Bildningsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Bildningsnämndens arbetsutskott kallas till sammanträde onsdagen den 29 oktober 2014, kl i sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE Upprop samt val av justerare. Förslag, dagens justerare: Håkan Kindstedt BILAGA Ekonomiärenden EK 1. Ekonomisk uppföljning 2. Västra Förskolornas Utvecklingsprojekt rapport (rektor medverkar) EK 2 Övrigt ÖVR 1. Åtgärdsplan med anledning av Arbetsmiljöverkets tillsynsrapporter 2. Intern kontroll 2014/ Barn- och ungdomspolitiska programmet planering utifrån planen 4. Gullmarsborg uppföljning av verksamhet 5. Betygsresultat grundskola - redovisning 6. Förvaltningschefen informerar 7. Avvikelserapport 8. Övriga frågor ÖVR Kommunledningskontoret/amm Kent Olsson / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

2

3 Vä strä Fö rskölörnä Utvecklingspröjekt 2014 Bakgrund Västra förskolorna har under en längre tid arbetat utifrån Lärande organisation där Helhetsidé är en del av organisationen. Helhetsidén är framtagen med en vision och ledstjärnor. Processen har stannat upp och behöver komma igång igen. Vår Vision: Nyfikna och reflekterande barn behöver nyfikna och reflekterande vuxna. Tillsammans vill vi begripa begreppen för att greppa världen. Våra Ledstjärnor: Våga Vilja Växa Mötas Utvecklingsorganisation: Vi vill använda medel till att läsa in oss på teorier som är kopplade till styrdokumenten och undervisning i matematik, naturkunskap, språk och miljön. Vi vill kvalitetssäkra alla miljöer, inne och ute. Vilket barn får jag vara här? Arbetsorganisation: Med medel vill vi styra upp, tydliggöra och utveckla arbetsorganisationen runt vår vision, ledstjärnor och vilka ansvarsområden som ingår. Vi vill även arbeta fram en mera detaljerad helhetsidé där vår syn på barnet, kunskap, familjerna och oss själva finns med. År 2012 var en liten grupp på studiebesök i Nacka kommun, Condorens förskolor, som har fått utmärkelsen Bättre skola 2010 och Svensk Kvalitet De arbetar Reggio Emilia inspirerat utifrån sin helhetsidé. Vi har nyligen varit på studiebesök i Kalmars kommun, Förskolan Trollet och fått inspiration som vi skulle vilja omsätta. Enlig dem så lyckas deras barn bättre i åk 3. Vårt mål är att kvalitetssäkra förskolan så barnet får en bra start i utbildningssystemet i Lysekils kommun. Syfte Syfte med utvecklingsprojekten, är att lägga en grund för att barnet skall nå målen i åk 3. Detta genom att vi kvalitetssäkrar miljön på förskolan och tydliggöra arbetsorganisationen. Att alla inom organisationen vet vilka grunder vi står för och hur vi arbetar kopplat till våra styrdokument och Helhetsidé. Vi vill även kunna visa detta för omvärlden. Bildningsnämnden Beslut tas att utvecklingsmedel beviljas. Deltagare Projektansvarig/ledar: Birgitta Eskilsson Förskolechef Badhusbergets förskola: Johanna Bergius Hane Förskollärare/Lärledare, Malin Nilsson Förskollärare/Lärledare, Anneli Povlsen Förskollärare, Lisa Kling Halmsjö Förskollärare Kronbergets förskola: Jeanette Malmberg Förskollärare/Lärledare, Anna Crogård Förskollärare/Lärledare, Helen Aksell Förskollärare/Lärledare, Sonia Winge Förskollärare/Lärledare Processen startar Vi arbetade med att kartlägga vad Arbetsorganisationen är. Alla fick göra var sin föreställningskarta med frågan: Vad är Arbetsorganisationen för mig? Sedan djupintervjuade de varandra och presenterade det för gruppen. Vi hittade mönster och ord som Kvalitet/Mål, Struktur, Ledarskap, Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 Förutsättningar, Helhet, Kompetens/Ansvar och Planering återkom hos många. Vad innebär då dessa ord för oss? Kvalité/mål Struktur Ledarskap Resultat Tydlighet Ger möjligheter Nöjda medarbetare Stomme Skapa förutsättningar Utveckla Rutiner Beslut Nöjda kunder Regler/Ramar Ansvar Sparar tid Utmanar Inre ordning Tydlighet Sammanhang Se helhet Styr Förutsättningar Helhet Kompetens /Ansvar Planering Möjligheter KASAM Tydliga roller Tillämpa lärdomar Ramar/Begränsningar Förståelse Fortbildning Kunskaper En arena Mångfald Process Sammanfogande delar Vad säger teorin om Arbetsorganisation Scherp talar om arbetsorganisationen utifrån system som måste finnas. Beslutssystem, Informationssystem, Uppföljningssystem och Belöningssystem. Det måste även vara tydligt med Ordningsregler, Tjänstefördelning, Schema, Lokaler och Budget. Vad är Västra Förskolornas styrkor respektive svagheter utifrån teorin? Styrkor: Budget, lokaler och SKA (systematiska kvalitetsarbetet) Svagheter: Beslutssystem, Informationssystem, Uppföljningssystem, Ordningsregler, Schema Vad innebär vår svaghet och vad står de för? Beslutssystem: Fakta/Problem (Data) Beslut Tillämpning Hur ser det ut och Var tar vi beslut? Informationssystem: Ord mottagare sändare, Ord ansvar informera, Söka = ansvar = skyldighet Kanalerna mellan alla. Jag har en skyldighet att ta reda på informationen Struktur på informationen (var är den?) Uppföljningssystem: Vad har vi för uppföljningssystem? Uppföljning av tidigare beslut och information. Ger ett resultat En gemensam nämnare för beslutssystem, informationssystem och uppföljningssystem är: Mötas Ordningsregler: Vad har vi för regler? Vilka regler behöver vi? Systemteori som förhållningssätt Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

