Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Äldrenämnden och Nestor FoU-center Dokumenthanteringsplan för äldrenämnden. Antagen , 72

2 1 Inledning Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. (3 arkivlagen) Enligt Arkivreglemente för Haninge kommun, ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att kommunarkivet, benämnt Haningearkivet, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar har levererats till Haningearkivet övergår ansvaret för arkivvård och hantering till arkivmyndigheten. Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska gallras jämte gallringsfrister. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om och i så fall när handlingarna ska levereras till Haningearkivet. Dokumenthanteringsplanen är en allmän handling och ger kommunens invånare insyn i vilka handlingstyper som förekommer inom kommunen. Begrepp i dokumenthanteringsplanen Handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen). En handling kan t.ex. vara e-postmeddelande, pappersdokument eller pappersdiarium, karta, datafil, databas, mikrofilm, fotografi. Bevara/Gallra I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). Haningearkivet kan i nuläget inte ta emot digitala handlingar. Därför måste handlingar som ska bevaras tas ut på papper (se nedan). Gallringsfristen anges ofta med årtal men även vid förekommer. avses att handlingen ska gallras då verksamheten inte längre behöver den. En handling som upprättats/inkommit i mars 2010 med gallringsfristen 2 år ska gallras i januari Gallringsfristens längd avgörs av verksamhetens behov, revisionskrav, eventuella preskriptionstider etc. Registrering Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. efterfrågan av en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register man ska söka i. Exempel på olika register är olika diarier, postlista, Heroma och Agresso. Det finns ett flertal diarier som används i kommunen, t.ex. KommunOffice och AlkT. När det endast står Diarieförs i kolumnen avses alltid KommunOffice som används av kommunstyrelsen och nämnderna. Ordning/Förvaring Ordning kan vara t.ex. kronologisk, alfabetisk, diarienummerordning. Men det är framför allt förvaring som anges här. Exempel på förvaring är närarkiv, personalakt, diarieakt och Agresso. Handlingar som lyder under sekretess ska förvaras inlåsta. Till Haningearkivet

3 2 Om handlingarna ska levereras till Haningearkivet anges här en tidsfrist. Med 3 år avses att handlingarna ska levereras året efter att 3 år har gått. Med andra ord räknas tidsfristen på samma sätt som gallringfristen (se ovan). Handlingar som ska gallras levereras inte till Haningearkivet och då står ordet här. Före leverans kontaktas alltid arkivpersonalen på Haningearkivet som lämnar medgivande. Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i arkivbox (enligt Svensk standard) med minst ett aktomslag i boxen. Dessutom ska handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-it-lappar, påsnitar, lösa lappar och dylikt. handlingstyp, t.ex. avtal, kan förekomma på flera ställen. Genom att trycka på Enter eller pilen i sökrutan finner du de övriga handlingarna där t.ex. avtal ingår. Anmärkning Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar. Tekniska krav För handlingar som ska bevaras för all framtid väljs material så att de klarar av ett bevarande på minst (ett tusen) år. Haningearkivet har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. För att informationen ska kunna bevaras för kommande generationer ska arkivbeständigt material användas. Detta gäller bl.a. pennor, papper och mappar. Det är också viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonern i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Observera att digitala handlingar som inte ska bevaras (som alltså ska gallras efter en viss tid) inte behöver skrivas ut på papper, utan kan finnas kvar i elektronisk form till dess att de gallras. Dokumenthanteringsplanen på internet Använd alltid den senaste versionen av dokumenthanteringsplanen. Det är att föredra att ta del av dokumenthanteringsplanen via haninge.se Där ska alltid rätt version av dokumenthanteringsplanen finnas. Använd dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under Redigera, välj Sök. Om du inte är säker på hur handlingen benämns, sök på del av ordet. En

4 3 Innehållsförteckning KOMMUNÖVERGRIPANDE... 4 Arkivering... 4 Registrering (diarieföring m m)... 4 Fullmäktige-/Styrelse-/Nämnd- /Utskottshandlingar... 4 Protokoll... 5 Kvalitet, planering, policy med mera... 5 Allmänt förekommande handlingar... 6 Projekt... 7 Information... 8 IT... 8 Sociala medier... 9 Personal... 9 Arbetsmiljö... 9 Arbetsrätt & avtal, facklig samverkan Bemanning Kompetensutveckling Löner Pension Personalvård Policy- styrdokument Rehabilitering Rekrytering Särskilda anställningsformer Övriga personaladministrativa handlingar Ekonomi Upphandling PuL-administration ÄLDRENÄMNDEN Allmän administration Ekonomi Beställarenheten Ordinärt boende Dagverksamhet Särskilt boende Avdelningen för förebyggande verksamhet Föreningar Hälso- och sjukvård Nestor FoU-center HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE... 34

