Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen

2 Inledning Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. (3 arkivlagen) Enligt Arkivreglemente för Haninge kommun, ansvarar varje myndighet för att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och att kommunarkivet, benämnt Haningearkivet, är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar har levererats till Haningearkivet övergår ansvaret för arkivvård och hantering till arkivmyndigheten. Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och vad som ska jämte gallringsfrister. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om när handlingarna ska levereras till Haningearkivet. Dokumenthanteringsplanen är en allmän handling och ger kommunens invånare insyn i vilka handlingstyper som förekommer inom kommunen. Begrepp i dokumenthanteringsplanen Handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen). En handling kan t.ex. vara e-postmeddelande, pappersdokument eller pappersdiarium, karta, datafil, databas, mikrofilm, fotografi. Bevara/Gallra I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). Haningearkivet kan i nuläget inte ta emot digitala handlingar. Därför måste handlingar som ska bevaras tas ut på papper (se nedan). Gallringsfristen anges ofta med årtal men även vid förekommer. Vid avses att handlingen ska då verksamheten inte längre behöver den. En handling som upprättats/inkommit i mars 2010 med gallringsfristen 2 år ska i januari Gallringsfristens längd avgörs av verksamhetens behov, revisionskrav, eventuella preskriptionstider etc. Registrering Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. Vid efterfrågan av en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register man ska söka i. Exempel på olika register är olika diarier, postlista, Heroma och Agresso. Det finns ett flertal diarier som används i kommunen, t.ex. KommunOffice och AlkT. När det endast står Diarieförs i kolumnen avses alltid KommunOffice som används av kommunstyrelsen och nämnderna. Ordning/Förvaring Ordning kan vara t.ex. kronologisk, alfabetisk, diarienummerordning. Men det är framför allt förvaring som anges här. Exempel på förvaring är närarkiv, personalakt, diarieakt och Agresso. Handlingar som lyder under sekretess ska förvaras inlåsta. till Haningearkivet Om handlingarna ska levereras till Haningearkivet anges här en tidsfrist. Med 3 år avses att handlingarna ska levereras året efter att 3 år

3 har gått. Med andra ord räknas tidsfristen på samma sätt som gallringsfristen (se ovan). Handlingar som ska levereras inte till Haningearkivet och då står ordet här. Före leverans kontaktas alltid arkivpersonalen på Haningearkivet som lämnar medgivande. Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i arkivbox (enligt Svensk standard) med minst ett aktomslag i boxen. Dessutom ska handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-it-lappar, jungfruben, lösa lappar och dylikt. Anmärkning Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar. Tekniska krav För handlingar som ska bevaras för all framtid väljs material så att de klarar av ett bevarande på minst (ett tusen) år. Haningearkivet har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. För att informationen ska kunna bevaras för kommande generationer ska arkivbeständigt material användas. Detta gäller bl.a. pennor, papper och mappar. Det är också viktigt att skrivarna fungerar som de ska och att tonern i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för arkivhandlingar. Observera att digitala handlingar som inte ska bevaras (som alltså ska efter en viss tid) inte behöver skrivas ut på papper, utan kan finnas kvar i elektronisk form till dess att de. Dokumenthanteringsplanen på intranätet Använd alltid den senaste versionen av dokumenthanteringsplanen. Det är att föredra att ta del av dokumenthanteringsplanen via internet Där ska alltid rätt version av dokumenthanteringsplanen finnas. Använd dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under Redigera, välj Sök. Om du inte är säker på hur handlingen benämns, sök på del av ordet. En handlingstyp, t.ex. avtal, kan förekomma på flera ställen. Genom att trycka på Enter eller pilen i sökrutan finner du de övriga handlingarna där t.ex. avtal ingår. Förklaring av förkortningar I planen förekommer en del förkortningar som det kan vara på sin plats att förklara. KS: Kommunstyrelsen KSF: Kommunstyrelseförvaltningen SBN: Stadsbyggnadsnämnden AU: Arbetsutskottet PBU: Plan- och byggutskottet

