PROTOKOLL FÖRT VID STOCKBY VÄGFÖRENINGS ÅRSMÖTE MÅNDAGEN DEN 4 NOVEMBER 2013, KL I STENHAMRA FÖRSAMLINGSGÅRD

Transkript

1 STOCKBY VÄGFÖRENING PROTOKOLL FÖRT VID STOCKBY VÄGFÖRENINGS ÅRSMÖTE MÅNDAGEN DEN 4 NOVEMBER 2013, KL I STENHAMRA FÖRSAMLINGSGÅRD 1 Mötets öppnande och val av mötesordförande Vägföreningens ordförande Thomas Sjökvist hälsade de 30 närvarande medlemmarna välkomna och förklarade årsmötet öppnat. Elisabeth Palm valdes till ordförande för årsmötet. 2 Val av sekreterare för årsmötet Håkan Brännlund valdes till mötessekreterare. 3 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Jean Bergström och Wilhelm Boije valdes till protokolljusterare tillika rösträknare. 4 Godkännande av dagordning Mötet beslutade att godkänna utsänt förslag till dagordning med tillägget att även balansräkningen behandlas under 7. 5 Fråga om kallelsen skett i stadgeenlig ordning Kallelse hade utsänts vecka 36 till samtliga medlemmar samt annonserats på föreningens hemsida. Mötet fastställde att kallelse skett i stadgeenlig ordning. 6 Fastställande av röstlängd Årsmötet beslutade att röstning ska ske genom i första hand acklamation, i andra hand genom handuppräckning med en röst per fastighet. Röstlängd fanns framlagd vid mötestillfället. Röstlängden fastställdes av mötet. Inga fullmakter lämnades. 7 Verksamhetsberättelsen och resultaträkning Verksamhetsberättelsen samt resultat- och balansräkning med noter har funnits tillgängliga på föreningens hemsida och har även lagts ut på biblioteket i Stenhamra. Mötesordförande Elisabeth Palm föredrog kortfattat innehållet under respektive rubrik i verksamhetsberättelsen. Inga frågor ställdes avseende föreningens verksamhetsberättelse. Lennart Gutå (vf Kassör) redogjorde i korthet för föreningens resultaträkning. Resultatet efter bokslutsdispositioner för verksamhetsåret uppgick till kr (överskott). Det stora överskottet förklaras av styrelsens beslut att endast utföra akuta åtgärder i vägunderhållet för att på så sätt öka det egna kapitalet inför den föreslagna reinvesteringen i belysningsanläggningen. Lennart Gutå redogjorde därefter i korthet för föreningens balansräkning. Han redogjorde speciellt för hur föreningens tillgångar förvaltas sker genom räntebärande fonder och sparkonton. Mötet beslutade därefter att godkänna verksamhetsberättelsen, vilken lades till handlingarna. 8 Revisionsberättelse, fastställande av resultat- och balansräkning verksamhetsåret Föreningens revisor Gunilla Jerlinger läste upp revisionsberättelsen. I revisionsberättelsen tillstyrker revisorerna ansvarsfrihet för styrelsen. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. 1

