Ramar och kriterier Praktikantprogrammet 2016

Transkript

1 Ramar och kriterier Praktikantprogrammet (11)

2 Praktikantprogrammet Ett program som möjliggör praktik för yngre personer Innehållsförteckning Praktikantprogrammet Prioriterade områden för det svenska biståndet... 3 Organisationer som kan söka till programmet... 3 Direktförmedlande organisation... 3 Vidareförmedlande organisation... 3 Rekrytering av praktikanter... 4 Villkor för att få en praktikplats... 4 Villkor för sändande organisation... 4 Förberedelser och uppföljning... 5 Ekonomi och bidragsnivåer... 6 Bidrag för administration, seminarier och platsbesök... 6 Anvisningar för ansökan... 7 Samarbetsavtal / Letter of Intent... 7 Bedömning av ansökan... 8 Bedömningskriterier... 8 Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer... 8 Kvalitetskriterier ansökan Besked om beslut... 9 Om ansökan beviljas... 9 Rapportering... 9 Ändringar och återbetalning (11)

3 Praktikantprogrammet 2016 Praktikantprogrammet är en del av det svenska biståndet och de som deltar i en praktik utgör en framtida resursbas av unga som förväntas kunna arbeta med globala frågor, både på hemmaplan och i internationella organisationer. Praktikanten förväntas få ett ökat intresse och ökad förståelse för utvecklingssamarbete och andra kulturer. Programmet bildar även en övergång mellan studier och arbetsliv genom att rusta praktikanten med nya erfarenheter och verktyg från en global kontext. Praktikantprogrammet lyder under Resultatstrategin för kapacitetsutveckling och utbyten där det anges att Sida ska stödja program för yngre personer inom ramen för högskoleutbildning samt inom myndigheter, näringslivets och det civila samhällets organisationer. Erfarenheter från praktiken ska sedan återföras till biståndets aktörer i Sverige. Programmet ger därför unga mellan 20 och 30 år möjlighet till en praktikantplacering vid en organisation i ett låg- eller medelinkomstland. Prioriterade områden för det svenska biståndet Tre tematiska prioriteringar ska genomsyra det svenska biståndets inriktning och samtliga insatser ska relatera till dem. De är demokrati och mänskliga rättigheter, miljö och klimat, samt jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Läs gärna mer om områdena på Giltiga länder som praktik ska ske i är de länderna som återfinns i OECD:s DAC-lista. Organisationer som kan söka till programmet Sidas ramorganisationer och näringslivsorganisationer kan ansöka om bidrag. UHR fattar beslut om vilka organisationer inom näringslivet som är behöriga att söka i särskild ordning, med anledning av att det inte finns några ramorganisationer för dessa. NI söker som antingen direktförmedlande eller vidareförmedlande organisation. Direktförmedlande organisation Som direktförmedlande organisation förmedlar ni själva praktikplaceringarna direkt till praktikanten, och söker därmed bidrag för praktikanterna för egen räkning. Vidareförmedlande organisation Som ramorganisation kan du söka praktikantschabloner för andra organisationers räkning. Ni är då en vidareförmedlande organisation. Är ni inte en ramorganisation kan ni söka via den ramorganisation genom vilken ni söker andra Sida-finansierade projektbidrag. Det är då den aktuella ramorganisationen som sköter och administrerar ansökan till UHR. 3 (11)

