PROTOKOLL FÖRT VID STOCKBY VÄGFÖRENINGS ÅRSMÖTE ONSDAGEN DEN 29 OKTOBER 2003, KL I STENHAMRASKOLAN, STENHAMRA

Transkript

1 PROTOKOLL FÖRT VID STOCKBY VÄGFÖRENINGS ÅRSMÖTE ONSDAGEN DEN 29 OKTOBER 2003, KL I STENHAMRASKOLAN, STENHAMRA 1 Mötets öppnande och val av mötesordförande Vägföreningens ordförande Thomas Sjökvist hälsade de 31 närvarande medlemmarna välkomna och förklarade årsmötet öppnat. Ulric Andersen valdes till ordförande för årsmötet. 2 Val av sekreterare för årsmötet Håkan Brännlund valdes till mötessekreterare. 3 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Gustaf Axelsson och Ingvar Hjärtsjö valdes till protokolljusterare tillika rösträknare. 4 Godkännande av dagordning Mötet beslutade att godkänna utsänt förslag till dagordning. 5 Fråga om kallelsen skett i stadgeenlig ordning Kallelse hade utsänts vecka 41 till samtliga medlemmar, annonserats i Mälaröarnas Nyheter samt uppsatts på anslagstavlor. Mötet fastställde att kallelse skett i stadgeenlig ordning. 6 Fastställande av röstlängd Årsmötet beslutade att röstning ska ske genom i första hand acklamation, i andra hand genom handuppräckning med en röst per fastighet. Röstlängd fanns framlagd vid mötestillfället. Röstlängden fastställdes av mötet. Inga fullmakter lämnades. 7 Verksamhetsberättelsen och resultat- och balansräkning för verksamhetsåret Verksamhetsberättelsen samt resultat- och balansräkning hade sänts ut tillsammans med kallelse. Efter en kort redogörelse av Thomas Sjökvist för respektive verksamhet ställde mötet frågor. Administration Lennart Sandberg Vad är andledningen till att den pågående förrättningen ännu inte är klar? Fördröjningen av den pågående förrättningen beror på lantmäteriet som, trots upprepade påstötningar från SVF s styrelse, ännu inte slutfört sitt arbete. Information Gustaf Axelsson Har vägföreningen någon statistik över antalet besökare på föreningens hemsida? Håkan Brännlund ( Webmaster) Föreningen har under en period under det gångna året mätt antalet besökare på hemsidan som i medeltal var ca. 1 träff per dag. Vägunderhåll Lennart Sandberg Framförde att han tyckte att vintervägunderhållet skötts väldigt bra det gångna året. Mats Hagelberg Varför har en bom satts upp vid Skogsvägens IP? Vägbommen har satts upp efter att områdets småbarnsföräldrar påpekat behovet att skydda barnen när de befinner sig på idrottsplatsen.

