Ämne Ansvarig Uppföljning Beslut

Transkript

1 Protokoll Deltagare: Ingemar Holmén, Eva Karsten, Björn Hansson, Suzanne Engelbert, Denise Dako, Patrik Ellström, Annika Ahlblom, Ingemar Roos, Gunilla Hedfors, AnnCharlotte AhlbergHansson, Anna Szekely. Xxx = markerar frånvaro Grått= kopierat fr tidigare protokoll Formalia Ekonomi Ämne Ansvarig Uppföljning Beslut Justerare Får vi hyrsefritt av PEAB under 2013 och Kajsa fd ordförande har ställt frågan till Peab (13 mars 2013) och vi väntar på svar. Ingemar kollar med Kajsa. Eva Karsten och Denise Dako Väntar på svar från Peab Inventarielista över KRFs inventarier ska inkomma i tryckt form från Bengt Jeppsson. Denna ska gås igenom och presenteras för styrelsen för att sedan stämmas av under det löpande verksamhetsåret. BH Våfflan Arbetsgrupp gällande sommaren 2014 ska upprättas i början av Mars 1

2 Halm kommer köpas in i omgångar. Försäkringen står för ca kr. Januari Personal Ung i sommar. Diskussion med Maria efter mötet med SSE. EK Löneförhöjning för Maria G är under diskussion. Personalgruppen återkommer med underlag för styrelsen att ta beslut kring. Avvaktar beslut från regeringen. Benchmarka från tre klubbar och titta djupare på personalens IR april arbetssituation och arbetstid. Husreglerna ska arbetas om och ges till personalen. EK MÖTET Jennys utvecklingsanställning kommer utvärderas nu under våren. Hon jobbar fortfarande 75%. All frånvaro gällande all personal samt inhyrd konsulent SKA tillfrågas och godkännas av styrelsen. Möte med den nya styrelsen och Maria G, Lotta P och BM ska bokas in asap. 12 alt 13 April på förslag. Anders har semester nu i totalt 2 veckor. GH EK EK MÖTET 2

3 Medarbetarsamtal skall hållas kontinuerligt med personalen. Maria G och Lotta P har haft samtal. Vi har fått in klagomål på att inte hästlistorna gällande både lördag OCH söndagar inte fungerar. De måste komma in i tid och vara korrekta. BM ska prata med Maria G och Lotta. GH följer upp. EK, GH GH MÖTET Verksamhet Tältet elen kommer upp 20/3. Det behövs makadam på tältduken. Gödsel-Anders ska bli tillfrågad alternativt ska vår personal göra det. När tältet används får inte parkeringen användas längs långsidan av tältet. Personalen ska spärra av detta i veckan. Köper in gungställning i trä. Ca 2000kr Hästinventering är gjord. De frågetecken som uppkom skall konkretiseras. DD April För området i foderkammaren ska vi låna mattor av BM. Boxdörrarna hos privatarna måste ses över samt de i behov. (t. ex No duty samt den vid sadelkammaren.) Lösa hästar skylt vid hagarna skall upp SE PE 3

4 Vatten till privatarnas hage måste fungera. / SE Säkerhetsvästar, ska märkas med KRF. Enligt vår grafiska profil. Vi ska ta fram en schablon och sen spreja på västarna. Marken som tidigare gjorts redo för tältet måste återställas. Görs när halmen flyttats. Gödsel- Anders tar halmen när han tar gödslet. Ny bygel till låset till bommen måste köpas in. AH Lilla ridhuset skall spikas igen. BH Purdys hage ska rensas och trådarna måste spännas. Tråden i Chaddens och Fibis hage är sönder den måste lagas. SE Stalltjänstgöringen fungerar inte fullt ut gällande helgerna. Tex folk kommer för sent. Det är dålig framförhållning om man ska jobba eller inte. Stallvärdinnorna får inte ha stalltjänstgöring samtidigt som de är värdinnor. Stallvärdinna på söndagar skall införas. ( ) SE MÖTET 4

5 Stallvärdinna på lördagar ska börja SE pratar med Maria. Ridhuset måste harvas tisdagar och fredagar. Undersöka om vi har möjlighet att köpa in ytterligare 4 gödselvagnar. Vi vill byta ut våra oanvända fodervagnar mot en gödselvagn om det är möjligt. Vi vill köpa in ytterligare 2 halmvagnar. Mötet med Skånes ridsportsförbund är i maj. Maria G, SE och kommer närvara. Säkerhetsansvariga De ansvariga behöver inkomma med tankar, visioner och mål till styrelsen för sitt arbete under Det måste dessutom upprättas en krisplan och en pärm ska finns på kontoret för detta. I luckan samt i kontoret ska det finnas en to-do-lista som gäller vid olycka. Obs att vid olycka med dödlig utkomst så ska alla hänvisa till Ridsport förbundet. SE informerar de ansvarig. Miljöansvarig - Annika A är ansvarig och kommer lägga fram tankar, visoner och mål för detta område hos styrelsen. SE AA Framtids gruppen 5

