Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen Giltig från

2 Inledning Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. (3 arkivlagen) Enligt Arkivreglemente för Haninge kommun ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att kommunarkivet, benämnt Haningearkivet, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar har levererats till Haningearkivet övergår ansvaret för arkivvård och hantering till arkivmyndigheten. Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska jämte gallringsfrister. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om när handlingarna ska levereras till Haningearkivet. Dokumenthanteringsplanen är en allmän handling och ger kommunens invånare insyn i vilka handlingstyper som förekommer inom kommunen. Begrepp i dokumenthanteringsplanen: Handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen). En handling kan t.ex. vara e-postmeddelande, pappersdokument eller pappersdiarium, karta, datafil, databas, mikrofilm, fotografi. Bevara/Gallra I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). Haningearkivet kan i nuläget inte ta emot digitala handlingar. Därför måste handlingar som ska bevaras tas ut på papper (se nedan). Gallringsfristen anges ofta med årtal men även begreppet vid förekommer. Vid avses att handlingen ska då verksamheten inte längre behöver den. En handling som upprättats/inkommit i mars 2010 med gallringsfristen 2 år ska i januari Gallringsfristens längd avgörs av verksamhetens behov, revisionskrav, eventuella preskriptionstider etc. Registrering Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. Vid efterfrågan av en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register man ska söka i. Exempel på olika register är olika diarier, Heroma och Agresso. Det finns ett flertal diarier som används i kommunen, t.ex. W3D3 och AlkT. Ordning/Förvaring Ordning kan vara t.ex. kronologisk, alfabetisk, diarienummerordning. Men det är framför allt förvaring som anges här. Exempel på förvaring är, personalakt, diarieakt och Agresso. Handlingar som lyder under sekretess ska förvaras inlåsta. till Haningearkivet Om handlingarna ska levereras till Haningearkivet anges här en tidsfrist. Med 3 år avses att handlingarna ska levereras året efter att 3 år har gått. Med andra ord räknas tidsfristen på samma sätt som Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen Giltig från

3 gallringsfristen (se ovan). Handlingar som ska levereras inte till Haningearkivet och då står ordet här. Före leverans kontaktas alltid arkivpersonalen på Haningearkivet som lämnar medgivande. Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i arkivbox (enligt Svensk standard) med minst ett aktomslag i boxen. Dessutom ska handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-itlappar, jungfruben, lösa lappar och dylikt. Anmärkning Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar. Tekniska krav För handlingar som ska bevaras för all framtid väljs material så att de klarar av ett bevarande på minst (ett tusen) år. Haningearkivet har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. För att informationen ska kunna bevaras för kommande generationer ska arkivbeständigt material användas. Detta gäller bl.a. pennor, papper och mappar. Det är också viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonern i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Observera att digitala handlingar som inte ska bevaras (som alltså ska efter en viss tid) inte behöver skrivas ut på papper, utan kan finnas kvar i elektronisk form till dess att de. Dokumenthanteringsplanen på intranätet Använd alltid den senaste versionen av dokumenthanteringsplanen. Det är att föredra att ta del av dokumenthanteringsplanen via internet Där ska alltid rätt version av dokumenthanteringsplanen finnas. Använd dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under Redigera, välj Sök. Om du inte är säker på hur handlingen benämns, sök på del av ordet. En handlingstyp, t.ex. avtal, kan förekomma på flera ställen. Genom att trycka på Enter eller pilen i sökrutan finner du de övriga handlingarna där t.ex. avtal ingår. Förklaring av förkortningar I planen förekommer en del förkortningar som det kan vara på sin plats att förklara. KS: Kommunstyrelsen KSF: Kommunstyrelseförvaltningen SBN: Stadsbyggnadsnämnden AU: Arbetsutskottet PBU: Plan- och byggutskottet Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten. Antagen Giltig från

4 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE... 1 Registrering (diarieföring m m)... 1 Protokoll... 2 Övriga sammanträdeshandlingar... 2 KOMMUNÖVERGRIPANDE... 3 Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt... 3 Allmänt förekommande handlingar... 4 Projekt... 6 Information... 6 IT... 7 Personal... 7 Arbetsmiljö... 7 Arbetsrätt & avtal, facklig... 8 samverkan... 8 Bemanning... 8 Kompetensutveckling... 9 Löner Pension Personalvård Policy- och styrdokument Rehabilitering Rekrytering Särskilda anställningsformer Övriga personaladministrativa handlingar Ekonomi Upphandling PuL-administration PLAN Detaljplaner och områdesplaner Initieringsskede Programskede Samrådsskede Utställningsskede Antagande Överklagande Laga kraft Övriga handlingar kopplade till planprocessen BYGGLOV Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd Förhandsbesked Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden Olovligt byggande, ovårdade tomter Hissar Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Övrigt LANTMÄTERI Allmänt förekommande handlingar Foton VATTEN OCH AVLOPP Ekonomi Övriga vatten- och avloppshandlingar Projekt TEKNIK Allmänt förekommande handlingar Projekt PARK OCH NATUR Allmänt förekommande handlingar Projekt LANTMÄTERIMYNDIGHETEN Allmänt förekommande handlingar Förrättningsakter AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE... 49

5 1 FÖRVALTNINGS- ÖVERGRIPANDE Registrering (diarieföring m m) Adresslistor W3D3, huvuddiarium, diarium, beteckning SBN - Diarielista - Diarieblad, plan- och bygglovsdiarium, beteckningar BYGG, HISS, BRAND, VENT och PLAN - Diarielista - Diarieblad Diarieförda ärenden W3D3 Beteckning SBN* Vid Diarienummerordning/ * *Levereras samtidigt som de Årsvis diarieförda handlingarna - Diarienummerordning/ Årsvis Diarienummerordning hos registrator * *De diarieförda handlingarna bevaras i dagsläget hos Arkiva. På sikt kommer det att bevaras i Haningearkivet. 3 år *För diarier i med beteckning PLAN och BYGG hänvisas till Plan och Bygglov Diarieförda beslut i bygglovsärenden Vid W3D3 Diarienummerordning/ W3D3 Fastighetsbeteckning/När arkiv Diarieakten. Endast den digitala handlingen bevaras i W3D3. i sin helhet hos bygglov, skickas sedan till Arkiva.