2 Under vinterhalvåret blir vi, som bor nära upplagsplatsen vid båthamnen, väckta tidiga mornar när traktorerna kommer och hämtar sand för att sanda vägarna. Ur störningssynpunkt skulle gamla reningsverket utgöra en bättre upplagsplats för sanden. Styrelsen ska utreda ifall det går att hitta en bättre upplagsplats för vägsanden. Bo Wiklander Hur får man tillgång till Vägloggen? Vägloggen är ett arbetsdokument som finns tillgänglig hos styrelsen. Föreningens medlemmar kan kontakta någon i styrelsen för att ta del av informationen in Vägloggen. Mötet uppmanade styrelsen att hitta lämpliga former för att via föreningens hemsida sprida information till medlemmarna om styrelsens arbete inklusive aktuellt innehåll i Vägloggen. Belysning Elisabeth Palm Framförde att belysningen inom vägföreningens område sköts bra! Grönområden Lennart Sandberg Bytet av entreprenör för skötsel av grönområden har medfört problem under året. Speciellt har klippningen av dikeskanter fungerat dåligt med följd att vegetationen påverkat trafiksäkerheten i området. Det är viktigt att gräsytorna är klippta och snygga vid midsommar eftersom det är många som utnyttjar ytorna vid denna tid. Det har varit problem med att exakt dra upp gränserna för de områden som ska skötas av Stockby vägförening. Till nästa säsong ska kartmaterialet uppdateras och entreprenören kommer att vidtalas om föreningens krav på utförandet av klippningen. Mats Hagelberg Klippningen av grönytorna vid Skogsvägen har fungerat dåligt under året. Eftersom marken ifråga ägs av kommunen borde det också vara kommunens ansvar att svara för skötseln. Hur kan kommunen påtvinga vägföreningen att svara för skötseln av kommunens mark?. Kommunen stödjer sig på lantmäteriförrättningen om enskilt huvudmannaskap när man överlåter skötsel av grönområden på vägföreningen. Årsmötet uppmanade styrelsen att hos lantmäteriet efterfråga vilket lagrum som medger denna ordning för fördelning av skötselansvar av grönområden inom Stockby Vägförenings båtnadsområde. Mötet ombads att ta ställning till ett godkännande av dittills lämnade redogörelser för föreningens verksamhet. Mötet godkände redogörelserna och dessa lades till handlingarna. Ekonomi Leif Johansson (vf kassör) Kassören redogjorde i korthet för den utsända redovisningen av föreningens resultaträkning. Kostnaden för snöröjning under den senaste vintern var 236 tkr. Reservering av 250 tkr hade gjorts för kommande vägprojekt. Årets resultat är i balans enligt budget. Ordet är fritt för frågor om resultaträkningen. Bo Wiklander Arvoden till styrelsen har ökat påtagligt från tidigare år. Varför? Leif Johansson (vf kassör) Eftersom styrelsens arvoden släpade efter beslutade årsmötet 2002 om en höjning av arvodet. Därefter redogjorde kassören för föreningens balansräkning och dess olika konton. Han kommenterade även de 5 olika fotnoterna till balansräkningen. Sida 2

3 Ordet är fritt för frågor om balansräkningen. Elisabeth Palm Kostnaderna för lantmäteriförrättningen var 198 tkr trots att denna ännu inte är avslutad. Leif Johansson (vf kassör) De kostnader som föreningen hittills har haft i samband med förrättningen utgörs av kostnader för arbete att ta fram nödvändigt grundmaterial inför förrättningsbeslutet. För återstående arbete har reserverats 63 tkr. 8 Revisionsberättelse, fastställande av resultat- och balansräkning verksamhetsåret Revisorn Lars Eklund läste upp revisionsberättelsen. Han tillstyrkte ansvarsfrihet för styrelsen. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. Resultat- och balansräkning godkändes och fastställdes av mötet samt lades till handlingarna. 9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret beviljades enhälligt av mötet. 10 Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna Inga framställningar från styrelsen fanns. Inte heller hade några motioner från medlemmarna inkommit. 11 Granskning och fastställande av styrelsens förslag till: a. Åtgärdsprogram för 2003/2004 Styrelsens förslag till åtgärdsplan för det kommande året hade skickats ut till alla medlemmar. Administration redogjorde övergripande för styrelsens planerade åtgärder; Fortsatt samarbete med Närlunda vägförening Slutförande av förrättningsarbete Planering och genomförande av budgeterade åtgärder Ordförande lämnade ordet fritt för frågor. Vilka fördelar anser styrelsen har uppnåtts genom samarbetet med Närlunda vägförening? Samarbetet har lett till besparingar i samband med upphandlingar. Vidare har det varit en fördel att kunna agera samordnat i kontakter med kommunen i olika frågor. Mötet ombads att ta ställning till styrelsens förslag till administrativa åtgärder. Mötet godkände styrelsens förslag. Vägunderhåll Thomas Sjökvist (vf. vägansvarig) redogjorde för pågående och planerade åtgärder. Förberedande åtgärder inför vintersäsongen kommer att ske enligt normala rutiner. Snöröjning och sandning kommer att utföras av entreprenör enligt gällande avropsavtal. Toppning av ett antal utvalda vägavsnitt kommer att ske under sommarhalvåret. Projektering för åtgärd av Båthamnsvägen kommer också att genomföras. Går det att påskynda arbetet med Båthamnsvägen så att åtgärderna är genomförda senast under juni månad 2004? Thomas Sjökvist (vf vägansvarig.) Den nyligen avslutade konsultrapporten har föreslagit åtgärder på olika kostnadsnivåer. Styrelsen önskar att i dialog med de boende inom området besluta och ta fram en plan för de åtgärder som ska genomföras. Lennart Gutå Båthamnsvägen är en bidragsberättigad väg och föreningen bör därför ansöka om bidrag hos vägverket. Thomas Sjökvist (vf vägansvarig.) Styrelsen kommer att lämna in ansökning om bidrag för reparation av Båthamnsvägen. Sida 3