5 KOMMUNÖVERGRIPANDE 4 Arkivering Arkivförteckningar Bevaras Visual Arkiv Visual * Uppdateras kontinueligt Arkiv/Haningearkivet Arkivbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner Gallringsframställningar Registrering (diarieföring m m) Adresslistor KommunOffice, huvuddiarium, beteckning ÄN - Diarielista - Diarieblad - - Bevaras - - * *Levereras samtidigt som de diarieförda handlingarna Diarieförda ärenden Bevaras* KommunOffice, Registrator eller 3 år beteckning AN motsvarande Postlistor 2 år KommunOffice KommunOffice Postöppning fullmakt - Registrator eller (motsvarande) motsvarande Övriga register, se under respektive rubrik Fullmäktige-/Styrelse- /Nämnd- /Utskottshandlingar Dagordningar, kallelser 2 år - KommunOffice Närvarolistor - Nämndsekreterare

6 Protokoll Bevaras - Nämndsekreterare 3 år* *Levereras samtidigt som de diarieförda handlingarna Protokollsbilagor Justeringsanslag - Nämndsekreterare Voteringslistor Bevaras - - * * Ingår i protokollen 5 Protokoll Protokoll/Minnesanteckning från -förvaltningsledningar -politiska arbetsgrupper -kommittéer -referensgrupper, medborgarråd o dyl -pensionärsråd -handikappråd -styrgrupper Protokollsbilagor av betydelse Protokollsutdrag från valberedning Protokoll/Minnesanteckningar från APT, informationsmöten och liknande interna verksamhetsmöten Övriga protokoll, se under respektive rubrik - Sammankallande Kvalitet, planering, policy med mera Arbetsordningar Arbetsplatsundersökningar Budget

7 Delegationsordning Delegationsförteckningar som anmäls till nämnd Enkäter egna, sammanställningar/rapporter Enkäter egna, svar och andra underlag Förslag/synpunkter av vikt, Medborgarförslag se nedan externa Förslag/synpunkter, externa, 2 år - Synpunktshantering (C2) rutinartade eller närarkiv Informationspolicy Intern kontroll Handböcker, egenproducerade Manualer/lathundar Medborgarförslag Kvalitetsarbeten, kvalitetsdokument, processbeskrivningar o d Kvalitetsarbete dokumentation av verktyg, rapporter och eventuella åtgärdsplaner Kvalitetsutmärkelser Målarbeten Dokumentation av mål, strategier, utvärderingar Rutinbeskrivningar Reglementen Uppföljningsrapporter Verksamhetsplaner Årsredovisningar 6 Allmänt förekommande

8 handlingar Avtal Avtal, rutinmässiga 2 år efter T.ex. leasing av kopiatorer, städ. Fotosamlingar av betydelse Bevaras Korrespondens av vikt för verksamheten Remisser och remissvar inom Haninge kommun Bevaras Diarieförs Diaireakt 3 år Diarieförs och bevaras endast på initierande förvaltning. Remisser utgående från kommunen, inkl inkommande - Remisser inkomna till kommunen - Remissvar från kommunen / Bevaras* Diaieförs Diarieakt 3 år *Missiv samt kommunens svar bevaras, övriga handlingar gallras. Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Statistik, unik information om verksamheten Statistik, övrigt Tjänsteanteckningar Utredningar/studier Verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner 7 Projekt Avtal T.ex. samarbetsavtal, outsourcingavtal sponsoravtal, Förstudier Projektdirektiv/Uppdragshandlin gar

9 Projektplan Projektorganisation Protokoll med dagordning och deltagarlista från styrgrupper Delrapporter Korrespondens av betydelse större projekt får varje delprojekt eget diarienummer, med hänvisning till projektdirektivets diarienummer Slutrapporter Hänvisa till projektdirektivets diarienummer. Ekonomisk slutredovisning Hänvisa till projektdirektivets diarienummer. Utvärderingar Hänvisning sker till projektens diarienummer 8 Information Informationsskrifter och broschyrer Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande med direkt Bevaras - Årsvis Året efter utgivning Bevaras Årsvis Året efter utgivning anknytning till verksamheten Pressmeddelanden Bevaras Årsvis Året efter utgivning Tidningar, egenupprättade Bevaras Årsvis Året efter utgivning IT Användardokumentation Systemdokumentation Bevaras/ * Bevaras/ * * * * Ex: lathundar, manualer *Bevaras om unik, annars vid. Diarieförs om bevaras. * * * *Bevaras om unik, annars vid. Diarieförs om bevaras.