4 Den direktförmedlande och den vidareförmedlande organisationen är den som kommer att administrerar bidraget från UHR och kallas i dessa fall för bidragsmottagaren. Rekrytering av praktikanter Då syftet med programmet är att bredda den svenska resursbasen är er rekrytering av praktikanter av stor vikt. Resursbasen bör bestå av individer med olika kompetenser och med olika bakgrunder och detta ska beaktas i urvalet av ansökningar om en praktikplats. Blir er organisation beviljad medel ska ni verka för att nå olika målgrupper med information om praktik samt möjliga praktikantplaceringar. Den organisation som sänder ut praktikanterna, den sändande organisationen, ska upprätta rutiner för urvalet av praktikanter. Urvalsprocessen ska utföras på ett rättvist och transparent sätt och göras tillgänglig för alla parter som är involverade. Urvalsprocessen ska också vara fri från diskriminering. Urvalsprocessen ska även ske gemensamt med den organisation som tar emot praktikanten, den mottagande organisationen. Villkor för att få en praktikplats För att en praktikant ska få en praktikplats genom Praktikantprogrammet får praktikanten inte tidigare ha deltagit i Praktikantprogrammet, fylla minst 20 år eller högst 30 år det år som praktikanten påbörjar sin praktikperiod, endast beviljas en praktikplats under förutsättning att praktikanten är svensk medborgare eller har permanent uppehållstillstånd i Sverige. Nordiska medborgare ska ha varit folkbokförda i Sverige under minst ett år vid tidpunkten för avresan, inte vara eller var tidigare anställd av den bidragsmottagande eller sändande organisationen. Villkor för sändande organisation Den sändande organisationen ansvarar för att granska och kvalitetssäkra praktikantplaceringar. Praktikanten ska inte ersätta en ordinarie anställd utan lärandet ska stå i centrum och det är viktigt att praktikanten får en handledare under sin tid hos den mottangaden organisationen. Praktikplatserna bör ha en tydlig koppling till utvecklingssamarbete och aktuella verksamhetsområden ska stödas av Sida. Praktikuppgifterna ska vara till nytta för samtliga parter och ligga i linje med ordinarie verksamhet hos den mottagande organisationen. Sändande organisation ansvarar för: Att ingen deltagaravgift eller andra utgifter med direkt koppling till praktikantplaceringen tas ut av praktikanter för att delta i programmet. 4 (11)

5 Att anordna praktikplats med placering under minst 20 veckor, varav minst 16 veckor hos den mottagande organisationen. Att varje utsänd praktikant har en kontaktperson hos bidragsmottagaren som också ansvarar för att ge praktikanten ledning och stöd under praktikperioden. Att den mottagande organisationen har kapacitet att ta emot en praktikant samt att de utser en handledare till praktikanten. Att praktikanten inte ersätter lokal personal. Att lärandet är fokus under praktikperioden. Att intyg utfärdas till praktikanten efter avslutat praktikperiod. Inför varje praktikantplacering ska den sändande organisationen upprätta en dokumenterad plan i samråd med den mottagande organisationen. Planen ska innehålla: information om syfte och arbetsuppgifter samt intyg om att praktikanttjänstgöringen gäller för minst 16 veckor. en presentation av den mottagande organisationen som styrker att den har resurser att ta emot och handleda praktikanten. en plan för förberedelse, handledning, uppföljning samt en handlingsplan för riskoch krishantering. Sändande organisation ska även se till att praktikanten blir informerad om och accepterar de villkor och skyldigheter som ingår i överenskommelsen mellan sändande och mottagande organisation innan praktiken påbörjas. Förberedelser och uppföljning När urvalet av praktikanter har gjorts ska praktikanten gå en förberedelsekurs. Kursen bör innehålla en introduktion till: utvecklingssamarbete, den sändande och mottagande organisationen, presentation av handledare, kommande arbetsuppgifter under praktikantplaceringen, kulturmöten, personlig hälsa och säkerhet, dokumentationsarbete, hur praktikantplaceringen ska följas upp och utvärderas. Det är viktigt att varje sändande organisation noga förbereder sina praktikanter utifrån de förhållanden som gäller i respektive kontext. Sida Partnership Forum kan erbjuda kostnadsfria förberedelsekurser och återträffar för praktikanterna samt nätverksträffar för handledare. Dessa är ett komplement till den sändande organisationens interna utbildning. Då praktiken hos den mottagande organisationen ska vara minst 16 veckor återstår 4 veckors praktik i Sverige. Hur dessa fördelas mellan tiden innan och efter praktikplaceringen avgör den sändande organisationen. När en praktikperiod avslutats ska efterarbete utföras hos den sändande organisationen. Erhållna kunskaper och erfarenheter ska återföras till aktörer i Sverige som kan ha nytta av dessa ur ett utvecklingssamarbetesperspektiv. 5 (11)