4 Föreningen bör även undersöka om det finns möjlighet att få EU-bidrag för reparation av Båthamnsvägen. Mötet ombads att ta ställning till styrelsens förslag till åtgärdsplan vad gällde underhåll av vägar. Mötet godkände styrelsens förslag. b. Arvoden till styrelse, revisorer och valberedning Leif Johansson (vf kassör) presenterade styrelsens förslag till arvoden för styrelse, revisorer och valberedning. Förslaget innebär en generell höjning motsvarande 5 %. Framförde att valberedningens arbete behöver uppvärderas och yrkade därför på att valberedningens arvode skulle utgå med ca. 150 kr/timme netto. Arbetsinsatsen uppskattades till ca. 20 timmar per person i valberedningen. Ingvar Hjärtsjö Ställde ett kompromissförslag till vilket ett flertal talare anslöt sig - som innebär att nuvarande utgående arvoden höjs med 5 % enligt styrelsens förslag men att fördelas av styrelsen med särskild hänsyn till att valberedningens viktiga arbete ska ges en skälig ersättning enligt samma riktlinjer som tillämpas för projektuppdrag. Mötet ombads att ta ställning till Lundströms respektive Hjärtsjös yrkande gällande arvoden. Mötet beslutade i enlighet med Ingvar Hjärtsjös förslag. c. Utgifts- och inkomststat för Leif Johansson (vf kassör) förklarade bakgrunden till budgeterade kostnader och intäkter. Förslaget kunde ses på sista sidan i utsänt material. Mötet ombads ta ställning till styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat verksamhetsåret Mötet godkände styrelsens förslag. d. Vägavgift & fondering för lantmäterikostnad Vägavgifter grundas på gällande taxeringsvärden Debiteringslängd fanns framlagd vid mötet. Avgiften motsvarar 1:40 kr/ 1000-tal i taxeringsvärde. Ordet lämnas fritt för frågor. Bo Röstberg På vilken grund kopplas föreningens nuvarande debitering av vägavgift till fastigheternas taxeringsvärden? Ingvar Hjärtsjö Är den nuvarande debiteringsordningen fortfarande laglig? Den nuvarande debiteringen grundar sig på ett tidigare beslut fattat av lantmäteriet som innebar att föreningens utdebitering skulle ske i förhållande till fastigheternas taxeringsvärden. När den pågående förrättningen är klar kommer utdebitering att ske med hänsyn till respektive fastighets beräknade nyttjande av föreningens vägar. Mötet ombads ta ställning till styrelsens förslag till vägavgift. Mötet godkände styrelsens förslag. Sida 4