6 2 Fullmakter (postöppning och motsvarande) Vid - Alfabetiskt/ Pärm hos registrator Ärendet Rutinartade handlingar 2 år W3D3 W3D3 Övriga register, se under respektive rubrik. Protokoll Protokoll med register från W3D3 Kronologiskt/ 3 år - Stadsbyggnadsnämnden - Arbetsutskottet - Plan- och byggutskottet Protokollsbilagor W3D3 Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från Förvaltningsledning W3D3 Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från APT, informationsmöten och liknande interna verksamhetsmöten Övriga protokoll, se under respektive rubrik. Vid - Kronologiskt/ Övriga sammanträdeshandlingar Anslagsbevis Vid - Kronologiskt/

7 3 Nämndsekreterare Dagordningar, kallelser 2 år - Kronologiskt hos nämndsekreterare och i W3D3 Kungörelser och annonser 2 år - Kronologiskt/ Nämndsekreterare och bygglovsenheten Närvarolistor, förtroendevalda och 2 år - Kronologiskt/ tjänstemän Nämndsekreterare Sammanträdesschema Vid - Kronologiskt/ Nämndsekreterare Voteringslistor - - * * Ingår i protokollen KOMMUNÖVERGRIPANDE Arkivering Arkivbeskrivningar W3D3 Diarieakt 3 år Dokumenthanteringsplaner W3D3 Diarieakt 3 år Gallringsframställningar W3D3 Diarieakt 3 år Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt Arbetsordningar W3D3 Diarieakt 3 år Arbetsplatsundersökningar W3D3 Diarieakt 3 år Budget W3D3 Diarieakt 3 år Delegationsordningar W3D3 Diarieakt 3 år Delegationsförteckningar som W3D3 Diarieakt 3 år anmäls till nämnd Enkäter egna, sammanställningar/rapporter W3D3 Diarieakt 3 år

8 4 Enkäter egna, svar och andra Vid - - underlag Enkäter, externa inklusive förvaltningens svar 2 år W3D3* Kronologiskt/W3D3 *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar Förslag/synpunkter av vikt, W3D3 Diarieakt 3 år externa Förslag/synpunkter av vikt, externa, rutinartade 2 år C2 eller W3D3* Synpunktshantering C2, W3D3, *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar Handböcker, egenproducerade W3D3 Diarieakt 3 år Intern kontroll W3D3 Diarieakt 3 år Kvalitetsarbeten, kvalitetsdokument, processbeskrivningar och liknande W3D3 Diarieakt 3 år Kvalitetsarbete=dokumentation av verktyg, rapporter och eventuella åtgärdsplaner Manualer/lathundar Vid - - Medborgarförslag W3D3 Diarieakt 3 år Medborgarförslag, inbjudan till Vid W3D3 Diarieakt Målarbeten W3D3 Diarieakt 3 år Dokumentation av mål, strategier, utvärderingar etc. Planer W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. verksamhetsplaner Policy och riktlinjer W3D3 Diarieakt 3 år Rutinbeskrivningar Vid - - Reglementen W3D3 Diarieakt 3 år Uppföljningsrapporter W3D3 Diarieakt 3 år Årsredovisningar W3D3 Diarieakt 3 år Allmänt förekommande handlingar

9 5 Avtal W3D3 Diarieakt 3 år Avtal, rutinmässiga 2 år efter - - T.ex. leasing av kopiatorer Fotografier*, filmer, video och Vid - på respektive *Se även Lantmäteri ljudband som rör verksamheten avdelning Fotosamlingar av betydelse år Garantihandlingar Vid * - - *Så länge garantin gäller Inventarieförteckningar - Avdelningschef 3 år Korrespondens av vikt för W3D3 Diarieakt 3 år verksamheten Remisser och remissvar inom Haninge kommun * W3D3 Diarieakt 3 år * om de initierats hos SBN Remisser utgående från kommunen W3D3 Diarieakt 3 år och inkommande svar Remisser inkomna till kommunen * W3D3 Diarieakt 3 år *Missiv samt kommunens svar bevaras, övriga handlingar Remissvar från kommunen W3D3 Diarieakt 3 år Statistik, unik information om verksamheten Statistik, övrigt W3D3 Diarieakt 3 år Vid - - Statistiska uppgifter som lämnats 2 år - på ansvarig till statlig myndighet avdelning Tjänsteanteckningar W3D3 Diarieakt 3 år Tjänsteskrivelser W3D3 Diarieakt 3 år Utredningar/studier W3D3 Diarieakt 3 år

10 6 Projekt Avtal W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. samarbetsavtal, outsourcingavtal sponsoravtal Förstudier W3D3 Diarieakt 3 år Projektdirektiv/ Uppdragshandlingar Projektplan Projektorganisation Protokoll med dagordning och deltagarlista från styrgrupper Delrapporter Korrespondens av betydelse W3D3 Diarieakt 3 år W3D3 Diarieakt 3 år Vid större projekt får varje delprojekt eget diarienummer, med hänvisning till projektdirektivets diarienummer Slutrapporter W3D3 Diarieakt 3 år Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Ekonomisk slutredovisning W3D3 Diarieakt 3 år Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Utvärderingar W3D3 Diarieakt 3 år Hänvisning sker till projektens diarienummer Information Egenproducerade informationsfoldrar och broschyrer - Årsvis/ på respektive avdelning 3 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande med direkt anknytning till verksamheten - Årsvis/ på respektive avdelning 3 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Pressmeddelanden - Årsvis/ på respektive avdelning 3 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Tidningar, egenupprättade - Årsvis/ på 3 år Ett arkivexemplar lämnas till

11 7 respektive avdelning registrator som levererar till Haningearkivet IT Användardokumentation t.ex. lathundar, manualer Systemdokumentation / Vid * / Vid * **W3D3 **Diarieakt *3 år * om unik, annars vid. **Diarieförs om det bevaras. **W3D3 **Diarieakt *3 år * om unik, annars vid. **Diarieförs om det bevaras. Personal Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation Protokoll, arbetsmiljö W3D3 Diarieakt 3 år (arbetsmiljöronder, skyddsronder) Systematiskt arbetsmiljöarbete - Organisation för arbetsmiljöarbete med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgift/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, - krishanteringsplaner. - Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön * W3D3 KIA** Diarieakt 3 år *Myndighetsspecifik dokumentation bevaras **Arbetsskador och tillbud

