KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP FÖRSTUDIE. Gäller från och för projekt beviljade av ICLD.

Transkript

1 KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP FÖRSTUDIE Gäller från och för projekt beviljade av ICLD.

2 Följande krav på redovisning av beviljade medel inom ramen Kommunalt Partnerskap tillämpas enligt överenskommelse mellan Sida och Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD). 1 Allmänt Förstudie inom Kommunala Partnerskap som finansieras med medel från Sida och förmedlas av ICLD, ska redovisas innan bidrag betalas ut till den svenska part som genomfört insatsen. Redovisningen ska följa anvisningarna nedan och den beviljade budget som bifogades i beslutet. 2 Redovisningens innehåll 1. Diarienummer och deltagande parter - Hänvisa alltid i all korrespondens till det diarienummer projektet fått av ICLD. 2. Kontaktperson - Ange namn, adress, telefon, fax och Sammanfattning på engelska och på svenska Ca 15 rader om förstudiefasens avsikt, aktiviteter och resultat. OBS! Båda sammanfattningarna skickas även elektroniskt till ICLD. 4. Bakgrund och problembeskrivning Ska relatera till den bakgrundstext som skrevs i ansökan. 5. Resultat av förstudien Beskriv det främsta resultatet från förstudien utifrån problemområde. Beskriv aktiviteter som har ägt rum för förstudien t.e.x intervjuer, möten, vilka har deltagit i förstudien och i mötena, vad har diskuterats o.s.v. Hur ser det framtida samarbetet ut, inriktning på samarbetet och målgrupp ut? Har det fattats eller undertecknats något formellt beslut om samarbete, underskrift av samarbetsavtal och beslut i kommunfullmäktige eller etc? 6. Intern samt extern förankring och medverkan Beskriv hur det interna och externa förankringsarbetet har gått till. Vilka i kommunerna har involverats, hur har resultatet från förstudien spridits inom kommunen? Beskriv om andra aktörer (föreningsliv, allmänhet, företagare etc.) i kommunen har informerats och

3 möjligtvis involverats och medverkat i förstudien. Beskriv om ni planerat för en lednings- och samordningskommitté och i så fall vilka som ska ingå i kommittén. 7. Samarbetsklimat - Beskriv i korthet hur ni upplever samarbetsklimatet. 8. Redovisning av kostnader - i förhållande till beviljad budget och genomförda aktiviteter - redovisa både den beviljade budgeten och det faktiska utfallet för respektive poster. Använd den budget ni blivit beviljad och fyll i utfallet i avsedd kolumn. Verifikationer skall ej skickas in till ICLD, men finnas tillgängliga i kommunens bokföring för eventuell senare revision. Kostnaderna ska verifieras genom utdrag ur bokföringsjournal eller motsvarande samt vara undertecknad av ekonomichef eller motsvarande. o Kostnaderna skall redovisas exklusive moms. o Lönekostnader redovisas på följande sätt: Timkostnad=månadslön/165+ PO-påslag (sociala avgifter). Använd avsedd blankett för redovisning av lönekostnader. Alla beviljade medel måste granskas av revisor innan redovisningen skickas till ICLD. Revisionsintyg måste bifogas redovisningen. 9. Utbetalning - Ange på vilket postgiro / bankgiro / konto medlen ska sättas in. 10. Den utländska samarbetspartens bidrag - Ange vilka resurser - personal, omkostnader som lokaler, tolkar, transporter, uppehälle etc. samarbetsparten bidragit med inom ramen för förstudien. 11. Den utländska samarbetspartens godkännande av slutrapport och kostnadsredovisning Samarbetsparterns projektansvarige ska genom att underteckna slutrapporten och kostnadsredovisningen godkänna den redovisning den svenska parten lämnar till ICLD. 12. Kontakten med ICLD. Hur har ni upplevt kontakten med ICLD? Ser ni något som skulle kunna förbättras eller kanske något som var särskilt värdefullt? Redovisningen skickas per post till: ICLD Box Visby

4 OBS! Sammanfattningen på engelska och svenska ska också skickas elektroniskt till ICLD på någon av e-postadressen: partnership@icld.se För frågor om redovisningen kontakta ICLD, se

