PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb den 16 maj 2018 i konferensrummet, GFRK.

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb den 16 maj 2018 i konferensrummet, GFRK. Närvarande: Elizabeth Svanberg Rebecka Alves-Martins Bethanie Carney Almroth Anneli Fagerberg Maja Hedström Dana Pirooz Jessica Sunnervall Jonas Hemlin Anna Anderberg Förhindrad Lisa Åsehäll-Syversen Göran Albertsson 1 Mötets öppnande Elizabeth Svanberg hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare välja Jessica Sunnervall att föra protokoll under mötet 3 Val av justerare välja Anna Anderberg och Anneli Fagerberg att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen 1

2 5 Föregående protokoll protokollet från föregående styrelsemöte är justerat, klart och läggs till handlingarna. 6 Verksamhetschefen informerar Erika Lundqvist och Linda Gårdlund har mailat VC:s rapport vilken föredrogs. Den nya hjärtstartaren är på plats och sitter vid entrén till ridskolestallet. Hjärtstartaren ska alltid hänga på sin plats till behov finns att använda den. För att undvika att den kommer till skada och/eller inte går att finna vid akutsituation ska den inte flyttas runt vid evenemang och dylikt. 7 Ekonomi Anna Anderberg förklarar att ekonomin flyter på enligt plan. För att stötta kansliet kommer Anna Anderberg att arbeta tillsammans med Gunilla Schliken i vissa arbetsuppgifter. 8 Grafisk profil Föredragning av Veronica Nihlèn Veronica redogjorde för arbetet med att skapa GFRK:s visuella identitetsprofil. Hon redogjorde för logotyp, typsnitt, färger, bilder mm och förevisade oss en sammanställning av det arbete som hitintills utförts. Hon förklarade även att loggan är inte i vektoriserad form. Vad avser det typsnitt GFRK ska använda sig av, font plantin, så uppgår kostnaden för för 10 stycken licenser och betalas som en engångskostnad. Rebecka Alves-Martin har fått pdf och designfil och kommer skapa mallar utifrån de mallar vi har köpt. Rebecka Alves-Martin ansvarar även för att skapa konto på Frontify eller liknande där GFRKS grafiska profil hanteras. Köpa licenserna till föreslagen font samt skapa konto på Frontify eller liknande 9 GDPR Erika Johansson har huvudansvaret för att titta över att GFRK:s rutiner för hantering av personuppgifter och stämma av att dessa är i enlighet med det nya regelverket. Hon har även tagit fram den integritetspolicy som upprättats av Svenska Ridsportförbundet. Därtill ansvarar hon för att gamla register rensas på onödiga uppgifter samt ordnar med förteckning över de register GFRK håller samt dokumenterar syftet med dessa register. 2

3 anta Svenska Ridsportförbundets integritetspolicy samt göra denna tillgänglig genom att anslå den på båda stallens anslagstavlor respektive hemsidan. 10 Föreningsträff med kommunen Elizabeth Svanberg informerade om måndagens träff på kommunen, Idrotts- och föreningsförvaltningen. Företrädare för kommunen, Anna och Carola, har genom ett stort enkätunderlag samlat in omfattande material för att belysa problemområden mm vilket slutligen ska mynna ut i en ny utvecklingsplan för ridsporten och ridskolorna inom kommunen. Syftet är att skapa satsning från kommunen sida på ridsporten i Göteborg. Måndagens möte handlade om att presentera arbetets framskridande samt att inhämta input från mötesdeltagarna, vilka var representanter från olika ridskolor inom kommunen. Bakgrunden till denna nya verksamhetsplanen är att år 2004 erhöll ridsporten 40 miljoner kronor vilket fördelades lika mellan uppförandet av nya ridvägar respektive satsningar på anläggningar. Den nya utvecklingsplanen upprättas med fokus på markfrågor och samverkansformer. Utvecklingsplanen ska gå ut på remiss i oktober varför nya möten kommer att ske såväl inför sommaren som efter sommaren, dock innan remissen går ut, så att ridskolorna ska ges möjlighet att ge kommentarer på upprättat förslag. GFRK kommer således att kallas till ytterligare möten. Utvecklingsplanen ska vara färdig till årets slut. Elizabeth Svanberg uppgav att det finns en Facebookgrupp som handlar om detta för ridsporten i Göteborg 11 Avlasta VC Linda Gårdlund kommer framöver att gå på föräldraledighet. Erika Lundqvist kommer under hennes ledighet att vara verksamhetschef på heltid. Styrelsen betonade vikten av att försöka stötta upp samt säkerställa att Erika Lundkvist inte blir för tungt belastad. Parallellt fortgår arbetet med att anställa en ny ridinstruktör. 12 Status handlingsplan anläggningen I samband md SISU dagen, , påbörjades upprättande av handlingsplan för GFRK:s anläggning. 17 maj 2018 ska det ske ett möte med SISU i syfte att kontrollera vilka bidrag som går att söka. 3