12 8 vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan - Arbetsskador och tillbud (t.ex. tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Arbetsrätt & avtal, facklig samverkan Central förvaltningssamverkan (CESAM) protokoll med bilagor Förvaltningsgrupp, protokoll med bilagor W3D3 Diarieakt 3 år W3D3 Diarieakt 3 år Tidigare benämning Lokal samverkan (LOKSAM) Förhandlingsprotokoll enligt MBL W3D3 Diarieakt 3 år Kollektivavtalsprotokoll W3D3 Diarieakt 3 år Stämningsansökningar - Underlag för framställda krav - Tvisteprotokoll - Domar W3D3 Diarieakt 3 år Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhan dlingar med bilagor 2 år - 10 år - Förvaltningschef/ Avdelningschef Bemanning LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut W3D3 Diarieakt 3 år 2 år - Avdelningschef

13 9 Personalakt - Anmälan om entledigande* - Anställningsavtal* - Beslut om avgångsvederlag* - Betygskopior - Dödsfall* - Gratifikationer - Handlingar angående omplaceringar - Kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg/-intyg - Kompetensutvecklingshandlingar - Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende - Rehabiliteringshandlingar (se rehabilitering) Semesteravstämning/-planering Semesterlistor Heroma* Enhet/ Personnummerordning i närarkiv Vid Vid - Avdelningschef - Avdelningschef ** * Stjärnmarkerade handlingar registreras i Heroma ** Avslutade personalakter, gallrade och rensade, levereras till personalenheten en gång per år, året efter att personen slutat, ordnade i personnummerordning. Kompetensutveckling Kompetensförsörjningsplaner W3D3 Diarieakt 3 år Kompetensutvecklingsplaner, Gallras när - Avdelningschef individuella anställning en upphör Kursinbjudningar Vid - Kursansvarig Kurser och utbildningar i egen regi - program W3D3 Diarieakt 3 år Även t.ex. studieresor

14 10 - deltagarlistor - unikt studiematerial Resultat- och målsamtal (dokumenterade överenskommelser) Utbildningar - övrig dokumentation Vid Vid * - Avdelningschef - - * Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen Löner Arbetstidsschema 2 år Heroma Heroma Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Heroma Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar m.m. Avdragslista (intresseavdrag) 2 år Heroma Heroma Avisering 2 år - Avisering inläst bankfil 2 år/10 år* Heroma Heroma * 2 år om utbetalning skett via lönesystem, annars 10 år Ersättningar mot kvitto, personliga utlägg 10 år Heroma T.ex. bilersättningar, reseersättningar, traktamenten Ersättningar, övriga 2 år Heroma Heroma Flextidssammanställningar 2 år Heroma Heroma Handlingar rörande längre (pensionsgrundande) ledigheter Heroma Heroma 50 år T.ex. barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Jourjournal (motsvarande) 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Konteringsvarningar 2 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter 10 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter, rättelse av 10 år -

15 11 Läkarintyg 2 år 2 år Avdelningschef Jfr dock Rehabilitering, speciellt Arbetsskada Lönelistor/grundlistor/lönespecifi kationer Heroma Heroma 50 år Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella) Lönepolicy Diarieförs Diarieakt 3 år Lönesättning, underlag Vid Heroma Heroma för/förhandlingsunderlag Löneunderlag - Ledighet med lön för fackligt uppdrag - Ledighetsansökningar: kortare än 6 mån - Löneavdrag - Tidrapporter Matrikelkort årsvis (motsvarande; systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön) 2 år/10 år Heroma Heroma 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Underlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, arbetsförändringar, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. Även kost, lunchkuponger, privata telefonsamtal. Heroma Heroma 50 år Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella) Mer- och övertidsjournal 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkats föreskrifter Personalstatistik (årsvis) W3D3 Diarieakt 3 år Redovisning arbetsgivareavgift 10 år Heroma Heroma /preliminärskatt Sammanställning av 10 år Heroma Heroma taxeringsuppgifter Tidredovisning*, tidssammanställningar Uppdragstillägg 2 år Heroma Enhetschef 2 år Heroma Heroma *Ingår i arbetstidsschema samt mer- och övertidsjournal

16 12 Utmätning i lön (beslut om) 10 år Heroma Vård av barn (VAB), sjuk- 2 år Heroma Heroma eller /friskanmälan Pension AFA-beslut Gallras 5 - år efter pensionsav gång Pensionsbrev med bilagor - Personnummerordning Det år personen fyller - Pensionsansökan och godkännande - Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse - Särskild avtalspension Gallras 10 år efter pensionsav gång 75 år - Pensionspolicyn W3D3 Diarieakt 3 år Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/ aktualiseringar - Gallras 2 år efter pensionsav gång

17 13 Pension, förhandsberäkningar Gallras 2 år efter pensionsav gång Pensionsunderlag SPV 9 Gallras 2 år efter pensionsav gång Premier rapporterade till/från PV Gallras 10 år efter pensionsav gång Signallistor/rättelselistor 5 år - Personalvård Disciplinärenden W3D3 Diarieakt 3 år Enligt 39 kap. 2 OSL gäller inte sekretess i ärende om disciplinansvar. I vissa disciplinärenden kan dock regler bli tillämpliga om överföring av sekretess (11 kap. 2 OSL) vad gäller uppgifter från andra myndigheter som är sekretessbelagda där, t ex om någon är anvisad från arbetsförmedlingen. Företagshälsovård, avtal om W3D3 Diarieakt 3 år

18 14 Förmåner, beslut om W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. motionssubventioner, lunchkuponger Förslags-/idéverksamhet / 2 år* * * * * och diarieförs om förslaget används. 2 års gallringsfrist för ej använda förslag. Personalenkäter W3D3 Diarieakt 3 år Försäkringar, avtal om W3D3 Diarieakt 3 år Personalenkäter W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. APU Terminalglasögon, beslut/ rekvisition Tjänstebil (parkeringstillstånd, registreringsbevis m.m.) 10 år - Enhetschef 10 år - Fordonssamordnare Policy- och styrdokument Dator-/Internetanvändning, regler W3D3 Diarieakt 3 år för Handböcker (personalhandbok W3D3 Diarieakt 3 år eller separata handböcker om t.ex. arbetsmiljö) Jämställdhets- och mångfaldsplaner W3D3 Diarieakt 3 år Kränkande särbehandling, riktlinjer W3D3 Diarieakt 3 år Missbruk av alkohol och droger, W3D3 Diarieakt 3 år handlingsprogram för hantering av Missbruk av alkohol och andra droger, policy (interna regler och rutiner)* W3D3 Diarieakt 3 år *Enligt AFS 1994:1 13, om medarbetare uppträder påverkad Resepolicy W3D3 Diarieakt 3 år Riktlinjer för tjänstledigheter W3D3 Diarieakt 3 år T.ex. för anställda vilka är styrelseledamöter i

