Lean i sjukvård och medicinsk diagnostik för ökat patientvärde.

Transkript

1 1 Lean Laboratoriemedicin rtikel Siemens kundtidning mars 2011 Lean i sjukvård och medicinsk diagnostik för ökat patientvärde.

2 Sjukvårdens dilemma. Sjukvårdens förutsättningar förändras ständigt. Åldrande befolkning ökar kraftigt efterfrågan. Ökad biologisk/biokemisk detaljkunskap öppnar för nya medicinska tillämpningar, som i högre grad fokuserar den enskilde patientens behov. Nya krav och möjligheter blottar samtidigt betydande resursproblem i form av otillräcklig kompetens och finansiering. Sjukvården behöver mobilisera nya arbetssätt och anpassa sin organisation för att bättre utnyttja de begränsade resurserna, öka sin produktivitet och samtidig förbättra kvaliteten i de medicinska åtgärderna. Systemtänk för mervärde. Verksamhetsorganisation för produktivitet och marknadsframgång har varit föremål för ständig utveckling inom industriell verksamhet. I tidigt skede betonades beslutsprocessen och mindre arbetets utförande. ngreppssättet resulterade i en verksamhetskultur baserad på direktiv och kontroll (Command and Control) där beslut och arbete hölls åtskilda. Modern organisationsutveckling betonar i stället vikten av att hålla arbetet och beslutsprocess integrerad i ett angreppssätt som ser verksamheten som ett system av många av varandra beroende variabler. Den i industriellt sammanhang mest omtalade systembaserade verksamhetsformen har utvecklats inom japansk bilindustri och går idag under benämningen Toyota Production System (TPS). Central ledargestalt i utvecklingen av TPS var Taiichi Ohno som utvecklade metoden i nära samarbete med Edward Deming, ansvarig för systemet TQM (Total Quality Management). Framgången i TPS systemet baserar sig på några enkla och tydliga utgångspunkter, 1) metoden är enkelt uttryckt ingenjörskonst for att skapa profit, 2) systemet eftersträvar kortaste tidsintervall mellan utlägg för råvara till ersättning från kund, 3) förbättrar produktionsprocessen kontinuerligt för att leverera bästa kvalitet till lägsta kostnad och 4) mobiliserar all inneboende intelligens i organisationen för att uppnå sina mål sammantaget syftar systemet till optimerad resurshantering för bästa kvalitet motsvarande reellt kundbehov i ett nötskal det sjukvården behöver för att hantera sitt dilemma. Grundpelare i Lean. Systematiken i TPS är idag anpassad till många verksamheter såväl inom produktion som service och administration och går sedan 90-talet allmänt under benämningen Lean. Grundpelarna i Lean är 1) kontinuerligt förbättringsarbete och innovation, 2) respekt för alla medarbetare. Gemensamt syfte knyter samman medarbetarna i organisationen och genererar delaktighet i underhåll och utveckling av organisationens processer. Stor vikt läggs vid förmågan att identifiera de väsentliga förbättringsåtgärderna (The Vital Few) som ger störst förbättringseffekt. Till buds finns en verktygslåda med konkreta arbetsmetoder att använda för olika ändamål. Man bör ändå inse att trots det stora antalet tillgängliga verktyd är sättet att tänka Lean filosofin viktigare än verktygen. vgörande är att skapa ett verifierbart/mätbart värde som motsvarar ett tydligt kundbehov, genererar affärsvärde, utvecklar processens kvalitet och motiverar personalen - motsvarande de klassiska Lean värdedimensionerna kvalitet (Q), kostnad (C), leverans (D) och medarbetarmotivation (M). (Fig 1) Lära genom att göra Tillväxt Konkurrenskraft Kostnadseffektivitet Marginal (profit) Tillfredsställelse Engagemang Glädje Skapa nytt The Vital Few rbeta tillsammans ffärsvärde (Cost) Medarbetarvärde (Motivation) Kundvärde (Delivery) Process kvalitet (Quality) Fantasi Inspiration Intuition Sluta gap Fig 1, Lean arbetssätt () och värdedimensioner () ästa kvalitet Lägsta pris Kortaste leverans Inget slöseri Inga fel Enkelhet 2

