Effektivisering av hemtjänstens resor i Eskilstuna. - med ruttoptimering och områdesindelning

Transkript

1 Effektivisering av hemtjänstens resor i Eskilstuna - med ruttoptimering och områdesindelning

2 de Verdier consulting Ljusnevägen Bagarmossen Telefon Mobil E-post Org.nr Momsnr/VAT-nr SE Bankgironr Innehar F-skattebevis

3 INNEHÅLL FÖRORD... 5 SAMMANFATTNING BAKGRUND OCH SYFTE HEMTJÄNSTEN I ESKILSTUNA BILAR INOM HEMTJÄNSTEN NUVARANDE PLANERING MED HJÄLP AV TES SIMULERINGAR AV HEMTJÄNSTENS RESOR OMFATTNING OCH URVAL FÖRÄNDRAD OMRÅDESINDELNING Scenariot Planering över hela kommunen Scenariot Planering i två fasta områden Förenklingar och antaganden i studien RESULTAT FÖRSLAG PLANERING MED RUTTOPTIMERING Särskilda frågor vid implementering RIKTLINJER/POLICY FÖR RESANDE FORDON Bilar Cyklar BILAGA 1 REFERENSPERSONER OCH KÄLLOR REFERENSGRUPP MUNTLIGA KÄLLOR OCH REFERENSER SKRIFTLIGA KÄLLOR BILAGA 2 BILAR INOM HEMTJÄNSTEN BILAGA 3 METOD OCH FÖRDJUPNING SCHEMALÄGGNING - PLANERING AV TID RUTTOPTIMERING SKILLNADER MELLAN RUTTOPTIMERING OCH SCHEMALÄGGNING/PLANERING AV TID TEORETISK ANSATS UTVÄRDERINGSMODELL ANTAGANDEN OCH AVGRÄNSNINGAR AV INDATA Arbetstider Kompetenser Stopptider Körrutter och vårdbesök Tidsfönster SIMULERINGAR Planering över hela kommunen Planering i två fasta områden BILAGA 4 RESULTAT SAMMANSTÄLLT RESULTAT RESULTAT FRÅN UTGÅNGSLÄGET FÖRDELAT PER DAG RESULTAT FRÅN UTGÅNGSLÄGET FÖRDELAT PER DISTRIKT SIMULERINGAR Planering över hela kommunen Planering i två områden BILAGA 5 URVAL AV RUTTER, UTGÅNGSLÄGE

4 Figur- och tabellförteckning Figur 1: Karta över hemtjänstens enheter i centrala Eskilstuna 9 Figur 2: Vårdtagare i Eskilstuna (runda prickar) samt kontor (fyrkanter). 13 Figur 3: Vårdtagare i de centrala delarna av Eskilstuna (runda prickar) samt kontor (fyrkanter) 13 Figur 4: Metod för skapande av utgångsläge. 14 Figur 5: Uppdelning av Eskilstuna kommun i två delar. 15 Figur 6: Exempel på hur en planering ser ut i TES. 26 Figur 7. Illustration av balanserade körrutter. 27 Figur 8: Ruttoptimeringsprogrammet WinRoute 28 Figur 9: Utvärderingsmodellens ingående parametrar. 29 Figur 10: Förändring av distributionsmodellen i utvärderingsmodellen. 30 Figur 11: Uppdelning av Eskilstuna kommun i två delar. 35 Tabell 1. Ökning av insatstid i förhållande till total tid. 18 Tabell 2. Resultat av simuleringar av körsträckor och tid, samt omräkning till tid utifrån bildagböcker. 18 Tabell 3: Antal bilar fördelat per enhet 34 4

5 Förord Vägverket Region Mälardalen och Eskilstuna kommun har gemensamt låtit utföra en studie av vilken potential det finns för minskat resande med bil inom hemtjänsten i Eskilstuna kommun. Projektledare för studien på Vägverket är Hanna Eklöf och på Eskilstuna kommun Lars-Erik Dahlin. En referensgrupp bestående av de båda projektledarna ovan samt Per Schillander, Vägverket Region Väst, Anna Torstensson, Sociala omsorgsförvaltningen, Orust kommun och Lars-Göran Hellquist, Vuxenförvaltningen, Eskilstuna kommun, har deltagit med synpunkter under möten och på rapporten. Studien har utförts av de Verdier consulting med stöd av Martina Bohlin, Daniel Moback m.fl. inom WSP för datainsamling och simuleringar. Olle Jonsson, bilekonom på Auto Force, har kartlagt bilarna utifrån miljö och säkerhetsklass. 5

6 Sammanfattning Hemtjänsten i Eskilstuna är en reseintensiv verksamhet med en stor potential för effektiviseringar av bilresandet. Förliggande studie visar att det genom att effektivisera bilresorna skulle det gå att spara upp till 49% på körsträckorna och samtidigt spara 42% på restiden med bibehållen eller förbättrad servicenivå. En omräkning av besparingen på 49% av körsträckorna och 42% av tiden till resultat från bildagböcker som fördes under en vecka i oktober 2007 motsvarar detta en besparing på drygt timmar, mil, 90 ton koldioxid och 0,5 miljon kr i bränsle per år. Räknat per bil skulle det vara en besparing på 1000 mil per år och frigjord arbetstid på 655 timmar per år. Dessutom skulle effektivare resor leda till ett avsevärt minskat behov av antal bilar inom hemtjänsten. Denna studie har inte räknat på bilminskning, men liknande studier visar att man kan minska bilparken med 20%, vilket inte verkar orimligt för denna besparing. Detta skulle för Eskilstunas hemtjänst betyda att 47 bilar minskas till 38 st och leasingkostnader på drygt kr per år skulle kunna sparas. Insatstiden i studien ökade från 64% till 76% av totala tiden tack vare minskad restid. Personalkontinuiteten, att samma person i möjligaste mån besöker en vårdtagare, förändrades knappt något, trots att simuleringarna inte använde kontaktperson som villkor. Antalet personal per vårdtagare ökade mindre än en person i snitt, från nulägets 3,3 personal, till 3,5 personal per vårdtagare och vecka i scenarierna. För att bidra till att uppnå kommunens och förvaltningens mål om hållbar social, ekonomisk och miljömässig utveckling skulle förändringar kunna göras i planeringen av resor i hemtjänsten, i fordonsflotta, rutiner och policys. Ett förslag till förändring av planeringen för bilresor för att uppnå de nämnda besparingarna i resväg och restider presenteras i denna rapport. Förslaget bygger på att införa ett datorstöd, s.k. ruttoptimering, i några grupper till att börja med, för att sedan bygga ut eftersom. Utifrån geografiskt bundna koordinater räknar optimeringsprogrammet ut de kortaste bilrutterna bland alla alternativ av adresser, tider, insatser och andra uppgifter som skall utföras under dagen. Denna rutt-planering kan integreras i hemtjänstområdens nuvarande planeringssystem och därefter kan insatserna planeras likadant som idag. Inom kommunen arbetar man för närvarande aktivit med att ta fram nya riktlinjer för resor och fordon. Detta, i kombination se över bil- och cykelhantering och regler för när bil respektive gång eller cykel används, kan bidra till bättre miljö, trafiksäkerhet och hälsa bland personalen och medborgarna. Vägverket kommer också inom kort ut med nya råd för hur man skriver en resepolicy. 6

