Adjungerade: Margareta Forsberg och Maria Axén Inbjudna: Cissi Andersson, Anita Mohall, Frida Gustavsson o Hugo Karlsson

Transkript

1 Styrelsemöte Tid: , Plats: Klubblokalen, stall Nyckelby Kallade: Camilla Birkehorn, AnnLouise Tommydotter Karlsson, Anders Ståhlbom, Åsa Johansson, Katarina Werner, Maria Söderberg, Stefan Ekberg, Agneta Nilsson, Terese Olsson (US). Emeile Asp (US) Adjungerade: Margareta Forsberg och Maria Axén Inbjudna: Cissi Andersson, Anita Mohall, Frida Gustavsson o Hugo Karlsson Dagordning: 1. Inledning/Öppnande Presentation av varandra då vi är många nya i styrelsen. Laget runt 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes 3. Val av protokolljusterare Katarina o AnnLouise (Lollo) är protokolljusterare 4. Föregående protokoll 5. Årshjulet Årsmöte genomfört, årsmötesprotokollet ej underskrivet än. Väntar på det för att kunna skicka in årsmöteshandlingar. LOKstöd. Kontrollhandlingar begärda (bl a årsmötesprotokoll, medlemskort etc.) Orsaken till kontrollerna är nog för att Stall Nyckelby är ett AB. Får bara stöd för det som US står för. Terese o Camilla tittar vidare på det tillsammans med Mia o Maggan. Mia hjälper till med medlemsregistret Mia o Terese ska sätta sig för att gå igenom vilka bidrag som kan sökas. Basutbildningen Åsa, Agneta, Camilla, Lollo, Maria och Anders är anmälda.

2 Mia har hittat massa bidrag man kan söka. Camilla jobbar med Mia o Maggan för att undersöka vilka bidrag vi ska söka. 6. Ekonomi genomgång av nuläge vs budget 7. Rapporter a) Stallet b) Skrivelser c) Utbildning o Basutbildning genomförs under feb/mars. d) Aktiviteter o Tantdressyren, anmälan är ute. o Blåbärshoppet, anmälan ute. o Kan ovan aktiviteter vara kandidater för LOKstöd. Camilla kollar tillsammans med Mia o Maggan om vi kan göra något annorlunda i utformning, ordval för att dessa aktiviteter ska kvalificeras för bidrag. e) Cafeteriasektionen o Blåbärshoppet o Våffeldagen 24/3. Inbjudan kommer. Aktiviteter runt omkring, Personal att grädda våfflor behövs. o Ny vattenkokare behövs Camilla har en hon kan ta med. Åsa kollar Erikshjälpen också. o Behövs lite andra grejer till cafeterian Åsa inventerar och återkommer. f) Tävlingssektionen o Undran om föreningen ska subventionera startavgiften på hemmatävlingar. Beslut om att inte subventionera startavgifter på hemmatävlingar i år. o Diskussion om Mia kan vara inverkansdomare för ryttartestet, eller nåt, på hemmatävlingar eller hyra in en extern domare (kostnad ca resa). Avvaktar beslut om det här. Vill höra med Mia först. g) Ungdomssektionen o Både Ella o Lisa har slutat. Elina Lindsén har gått med i styrelsen. Hoppas på att Hedda Isgren vill vara med.

3 o Hade tacokväll med luciagänget. Dryftade förslag på vad de kan hitta på. T ex. Prison Island, gymkhana, käpphästhoppning, Gustavsvik, övernattning i stallet, Elmia. o Försöka få till en aktivitet utanför stallet för att bygga sammanhållning. o US Styrelsemöte de närmaste veckorna. o Åsa undrade om hon ska vara med på US styrelsemöte som länk mellan US och styrelsen. Terese tar med sig frågan till US styrelsemöte. o Budget. Terese har skickat den till Joakim men inte fått respons. Terese skickar budgeten igen till Camilla. o Genomförde ett födelsekalas i januari. Vet inte om det är nåt som de ska fortsätta med. Är det värt arbetet. Ska ta upp det med Mia och Maggan också. o Det ska göras en inventering på vilka grejer som finns. 8. Bordlagda ärenden/åtgärdslista 9. Övriga frågor a) Förväntningar, nya styrelsemedlemmar o Runt bordet, med kort presentation. b) Kontaktlista styrelsen o Inga kontaktuppgifter visas på hemsidan (var strul förra hösten med personer som kontaktade styrelsemedlemmar för att kräva pengar). o Samlar kontaktuppgifter under mötet och vidarebefordra. Maria sammanställer en kontaktlista o mailar ut. c) Årets tävlingar o Dressyr slutet av maj Lektionerna denna lördag flyttas. o Hoppning slutet av juni o Sponsorer bör kontaktas redan nu. Ansvariga för arbete med sponsorer behövs. Agneta anmäler sig. Ytterligare en behövs dock. Åsa supporterar lite med att ragga nya sponsorer. o Finns en sammanställd lista på sponsorer från förra året. Camilla mailar ut sponsorslista. o Stefan lyfte frågan om föreningskläder. Täckjackan utgår hos Grolls, så en ny bör tas fram. Katarina kollar med Carol så hon vet om att detta händer. Katarina kollar om ev andra leverantörer av profilkläder. Stefan kikar också på Prima4U. d) Alla i styrelsen ska vara medlemmar i föreningen o Alla måste vara medlemmar, annars får man inte vara med o fatta beslut. e) Dokumentation Rollbeskrivning, manualer

