för just ert projekt. Beviljat bidrag betalas ut till det i ansökan angivna plus- eller bankgironumret. Om ni inte beviljas bidrag Förhandsbesked om att ansökan är ogiltig skickas till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet via e-post inom fyra veckor efter sista ansökningsdag. Ogiltiga ansökningar går ej vidare i bedömningsprocessen. När tilldelningsbeslut för ansökningsomgången fattats skickas definitivt besked om detta. Övriga skolor som inte beviljas projektmedel meddelas via e-post till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet efter cirka tio veckor. I beslutet framgår orsak till avslag. Sida 17 (23)

18 Bilaga 3 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering Introduktion Beviljade medel betalas ut i form av schablonbidrag för resekostnader, uppehälle och försäkring. Schablonens storlek per deltagare beror på i vilket land besöket äger rum. Bidragmedel betalas ut till högst fyra deltagare per skola/organisation. Observera begränsningen till högst två deltagare per skola/organisation om resan sker inom EU/EES. Nedan finns mer specifika rekommendationer kring vilka kostnader som kan ingå i projektbudgeten och när det kan komma att bli fråga om ett återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna kan inte ses som uttömmande utan endast som vägledning. Om ni är osäkra på utgifter är det alltid bättre att kontakta ansvarig handläggare. Schablonbelopp EU/EES (Gäller endast planering av APL) (SEK) Europa utanför EU/EES (SEK) Övriga världen (SEK) Schablonbelopp/delta gare Utbetalningen av beviljade medel görs direkt till skolan vid ett tillfälle. Bidrag Viktigt att veta om bidraget inom Atlas planering: När det gäller samarbeten med länder utanför EU/EES samt OECD kan man söka för en ömsesidig planeringsresa. Besöken ska då delas upp så att man besöker varandra. Maximalt kan man söka för åtta deltagare fördelat på två resor (in- och utresa), varav maximalt två deltagare/resa kan vara elever. Associerade partners från till exempel kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar kan delta i resa om syftet är väl motiverat. Sida 18 (23)

19 Ekonomikostnader som anses godkända och inte godkända Flygresor Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats. Transporter Transporter inom besökslandet för att ta sig mellan boendet och skolan/organisation samt att ta sig till och från flygplats. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Logikostnader utanför besökstiden godtas inte. Mat Matkostnader under besökstiden godtas. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Återkrav Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat bidrag komma att återkrävas. Universitets- och högskolerådet har rätt att begära återkrav och nedan anges när det kan bli aktuellt. De grunder som anges för återkrav är inte uttömmande. Återkrav vid bortfall av deltagare alternativt när ej behörig deltagare deltar Om deltagare bortfaller görs återkrav på motsvarande beviljat schablonbelopp. Om en deltagare deltar som inte är beviljad medel återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Meddela alltid handläggare för Atlasprogrammet om byte av deltagare är aktuellt. Återkrav om den genomförda aktiviteten ej överensstämmer med den angivna i ansökan Kontroll Kvitton och färdbevis behöver inte redovisas i rapporten. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade planeringsresor. Färdbevis i form av exempelvis boardingkort skickas då in på begäran av Universitetsoch högskolerådet. Sida 19 (23)

20 Övrigt Ta alltid kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter. Medel från Atlasprogrammet utgör statliga medel. Sida 20 (23)

21 Bilaga 4 Checklista för giltighet Använd listan som en sista kontroll för att ansökan är korrekt och fullständigt ifylld. Om något saknas kan hela ansökan bli ogiltig och därmed inte gå vidare i bedömningsprocessen. Universitets- och högskolerådet inte har någon möjlighet att i förväg läsa ansökningarna och undersöka huruvida de är korrekt ifyllda/kompletta eller inte. Observera att det inte är tillåtet att hänvisa till webbsidor och dylikt. Ansökan har utförts enligt programmets ramar och kriterier Samtliga ansökningsfrågor har besvarats Utlåtande från rektor i pdf-format finns uppladdat. I utlåtandet ska rektor från ansökande skolenhet beskriva på vilket sätt ledningen stödjer projektet och ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Under utlåtandet ska namn och profession anges. Ingen övrig underskrift krävs. Angiven rektor/skolledare är ekonomiskt ansvarig Ansökan avser rätt tidsperiod Organisationen är behörig att söka Atlas planering. För planering inför partnerskap räknas förskolor, grundskolor, gymnasieskolor, kommunal vuxenutbildning, allmänna linjer vid folkhögskolor eller kompletterande utbildningar som behöriga organisationer. För planering inför APL-vistelse är de nationella yrkesprogrammen i gymnasie- samt gymnasiesärskola behöriga. Även utbildningsanordnare inom yrkesvux, gymnasieskolans yrkesintroduktion, lärlingsprogrammet och teknikprogrammets fjärde år kan söka. Samarbetspartner är en giltig organisation För planering inför partnerskap ska samarbetspartner vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation i ett annat land. För planering inför APL-vistelse kan samarbetspartner vara företag eller andra organisationer. Eventuell tidigare planeringsresa med samma samarbetspartner har slutrapporterats och godkänts. Sida 21 (23)

22 Samarbetslandet är giltigt Stöd för planering inför partnerskap kan sökas för samarbeten med länder utanför EU/EES. Möjligheten att bjuda in är begränsad till länder utanför EU/EES samt OECD. Stöd för planering inför APL-vistelse kan sökas för resa till länder i hela världen (utom USA). Aktuellt samarbetsavtal/inbjudan i pdf-format finns uppladdat. Det kan vara i form av ett brev eller formellt e-postmeddelande. Om ansökan omfattar stöd för att bjuda in partnern ska en bekräftelse från samarbetsskolan bifogas. För samarbetsavtal/inbjudan på annat språk än svenskaeller engelska måste även en översättning bifogas. I de fall man har flera samarbetspartners ska inbjudan/samarbetsavtal finnas från respektive skola. Inbjudan/samarbetsavtal ska: vara daterat påvisa att samarbetet rör det aktuella projektet beskriva mottagande/inbjuden skolas roll i projektet för en organisation intyga att man äger/driver skolor där samarbetet sker vara underskrivet av ansvarig person med titel på mottagande/inbjuden partnerskola Sida 22 (23)

23 Bilaga 5 EES och OECD:s medlemsländer Sida 23 (23)