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE...1 Registrering (diarieföring m m)... 1 Protokoll... 2 Övriga sammanträdeshandlingar...2 KOMMUNÖVERGRIPANDE...3 Kvalité, Planering, policydokument och dylikt... 3 Allmänt förekommande handlingar... 4 Projekt... 5 Information... 6 IT... 6 Personal... 7 Arbetsmiljö...7 Arbetsrätt & avtal, facklig...7 samverkan...7 Bemanning...8 Kompetensutveckling...9 Löner...9 Pension Personalvård Policy- och styrdokument Rehabilitering Rekrytering Särskilda anställningsformer Övriga personaladministrativa handlingar Ekonomi Upphandling PuL-administration AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE...21 PLAN...24 Detaljplaner och områdesplaner Initieringsskede Programskede Samrådsskede Utställningsskede Antagande Överklagande Laga kraft Övriga handlingar kopplade till planprocessen BYGGLOV...28 Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd Förhandsbesked Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden Olovligt byggande, ovårdade tomter Hissar Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Övrigt KART- OCH MÄT...36 Allmänt förekommande handlingar VATTEN OCH AVLOPP...38 Ekonomi Övriga vatten- och avloppshandlingar Projekt TEKNIK...42 Allmänt förekommande handlingar Projekt PARK- OCH NATUR...47 Allmänt förekommande handlingar Projekt Dokumenthanteringsplan för Stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen , 189. Giltig från

5 1 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPAND E Arkivering Arkivbeskrivningar Diarieförs Diarieakt 3 år Dokumenthanteringsplaner Diarieförs Diarieakt 3 år Gallringsframställningar Diariefös Diarieakt 3 år Registrering (diarieföring m m) Adresslistor KommunOffice, huvuddiarium, diarium, beteckning SBN - Diarielista - Diarieblad, plan- och bygglovsdiarium, beteckningar BYGG och PLAN - Diarielista Vid Diarienummerordning/ * *Levereras samtidigt som de Årsvis diarieförda handlingarna - Diarienummerordning/ Årsvis - Diarieblad Diarieförda ärenden KommunOffice Beteckning SBN* Diarienummerordning hos registrator * *De diarieförda handlingarna bevaras i dagsläget hos Arkiva. På sikt kommer det att bevaras i Haningearkivet. 3 år *För diarier i med beteckning PLAN och BYGG hänvisas till Plan sid 24 och Bygglov sid 28. Diarieförda beslut i bygglovsärenden Vid KommunOffice Diarienummerordning/K ommunoffice Fastighetsbeteckning/När arkiv Diarieakten. Endast den digitala handlingen bevaras i KommunOffice. i sin helhet hos bygglov, skickas sedan till Arkiva.

6 2 Fullmakter (postöppning och motsvarande) Vid - Alfabetiskt/Registrator Postlistor 2 år KommunOffice KommunOffice Övriga register, se under respektive rubrik Protokoll Protokoll med register från - Stadsbyggnadsnämnden - Arbetsutskottet - Plan- och byggutskottet - Trafikutskottet* KommunOffice Kronologiskt/ Nämndssekreterare och registrator Protokollsbilagor Diarieförs Diarieakt 3 år 3 år *Trafikutskottet endast mellan åren Protokoll/Minnesanteckningar från - Förvaltningsledning Diarieförs Diarieakt 3 år Protokoll/Minnesanteckningar från APT, informationsmöten och liknande interna verksamhetsmöten Övriga protokoll, se under respektive rubrik. Vid - Kronologiskt/ Övriga sammanträdeshandlingar Anslagsbevis Vid - Kronologiskt/Nämndssek

7 3 reterare Dagordningar, kallelser 2 år - Kronologiskt hos nämndsekreterare och i KommunOffice Kungörelser och annonser 2 år - Kronologiskt/Nämndssek reterare och bygglovsenheten Närvarolistor, förtroendevalda och 2 år - Kronologiskt/Nämndssek tjänstemän reterare Voteringslistor - - * * Ingår i protokollen KOMMUNÖVERGRIPANDE Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt Arbetsordningar Diarieförs Diarieakt 3 år Arbetsplatsundersökningar Diarieförs Diarieakt 3 år Budget Diarieförs Diarieakt 3 år Delegationsordningar Diarieförs Diarieakt 3 år Delegationsförteckningar som Diarieförs Diarieakt 3 år anmäls till nämnd Enkäter egna, Diarieförs Diarieakt 3 år sammanställningar/rapporter Enkäter egna, svar och andra Vid - - underlag Enkäter, externa inkl. 2 år Postlista Kronologiskt/KommunO förvaltningens svar ffice Förslag/synpunkter av vikt, Diarieförs Diarieakt 3 år externa Förslag/synpunkter av vikt, 2 år C2 eller postlista Synpunktshantering C2,