19 15 Uppvaktningar med mera, riktlinjer för W3D3 Diarieakt 3 år intresseföreningar med anknytning till verksamheten Rehabilitering - Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder - Arbetsförmågebedömning, underlag för* - Arbetsträning, dokumentation av - Arbetsskada (ex anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.) - Besked till anställd enligt AB** - Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan*** - Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten - Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning - Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning - Handlingsplan (rehabplan) - Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation - Livränta Diarieförs Personalakt. Hänvisning till akt i diariet. Se Personalakt *Lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete **Att anställningsvillkoren ska omregleras pga. att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad ***Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget

20 16 - Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar och dokumentation Försäkringskassansförfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Vid - - Rekrytering - Annonser - Lista på sökanden - Tillsättningsbeslut W3D3 Diarieakt 3 år Ansökningshandlingar från person som inte fått anställning men framfört klagomål på tillsättningen Ansökningshandlingar från personer som inte fått anställning Individuellt introduktionsprogram W3D3 Diarieakt 3 år 2 år* W3D3 Diarieakt *Se 23 Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering Gallras vid - Hos respektive chef avgång alternativt förvaltningsvis W3D3 Diarieakt 3 år Introduktionsprogram för nyanställda Spontanansökningar 2 år W3D3* Kronologiskt/Registrator *Registreras på ärendet Rutinartade handlingar Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen - Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag - Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag inkl. 2 år - Avdelningschef 2 år W3D3 Personalakt. Hänvisning till personalakten görs i diariet. Se Personalakt

21 17 handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen 2 år - på löneenheten Övriga personaladministrativa handlingar Arbetsgivarintyg (för a-kassa) 2 år - Pärm/lönenheten - Anmälan om bisyssla 2 år efter - Personnummerordning/ Behörigheter till administrativt nätverk Behörigheter till övriga verksamhetssystem, t.ex. Heroma, Agresso, Baltzar 2 år efter 2 år efter Forefront Identity Manager (FIM) Personalakt Microsoft SQL-server, grundinstallation FIM * * *Registreras och förvaras i det specifika verksamhetssystemet Ekonomi Vidare se Vatten och avlopp Amorteringsplaner Efter sista - inbetalning Anläggningsregister Diarieförs /Agresso Anläggningsreskontra 10 år - /Agresso Avstämningar under året 2 år - /Agresso Behörighetslistor, attestförteckning 2 år - /Agresso Betalningsförslag Vid - Betalningspåminnelser Vid - Bokföringsorder 10 år - Bokslutsunderlag, inklusive 2 år -

22 18 kontoavstämningar Budget W3D3 Diarieakt 3 år Budgetuppföljning till nämnd W3D3 Diarieakt 3 år Delårsbokslut W3D3 Diarieakt 3 år Ekonomisk statistik Vid - /Agresso Fakturajournaler Vid - /Agresso Listor över utestående fordringar Vid - /Agresso Fraktsedlar Vid - /Agresso Följesedlar Vid - /Agresso Fördelningslistor, löner Vid - /Agresso Förskott, kvittenser vid resor och 10 år - kurser Försäkringshandlingar, inaktuella Vid - Handkassa, redovisning 10 år - Huvudbokföring 10 år - Agresso Indatamaterial, underlag för 10 år - bokföring Inlämningskvitton, posten Vid - Inteckningar, dödade 2 år - Integrationslistor Vid - Interna räkningar 10 år -

23 19 Inventarieförteckningar 10 år - Kassarapporter/avstämningar 10 år - (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton 10 år - Kontantredovisningar, 10 år - kassabehållning Kontoplaner 10 år - Agresso Kontoutdrag Vid - Kundfakturor 10 år - Agresso Kundfakturor, underlag för 10 år - makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, W3D3 Diarieakt 3 år med beslut/specifikation Kundreskontra 10 år - Agresso Kvittenslistor 2 år - Leverantörsbetalningar, girolista 10 år - Leverantörsfakturor 10 år - Agresso Leverantörsreskontra 10 år - Agresso Momsredovisning 10 år - OCR-listor, betalning av kundfakturor Ordererkännanden 2 år - Agresso Vid - Packsedlar Vid - Rekvisitioner Vid - Rättelser, bokföringsunderlag 10 år - Skatteredovisning, utdata för 6 år -

24 20 Skatterevision, utdata för 6 år - Statistik, stickprov 3 år - Utbetalningslista plusgiro/bankgiro 2 år - Utbetalningsorder, -uppdrag 10 år - Verifikationer exklusive kund- och 10 år - leverantörsfakturor Bokslutsbilagor, till årsbokslut 10 år - Upphandling Anbud, ej antaget 2 år - Upphandlingsenheten Bilagor till anbud som inte har antagits får återlämnas vid tidpunkt när de annars skulle ha gallrats Spontantofferter Vid - Upphandlingsenheten Uppdragshandlingar Diarieförs Diarieakt 3 år För t.ex. konsulter, projekt Upphandlingsärende - Anbudsutvärderingar - Anskaffningsbeslut - Annons/Inbjudan - Antaget anbud: anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar, begärda förtydliganden och kompletteringar - Avtal (upphandlingskontrakt med bilagor) - Förfrågningsunderlag och W3D3 Diarieakt 3 år * Upphandlingar mellan och diarieförs i förvaltningens centrala diarium. Summor därutöver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd.