10 9 Sociala medier Facebook inlägg och kommentarer - - Administratören ansvarar för gallring. Facebook skärmdump Avser skärmdumpar som tas fram i dokumentationssyfte en gång per år eller vid stora förändringar. Twitter inlägg och kommentarer - - Administratören ansvarar för gallring. Twitter skärmdump Avser skärmdumpar som tas fram i dokumentationssyfte en gång per år eller vid stora förändringar. Youtube inlägg och kommentarer - - Administratören ansvarar för gallring. Personal Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar T.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation. Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc Systematiskt arbetsmiljöarbete -Organisation för arbetsmiljöarbete med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgift/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, - krishanteringsplaner. Bevaras* Diarieförs Diarieakt 3 år *Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. ** Registreras även i MarchPlus

11 -Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan - Arbetsskador och tillbud** (t.ex.. tillbudsrapporter, årssammanställningar) 10 Arbetsrätt & avtal, facklig samverkan Central förvaltningssamverkan (CESAM) protokoll med bilagor KSF förvaltningsgrupp*, protokoll med bilagor Lokala samverkansöverenskommelser Förhandlingsprotokoll enligt MBL Tidigare benämning Lokal samverkan (LOKSAM) Kollektivavtalsprotokoll -Stämningsansökningar -Underlag för framställda krav -Tvisteprotokoll -Domar Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner /löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor 2 år Närarkiv 10 år - Förvaltningschef Bemanning LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut

12 LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Personalakt -Anmälan om entledigande* -Anställningsavtal* -Beslut om avgångsvederlag* -Betygskopior -Dödsfall* -Gratifikationer -Handlingar ang omplacering -Kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg/-intyg -Kopia till FK anmäld arbetsskada - Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende - Rehabiliteringshandlingar (se Rehabilitering) Semesteravstämning/-planering Semesterlistor 2 år - Enhetschef Bevaras Heroma* Hos respektive chef, alternativt förvaltningvis - Enhetschef - Avdelningschef ** *Stjärnmarkerade handlingar registreras i Heroma. **Avslutade personalakter, gallrade och rensade, levereras till personalenheten en gång per år, året efter det att personen slutat, ordnade i personnummerordning. Personalenheten levererar akterna till Haningearkivet ordnade i personnummerordning året därefter. 11 Kompetensutveckling Kompetensförsörjningsplaner Kursinbjudningar - Kursansvarig Kurser och utbildningar i egen Även t.ex. studieresor. regi -program -deltagarlistor -unikt studiematerial Utbildningar - *Om där inte ingår handlingar

13 - övrig dokumentation * som hör till den ekonomiska redovisningen Kompetensutvecklingsplaner, individuella Gallras när anställningen - Enhetschef Resultat- och målsamtal (dokumenterade överenskommelser) upphör - Enhetschef 12 Löner Arbetstidschema 2 år Heroma Heroma Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Heroma Närarkiv Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o dyl. Avdragslista (intresseavdrag) 2 år Heroma Heroma Avisering inläst bankfil 2 år - Närarkiv Arvoden (konsulter m fl) 2 år/10 år* Heroma Heroma *2 år om utbetalning skett via lönesystem, annars 10 år. Ersättningar mot kvitto, personliga utlägg 10 år Heroma Närarkiv T.ex. bilersättningar, reseersättningar, traktamenten Ersättningar, övriga 2 år Heroma Heroma Flextidssammanställningar 2 år Heroma Heroma Handlingar rörande längre (pensionsgrundande) ledigheter Bevaras Heroma Heroma Ja T.ex. barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Jourjournal (motsvarande) 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Konteringsvarningar 2 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter 10 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter, rättelse av 10 år - Närarkiv Läkarintyg 2 år Heroma Enhetschef Jfr dock Rehabilitering, spec Arbetsskada Lönelistor/grundlistor/lönespe- Bevaras Heroma Heroma Ja Heroma fr.o.m. april 2009 (före