8 4 externa, rutinartade KommunOffice eller närarkiv Handböcker, egenproducerade Diarieförs Diarieakt 3 år Intern kontroll Diarieförs Diarieakt 3 år Kvalitetsarbeten, kvalitetsdokument, processbeskrivningar och liknande Diarieförs Diarieakt 3 år Kvalitetsarbete=dokumentation av verktyg, rapporter och eventuella åtgärdsplaner Manualer/lathundar Vid - - Medborgarförslag Diarieförs Diarieakt 3 år Målarbeten Diarieförs Diarieakt 3 år Dokumentation av mål, strategier, utvärderingar etc. Planer Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. verksamhetsplaner Policy och riktlinjer Diarieförs Diarieakt 3 år Rutinbeskrivningar Vid - - Reglementen Diarieförs Diarieakt 3 år Uppföljningsrapporter Diarieförs Diarieakt 3 år Årsredovisningar Diarieförs Diarieakt 3 år Allmänt förekommande handlingar Avtal Diarieförs Diarieakt 3 år Avtal, rutinmässiga 2 år efter - - T.ex. leasing av kopiatorer Fotografier, filmer, video och Vid - på respektive ljudband som rör verksamheten avdelning Fotosamlingar av betydelse år Garantihandlingar Vid * - - *Så länge garantin gäller

9 5 Inventarieförteckningar - Avdelningschef 3 år Korrespondens av vikt för Diarieförs Diarieakt 3 år verksamheten Remisser och remissvar inom Haninge kommun Remisser utgående från kommunen och inkommande svar Remisser inkomna till kommunen Remissvar från kommunen Statistik, unik information om verksamheten Statistik, övrigt * Diarieförs Diarieakt 3 år * hos SBN om de initierats hos SBN, annars de. Diarieförs Diarieakt 3 år Vid / * Diarieförs Diarieakt 3 år Diarieförs Diarieakt 3 år Vid - - Statistiska uppgifter som lämnats 2 år - på ansvarig till statlig myndighet avdelning Tjänsteanteckningar Diarieförs Diarieakt 3 år Tjänsteskrivelser Diarieakt Diarieakt 3 år Utredningar/studier Diarieförs Diarieakt 3 år *Missiv samt kommunens svar bevaras, övriga handlingar Projekt Avtal Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. samarbetsavtal, outsourcingavtal sponsoravtal Förstudier Diarieförs Diarieakt 3 år Projektdirektiv/Uppdragshandlinga Diarieförs Diarieakt 3 år r Projektplan Projektorganisation Protokoll med dagordning och Diarieakt Diarieakt 3 år Vid större projekt får varje delprojekt eget diarienummer, med hänvisning till

10 6 deltagarlista från styrgrupper Delrapporter Korrespondens av betydelse projektdirektivets diarienummer Slutrapporter Diarieförs Diarieakt 3 år Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Ekonomisk slutredovisning Diarieförs Diarieakt 3 år Hänvisa till projektdirektivets diarienummer Utvärderingar Diarieakt Diarieakt 3 år Hänvisning sker till projektens diarienummer Information Informationsfoldrar och broschyrer Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande med direkt anknytning till verksamheten - Årsvis/ på respektive avdelning - Årsvis/ på respektive avdelning Pressmeddelanden - Årsvis/ på respektive avdelning Tidningar, egenupprättade - Årsvis/ på respektive avdelning Året efter Året efter Året efter Året efter IT Användardokumentation Systemdokumentation /V id * /V id * * * * Ex. lathundar, manualer * om unik, annars vid. Diarieförs om det bevaras. * * * * om unik, annars vid. Diarieförs om det bevaras.

11 7 Personal Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder) Systematiskt arbetsmiljöarbete -Organisation för arbetsmiljöarbete med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgift/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, - krishanteringsplaner. -Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan - Arbetsskador och tillbud** (t.ex. tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Arbetsrätt & avtal, facklig samverkan Central förvaltningssamverkan (CESAM) protokoll med bilagor Förvaltningsgrupp, protokoll med Diarieförs Diarieakt 3 år * Diarieförs Diarieakt 3 år *Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Diarieförs Diarieakt 3 år ** Registreras även i Marsh+ Diarieförs Diarieakt 3 år Tidigare benämning Lokal samverkan (LOKSAM) bilagor Förhandlingsprotokoll enligt MBL Diarieförs Diarieakt 3 år Kollektivavtalsprotokoll Diarieförs Diarieakt 3 år Stämningsansökningar Diarieförs Diarieakt 3 år