5 Styrdokument så som Skollag, Läroplan och Planen mot diskriminering och kränkande behandling Schema: Hur kan vi få ett schema som mera är tydligt utifrån? Barnperspektiv, Arbetstidslagen, Mötestider, Planeringstid, Uppdrag (tidslägga), Ansvar schema Verksamhetsmiljö: Vi måste Miljösäkra den pedagogiska miljön. Hur gör vi det? Vilket barn får jag vara här? Basmaterial utifrån läroplanens mål. Vi fortsätter med att kartlägga Utvecklingsorganisationen. Vad är Utvecklingsorganisationen för mig? Denna gång gör vi en gemensam föreställningskarta. Ord och mönster så som Process, Kunskap/Lärande, Röda tråden, Reflektion, Kvalitet, Kompetens och Kreativitet. (se bilaga) Vad säger teorin om Utvecklingsorganisationen enligt Scherp Bra system för att upptäcka problem. Medarbetarna vill lära och utvecklas. Fokuserar på det man kan påverka. Gemensamt lärande. Vägledande helhetsidé kopplad till uppdraget. Ledare med god förståelse av vardagsverksamheten. Genererar nya lärdomar om hur man på bästa sätt bidrar till barns lärande. Undersöker i vilken grad man lyckas förverkliga sina lärdomar i praktiken. Lärande på alla nivåer. Tidsplan för projektet 4-5 juni Uppstart och Kartläggning 22 aug Vilka svaga länkar, delar upp oss i grupper och organiserar projektet 5 sept Kl Grupparbete (Alla lärledare i kommunen träffas 8-11 för att planera studiedagen den 9 okt) 19 sept Grupparbetet 3 okt Grupparbete. Har vi upptäckt nya svagheter? Göra en presentation till APT den 6 okt. 17 okt Utvecklingsorganisationen okt Helhetsidé Ledstjärnor Årshjul? 14 nov Grupparbetet för att skapa dokument som vi behöver 28 nov Forts med att skapa dokument 4 dec Avslutning av projektet Inför varje träff så går vi igenom vad som har hänt, vilka reflektioner har vi fått själv och av andra. Fortsätter med att planera Vart ska vi och hur kommer vi dit. Vi samlas alltid på Kronbergets förskola om inte annat är planerat. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

6 Analys av processen Vi har analyserat och kommit fram till vad vi måste börja med först och det är Arbetsorganisationen. Fungerar inte den kan vi inte vara i Utvecklingsorganisationen och arbeta med att utveckla organisationen utifrån vetenskaplig och erfarenhet baserad kunskap. Skollagen kap 1 5, förskolan skall vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Organisationens svagheter är Beslutssystem, Informationssystem, Uppföljningssystem, Schema mm Förskolechef tar fram en tidsplan på processen med dagar och våra svagheter som vi måste fördjupa oss i. Vad säger teorin om de olika svagheterna? Vi behöver läsa in oss på de olika områdena och reflektera. Vi delar in oss i grupper. Beslutssystem Sonia och Johanna Forum : -APT, -Arbetslagsplanering, -Husmöte, -Individ Mötesstruktur: -Inför, -Under, -Dokumentation Följa beslut Ansvar Nivåer: Förskolechef, Arbetsgrupp, Individ LEAN- Lärande organisation Informationssystem Lisa och Anna Informatör/ person Skolsidan Kanaler: -Föräldrar, -Kollegor/Medarbetare Struktur Vikariepärm Nyanställda Uppföljningssystem Malin och Jeanette Ta vara på lärdomar Systematisk kvalitetsarbetet (SKA) Rutiner Resultat Ansvar Vem gör vad och när? Tidsplaner Forum: Utvecklingsarbete, Projekt, Förändring, Beslutsfattande möte, Reflektionsmöte Ordningsregler Helen och Anneli Regler = Bestämmelser i ett avtal Trivselregler: Kollegor/barn Systemteori Skyldigheter Rättigheter som medarbetare i Lysekils kommun Skollag, Läroplan, Plan mot Diskriminering och kränkande behandling Arbetsmiljölagen: Arbetstidslagen, SAM HYFS Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