6 Ekonomi och bidragsnivåer Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp på SEK/praktikant, vilket motsvarar två prisbasbelopp. Bidraget ska användas för att täcka kostnader inom projektet. Ersättningsgilla kostnader är: Administrationskostnader hos bidragsmottagaren. Administrationskostnader är för- och efterarbete gällande praktikanterna, inklusive kostnader som inte är direkt relaterade till projektaktiviteterna men som uppstår för att hantera projektet (så som ekonomipersonal, ledning, juridisk stöd, IT, hyra och kontorsmaterial) och bidraget från UHR. Kostnader för revision av projektets slutrapportering ska också rymmas i bidraget och anges som administrationskostnader. Resekostnader I resekostnader ingår kostnader för försäkringar, material, resor till och från mottagarlandet sam inom landet, traktamente, vaccination och visum. Utrustning Kostnader för inköp av utrustning som krävs för att praktikanten ska kunna fullgöra sin praktikperiod. Utrustningen ska efter praktikperiodens slut överlåtas till praktikanten. Se Universitets- och högskolerådets allmänna villkor för bidrag inom Praktikantprogrammet. Administrationskostnader hos den mottagande organisationen/partnerorganisationen. För administrationskostnader hos den mottagande/sändande organisationen gäller samma som för bidragsmottagaren. Den del av bidraget som vidareförmedlas till mottagande organisation ska regleras genom ett avtal mellan Bidragsmottagaren och/eller den sändande/mottagande organisationen. UHR tillhandahåller en mall Avtal för vidareförmedling. Mallen finns på svenska och engelska. Avtalet med mottagande organisation och/eller den sändande organisationen ska undertecknas innan medel kan rekvireras och utbetalas från bidragsmottagaren. Bidrag för administration, seminarier och platsbesök Vidareförmedlande organisation har möjlighet att söka bidrag för att sköta administration, genomföra seminarier och platsbesök. Aktiviteterna är till för att administrera och kvalitetssäkra arbetet med Praktikantprogrammet genom samverkan med de sändande organisationerna. Bidrag för administration Administrationsbidraget baseras på: 6 (11)

7 Ett fast belopp om kronor per organisation som schabloner fördelas till, samt 3 procent av praktikantschablonen vilket motsvara kronor. Administrationsbidraget utgår till de bidragsmottagare som vidareförmedlar medel till minst tre sändande organisationer. Bidrag för seminarier Bidrag för att genomföra gemensamma seminarier för de sändande organisationerna förutsätter att bidragsmottagaren vidareförmedlar schabloner till minst tre sändande organisationer. Bidraget beviljats till högst två seminarier per ansökan och max kronor per aktivitet. Bidrag för platsbesök För att kunna söka bidrag för platsbesök ska bidragsmottagaren förmedla schabloner till minst tre sändande organisationer. Maxbeloppet är kronor per vidareförmedlande organisation. Anvisningar för ansökan Sista ansökningsdag för Praktikantprogrammet 2016 är den 24 november. Ansökan öppnar en månad innan sista ansökningsdag. Aktivitetsperioden, det vill säga den period när förberedelser, praktik och efterarbete ska utföras, sträcker sig från 1 januari 2017 till 30 september Universitets- och högskolerådets allmänna villkor för bidrag inom Praktikantprogrammet ska godkännas av firmatecknare i samband med att ansökan skickas in. Länken till ansökningssystemet finns på vår hemsida Utbyten.se. Ansökan ska inkludera alla praktikantschabloner som ni ansöker om bidrag för. Samarbetsavtal / Letter of Intent Direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer ska bifoga ett letter of intent (LOI) från varje mottagande organisation till ansökan. Är LOl på annat språk än engelska eller svenska måste detta översättas innan det bifogas ansökan. Letter of intent ska: vara daterat, ange vilket projekt som samarbetet avser, ange den tid som praktikanterna kommer att vara hos den mottagande organisationen, ange hur många praktikanter som den mottagande organisationen kommer att ta emot, innehålla en kortare beskrivning av syftet med praktiken samt en arbetsbeskrivning, vara undertecknat av firmatecknare eller behörig företrädare för den mottagande organisationen. 7 (11)