7 1. Bakgrund och syfte Denna studie av hemtjänstens resor är utförd på uppdrag av Eskilstuna kommun och Vägverket Region Mälardalen. Rapportens kapitel 1 är bakgrund och syfte, kapitel 2 beskriver hemtjänsten i Eskilstuna, dess resor, fordon och nuvarande planering. Kapitel 3 beskriver simuleringarna av hemtjänstens resor, kapitel 4 resultaten och i kapitel 5 diskuteras förändringar avseende styrdokument, fordonsflotta och planering. I bilagor finns källor, referenser, fördjupade teknikbeskrivningar och resultattabeller. Syftet med denna studie är att undersöka vilken potential det finns för minskat resande med bil inom hemtjänsten i Eskilstuna. Detta undersöks genom simuleringar av effektivare resvägar och förändrad områdesindelning. Vägverket har som sektorsmyndighet ansvar för vägtransporter och dess miljöeffekter och trafiksäkerhetsfrågor. Sedan 2003 driver Vägverket ett projekt kallat Bättre kommunala tjänsteresor där man bl.a. utfört pilotstudier i Marks och Orusts kommuner och skapat en handbok för bättre kontroll på fordonsflotta och resande. 1 Vägverket Region Mälardalen har engagerat sig i detta projekt för att på regional nivå bidra till minskat bilresande och minskade koldioxidutsläpp genom att stödja utvalda kommuner som vill driva projekt för effektivisering av tjänsteresor. Eskilstuna kommun arbetar med utgångspunkt i hållbar utveckling: Vårt uppdrag, i alla verksamheter, är att bygga och skapa balans mellan hållbara sociala, ekonomiska och miljömässiga värden för våra invånare och brukare. I kommunens miljöpolicy uttrycks följande: Som ekokommun utgår vi från grundprinciperna för hållbarhet - de fyra systemvillkoren. De innebär att vi alltid strävar efter att begränsa förbrukningen av fossila bränslen och andra ändliga resurser samt att avveckla sådana processer som leder till att föroreningar ökar i miljön. Vi förvaltar och bevarar naturresurserna och använder alla resurser så effektivt som möjligt, med fokus på alla människors behov nu och i framtiden. Metoder att tillämpa grundprinciperna ska ständigt utvecklas i kommunen. 2 Bakgrunden till studien är att hemtjänstens resor står för uppåt hälften av tjänsteresorna i en kommun. Hemtjänstens uppdrag är att vårda och bistå människor i hemmet och är därför en reseintensiv verksamhet. Resorna är dock endast ett medel för att uträtta kärnverksamheten och bör bedrivas så effektivt och miljövänligt som möjligt. Gång och cykel främjar både miljö och hälsa. Minskat bilresande och effektivare resor med bil frigör arbetstid, bränsle och andra bilkostnader genom behov av färre bilar, samt minskar riskerna för miljön och trafiksäkerheten. Potentialen för besparingar i ressträckor har i flera olika studier visat sig vara mycket stor. Logistik är grunden för att minska ressträckorna och samtidigt minska behovet av fordon. Genom att använda program för logistiska beräkningar kan en hel fordonsflotta hanteras i relation till alla adresser de skall besöka, olika tider och andra särskilda krav, till exempel kompetenskrav. Att införa en systematisk planering av resorna medför frigjord arbetstid, mindre km-alstring och minskat behov av fordon. Dessutom ger en strukturerad planering tidsbesparingar i sig. I 1 Vägverket, Bättre kommunala tjänsteresor aspx 2 Eskilstuna kommun. Vuxennämndens mål för hållbar utveckling. 7

8 Vägverkets pilotprojekt Bättre kommunala tjänsteresor har ett distrikt på Orust frigjort mycket arbetstid genom att man övergått från gemensam planering i hela gruppen en-två gånger dagligen till att en planerare sköter hela gruppens planering några timmar per vecka. I Eskilstuna har man i och med införandet av planeringsprogrammet TES under 2007 redan gjort de tidsvinster som uppstår i att en person planerar istället för hela gruppen. Genom att använda en planeringsfunktion per grupp gör man alltså tidsbesparingar. Däremot gör man inte några tids- eller km-besparingar på själva resorna genom att använda TES eller liknande planeringsprogram. Dessa planerings- eller schemaläggningsprogram planerar insatser utifrån behov och personalens tid, men har inga optimeringsfunktioner för rutterna såsom logistikprogram som bygger på ruttoptimering. 8

9 2. Hemtjänsten i Eskilstuna I Eskilstuna kommun finns 23 hemtjänstområden med varsitt enhetskontor. Av dessa har 20 områden infört digital planering. Dessa 20 illustreras i Figur 1. De områden som i september 2008 inte har infört digital planering är Ärla, Kjula och Hällby. Av de 20 distrikten ligger 18 stycken relativt centralt och två är landsbygdsområden, Husby (nr 5) och Stora Sundby (nr 20). Några distrikt delar bil med varandra medan fyra distrikt; HVO Centrum, HVO Marielund, HVO Norr/Röksta och HVO Söder Strigeln inte har några bilar alls. 1 HVO Brunnsbacken 2 HVO Centrum (ej bil) 3 HVO Fröslunda 4 HVO Gredby 5 HVO Husby 6 HVO Marielund (ej bil) 7 HVO Mesta/Myrtorp 8 HVO Norr/Munktell 9 HVO Norr/Röksta (ej bil) 10 HVO Norr/Slottsbacken 11 HVO Nya Nyfors 12 HVO Skiftinge 13 HVO Slagsta 14 HVO Söder Strigeln (ej bil) 15 HVO Tunafors 16 HVO Årby 17 HVO Öster 18 HVO Öster Svalan 19 HVO Östra Nyfors 20 HVO Stora Sundby Figur 1: Karta över hemtjänstens enheter i centrala Eskilstuna I en tidigare förstudie av hemtjänstens resor i Eskilstuna kommun under en oktobervecka 2007 förde personalen bildagböcker i 33 av 48 bilar där man noterade start- och stopp tid, mätarställning vid start och stopp m.m. Denna studie visade att varje bil körde i snitt 40 mil i veckan, vilket tog 30 timmar. Uppräknat till alla bilar körde hemtjänsten (nattpatrull exkluderat) under vecka drygt 1900 mil, vilket tog drygt timmar. Omräknat till ett år blir det knappt mil under cirka timmar. 9