14 cifikationer Lönepolicy Lönesättning, underlag Heroma Heroma för/förhandlingsunderlag Löneunderlag - Ledighet med lön för fackligt uppdrag - Ledighetsansökningar: kortare än 6 månader - Löneavdrag - Tidrapporter Matrikelkort årsvis (motsvarande; systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön dess Capella). 2 år/10 år Heroma Heroma 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Underlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, arbetsförändringar, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. Även kost, lunchkuponger, privata telefonsamtal. Bevaras Heroma Heroma Ja *Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella). Mer- och övertidsjournal 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Personalstatistik (årsvis) Redovisning arbetsgivareavgift 10 år Heroma Heroma /preliminärskatt Sammanställning av 10 år Heroma Heroma taxeringsuppgifter Tidredovisning*, tidssammanställningar Uppdragstillägg 2 år Heroma Enhetschef Utmätning i lön (beslut om) 10 år Heroma Närarkiv Vård av barn (VAB), sjuk-/friskanmälan 2 år Heroma Heroma eller närarkiv 2 år Heroma Heroma *Ingår i arbetstidsschema samt mer- och övertidsjournal 13

15 Pension AFA-beslut Gallras 5 år efter pensionsavgång Närarkiv Pensionsbrev med bilagor Bevaras - Personnummerordning -Pensionsansökan och godkännande, -Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse -Särskild avtalspension Gallras 10 år efter pensionsavgång - Närarkiv Pensionspolicyn Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/ Aktualiseringar Gallras 2 år efter pensionsavgång - Närarkiv Pension, förhandsberäkningar Pensionsunderlag SPV 9 Premier rapporterade till/från PV Gallras 2 år efter pensionsavgång Gallras 2 år efter pensionsavgång Gallras 10 år efter pensionsavgång Närarkiv Närarkiv Närarkiv Signallistor/rättelselistor 5 år Närarkiv 14 Personalvård Disciplinärenden Enligt 39 kap. 2 OSL gäller inte sekretess i ärende om disciplinansvar.

16 I vissa disciplinärenden kan dock regler bli tillämpliga om överföring av sekretess (11 kap. 2 OSL) vad gäller uppgifter från andra myndigheter som är sekretessbelagda där, t ex om någon är anvisad från arbetsförmedlingen. Företagshälsovård, avtal om Förmåner, beslut om T.ex. motionssubventioner, lunchkuponger Förslags-/idéverksamhet Bevaras/ 2 år* - - *Bevaras och diarieförs om förslaget används. 2 års gallringsfrist för ej använda förslag. Försäkringar, avtal om Personalenkäter T.ex. APU Terminalglasögon, beslut/ 10 år - Enhetschef rekvisition Tjänstebil (försäkringshandlingar, parkeringstillstånd, registreringsbevis m m) 10 år - Fordonssamordnare 15 Policy- styrdokument Policy- och riktlinjer - Dator- /Internetanvändning, regler för - Handböcker (personalhandbok eller separata handböcker om t.ex. arbetsmiljö) - Jämställdhets- och

17 mångfaldsplaner - Kränkande särbehandling, riktlinjer - Missbruk av alkohol och droger, handlingsprogram för hantering av 16 - Missbruk av alkohol och andra droger, policy (interna regler och rutiner*) Bevaras Diareförs Diarieakt 3 år *enligt AFS 1994:1 13, om medarbetare uppträder - Resepolicy - Riktlinjer för Tjänstledigheter - Uppvaktningar m m, riktlinjer för T.ex. för anställda vilka är styrelseledamöter i intresseföreningar med anknytning till verksamheten Rehabilitering -Arbetsanpassning dokumentation av behov & ev åtgärder -Arbetsförmågebedömning, underlag för* -Arbetsträning, dokumentation av -Arbetsskada (ex anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentaion, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m fl) -Besked till anställd enligt AB** Bevaras Diarieförs Personalakt. Hänvisning till akt i diariet. 3 år *1) lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete ** att anställningsvillkoren ska omregleras p g a att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. *** Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget.

18 -Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan*** -Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten -Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning -Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning -Handlingsplan (rehabplan) -Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation -Livränta -Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar och dokumentation Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Rekrytering Annonser Lista på sökanden Tillsättningsbeslut Ansökningshandlingar från person som inte fått anställning men framfört klagomål på tillsättningen Ansökningshandlingar från personer som inte fått anställning Individuellt introduktionsprogram 2 år* Registrator Se 23 i Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering Gallras vid - Hos respektive chef, avgång alternativt förvaltningsvis