5 KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP PROJEKT Gäller från och för projekt beviljade av ICLD.

6

7 Följande krav på redovisning av beviljade medel inom ramen Kommunalt Partnerskap tillämpas enligt överenskommelse mellan Sida och Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD). 1 Allmänt Det projekt inom Kommunala Partnerskap som finansieras med medel från Sida och förmedlas av ICLD, ska redovisas innan bidrag betalas ut till den svenska part som genomfört insatsen. Redovisningen ska följa samma anvisningar som används i ansökan om projektmedel. I redovisningen ska framgå vilka mål, resultat och målgrupper som angavs i ansökan samt vilka aktiviteter som ursprungligen planerades. 2 Redovisningens innehåll 1. Projektnamn - samma som i ansökan. 2. Samordnare respektive projektansvarig - ange namn, adress, telefon, fax och Diarienummer - hänvisa alltid i all korrespondens till det diarienummer projektet fått av ICLD. 4. Sammanfattning på engelska och på svenska ca 15 rader om projektets aktiviteter, mål och resultat. OBS! Båda sammanfattningarna skickas även elektroniskt till ICLD. 5. Bakgrund och problembeskrivning - återge samma text som i ansökan. 6. Nådda målgrupper och deltagare - bifoga deltagarlistor uppdelade på svenska respektive utländska deltagare samt kvinnor och män. Om antalet deltagare ändrats i relation till angivet antal i ansökan, ange orsak. Beskriv även på vilka grunder urvalet av målgrupper och deltagare skedde. 7. Projektets uppnådda mål - ange vilka mål för projektet som sattes upp i ansökan och redogör för vilka mål som faktiskt uppnåtts i projektet. Om inte alla mål uppnåtts, ange orsak. Har både kvinnor och män deltagit i att formulera

8 projektmålet? Har projektet inneburit en lika bra lösning på problemet för kvinnor och män? 8. Uppnådda resultat - ange vilka resultat som sattes upp i ansökan och beskriv vad som faktiskt uppnåtts. Följ upp de indikatorer som ni angett i ansökan. Ange också eventuella uppnådda resultat som inte förutsetts eller planerats. Det är inte tillräckligt att redovisa att de i ansökan uppställda målen är uppnådda. Har resultatet av projektet kommit både kvinnor och män till del? Har resultatet medfört negativa konsekvenser för kvinnor eller män? 9. Genomförda aktiviteter - berätta vad som gjorts i relation till vad ni angett i ansökan - tidsplan, genomförande, vilka insatser som genomförts i vilket land, program för genomförda seminarier, workshops och studiebesök etc. Här måste en förklaring av vad som faktiskt har gjorts redovisas och det räcker inte med att skriva t ex Inga avvikelser från vad som tagits upp i ansökan finnes. Om inte alla i ansökan angivna aktiviteter genomförts, ange orsak. Redovisa ev. omdisponering av aktiviteter. Har både kvinnor och män deltagit i aktiviteterna? 10. Hållbarhet och spridning beskriv hur projektets resultat kan bestå med tiden och hur resultatet har spridits och kommer att spridas inom kommunerna och till utomstående. 11. Minskning av fattigdomen beskriv om projektet har bidragit till att minska fattigdomen direkt eller indirekt. Fattigdom har många dimensioner. Den består inte bara av brist på materiella tillgångar utan även av brist på inflytande, valmöjligheter, andra möjligheter och trygghet. Vissa förutsättningar för hållbar minskning av fattigdomen är demokratiskt styrelsesätt, ekonomisk och social utveckling och ett hållbart användande av miljön. 12. Ömsesidighet beskriv i vilken omfattning projektet har varit betydelsefullt och till nytta för parterna i båda länderna. Hur har ömsesidigheten beaktats i planeringsfasen, genomförandet o.s.v. Vad har de medverkande upplevt och dragit för lärdomar av projektet? Vilka är de starkaste intrycken från samarbetet? Tänk på att det är möjligt för parterna att dra nytta på olika sätt i samma projekt. 13. Miljö - ange projektets påverkan på miljön. Miljöaspekter kan finnas i såväl val av transportmedel som i diskussioner som förts. 14. Jämställdhet - beskriv hur projektet påverkat eller förbättrat mäns respektive kvinnors situation, rättigheter och skyldigheter samt hur det tagits hänsyn till deras behov och förutsättningar. Ange vem/vilka som fått nytta av resultaten. 15. Samarbetsklimat - beskriv hur samarbetsklimatet upplevts under projektet.