25 21 underlag för förfrågningsansökan - Förhandlingsprotokoll - Kommunikation, informationsutbyte av betydelse - Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring - Meddelanden till EG:s kommission - Tilldelningsbeslut* - Öppningsprotokoll Upphandlingspolicy, riktlinjer Diarieförs Diarieakt 3 år PuL-administration Registerförteckningar W3D3 Diarieakt 3 år Registerutdrag, begäran samt svar 1 år - PuL-ombud/ Personuppgiftsansvarig PuL-information samt samtycke till Vid - - behandling av personuppgifter Anmälan/entledigandeav PuLombud Vid - - till Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal med samt instruktion för W3D3 Diarieakt 3 år Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse PLAN Detaljplaner och områdesplaner Vid - -

26 22 Initieringsskede Beslut om planbesked, protokollsutdrag från KS projektets namn/planarkivet Beslut om planuppdrag/programuppdrag, protokollsutdrag från KS Plankostnadsavtal/Tid- och kostnadsuppskattning Beställning av grundkarta och fastighetsförteckning projektets namn/planarkivet projektets namn/planarkivet Kopior kronologiskt/ projektets namn/planarkivet Behovsbedömning projektets namn/planarkivet Programskede Programsamrådshandlingar projektets - Försättsbrev - Programhandling - Miljökonsekvensbeskrivning (preliminär) - Ev. utredningar - Sändlista - Fastighetsförteckning namn/planarkivet Yttranden, programsamråd projektets namn/planarkivet Programsamrådsredogörelse projektets namn/planarkivet Tjänsteutlåtande projektets

27 23 Beslut om godkännande av program, protokollsutdrag SBN Samrådsskede Plansamrådshandlingar - Försättsbrev - Plankarta - Illustrationsplan - Gestaltningsprogram - Plan- och genomförandebeskrivning - Ev. utredningar - Sändlista - Fastighetsförteckning KommunOffice W3D3 * KommunOffice W3D3** namn/planarkivet projektets namn/planarkivet* Diarieakt hos registrator ** projektets namn/planarkivet Yttranden, plansamråd projektets namn/planarkivet Samrådsredogörelse projektets namn/ Planarkivet Beslut om utställning/granskning, protokollsutdrag SBN * KommunOffice W3D3** projektets namn/planarkivet* Diarieakt hos registrator ** Utställningsskede Kungörelse projektets namn/planarkivet Yttranden, utställning projektets namn/planarkivet

28 24 Planutlåtande/Särskilt utlåtande projektets namn/planarkivet Antagande Antagandehandlingar projektets - Plankarta namn/planarkivet - Plan- och genomförandebeskrivning - Illustrationsplan - Gestaltningsprogram - Plan- och genomförandebeskrivning - Miljökonsekvensbeskrivning - Samrådsredogörelse Beslut om antagande av plan, protokollsutdrag SBN eller KS * W3D3** projektets namn/planarkivet* Diarieakt hos registrator ** Underrättelse om antagande projektets namn/planarkivet Överklagande Överklagande projektets namn/planarkivet Rättidsprövning projektets namn/planarkivet Laga kraft Laga krafthandlingar* projektets - Planbeskrivning namn/planarkivet - Plankarta Övriga handlingar kopplade till planprocessen **3 år *Original hos Lantmäterimyndigheten.

29 25 Planförfrågningar som inte blir till ett ärende 10 år projektets namn/planarkivet Avskrivna ärenden 5 år projektets namn/planarkivet Planeringsunderlag: Vid - projektets - foton/flygbilder namn/planarkivet - gällande planer - rapporter/utredningar - politiska direktiv - ritningar/skisser/förslag - presentationer från företag Remisser från polisen, skottlossningstillstånd Vid Kronologiskt/Hos tjänsteman Förvaras om de tillför ärendet sakuppgift och registreras då på ärendets i BYGGLOV Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd Ansökan Anmälan om kvalitetsansvarig Anmälan, rivningsanmälan Nära rkiv Nära rkiv

30 26 Byggfelsförsäkring/Färdigställande skydd Fasadritning Foton Granskningsblad Konstruktionsritningar Kontrollplan Intyg på kvalitetsansvarig / kontrollansvarig (Certifikat) Markplaneringsritning Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärandet avslutas Nära rkiv Alfabetisk ordning på Nära rkiv fastighetsbeteckning*/ Tekis-AGS** *Nyare handlingar, **Äldre handlingar Gallrat för bygglov mellan 1/ och 31/

31 27 Markundersökning, geoteknisktutlåtande Mottagningsbevis, grannar Nybyggnadskarta Planritning Protokoll från arbetsplatsbesök Protokoll från tekniskt samråd Pålplan Relationshandlingar/ritningar: - Fasadritningar - Planritningar Arkiva Gallras när ärendet avslutas Nära rkiv

32 28 - Utlåtanden från sakkunnig - Intyg från sakkunnig Ritningsförteckning Rivningsförbindelse Sakägarlista samt karta Sektionsritning Situationsplan/Orienteringskarta Slutbesked (Interimsbesked) Spränggodkännande Sprängplan Gallras vid Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas - - Teknisk beskrivning

33 29 VVS-ritningar Yttrande från sakägare Ärendeblad Beslut om lov, delegationsbeslut eller protokollsutdrag från PBU eller SBN Beslut om dispens från strandskydd, protokollsutdrag PBU Handlingar som tillhör beslut t.ex.: - Kontrollplan - Energiberäkning - Konstruktionsritningar - Ventilationsritningar - Bevis om byggfel Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas * Gallras vid ** * Gallras vid ** Nära rkiv - * * W3D3** * W3D3** Diarieakt hos registrator** * Gallrat för bygglov mellan 1/ och 31/ * scanning ** endast hos bygglov * ** endast hos bygglov

34 30 - Bevis om försäkringar - Bevis om färdigställande - Geoteknisk undersökning - Arbetsgivarintyg - Radonundersökning - Kulturhistorisk inventering Beslut från överprövande myndighet Yttrande till överprövande myndighet Förhandsbesked Positivt förhandsbesked Negativt förhandsbesked Ansökan Foto

35 31 Granngodkännande Ritning Beslut om förhandsbesked, protokollsutdrag PBU * Gallras vid * * W3D3** * * ** endast hos bygglov Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden Avslag, avskrivning ärenden * Avvisade ärenden Ärenden som lämnas utan åtgärd Olovligt byggande, ovårdade tomter 5 år

36 32 Olovligt byggande Beslut, Föreläggande, Begäran om förklaring, rättelse påföljd, bygglov, viktigare korrespondens Ovårdade tomter Beslut, Föreläggande, Begäran om förklaring, rättelse påföljd, bygglov, korrespondens Anmälan/Klagomål Beräkningar av ytor Gallras när ärendet avslutas Fastighetsinfo Granskningsblad Gallras när ärendet avslutas Kommuniceringsbrev Mottagningsbevis från klagoberättigad Gallras när ärendet