8 Bedömning av ansökan Efter att sista ansökningsdag har passerat påbörjas bedömningen av inkomna ansökningar. Bedömningen görs i två steg: Giltighet. Kvalitetsbedömning. Det är inte möjligt att skicka in kompletteringar till ansökan efter sista ansökningsdag. Ansökan är då låst för redigering. Bedömningskriterier Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer Ansökan har inkommit till UHR innan sista ansökningsdag, 24 november 2016, kl. 12:00. Ansökan har inkommit till UHR genom det online baserade ansökningssystemet RAUK Ansökan till Praktikantprogrammet. Sökande organisation tillhör en av Sidas ramorganisationer inom civilsamhället eller är en godkänd näringslivsorganisation. Inkommen handling/ansökan är komplett. Ogiltig ansökan Om ansökan bedöms vara ogiltigt meddelas detta till kontaktpersonen samt firmatecknare. Meddelandet sänds via e-post inom fyra veckor efter sista ansökningsdag. Ogiltiga ansökningar går inte vidare i bedömningsprocessen. UHR:s beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Kvalitetskriterier ansökan 2016 Ansökan om bidrag inom Praktikantprogrammet bedöms utifrån kriterier som avser projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet, projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat - särskilt bedöms kvalitet på de planerade praktikantplaceringarna i förhållande till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang. sökande/sändande och mottagande organisations kapacitet att bedriva praktikantverksamhet - kvalitet avseende utformning och genomförande av aktiviteterna. Särskilt bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos bidragsmottagaren och partnerorganisationen (sändande/ mottagande) avseende förankring, administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning, uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering. 8 (11)

9 Vidareförmedlande organisationer projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet, projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat - särskilt bedöms kvalitet på de planerade praktikantplaceringarna i förhållande till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang. Sökande organisations kapacitet att säkerställa relevans för sändande organisationers praktikantverksamhet. - särskilt bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos bidragsmottagaren och partnerorganisationerna (sändande) avseende förankring, administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning, uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering. Besked om beslut Besked om beslut och tilldelning meddelas tidigast fyra veckor efter det att sista ansökningsdag har passerat. Inga förhandsbesked kommer att kunna ges. Om ansökan beviljas UHR skickar besked om beslut per e-post till kontaktperson/-er samt firmatecknare. I beslutsbrevet framgår beloppen på det bidrag som ni har beviljas. Beviljat bidrag betalas i ut till det plus- eller bankgironummer som har angetts i ansökan. Är ni en sändande organisation som beviljas bidrag ansvarar ni för att villkoren samt ramar och kriterier i Praktikantprogrammet efterföljs. Är ni en vidareförmedlande organisation är er roll att samordna arbetet gentemot de sändande organisationerna. Ni ska då: säkerställa att sändande organisationer följer Praktikantprogrammets ramar ansvara för ansöknings-, bedömnings-, urvals-, tilldelnings-, rapporterings- och återbetalningsprocesser gentemot sändande organisationer, ge individuellt projektstöd till sändande organisationer, anordna seminarier för sändande organisationer kring aktuella frågor för att höja måluppfyllelsen inom programmet, på ett transparent sätt vidarebefordra aktuell information från UHR, genomföra kvalitetskontroller och uppföljning i Sverige och utomlands (vid behov) göra analyser och utveckla praktikantverksamheten för att nå högre måluppfyllelse inom programmet. Rapportering En narrativ rapport och ekonomisk redogörelse med revisionsintyg ska vara UHR tillhanda senast den 15 oktober Slutrapporteringen sker online. Länken till rapportformuläret finns i ansökningssystemet för Praktikantprogrammet. 9 (11)