3 Lean är Single Unit Processing. Masskonsumtion förutsätter en effektiv massproduktion. Lean produktion baserar sig i stor utsträckning på analys av hur massproduktion på bästa sätt kan optimeras så att resurserna utnyttjas optimalt med god ekonomisk hushållning. Centralt i Lean produktion är hur tiden effektivt utnyttjas och hur icke värdeskapande moment (slöseri) undviks. Klassisk massproduktion baserar sig i regel på serieförfarande (produktion i batch) och producerar till lager för senare konsumtion. Lean produktion fokuserar enskild produkt (Single Unit Processing) i integrerade cellbaserade processer utförda av multifunktionella team och producerar endast i relation till efterfrågan. Lean produktion är därför resurssnål, undviker onödigt, gör rätt från början, motsvarar ett identifierat kundhov och mobiliserar snabbt produktionskapacitet för varierande behov - allt användbart för design av effektiv Single Patient Processing inom sjukvården. Den kraftigt expanderande biologiska kunskapen omfattande genom, proteom, matabolom, mikrobiom och farmakokinetik utvecklar även ett individuellt patentfokus (personalized medicine), motsvararnde väl satsning på individuell processning inom sjukvården. Servicefunktionerna inom medicinsk diagnostik behöver utformas så att de stöder satsning på individuella patientflöden. Särskild utvecklingssatsning bör göras för att konvertera traditionella tidsödande manuella batchprocesser inom verksamheter som bakteriologi, histopatologi, molekylärbiologi till kontrollerad, automatiserad flödesorienterad Single Unit Processing. Processintegration för optimerade flöden. En process kan vara komplicerad och sammansatt av ett flertal på varandra följande moment inbegripet stödjande biprocesser. Systemtänket i Lean utgår ifrån ett helhetsgrepp (The ig Picture) och hanterar den sammantagna processen, dess delar och intressenter för att systematiskt eliminera allt onödigt och förbättra det totala värdeflödet. Förbättringsaktiviteterna är kontinuerliga, utförs ständigt, i alla delar av processen och av alla inblandade. Ett Lean värdeflöde omfattar design av struktur, minimering av väntetider, tekniklösningar för värdeskapande automation och processtödjande IT funktioner. Sjukvårdens processstruktur är särskilt komplicerad och kräver omsorgsfull design av enskilda processer, organisation av team insatser, IT baserade stödfunktioner för sammantaget värdeflöde och ökad kvalitet i relationen mellan patient och läkare. Servicefunktionerna skall integreras att stödja medicinsk excellence och patientsäkerhet Service processer Radiologi Fysiologi Labmedicin Nukleinsyror Vävnader Odlingar iologiska vätskor Integrerat provflöde Delade funktioner End to End värdeflöde IT Support processer HIS/EPJ/oS IT Support processer RIS/PCS/LIS/Middlewares Molekylärbiologiprocess Histopatologi-, Cytologiprocess akteriologiprocess Parallella processer Primär automationsprocess Sekundär process Tertiär process Skickeprover Harmoniserade värdeflöden Single Unit Processing Fig 2, Lean processintegration för flöde () och integrerad laboratoriemedicin () genom leveranser som är korrekta, snabba, koordinerade och reproducerbara för sammantagen finansiell operationell excellence. Processdesign och kontinuerliga förbättringsinitiativ skall alltid vara baserade på medarbetarnas delaktighet, stimulera till kreativitet och vara en källa till kontinuerligt lärande (Fig 2) Lean transformering. TPS systemet är resultatet av en lång utveckling, som fortfarande pågår understödd av nya tekniska möjligheter och innovation. I grunden är Lean en ständigt lärande process som bygger på medarbetarnas ständiga delaktighet, egen kreativitet och Process kontroll Integrerad Information Lean IT 3 Patient flöde P O C T POCT = Point Of Care Testing