9 Beskriv också roll- och ansvarsfördelningen mellan parterna. Beskriv vilken roll samordnaren och lednings- och samordningskommitténs har haft i projektet. 16. Övriga finansiärer uppge eventuella övriga finansiärer och redovisa de medel som beviljats av dessa. 17. Redovisning av kostnader - i förhållande till beviljad budget och genomförda aktiviteter - redovisa både den beviljade budgeten och det faktiska utfallet för respektive poster. Använd den budget ni blivit beviljad och fyll i utfallet i avsedd kolumn. Verifikationer skall ej skickas in till ICLD, men finnas tillgängliga i kommunens bokföring. Kostnaderna ska verifieras genom utdrag ur bokföringsjournal eller motsvarande samt vara undertecknad av ekonomichef eller motsvarande. o Kostnaderna skall redovisas exklusive moms. o Lönekostnader redovisas på följande sätt: Timkostnad=månadslön/165+ PO påslag (sociala avgifter). Använd avsedd blankett för redovisning av lönekostnader. Alla beviljade medel måste granskas av revisor innan redovisningen skickas till ICLD. Revisionsintyg måste bifogas redovisningen. 18. Utbetalning Ange på vilket postgiro/bankgiro/konto medlen ska sättas in. 19. Den utländska samarbetspartens bidrag - ange vilka resurser - personal, omkostnader som lokaler, tolkar, transporter, uppehälle etc. samarbetsparten bidragit med i projektet. 20. Rapport från den utländska samarbetsparten - i redovisningen ska det finnas en undertecknad rapport på engelska från samarbetsparten där denna anger vad den anser sig ha fått ut av projektet. (Om redovisningen skrivits tillsammans räcker en underskrift på själva redovisningen.) 21. Den utländska samarbetspartens godkännande av slutrapport och kostnadsredovisning - samarbetspartens projektansvarige ska genom att underteckna slutrapporten och kostnadsredovisningen godkänna den redovisning den svenska parten lämnar till ICLD. 22. Fortsatt samarbete. Är det troligt att parterna kommer att fortsätta samarbeta? Har ni i så fall någon tanke om samarbetsområde eller tidsperspektiv? Planerar ni att inkomma med någon ny ansökan under det kommande året? 23. Kontakten med ICLD. Hur har ni upplevt kontakten med ICLD? Ser ni något som skulle kunna förbättras eller kanske något som var särskilt värdefullt?

10 Redovisningen skickas per post till: ICLD Box Visby OBS! Sammanfattningen på engelska och svenska ska också skickas elektroniskt till ICLD e-postadressen: partnership@icld.se För frågor om redovisningen kontakta ICLD, se