7 Bra att starta upp med att uppdatera oss vad som vi kom fram till de två första heldagar vi hade. För att sedan gå vidare med de svagheter som kom fram i vår arbetsorganisation. Det var enkelt att avgöra vilka ämnen som vi skulle arbeta med. Schema och verksamhetsmiljö som var svaga länkar arbetar förskolorna med på olika plan. Kronbergets fsk har redan börjat med miljön och där kan Badhusberget lära av och ta det till sitt eget. Schema behöver förskolechef mera tydliggöra ramar för vad som gäller och vad säger lagar. Upplevelsen och känslan av att det finns en stor vilja i gruppen på att få våra svagheter till att bli starka. Bra att vi dela in gruppen i fyra mindre grupper, ger mera effektivitet. Vi upptäckte att en del svaga länkar går in i varandra och är beroende av varandra. Detta kan medföra att grupperna under tidens gång måste kommunicera och länka mellan varandra. Därför är det viktigt att varje grupp presenterar var de är och hur de tänker gå vidare i processen så vi inte gör dubbelarbete. Det är projektledarens roll att styra ihop grupperna. Hur får vi med de andra i organisationen? På ett gemensamt APT går projektgruppen igenom hur långt vi har kommit. Lärande samtal om hur och vad som händer när vi inte följer beslut. Tre fallbeskrivningar angående beslut som diskuterades i lärsamtalen: På ett husmöte har det beslutats att hela förskolan ska gå till plastgräset och fira att våren har kommit. Två av tre avdelningar kommer. Utvärderingen visar att det ofta blir rörigt/konfliktfyllt i tamburen när barnen ska gå ut. Ett år senare visar utvärderingen samma sak. Minnesanteckningar med information angående cykelfri dag har publicerats på anslagstavlan/skolsidan. En pedagog tar ut en cykel till Fia för att det är synd om henne. Genom goda resultat efter lärsamtalen, blir olika fallbeskrivningar ett sätt att få med de övriga kollegorna på utvecklingen. Varför är det viktigt att följa beslut? Vad händer när vi inte gör det? Nulägesanalys oktober Har börjat att knyta ihop säcken för Arbetsorganisationen. Skall vi skriva ett dokument för att fostra eller för att reflektera? Att fostra innebär att det är mycket strukturer (vad som är rätt) och precis vad vi skall göra i detalj. Detta kan stå för att det finns misstro att vi inte följer vad som är sagt. Att reflektera, medveten riktning tillbaka på sig själv och genom det blir det självmedvetet. Att förstå sambandet mellan jaget och vad det påverkar i arbetslivet. KASAM, känsla av samanhang. Arbetslagsledare kommer upp som en fråga. Som skall leda arbetslaget för att öka kvalitén. Skall vi ha det och vem skall vara det och behöver den vara lärledare? Många av oss tycker att den skall vara lärledare. Utbildning av arbetslagsledare, kan vi ha den internt som en del i utvecklingen. Kan förskolechef, med hennes kunskaper och erfarenheter, både som pedagog, beteendevetare och chef/ledare hålla i den. När vi tittar på innehållet från en extern utbildare, Lärarfortbildning, så är det mycket av det vi redan arbetar med. Utvecklingsmedel: Det som har använts redovisas på sittande möte, den 19 november. Resultat: Vi kommer att söka nya medel för 2015 för intern utbildning för Arbetslagsledare. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