2 Resultat- och balansräkning godkändes och fastställdes därefter av mötet samt lades till handlingarna. 9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret beviljades enhälligt av mötet. 10 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna Motion gällande Tryggare trafikmiljö för gångtrafikanter och cyklister, insänd av Johan Lindberg. Motionären föreslår styrelsen att att en yta för gång-och cykeltrafikanter målas upp på Vallviksvägen mellan korsningarna Gnejsvägen och Uppgårdsvägen. I det yttrande som förberetts av styrelsen framhölls att ansvaret för att genomföra åtgärder på de områden motionen avser, vilar i allt väsentligt på Ekerö kommun. Stockby vägförening avser därför att överlämna motionen till kommunförvaltningen. Mötet biföll styrelsens förslag till beslut. 11 Granskning och fastställande av styrelsens förslag till: a.åtgärdsprogram för 2012/2013 Styrelsens förslag till åtgärdsplan för det kommande året har funnits tillgänglig på föreningens hemsida och har även funnits utlagd på biblioteket i Stenhamra. Ordföranden inledde med att meddelat mötet ett separat ställningstagande skulle fattas avseende styrelsens begäran om ett mandat att ta upp ett lån om maximalt 2 Mkr för finansiering av den planerade reinvesteringen i belysningsanläggningen. Ordföranden lämnade därefter ordet fritt för frågor. Mötesdeltagare: Hur skall lånet finansieras? Thomas Sjökvist (Ordf. SVF): Upphandlingen av den nya belysningsanläggningen görs gemensamt med Närlunda Vägförening i syfte att kunna pressa priserna och därmed minska lånekostnaden. Dessutom kommer underhållskostnaden att minska eftersom en garanti mot fel kommer att gälla under de fem första åren. Håkan Brännlund (Sekr, SVF): Eftersom nuvarande kvicksilverlampor kommer att ersättas av LED-lampor kommer också kostnaden för el att minska avsevärt. Mötet hade inga ytterligare frågor gällande styrelsens förslag till åtgärdsplan för 2013/2014. Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till en låneram om maximalt 2 Mkr Mötet beslutade godkänna styrelsens förslag Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till åtgärdsplan för 2013/2014. Mötet beslutade godkänna styrelsens förslag. b. Arvoden till styrelse, revisorer och valberedning Lennart Gutå presenterade styrelsens förslag till arvoden för styrelse med suppleanter, revisorer och valberedning. Förslaget innebär en generell höjning av det fasta arvodet på 2%. Ordföranden lämnade ordet fritt för frågor. Mötesdeltagare: Hur arvoderas de olika styrelseledamöterna? Lennart Gutå (Kassör SVF): En precisering av de olika arvodena föreslås biläggas till mötesprotokollet. Mötet godtog kassörens svar och hade inga ytterligare frågor gällande styrelsens förslag till arvoden för 2013/2014. Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till arvoden för 2013/2014. Mötet beslutade godkänna styrelsens förslag. 2

3 c. Utgifts- och inkomststat för Styrelsens förslag till årsbudget för det kommande året har funnits tillgänglig på föreningens hemsida och har även lagts ut på biblioteket i Stenhamra. Ordföranden gav mötet tillfälle att läsa igenom förslag till budget. Ordföranden lämnade ordet fritt för frågor. Mötesdeltagare: Kommer reinvesteringen att bokföras med avskrivningar? Lennart Gutå (Kassör SVF):Avskrivningar har hittills inte tillämpats i föreningens bokföring och avskrivningar har heller inte planerats att tillämpas på den nu aktuella reinvesteringen. Mötet hade inga ytterligare frågor gällande styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat för 2013/2014. Mötet ombads därefter att ta ställning till styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat verksamhetsåret Mötet godkände styrelsens förslag. d. Vägavgift Vägavgifter grundas på andelstal som beslutats av lantmäteriet. Styrelsens förslag till avgift för verksamhetsåret 2013/2014 är oförändrad 256 kr/andel. Ordföranden lämnade ordet fritt för frågor. Mötet hade inga frågor gällande styrelsens förslag till vägavgift för 2013/2014. Mötet ombads att ta ställning till styrelsens förslag till vägavgift för 2013/2014. Mötet godkände styrelsens förslag. 12 Sista betalningsdag för vägavgifter samt meddelande om när protokoll och debiteringslängd finns tillgängliga för granskning Vägavgiftsavier sänds ut i november med sista betalningsdatum Debiteringslängd fanns framlagd vid mötet. Protokoll anslås på föreningens hemsida , Debiteringslängd förvaras efter mötet hos föreningens kassör. Mötet beslutade att godkänna föreslaget betalningsdatum. 13 Val av ledamöter & suppleanter till styrelsen Valberedningens förslag presenterades av valberedningens representant Anders Larsson och mötesordförande Elisabeth Palm. Till kvarstående och nya ledamöter och suppleanter i styrelsen i Stockby Vägförening föreslogs: Thomas Sjökvist ledamot Omval - mandattiden utgår 2015 Kjell Nilsson ledamot Kvarstår - mandattiden utgår 2014 Håkan Brännlund ledamot Omval - mandattiden utgår 2015 Lennart Gutå ledamot Kvarstår - mandattiden utgår 2014 Klas Lindberg ledamot Omval - mandattiden utgår 2015 Bertil Hagberg suppleant Omval - mandattiden utgår 2015 Ingvar Hjärtsjö suppleant Kvarstår mandattiden utgår 2014 Seppo Jonsson suppleant Omval mandattiden utgår 2015 Anders Larsson suppleant Kvarstår mandattiden utgår 2014 Mötet biföll valberedningens förslag. 3