10 2.1 Bilar inom hemtjänsten I Bilaga 2 Bilar inom hemtjänsten, listas de 47 bilar som finns inom Eskilstuna hemtjänst idag. Data är lämnad av kommunen och kompletterat ifråga om miljöklass, säkerhetsklass och mätarställning. Mätarställning har inhämtats från Bilprovningen för 13 bilar. Från denna avläsning noteras att 8 st avvek från den bedömda årliga körsträckan när denna fanns. Det saknas uppgifter om bedömd körsträcka för 8 bilar. Säkerhetsklassning är hämtad från EuroNCAP. Av hemtjänstens bilar är 21 stycken miljöbilar, vilket motsvarar 45% (hela kommunen 33%), Det är 13 st som är hybrider mellan bensin och el, 7 gasbilar och en etanolbil. Enligt muntliga uppgifter tankas etanolbilen oftast med bensin. Angående säkerheten bedöms 37 bilar ha tillräckligt hög säkerhetsklass (5) och 10 bilar har oklar eller för låg klass. Alla bilar används via leasingavtal vilket kostar i snitt cirka kr om året per bil, totalt 3,2 miljoner per år. Enligt bildagböckerna som fördes hösten 2007 var det 17 bilar som kördes mindre än 1500 mil per år, 12 bilar som kördes mindre än 1000 mil per år och 5 bilar kördes under 500 mil per år. Samtidigt som vissa bilar körs väldigt lite finns det några bilar som verkar gå väldigt långt, både enligt bildagböckerna 2007 och enligt mätarställning från denna studie. I kapitel 5.3 Fordon, diskuteras principerna för vilka fordon som först bör fasas ut vid en minskning av fordonsflottan. 2.2 Nuvarande planering med hjälp av TES Av Eskilstunas 23 vårdområden/grupper har 20 st infört ett digitalt planeringsprogram kallat TES. Alla vårdtagare och personal hör till en specifik grupp där insatserna i denna grupps område planeras var för sig. En eller flera personal i varje grupp/område har fått lära sig att planera med TES. Införandet av TES har medfört att man gått från manuell planering, som i de flesta grupper tidigare genomförts dagligen i ett gemensamt möte, till att ha en planeringsfunktion per grupp. Detta har sparat mycket tid, medfört en rättvis fördelning av insatserna samt gett möjlighet till uppföljning av utfört arbete. I en av grupperna som fortfarande planerar manuellt görs detta också av en eller ett par i gruppen, inte hela gruppen gemensamt, vilket sparar tid på motsvarande sätt men inte ger de digitala möjligheterna till uppföljning. TES är ett planeringsverktyg (schemaläggningssystem) för att planera vårdinsatser inom hemtjänsten. Inom Eskilstuna kommun är TES integrerat med två andra system. Dels med vård- och omsorgssystemet Tekla, där uppgifter kring alla vårdtagare och biståndsbeslut finns, och med ett system benämnt Time Care, som hanterar information kring personalens arbetstider och schema. TES hanterar huvudsakligen fyra olika delar: Personal Vårdtagare Besök Planering 10

11 När uppgifter om vårdtagare, personal och besök är klart går det att göra en planering. Denna planering kan utföras på två sätt: 1. Optimal planering TES gör en planering. Blir planeringen 100-procentig så är alla besök inlagda i planeringen och personal med rätt kompetens finns tillgänglig. Om planeringen inte blir 100-procentig för att det finns vårdtagare som kräver en viss kompetens som inte finns tillgänglig under den tid som planeras får planeraren lägga ut dessa besök manuellt. 2. Manuell planering Planeraren lägger manuellt ut olika besök på den tillgängliga personalen. Detta är fortfarande det vanligaste sättet att planera i de olika grupperna i Eskilstuna. Detta förutsätter att planeraren har god lokal verksamhetskännedom. I TES finns också en s.k. ruttmodul som kan rita ut en slinga för de planerade besöken i en karta. Detta förväxlas ofta med att optimera resorna, vilket alltså inte är fallet. Ruttmodulen ritar endast ut en logisk slinga utifrån de planerade besöken, inte som en optimering som söker den bästa kombinationen av rutter. För fördjupning i hur planeringen går till i TES se Bilaga 3 Metod och fördjupning 11

12 3. Simuleringar av hemtjänstens resor Syftet med denna studie är som sagt att utröna potentialen för minskat bilresande genom effektivare rutter med hjälp av ett ruttoptimeringsprogram samt ändrad områdesindelning med bibehållen eller förbättrad servicenivå. Ruttoptimering innebär att finna den optimala lösningen på ett problem, givet vissa förutsättningar och restriktioner. Balanserande ruttoptimeringsprogram kan fördela arbetsuppgifter med olika tider och andra villkor mellan ett stort antal fordon. För hemtjänsten används s.k. lågdensitetsoptimering eftersom adresserna är utspridda i det geografiska område. Detta till skillnad från till exempel sophämtning, där stoppen är täta inom det geografiska området och s.k. högdensitetsoptimering passar istället. Kortfattat kan sägas att TES och liknande schemaläggnings-/planeringsprogram kan beräkna sträckan för ett fordon mellan A och B (inkl. mellanliggande stopp) samt rita en slinga för detta. Ruttoptimeringsprogram däremot kan utföra avancerade beräkningar för att minimera den totala körsträckan för samtliga fordon i fordonsflottan samt rita slingor och/eller lista dessa i körordning. Ruttoptimeringsprogram minimerar körsträckorna utifrån givna restriktioner. En restriktion måste respekteras av planeringen, exempelvis tidsrestriktioner, stopptider och maximal körtid (arbetstid). Dessa restriktioner kan liknas med det som i TES kallas kompetenser och utgör i ruttoptimeringsprogrammet de villkor som används i kombination med adresser för att skapa rutter. 3.1 Omfattning och urval Studien baseras på underlag från det digitala planeringssystemet TES under vecka 20 år Studien omfattar endast hemtjänstens verksamhet i Eskilstuna dagtid. Nattpatruller, larmgrupp, gruppboenden och servicehus ingår inte. Denna vecka gjordes totalt ca hembesök till 993 vårdtagare av 426 personal. Figur 2 och Figur 3 visar den geografiska spridningen av vårdtagare över Eskilstuna kommun. 12

13 Figur 2: Vårdtagare i Eskilstuna (runda prickar) samt kontor (fyrkanter). Figur 3: Vårdtagare i de centrala delarna av Eskilstuna (runda prickar) samt kontor (fyrkanter) Då syftet med studien är att kunna påvisa en förbättringspotential när det gäller utfört trafikarbete med bil omfattas endast bilburna resor i studien. I princip kan alla insatser 13

