Handbok för projektansökan

Transkript

1 Handbok för projektansökan Praktikantprogrammet 2015 Direktförmedlande organisation

2 Förord Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Praktikantprogrammet som direktförmedlande organisation. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av ert projekt är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Praktikantprogrammet; vxl tel: , e-post: praktikantprogrammet@uhr.se. Om ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och högskolerådets webbplats Du ska inte skicka in några papperskopior. Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. Sista dag att skicka in ansökan är den 2 november Projekttiden sträcker sig från 1 januari 2016 till 30 juni Beslut meddelar vi tidigast fyra veckor efter sista ansökningsdag. Vi kan inte lämna förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Lycka till med er ansökan! Sida 1 (6)

3 Innehåll Innehållsförteckning Förord... 1 Om ansökan... 1 Innehåll... 2 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto... 3 Sökande organisation sida Sökande... 3 Uppgifter för utbetalning... 3 Mottagande organisation sida Beskrivning av mottagande organisation... 3 Lägg till organisation... 3 Kontaktperson sida Dokumentuppladdning... 4 Resor och budget sida Resa... 4 Budget... 4 Projektbeskrivning sida Syfte och mål... 4 Förutsättningar för praktikantprojektet... 4 Riskhantering... 6 Bekräfta och skicka in sida Sida 2 (6)

4 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto Ansökan ska och kan endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se Ansökan Praktikantprogrammet. För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ditt eget användarkonto till ansökningssystemet. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder när du kontaktar Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits av Universitets- och högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den epostadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Sökande organisation sida 1 Sökande Ange er organisations adressuppgifter i fältet sökande organisation, dvs. den organisation vars firmatecknare godkänner Praktikantprogrammets villkor. Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalar vi ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med er ekonomiavdelning. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Mottagande organisation sida 2 Här anger du de utländska mottagande organisationernas adressuppgifter. Det är också här som du laddar upp inbjudan/samarbetsavtal ( Letter of intent ) från varje mottagande organisation. Beskrivning av mottagande organisation Här ska du kort beskriva mottagande organisation. Vad är organisationens huvudsakliga uppgift, vilka frågor arbetar de med, hur är organisationen strukturerad etc. Lägg till organisation Om ni ska sända praktikanter till flera olika organisationer fyller du i deras uppgifter genom att klickar på +Lägg till organisation. Sida 3 (6)

5 Kontaktperson sida 3 Här fyller du i uppgifter till kontaktperson på er organisation (som sökande svensk organisation). Du kan lägga till flera kontaktpersoner. De personer som du fyller i här är de som kommer att få ta del av beslut med mera gällande projektet. Dokumentuppladdning Här finns möjlighet att ladda upp övriga dokument om du önskar göra det, vilket inte är obligatoriskt. Resor och budget sida 4 För att försäkra dig om vad bidraget kan användas till, se sidan Ekonomi och bidragsnivåer på utbyten.se. Bidraget ska täcka förberedelser, administrationskostnader, efterarbete och kostnader kopplade till praktikantprojektet. Resa Här fyller du i mottagande organisation, land, praktikstart, antal veckor praktiken ska äga rum och hur många praktikanter som är aktuella. Du kan lägga till fler organisationer genom att klicka på +Lägg till mottagande organisation Budget Budgeten ska vara ett stöd för er som söker medel för praktikantprojekt. Det bidrag som eventuellt beviljas baseras på antal deltagare ni söker för, inte vad ni anger i er budget. I budgeten listar du de kostnader ni förväntas ha i samband med projektet. Klicka lägg till för att en ny rad ska komma upp. Glöm inte att ta upp kostnader som avser mottagande organisation. Projektbeskrivning sida 5 Här ska du skriva in relativt mycket text och information. Om du inte har tid eller möjlighet att fylla i all information på en och samma gång kan du spara sidan. Du kan sedan gå tillbaka för att fylla på med text vid ett senare tillfälle. Alla rutor måste vara ifyllda för att du ska kunna spara sidan, vilket du kan lösa genom att exempelvis skriva ett ord i varje ruta. Syfte och mål 1. Ange hur ert praktikantprojekts syfte och mål relaterar till det långsiktiga målet för programmet. Det långsiktiga målet för programmet är att den svenska resursbasen ska breddas. Det kan uppnås genom att unga svenskar genom att få göra en längre praktik hos en organisation som arbetar med utvecklingsfrågor utomlands kan öka sitt intresse, engagemang och kunskap om utvecklingsfrågor. Erhållna erfarenheter och kunskaper kan senare användas vid framtida anställningar. Förutsättningar för praktikantprojektet 2. Hur mycket tid planerar er organisation att lägga på arbetet med praktikantprojektet (administration, praktikantförberedelser, handledning, samarbete med partnerorganisation, praktikantefterarbete, utvärdering, analys etc)? 3. Hur tänker ni förbereda deltagarna inför praktiken? Sida 4 (6)