4 o Camilla har jobbat fram lite utkast till rollbeskrivningar och manualer för tävlingar. Katarina, Camilla försöker få till ett arbetsmöte tillsammans med Maggan o Mia tillsammans med tävlingssektionen. f) Gemensam dokumentarea för föreningens dokument, Dropbox? o Anders har tittat lite men Dropbox är bara 3 Gb. Vi börjar med DropBox men Anders tittar vidare för att hitta nåt mer lämpligt verktyg. Anders bjuder in alla till Dropbox enligt kontaktlista som ska skickas ut. g) Sponsorstäcken som hamnat fel vid utdelning på årsmötet. o Årets stormästare ska egentligen får ett sponsorstäcke, men tyvärr hamnade det fel. Kolla om det finns ett täcke på lager som passar. Anders o Stefan kollar med varandra om ev täckesbyteshandel. h) Nedsatt tävlingsavgift vid hemmatävlingar för medlemmar. o Beslut enligt ovan att vi inte sponsrar hemmatävlingar i år. i) VULK Cissi och Evelina vill gå. Kostnad 3000 :/p. o Beslut att de får gå och föreningen betalar. j) Basutbildning 27/2 och 6/3 kl 17:3021:00 o Se ovan punkt 5. k) Svenska Ridsportförbundets nya Generalsekreterare Annika Tjernström är på ÖRFs kansli i Linköping, 5 mars kl Någon/några som kan åka dit o träffa henne? Annika åker runt till alla distrikt för att bilda sig en uppfattning om hur det ser ut i de olika distrikten vilka utmaningar som finns och tankar inför framtiden. Vi ser det som väldigt viktigt att Annika får möjlighet att träffa er i föreningarna då ni kan berätta om hur det ser ut i er verksamhet och vilka frågor som är betydelsefulla för er så därför har vi bett henne stanna kvar på kvällen. Vi bjuder på kaffe/te och smörgås. Anmälan till: Anette Tholf (Östergötlands Ridsportförbund) <Anette.Tholf@osterg.rf.se>. Senast den 26 februari med namn, förening, roll och ev specialkost. o Anders kollar om han kan. o Katarina kollar om Mia kan vara intresserade. l) Begäran om kontrollhandlingar LOKstöd o Se ovan punkt 5. m) Arbetsmöte förberedande styrelsedag

5 o Prio bör vara att konkretisera mål och styrdokument. Arbeta med hur vi når målen. o Få ut mer information på hemsidan. Åsa hör med Susanne Berg om hon fortfarande vill vara med i datagruppen. o Bokar 15/4 18. Anders kollar om det går att vara på Exeo (gamla brandstationen). n) Sommaravslutning o Återkommer senare med datum o) Tömning och flytt av förråd. o Agneta tar kontakt med Lollo Adamovic om det. p) Camilla har övriga frågor o Verksamhetsberättelsen ska skrivas under av alla styrelsemedlemmar. o Camilla undersökte möjligheterna för ytterligare ett swishnummer. Endast ett bankkonto per swishnummer. Åsa vill inte ha fler swishnummer. Tillräckligt med de 2 som finns idag. Problemet är att det tar en väldig tid för kassören, Viktoria, att reda ut swishbetalningarna, vad som är vad. Diskussioner hur vi ska lösa detta. Camilla kollar med Mia o Maggan om det går att lösa fler betalningar genom HorseManager. 10. Mötets avslut Mötet avslutas.