14 optimeras men det visade sig att datamaterialet från TES inte definierade olika färdsätt, endast genomförda rutter. Alternativet för att kunna få bättre data skulle ha varit att personalen förde dagbok över alla sina förflyttningar och insatser, alternativt att trafikarbetet loggades med GPS i kombination med noteringar angående insatsen. I studien användes datamaterial på utförda insatser med de 33 längsta dagliga rutterna från TES som antas vara bilrutter. Vilka rutter detta är framgår av Bilaga 5 Urval av rutter, utgångsläge. De ingående turerna i urvalet simuleras i ruttoptimeringsprogrammet. Denna simulering benämns utgångsläget, se Figur 4. Simuleringen av utgångsläget återskapar ett urval av det verkliga trafikarbetet, körsträckorna, från vecka 20. För att räkna ut besparingspotential jämförs sedan resultatet av utgångsläget med simuleringar av scenarier med annan områdesindelning. Studien utreder besparingspotentialen i trafikarbetet (antal körda fordonskilometer) då ruttoptimering används för transportplanering. Det traditionella tillvägagångssättet i ett sådant fall är att jämföra simuleringsresultat med ett nuläge, som motsvarar en återskapning av det faktiska trafikarbetet under en viss tidsperiod, med ett simulerat resultat. Att ett faktiskt nuläge inte går att återskapa beror på att TES inte hanterar information om vilka vårdinsatser som utförs med bil och vilka ur personalstyrkan som kör bil. Utgångsläget baseras på information om antalet bilar inom respektive enhet 3 och ett antagande om att dessa bilar kör de rutter som har längst körsträcka, mätt i antal km. Med utgångspunkt i dessa data studeras fordonstillgängligheten för rutterna tillhörandes varje område. Ett exempel är HVO Gredby som har två bilar, varvid de två längsta turerna tillhörandes detta område (respektive dag) definieras som bilturer och resterande antal turer antas utföras med cykel och gång. Detta illustreras i Figur 4: Metod för skapande av utgångsläge. Utifrån resonemanget ovan omfattar urvalet för studien 555 vårdtagare, 135 vårdgivare och 2991 vårdbesök. Figur 4: Metod för skapande av utgångsläge. Omkring 10 % av vårdbesöken i Eskilstuna kräver dubbel bemanning, d.v.s. minst två anställda ur personalstyrkan för ett besök. Ruttoptimeringsprogram utgår från resurser där 3 Åsa Karlsson, Eskilstuna kommun (080712) och T de Verdier, Eskilstuna kommun/wsp (2007) Kommunal Reserevision Hemtjänstens resor i Eskilstuna 14

15 fordonet utgör en förutsättning för resursutnyttjande, således har i studien dubbelbemanning implementerats som vårdbesök som endast kräver en person ur personalstyrkan. 3.2 Förändrad områdesindelning Två nya huvudscenarier skapades, med olika varianter på hur många kontor bilarna utgår ifrån. I de nya scenarierna hör varje bil till ett visst kontor eller grupp men planeras fritt över hela eller halva Eskilstuna, till skillnad från utgångsläget där varje grupp endast kör inom sitt område Scenariot Planering över hela kommunen Detta scenario utgår ifrån att alla bilar får röra sig fritt (planeras) över hela kommunen utan områdesgränser eller zoner, men med ett varierat antal enheter som bilarna utgår ifrån. Inga bilar läggs till eller tas bort utan förblir samma som i utgångsläget och de insatser som utförs är samma som i utgångsläget; indata hålls konstant. Syftet med att ta bort områdesgränserna för bilarna är att det då går att spara km och tid. Om man har många små områden uppstår dels onödig dubbelplanering vid adresser nära gränserna (suboptimering), dels minskar möjligeten till bra kombinationer av rutter. Ruttoptimeringsprogrammet planerar samma besök som i utgångsläget men söker ut den mest optimala kombinationen av rutter över hela kommunen, inte som i utgångsläget där personalen endast åker inom sitt område Scenariot Planering i två fasta områden Detta scenario liknar det ovan men utgår ifrån att kommunen är delad i två delar istället för att vara ett stort område. Bilar som utgår ifrån enheter på den västra sidan av ån får endast köra till vårdtagare på västra sidan och vice versa. Kommunen är alltså delad utmed ån och bilarna rör sig bara i sin halva, se Figur 5. Syftet med detta är att se om optimeringspotentialen blir lika hög när området som bilarna får röra sig över halveras. Dessutom kan ån ses som en naturlig gräns med få passager. Det är heller ingen risk för att vårdtagares adresser hamnar tätt intill gränsen vilket kan ge upphov till suboptimeringar. På samma sätt som i scenariot med planering över hela kommunen har inga bilar eller insatser lagts till eller tagits bort utan förblir samma som i utgångsläget. Figur 5: Uppdelning av Eskilstuna kommun i två delar. 15

16 En mer ingående metodbeskrivning kring hur indata, utgångsläge och simuleringar har samlats in och bearbetats i studien återfinns i Bilaga 3 Metod och fördjupning Förenklingar och antaganden i studien Simuleringarna av hemtjänsten resor i Eskilstuna är gjorda på ett urval av rutter och med flera förenklingar och antaganden. Detta kan medföra viss osäkerhet i resultaten. En del av förenklingarna och antaganden påverkar dock inte resultaten eftersom de influerar simuleringen av utgångsläget och scenarierna med ändrad områdesindelning likadant. Nedan diskuteras vilka antaganden som kan uppvisa osäkerheter och vilka som inte bör påverka resultatet. Urvalet av rutter gjordes pga att det i TES inte noteras vilket färdsätt som använts. Hade denna information funnits i TES skulle alla verkliga bilrutter kunnat simuleras. Istället antogs de 33 längsta rutterna per dag vara bilrutter. De är mellan cirka 4 km och 17 mil långa, med ett medel på 4 mil (se Bilaga 5 Urval av rutter, utgångsläge). Samma förutsättningar används i simuleringarna som i utgångsläget, och av denna anledning blir resultaten jämförbara (därav besparingspotentialen). Däremot kan vi inte med säkerhet veta att just dessa är bilrutter eller att alla bilrutter är med. De grupper med mest total bilåkning bidrar med större andel rutter. Men den totala längden av urvalets rutter 909 mil att jämföra med bildagböckernas totala längd 938 mil vilket alltså starkt antyder att övervägande del av bil-rutterna är inkluderade (97%). I studien har tidsfönster antagits för att sprida uppgifterna över dygnet. Dessa har inte kopplats till verkliga tidsfönster, dvs att t.ex. städning kan utföras någon gång under hela dagen, eller att t.ex. medicin måste ges en exakt tidpunkt. De har istället definierats som morgon, förmiddag, lunch, eftermiddag, middag och kväll utifrån de tider som uppdraget utförs enligt planeringen i TES. För de besök där större tidsfönster än de antagna skulle kunna sättas minskar optimeringspotentialen på grund av begränsningen i tid. För de uppgifter där ett snävare tidsfönster skulle sättas i verkligheten ökar optimeringspotentialen genom det större tidsfönstret. Detta slår alltså åt båda håll i studien och vi kan inte här avgöra hur mycket. Viktigast är dock att samma tidsfönster är satta för simuleringen av utgångsläget som för de två scenarierna, vilket ger samma effekter och inte påverkar besparingspotentialen i simuleringarna. De antagna tidsfönstren föreslås inte ersätta tidpunkter i faktisk planering. Ett mindre antal vårdbesök i databasen, cirka 4%, av rutterna i data-materialet från TES saknar geografiska koordinater och har därför inte tagis med. Det handlar om olika typer av ärenden såsom friskvård för personalen, utbildning, att följa en vårdtagare till läkaren eller frisören etc.dessa motsvarar drygt en rutt per dag och kan anses försumbart. Dessa ärenden har varken tagits med i utgångsläget eller i scenarierna. I studien har endast de lagstyrda kraven på medicinska kompetens hos den personal som skall besöka en viss vårdtagare tagits med, inte krav på annan kompetens eller eller kontaktmannaskap. Om fler krav hade tagits med skulle besparingspotentialen blivit mindre. Exakt hur mycket mindre beror på hur många fler krav som skulle ha tagits med. Till exempel togs inte kravet på kontaktmannaskap (personkontinuitet) med vilket ökade besparingspotentialen något. Samtidigt visade det sig att det blev en väldigt liten effekt på antal personal till varje vårdtagare, det ökade endast från 3,3 personer per vårdtagare och vecka till 3,5 personer i simuleringarna. 16