6 Vilka förberedelser anser ni att praktikanterna kommer att behöva med tanke på praktikens innehåll? Hur kommer ni att arbeta med detta? Upplägg och projektplan 4a. Beskriv det övergripande upplägget gällande arbetet med Praktikantprojektet. 4b. Beskriv hur praktikantprojektets aktiviteter är kopplade till Praktikantprojektets syfte. Gör en beskrivning av projektets huvuddrag. Beskriv hur ni tänker att era planerade aktiviteter inom projektet syftar till målen för Praktikantprogrammet. Samarbete med mottagande organisation 5. Beskriv ert samarbete med er partnerorganisation/er. Hur samarbetar ni kring rekrytering, förberedelser, arbetsbeskrivning, handledning, uppföljning etc? Beskriv ansvarsfördelningen. 6. Beskriv mottagande organisationers erfarenhet och kapacitet att genomföra praktikantverksamhet. Även om det är ni som svensk organisation som söker bidraget är ömsesidigheten och samarbetet viktiga aspekter. Beskriv på vilket sätt ni kommer att samarbeta. Vilka olika behov har ni? Hur kommer ansvarsfördelningen att se ut under projektets olika faser? Finns samarbetsavtal, praktikanthandledning, uppföljningsmodeller, ekonomiska planer etc? Hur ska ni kommunicera? Hur länge har samarbetet pågått? Organisationernas olika roller och ansvar i projektet ska framgå tydligt. Observera att ni till ansökan ska ladda upp ett aktuellt samarbetsavtal eller letter of Intent som tydligt visar att samarbetet rör det aktuella projektet. Det kan vara i form av ett brev, formellt e-post eller fax, tydligt daterat och med underskrift av ansvarig person på mottagande organisation samt titel. Återföring av erfarenheter/kunskaper 7. Hur ska den kunskap/erfarenheten som praktikanten fått spridas i Sverige? Vilken/vilka är målgrupperna? Utveckling Denna fråga ska endast besvaras om er organisation tidigare beviljats medel inom Praktikantprogrammet. 8. Beskriv utvecklingen av ert befintliga arbete. Vilka är de huvudsakliga förändringarna och motiven för dessa? Uppföljning och utvärdering 9. Beskriv planerat uppföljnings- och utvärderingsarbete under och efter praktikperioden samt efter slutfört praktikprojekt. Vad innehåller arbetet, vilka berörs och vem/vilka ansvarar? Hur tillvaratas gjorda lärdomar? 10. Erhåller praktikanten ett intyg där erfarenheter/kunskaper av praktiken finns dokumenterade? Beskriv hur detta är utformat och av vem. Sida 5 (6)

7 Riskhantering 11. Beskriv de risker som kan uppstå och beskriv ert förebyggande arbete med samtliga parter. Ange på individ- och projektnivå. 12. Beskriv vilka rutiner ni har om något händer praktikanten under praktikperioden? Resultat unga Förväntat resultat på lång sikt för unga som deltar i ett Praktikantprojekt är att de ska vara förberedda att verka i globala sammanhang. Resultat som ska kunna mätas efter avslutat praktikantprojekt är: Unga har förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang har intresse av att verka i globala sammanhang har ökat sitt engagemang för globala frågor använder sig av de verktyg de fått under projektet För att kunna mäta dessa resultat ska du besvara frågorna nedan. 13. Hur ska praktikantprojektet arbeta med att öka intresset hos unga att verka i globala sammanhang? Med verka avser vi att eleverna är nyfikna/intresserade av att i framtiden resa/studera/arbeta utomlands eller i ett internationellt sammanhang på hemmaplan. 14a. Hur ska praktikantprojektet arbeta med att öka de ungas förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang? Med förmåga/kompetens avser vi här språkliga/kommunikativa färdigheter, initiativförmåga, kulturell förståelse, praktiska färdigheter, flexibilitet och anpassningsförmåga, samarbetsförmåga, självkänsla, analysförmåga, ledarskapsförmåga. 14b. Hur ska praktikantprojektet leda till ökad kunskap inom aktuellt ämnesområde? Med ämnesområde avser vi de frågor som lagts fokus på inom projektet. 15. Hur ska praktikantprojektet arbeta med att ge deltagarna nya verktyg? Med verktyg avses: nätverk personliga kontakter, kommunikativa verktyg sociala medier, arbetsmetoder exempelvis ett nytt sätt att praktiskt lösa en uppgift. 16. Hur ska praktikantprojektet arbeta för att öka engagemanget hos deltagarna? Bekräfta och skicka in sida 6 Här får du en sammanställning av ansökan och du kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. På denna sida ska firmatecknare kryssa i att han/hon accepterar villkoren för Praktikantprogrammet direktförmedlande organisation Sida 6 (6)