10 Som bidragsmottagare ansvarar ni för att UHR:s deltagarenkät som finns i ansökningssystemet besvaras av respektive praktikant direkt efter avslutad praktikantplacering och att det samlade resultatet av enkäterna inkluderas i slutrapporten. Ekonomisk rapportering Svenska nationella redovisnings- och skatteregler ska följas. Endast kostnader avseende aktiviteter som inträffat under den avtalade aktivitetsperioden får tas med i den ekonomiska redovisningen. Rapporterade kostnader ska kunna härledas i bokföringen och vara dokumenterad så att det möjliggör uppföljning och revision. Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska sparas i 5 år. Slutrapporten ska godkännas av firmatecknare eller motsvarande för bidragsmottagaren. Revision Bidragsmottagaren är ansvarig för att slutrapporteringen granskas av en oberoende auktoriserad revisor i enlighet med Internationell revisionsstandard (ISA), utfärdad av International Federation of Accountants (IFAC). Revisorn ska lämna en rapport i enlighet med ISA 800/805 om huruvida den ekonomiska rapporteringen, enligt revisorns uppfattning, i all väsentlighet, överensstämmer med den granskade organisationens redovisning och avtalad budget och UHR:s instruktion för rapportering. Rapporten/intyget ska bifogas slutrapporten. I slutrapporten ska bidragsmottagaren redovisa hur mycket som har vidareförmedlats till andra parter. Vid vidareförmedling av medel till mottagande/sändande organisation som överstiger kronor ska bidragsmottagaren intyga att medel som har vidareförmedlats har redovisats och reviderats i enlighet med ovanstående villkor. Revision ska utföras enligt ISA, alternativt motsvarande nationell standard i länder där ISA (och/eller ISA 800/805) inte tillämpas. Bidragsmottagaren har ansvar att upprätta avtal med mottagande och sändande organisation där ekonomisk rapportering av vidareförmedlade medel regleras in enlighet med Praktikantprogrammets villkor samt ramar och kriterier. Eventuell kvarstående balans som utgör skillnaden mellan de till partnerorganisationen vidareförmedlade medlen och kostnaderna hos partnerorganisationen ska även det regleras i ett sådant avtal. Om medel om kronor eller mindre har vidareförmedlat till en enskild partnerorganisation, ska detta framgå i oberoende revisors rapport som en Upplysning av särskild händelse, enligt ISA 706, specificerat per mottagande/sändande organisation, det ska även framgå ifall kvitton/underlag avseende de rapporterade kostnaderna kommit bidragsmottagaren tillhanda från partnerorganisationen. 10 (11)

11 Ändringar och återbetalning Väsentliga förändringar av projektet i förhållande till ansökan ska meddelas till UHR i förväg och godkännas skriftligen. Detta kan exempelvis vara förändrad tidsplan, förändringar i beslutad budget eller byte av sändande/mottagande organisation. Endast ändringar som UHR bedömer inte påverkar projektets uppsatta syfte, mål och förväntade resultat kan komma att godkännas. Ej utnyttjade schabloner ska återbetalas till UHR. Medel som inte har utnyttjats, jämte ränta, ska återbetalas till UHR om summan överstiger 500 kronor. Återbetalning till UHR görs till bankgiro Ange projektets diarienummer, namnet på er organisation samt som referens 425 Praktikantprogrammet. Återbetalning ska endast ske på begäran av UHR. 11 (11)