132. Mötets öppnande Ordförande hälsar alla deltagare välkomna och mötet öppnas.

Transkript

1 Närvarande: Anne-Marie Kossowski, Anna Blomstam, Elin Walser, Eva Senderovitz, Malin Johansson (adjungerad ridskolan), Daniel Järlestig, Charlotte Bäckström, Julia Hagström, Anneli Gustafsson och Richard Erikson via webben Ej närvarande: Tommy Björk, Charlotte Norén, Lotta Lindblom, representant från hyresgästerna 132. Mötets öppnande Ordförande hälsar alla deltagare välkomna och mötet öppnas Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes av styrelsen Val av protokolljusterare Charlotte Bäckström valdes att justera protokollet Rapporter a. Anläggning Vi har tecknat avtal med RE Agro gällande sophantering. De har ställt ut burar och kärl som ska markeras upp. Eventuellt kommer vi att komplettera med ytterligare något kärl. Avtal är tecknat gällande underhåll och service av brandlarm med ProtectYou (Finlarm AB). Pulvermangraven på utomhusridbanan är igenlagd. Bytet av lysrör i gamla ridhuset är i det närmaste slutfört. Vi har haft en avtackningsmiddag för föregående ordförande Krister Hildingsson, som har flyttat. Energideklaration. Vi har fått påbud om att vi ska lämna in en energideklaration till Boverket för den gamla delen av vår anläggning (Ridhus och stall). Vi kommer 1

2 att i samband med detta få en kostnad som ännu inte är känd men vi jobbar på att hålla den ner. b. Ridskola PERSONAL Planering pågår för fullt inför hösten, samt att vi gör vad vi kan för att effektivisera och komprimera schemat. Medarbetarsamtal kommer att genomföras innan semestern. Åke kommer att vara i tjänst mån-fre under v.30 när Morganhästriks hyr anläggningen. Vi har en IT-genomgång med Richard på torsdag den 20/6. HÄSTAR Vi har köpt en ny häst, Petit Cimón, som nu står i stallet. Unghästarna har åkt på bete till Säby och Sören har åkt med privathästen Rambo på bete till Munktorp. Vi ser över möjligheten till ytterligare ett bete (utöver Säby och Munktorp) då vi har så pass mycket hästar nu att gräset inte räcker. VERKSAMHET En hel del aktiviteter i maj tävlingar och ponnyridningar. Dock behöver vi hitta flera sätt att kommunicera ut behovet av funktionärer på ponnyridningar och tävlingar. Föregående styrelse pratade om att eventuellt lägga ut en ponnyridning/deltagare i styrelsen och att denne då bl.a. ansvarade för att hitta funktionärer. Jag vet inte om det är den bästa lösningen, men det är något vi behöver diskutera. Inom kort kommer vi att marknadsföra vår delvis nya del på ridskolan att våra ridlärare åker iväg och undervisar i andra stall. Vi gör en utvärdering efter en termin och ser om det är något att fortsätta med. Styrelsen tar under mötet ett beslut om att ridskolan hyr ut ridlärarna för träning/lektioner på andra anläggningar under ht-19. 2

3 ANLÄGGNING Ingen ny information. c. Ekonomi Summering: I april ligger resultatet på -333,7tkr. Detta är 290,1tkr bättre än budget och kan förklaras med att det har gått bättre än budget framför allt gällande tävlingsverksamheten, men också för ridaktiviteter (Pay&Jumps, ponnyridningar, klubbtävlingar). Vi har dessutom fått flytta ett par större kostnadsposter för foder och utrusning fram i tiden. Även vårt ackumulerade resultat ligger en del över budget och vi kan se att implementeringen av vår lyftplan från februari fortsätter visa ett positivt resultat. Vi har inte lyckats hitta en ersättare för Spargo som har gått i pension. Vi fortsätter leta efter en lämplig häst, men det är dock en utmaning och det läggs en del personaltid på ledandet. Investeringen för hästinköp skjuts delvis på framtiden. Vi har fått den ekonomiska granskningsrapporten från L-G Nauclér och vi har även presenterat denna för kommunen. Rapporten innehåller värdefulla rekommendationer som vi har analyserat och jobbar på att implementera. Som ett resultat av denna analys och handlingsplan i kombination med vår lyftplan från februari har vi nu gjort en genomgripande uppdatering av vår budget. På intäktssidan har vi justerat följande: Höjning av ridavgifter och kurser med 10% gällande från höstterminen Ökning av resultatet för tävlingsverksamheten Ökning av uthyrningsintäkterna På kostnadsbesparingssidan håller vi på att se över en anpassning av ridskoleverksamheten så att vi ändrar schemaläggningen av våra lektioner/kurser till att ligga optimalt i förhållande till när våra medlemmar kan rida detta kommer även att påverka scheman för våra anställda, förhandling med facket pågår. Hur detta exakt kommer att påverka ekonomin är ännu för tidigt att säga. Vi har dessutom ökat kontrollen med foder och strö för att förebygga överförbrukning. 3

