Handledning för stödsökande för förstudier enligt klumpsummemodellen

Transkript

1 Datum: Dnr GD-beslut Kontaktperson: Handledning för stödsökande för förstudier enligt klumpsummemodellen Svenska ESF-rådet har sedan ett år tillbaka arbetat med att ta fram en modell för förenklad redovisning, som kan användas i de nu aktuella ansökningsomgångarna för förstudier under maj till september Förenklingen flyttar fokus från ekonomisk redovisning till resultatleverans. Handledningen beskriver processen från ansökan till slutrapportering. Fokus på resultatleverans når förstudierna sina mål? Förstudien kan sägas innehålla fem steg enligt figuren nedan. För att uppnå resultatmålen (steg 3), vilka beskrivs utförliga på nästa sida, behöver ett antal aktiviteter (steg 2) genomföras. Aktiviteterna kräver resurser (steg 1) och det är här en klumpsumma kan användas. Klumpsumman bestäms vid beredningen och betalas ut vid projektets slut om Svenska ESF-rådet konstaterar att resultatmålen har uppnåtts. Inga ekonomiska underlag behöver redovisas. Resultatmålen kan senare leda till att det kortsiktiga målet med förstudien (steg 4) uppnås genom framtida satsningar, som i sin tur kan skapa effekter (steg 5) för målgruppen och policyområdet. Resurser Aktivteter Resultatmål Mål Effekt ESF - stöd (klumpsumma) Aktivitet 1 Aktivitet 2 osv. Problemanalys Omvärldsanalys Ka rtläggning Könsuppdelad statistik Genomförande enligt plan Vad är målet med förstudien, exempelvis förstudie/ genomförande projekt för en målgrupp/ett tema Vilken lång siktig effekt och förändring eftersträvas Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Fig. 1 Effektkedja Förstudie med klumpsumma Förstudierna ska uppfylla de regionala målen och kriterierna som beskrivs i ansökningsomgångarna. Den förenklade redovisningen bygger på att projektet tydligt beskriver att resurserna för genomförandet motsvarar behovet av planerade aktiviteter. De gemensamma resultatmålen för förstudierna är att följande ska redovisas, se även s. 5: - Problem- och behovsanalys med tydligt fokus på den målgrupp och det tema som förstudien riktar sig mot. - Omvärldsanalys kopplad till den målgrupp och det tema som förstudien riktar sig mot. Svenska ESF-rådet Västsverige Box 11280, Göteborg Besöksadress: Södra Hamngatan 45 Telefon: Fax:

2 - Relevanta metoder eller behovet av nya metoder för relevant målgupp inom det aktuella temaområdet utifrån problem- och behovsanalysen. - Involvering av relevanta aktörer som kan stödja arbetet med målgruppen och temaområdet. Samverkan ska i ett eventuellt framtida genomförandeprojekt fastställas och formaliseras. ESF-rådets erfarenheter är att ett starkt ägarskap och en bra förankring hos organisationer som berörs av frågorna förstärker projektresultatet och leder till långsiktiga och strukturella effekter. - Könsuppdelad statistik i kartläggningar och analyser. Det är viktigt att koppla analysen av den könsuppdelade statistiken till behov, mål, tillgänglighetsarbetet och verksamheten. - Arbetet med ansökningsomgångens regionala prioriteringar, valda programkriterier samt eventuellt transnationalitet och regionalfondsinsatser. Svenska ESF-rådet fastställer klumpsumman, ingen ekonomisk redovisning krävs! Svenska ESF-rådet behöver utifrån stödsökandens planerade aktiviteter och resursbehov bedöma rimligheten i ansökt klumpsumma som kan uppgå till högst kronor. 1 Klumpsumman bygger på ett fastställt schablonbelopp per heltidsanställd på runt kronor. I den ingår utöver lön även ett pålägg för indirekta kostnader. Om klumpsumman bedöms som rimlig betraktas den som en faktisk kostnad. Förstudierna kan ha en projektperiod på 6-12 månader. Klumpsumman på högst kronor ska användas för att täcka resurser för högst ett halvår. Svenska ESF-rådet kommer att bereda förstudieansökan utifrån kopplingen mellan de ovan beskrivna stegen. Efter strukturfondspartnerskapens prioriteringar, avslutas beredningen med en överenskommelse mellan stödsökanden och Svenska ESF-rådet. Överenskommelsen handlar om vilken leverans som ska ske för att klumpsumman ska betalas ut samt hur stort beloppet är. Överenskommelsen skrivs in i beslutet. Hela det överenskomna stödbeloppet betalas ut vid ett tillfälle i slutet av projektperioden när Svenska ESF-rådet har konstaterat att projektet har levererat enligt beslut. Här spelar slutrapporten tillsammans med relevanta underlag en avgörande roll. Svenska ESF-rådet kommer inte kräva projektet på underlag för bokföring, fakturor eller liknande. Om Svenska ESF-rådet konstaterar det motsatta, kommer inte klumpsumman att betalas ut. Det finns ingen möjlighet att utbetala delar av beloppet. Projekten har alltid möjlighet att överklaga beslutet. 1 Organisationer från den idéburna sektorn kan som vanligt få förskott som i detta fall kan uppgå till hälften av eller högst kronor av stödbeloppet. Om projektet inte lyckas leverera kommer förskottet att krävas tillbaka. 2 (6)