5 e. Fastställande av nya stadgar Föreningens förslag till nya stadgar behandlades och godkändes av årsmötet Stadgarna ska fastställas vid ytterligare ett medlemsmöte, dvs. dagens möte. Mötet ombads ta ställning till styrelsens förslag att fastställa föreningens nya stadgar. Mötet beslutade att bifalla förslaget. 12 Sista betalningsdag för vägavgifter samt meddelande om när protokoll och debiteringslängd finns tillgängliga för granskning Vägavgiftsavier sänds ut i november med sista betalningsdatum Om avgiften ej betalas till detta datum sänds en påminnelse ut. Inkommer ej betalning trots detta, lämnas ärendet till inkasso. Debiteringslängd fanns framlagd vid mötet. Protokoll justeras och sänds därefter ut till samtliga medlemmar. Debiteringslängd förvaras efter mötet hos föreningens ordförande. Mötet beslutade att godkänna föreslaget betalningsdatum avseende vägavgifter. 13 Val av ledamöter & suppleanter till styrelsen Valberedningens förslag presenterades av valberedningens representant Lennart Gutå. Till kvarsittande och nya ledamöter och suppleanter i styrelsen i Stockby Vägförening föreslogs: Thomas Sjökvist ledamot Omval 2år mandattiden utgår 2005 Leif Johansson ledamot Mandattiden utgår 2004 Anders Larsson ledamot Mandattiden utgår 2004 Kjell Nilsson ledamot Nyval 2 år mandattiden utgår 2005 Håkan Brännlund ledamot Nyval 2 år mandattiden utgår 2005 Bertil Hagberg suppleant Nyval 2 år mandattiden utgår 2005 Ann-Britt Miljateig suppleant Nyval 1 år (fyllnadsval efter Håkan Brännlund) mandattiden utgår 2005 Sam Lönnroth suppleant Mandattiden utgår 2004 Kenneth Andersson suppleant Nyval 2 år mandattiden utgår 2005 Mötet biföll valberedningens förslag. 14 Val av ordförande för ett år Valberedningen föreslog Thomas Sjökvist som styrelsens ordförande för det kommande verksamhetsåret. Mötet biföll valberedningens förslag. 15 Val av revisorer och revisorssuppleanter Till revisorer och revisorssuppleanter föreslog valberedningen : Lars Eklund ledamot Kvarstår mandattid utgår 2004 Gunilla Jerlinger ledamot Omval mandattid utgår 2005 Ulla-Britt Wislöff suppleant Kvarstår mandattid utgår 2004 Elisabeth Palm suppleant Omval mandattid utgår Utseende av valberedning Avgående valberedning avstod från att föreslå kandidater till en ny valberedning. Mötet ombedes föreslå kandidater till en valberedning. Lennart Gutå (sammankallande) och föreslogs omväljas som valberedning för verksamhetsåret 2003/2004. Mötet biföll förslaget till valberedning. Sida 5

6 17 Övriga frågor ( av ej beslutskaraktär samt i allmänintresse) Ulla-Beth Härtsjö Är det tillåtet att ställa upp fordon på vägföreningens mark? Det saknas också en infartsparkering för de som önskar kunna ta bussen in till stan men som har långt till närmaste busshållplats. Styrelsen för en diskussion med kommunen i frågan, där syftet är att få till stånd en trafikövervakning som medger flyttning av uppställda fordon. Frågan om infartsparkering är ett ärende att tillställa kommunstyrelsen i Ekerö. Vem ansvarar för lekplatserna inom Stockby Vägförenings båtnadsområde? Anders Larsson (v.ordf. vägföreningen) Lantmäteriet anger tydligt att lekplatserna är kommunens ansvar. Båthamnsvägen används för uppställning av stora långtradarsläp. Kan detta förhindras? En möjlighet är att sätta ner totalvikten för vägen. Styrelsen undersöker frågan. Ingvar Härtsjö Vägbulorna på Alviksvägen är utformade på sådant sätt att de förstör bilar. Vägen ifråga planeras att åtgärdas inom något år och då kommer även felaktigt utformade vägbulor att kunna åtgärdas. 18 Meddelande om protokolljustering Protokollet från dagens årsmöte justeras hos mötessekreteraren Håkan Brännlund, Ramvägen 10, torsdagen den 13/11 kl Mötet avslutas Mötesordförande Ulric Andersen tackade den avgående styrelsen för ett gott utfört arbete under det gångna året. Han önskade även den nya styrelsen lycka till under det kommande året. Därefter tackade mötesordföranden de närvarande för visat intresse och förklarade årsmötet avslutat. Vid protokollet Mötesordförande Håkan Brännlund Ulric Andersen Protokolljusterare Gustaf Axelsson Ingvar Hjärtsjö Sida 6