12 8 -Underlag för framställda krav -Tvisteprotokoll -Domar Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhan dlingar med bilagor 2 år - 10 år - Förvaltningschef/Avdelni ngschef Bemanning LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Personalakt - Anmälan om entledigande* - Anställningsavtal* - Beslut om avgångsvederlag* - Betygskopior - Dödsfall * - Gratifikationer - Handlingar angående omplaceringar - Kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg/-intyg - Kompetensutvecklingshandlingar - Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende - Rehabiliteringshandlingar (se rehabilitering) Diarieförs Diarieakt 3 år 2 år - Avdelningschef Heroma* Enhet/Personnummerord ning i närarkiv, centralt på förvaltningen Semesteravstämning/-planering Vid - Avdelningschef ** * Stjärnmarkerade handlingar registreras i Heroma ** Avslutade personalakter, gallrade och rensade, levereras till personalenheten en gång per år, året efter att personen slutat, ordnade i personnummerordning.

13 9 Semesterlistor Vid - Avdelningschef Kompetensutveckling Kompetensförsörjningsplaner Diarieförs Diarieakt 3 år Kompetensutvecklingsplaner, Gallras när - Avdelningschef individuella anställning en upphör Kursinbjudningar Vid - Kursansvarig Kurser och utbildningar i egen regi - program - deltagarlistor - unikt studiematerial Resultat- och målsamtal (dokumenterade överenskommelser) Utbildningar - övrig dokumentation Diarieförs Diarieakt 3 år Även t.ex. studieresor Vid Vid * - Avdelningschef - - * Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen Löner Arbetstidsschema 2 år Heroma Heroma Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Heroma Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar m.m. Avdragslista (intresseavdrag) 2 år Heroma Heroma Avisering 2 år - Avisering inläst bankfil 2 år/10 år* Heroma Heroma * 2år om utbetalning skett via

14 10 lönesystem, annars 10 år Ersättningar mot kvitto, personliga utlägg 10 år Heroma T.ex. bilersättningar, reseersättningar, traktamenten Ersättningar, övriga 2 år Heroma Heroma Flextidssammanställningar 2 år Heroma Heroma Handlingar rörande längre (pensionsgrundande) ledigheter Heroma Heroma 50 år T.ex. barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 mån Jourjournal (motsvarande) 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Konteringsvarningar 2 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter 10 år Heroma Heroma Kontrolluppgifter, rättelse av 10 år - Läkarintyg 2 år 2 år Avdelningschef Jfr dock Rehabilitering, speciellt Arbetsskada Lönelistor/grundlistor/lönespecifi kationer Lönepolicy Diarieförs Diarieakt 3 år Lönesättning, underlag Vid Heroma Heroma för/förhandlingsunderlag Löneunderlag - Ledighet med lön för fackligt uppdrag - Ledighetsansökningar: kortare än 6 mån - Löneavdrag - Tidrapporter Heroma Heroma 50 år Heroma fr.o.m. april 2009 (före dess Capella) 2 år/10 år Heroma Heroma 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Underlag för beräkning av lön t.ex. semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, arbetsförändringar, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar. Även kost, lunchkuponger, privata telefonsamtal. Matrikelkort årsvis (motsvarande; Heroma Heroma 50 år Heroma fr.o.m. april 2009 (före

15 11 systematiskt förda uppgifter om dess Capella) den anställdes tjänstgöring och lön) Mer- och övertidsjournal 3 år* Heroma Heroma *Enligt Arbetsmiljöverkats föreskrifter Personalstatistik (årsvis) Diarieförs Diarieakt 3 år Redovisning arbetsgivareavgift 10 år Heroma Heroma /preliminärskatt Sammanställning av 10 år Heroma Heroma taxeringsuppgifter Tidredovisning*, tidssammanställningar Uppdragstillägg 2 år Heroma Enhetschef Utmätning i lön (beslut om) 10 år Heroma Vård av barn (VAB), sjuk- 2 år Heroma Heroma eller närarkiv /friskanmälan 2 år Heroma Heroma *Ingår i arbetstidsschema samt mer- och övertidsjournal Pension AFA-beslut Gallras 5 - år efter pensionsav gång Pensionsbrev med bilagor - Personnummerordning Det år personen fyller -Pensionsansökan och godkännande -Pensionsansökan, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Gallras 10 år efter pensionsav gång 75 år -