3 I de kommande avsnitten beskrivs hur ni fyller i relevanta handlingar från ansökan om stöd till slutrapportering och leverans. Ansökan om stöd via Projektrummet Ledtexterna i ansökningshandlingarna i projektrummet är inte alltid relevanta för projekt enligt klumpsummemodellen, se i stället anvisningarna nedan. Då förstudier med klumpsumma kommer att pågå i högst ett halvår behöver två ansökningar om utbetalning redovisas, välj kvartalsvis redovisning av utbetalningar. Budgetfliken Registrering av budgeten sker under fliken Budget, aktiviteten Undersökning/kartläggning och kostnadsslaget Löner personal. Inga andra kostnadsslag ska användas. När man lägger till en ny post för Löner personal behöver de olika fälten (förnamn osv) fyllas i enligt nedan: Förnamn: Ange Klumpsumma Efternamn Ange modell Befattning: Ange Personal Lönekostnad: Ange det belopp som ni anser behöva, dock högst kronor. Lönebikostnader: Ange 0. Omfattning: Ange 100 Antal månader Ange 1. Er totala kostnad kommer att vara ett totalbelopp på högst kronor. Svenska ESF-rådet behöver utifrån hur ni beskrivit resultatmålen och era resurser (oavsett om ni löser det med att anställa eller upphandla) bedöma rimligheten i ansökt belopp. Ansökningsformuläret Textfält i ansökningsformuläret Bakgrund och problemanalys Intressenter som påverkas av och påverkar projektet Jämställdhetsintegrering och Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Anvisningar/frågor - Hur ska ni göra en problem- och behovsanalys med tydligt fokus på förstudiens tema och målgrupp? - Hur ska ni ta fram en omvärldsanalys kopplad till förstudiens tema och målgrupp? Vilka relevanta aktörer kommer ni att involvera i förstudien, vilka ska stödja arbetet med målgruppen eller temat? Hur kommer samverkansformen att se ut vid förstudiens slut? Med samverkansform menas styrgrupp, referensgrupp, partnerskap (formellt avtal) och liknande. - Hur tar förstudien hänsyn till könsuppdelad statistik vid kartläggningen och analysen? - Hur kopplas era slutsatser till behov, mål, tillgänglighetsarbete och verksamhet? 3 (6)