17 Omräkningen av besparingspotentialen i procent från simuleringarna, till de gamla uppgifterna från bildagböckerna är framförallt en pedagogisk uppvisning. Detta görs för att ge en bild av att besparingarna i faktiska siffror är mycket stora, oavsett en viss felmarginal. Men det är ändock något ovetenskapligt att tillämpa urvalets effekter på tidigare förda noteringar om reslängder. För mer detaljer angående de antaganden som använts hänvisas till Bilaga 3 Metod och fördjupning, under avsnittet Antaganden och avgränsningar av indata. 17

18 4. Resultat Resultatet av simuleringarna visar att det finns en mycket stor potential för besparingar vid planering för bilrutterna fritt över kommunen. Denna planering kräver dock stöd med hjälp av ett ruttoptimeringsprogram eftersom det med så många ingående parametrar inte är möjligt att genomföra planeringen manuellt. Trots de antaganden och förenklingar som beskrivits i tidigare avsnitt (och som var nödvändiga för genomförandet utifrån tillgängligt datamaterial) är resultatet helt ovedersägligt angående mycket stora besparingspotentialer. Simuleringarna visar en besparing på upp till 49% av körsträckorna och 42% av körtiden. Se alla tabeller i Bilaga 4 Resultat. Om man applicerar besparingspotentialen från simuleringarna på resultaten från de bildagböcker som fördes en vecka hösten 2007 skulle de årliga besparingarna kunna bli uppåt timmar, mil, 90 ton CO 2 och 0,5 miljoner kr i bränsle, se Tabell 2. Kmbesparingen per bil skulle då bli 1000 mil per år eller 20 mil per vecka. Besparingen av körtid ger också effekt i att insatstiden skulle bli en större andel av total arbetad tid. Detta ger fördelar för hemtjänsten och dess personal, då kärnverksamheten är att vårda och bistå människor i hemmet, inte att spendera tid på resor. Andelen insatstid av total tid i simuleringarna ökade från 64% till 75%, se nedan: Simuleringar Andel insatstid av total tid Utgångsläge 64% Planering i ett område, bilar på alla enheter 76% Planering i två områden, bilar på alla enheter 76% Tabell 1. Ökning av insatstid i förhållande till total tid. Km-alstringen minskas allra mest när ruttoptimeringsprogrammet får arbeta fritt över ett stort område. Då uppnås bästa möjliga kombinationen av besök i kortast möjliga rutter, med samma uppgifter utförda. Eskilstuna är dock så stort att skillnaden är marginell mellan att planera fritt över hela kommunen som att dela kommunen i två planeringsdistrikt. Det kan dock finnas andra skäl att dela kommunen i två områden, exempelvis längs med ån, t.ex. att inte leda trafiken genom centrum eller över å-passagerna. SIMULERINGAR Utgångsläge Körtid Körsträcka Besparingseffekten från simuleringar tillämpad på verklig tid enligt bildagböcker okt Antal timmar/år Antal km/år Utsläpp kg CO 2 /år Bränsle kr/år 100% 100% Planering fritt över hela kommunen Minskad körtid Minskad körsträcka Minskat antal timmar/år Minskat antal km/år Minskat utsläpp av kg CO 2 /år Besparing bränsle kr/år BILAR på alla enheter 42% 49% Planering i två fasta områden Minskad körtid Minskad körsträcka Minskat antal timmar/år Minskat antal km/år Minskat utsläpp av kg CO 2 /år Besparing bränsle kr/år BILAR på alla enheter 44% 48% Tabell 2. Resultat av simuleringar av körsträckor och tid, samt omräkning till tid utifrån bildagböcker. 4 Simuleringarna beskriver procentuell besparing inte faktisk km eller tid. Utgångsläget visar 100% och scenarierna besparing i andel av detta. Besparingspotentialen tillämpas i högra kolumnerna på tid enligt bildagböcker från en vecka under okt 2007, uppräknat till alla bilar (ej nattpatrull eller larmgrupp) och ett helt år. 18

19 I simuleringarna testades också att minska antalet kontor som har bilar, från kontor till 8 samt 4 kontor. Med bilar på färre kontor skulle tillgängligheten mellan kontor och vårdtagare bli något lägre och sträckorna därför något längre, besparingen skulle bli ned till 41% minskning i km-alstring och ned till 37% besparing av tiden. Det är dock fortfarande stora besparingar som kan vägas mot möjligheten att rationalisera hanteringstiden och administrationen av bilar. Dessutom kan krav på körkort för de anställda minimeras och gälla färre grupper. En minskning av körsträckorna minskar också bilbehovet drastiskt. Om körsträckorna halveras kan dock inte bilantalet antas minska lika mycket då det finns toppar i bilbehovet vissa tider. Simuleringarna i denna studie har inte optimerat det verkliga bilbehovet. Det är dock tydligt att om man minskar körsträckorna i denna omfattning kan också antalet bilar minskas. Andra liknande studier visar att bilbehovet kan minskas med 20%, vilket i detta fall skulle betyda en minskning från 47 till 37 bilar. Hemtjänstens kostnad för leasing är cirka kr per bil och år. Totalt skulle en minskning med 20% av bilarna ge en besparing på kr per år. Andelen minskade körsträckor har tillämpats på den verkliga km-alstringen från bildagböcker som fördes i tidigare studie under hösten Samma andel km-besparing motsvarar besparingar i bränsle på kr/år. Minskningen av körsträckor innebär frigjord arbetstid som därmed också är en ekonomisk besparing genom minskad personaltid/minskat behov av vikarier och samtidigt ger möjlighet för personalen att lägga mer tid hos vårdtagarna. En begränsning man ofta vill tillämpa inom hemtjänsten är att minska antalet olika personal som besöker vårdtagarna. Om denna begränsning tillämpas strikt vid optimering minskas potentialen att effektivisera. Vid simuleringarna där bilarna (med personal) åkte fritt över hela eller i två halvor av kommunen togs därför inte hänsyn till kontaktmannaskap. Men simuleringarna visade att trots att bilarna i scenarierna åkte fritt över kommunen, utan krav på kontaktmannaskap, ökade endast antalet personal per vårdtagare marginellt. I utgångsläget får varje vårdtagare i snitt 5,4 besök i veckan som utförs av 3,3 olika personer. Vid simuleringarna ökar antalet personal endast till 3,5 personer per vårdtagare och vecka. 19