16 12 -Särskild avtalspension Pensionspolicyn Diarieförs Diarieakt 3 år Pensionsunderlag, pensionstidsunderlag/ aktualiseringar - Gallras 2 år efter pensionsav gång Pension, förhandsberäkningar Gallras 2 år efter pensionsav gång Pensionsunderlag SPV 9 Gallras 2 år efter pensionsav gång Premier rapporterade till/från PV Gallras 10 år efter pensionsav gång Signallistor/rättelselistor 5 år - Personalvård Disciplinärenden Diarieförs Diarieakt 3 år Enligt 39 kap. 2 OSL gäller inte sekretess i ärende om disciplinansvar. I vissa disciplinärenden kan dock regler bli tillämpliga om överföring av sekretess (11 kap.

17 13 2 OSL) vad gäller uppgifter från andra myndigheter som är sekretessbelagda där, t ex om någon är anvisad från arbetsförmedlingen. Företagshälsovård, avtal om Diarieförs Diarieakt 3 år Förmåner, beslut om Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. motionssubventioner, lunchkuponger Förslags-/idéverksamhet / 2 år* * * * * och diarieförs om förslaget används. 2 års gallringsfrist för ej använda förslag. Personalenkäter Diarieförs Diarieakt 3 år Försäkringar, avtal om Diarieförs Diarieakt 3 år Personalenkäter Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. APU Terminalglasögon, beslut/rekvition 10 år - Enhetschef Tjänstebil (parkeringstillstånd, registreringsbevis m.m.) 10 år - Fordonssamordnare Policy- och styrdokument Dator-/Internetanvändning, regler Diarieförs Diarieakt 3 år för Handböcker (personalhandbok Diarieförs Diarieakt 3 år eller separata handböcker om t.ex. arbetsmiljö) Jämställdhets- och mångfaldsplaner Diarieförs Diarieakt 3 år Kränkande särbehandling, riktlinjer Diarieförs Diarieakt 3 år Missbruk av alkohol och droger, Diarieförs Diarieakt 3 år handlingsprogram för hantering av Missbruk av alkohol och andra droger, policy (interna regler och Diarieförs Diarieakt 3 år *enligt AFS 1994:1 13, om medarbetare uppträder

18 14 rutiner)* påverkad Resepolicy Diarieförs Diarieakt 3 år Riktlinjer för tjänstledigheter Diarieförs Diarieakt 3 år T.ex. för anställda vilka är styrelseledamöter i intresseföreningar med anknytning till verksamheten Uppvaktningar med mera, riktlinjer för Diarieförs Diarieakt 3 år Rehabilitering - Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder - Arbetsförmågebedömning, underlag för* - Arbetsträning, dokumentation av - Arbetsskada (ex anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m fl) - Besked till anställd enligt AB** - Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan *** - Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten - Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning - Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning - Handlingsplan (rehabplan) Diarieförs Personalakt. Hänvisning till akt i diariet. Se Personalakt * lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete ** att anställningsvillkoren ska omregleras pga att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad *** Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget

19 15 - Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation - Livränta - Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar och dokumentation Försäkringskassansförfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Vid - - Rekrytering - Annonser - Lista på sökanden - Tillsättningsbeslut Diarieförs Diarieakt 3 år Ansökningshandlingar från person Diarieförs Diarieakt 3 år som inte fått anställning men framfört klagomål på tillsättningen Ansökningshandlingar från personer som inte fått anställning 2 år* Diarieförs - Diarieakt Registrator Individuellt introduktionsprogram Gallras vid - Hos respektive chef, alt. avgång förvaltningsvis Introduktionsprogram för Diarieförs Diarieakt 3 år nyanställda Spontanansökningar 2 år Postlista Kronologiskt/Registrator *Se 23 Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen - Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag - Beslutsunderlag till 2 år - Avdelningschef 2 år Diarieförs Personalakt. Hänvisning till personalakten görs i diariet Se personalakt