4 Erika Lundqvist, VC, ansvarar för att sammanställa delarna i handlingsplanen som upprättades under SISU mötet. Elizabeth Svanberg kontakter Erika Lundqvist om sammanställningen. Jessica Sunnervall mailar förfrågan till besiktningsman efter mottagen uppdragsbeskrivning. 13 Status handlingsplan utveckla ridskolan Föredrogs inte 14 Status handlingsplan medlemsengagemang Jonas Hemlin redogör för arbetet med bättre design på månadsbrev samt upprättandet av ett projektramverk med projekt som medlemmarna ska kunna utföra, Månadsbrevet i maj ska upprättas utifrån medlemmarnas önskemål om innehåll. Kommunikationsstrategin är ännu inte påbörjad men Rebecka Alves-Martins fortsätter detta arbete. Föreslagna aktiviteter såsom anordnande av putskvällar, introduktionskvällar vid terminsstart samt uppsättande av en skötartavla med relevant information. Jonas Hemlin belyste vikten av medlemmarnas förståelse för ideellt engagemang genom att GFRK skapar tydlighet kring hur många funktionärer som behövs för tävling mm. Önskemålet är även att hålla ett medlemsmöte helst innan sommaren. 15 Status handlingsplan hitta långtidssponsorer Maja Hedström känner att gruppen inte längre är någon grupp. Det är Maja Hedström, Lisa Hellman och eventuellt Viktoria Sandblom som är med i gruppen. Frågan lyftes om det är möjligt att ta upp sponsorgruppens frågor i gruppen för medlemsengagemang men styrelsen upplever att gruppen för medlemsengagemang inte ska tyngas med ännu mer då denna grupp redan nu är mycket engagerad. Maja Hedström ges i uppdrag att skriva ner vad hon behöver ha hjälp med, i form av en att göra lista som kommer utgöra underlag att jobba vidare med. När det gäller försäljning av plaketter borde detta gå att förenkla. Kostnad för plakett är satt till 500 kr vilket är väldigt lågt. I synnerhet med beaktande av det administrativa arbete som medförs. Anna Anderberg får i uppdrag att titta på hur vi kan ordna det ekonomiska kring plaketter (fakturering etc.) 4

5 Styrelsen beslutar att Bjuda in sponsorgruppen till nästa möte (Maja Hedblom, Lisa Hellman och ev. Viktoria Sandblom). Anna Anderberg får i uppdrag att titta på hur GFRK kan ordna det ekonomiska kring plaketter (fakturering etc.) 16 Status fiberanslutning Jonas Hemlin har kontaktat Telia som inte kunde inte se att de lagt ned fiber på GFRK. Jonas Hemlin kontaktade då Lisebergs IT-avdelning som sa att de velat ha det för ett år sedan men inte trodde det var aktuellt nu. Liseberg har redan en lina in men vill ha en till. Ingen verkar veta vad som är på gång nu. Styrelsen beslutar att Elizabeth Svanberg kontaktar GotNet och ser om de vet något. 17 Övriga ärenden Tävlingskommittén mm: Tävlingskommittén behöver stöttning inför medlemsfesten 3 juni. Maria Clauz, ridinstruktör, är ansvarig för tävlingen på dagen och gör även en quiz till kvällens fest. Styrelsen undrar vad de mer specifikt behöver hjälp med. Samtal förs om att tidpunkten på året är svår då alla har mycket för sig. Förslag till verksamheten att medlemsfesten skall vara kostnadsfri. Övrigt ärende från tävlingskommittén var frågan om TK:s önskemål om varuautomat som kan användas när kaféet är stängt. Styrelsen anser att situationen kring kaféet behöver ses över innan beslut kan fattas. Elizabeth Svanberg ska inför nästa möte kontakta Lisa Åsehäll-Syversen för att höra om hon har kontrollera vilka regler som gäller för användning. Styrelsen beslutar att Annelie Fagerberg kontaktar Maria Claus för att få information om tävling och medlemsfest 3 juni. Planering av medlemsmöten: Frågan om planerade medlemsmöten lyftes och det föreslogs sådana möten enligt följande; Våren: årsmöte februari och aktivitet 1 maj. Hösten: introduktionsmöte september och julmarknad november/december. 5

6 Eventuellt kan introduktionsmöte för nya medlemmar kombineras med informationsmöte för alla medlemmar? För år 2018 kör vi som planerat i medlemsgruppen men har ovanstående som plan. Jonas Hemlin och Rebecka Alves-Martin får i uppdrag att ge förslag på datum till hösten för introduktionsmöte. Telefonmöten: Jonas Hemlin undrar om möjligheten att hålla telefonmöten. Idag saknar GFRK teknik för detta men diskussion fördes om inköp av mikrofon/högtalarpuck för ca 1500 kr som kan användas för distansmöten. Styrelsen beslutar att: Ge Jonas Hemlin i uppdrag att införskaffa högtalare/mikrofon. 18 Nästa styrelsemöte 20 juni 2018 kl Mötets avslutande Elizabeth Svanberg tackade närvarande och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justerare Justerare Jessica Sunnervall Anna Anderberg Annelie Fagerberg 6