20 5. Förslag Nedan ges ett förslag till hur Eskilstuna kommun skulle kunna gå vidare för att implementera ruttoptimering i den dagliga planeringen för att med hjälp av logistik minska körsträckor och därmed miljöbelastning och kostnader. Samtidigt som man arbetar för att implementera ruttoptimeringen kan man uppnå andra kvalitetsperspektiv, genom att tydligt definiera hur planering skall styras utifrån kompetenskrav. Dessa kan vara att ha delegation med en viss utbildning, ha viss kompetens för särskilda behov (t.ex. palativ vård, demens, etc.) eller att definiera vilka krav som skall finnas för omsorgskontinuitet, personkontinuitet och tidskontinuitet för olika typer av insatser och behov. I avsnitten efter förslaget om ruttoptimering diskuteras principer för resepolicy och fordon. 5.1 Planering med ruttoptimering En implementering av ruttoptimering i Eskilstuna skulle innebära förkortade resor samt planering med hjälp av logistik. Det dagliga utförande av planeringen skulle fungera likadant som idag medan programmen som utför planeringen skulle få en ruttoptimeringsmodul som planerar rutterna och kommunicerar med TES. De anställda tillhör samma grupp/kontor som tidigare och gång- och cykelturerna görs till de vårdtagare inom räckhåll från kontoren. Skillnaden blir att den personal som får bilrutter kör över ett större område än idag. Körsträckorna och tiden för bilresorna minskas genom att de administrativa gränserna inte begränsar rutternas utbredning, alltså att rutterna planeras fritt över Eskilstuna (eller med ån som naturlig gräns). De optimerade rutterna fördelas sedan till de kontor som respektive rutt ska utgå från. Man kan också styra bilinnehavet till vissa grupper så att fler grupper blir renodlade gång- och cykelgrupper och planera för bilrutterna utifrån ett färre antal kontor. Detta är inte nödvändigt utan kan göras om det bedöms som fördelaktigt. En möjlighet om Eskilstuna vill börja arbeta med optimerade resor är att avgränsa ett distrikt som är tillräckligt stort för att ge optimeringseffekt men ändå så litet att det är lätthanterligt i praktiken, förslagsvis ett område som innefattar 3 grupper. Arbetet i ett pilotprojekt skulle läggas upp enligt huvudmomenten nedan: 1. Lämpligt distrikt och grupper avgränsas utifrån parametrar som geografi, täthet och gruppernas intresse för utvecklad planering. 2. För detta distrikt läggs ett ruttoptimeringsprogram upp. 3. En eller flera planerare från grupperna eller centralt planeringsstöd lärs upp inom logistiken och programmet. 4. Ruttoptimeringsprogrammet körs för detta distrikt, karlägger nuläge samt skapar nya rutter för de dagliga insatserna. Rutterna fördelas till de 3 grupperna och dess personal. 5. Kommunikation mellan ruttoptimeringsprogrammet och TES skapas för att kunna skicka rutterna till TES. 6. Planeraren i varje grupp laddar upp de planerade rutterna för sin grupp i TES och slutför planeringen med manuella justeringar samt utför vid behov förändringar för oförutsedda händelser. 20

21 Kontinuerlig uppföljning av ruttoptimeringen bör ske för att visa resultat i form av sparad tid och km. Dessutom bör uppföljning göras av hur många fordon som kan avvecklas (ruttoptimeringen ställs in på att minimera både km-alstring och antal fordon). Vartefter alla funktioner fungerar kan ruttoptimeringen utökas till flera grupper för att så småningom täcka hela kommunen. Ju fler grupper som fasas in och därmed större yta och fler insatser läggs till, desto större vinster i besparade körsträckor och frigjord arbetstid kan räknas hem. Dessutom får man automatiskt kontroll och uppföljningsmöjlighet på hur mycket och var varje enskild bil körs, en dokumentation som t.ex. Skatteverket ställer krav på att den finns Särskilda frågor vid implementering Förutom att arbetet skall avgränsas och planeras mer detaljerat än ovan är det några särskilda punkter vi vill lyfta som behöver lösas administrativt, resursmässigt och ur it-aspekt vid en implementering: Administrativ ekonomisk lösning för de vårdtagare som hamnar i bilrutter för annat område än denna tillhör idag. Importera alla vårdtagare och kontor, lägga upp detta samt lägga upp personalens schema i ruttoptimeringsprogrammet. Avgränsa och definiera alla kvalitetskrav: Vårdtagare med särskilda behov t.ex. personer med demenssjukdomar eller pallitiva vårdformer. Förutom att personalens medicinska kompetens skall styra planeringen bör även omsorgs och tidskontiniuet defineras och när de skall tillämpas. Kommunikationen mellan TES och ruttoptimeringsprogrammet behöver undersökas och lösas. Samverkan med kommunens it-ansvariga och GIS 5 -ansvariga. Hur gång och cykelturerna skall hanteras i planeringen, vilket program som ska hantera dem och hur programmen fördelar alla vårdtagare/insatser mellan sig. Så många turer som möjligt bör läggas på gång och cykel och dessa bör om möjligt ingå i en dynamisk planering. Avgränsningen av gång/cykel mot bil löses antingen geografiskt eller genom att definiera olika hastigheter för olika färdsätt. Vissa justeringar behövs för att kompensera att programmen följer bilvägar i sin beräkning. 5 GIS-geografiska informationssystem. Databaserade system för att samla in, lagra och analysera lägesbunden information. Används i ruttoptimering och i kommunal verksamhet genom olika program för att göra beräkningar, analyser, simuleringar, presentationer och beslutsunderlag. Kan presenteras som kartor och/eller som tabeller etc. 21