20 16 Arbetsförmedlingen för bidrag inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen 2 år - på löneenheten Övriga personaladministrativa handlingar Arbetsgivarintyg (för a-kassa) 2 år - Pärm/lönenheten Behörigheter till administrativt nätverk Behörigheter till övriga verksamhetssystem, t.ex. Heroma, Agresso, Baltzar 2 år efter 2 år efter Forefront Identity Manager (FIM) Microsoft SQL-server, grundinstallation FIM * * *Registreras och förvaras i det specifika verksamhetssystemet Ekonomi Vidare se Vatten och avlopp sid 38 Amorteringsplaner Efter sista - inbetalning Anläggningsregister Diarieförs /Agresso Anläggningsreskontra 10 år - /Agresso Avstämningar under året 2 år - /Agresso Behörighetslistor, attestförteckning 2 år - /Agresso Betalningsförslag Vid - Betalningspåminnelser Vid - Bokföringsorder 10 år - Bokslutsunderlag, inkl 2 år - kontoavstämningar Budget Diarieförs Diarieakt 3 år

21 17 Budgetuppföljning till nämnd Diarieförs Diarieakt 3 år Delårsbokslut Diarieförs Diarieakt 3 år Ekonomisk statistik Vid - /Agresso Fakturajournaler Vid - /Agresso Listor över utestående fordringar Vid - /Agresso Fraktsedlar Vid - /Agresso Följesedlar Vid - /Agresso Fördelningslistor, löner Vid - /Agresso Förskott, kvittenser vid resor och 10 år - kurser Försäkringshandlingar, inaktuella Vid - Handkassa, redovisning 10 år - Huvudbokföring 10 år - Agresso Indatamaterial, underlag för 10 år - bokföring Inlämningskvitton, posten Vid - Inteckningar, dödade 2 år - Integrationslistor Vid - Interna räkningar 10 år - Inventarieförteckningar 10 år - Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) 10 år -

22 18 Kontantförsäljning, kvitton 10 år - Kontantredovisningar, 10 år - kassabehållning Kontoplaner 10 år - Agresso Kontoutdrag Vid - Kundfakturor 10 år - Agresso Kundfakturor, underlag för 10 år - makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, Diarieförs Diarieakt 3 år med beslut/specifikation Kundreskontra 10 år - Agresso Kvittenslistor 2 år - Leverantörsbetalningar, girolista 10 år - Leverantörsfakturor 10 år - Agresso Leverantörsreskontra 10 år - Agresso Momsredovisning 10 år - OCR-listor, betalning av kundfakturor Ordererkännanden 2 år - Agresso Vid - Packsedlar Vid - Rekvisitioner Vid - Rättelser, bokföringsunderlag 10 år - Skatteredovisning, utdata för 6 år - Skatterevision, utdata för 6 år - Statistik, stickprov 3 år - Utbetalningslista plusgiro/bankgiro 2 år -

23 19 Utbetalningsorder, -uppdrag 10 år - Verifikationer exklusive kund- och 10 år - leverantörsfakturor Bokslutsbilagor, till årsbokslut 10 år - Upphandling Anbud, ej antaget 2 år - Upphandlingsenheten Bilagor till anbud som inte har antagits får återlämnas vid tidpunkt när de annars skulle ha gallrats Spontantofferter Vid - Upphandlingsenheten Uppdragshandlingar Diarieförs Diarieakt 3 år För t.ex. konsulter, projekt Upphandlingsärende - Anbudsutvärderingar - Anskaffningsbeslut - Annons/Inbjudan - Antaget anbud: anbud, anbudsansökan, tävlingsbidrag, bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar, begärda förtydliganden och kompletteringar - Avtal (upphandlingskontrakt med bilagor) - Förfrågningsunderlag och underlag för förfrågningsansökan - Förhandlingsprotokoll - Kommunikation, informationsutbyte av betydelse Diarieförs Diarieakt 3 år * Upphandlingar mellan och diarieförs i förvaltningens centrala diarium. Summor därutöver diarieförs hos Södertörns upphandlingsnämnd.