4 Övergripande mål Projektmål Delmål Mervärde Ange förstudiens långsiktiga mål, exempelvis Förstärka tryggheten för en viss grupp genom att. Ange förstudiens kortsiktiga mål, det vill säga vad förstudien ska resultera i när den har avslutats. Målformuleringen är viktig för Svenska ESF-rådets bedömning av leveransen. Ange: Ej aktuellt för förstudien. Hur kommer ni att under problem- och behovsanalysen identifiera relevanta metoder eller behovet av nya metoder för målgruppen i det aktuella temaområdet? Socialfonden finansierar projekt som ger mervärde till den reguljära verksamheten. Förstudien ska utmynna i en framtida satsning som säkerställer mervärdet. Vilket mervärde ser ni kommer att skapas med ert projekt? Uppföljning och utvärdering Externa tjänster Riskhantering Tid- och aktivitetsplan Respektive fält för programkriterier, transnationalitet etc. Projektorganisation, kompetens och erfarenheter av projektorganisering Kostnadseffektivitet Beskriv hur ni har gått till väga för att säkerställa medfinansieringen och motsvarande fält (det finns inget krav på medfinansiering). Det ställs inga krav på utvärdering i förstudier, däremot är uppföljning viktig. Hur kommer ni att arbeta med dokumentation och avstämningar under arbetet med förstudien? Ange: Ansökan genomförs enligt klumpsummemodellen. Ange Ej relevant för förstudien i fälten för risk och åtgärder. Beskriv och tidsätt aktiviteterna. Använd respektive fält för dessa områden. Vilken kompetens och erfarenhet krävs i projektorganisationen? Hur bedömer ni resursbehovet för förstudien? Hänvisa tydligt till tidsoch aktivitetsplanen och motivera. Ange: Ansökan genomförs enligt klumpsummemodellen. Ange: Inget krav på medfinansiering. OBS! Ansökningssystemet kommer att ge er en mjuk varning om att medfinansieringen är lägre än 25 procent, vänligen klicka OK och bortse från varningen. Efter beslut: processen med den första ansökan om utbetalning Genom att kvartalsvis redovisning har valts kommer systemet att automatiskt skapa två ansökningar om utbetalning och två lägesrapporter. Lägesrapporten för den första ansökan om utbetalning ska lämnas in, så att verksamheten kan följas upp. Själva ansökan om utbetalning lämnas in med noll kronor i ansökt belopp. 4 (6)

5 Vid avslut: processen med den sista ansökan om utbetalning, slutrapportering, resultatredovisning och avslut Överenskommet belopp för klumpsumma rapporteras som en verifikation under Löner och arvoden i den sista ansökan om utbetalning. Lägesrapporten ska inte fyllas i utan ange Rapporteringen görs i slutrapporten i de obligatoriska textfälten. Om Svenska ESF-rådet konstaterar det motsatta, kommer inte klumpsumman att betalas ut. Det är slutrapporten för förprojektering som ska fyllas i utifrån nedanstående anvisningar. Kontakta er samordnare om slutrapporten ska skrivas digitalt i systemet eller skickas manuellt. Direktlänken till förprojekteringsrapporten är: omfprocentc3procentb6raprocent20projekt/redovisaprocent20dittprocent20projekt/slutra pportprocent20fprocentc3procentb6rprojektering.doc Slutrapporten för förprojektering ska vara kort på högst sidor eller uppgå till tecken per fält. Textfält i slutrapporten för förprojekteringar Förprojekteringens resultat Anvisningar/frågor Beskriv: - Resultatet av problem- och behovsanalysen med ett tydligt fokus på förstudiens tema och målgrupp.. - Resultatet av omvärldsanalysen kopplad till förstudiens tema och målgrupp. - Vilka ni kommer att samverka med och hur samverkansformen kommer att se ut. - Resultatet av problem- och behovsanalysen där ni har identifierat metoder eller behovet av nya metoder för målgruppen. - Genomförda aktiviteter. Relevanta rapporter, enkäter och liknande redovisas som bilagor och beskrivs kort i fältet med hänvisning till bilagenummer. Textfält i slutrapporten för förprojekteringar Jämställdhetsintegrering och Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Anvisningar/frågor Beskriv hur förstudien tagit hänsyn till könsuppdelad statistik vid kartläggningen och analysen. 5 (6)

6 Beskriv även hur resultatet av er analys gällande könsuppdelad statistik samt tillgänglighet kopplats till behov, mål, tillgänglighetsarbete och verksamhet i ert projekt. Respektive fält under Programkriterier Beskriv hur ni arbetade enligt ansökningsomgångens regionala prioriteringar, valda programkriterier samt eventuellt transnationalitet och regionalfondsinsatser. Beskriv även hur detta kopplats till mål och verksamhet i ert projekt. Uppföljning och andra erfarenheter Beskriv hur ni följde upp arbetet i projektet. Beskriv även era erfarenheter kring arbetet enligt klumpsummemodellen. 6 (6)