PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb den 15 augusti 2018 i konferensrummet, GFRK.

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb den 15 augusti 2018 i konferensrummet, GFRK. Närvarande: Elizabeth Svanberg Rebecka Alves-Martins Bethanie Carney Almroth Anneli Fagerberg Jessica Sunnervall Jonas Hemlin Anna Anderberg Lisa Åsehäll-Syversen Göran Albertsson Maja Hedström Förhindrad Dana Pirooz 1 Mötets öppnande Elizabeth Svanberg hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare och justerare Styrelsen beslutade att; välja Jessica Sunnervall att föra protokoll under mötet samt att välja Rebecka Alves-Martins och Lisa Åsehäll-Syversen att justera protokollet 3 Godkännande av dagordning Styrelsen beslutade att; godkänna dagordningen med den ändring att punkterna 8,9 och 20 utgår. 4 Föregående protokoll Styrelsen beslutade att; protokollet från föregående styrelsemöte är justerat, klart och läggs till handlingarna. 5 Verksamhetschefen informerar Hö-priser. Diskussion pågår med bönder avseende leverans/inköp av hö för att uppfylla behovet. Linda Gårdlund har varit i kontakt med Idrott- och förening för att påtala problemet och se vilket stöd som kan sökas. 1

2 Styrelsen beslutar att: GFRK tillämpar ett och samma pris för allt grovfoder. Behov att revidera priser avseende torv och strö: Styrelsen beslutar att: justera påslaget på torv och strö. Behov att revidera priser avseende extratjänster: Styrelsen beslutar att: justera priser på extratjänster enligt förslag från VC, se bilaga 1. Uthyrning av bil och släp: För att kunna hyra ut bil och släp måste GFRK ha särskild ansvarig. Denne behöver gå en särskild kurs. Anna och Erika kommer följa upp behov och kostnader för att se om detta är aktuellt. Hoppclinic 25 oktober 2018 med Victoria Almgren Agria sponsrar clinicen. Besiktning anläggning I juni har det utförts besiktning av anläggningen. Besiktningsmannen skall komma med åtgärdsbehov, prioriteringslista samt kostnadsberäkningar. I stort sett samtliga fönster är mycket dåliga men mycket av det som behöver åtgärdas på anläggningen är av kosmetisk karaktär. Behov finns dock av separat takbesiktning. Jessica Sunnervall kontrollerar tillgänglig besiktningsman. 6 Ekonomi Anna Anderberg redogjorde kort för det ekonomiska läget. Hon arbetar för närvarande med att gå igenom bokföringen och justera vissa felaktigheter. 7 Uppdrag som kassör Anna Anderberg har avsagt sig uppdrag i styrelsen och har numera en anställning om 20 % som kassör. Styrelsen beslutar att; utse Anna Anderberg som adjungerande kassör och närvarande vid styrelsemöte. 2

3 8 Behörigheter Struken 9 Nyckeltal och uppföljning Struken 10 Avstämningen angående gruppen Vårt GFRK Anna Anderberg redogjorde för reaktionen på benämningen Vårt GFRK då denna framstår som en fristående grupp. Linda Gårdlund påtalade att det är oklart vem/vilka som är Vårt GFRK. Styrelsen talade även om gruppen och dess syfte i ljuset av fortsatta diskussioner kring arbetet med GFRK:s vision. 11 Hästhållning och eventuell ombyggnad av boxar Anneli Fagerberg har frågor om kommande planering för framtida renoveringar/åtgärdsarbeten jämte behov/skyldighet att bygga om spiltor till boxar. Hon ansåg att det handlar om en driftfråga samt fråga om kostnader och intäkter. Elizabeth Svanberg påtalade vikten om att börja arbeta med frågan och att särskild arbetsgrupp som skall skapas för ändamålet. Annelie Fagerberg kommer kalla till möte för sådan arbetsgrupp Styrelsen beslutar att; starta en arbetsgrupp för att påbörja planering. 12 Långtidssponsorer Jonas Hemlin framförde önskemål om att sponsorgruppen påbörjar arbetet med att arbeta med långtidssponsorer. Elizabeth Svanberg berättade att sponsorgruppen kommer ha ett möte den 16/8. Erica Lundqvist framförde att tävlingskommittén bör söka egna sponsorer för sponsring till tävlingarna specifikt. Hon påtalade även vikten av att GFRK nämner sponsorerna på sociala medier. 3