37 33 Tomtkarta Beslut, protokollsutdrag SBN avslutas * **Gallras vid * W3D3** * **Diarieakt hos registrator * ** endast hos bygglov Hissar Beslut att godta mindre avsteg från föreskrifter Besiktningsprotokoll från kontrollorgan Föreläggande från SBN Intyg från besiktningsorgan att brist har åtgärdats Register över kontrollerade hissar Gallras vid nästa besiktning Gallras när ärendet avslutas Gallras när ärendet avslutas Vid * W3D3** * **Diarieakt hos registrator -

38 34 Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Register över ventilationskontroller - Övrigt Förteckning över mikrofilm _ Mikrofilm säkerhetsfilm, rulle _ Externt klimatarkiv hos Arkiva LANTMÄTERI Allmänt förekommande handlingar Baskarta (storskalig karta) Databas Datafiler/extern databas* 10 år** *Digital backup på Lantmäteriavdelningen. ** Utskrift görs enligt kommunens kartbladsindelning till pdf/a-format och levereras till Haningearkivet var tionde år. Beslut om - adressnummersättning - lägenhetsnummersättning - LINA LINA, nationellt adressregister Digital hantering i Lantmäteriets system Beställning av kart- och Vid Uppdragslista Hos tjänsteman mätningsuppdrag Digital laserdata Databas Datafiler/extern databas Digital höjdmodell Databas Datafiler/extern databas Grid Ev. utskrift (analog) av hela

39 35 kommunen i samband med framställning av ny höjdmodell GIS-karta (översiktskarta) GIS-databas Datafiler/GIS-databas 1 år Uppdateras kontinuerligt. Utskrift hela kommunen i samband med framställning av ny översiktskarta Grundkarta (underlag för detaljplanering) Mätningsprotokoll-/beräkningar, kommunala stomnät Namnberedningen, namnsättning av vägar, parker, skolor m.m. - Utredningar - Beslut - Remisser Nybyggnadskarta 5 år Beställning registreras i Excelfil (Arbute) Register över inkommande kartoch mätningsuppdrag/ Uppdragslista Specialkartor, tryckta T.ex. adress-, turist och fritidskartor 5 år Databas Datafiler/databas Förvaras i samma databas som baskartan, men detta lager - Kronologiskt/ 30 år W3D3 Diarieakt 3 år 5 år Beställning registreras i Databas Den färdiga kartan som levereras till beställare sparas i pdf-format i Databas. Filen har diarienumret som namn. Kronologiskt/Excel-fil Excelfil (Arbute) - Kronologiskt/ 1 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet Foton Analoga flygfotobilder - Kronologiskt/ Används i den löpande verksamheten.

40 36 Digitala flygfotobilder Excelfil Datamedia/ Förvaras på hårddisk En kopia ska levereras till arkivet i samband med inleverans. Digitalt ortofoto Excelfil Datamedia/ 1 år *Digital backup på Lantmäteriavdelningen. **Utskrift görs enligt kommunens kartbladsindelning till pdf/a-format och levereras till Haningearkivet i samband med ny inleverans Digitala snedbilder Excelfil Datamedia/ 1 år Förvaras på hårddisk En kopia ska levereras till arkivet i samband med inleverans. VATTEN OCH AVLOPP Ekonomi Amorteringsplaner 1 år EDP-Future Personnummer, alfabetiskt/ Avskrivningsfordringar 10 år - Kundnummer/ Bokföringslistor 10 år EDP-Future Debiteringstyp/ Debiterade anläggningsavgifter - Anläggningsvis/ 30 år Fakturajournaler Vid Agresso Enhetsvis/ Fakturakvittens 10 år EDP-Future Kundnummer/ Fakturaunderlag 10 år EDP-Future/ EDP-Future/Agresso Agresso Medgivande, autogiro 10 år EDP-Future Kundnummer/

41 37 Kontoutdrag (post- och bankgiro) 10 år EDP-Future Kontonummer/ Kundregister Vid EDP-Future Kundnummer/ EDP-Future Kundrestkontra - Interndebiteringar - Bokföring - Verifikationer 10 år EDP-Future Års- månadsvis/ Övriga vatten- och avloppshandlingar Analysprotokoll, vatten Excelfil Årsvis/ 30 år egenkontroll Arbetsorder 11 år EDP-Future Årsvis, mätarverkstaden/ EDP-Future Avläsningskort, vattenmätare 2 år - Årsvis/Mätarverkstaden Driftjournaler - Årsvis/ Driftövervakningsrum, Fors reningsverk Dygnsrapport 10 år - Kronologiskt/ Driftövervakningsrum, Fors reningsverk Föreskrifter från annan myndighet som gäller verksamheten Vid - Tillsynsbesök, rondering Informationsmaterial, egenproducerat - Årsvis/ 1 år Taxa, ABVA, miljöinfo. Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet årligen Jourdagboken 10 år - Årsvis/

42 38 Kalibreringsprotokoll (provtagningsprotokoll, vattenmätare) Ledningskartor/Register/ 11 år - Årsvis/Mätarverkstaden * VA-Banken Objektsnummerordning/ Rörnätsplan databas Miljörapporter W3D3 Diarieakt 3 år Miljötillstånd W3D3 Diarieakt 3 år Mätarbyten, register 11 år EDP-Future Årsvis/Mätarverkstaden Mätningar, observationsrör 10 år - Årsvis/ Rörinspektionsprotokoll 5 år VA-Banken Områdesvis/ *Arbetsmaterial vid Skyddsområde inklusive - Anläggningsvis/ För vattenskyddsområden skyddsföreskrifter Teknisk dokumentation Vid - Kronologiskt/ -Manual -Produktinformation -Garantibevis -Serviceprotokoll VA-anslutningsärenden - Anslutningsavtal - Nybyggnadskarta Arkiva Fastighetsbeteckning/ Scannas hos Arkiva och är därmed även sökbara i deras databas. i pappersform. Vattenmål, domar W3D3 Diarieakt 3 år Underhållsplaner rörnät VA-Banken Databas Uppsägningsblanketter, kund 10 år - Alfabetiskt/ Utredningar* - *Ej kopplade till projekt Projekt Antagna anbud/offerter * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos

43 39 Södertörns upphandlingsnämnd. Anbud, ej antagna 2 år - Besiktningsprotokoll 10 år - Projektvis/ Entreprenadavtal och beställningar * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd. Geotekniska undersökningar - Projektvis/ 30 år Kalkyler 10 år - Projektvis/ Konsultavtal och konsulternas 10 år - Projektvis/ projekthandlingar Konsultritningar - Projektvis/ 30 år Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll 10 år - Projektvis/ Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. - Projektvis/ 30 år Projektplan/Tidsplan Diarieförs Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten Ritningar - relationsritningar 10 år efter avslutande av projektet/g aranti - Projektvis/ - Projektvis/

44 40 - konstruktionsritningar - arbetsritningar Skrivelser och korrespondens av betydelse Diarieförs Diarieakt 3 år Sprängjournaler 10 år - Projektvis/ Tekniska beskrivningar av - Projektvis/ 30 år projektet Tillstånd för sprängning och Vid - Projektvis/ explosiva varor Utredningar som ligger till grund - Projektvis/ för projektet Yttranden från utomstående Diarieförs Diarieakt 3 år TEKNIK Allmänt förekommande handlingar Avtal med samfälligheter angående belysning Diarieförs Diarieakt Samfällighet/Pärmar hos tjänsteman Avtal, båtplatser Diarieförs Diarieakt. F, Y & L-platser (pärmsystem)/ Besiktningsrapporter, broar 10 år Batman* Batman* *Batman är ett system från Trafikverket Besiktningsprotokoll, industrispår 10 år - Årsvis/Pärmar hos tjänsteman Bidragsansökningar W3D3 Diarieakt 3 år Båtplatsregister 1 år - Alfabetiskt/ Revideras årligen 3 år 3 år

45 41 Dokumentation av Vid LV-gata Vägnamn/LV-gata Uppdateras kontinuerligt beläggningsarbeten Dokumentation av broar Batman* Batman/* * Samtliga uppgifter som nu finns i närarkivet håller på att föras in i Batman. Äldre handlingar levereras därefter till Haningearkivet. Fordonsakter* - Registreringsbevis - Beställningar - Kravspecifikation - Garantier - Utdrag från Transportstyrelsen Etc. Vid ** - Objektsnummerordning/ Förordnande av parkeringsvakter W3D3 Diarieakt/ Kronologiskt hos tjänsteman 3 år * Inkluderar Park- och naturavdelningen och VAavdelningens fordon. **Gallras när fordonet tas ur bruk. Gatudatabas Vid LV-gata Vägnamn/LV-gata Uppdateras kontinuerligt Hamnordningar och W3D3 Diarieakt 3 år hamnföreskrifter Hamnplaner/hamnområdesplaner W3D3 Diarieakt 3 år Hamntaxor W3D3 Diarieakt 3 år Handlingar rörande farleder, prickar, fyrar - 30 år

46 42 Kontrollavgift, parkering 6 månader Octavius Kontrollavgifter, statistik Parkeringstillstånd för funktionshindrade - ansökan - beslut - överklaganden Planer och program för t.ex. gatubelysning m.m. Renhållningsordning och avfallsplan Vid - Årsvis/ 5 år W3D3 Original Sekretess enl. OSL 26 kap. 1 alfabetiskt/ Kopia i diarieakt W3D3 Diarieakt 3 år W3D3 Diarieakt 3 år Antas av kommunstyrelsen Renhållningstaxa W3D3 Diarieakt 3 år Antas av kommunstyrelsen Schakttillstånd Skrotbilsärenden - Protokoll - Besiktningsprotokoll - Rekvisitioner - Fordonsanmälningar - Bekräftelse på skrotning - Bekräftelse på avregistrering av fordon - Hemställan /anmaning om att flytta fordon 10 år TEKIS-BIL* Objektnummerordning/ *Fr.o.m. juli 2012 diariefört i TEKIS-BIL. Dessförinnan analogt i akter i.

47 43 Torghandel - Avtal - Tillstånd W3D3 Diarieakt 3 år Trafikanordningsplaner ISY-Case ISY-Case Trafikföreskrifter, lokala TEKIS-LTF Objektnummerordning/ TEKIS-LTF samt 30 år Skickas till Transportstyrelsen för publicering. Blir giltig vid publicering. Signerad pappersutskrift bevaras i. Trafikmätningar och trafikräkningar Trafikolycksfallsrapporter Trafikskaderapporter Trafiksäkerhetshandlingar: - Beslut om bidrag - Dokumentation kring aktiviteter - Egenproducerat informationsmaterial - Protokoll från råd och samarbetsgrupper Trafiksäkerhetshandlingar: - Informationsmaterial, externt producerat Transporttillstånd 2 år - Databas hos Trafikverket/ Vid STRADA* STRADA* *STRADA är en nationell databas hos Transportstyrelsen - Kronologiskt/ 30 år Vid Vid * - Kronologiskt/ Kronologiskt/ Uppehåll i sophämtning 3 år Diarieförs Diarieakt

48 44 - ansökan - tillstånd Upplåtelse av allmän plats / Vid * Diarieförs som inkommande remiss* Diarieakt* 3 år* * Missiv samt förvaltningens svar bevaras, övriga handlingar Vinterväghållning: scheman, planer och dagböcker m.m.* Vid - Hos tjänsteman *Handlingar rörande upphandling av entreprenad för vinterväghållningen hanteras enligt riktlinjer för upphandlingsärende Väghållarbeslut - Kronologiskt/ 30 år Projekt Antagna anbud/offerter * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd. Anbud, ej antagna 2 år - Besiktningsprotokoll 10 år - Projektvis/ Entreprenadavtal och beställningar inkl. avrop * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Geotekniska undersökningar - Projektvis/ 30 år Kalkyler 10 år - Projektvis/ Konsultavtal och konsulternas 10 år - Projektvis/

49 45 projekthandlingar Konsultritningar - Projektvis/ 30 år Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll 10 år - Projektvis/ Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. - Projektvis/ 30 år Projektplan/Tidsplan Diarieförs Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten 10 år - Projektvis/ Ritningar/relationsritningar - Projektvis/ 30 år Skrivelser och korrespondens av Diarieförs Diarieakt 3 år särskild betydelse Sprängjournaler 10 år - Förvaras hos entreprenören under gallringsfristen Tekniska beskrivningar av - Projektvis/ 30 år projektet Tillstånd för sprängning och Vid - Projektvis/ explosiva varor Utredningar som ligger till grund - Projektvis/ 30 år för projektet Yttranden från utomstående Diarieförs Diarieakt 3 år PARK OCH NATUR