19 Introduktionsprogram för nyanställda Spontanansökningar Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen -Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag -Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Ex: arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i trainerprogram och praktikplatser, feriejobb 2 år - Enhetschef Bevaras Diarieförs Personalakt. Hänvisning till personalakten görs i diariet. 3 år 2 år - Närarkiv på löneenheten Övriga personaladministrativa handlingar Arbetsgivarintyg (för a-kassa) 2 år - Pärm/löneenheten Befattningsbeskrivningar, generella Behörigheter till administrativt nätverk Behörigheter till övriga verksamhetssystem, t.ex. Heroma, Agresso, Baltzar 2 år efter 2 år efter Forefront Identity Manager (FIM) Microsoft SQL server, grundinstallation FIM * * *Registreras och förvaras i det specifika verksamhetssystemet Ekonomi Amorteringsplaner Efter sista - Närarkiv

20 inbetalning Anläggningsregister Bevaras Diarieförs Närarkiv/Agresso Anläggningsreskontra 10 år - Närarkiv/Agresso Avstämningar under året 2 år - Närarkiv/Agresso Behörighetslistor, 2 år - Närarkiv/Agresso attestförteckning Betalningsförslag - Närarkiv Betalningspåminnelser - Närarkiv Bokföringsorder 10 år - Närakriv Bokslutsunderlag, inkl 2 år - Närarkiv kontoavstämningar Budget Budgetuppföljning till nämnd Delårsbokslut Ekonomisk statistik Fakturajournaler Listor över utestående fordringar Fraktsedlar Följesedlar Fördelningslistor, löner Förskott, kvittenser vid resor och kurser Försäkringshandlingar, inaktuella - Närarkiv/Agresso - Närarkiv/Agresso - Närarkiv/Agresso - Närarkiv - Närakriv - Närarkiv 10 år - Närarkiv - Närarkiv 19

21 Handkassa, redovisning 10 år - Närarkiv Huvudbokföring 10 år - Agresso Indatamaterial, underlag för 10 år - Närarkiv bokföring Inlämningskvitton, posten - Närarkiv Inteckningar, dödade 2 år - Närarkiv Integrationslistor - Närarkiv Interna räkningar, kopior 2 år - Närarkiv Inventarieförteckningar 10 år - Närarkiv Kassarapporter/avstämningar 10 år - Närarkiv (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton 10 år - Närarkiv Kontantredovisningar, 10 år - Närarkiv kassabehållning Kontoplaner 10 år - Agresso Kontoutdrag - Närarkiv Kundfakturor 10 år - Agresso Kundfakturor, underlag för 10 år - Närarkiv makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra 10 år - Agresso Kvittenslistor 2 år - Närarkiv Leverantörsbetalningar, girolista 10 år - Närarkiv Leverantörsfakturor 10 år - Agresso Leverantörsreskontra 10 år - Agresso Momsredovisning 10 år - Närarkiv OCR-listor, betalning av kundfakturor 2 år - Agresso 20

22 Ordererkännanden - Närarkiv Packsedlar - Närarkiv Rekvisitioner - Närarkiv Rättelser, bokföringsunderlag 10 år - Närarkiv Skatteredovisning, utdata för 6 år - Närarkiv Skatterevision, utdata för 6 år - Närarkiv Utbetalningslista 2 år - Närarkiv plusgiro/bankgiro Utbetalningsorder, -uppdrag 10 år - Närarkiv Verifikationer exkl kund- och 10 år - Närarkiv leverantörsfakturor Bokslutsbilagor, till årsbokslut 10 år - Närarkiv 21 Upphandling Anbud, ej antaget 2 år - Upphandlingsenheten Bilagor till anbud som inte har antagits får återlämnas vid tidpunkt när de annars skulle ha gallrats. Avtal, rutinmässiga 2 år efter - Upphandlingsenheten Exempel: leasing av kopiatorer, städfirmor med mera Spontanofferter och - Upphandlingsenheten leverantörsinformation Uppdragshandlingar För t.ex. konsulter, projekt Upphandlingsärende Beslut om antagande/ -Anbudsutvärderingar förkastande av anbud/ -Anskaffningsbeslut avbryta/göra om -Annons/Inbjudan upphandling. -Antaget anbud: anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, Underrättelse om Beslutsunderlag. beslut