24 20 - Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring - Meddelanden till EG:s kommission - Tilldelningsbeslut* - Öppningsprotokoll Upphandlingspolicy, riktlinjer Diarieförs Diarieakt 3 år PuL-administration Registerförteckningar Diarieförs Diarieakt 3 år Registerutdrag, begäran samt svar 1 år - PuLombud/Personuppgiftsan svarig PuL-information samt samtycke till Vid - - behandling av personuppgifter Anmälan/entledigandeav PuLombud Vid - - till Datainspektionen Personuppgiftsbiträde, avtal med Diarieförs Diarieakt 3 år samt instruktion för Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse Vid - -

25 21 AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE GALLRING Handlingar som inkommit för kännedom från allmänheten eller andra myndigheter och som inte föranleder någon åtgärd. Inkomna handlingar, som inte berör förvaltningens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, och som inte kräver någon vidare åtgärd. Korrespondens (brev, e-post, etc.), rutinmässig Tjänsteanteckningar, rutinmässiga som inte tillför sakuppgift Kvitto från fax att försändelse gått fram Trafikjournaler från fax och scanner Missiv till fax om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift Inkomna eller expedierade framställningar och meddelanden av rutinmässig karaktär Ex: påminnelseavier, kallelser, kursinbjudningar 2 år Registreras i postlista Vid Registreras inte Vid Registreras inte Vid Registreras inte Vid Registreras inte Vid. Vid Vid Registreras inte

26 22 GALLRING Loggar av rutinmässig karaktär Ex: e-post-loggar, cookiefiler, globalfiler Systemloggar: systemfel, felmeddelanden/larm i ITinfrastruktur eller applikationer Inkomna eller expedierade förfrågningar av tillfälligbetydelse Ex: Intresseanmälningar (spontanansökningar) Kopior och dubbletter av handlingar som inte har någon funktion och där myndigheten bevarar original Register, liggare och andra tillfälliga förteckningar, som endast är till för att underlätta för myndigheten och som saknar betydelse på längre sikt Felaktiga uppgifter av registerkaraktär som skrivfel, räknefel och liknande E-post och fax som bekräftas med originalhandling, och som inte påförts anteckning av betydelse E-post som inte är elektroniskt signerad eller 3 mån 1 mån Vid Vid Vid. Vid Vid Vid Registreras i postlistan Gallras när rättning skett Ankomstdatum registreras i diariet

27 23 GALLRING motsvarande, och som överförs till annan databärare t.ex. papper Röstmeddelanden, sms och Vid liknande som tillfört ett ärende sakuppgift Spam, reklam, broschyrer med Vid reklamsyfte Manualer, lathundar Vid. Fotografier, PowerPoint, Vid filmer, ljudband, CD-skivor och liknande framtagna för intern information och utbildning Rutinbeskrivningar Vid. Postöppning, fullmakt Vid Hårddiskar i datorer, skrivare, Vid * scannrar och kopiatorer Sakinformation överförs till tjänsteanteckning Registreras inte *Ta som hand enligt avtal.

28 24 PLAN Detaljplaner och områdesplaner Initieringsskede Beslut om planbesked, protokollsutdrag från KS Beslut om planuppdrag/programuppdrag, protokollsutdrag från KS projektets namn/ projektets namn/ 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft Plankostnadsavtal/Tid- och kostnadsuppskattning projektets namn/ Kopior kronologiskt/ projektets Beställning av grundkarta och fastighetsförteckning namn/ Behovsbedömning projektets namn/ 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft Programskede Programsamrådshandlingar - Försättsbrev - Programhandling - Miljökonsekvensbeskrivning (preliminär) - Ev. utredningar - Sändlista projektets namn/ 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft

29 25 - Fastighetsförteckning Yttranden, programsamråd projektets namn/ Programsamrådsredogörelse projektets namn/ Tjänsteutlåtande projektets KommunOffice namn/ Beslut om godkännande av program, protokollsutdrag SBN Samrådsskede Plansamrådshandlingar - Försättsbrev - Plankarta - Illustrationsplan - Gestaltningsprogram - Plan- och genomförandebeskrivning - Ev. utredningar - Sändlista - Fastighetsförteckning * KommunOffice ** projektets namn/* Diareakt hos registrator ** Alfabetiskt ordning på projektets namn/ Yttranden, plansamråd projektets namn/ Samrådsredogörelse projektets namn/ Beslut om * utställning/granskning, KommunOffice protokollsutdrag SBN ** Utställningsskede projektets namn/* Diarieakt hos registrator ** 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft *30 år *Förvaras i planarkivet efter att **3 år planen vunnit laga kraft **KommunOffice exemplaret bevaras i Haningearkivet 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft 30 år Förvaras i planarkivet efter att planen vunnit laga kraft *30 år *Förvaras i planarkivet efter att **3 år planen vunnit laga kraft **KommunOffice exemplaret bevaras i Haningearkivet