11 KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP Styrgrupp Gäller från och för projekt beviljade av ICLD.

12 Följande krav på redovisning av beviljade medel inom ramen Kommunalt Partnerskap tillämpas enligt överenskommelse mellan Sida och Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD). 1 Allmänt De styrgruppsinsatser inom Kommunala Partnerskap som finansieras med medel från Sida och förmedlas av ICLD, ska redovisas innan bidrag betalas ut till den svenska part som genomfört insatsen. Redovisningen ska följa anvisningarna nedan och den beviljade budget som bifogades i beslutet. 2 Redovisningens innehåll 1. Diarienummer och deltagande parter hänvisa alltid i all korrespondens till det diarienummer ledningsinsatsen fått av ICLD. 2. Samordnare ange namn, adress, telefon, fax och Sammanfattning på engelska och på svenska ca 15 rader om styrgruppen aktiviteter och slutsatser. OBS! Båda sammanfattningarna skickas även elektroniskt till ICLD. 4. Bakgrund Ska relatera till den bakgrundstext som skrevs i ansökan. 5. Intern förankring och medverkan Beskriv hur det interna förankringsarbetet gått till. Vilka i kommunerna har involverats, hur har kunskap om samarbetet spridits inom kommunen, vilka har fattat beslut om samarbetet, vilka delar i kommunen är involverade i partnerskapet? 6. Extern förankring och medverkan Beskriv om och i så fall hur övriga aktörer (föreningsliv, allmänhet, företagare etc.) i kommunen har informerats om samarbetet och involverats och medverkat i samarbetet. 7. Styrgruppen Beskriv styrgruppens arbete - hur många möten, vilka har deltagit, vad har diskuterats o.s.v. Bifoga minnesanteckningaar från dessa möten. 8. Samordnarens roll Beskriv hur samordnarna i respektive länder har arbetat i förhållande till strygruppen.

13 Samarbetsklimat - Beskriv hur ni upplever samarbetsklimatet. Beskriv också roll- och ansvarsfördelningen mellan parterna. 10. Redovisning av kostnader - i förhållande till beviljad budget och genomförda aktiviteter - redovisa både den beviljade budgeten och det faktiska utfallet för respektive poster. Använd den budget ni blivit beviljad och fyll i utfallet i avsedd kolumn. Verifikationer skall ej skickas in till ICLD, men finnas tillgängliga i kommunens bokföring för eventuell senare revision. Kostnaderna ska verifieras genom utdrag ur bokföringsjournal eller motsvarande samt vara undertecknad av ekonomichef eller motsvarande. o Kostnaderna skall redovisas exklusive moms. o Lönekostnader redovisas på följande sätt: Timkostnad=månadslön/165+ PO påslag (sociala avgifter). Alla beviljade medel måste granskas av revisor innan redovisningen skickas till ICLD. Revisionsintyg måste bifogas redovisningen. 11. Utbetalning Ange på vilket postgiro / bankgiro / konto medlen ska sättas in. 12. Den utländska samarbetspartens bidrag - ange vilka resurser - personal, omkostnader som lokaler, tolkar, transporter, uppehälle etc. samarbetsparten bidragit med inom ramen för lednings- och samordningsinsatsen. 13. Den utländska samarbetspartens godkännande av slutrapport och kostnadsredovisning samornaren från samarbetsparten ska genom att underteckna slutrapporten och kostnadsredovisningen godkänna den redovisning den svenska parten lämnar till ICLD. 14. Fortsatt samarbete. Är det troligt att parterna kommer att fortsätta samarbeta? Har ni i så fall någon tanke om samarbetsområde eller tidsperspektiv? Planerar ni att inkomma med någon ny ansökan under det kommande året? 15. Kontakten med ICLD. Hur har ni upplevt kontakten med ICLD? Ser ni något som skulle kunna förbättras eller kanske något som var särskilt värdefullt? Redovisningen skickas per post till: ICLD

14 Box Visby OBS! Sammanfattningen på engelska och svenska ska också skickas elektroniskt till ICLD på någon av e-postadressen: partnership@icld.se För frågor om redovisningen kontakta ICLD, se

15 KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP UTVECKLING/BREDDNING

16 s. 2 Gäller från och för Utveckling/breddning beviljad av ICLD.