23 bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och mot-svarande handlingar, begärda för-tydliganden och kompletteringar -Avtal (upphandlingskontrakt med bilagor) -Förfrågningsunderlag och underlag för förfrågningsansökan -Förhandlingsprotokoll -Kommunikation, informationsutbyte av betydelse -Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring -Meddelanden till EG:s kommission -Tilldelningsbeslut* -Öppningsprotokoll Upphandlingspolicy, riktlinjer till anbudsgivare. Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats). Uteslutning av leverantör, dokumentation kring. 22 PuL-administration Registerförteckningar Förteckning tas ut i januari nästkommande år Registerutdrag, begäran samt svar 1 år PuL-ombud/ PuL-information samt samtycke till behandling av personuppgifter Anmälan/enledigande av PuLombud till Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal med samt instruktion för Personuppgiftsansvarig Bevaras Diarieförs Diarieakt

24 Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse 23 ÄLDRENÄMNDEN Allmän administration Allmänna kännedomsärenden i nämnd som utgör kopior på handlingar från annan nämnd eller myndighet Anmälan enligt Lex Sarah: Rapport Utredning Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Beslut av Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Avvikelserapport enligt Lex Sarah: Rapport Utredning Beslut av äldrenämnden - Inscannat på U:katalog Bevaras Diarieförs Diarieakt. 3 år Bevaras Diarieförs Förvaras i diarieakt 5 år Arbetsmiljöbesiktningar 3 år - Respektive enhet Om nya upprättas varje år Förteckning och beskrivning av - U:katalog Under ständig bearbetning ADB-register Inkomstförfrågan 1 år - Förvaras hos avgiftshandläggare i pärm

25 i alfabetisk ordning. Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc inaktualietet Förvaras på respektive enhet Korrespondens av tillfällig - Förvaras hos Registreras i postlista betydelse och/eller rutinmässig karaktär, såsom cirkulär från SKL, Landsting och Socialstyrelsens meddelandeblad nämndsekreteraren Lokal verksamhetsberättelse Avser samtliga avdelningar och enheter Nämndbeslut med bilagor Närvarolista förtroendevalda tjänstemän 10 år - Kronologisk ordning. Förvaras hos nämndsekreteraren Organisationsplaner Planering av genomförande av - Förvaras på enhet i insatser separat pärm Sammanställning av egna enkäter Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkring - Pärm i alfabetisk ordning Statistiska uppgifter som lämnats 2 år - Förvaras i pärm/mapp till statlig myndighet Statsbidrag -Ansökan med bilagor -Svar 10 år Diarieförs Förvaras hos nämndsekreteraren Verksamhetsplaner och verksamhetsuppföljningar Verksamhetsberättelse, årsberättelse Uppgift om gallring skrivs in i diarekort 24 Ekonomi Faktureringsunderlag LOV 2 år - Alfabetisk ordning

26 Fakturaunderlag dagverksamhet 10 år - Alfabetisk ordning Faktura för köpta platser 10 år - Verifikationsordning Underlag för fakturor 2 år - Alfabetisk ordning Underlag för hyresdebitering efter inflytt enligt SoL 2 år - Alfabetisk ordning 25 Beställarenheten Anmälan och underlag för återtagande av ÄO-service Bostadsanpassningsakt: - Ansökan - Intyg - Utredning/beslut Färdtjänstakt: - ansökan - läkarintyg - utredning Riksfärdtjänstakt: - ansökan - utredning/beslut Förteckning över hemtjänsttagare och boende i särskilt boende, SoL Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Personakt enligt SoL - Ansökningar från enskild om bistånd eller service med bilagor - Anteckningar i vård och omsorgsprogrammet/ 2 år - Förvaras på kontoret 10 år - Alfabetisk ordning enligt fastighetsbeteckning i aktförvaring 2 år* - Alfabetisk ordning i aktförvaring 5 år Alfabetisk ordning i aktförvaring 5 år efter sista anteckning/ Bevaras* 26 kap. 12 OSL 29 kap 6 OSL * Originalhandlingar skickas till landstinget för beslut 29 kap 6 OSL - Avflyttning eller dödsfall kap 1 OSL - I personnummerordning. Särskilt boende: Akter som innehåller personer födda dag 5, 15, 25 förvaras i personakt på enhet i 3 mån. Levereras ** 26 kap 1 OSL *Akter som innehåller personer födda dag 5, 15, 25 levereras till Haningearkivet. Övriga gallras. **Bevarandeakterna, gallrade