4 Då utfallet av kostnaden för anläggningsunderhåll har visat sig vara större än förväntat har vi gjort en anpassning av denna i prognosen. Om avelsverksamheten skall fortsätta 2020 kommer vi att förhålla oss till under hösten i samband med budgetering för 2020, under 2019 har vi åtaganden (bidragsrelaterade krav och kurser) som gör att den måste fortsätta åtminstone året ut. Med bakgrund i ett bra resultat hittills och uppjusteringen som har gjorts i prognosen förväntar vi nu att landa på ett resultat på 12tkr för Likviditetsresultatet ligger dock negativt på -304tkr. Bakgrunden för denna skillnad är att Våra planerade investeringar (som påverkar likvidtet men inte resultat) är större än våra avskrivningar avskrivningar (som påverkar resultat men inte likviditet). Vissa intäkter faktureras kvartalsvis i december för perioden jan-mar Dessa pengar påverkar inte kassaflödet 2019 även om intäkten bokförs i år. Utbetalning av sparade semesterdagar påverkar inte resultat men likviditet. En del periodförskjutningar bidrag till skillnaden. Summerat är slutsatsen att det går åt rätt håll med ekonomin och med basis i lyftplanen som togs fram i början av året och granskningsrapporten som har gjorts förväntar vi att kunna förbättra vårt ursprungliga budgetresultat så vi landar runt ett 0-resultat Dock ser vi inte att vi kan lyckas vända ett negativt likviditetsresultat till ett positivt under 2019 med de amorteringar/investeringar vi behöver göra och i dagsläget är det oklart när detta mål kan nås. Vi har påbörjat en verksamhetsutveckling där en stor del av kostnaderna ligger fast från början men intäkterna utvecklas successivt.. Vårt förslag till lösning är därför att förlänga kredittiden på vårt stora banklån till 25 år (från de i dag 17,5 år som är kvar). En sådan lösning vill föra med sig att avskrivningarna på nya anläggningen anpassas motsvarande och då kommer att takta bättre med den faktiska nedslitningen av nya anläggningen(enligt analys gjort 2018 av Modern Ekonomi). En sådan lösning kommer då inte att påverka klubbens bokförda resultat men den kommer att resultera i en bättre likviditet. En förutsättning för att denna lösning kan realiseras är att kommunen står bakom den och fattar beslut om att acceptera en ändring av förutsättningen för sitt borgensåtagande. Gör kommunen inte det, och identifieras ingen annan lösning 4

5 är klubben tvungen att sälja av hästar i takt med att underskott i kassaflödet skall täckas. d. Ungdomssektion Vi har inget planerat för tillfället utan väntar till efter sommaren då vi ska starta upp familjekurserna samt anordna aktiviteter. Jag har ännu inte fått svar av Linda angående en träff inför familjekurserna. Vi är på jakt efter en anslagstavla till entrén där vi kan sätta upp information och den kommer att sättas upp efter sommaren. e. Tävling Hallstahoppet, vårt första meeting, gav ca kr i vinst. Dressyrmeetinget 5-7 juli har hittills fått 203 starter. Tävlingen sker på dubbla banor. f. Hyresgäster Ingen representant från hyresgäster närvarande, förutom Malin J. Tre hästar är på väg bort och tre nya på väg in. Vi har fortfarande kö till stallplatserna. När fler boxar färdigställs framöver måste vi se över möjligheten att göra fler grushagar. Anläggningsgruppen tittar på alternativ. Det har inte varit så många hyresgäster som deltagit på "fixarkvällar". Hur ska vi öka deltagandet? Kanske anordna en träff med styrelse och hyresgäster i samband med att vi har ridgruppsträffar i höst? g. Webbansvarig Inget att rapportera förutom att Charlotte fortfarande saknar flertalet personbeskrivningar till hemsidan. h. Sponsring Vi har fått flera skyltar som ska sättas upp på väggen i ridhuset. ALLA i styrelsen måste hjälpa till att ragga sponsorer. Använd det sedan tidigare utskickade sponsormailet. Skriv in i listan med tillfrågade företag. Om företagen 5

6 inte kan ge pengar kanske de kan ge arbetstid eller något annat vi behöver, som exempelvis priser till tävlingarna. i. Klubbkläder Malin J. har varit i kontakt med Hööks för att beställa kläder till personalen, men fått till svar att allt är slut. Eva förmedlar till Lotta som får prata med Hööks om detta. j. Uthyrning k. IT Vinthundsföreningen har bokat in sig till hösten. Mer marknadsföring kring vår uthyrning kommer att ske under och efter sommaren. Personalen får en egen Teams-sida i Office 365. Tävling blir en delad brevlåda. Enkät gjord efter Hallstahoppet (ligger i Teams - styrelsemöten) där har vi fått feedback av tävlingsdeltagare. Efter semestern lägger styrelsen alla dokument i Teams i Office 365. Kontakta Richard om du behöver hjälp med att förstå hur du använder Teams. Anneli Gustafsson lämnade mötet Genomgång av protokoll för föregående möten Föregående protokoll var ej justerat AU informerar Eva berättar om upplägget för Morganhästföreningens träff i slutet av juli, då de hyr hela anläggningen Handlingsplanen Handlingsplanen gicks igenom och uppdaterades. 6

7 139. Övriga frågor a. Valberedningen har fått fram en kandidat till revisor 2, Johan Pettersson (Café Annas man). Dock inget förslag till valberedning 3. b. Personalhandboken fastställdes. c. Extra ordinarie medlemsmöte måndag 24/6 kl Nästa möte Nästa styrelsemöte är planerat till onsdag 21/8 kl i Hark s konferensrum Mötets avslutande Ordförande tackar för visat intresse och förklarar mötet avslutat. Vid protokollet: Anneli Gustafsson, sekreterare Justeras: Charlotte Bäckström, justerare Justeras: Eva Senderovitz, ordförande 7

8 8