6 Aktivitets gruppen Ämne Ansvarig Uppföljning Beslut Framtiden tillsammans med SSE måste konkretiseras. Styrelsen ska ha ett möte tillsammans med SSE ( SSE får bjuda med vem hon önskar). Möte 29 Mars ska informera detta till SSE. Vi kommer ha en pay n ride i hoppning 6 juni. DD Ponnyridning med grillning kommer finnas varje termin. Kattis Johansson är ansvarig för grillningen. (Från 20April till ca oktober) En välgörenhetsritt kommer hållas under 5 oktober Pengarna kommer gå till Min stora dag. Hubertusritt med mat efteråt. Annons av PR Klubbtävlingen den 19 januari var lyckad. 50 starter. Klubbtävling planeras 25 jan Betessläppsgrillning 8 juni. MRCO tävling är 31maj-1juni. 6

7 Invigningsfest när stallet är klart. Inflyttningsfest när stallet är klart. 2 familjedagar. En till våren (25maj) en till hösten (31aug) Klubbtävling, prova på ridning. 2 annonser av PR( familjedag, och prova på) Julshow 7/12. PR/Info gruppen Vår sponsoransvarig har meddelat att hon gärna fortsätter. AnnCharlotte ingår numera i pr-utskottet som medieansvarig (var ska vi annaonsera och hur samt ansvara för att de tillfällen då vi har utskick ) Ann Charlotte är också huvudansvarig för krf instagramkonto. Presentation med nya styrelsen ska göras och sättas upp. SE april Sponsoravtal med alla sponsorer skall skrivas. SE april

8 Nytt sponsorhinder från hindertillverkaren får vi våren 2014 SE april 2014 Ny hemsida ska upprättas. Detta är på gång SE April Annonser till familjedagarna SE April & juli Annonser till prova-på vid familjedagarna SE April & Juli Annonser till hubertus SE Aug Annons till julshowen SE Okt Kallelse till allmänna mötet och infomötet SE Asap KRUS Kakförsäljning till ny häst. B & D ponnies tittas på. KRUS kommer ta fram olika förslag till styrelsen och ridlärarna att ta beslut kring. Kiruna middagen är den 13 April. Vi i stallet träningar pågår. Vi kommer skicka 2-3 lag. 8

9 Påsk-aktiviteter kommer hållas. Jakten på den gyllene hästen pågår. Det har kommit in indikation om osämja bland barnen gällande ponnyledning. Denisé gör ett dokument om vad som gäller om du får tävla hästarna. (tex stalltjänstgöring, ponnyledning osv) så blir det tydligt. DD Övrigt Det kommer skrivas sekretessavtal för styrelsen och för Maria G, Lotta P och BM. Videokameror & Larm till stallet skall undersökas. Offert har kommit in från securitas. GH har benchmarkat med andra ridskolor. Vi avvaktar dock besked från Bo Sjöström gällande detta. Kurser för styrelsen GH kollar med fritidsförvaltningen hur de kan hjälpa oss i vårt styrelsearbete. Förbättringsområden i styrelsen. Kommunikation Externt till Maria, Lotta och BM - EK, GH, SE Internt inom styrelsen DD Styrelseetik och värdegrunder EK, GH, AH AH GH MÖTET Väntar på ovanstående punkt. 9

10 Kurser- GH Utskottsarbete SE Kraven kring styrelsearbete T ex minimumdeltagande kring styrelsemöten., BH Styrelsens värdegrund. Alla styrelsemedlemmar från 2013 har inkommit med tre ord gällande vår värdegrund. Våra nya medlemmar i styrelsen ska inkomma med sina. Vidare arbete gällande detta ska tas på vårt interna förbättringsåtgärdsmöte. GH Väntar på ovanstående punkt. IR, PE, AA inkom med orden. Grundkurs för de i styrelsen som ännu inte gått den. GH anmäler styrelsemedlemmarna. Sektionerna. Enligt stadgarna paragraf 23: Arbetsuppgifter och arbetssätt fastställes av respektive sektionsstyrelse i samråd med föreningens styrelse. SE informerar och ber våra sektioner att inkomma med ovanstående. Kontoret måste ALLTID vara iordningställt. Inga onödiga saker där inne. Allting ska vara på sin plats. Vi ska efter varje styrelsemöte ge BM en lista på saker som skall utföras av personalen. OK av BM SE SE kontinuerligt 10

11 Post Nästa möte Ämne Ansvarig Uppföljning Beslut Ingen som inte blivit adjungerad till mötet får medverka på mötet. Det lämnas dock utrymme för BM, Lotta och Maria att medverka de 10 första minuterna oavsett om de blivit adjungerade eller ej. Skånes ridsportsförbund har årsmöte 31 Mars Clinic hålls i frihetsdressyr innan mötet. Vem kan gå? Ingen som vi känner till. 24 April (Suz fika) 19 Maj (Björn fika) 16 Juni (Patrik fika) 19 Aug (Ingemar R fika) 17 sep (Annika fika) 16 okt (Ingemar H fika) 10 nov (Eva fika) 15 nov allmänt möte dec (Julfika) 20 jan (Denisé fika) 18 feb (Gunilla) 28 feb - årsmöte DD Se ämne. Extra insatt allmänt möte: 1 april

12 Informationsmötet 1 april OBSERVERA ATT VI MÅSTE RESPEKTERA VARANDRAS TID OCH KOMMA NÄR MÖTET BÖRJAR OSA OM MAN INTE KAN KOMMA SENAST EN VECKA INNAN MÖTET. Vid protokollet: Suzanne Engelbert Justerare Denisé Dako Eva Karsten 12