4 Anna Anderberg anser att sponsormaterialet måste revideras. Linda Gårdlund anser att sponsorgruppen skall syssla med dialog med sponsorer/potentiella sponsorer medan kansliet skall sköta uppföljning avseende beställning av skyltar sponsrade hinder mm. 13 Ökade intäkter Se punkten avseende sponsorer Jonas Hemlin har beställt 300 idrottsrabattshäften för hösten respektive våren, totalt sett 600 stycken. Jonas skall ta fram en plan för hantering, försäljning och distribuering av häftena. 14 Insamlingsmål Jonas Hemlin anser att vi borde motivera insamlingar till GFRK:s verksamhet samt förtydliga uppsatta mål. 15 Besiktning av anläggningen och prioriteter Se 5 16 Medlemskvällar Jonas Hemlin vill att GFRK skall ha medlemskvällar i syfte att diskutera aktuella saker/frågeställningar för att öka medlemsengagemanget. Förslagsvis redan under hösten. 17 Julaktivitet Elizabeth Svanberg redogör för att US har tidigare hållit i klubbens julaktivitet respektive familjedag i samband med första maj. US behöver dock stöd och hjälp för att kunna ordna dessa aktiviteter och de bör planeras i tid. Julaktiviteten är planerad till 16 december Maja Hedström kommer vara styrelsens representant och stötta US i planering och genomförande 4

5 18 Medlemsfest I föregående protokoll framgår att styrelsen skall ansvara för medlemsfesten. Erika Lundqvist redogjorde för möjligheten att hålla medlemsfesten i restaurangen på Lisebergs camping alternativt GLTK. År 2019 fyller GFRK 125 år och önskemål finns att hålla medlemsfesten i samband med jubileet, förslagsvis i april. 19 Fixarfest Jonas Hemlin redogjorde för funderingar kring hur GFRK skall få folk att hjälpa till vid städdagarna. Tanken var att ha städdag med efterföljande fixarfest. Erica Lundqvist påtalade om svårigheten att skapa engagemang i och med föreningens storlek. Linda Gärdlund framförde att det kan vara ett alternativ att skapa aktivitet såsom fika och kortare stunds ridning så att de som engagerar sig känner att de får något tillbaka. Anna Anderberg påtalade det akuta behovet av att göra i ordning personalköket. Rebecka Alves-Martins påtalade behov av städdag innan WE tävlingen. 20 Kaféet Struken 21 Funktionärskläder Lisa Åsehäll-Syversen redogjorde för vad hon kommit fram till avseende kostnader för inköp av nya funktionärskläder. Styrelsen beslutade att; avvakta inköp till dess att loggan är färdig med undantag för reflexvästar som skall köpas in till kommande WE tävling. 22 Logga Rebecka Alves-Martins tog upp frågan om fortsatt arbete med att köpa in logga samt betalt typsnitt. 5

6 Styrelsen beslutar att; fortgå arbetet med loggan och avvakta med inköp av typsnitt. 23 Övrigt GFRK uppmärksammat att det har uppstått betalningsanmärkning hos kronofogden på grund av två försenade betalningar. Kostnaden är betald. Lisa Åsehäll-Syversen framförde att det finns behov av städdag innan WE tävlingen. Hon skall återkomma med förslag på datum för städdag inför tävlingen. Lisa Åsehäll-Syversen förklarade även att GFRK inte erhållit så mycket sponsring som de hoppats på. TK:s förslag är att ta intäkter från vårens tävlingar Linda Gårdlund föreslog att kontakt tas med ridsportsförbundet som varit initiativtagare för att höra om de kan bidra i något avseende till kostnaderna. Nytt möte med SISU söndag 19/8 klockan Nästa styrelsemöte 19 september Mötets avslutande Elizabeth Svanberg tackade närvarande och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Justerare Justerare Jessica Sunnervall Rebecka Alves-Martins Lisa Åsehäll-Syversen 6

7 Extra tjänster i Östra stallet Beställning av abonnemang görs till kansliet som avgör om det är möjligt att utföra tjänsten. Tjänsten betalas med hel månadsavgift även om man börjar mitt i månaden. Nytt pris: Intag av häst från hagen 400kr/mån 1000 kr /mån Blötning av hö 400kr/mån Ta bort Foderhink 100kr/mån Ta bort Påfyllning av vattenhink 300kr/mån Samma pris om vatten står framme Ta av täcke 300kr/mån 500 kr/mån Byte av täcke 600 kr/mån 800 kr/mån Benskydd på 300kr/mån Samma pris Benskydd av 200 kr/mån Som ovan (300) Boots på 300kr/mån Som ovan Boots av 200kr/mån Som ovan Ta av grimma i hagen 100kr/mån 200kr/mån Ta på grimma i hagen 200kr/mån 300kr/mån Kvällsfodring 250kr/gång Ta bort (ingen som kan göra det) Mockning 1000kr/mån 1800kr/mån Fylla foderpåsar o hinkar 50kr/gång 1000kr/mån Vattenhink vid hage 50 kr/gång Ta bort (dålig arbetsmiljö) Tvätt 70kr/gång 80kr/gång Enstaka extra tjänst 50kr/gång 100 kr/gång Visning för veterinär 100kr/gång 100 kr/gång för vaccinering 400 kr/gång för större besök Lägga in grovfoder i höhäck el liknande. 300 kr mån 400 kr/månad Ny tjänst Hänga in hönät 750 kr/månad Detta är den listan som stod med i det gamla kontraktet. Priser och tjänster kommer att revideras hösten 2018