22 5.2 Riktlinjer/policy för resande Kommuner med flera använder riktlinjer eller resepolicy som ett styrmedel för att nå verksamhetens mål inom området. Utifrån miljö-, klimat-, hälso- och ekonomiskt perspektiv anges oftast gång och cykel som första val av färdmedel, därefter kollektivtrafik (om möjligt) eller bil (och tåg före flyg). Resepolicyn eller tillägg till den, i exempelvis hemtjänsten, kan också ange minimigränser för sträckor eller rutter som får företas med bil. I Eskilstuna ställs krav på att fordon med alternativ till fossila bränslen ska prioriteras. Detta uttrycks i gällande riktlinjer för resor i Eskilstuna kommun 6 samt i Vuxenförvaltningens lathund för fordonsanskaffning 7 men har inte givit fullt genomslag på fordonsflottan. Nya riktlinjer håller på att utvecklas för effektiv styrning av kommunens anskaffning av fordon och fordonsanvändning. Detta för att minska klimatpåverkan samt effektivisera kostnaderna för person- och varutransporter. Förslaget till riktlinjer innehåller följande huvudpunkter: Styrning till miljöfordon Påskynda utbytet av fordonspark Successiv utveckling av intern kommunal bilpool Standardisering av kommunens bilinköp till färre fordonstyper Standardisering av prissättning till fyra fordonskategorier Tydliggjord ansvarsfördelning Stärkt uppföljning av fordonspark, nyttjandegrad och bränsleinköp En vanlig åtgärd för att minska bränsleförbrukningen är att personalen får gå kurs i sparsam och ekonomisk körning. Sparsam körning ger ca 10% besparing av bränsle 8. Det finns en risk att effekten av kursen avtar med tiden så det gäller att repetera kunskapen. Sparsam körning ger positiva sidoeffekter som ökad trafiksäkerhet, bättre körmedvetenhet och därmed minskad risk för småskador. Sparsam körning handlar om att ta vara på den energi som finns i fordonet under rörelse. Att köra sparsamt innebär ofta en högre snitthastighet i stadstrafik trots att körstilen är lugn. Metoden fungerar också för bilar med automatisk växel. 9 Sparsam körning kan också minska risken för hastighetsöverträdelser. Hastighetsöverträdelse förekommer ofta p.g.a en upplevd, men sällan reell, tidsvinst, eller utifrån en vana att köra för fort. Ett ytterligare sätt att minska risken för hastighetsöverträdelser är att införa ISA 10 (hastighetsstödsystem) i bilarna. 5.3 Fordon För att få bästa möjliga rutiner för fordonsskötsel och samtidigt använda vårdpersonalens kompetens på bästa möjliga sätt bör i möjligaste mån service, städning, besiktningar, inlämningar av cyklar och bilar skötas av särskilt utsedd personal, utanför hemtjänsten. 6 Fordon som ägs av kommunen eller brukas i kommunens tjänst ska uppfylla långtgående krav på säkerhet och miljö-anpassning. Alternativ till fossila bränslen ska prioriteras. Riktlinjer för resande och fordon i Eskilstuna kommun KS I första hand ska biogasfordon väljas, i andra hand miljöfordon enligt vägverkets lista. Förvaltningschef ska godkänna val av ej miljöklassat fordon. Vid val av fordon bör hänsyn tas till hantering av drivmedel (tankning av miljöbränsle) i den löpande verksamheten. Vuxenförvaltningen, Lathund för fordon Vägverket 2008; Vinst varje mil lär dig knepen som får tanken att räcka längre 9 cka_langre_utg_2.pdf 10 Intelligent stöd för anpassning av hastighet. 22

23 5.3.1 Bilar Rutiner för skötsel, hur skador och andra anmärkningar på bilar noteras och åtgärdas bör upprättas, dokumenteras och följas upp. Dessutom bör någon centralt ansvarig ha koll på leasingavtal och körsträckor för att till exempel rotera bilarna vid ojämna körsträckor. För att det skall vara någon nytta med miljöbilar bör de till största del köras på miljöbränsle, vilket skall följas upp. Krav på detta är tänkt att ingå i kommunens nya riktlinjer. Som säkerhetskrav vid upphandling/leasing bör EuroNCAP följas och 5 stjärnor väljas. Som stöd i att inte överträda hastighetsbestämmelser kan man vid upphandling/leasing kräva att bilarna har något hastighetsstödsystem, ISA, installerat. Enhetlighet i färg och märkning med kommunens logga bör övervägas. Detta är ett sätt för kommunen att profilera sig och synas bland medborgarna samtidigt som det ökar ansvaret hos föraren att bete sig schysst i trafiken och följa lagar och eventuella styrdokument. Dessutom minskar det risken för att fordonen används för privat bruk. Nedan visas principer i fallande skala för hur bilarna kan fasas ut vid en minskning av bilparken: 1. Byt ut icke miljöbilar och stora törstiga bilar. Det finns likvärdiga bilar som kan uppfylla de faktiska behoven. 2. Bilar med låg säkerhetsklassning bör bytas snarast, dvs mindre än 5 stjärnor i EuroNCAP. 3. Bilar med extremt långa körsträckor. 11 Erfarenhetsmässigt så drabbas bilar av större service- och reparationskostnader vid höga körsträckor tillsammans med risk för oplanerade stillestånd. Därför är de tveksamma ur ekonomisk synpunkt. För bilar med lång leasingperiod bör man granska hur avtalen är upplagda/förlängda. Långa leasingperioder (7 bilar) kan ge höga kostnader om inte det bedömda restvärdet stämmer med försäljningsvärdet. Detta gäller även för bilar där verklig körsträcka avviker från avtalad körsträcka. Generellt är det av stor vikt att leasingkostnaden fortlöpande speglar bilarnas verkliga körsträckor och ålder. Annars kommer det att uppstå ackumulerade återanskaffningskostnader som överstiger den nuvarande kostnadsnivån Cyklar Regler och ersättning för egen cykel i tjänst bör diskuteras och vägas mot möjligheten att enbart ha förvaltningens cyklar. Cyklarna skall förvaras på ett tryggt och väderskyddat sätt med lätt tillgänglighet för personalen. Krav på användning av hjälm skall finnas vid cykling i tjänst. Cyklarnas skötsel skall vara reglerad i policy- eller rutindokument. Cyklarna skall liksom övriga kommunala fordon underhållas regelbundet och omedelbart lämnas till service om fel uppstår. Detta betonas eftersom cyklar ofta blir stående med punktering, pga borttappad nyckel etc, eller inte används för att de förvaras på ett sätt som gör det besvärligt. Statusen för cykel som fordon bör vara minst lika hög som för bil. 11 Det är ineffektivt att på heltid leasa bilar med låga körsträckor. Men låga körsträckor kommer automatiskt att försvinna om man genom effektiviseringar och ruttplanering börjar nyttja bilparken optimalt. 23

24 Bilaga 1 Referenspersoner och källor Referensgrupp Anna Torstensson, Administrativ chef/utredare, Sociala omsorgsförvaltningen, Orust kommun. Hanna Eklöf, Projektledare Enhet Trafikant, Vägverket Region Mälardalen. Lars-Erik Dahlin, Kommunstrateg - miljö och hållbarhet, Kommunledningskontoret. Lars-Göran Hellquist, Ekonomichef, Vuxenförvaltningen, Eskilstuna Kommun. Per Schillander, Projektledare Enhet Trafikant, Vägverket Region Väst. Muntliga källor och referenser Annica Åström, Statistiker, Vuxenförvaltningen, Eskilstuna Kommun Åsa Karlsson, Systemadministratör, Vuxenförvaltningen, Eskilstuna Kommun Skriftliga källor Eskilstuna kommun; Kommunal reserevision - Hemtjänstens resor i Eskilstuna, oktober Förslag till riktlinjer för inköp och användning av fordon inom Eskilstuna kommunkoncern, september Miljöpolicy för Eskilstuna kommun antagen i oktober Riktlinjer för resande och transporter i Eskilstuna kommun antagna i januari Riktlinjer för upphandling av fordon i Eskilstuna kommun antagna i februari Vuxenförvaltningen Eskilstuna kommun; Lathund för fordon 2008 Vuxenförvaltningen Eskilstuna kommun; Verksamhetsplan Vägverket publikation 2006:6; Handbok för bättre kommunala tjänsteresor. Vägverket publikation 2007:58; Pilotprojekt kommunal reserevision Slutrapport. Vägverkets publikation utgåva 5, september 2008; Vinst varje mil lär dig knepen som får tanken att räcka längre 24