27 hemtjänsten - Anteckningar i vård och omsorgsprogrammet/bistånd shandläggare - Avgiftsbeslut - Avtal om handhavande av annans medel - Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats - Beslut/domar i domstol - Beslut och anmälan om godman/förvaltare/ombud - Beställning av insatser till hemtjänsten - Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner serviceplaner, vårdplaner, trygghetskvitton, samordnad vårdplanering (SOVP) - Dokumentationsstruktur - Extra resurs - Fullmakter - Genomförandeplan - Handlingar ang god man, förmyndare, förvaltare - Individavtal - Inflyttningssamtal - Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet - journalblad därefter till Beställarenheten. Ordinärt boende: Vård och omsorgsprogrammet. Journalanteckningar och genomförandeplaner som innehåller personer födda dag 5, 15, 25 skrivs ut från Vård och omsorgsprogrammet och förvaras på enhet i 3 mån. Fullständig akt levereras därefter till Beställarenheten. och rensade, levereras en gång per år, 5:e året efter sista anteckning, ordnade i personnummerordning, äldst överst. 26

28 - Kundkort (Benämnd dokumentstruktur i Combine. För Combines kundkort, se nedan) - Levnadsberättelser - Läkarintyg - Polisrapporter - Sammanställning av vårdresursbehov - Samordnad individuell plan (SIP) - Underlag för fastställande av avgift - Upprättade handlingar av betydelse i ärendet - Utredningar i enskilt ärende - Utlåtanden - Vårdplanering - Ärendeblad - Överenskommelser - Överklaganden, med bilagor 27 Register personakter enligt SoL (dag 5, 15, 25) Bevaras Excelfil I personnummerordning * *Levereras samtidigt som akterna, dels på papper, dels som digital fil. respektive enhet. 2 år - Personakt Signeringslistor 5 år - Alfabetisk ordning på Personakt enligt SoL - Mottagningsbevis/ Delgivningserkännande Personakt enligt SoL - -

29 - Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, ex faxkvitton, inskrivningsmeddelanden, mail som ej tillför sakuppgift - Kundkort i Combine - Meddelande om plats i väntelista - Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse underlag för beslut - Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 28 Personakt enligt SoL - Löpande arbetsanteckningar Personakt enligt SoL - Meddelanden om utskrivning från slutenvård m.m. - - När dokumentation sammanfattats i personakt. Webcare Webcare Efter notering i personakt Ordinärt boende - Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar - Register över brukares nycklar - Redovisning till godman av handhavda medel 2 år - Förvaras på enhet i separat pärm - Förvaras på enhet i separat pärm 10 år - Förvaras på enhet i separat pärm Efter återlämnande Under ständig uppdatering

30 - Tjänstgöringsschema et Heroma Heroma 29 Dagverksamhet Aktivitetsprogram - Under ständig bearbetning Särskilt boende Administration av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll Boenderegister Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys mm enligt egenkontrollprogram Handlingar som tillhör brukaren: - Tandvårdnadskort - Högkostnadskort - ID-handlingar Kassaredovisning av handhavda medel och andra tillhörigheter Matsedlar äldreboenden Sammanställning av måltidsbeställningar totalt Resursmätning, underlag * Per enhet i alfabetisk ordning. - Alfabetisk ordning/pärm 2 år - Kronologisk ordning * under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår. - - Förvaras i värdelåda Tillhör brukaren och är inte allmän handling. inaktualietet åter till brukaren/dödsbo. 10 år - Alfabetisk ordning Bevaras Kronologisk ordning * *Levereras årligen till registratorn på äldreförvaltningen. Registratorn levererar var 10e år till Haningearkivet. Optima Care Optima Care När sammanställning gjorts Avdelningen för förebyggande verksamhet Avlösning i timmar, anteckningar - Förvaras i personakt

31 Trygghetslarm, register Trygghetslarm, ansökan Seniorkö, register Seniorkö, ansökan - Alfabetisk ordning/ excelfil - Alfabetisk ordning - Alfabetisk ordning/ excelfil - Kronologisk ordning, pärm 30 Föreningar Sammanställningar över ansökningar och beslut Bidragsansökningar från föreningar - Övrigt bidrag för pensionärsverksamhet - Grundbidrag för pensionärsverksamhet Övriga bidragsansökningar och beslut Bevaras Diarieförs Förvaras hos nämndsekreteraren 3 år Bevaras* Diarieförs Diarieakt JA * Hanteras som nämndbeslut, se ovan. Ansökningarna lagras även i ApN under 10 år. Bevaras Diarieförs Diarieakt JA Hälso- och sjukvård Anmälan enligt Lex Maria: Avvikelserapport Utredning Anmälan till IVO Beslut av IVO Avvikelserapport enligt HSL: Rapport Utredning Bevaras Diarieförs Diarieakt. 3 år Bevaras Diarieförs Förvaras hos MAS i kronologisk ordning