8 Förbättring Varför förändrar vi? Förändring Omsätta teori i verksamheten Alla pedagogiska frågor Variation Kunskap och utveckling Vad händer sen? Pedagogisk dokumentation Alla processer ska leda till en utveckling Pedagogers process Möjligheter Nätverk Nya tankar utifrån Fördjupning utifrån uppdrag Ibland behöver man ta ett steg utanför boxen För att lösa problemet behövs nya tankar Kreativitet Nyfikenhet som ett förhållningssätt Nyfikenhet och Intresse Ledarskap Kunna förändra / nya tankar utifrån uppdraget Hitta kunskap: barn och pedagog Lyfta kollegors kompetens Erfarenhet Inspirera varandra Barnens lärande Sätta igång processer Ett lärande samtal Kollegor Lärande organisation Kunskap / Lärande Vad är en utvecklingsorganisation för mig? Kompetens Nyfikna och intresserade av varandra Bredd i kompetens Nätverk Representant för verksamheten Måluppfyllelse Måluppfyllelse Nöjda brukare Vårt uppdrag Samarbete Kvalitet Process Interaktionen / Mötas Driva processen över tid Barnens lärande Utmaning stegras Verksamhetens process Röda tråden Från yngre till äldre: öka på svårighetsgraden i lärandet. "Hand i hand" Förhållningssätt Vad vi gör "Bolla med någon" Vem är jag? Hur vi gör Mediering Reflektion / analys Samma tänk: förhållningssätt Helhetsperspektiv "Stöta och blöta" hela tiden Synliggöra / medvetenhet Utan frågor stannar tanken Över tid Ledstjärnorna Reflektion Reflektera för att komma vidare Tydligt för alla Motstånd ger energi/drivkraft Friktion Bråka med sina föreställningar och tankar Ny tanke. Det kommer något positivt. Nya kunskaper / ny utveckling Få plats i utvecklingsorganisation för att reflektera

9 Åtgärdsplan utifrån Arbetsmiljöverkets inspektioner på skolor förvaltningen Brist Specifikation Status Ansvarig När Uppgiftsfördelning och kunskaper Upprätta fördelning av uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet De som tilldelats arbetsmiljöuppgifter ska ha befogenheter, resurser och kunskap Uppgiftsfördelningen och möjligheterna att returnera dessa ska dokumenteras Ge övriga arbetstare information om uppgiftsfördelningen Rutiner för de systematiska arbetsmiljöarbetet Se över rutiner så att de brister som noterats blir åtgärdade Skapa en fungerande rutin för återkoppling Genomförda åtgärder ska kontrolleras Rutiner och mallar Skapa enhetlighet i mallar/blanketter för tex skyddsronder på skolorna Enhetlig mall för fördelning av arbetsuppgifter från rektor ut i verksamheten Skapa enhetlighet i introduktion av nyanställda, vikarier och timvikarier IT-relaterade problem IT ska anpassa support, system, support och utifrån användarnas behov Olycksfall och tillbud Se till att rutiiner för olycksfall och tillbud följs Informera medarbetarna om vikten av att anmäla incidenter och att de känner till vad som ska anmälas och varför Rutinerna ska dokumenteras skriftligt Rektors arbetsbelastning Regelbundet följa upp att rektorernas resurser motsvarar arbetsmängden Genomföra åtgärder för att minska arbetsbelastningen och göra en handlingsplan Handlingsplanen ska vara tydlig att det går att följa den Genomförda åtgärder ska följas upp för att mäta förväntad effekt Rött Gult Grönt Ej klart På gång Klart

10 Åtgärdsplan utifrån Arbetsmiljöverkets inspektioner på skolor enligt nedan Aktivitet Plats Status Ansvarig När Städning, storstädning, höghöjdsstädning m.m. Mariedalsskolan Marie-Louise Bergqvist Ventilation och luftfuktighet Mariedalsskolan Marie-Louise Bergqvist Buller, simhall och idrottshall Mariedalsskolan Marie-Louise Bergqvist Trafik på skolgården/olycksfallsrisker Mariedalsskolan Akut Marie-Louise Bergqvist v 42 Städning, storstädning, höghöjdsstädning m.m. Skaftö skola Marie-Louise Bergqvist Ventilation och luftfuktighet Skaftö skola Marie-Louise Bergqvist Inomhusklimat, kyla gröna rummet Skaftö skola Marie-Louise Bergqvist Utrymningslarm Skaftö skola Akut Marie-Louise Bergqvist v 42 Byggnader, hål i tak, läcker vatten Skaftö skola Marie-Louise Bergqvist Städning, storstädning, höghöjdsstädning m.m. Stängenässkolan Marie-Louise Bergqvist Ventilation och luftfuktighet Stångenässkolan Marie-Louise Bergqvist Byggnadsrelaterad ohälsa, handlingsplan Stångenässkolan Marie-Louise Bergqvist Rött Gult Grönt Ej klart På gång Klart

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33