50 46 Allmänt förekommande handlingar Arbetsorder 5 år - Årsvis/ * *Enbart digitalt Besiktningsprotokoll lekplatser 10 år - Kronologiskt/ Beställning av diverse tjänster/varor: - beställningar - följesedlar - kvitton Garantibevis Informationsskrifter, broschyrer el. likande som framställts inom verksamheten Inventarieförteckning över maskiner och redskap Kemikalieförteckning Monteringsanvisningar Skötselavtal med föreningar, andra förvaltningar o.dyl. Vid - Kronologiskt/ Gäller summor under kr 1 år efter utgången giltighet - Ämnesvis hos arbetsledare - Ämnesvis/ 1 år Ett arkivexemplar lämnas till registrator som levererar till Haningearkivet årligen Vid - Områdesvis/ Digital lista Vid - Alfabetiskt/ Vid - 2 år efter W3D3 Diarieakt upphörd giltighet Statsbidragsansökningar W3D3 Diarieakt 3 år Trädfällning, avtal W3D3 Diarieakt 3 år Kopior förvaras på Park- & Naturavdelningen, vid TÜF-certifikat Vid -

51 47 Förteckning och ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Certifikat och utbildningsbevis för anställda 30 år Äldre kartor i pappersform i. Hör till projekt. Levereras ej idag Vid - Ämnesvis/ Projekt Antagna anbud/offerter * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Anbud, ej antagna 2 år - Besiktningsprotokoll 10 år - Projektvis/ Entreprenadavtal och beställningar inkl. avrop * Diarieförs* Diarieakt* 3 år* *Gäller för summor mellan summor däröver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd Geotekniska undersökningar - Projektvis/ 30 år Kalkyler 10 år - Projektvis/ Konsultavtal och konsulternas 10 år - Projektvis/ projekthandlingar Konsultritningar - Projektvis/ 30 år Korrespondens och övriga handlingar som instruktioner för drift och underhåll (skötselplaner) 10 år - Projektvis/ Projektdokumentation - foton - videofilmer Etc. - Projektordning/ 30 år

52 48 Projektplan/Tidsplan Diarieförs Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från sammanträden och projektmöten 10 år - Projektvis/ Ritningar/relationsritningar - Projektvis/ 30 år Skrivelser och korrespondens av Diarieförs Diarieakt 3 år särskild betydelse Sprängjournaler 10 år - Projektvis/ Tekniska beskrivningar av - Projektvis/ 30 år projektet Tillstånd för sprängning och Vid - Projektvis/ explosiva varor Utredningar som ligger till grund - Projektvis/ 30 år för projektet Yttranden från utomstående Diarieförs Diarieakt 3 år LANTMÄTERIMYNDIGHETEN Allmänt förekommande handlingar Avtalsservitut - Digitalt i Upprättat från och med hos Inskrivningsmyndigheten. Äldre hos Riksarkivet Detaljplan - Laga kraft registrering - Plankarta (analog, original) Förrättningsakter Aros/Trossen Detaljplansnummer/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Original leveraras till Haningearkivet efter scanning Kopia förvaras i Plansenhetens närarkiv som arbetsmaterial. Se även Plan.

53 49 Genomförda förrättningar Trossen Aktnummer serier/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Inställda förrättningar efter återtagande 10 år Kronologiskt i pärm/ Lantmäterimyndighetens närarkiv Underlag till förrättningar, restakt 2 år Månadsvis/ Lantmäterimyndighetens närarkiv 1 år Levereras årligen GALLRING AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE Handlingar som inkommit för kännedom från allmänheten eller andra myndigheter och som inte föranleder någon åtgärd. Inkomna handlingar, som inte berör förvaltningens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, och som inte kräver någon vidare åtgärd. Tjänsteanteckningar, rutinmässiga som inte tillför 2 år Registreras på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3 Vid Vid Registreras inte Registreras inte

54 50 GALLRING sakuppgift Kvitto från fax att försändelse gått fram Trafikjournaler från fax och scanner Missiv till fax om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift Inkomna eller expedierade framställningar och meddelanden av rutinmässig karaktär t.ex. påminnelseavier, kallelser, kursinbjudningar, cirkulär, nyhetsbrev Loggar av rutinmässig karaktär Ex: e-post-loggar, cookiefiler, globalfiler Systemloggar: systemfel, felmeddelanden/larm i ITinfrastruktur eller applikationer Inkomna eller expedierade förfrågningar av tillfälligbetydelse T.ex. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Kopior och dubbletter av handlingar som inte har någon funktion och där myndigheten bevarar original Vid Vid Vid Vid 3 mån 1 mån Vid Vid Registreras inte Registreras inte Registreras på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3

55 51 GALLRING Register, liggare och andra tillfälliga förteckningar, som endast är till för att underlätta för myndigheten och som saknar betydelse på längre sikt Felaktiga uppgifter av registerkaraktär som skrivfel, räknefel och liknande E-post och fax som bekräftas med originalhandling, och som inte påförts anteckning av betydelse E-post som inte är elektroniskt signerad eller motsvarande, och som överförs till annan databärare t.ex. papper Röstmeddelanden, sms och liknande som tillfört ett ärende sakuppgift Spam, reklam, broschyrer med reklamsyfte Manualer, lathundar Fotografier, PowerPoint, filmer, ljudband, CD-skivor och liknande framtagna för intern information och utbildning Vid Vid Vid Vid Vid Vid Vid Vid Gallras när rättning skett Ankomstdatum registreras i diariet Sakinformation överförs till tjänsteanteckning Registreras inte Rutinbeskrivningar Vid Postöppning, fullmakt Vid Förvaras i alfabetiskt ordning i postrum

56 52 GALLRING Hårddiskar i datorer, skrivare, Vid * *Ta som hand enligt avtal scannrar och kopiatorer Begäran om allmän handling 2 år Registreras som anonym registerpost på ärendet Rutinartade handlingar i W3D3. Förfrågan skrivs ut och förvaras i