Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 1 juni 2016 i konferensrummet, GFRK. Närvarande Caroline Bornsjö Anneli Fagerberg Maja Hedström Veronika Nihlén Dana Pirooz Elizabeth Svanberg Gunilla Walther Lisa Warn Susan Åkvist Linda Wallin tf VC (del av möte) Förhindrade Anna Anderberg Joel Carlsson Johanna Maxson Stina Simonsson Maria Stenberg 1 Mötets öppnande Gunilla Walther, vice ordförande, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet

2 välja Caroline Bornsjö och vice ordförande Gunilla Walther att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen med tillägg att 6 Anläggning och 12 VC informerar tas upp först under mötet 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från 4 maj 2016 och lägga det till handlingarna 6 Anläggning Linda Wallin, Gunilla Walther och Susan Åkvist informerar. Offerter för planerad renovering sommaren 2016 presenteras. Ordförande Joel Carlsson har innan mötet gjort prisjämförelse och tillstyrker att offerter godkänns. Totalkostnad uppgår till ca Renoveringen inbegriper sanering och ombyggnation av manegevägg, översyn av ventilation och installation av ventilationstrummor. Offerter godkänns med tillägget att Linda Wallin med konsult Tommy Asp utreder innehåll i klausul om asbest och Susan Åkvist gör grundkontroll av aktuella företag samt kontrollerar referens för företag som står för merparten av arbetet, Grossgården. Oberoende besiktningsman skall anlitas när renoveringen är klar. 7 Verksamhetschef informerar Linda Wallin informerar om verksamheten. Personal Rekrytering av vaktmästare pågår. Greta Gianello, anställd på GFRK, utför nödvändigt arbete tills vidare. Lektionsstall Erica Lundqvist provrider hästar från flera försäljningsstall för inköp. Medlemsstall 2

3 Mailinforation om Anticimex, elstängsel, foder och ordning i stallet har skickats ut till medlemsstallet. Anläggning Angående renovering se 6. Efter flera inbrott har anläggningens larm uppdaterats. Arbete med elstängsel och hagar pågår. Övrigt Sommaraktivitet med Göteborgs kommun, Härlanda och Örgryte, planeras. Aktiviteten sker två dagar i augusti med 16 platser varje dag för ungdomar som får umgås i stallmiljö och prova på att rida. Ungdomssektionen deltar. Ca kr i intäkt. Pengar avsedda för belysning finns efter tidigare arbete. Förbättring av belysning kring anläggningen planeras till hösten. 8 Trivseldagar Elizabeth Svanberg informerar. Höstens Trivseldagar planeras till söndag 4/9, söndag 23/10 och söndag 6/11. De två senare ligger innan tävlingar på GFRK. Elisabeth Svanberg tar emot förslag på aktiviteter till Trivseldagar samt medlemmar intresserade av att vara aktiva i Trivselgruppen. Anmälan till elizabeth.svanberg@gfrk.se. Deltagande som funktionär vid dressyrtävling söndag 8 maj 2016 räknas som trivselaktivitet. 9 Sponsorgruppen Skylttavlor beställda. Plaketter kommer att säljas för 500 SEK/privatperson, 2000 SEK/företag. Sponsorgruppen har haft i uppdrag att ta fram sponsorkontrakt, finns på hemsidan. Planera nytt uppdrag för en sponsorgrupp. Inbegriper ny fas med letande av sponsorer. Punkten återkommer på styrelsemöte i augusti. 10 Konferensrummet Veronika Nihlén informerar. Möbler och färg har skänkts till GFRK. 3

4 Föreslå iordningställande av konferensrummet som aktivitet på trivseldag 4/9. 11 Ekonomi Punkten återkommer vid nästa möte då kassör inte närvarande vid dagens möte. Behov finns av ekonomipunkt med extra tid på kommande styrelsemöte, eventuellt extra styrelsemöte för planering av budget. 12 Miljöhusesyn Miljöhusesyn (ersätter sedan 2010 Hästhusesyn) gäller för gårdar, anläggningar med djur bland annat. Brandskydd, djurskydd, arbetsmiljö och miljö ingår. Arbetsmiljön på GFRK har gåtts igenom av Elizabeth Svanberg, Caroline Bornsö, Linda Wallin och Erica Lundqvist. Stor del av innehåll i Miljöhusesynen är omhändertaget. Systematiskt arbetsmiljöarbete finns. Skyddsombud bland personalen behövs. När hästarna åkt på sommarbete startar arbete med checklistor. Senaste version av Miljöhusesyn och checklistor läggs online tillgänglig för alla. Checklistor specifika för GFRK tas fram för användning. Caroline Bornsjö och Elisabeth Svanberg återrapporterar om fortsatt arbete. VC informerar om systematiskt arbetsmiljöarbete på kommande personalmöte. Skyddsombud skall utses och skyddsrond planeras i sommar. 13 Rekrytering VC Rekrytering av VC planeras att påbörjas i augusti. Punkten tas upp på nästa styrelsemöte. 14 Policydokument Gunilla Walther har läst förslag till policydokument om verksamheten utarbetat av tidigare styrelse. Bra material som efter sammanställning kan användas i kommande arbete. Punkten återkommer vid kommande styrelsemöte. 4

5 15 Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till konferensrummet GFRK den 29 juni Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare 5