17 s. 3 Följande krav på redovisning av beviljade medel inom ramen Kommunalt Partnerskap tillämpas enligt överenskommelse mellan Sida och Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD). 1 Allmänt Utveckling/breddning inom Kommunala Partnerskap som finansieras med medel från Sida och förmedlas av ICLD, ska redovisas innan bidrag betalas ut till den svenska part som slutit avtal med ICLD. Redovisningen ska följa anvisningarna nedan och den beviljade budget som bifogades i beslutet. 2 Redovisningens innehåll 1. Diarienummer och deltagande parter - Hänvisa alltid i all korrespondens till det diarienummer projektet fått av ICLD. 2. Kontaktperson - Ange namn, adress, telefon, fax och Sammanfattning på engelska och på svenska - Ca 15 rader om Utvecklingen/breddningens syfte, aktiviteter och resultat samt avsikt om fortsatt samarbete. OBS! Båda sammanfattningarna skickas även elektroniskt till partnershippartnership@icld.se. 4. Bakgrund och problembeskrivning - Ska relatera till den bakgrundstext som skrevs i ansökan. 5. Resultat av Utvecklingen/breddningen - Beskriv det främsta resultatet från Utvecklingen/breddningens samarbetsområden. Beskriv aktiviteter som har ägt rum, till exempel intervjuer och möten, vilka som deltagit och vad som diskuterats. Hur ser det framtida samarbetet ut avseende inriktning och målgrupp? Har det fattats eller undertecknats något formellt beslut om samarbete, underskrift av samarbetsavtal och beslut i kommunfullmäktige eller liknande?

18 s Intern samt extern förankring och medverkan - Vilka slutsatser har ni kunnat dra under Utvecklingen/breddningen angående Styrgruppen? Beskriv och motivera huruvida den befintliga/senaste Styrgruppen är lämplig för det fortsatta partnerskapet eller hur den skall förändras. Beskriv också vilka i kommunerna som har involverats och hur resultatet från Utvecklingen/breddningen spridits inom kommunen. Beskriv om andra aktörer (föreningsliv, allmänhet, företagare etc.) i kommunen har informerats och möjligtvis involverats och medverkat i gutvecklingen/breddningen. 7. Samarbetsklimat - Beskriv i korthet hur samarbetsklimatet mellan parterna upplevts. 8. Horisontella mål - Beskriv i korthet hur Utvecklingen/breddningen tagit hänsyn till: a) Jämställdhet b) Klimat och miljö c) Mänskliga rättigheter 9. Redovisning av kostnader - I förhållande till beviljad budget och genomförda aktiviteter - redovisa både den beviljade budgeten och det faktiska utfallet för respektive poster. Använd den budget ni blivit beviljade och fyll i utfallet i avsedd kolumn. OBS! Budgeten skickas även i Excel-format till partnership@icld.se. Verifikationer skall ej skickas in till ICLD, men finnas tillgängliga i kommunens bokföring för eventuell senare revision. Kostnaderna ska verifieras genom utdrag ur bokföringsjournal eller motsvarande samt vara undertecknad av ekonomichef eller motsvarande. o Kostnaderna skall redovisas exklusive moms. o Lönekostnader redovisas på följande sätt: Timkostnad=månadslön/165+ PO-påslag (sociala avgifter). Använd avsedd blankett för redovisning av lönekostnader. Alla beviljade medel måste granskas av revisor innan redovisningen skickas till ICLD. Revisionsintyg måste bifogas redovisningen.

19 s Utbetalning - Ange på vilket postgiro / bankgiro / konto medlen ska sättas in. 11. Den utländska samarbetspartens bidrag - Ange vilka resurser - personal, omkostnader som lokaler, tolkar, transporter, uppehälle etc. samarbetsparten bidragit med inom ramen UtvecklingenförUtvecklingen/breddningen. 12. Den utländska samarbetspartens godkännande av slutrapport och kostnadsredovisning - Samarbetsparterns projektansvarige ska genom att underteckna slutrapporten och kostnadsredovisningen godkänna den redovisning den svenska parten lämnar till ICLD. 13. Kontakten med ICLD - Hur har ni upplevt kontakten med ICLD? Ser ni något som skulle kunna förbättras eller kanske något som var särskilt värdefullt? Redovisningen skickas per post till: ICLD Box Visby OBS! Sammanfattningen på engelska och svenska samt budgeten i Excelformat skall skickas elektroniskt till ICLD på partnership@icld.se. För frågor om redovisningen, vänligen kontakta ICLD, se

20 KRAV PÅ REDOVISNING KOMMUNALT PARTNERSKAP SPRIDNING Följande krav på redovisning av beviljade medel inom ramen Kommunalt Partnerskap tillämpas enligt överenskommelse mellan Sida och Internationellt Centrum för Lokal Demokrati (ICLD).