4 14 Val av ordförande för ett år Valberedningen föreslog Thomas Sjökvist som styrelsens ordförande för verksamhetsåret 2013/2014. Mötet biföll valberedningens förslag. 15 Val av revisor och revisorssuppleant Till revisorer och revisorssuppleanter föreslog valberedningen: Lars Eklund revisor Kvarstår mandattid utgår 2014 Gunilla Jerlinger revisor Omval mandattid utgår 2015 Elisabeth Palm revisorssuppleant Omval mandattid utgår 2015 Stefan Poulsen revisorssuppleant Kvarstår mandattid utgår 2014 Mötet biföll valberedningens förslag. 16 Val av valberedning Valberedningen inför årets stämma har utgjorts av Nils-Erik Häggberg och Markel Valverde. Till valberedning inför nästa årsstämma föreslogs omval av Markel Valverde och Nils-Erik Häggberg tillika sammankallande. Mötet biföll detta förslag. 17 Övriga frågor ( av ej beslutskaraktär samt i allmänintresse) En mötesdeltagare, boende vid Penselgränd, anmälde problem med att det vintertid placeras ett snöupplag på vändplanen vid Penselgränd. Detta snöupplag blockerar dagavloppet med påföljd när våren kommer och snön smälter så bildas det en stor sjö på vändplanen. Vägföreningens ordförande svarade att entreprenören som sköter snöröjningen ska uppmärksammas på dagvattenbrunnens placering för att undvika att den blockeras. Mötesdeltagaren var nöjd med detta besked. En mötesdeltagare, boende på Vetevägen, efterlyste besked från vägföreningens styrelse skötseln av de planteringar som finns anlagda längs gångvägarna inom Eknäsområdet. Kjell Nilsson, styrelsens grönområdesanvarige, föreslog en gemensam inspektion av de aktuella planteringarna. Mötesdeltagaren var nöjd med detta besked. En mötesdeltagare, boende på Silvavägen, efterlyste farthinder för att dämpa de alltför höga hastigheterna på Silvavägen. Vägföreningens ordförande svarade att hastighetsövervakning är en polisiär angelägenhet men att som en första åtgärd kan de boende på Silvavägen kontakta kommunen som kan låna ut utrustning för hastighetsmätning. Mötesdeltagaren var nöjd med detta besked. En sista fråga ställdes av en mötesdeltagare som undrade vad som händer med Båthamnsvägen. Vägföreningens ordförande svarade att styrelsen för en dialog med kommunen om ansvaret för denna väg. Stockby vägförenings styrelse anser att kommunen måste vara delaktig i ett renoveringsprojekt för vägen eftersom kostnaderna beräknas bli väldigt stora. 18 Meddelande om protokollsjustering Protokollet från dagens årsmöte justeras hos mötessekreteraren Håkan Brännlund, Ramvägen 10, söndagen den 17/11 kl 19: Mötet avslutas Mötesordföranden tackade de närvarande för visat intresse. Därefter tackade Thomas Sjökvist mötesordföranden för ett gott ledande av årsmötet samt styrelsen för ett gott utfört arbete under det gångna året och önskade den nya styrelsen lycka till under det kommande året. Därefter förklarades årsmötet avslutat. 4

5 Vid protokollet Mötesordförande Håkan Brännlund Elisabeth Palm Protokolljusterare Jean Bergström Wilhelm Boije 5

6 Bilaga Personalbudget 2013/2014 Generell uppräkning Generell uppräkning 2 procent arvoden styrelse, valberedning och revisorer 4 procent uppräkning av timersättning Funktion Befattning/ Belopp 11/12 Belopp 12/13 Ansvarsområde Styrelse Ordförande v Ordförande Kassör Sekreterare Vägmästare Belysning Grönområden Totalt styrelse Suppleanter 12/ kr/möte vid närvaro (Max kostnad 40* 612 = 13/ kr/möte vid närvaro (Max kostnad 40* 624 = kr kr Revisorer 12/13 Årsarvode 13/14 Årsarvode kr kr Valberedning 12/13 Årsarvode 13/14 Årsarvode kr kr Övrig timersättning till styrelseledamöter, suppleanter, som deltar i extra arbetsuppgifter utöver ordinarie tjänst 12/ kr 13/ kr Behov 12/ timmar à 240 kr Behov 13/ timmar à 250 kr kr kr Total ersättning samtliga funktioner 2012/ / kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Total ersättning inkl 25 % sociala avgifter: kr kr 6 Procentuell höjning av personalkostnader inkl sociala avgifter 2,5 % från föregående år.