PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 4 DECEMBER 2016

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 4 DECEMBER 2016 Närvarande: Lotta Persson (LP) vice ordf., Johanna Sandelin (JS) kassör, Johanna Alkberg (JA) sekr., Linnea Bergman (LB), Maria Brolin (MB), Terese Öström (TÖ) ledamöter, Irene Ek (IE) suppl., Elin Oja (EO) adj. Christina Norling, Nancy Lindström valb. Ej närvarade: 132. Mötets öppnande Vice ordförande LP öppnar mötet Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes Val av justerare LB valdes till justerare Föregående protokoll Protokoll från Oktober och November godkändes bortsett från småjusteringar i novembers protokoll som korrigeras innan protokollet läggs ut på hemsidan. (Protokollet från November gicks igenom under mötet) Styrelsens sammansättning fram till årsmötet Tidigare ordförande Susanna Simonsson Sjöberg (SSS) har avsagt sig ordförandeskapet och styrelsen beslutar att fortsätta arbetet fram tills årsmötet på följande vis; LP kliver in som ordförande IE kliver in som ordinarie ledamot MB tar personalansvaret EO tar privathästägarbiten

2 137. Rapporter Redovisning av delegationsbeslut o Inga delegationsbeslut Administration o Inget speciellt att rapportera Ekonomi o Resultatet efter November är ej klart men vi går mot minusresultat som tidigare rapporterat. o EO skall sätta sig in mer i ekonomin liksom JS och LB som skall ta över verksamhetsansvarige under vårterminen. JS sammankallar till allmän genomgång tillsammans med nämnda och Britt. Tävlingskommittén o KM i dressyr och hoppning har genomförts med många nöjda deltagare. o Planerade tävlingar inför 2017 (antal dagar inom parantes); (1) - Lokal hoppning häst (1) Lokal hoppning ponny (1) Lokal dressyr ponny (Natalies Minne) (2) Regional och lokal dressyr storhäst o Patricträningarna rullar på som vanligt med 8-10 deltagare per gång. Fler personer utifrån kommer nu jämfört med tidigare år vilket genererar nya medlemmar och mer intäkter för anläggningsavgifter. o LB planerar inspirationsdag med Ryttarinspiration o LP planerar Pay and Ride för western tillsammans med Carina Strid Skrivelser Inga skrivelser att diskutera IE tar på sig att hålla bättre koll på skrivelser från förbundet och tar upp dessa specifikt på mötena om det behövs 139. Verksamheten EO har tagit in massör/kiropraktor för genomgång av storhästarna. Detta ses som nödvändigt då de just nu är väldigt belastade. Britt behöver få information snabbare efter styrelsemötena, EO går igenom protokollen direkt efter mötena och tar upp viktiga delar med Britt. Elin skall vara ledig några dagar (12-13/12), EO kollar själv med Susanna Simonsson Sjöberg (SSS) och Carina Stridh (CS) om de kan ställa upp som instruktörer.

3 3 stycken boxar har sagts upp från 1 januari och Elin har flyttat sin häst. Vi avvaktar med kommunikation tills vidare då det finns personer som visat intresse för boxarna. Krumelur (C-ponny) har lånats in på obestämd framtid och fungerar bra i verksamheten. I och med detta har vi fullt på ponny-sidan. Prillan är lite busig och behöver ridas mer. Alla styrelsemedlemmar funderar på en lämplig beridare och återkopplar till EO. Galliano är behandlad igen (3e gången) vänster fram. Om det inte går bättre denna gång så kommer han behöva utgå ur verksamheten och vi behöver säkerställa att vi hittar en bra lösning rent ekonomiskt och för Galliano. Homer har gått vidare till de gröna ängarna och försäkringspengar har kommit in. En storhäst måste köpas in snarast för att ersätta honom och LB har hittat några intressanta kandidater. LB och EO får i uppdrag av styrelsen att välja ut och köpa in en bra storhäst till verksamheten. JS kontrollerar ekonomin och meddelar LB och EO maxtaket rent ekonomiskt. Underlaget är undermåligt eftersom traktorn har varit ur funktion. Långsiktig lösning måste tas fram (se paragraf 141), tills vidare lånar MB ut sin Saab för harvning. MB fortsätter att ta cafeterian på onsdagar, andra dagar fortsätter vi med fikavagn. MB tar också inhandlingsbiten. Nyhetsbrev måste komma ut till medlemmarna inför 2017, LP tar detta Personal LP ordnar julklappar Praktikant från Polhelm har varit här under 4 veckor, en vecka kvarstår. Det kommer även två praktikanter från real under december. Personalbrist råder och personalen är högt belastad. Vikarier finns och EO har fortsatt rätt att sätta schema och ta in dem vid behov. Detta ses som den kortsiktiga lösningen. MB och LB börjar planera mer långsiktigt och tar de kontakter som behövs, SSS involveras i dialogen då hon just nu har några delar på gång Anläggningen Skyddsrond med kommunal har genomförts och som resultat av det; o har räddningstjänsten kontaktats och de skall komma och göra en brandinspektion. o kommer EO att se över brandlarms-situationen i anläggningen o Kommer ansiktsmask för hö-hantering köpas in Traktor/Fyrhjuling

4 142. Kommande aktiviteter o LB har varit i kontakt med leverantör av fyrhjuling och fått en offert för detta. LB och LP tar fram beslutsunderlag kring fyrhjuling (offert, försäkring, förvaring, sponsring) på begäran av hela styrelsen. o EO kollar upp vad tidigare ägare av traktorn då han ev. är intresserad av att köpa tillbaka denna. Julshow 10/12, cafeterian hålls öppen. Ungdomsgalan 21/1, Ockelbo Ryttarförening tar över stafettpinnen för 2018 tillsammans med annan förening (ännu okänd) och behöver planera för detta. JA tar emot stafettpinnen. Gävleborgs ridsportförbund anordnar Ryttargala 11/2 på gasklockorna Ambitionen är att ORF skall åka gemensamt med en buss och Carina Strid drar i detta Arbetssätt och förhållningsregler LOK och SISU o EO och LB fyller i blanketter (för de aktiviteter som varit) och lämnar till Britt 144. Visioner och mål Inget speciellt diskuterades under mötet, för mycket annat just nu Actionlog JA diskuterar med SSS kring hennes öppna actions. I övrigt gicks inte action-listan igenom Övriga frågor 147. Nästa möte 8 januari kl Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet.

5 Sekreterare: Johanna Alkberg Justerare:.. Linnea Bergman Ordförande: Lotta Persson