25 Bilaga 2 Bilar inom hemtjänsten Årsmil enligt avtal Mil/år i snitt enligt bilprovningens avläsning Leasingkostnad per månad** EuroNCAP (säkerhetsklass) Bedömda BYTE EJ Miljöbil REGNR MÄRKE ÅR årsmil* år miljö Hybrid E85 GAS Område / områden JHC550 VW TOURAN ECOFUEL 5 pers x x 5 Östra Nyfors och Gredby OMA400 VW TOURAN ECOFUEL 5 pers x x 5 Östra Nyfors och Gredby WOP535 TOYOTA COROLLA VERSO 7 per x 5 Nattpatrull och Röksta WSK588 TOYOTA COROLLA x 2005=5 Nattpatrull och Röksta XDB824 TOYOTA COROLLA x 2005=5 Nattpatrull och Röksta FCO113 TOYOTA PRIUS x x 5 Husby (landbygd) NLT718 TOYOTA PRIUS x x 5 Husby (landbygd) UFS913 TOYOTA COROLLA x 2005=5 Husby (landbygd) XCF189 TOYOTA RAV x 4 Husby (landbygd) AEH 963 Fel reg.nr Husby (landbygd) FZG 244 Fel reg.nr Husby (landbygd) WLY299 VW CADDY LIFE 7 pers x 5 Fröslunda (delvis landsbygd) WMF381 TOYOTA YARIS VERSO x vanliga Yaris =5 Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp WPB066 TOYOTA COROLLA VERSO 7 per x 5 Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp MLP498 TOYOTA RAV x 4 Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp HAE228 TOYOTA PRIUS 2008 x x 5 Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp HKE 969 Fel reg nr Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp XMA958 TOYOTA PRIUS x x 5 Hällby (delvis landsbygd) o Mesta Myrtorp FGP833 TOYOTA PRIUS x x 5 Stora Sundby (landsbygd) GGJ610 TOYOTA PRIUS x x 5 Stora Sundby (landsbygd) WNU675 TOYOTA PRIUS x x 5 Stora Sundby (landsbygd) WOH628 TOYOTA PRIUS x x 5 Stora Sundby (landsbygd) PMY946 VW TOURAN ECOFUEL 5 pers x x 5 Årby och Slagsta TOM677 FORD DNW FOCUS x x 5 Årby och Slagsta UCL638 TOYOTA AVENSIS x 1998=3 2003=5 Årby och Slagsta SRY284 VW TOURAN ECOFUEL x x 5 Öster och Svalan UUU708 VW TOURAN ECOFUEL x x 5 Öster och Svalan DAE701 TOYOTA PRIUS 2006 x x 5 Öster och Svalan DAF854 VW SHARAN 7 pers x ej bedömd Tunafors (till liten del landsbygd) WTT002 TOYOTA AVENSIS x 1998=3 2003=5 Tunafors (till liten del landsbygd) DAA734 VW SHARAN TURBO 7 pers x ej bedömd Tunafors (till liten del landsbygd) XDE688 VW SHARAN TURBO 7 pers x ej bedömd Tunafors (till liten del landsbygd) WMK069 TOYOTA COROLLA VERSO 7 per x 5 Marielund och Centrum FHT774 VW TOURAN ECOFUEL x x 5 Slottsbacken och Munktell FUM545 VW TOURAN 2,0 ECOFUEL 2007 x x 5 Slottsbacken och Munktell TTG314 TOYOTA AVENSIS kombi x 1998=3 2003=5 Skiftinge (delvis landsbygd) TTG228 TOYOTA COROLLA x 2005=5 Skiftinge (delvis landsbygd) WJW083 TOYOTA AVENSIS kombi x 1998=3 2003=5 Skiftinge (delvis landsbygd) ADA183 TOYOTA RAV x 4 Ärla och Kjula ECD745 TOYOTA PRIUS x x 5 Ärla och Kjula FGP800 TOYOTA PRIUS x x 5 Ärla och Kjula FGP831 TOYOTA PRIUS x x 5 Ärla och Kjula PRG239 TOYOTA PRIUS x x 5 Ärla och Kjula UZY324 TOYOTA RAV x 4 Ärla och Kjula WKZ650 TOYOTA AVENSIS VERSO 7 pers x 1998=3 2003=5 Ärla och Kjula MMY688 TOYOTA RAV x 4 Ärla och Kjula XPX266 TOYOTA RAV x 4 Ärla och Kjula Tot: Tot: Medel: Medel: * Fetstil på bedömda årsmil = beräknad efter kostnad drivmedel ** Alla bilar leasas via Nordea finans. 25

26 Bilaga 3 Metod och fördjupning Schemaläggning - planering av tid I Eskilstuna används TES för planering av personalens insatser. TES fördelar personalen enligt schema och lägger ut insatserna (besöken) på personalen utifrån givna förutsättningar men optimerar inte resorna. Andra liknande program finns, bl.a LapsCare, Smith och Magna Cura. Under fliken personal hanteras information som rör personalen. Förutom de uppgifter kring personalens schema och arbetstider som hämtas ifrån Time Care kan ett antal kompetenser läggas in på varje enskild vårdgivare. Exempel på sådana kompetenser är om personen ifråga har körkort, om han/hon har medicindelegation, insulindelegationer, kompetens för sondmatningar etc. Under fliken personal finns även en funktion som kallas vanligaste färdsätt som innebär att man kan ställa in en prioritering på ett av följande alternativ: gång, cykel eller bil. Denna funktion innebär att planeraren anger vid planeringen hur varje specifik person ur personalen transporterar sig till vårdtagarna, men om en tur verkligen sedan genomförs med bil, cykel eller gång styrs inte av schemaläggningssystemet TES och kan inte heller följas upp. Under fliken vårdtagare läggs information kring nycklar, portkoder, vägbeskrivningar etc. in. Grunduppgifterna hämtas från Tekla. Besök skapas inte automatiskt i TES utan planeraren ser vad varje vårdtagare har beviljat i biståndsbeslutet och utifrån det matas information in manuellt i TES. Om det exempelvis står att Kalle Blomqvist har beviljats hjälp med städning och dusch varannan vecka i biståndsbeslutet bestämmer planeraren vilken dag under en 14 dagars period som Kalle ska få duscha. Varje besök baseras på en schablonberäknad tid, dusch beräknas normalt ta 30 minuter och en städning 1 timme. Här anger man även om besöket kräver en eller två personalresurser. När uppgifter om vårdtagare, personal och besök är klart går det att göra en planering, optimal planering eller manuell planering. Resultatet av planeringen skrivs ut i form av ett schema med vårdinsatser och restider (förflyttningar) för respektive personal, se Figur 6. Figur 6: Exempel på hur en planering ser ut i TES. 26