4 lust/motivation till förbättring. I många företag och organisationer är en Lean implementering krävande genom att utmana traditionella beslutsprocesser, inneboende rädsla för förändring och medarbetarinitierad förbättring. En Lean transformering utmanar ofta rådande kultur och beteendemönster, som särskilt berör organisationens ledning, dess relation till medarbetare och behovet av förändring. Ledningens främsta uppgift är att utforma vision, mål och strategier som delas med organisationen (Strategy Deployment), medarbetarna mobiliseras i självgående Lean Teams för ständiga förbättringar motiverade av sin närmsta chef (first line manager), som aktivt och kunnigt stödjer och deltar i förbättringsarbetet. egreppet Go to Gemba *) to see är centralt för ledningen av en Lean organisation och betyder förmåga att direkt i verksamheten se problemen och delta i deras lösning. Lean kvalifikationer i förbättringsarbetet tillhandahålls av tränade Lean facilitatorer. rbetssättet skall alltid vara faktabaserat och följa ett strukturerat Plan, Do, Check, ct (PDC) vetenskapligt mönster. vgörande för framgångsrik Lean transformering och bestående Lean kultur är ledningsteamets tilltro och obrutna stöd för metoden. *) Gemba = arbetsplats Lean initiativ i svensk sjukvård. I ett globalt perspektiv gör nu Lean sitt intåg i många sjukvårdsorganisationer. Trenden är särskilt påtaglig inom amerikansk sjukvård och tydlig även inom sjukvården i England (NHS). Lean institut såsom Lean Enterprise Institute (LEI, US), Lean Enterprise cademy (LE, UK), Kaizen Institute (globalt) och Lean Forum (Sverige) satsar nu på att stödja Lean transformeringar inom sjukvården. Svensk sjukvård har en uppmärksammad förelöpare i Capio StGörans sjukhus, som sedan 2005 satsat på Lean värdeflödesdesign, kontinuerliga förbättringar och ständigt lärande. Sjukvården i Lund har påvisat betydande resultat genom flertalet Lean projekt liksom tillämpningen av Lean inspirerad mikrosystemmetodik inom sjukvården i Jönköping. Satsningar på Lean och flödesutveckling sprider sig nu till andra vårdorganisationer såsom sjukvården i Skaraborg, Karolinska Universitetssjukhuset och sjukvården i Gävleborg. ktivt Lean arbete inom sjukvården avslöjar omgående tidstjuvar bland sina servicefunktioner, vilket föranleder organisationerna för radiologi, fysiologi, laboratoriemedicin och i synnerhet IT att ansluta sig till det systematiska Lean arbetet. Sådana initiativ kan redan ses inom service organisationer såsom Unilabs, medicinsk diagnostik landstinget Jönköping och laboratoriemedicin Norrbotten. Organisationerna observerar förbättringspotentialen i Lean, initierar Lean transformation som berör ledarskap, medarbetare, arbetsmetoder och utbildar kvalificerade Lean facilitatorer (Lean Change gents) för att driva initiativet. Lean arbetssätt integreras även i kvalitetsledningssystem för att komplettera etablerade ackrediteringsrutiner med stabil kultur för kontinuerliga kvalitets-förbättringar. Sjukvårdens expanderade värdeflöde. Sjukvården kan sägas lida av ett systemfel genom att inte förmå knyta samman sina många funktioner i ett effektivt helhetsgrepp. Tendensen att hantera enskilda delar i helhetsprocessen för sig - stuprörssyndromet - leder till betydande suboptimeringar och sammantaget resursslöseri. Lean mobiliserar metod för att hantera processkomplexitet i ett helhetsgrepp men kräver för att rätt tillämpas insikts- Patient etalare Lyssna på kundens röst Leverantör sjukvård Service funktioner Tillfredsställa kundens behov Industri Fig 3, Lean i expanderat värdeflöde () och för tillväxt () Tillväxt Förbättrad profit Fler kunder ättre produkter Effektivare processer Reducerat slöseri fullt och dedicerat engagemang från sjukvårdsadministratörer, politiker och ledningsfunktioner. etraktas sjukvårdens värdeflöde i ett expanderat perspektiv berörs alla interna Omsättning och marginal Lean Kundnöjdhet 4

5 kund/leverantörsrelationer från sjukvårdrelaterade industrier, servicefunktioner, leverantörer av sjukvård till tredje parts betalare och patienterna som sjukvårdkonsumenter. Lean systemtänk är en utpräglad tillväxtfilosofi förmöget att leverera betydande värde om metoden observeras och tillämpas av alla i ett End to End värdeflöde. Lean är därmed särskilt väl ägnad att förbättra sjukvårdens patientflöden och sammantagna prestationsförmåga. (Fig 3) Siemens - ett Lean företag för Lean i sjukvården. Siemens är involverat i industriell verksamhet, inom energisektorn och sjukvården. Siemens etablerar aktiv Lean kultur i alla sina verksamhet Siemens Production System (SPS) - med särskilt fokus på Lean innovation för bättre resurshantering och klimat-/miljösmarta lösningar (Lean and Green). Inom sjukvården satsar Siemens på design av sjukvårdens processer, inbegripet stödfunktioner såsom radiologi, fysiologi och laboratoriemedicin med särskild tyngdpunkt i integrerande och processtödjande IT lösningar. Inom medicinsk diagnostik prioriteras processintegration, utveckling och konsolidering av analytiska metoder, integrerad automation, IT processtöd och integrerad informationshantering. Genom sina sammantagna satsningar är Siemens en proaktiv partner i utvecklingen av Lean sjukvård och servicefunktioner för ökat patientvärde och bättre resurshantering. Tom M Pettersson, klinisk biokemist, Dr Med Vet Lean facilitator, Siemens HCS associerad 5