32 Beslut av MAS - Fallrapporter 10 år Pärm i kronologisk ordning på enheten. Kartläggning och uppföljning av hälso- och sjukvårdsinsatser (MAS) Patientjournal* - Förbrukningsjournal, narkotika - Journalanteckningar - Kopia på senaste läkemedelslista - Kopia på senaste dosrecept - Kopia på transport av avliden - Riskinstrument - Samtycke om information som överförs till annan vårdgivare - Transfusionsjournal Register Patientjournaler (dag 5, 15, 25) Patientjournal - Signeringslistor som föregåtts av delegation (överlämnande av läkemedel, såromläggning mm) 10 år efter sista anteckning/ Bevaras** - Förvaras på respektive enhet i personnummerordning i brandsäkra och låsbara aktskåp/alternativt i närarkiv. *** 25 kap 1 OSL * Patientjournalen omfattar journalanteckningar från arbetsterapeut, sjukgymnast och sjuksköterska. ** Akter som innehåller personer födda dag 5, 15, 25 levereras till Haningearkivet en gång per år samordnat. Övriga gallras. *** Bevarandeakterna, gallrade och rensade, levereras en gång per år, 10:e året efter sista anteckning, ordnade i personnummerordning, äldst överst. Bevaras Excelfil* I personnummerordning * *Levereras samtidigt som akterna, dels på papper, dels som digital fil 10 år - Respektive enhet 31

33 - Signering av delning av dosett - Signering av utlämnande av dosett - Signering av givna injektioner - Signering av givna plåster - Signaturförtydligandelistor 32 Patientjournal - Vätskelistor - Urinmätning - Vändschema - Blodtryckslista - Blodsockerkurva Patientjournal - Läkarjournaler - Remissvar - Laboratorielistor * * - Respektive enhet. *Blir inaktuell i samband med att uppgifterna skrivs in i journal. - Respektive enhet. *Lämnas över till ansvarig vårdgivare. Patientsäkerhetsberättelse NESTOR FOU-CENTER Avslutade uppdrag med rapport Bevaras Diarieförs Ordning enligt försättsblad. Efter leverans förvaras kopia hos Nestor tills den bedöms inaktuell. 3 år Rensas från allt personligt

34 33 Styrgruppsprotokoll Bevaras Diarieförs Kronologisk ordning hos äldreförvaltningens sekreterare 3 år

35 34 HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HANDLINGAR GALLRING Handlingar som inkommit för kännedom från allmänheten eller andra myndigheter och som inte föranleder någon åtgärd Inkomna handlingar, som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, och som inte kräver vidare åtgärd Korrespondens (brev, e-post, etc.), rutinmässig Tjänsteanteckningar, rutinmässiga som inte tillför sakuppgift Kvitto från fax att försändelse har gått fram Trafikjournaler från fax Missiv till fax om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift Inkomna eller expedierade framställningar och meddelanden av rutinmässig karaktär Ex: påminnelseavier, kallelser, kursinbjudningar Loggar av rutinmässig karaktär 2 år Registreras i postlista Registreras inte Registreras inte Registreras inte. Registreras inte 3 månader

36 GALLRING 35 Ex: e-post-loggar, cookiefiler, globalfiler Systemloggar: systemfel, felmeddelanden/larm i ITinfrastruktur eller applikationer Inkomna eller expedierade förfrågningar av tillfällig betydelse Ex: Intresseanmälningar (spontanansökningar) Kopior och dubbletter av handlingar som inte har någon funktion och där myndigheten bevarar original Register, liggare och andra tillfälliga förteckningar, som endast är till för att underlätta för myndigheten och som saknar betydelse på längre sikt Felaktiga uppgifter av registerkaraktär som skrivfel, räknefel och liknande E-post och fax som bekräftas med originalhandling, och som inte påförts anteckning av betydelse E-post som inte är elektroniskt signerad eller motsvarande, och som överförs till annan databärare, t.ex. papper 1 månad Registreras i postlista Gallras när rättning skett Ankomstdatum registreras i diariet Röstmeddelanden, sms och Sakinformation överförs till

37 GALLRING 36 liknande som tillfört ett ärende sakuppgift Spam, reklam, broschyrer med reklamsyfte Manualer, lathundar Fotografier, PowerPoint, filmer, ljudband, CD-skivor och liknande framtagna för intern information och utbildning Rutinbeskrivningar Postöppning, fullmakt Hårddiskar i datorer, skrivare, skannrar och kopiatorer * tjänsteanteckning Registreras inte *Tas om hand enligt avtal