21 1 Allmänt Spridning inom Kommunala Partnerskap som finansieras med medel från Sida och förmedlas av ICLD, ska redovisas innan bidrag betalas ut till den svenska part som genomfört insatsen. Redovisningen ska följa anvisningarna nedan och den beviljade budget som bifogades i beslutet. Redovisningens innehåll ska hållas kortfattat. 2 Redovisningens innehåll 1. Diarienummer och deltagande parter - Hänvisa alltid i all korrespondens till det diarienummer projektet fått av ICLD. 2. Kontaktperson - Ange namn, adress, telefon, fax och Sammanfattning på engelska och på svenska Ca 10 rader om Spridningens avsikt, aktiviteter och resultat. OBS! Båda sammanfattningarna skickas även i redigerbart format exempelvis Word-fil, till ICLD. 4. Bakgrund Ca 15 rader om partnerskapet som ligger till grund för den redovisade Spridningen. 5. Aktiviteter Beskriv den eller de aktiviteter som genomförts och vilka prestationer som åstadkommits i form av arrangemang, trycksaker, videos och liknande. Bifoga i den mån det är möjligt material. 6. Resultat a) Återge Spridningens syfte och beskriv hur väl detta syfte uppnåtts under Spridningen. b) Vilka effekter på längre sikt förväntas Spridningen bidra till och på vilket sätt? c) Beskriv eventuella oväntade resultat som uppstått. d) På vilket sätt förväntas Spridningen påverka situationen för miljö & klimat, jämställdhet samt mänskliga rättigheter? 7. Intressenter a) Uppge för båda samarbetsparter; genomförare av Spridningen inklusive genus, yrkestitel och faktisk roll i Spridningen. Redogör för eventuella orsaker till skillnader från ansökan. b) Redogör för andra personer och organisationer som bidragit till Spridningens genomförande. c) Hur väl nåddes respektive målgrupp som angivits i ansökan för Spridningen?

22 8. Förankring och samarbetsklimat a) Beskriv den interna förankringsprocessen hos respektive samarbetspart inför- och under Spridningen. b) Beskriv i korthet hur samarbetsklimatet upplevts. 9. Redovisning av kostnader - i förhållande till beviljad budget och genomförda aktiviteter - redovisa både den beviljade budgeten och det faktiska utfallet för respektive poster. Använd den budget ni blivit beviljad och fyll i utfallet i avsedd kolumn. Verifikationer skall ej skickas in till ICLD, men finnas tillgängliga i kommunens bokföring för eventuell senare revision. Kostnaderna ska verifieras genom utdrag ur bokföringsjournal eller motsvarande samt vara undertecknad av ekonomichef eller motsvarande. a) Kostnaderna skall redovisas exklusive moms. b) Lönekostnader redovisas på följande sätt: Timkostnad=månadslön/165+ PO-påslag (sociala avgifter). Använd avsedd blankett för redovisning av lönekostnader. Alla beviljade medel måste granskas av revisor innan redovisningen skickas till ICLD. Revisionsintyg samt redovisad budget i Excelformat bifogas redovisningen. 10. Utbetalning - Ange på vilket postgiro / bankgiro / konto medlen ska sättas in. 11. Den utländska samarbetspartens bidrag - Ange vilka resurser - personal, omkostnader som lokaler, tolkar, transporter, uppehälle etc. samarbetsparten bidragit med inom ramen för Spridningen. 12. Den utländska samarbetspartens godkännande av slutrapport och kostnadsredovisning Samarbetsparterns projektansvarige ska genom att underteckna slutrapporten och kostnadsredovisningen godkänna den redovisning den svenska parten lämnar till ICLD. 13. Kontakten med ICLD. Hur har ni upplevt kontakten med ICLD? Ser ni något som skulle kunna förbättras eller kanske något som var särskilt värdefullt?

23 Redovisningen skickas per post till: ICLD Box Visby OBS! Sammanfattningen på engelska och svenska samt redovisad budget i Excelformat ska också skickas elektroniskt till ICLD e-postadressen partnership@icld.se För frågor om redovisningen kontakta ICLD, se